秘書(shū)實(shí)務(wù)第10章-秘書(shū)督查與協(xié)調(diào)工作

1、第十章秘書(shū)督查與協(xié)調(diào)工作督查和協(xié)調(diào)工作，是領(lǐng)導(dǎo)在組織管理中賦予秘書(shū)的重要職能。本章重點(diǎn)闡述了秘書(shū)督查與協(xié)調(diào)工作的含義、特點(diǎn)和作用，介紹了秘書(shū)督查與協(xié)調(diào)工作的范圍、原則、程序和方法，旨在幫助同學(xué)們理解和掌握秘書(shū)督查與協(xié)調(diào)工作的有關(guān)內(nèi)容，在實(shí)際工作中如何做好督查與協(xié)調(diào)工作。引言添加標(biāo)題督查工作的程序和方法02添加標(biāo)題秘書(shū)協(xié)調(diào)工作概述03添加標(biāo)題秘書(shū)協(xié)調(diào)工作的原則、程序與方法04添加標(biāo)題秘書(shū)督查工作概述01章節(jié)導(dǎo)覽秘書(shū)督查工作概述1LOGOhttps:/一、督查工作的 性質(zhì)與作用01（一）督查工作的性質(zhì)督查，從字面來(lái)看，就是督促、檢查的意思。督查工作的基本性質(zhì)是領(lǐng)導(dǎo)行為、領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)，其主體是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，

2、是領(lǐng)導(dǎo)工作不可或缺的組成部分。一般而言，實(shí)施科學(xué)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)完成“科學(xué)預(yù)測(cè)正確決策督促實(shí)施信息反饋二次決策”等領(lǐng)導(dǎo)行為過(guò)程。督查則是整個(gè)領(lǐng)導(dǎo)行為的一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)。（二）督查工作的作用從管理學(xué)的角度來(lái)說(shuō)，督查工作的本質(zhì)功能是優(yōu)化系統(tǒng)和加強(qiáng)控制，是決策者對(duì)執(zhí)行者的一種作用力，是順利實(shí)現(xiàn)決策目標(biāo)的重要保證。通過(guò)開(kāi)展積極有效的督促檢查，一方面可以及時(shí)了解決策執(zhí)行中的情況，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，通過(guò)加強(qiáng)具體指導(dǎo)，保證決策的落實(shí)；另一方面也可以了解決策接受實(shí)踐檢驗(yàn)的結(jié)果，糾正偏差，充實(shí)完善，防止失誤。督察工作的作用：011. 有助于政令暢通，促進(jìn)方針政策的落實(shí)督查工作能夠有力地促進(jìn)各項(xiàng)方針政策的落實(shí)，推動(dòng)各項(xiàng)工作的

3、開(kāi)展，是貫徹領(lǐng)導(dǎo)決策的一個(gè)關(guān)鍵步驟和保證手段。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)制發(fā)文件，做出決議，下達(dá)指示，如果僅停留在紙上、會(huì)上、口頭上，就會(huì)前功盡棄，變成一紙空文。通過(guò)督查，可以督促有關(guān)部門(mén)深入實(shí)際，把黨和政府的方針政策和各種決議付諸實(shí)施，保障政令暢通。督察工作的作用：012. 有助于改進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)作風(fēng)，促進(jìn)工作效率的提升從根本上講，督查是對(duì)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部行政行為和工作作風(fēng)的監(jiān)督和檢查，是糾正和克服形式主義、官僚主義作風(fēng)的手段之一。從職能來(lái)看，督查工作對(duì)加強(qiáng)各級(jí)政府的執(zhí)行力，促使執(zhí)行部門(mén)加快辦事節(jié)奏，保障工作質(zhì)量，乃至預(yù)防各類(lèi)職務(wù)違法犯罪都能起到積極的作用。從源頭上和執(zhí)行過(guò)程中抓緊抓好督查，也是減少工作失誤、降低群眾

4、信訪率、維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定、最大限度保障群眾利益的科學(xué)有效手段。督察工作的作用01單擊此處可添加副標(biāo)題3. 有助于完善科學(xué)決策，增強(qiáng)干群關(guān)系的緊密性督查是聯(lián)系決策和實(shí)踐的橋梁，它既是推動(dòng)決策指導(dǎo)實(shí)踐的重要助力，又是驗(yàn)證決策方案正確與否的有效途徑。在督查活動(dòng)中，廣泛聽(tīng)取意見(jiàn)和反映，冷靜進(jìn)行分析和思考，及時(shí)發(fā)現(xiàn)缺陷和漏洞，準(zhǔn)確找到偏差和阻力，不僅能保證決策目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)，也維護(hù)了決策的科學(xué)性、民主性。二、秘書(shū)與督查工作（一）秘書(shū)在督查工作中的角色定位督查開(kāi)始階段“代辦人”督查進(jìn)行階段“協(xié)調(diào)員”督查后期階段“智謀士”（二）秘書(shū)督查工作的特點(diǎn)一是要明確職能，找準(zhǔn)定位，擔(dān)當(dāng)而不失當(dāng)。二是要找準(zhǔn)位置，把握分寸，

5、到位而不越位。三是要虛心謹(jǐn)慎，靈活機(jī)智，適當(dāng)而不過(guò)當(dāng)。Part One三、督查工作的任務(wù)、范圍及種類(lèi)一是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的決策和重大工作部署下達(dá)后，對(duì)貫徹落實(shí)的督促和檢查，以及信息反饋。二是對(duì)應(yīng)辦理的文件和會(huì)議決定事項(xiàng)，進(jìn)行催辦和落實(shí)。三是對(duì)需要查辦的問(wèn)題，請(qǐng)有關(guān)地區(qū)和部門(mén)查清解決。四是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他事項(xiàng)進(jìn)行督促辦理。（一）督查工作的任務(wù)一是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的重大決策、重大工作部署的貫徹落實(shí)。二是本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的重大決策、重大工作部署的貫徹落實(shí)。三是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批示查辦的事項(xiàng)。四是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和有關(guān)部門(mén)交辦的督查事項(xiàng)。五是本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批示查辦的事項(xiàng)。六是秘書(shū)部門(mén)從日常工作中發(fā)現(xiàn)的并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的重要事項(xiàng)。七是秘

6、書(shū)部門(mén)從報(bào)刊資料或其他渠道了解到的需要查辦的重要問(wèn)題，如新聞媒體對(duì)本單位工作的批評(píng)和建議的辦理。八是領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的事項(xiàng)。（二）督查工作的范圍1.直接督查與間接督查直接督查指督查人員親臨承辦單位和現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行督查，一般用于專(zhuān)門(mén)事項(xiàng)的督查，如一些時(shí)效性極強(qiáng)、重大突發(fā)性事件的處置等。間接督查指通過(guò)承辦單位的上一級(jí)主管部門(mén)或有關(guān)職能部門(mén)進(jìn)行督促辦理。2.普遍督查與重點(diǎn)督查普遍督查是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)所轄各地區(qū)、各單位、各部門(mén)和各級(jí)組織在執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)重大決策或完成各項(xiàng)工作任務(wù)的情況等進(jìn)行全面督促檢查。重點(diǎn)督查是對(duì)某些關(guān)鍵地區(qū)、重要單位或某項(xiàng)重點(diǎn)內(nèi)容進(jìn)行督促檢查。（三）督查工作的種類(lèi)（三）督查工作的種類(lèi)分級(jí)督查是依據(jù)我國(guó)

7、各級(jí)行政管理機(jī)構(gòu)的組織原則按縱向關(guān)系開(kāi)展督查，由直屬上級(jí)督促其直屬下級(jí)。歸口督查是依據(jù)各職能部門(mén)的業(yè)務(wù)分工而采取的督查方法。3.分級(jí)督查和歸口督查分階段督查往往根據(jù)決策的實(shí)施和中心工作的進(jìn)展程度分若干階段進(jìn)行督查，多運(yùn)用于辦理落實(shí)與貫徹執(zhí)行時(shí)間較長(zhǎng)的重大督查項(xiàng)目。連續(xù)督查是在決策實(shí)施或中心工作的開(kāi)展過(guò)程中不間斷地進(jìn)行督查，直到某督查事項(xiàng)辦理落實(shí)為止。4.分階段督查和連續(xù)督查2督查工作的程序和方法一、督查工作的程序組織實(shí)施的過(guò)程中，要因地制宜，既把握原則，又敢于創(chuàng)新，采取恰當(dāng)?shù)姆绞?，運(yùn)用合理的方法，有節(jié)奏、有重點(diǎn)地安排活動(dòng)，有質(zhì)量、有效率地開(kāi)展工作。涉及各方面工作的一些重大問(wèn)題或幾個(gè)單位聯(lián)合辦理

8、的事項(xiàng)，要確定牽頭單位，并協(xié)助做好協(xié)調(diào)和組織工作。（二）組織實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)重大決策和重要工作部署下達(dá)后，督查人員要對(duì)督查事項(xiàng)進(jìn)行立項(xiàng)，提出擬辦方案。（一）分解立項(xiàng)1.催辦2.回訪復(fù)查3.結(jié)案反饋4.立卷歸檔催辦催報(bào)督查調(diào)研反饋通報(bào)形成并強(qiáng)化推動(dòng)決策落實(shí)的有效機(jī)制組織專(zhuān)題匯報(bào)會(huì)添加標(biāo)題添加標(biāo)題添加標(biāo)題添加標(biāo)題添加標(biāo)題二、督查工作的方法案例:一次督查，我們是這樣暗訪的(資料來(lái)源：http:/ 怎樣理解秘書(shū)督查與協(xié)調(diào)的職能？參考：督查作為秘書(shū)部門(mén)被賦予的一項(xiàng)重要職能，是新時(shí)期秘書(shū)工作的發(fā)展，是秘書(shū)部門(mén)發(fā)揮參謀助手作用的一個(gè)重要方面，是秘書(shū)部門(mén)從被動(dòng)服務(wù)變?yōu)榱?zhēng)主動(dòng)服務(wù)的一個(gè)有效手段。督查行為是一種領(lǐng)導(dǎo)

9、行為，具有特殊的管理屬性，秘書(shū)雖負(fù)有督查職能,但這一職位特定的職責(zé)權(quán)限要求其在督查活動(dòng)的過(guò)程中必須明確自己的角色定位。秘書(shū)協(xié)調(diào)工作指秘書(shū)人員在其職責(zé)范圍內(nèi)，或在領(lǐng)導(dǎo)者的授權(quán)下，調(diào)整和改善組織之間、工作之間、人與人之間的關(guān)系，促使各項(xiàng)活動(dòng)趨向同步化、和諧化，以實(shí)現(xiàn)共同目標(biāo)的過(guò)程。1985年，全國(guó)黨委秘書(shū)長(zhǎng)、辦公廳主任座談會(huì)在其會(huì)議紀(jì)要中明確，辦公廳工作對(duì)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)同志應(yīng)起四種作用：參謀作用、助手作用、提供信息作用、協(xié)調(diào)作用。2. 秘書(shū)督查與協(xié)調(diào)工作的原則分別是什么？參考：秘書(shū)督查工作的基本原則是：1.爭(zhēng)取支持，靠“龍頭”；2.突出重點(diǎn)，抓典型；3.舉一反三，促深入；4.實(shí)事求是，有所為；5.

10、一查到底，敢碰硬；6.積極主動(dòng)，求創(chuàng)新；7.齊抓共管，聚合力；8.建章立制，重規(guī)范。秘書(shū)協(xié)調(diào)工作的基本原則是：1.從屬與服務(wù)原則；2.政策與全局原則3.平等與協(xié)商原則；4.調(diào)查與溝通原則。3. 理解秘書(shū)督查與協(xié)調(diào)工作的程序與方法。參考：秘書(shū)督查工作的程序：1.分解立項(xiàng)；2.組織實(shí)施；3.結(jié)案反饋；4.立卷歸檔。秘書(shū)督查工作的方法：1.催辦催報(bào)；2.督查調(diào)研；3.反饋通報(bào)；4.專(zhuān)題匯報(bào)；5.強(qiáng)化機(jī)制。秘書(shū)協(xié)調(diào)工作的程序：1.受托；2.審理；3.核查；4.協(xié)商；5.處理；6.檢查。秘書(shū)協(xié)調(diào)工作的方法：1.政策協(xié)調(diào)法；2.經(jīng)濟(jì)協(xié)調(diào)法；3.溝通協(xié)調(diào)法；4.文字協(xié)調(diào)法；5.會(huì)商協(xié)調(diào)法。案例分析糖果糕點(diǎn)飲

11、料公司秘書(shū)陳青青，是剛調(diào)來(lái)公司辦公室工作的。一天，辦公室主任交給她一項(xiàng)新任務(wù)，讓她負(fù)責(zé)全公司的黑板報(bào)宣傳工作。但是陳秘書(shū)不會(huì)編排版面，美術(shù)字也不過(guò)關(guān)，于是主任又選派了同一辦公室有美術(shù)功底的楊秘書(shū)負(fù)責(zé)版面編排工作，讓陳秘書(shū)專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)組稿、改稿等工作。楊秘書(shū)很有才干，編排版面、寫(xiě)美術(shù)字、畫(huà)畫(huà)在公司是小有名氣的，他根本就沒(méi)把陳秘書(shū)這個(gè)“黃毛丫頭”放在眼里，碰到他工作忙起來(lái)的情況，就把出黑板報(bào)的事情拋到九霄云外去了，弄得主任常常催促陳秘書(shū)：“怎么黑板報(bào)又延期了?”陳秘書(shū)又不好明說(shuō)，只好硬著頭皮去催楊秘書(shū)，可楊秘書(shū)根本不配合，還拿冷眼對(duì)她。陳秘書(shū)只恨自己沒(méi)用，不能動(dòng)筆畫(huà)。問(wèn)題：面對(duì)這種情況，陳秘書(shū)有以下幾種方案可選擇，你認(rèn)為哪種合適，并說(shuō)說(shuō)理由。1.憑自己的關(guān)系，在公司內(nèi)部另外找一個(gè)人來(lái)幫忙，按時(shí)把黑板報(bào)辦好。2.把楊秘書(shū)不愿合作的事直接告訴辦公室主任，并向主任表明責(zé)任不在自己，看主任怎樣處理。3.再一次去催促楊秘書(shū)，并和他攤牌，告訴他：“如果再這樣下去，就當(dāng)面到主任那里去解決?！?.過(guò)一天算一天，聽(tīng)之任之。5.抱著與人為善的態(tài)度，采取委婉的勸說(shuō)方式，啟發(fā)他與自己合作。案例分析參考：第五種方法更合適一些。只有第五種方法是在積極進(jìn)行協(xié)調(diào)，有效解決工作中出現(xiàn)的問(wèn)題。第一種方法雖然也能完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)，但是直接避開(kāi)了協(xié)調(diào)與同事之