XX物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件管理規(guī)定演示教學(xué)

1、Good is good, but better carries it.精益求精，善益求善。XX物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件管理規(guī)定-XX物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件管理規(guī)定1.0目的規(guī)定物業(yè)管理部、各地物業(yè)公司常規(guī)服務(wù)文件的編寫、上報、審批程序，對常規(guī)服務(wù)文件的編制、審批、發(fā)放等全過程進行控制，確保物業(yè)管理部及各地物業(yè)公司所使用的常規(guī)服務(wù)文件的有效性。2.0適用范圍適合于物業(yè)管理部及各地物業(yè)公司常規(guī)服務(wù)文件的控制。3.0定義常規(guī)服務(wù)文件是指企業(yè)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項目等級服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、物業(yè)管理部檢查標(biāo)準(zhǔn)、各地物業(yè)公司職能部室檢查標(biāo)準(zhǔn)及各項目作業(yè)指導(dǎo)書及物業(yè)管理部、各地物業(yè)公司的檢查通報。4.0職責(zé)4.1、物業(yè)管理部負(fù)責(zé)物業(yè)公司

2、企業(yè)常規(guī)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)（例如XX物業(yè)企業(yè)等級服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項目等級服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)）的編制審核，負(fù)責(zé)物業(yè)管理部對各地物業(yè)公司常規(guī)服務(wù)檢查的檢查標(biāo)準(zhǔn)、檢查通報的編制審核，負(fù)責(zé)組織各地物業(yè)公司對常規(guī)服務(wù)文件進行適宜性評審。4.2、各地物業(yè)公司：4.2.1各地物業(yè)公司經(jīng)理負(fù)責(zé)本公司職能部室的常規(guī)服務(wù)檢查標(biāo)準(zhǔn)及管轄項目各專業(yè)作業(yè)指導(dǎo)書的審批。4.2.2各地物業(yè)公司的職能部室負(fù)責(zé)對所轄項目常規(guī)服務(wù)檢查的檢查標(biāo)準(zhǔn)、檢查通報的編制審核，組織所轄項目對作業(yè)作業(yè)指導(dǎo)書進行適宜性評審。4.2.3各項目負(fù)責(zé)本項目內(nèi)各專業(yè)作業(yè)指導(dǎo)書的編制、審核、修訂、管理。5.0常規(guī)服務(wù)文件的分類及編號5.1常規(guī)服務(wù)文件分類5.1.1按照文件作用分

3、：XX物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件分為服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、檢查標(biāo)準(zhǔn)、作業(yè)指導(dǎo)書及檢查通報。服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)分為XX物業(yè)企業(yè)等級服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和各項目等級服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。檢查標(biāo)準(zhǔn)分為物業(yè)管理部檢查標(biāo)準(zhǔn)和物業(yè)公司檢查標(biāo)準(zhǔn)。作業(yè)指導(dǎo)書即各項目的常規(guī)服務(wù)操作性文件。檢查通報是指物業(yè)管理部及各地物業(yè)公司職能部室常規(guī)服務(wù)檢查的檢查通報。5.1.2按照編制部門分為：常規(guī)服務(wù)文件分為物業(yè)管理部常規(guī)服務(wù)文件、物業(yè)公司常規(guī)服務(wù)文件及各項目常規(guī)服務(wù)文件。物業(yè)管理部常規(guī)服務(wù)文件有服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、檢查標(biāo)準(zhǔn)和檢查通報。服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)包括XX物業(yè)企業(yè)等級服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項目等級服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。物業(yè)公司常規(guī)服務(wù)文件有物業(yè)公司各職能部室常規(guī)服務(wù)檢查標(biāo)準(zhǔn)、檢查通報。各項目常規(guī)服務(wù)文件有項目作

4、業(yè)指導(dǎo)書，包括項目管理規(guī)定及各專業(yè)組作業(yè)指導(dǎo)書。5.2常規(guī)服務(wù)文件編號5.2.1服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)編號規(guī)定a)文件類別服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)為（A）；文件級別：分為1-4級，如果是整體企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（Q），如果是項目的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)為項目名稱代碼，如廊坊阿爾卡迪亞（LA），廊坊錦繡（LJ），廊坊群星（LQ），霸州阿爾卡迪亞（BA），滄州麗水（CL），蚌埠阿爾卡迪亞（BA），南京水榭（NS），南京方州（NF），如果是單項服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)為專業(yè)名稱代碼/等級號，如綜合管理類一級標(biāo)準(zhǔn)（GL/1），安防類二級標(biāo)準(zhǔn)（AF/2），環(huán)境類三級標(biāo)準(zhǔn)（HJ/3），維修類四級標(biāo)準(zhǔn)（WX/4）；文件序號為發(fā)放號和年號的組合，分別取兩位有效數(shù)字-01*、02*

5、、03*，其中*代表發(fā)放年號2005年計為05，2006年計為06，以此類推。b)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)編號圖示RSWY-A-*-*文件序號文件級別文件類別即：RSWY-A-文件級別-文件序號。例如：XX物業(yè)企業(yè)等級服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，2005年第1號，文件編號為：RSWY-A-Q-0105；XX物業(yè)廊坊錦繡等級服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，2005年第2號，文件編號為：RSWY-A-LJ-0205；XX物業(yè)安防類一級服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，2005年第3號，編號為：RSWY-A-AF/1-0305。5.2.2檢查標(biāo)準(zhǔn)編號規(guī)定a)文件類別：檢查標(biāo)準(zhǔn)為（B）；使用部門為物業(yè)管理部（WG）或*物業(yè)公司（地點代碼，如LF、CZ、BB、NJ）；檢查類別，如綜

6、合管理類（GL），安防類（AF），環(huán)境類（HJ），維修類（WX）；文件序號同上；b)檢查標(biāo)準(zhǔn)編號圖示：RSWY-B-*-*-*文件序號使用部門檢查類別即：RSWY-B-檢查類別-使用部門-文件序號。例如：物業(yè)管理部綜合管理類檢查標(biāo)準(zhǔn)，2005年第1號，編號為：RSWY-B-GL-WG-0105；廊坊物業(yè)公司環(huán)境類檢查標(biāo)準(zhǔn)，2005年第2號，編號為：RSWY-B-HJ-LF-0205。5.2.3檢查通報編號a)文件類別：檢查通報為（C）；如果編制部門為物業(yè)管理部（wg）；發(fā)放對象為*物業(yè)公司，廊坊物業(yè)公司（LF），滄州物業(yè)（cz），南京物業(yè)公司（nj），蚌埠物業(yè)公司（bb）；文件序號同上。b)編

7、號圖示：RSWY-C-*-*文件序號發(fā)放對象編制部門即：RSWY-C-發(fā)放對象-序號。備注：如果編制部門為*物業(yè)公司(*RSWY),廊坊XX物業(yè)(LFRSWY)、南京XX物業(yè)（NJRSWY）、滄州XX物業(yè)（CZRSWY）、蚌埠XX物業(yè)（BBRSWY）等；發(fā)放對象省略，其它不變。即：*RSWY-C-序號。例如：物業(yè)管理部對滄州物業(yè)公司的檢查通報，2005年第5號，編號為RSWY-C-CZ-0505；廊坊物業(yè)公司檢查通報，2005年第5號，編號為LFRSWY-C-0505.5.2.3作業(yè)指導(dǎo)書編號a)文件類別：作業(yè)指導(dǎo)書編號為D，一般省略；使用部門為*物業(yè)公司*管理處，廊坊物業(yè)公司錦繡管理處（LJ

8、），阿爾卡迪亞管理處（LA），；專業(yè)類別如綜合管理類（GL），安防類（AF），環(huán)境類（HJ），維修類（WX）；文件序號為發(fā)放號，取阿拉伯?dāng)?shù)字的位有效數(shù)字-01、02、03；b)作業(yè)指導(dǎo)書編號圖示：RSWY-*-*-*文件序號專業(yè)類別使用部門即：RSWY-使用部門-專業(yè)類別-文件序號。例如：廊坊物業(yè)公司錦繡管理處綜合管理類作業(yè)指導(dǎo)書，2005年第1號，編號為：RSWY-LJ-GL-0105；滄州物業(yè)公司麗水花庭管理出環(huán)境類作業(yè)指導(dǎo)書，發(fā)放號為2，編號為：RSWY-CL-HJ-0205。5.2.4物業(yè)管理部、各地物業(yè)公司的除常規(guī)服務(wù)的行政類文件不屬本規(guī)定的范圍，可自行編號。6.0物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件的

9、控制圖示1：編制審核審批服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)物管部物管部地產(chǎn)/控股物管部檢查標(biāo)準(zhǔn)/檢查通報物管部物管部物管物業(yè)公司檢查標(biāo)準(zhǔn)/檢查通報職能部室職能部室物業(yè)公司經(jīng)理作業(yè)指導(dǎo)書項目項目物業(yè)公司經(jīng)理6.1常規(guī)服務(wù)文件的編寫6.1.1新的服務(wù)內(nèi)容產(chǎn)生時需要編制，如接管項目，服務(wù)內(nèi)容增加等。6.1.2編寫原則：誰使用誰編寫。6.1.3按照圖示1的職責(zé)劃分編寫責(zé)任區(qū)內(nèi)的常規(guī)服務(wù)文件。6.1.4項目內(nèi)各專業(yè)組作業(yè)指導(dǎo)書的編制責(zé)任人為各專業(yè)組主管。6.2常規(guī)服務(wù)文件的審核與審批6.2.1審核與審批原則：編寫者的上級進行審核，審核者的上級進行審批。6.2.3按照圖示1的職責(zé)劃分審核與審批責(zé)任區(qū)內(nèi)的常規(guī)服務(wù)文件。6.2.3常規(guī)

10、服務(wù)文件報送必須填寫物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件審批單；所有在用常規(guī)服務(wù)文件，組織部門應(yīng)組織編制部門主管對文件進行適時評審，確定文件是否進行修改，予以修改則按本規(guī)程5.4條款更改。6.2.4編制部門主管將文件草案和物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件審批單報送。審批人員對文件進行審批。若文件審批通過，則執(zhí)行5.3條款，當(dāng)組織部門與編制部門不是同一部門時應(yīng)將審批后的文件報送組織部門；若審批不通過，則應(yīng)對文件進行修改，并重新依據(jù)文件的審批程序進行。6.3文件的發(fā)布6.3.1服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、物業(yè)管理部檢查標(biāo)準(zhǔn)、檢查通報的發(fā)放a)物業(yè)管理部將審批后的文件進行編目，確定發(fā)放范圍及數(shù)量，打印/復(fù)印所需份數(shù)，并標(biāo)注發(fā)放號。b)物業(yè)管理部相關(guān)人員

11、依據(jù)物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件審批單發(fā)放范圍發(fā)放，并填寫發(fā)文登記表。6.3.2物業(yè)公司檢查標(biāo)準(zhǔn)、檢查通報的發(fā)放：a)物業(yè)公司編制人員將通過審批的文件草案傳送至本部門資料員，并標(biāo)注發(fā)放號。.b)資料員按規(guī)定對該文件進行編目，確定發(fā)放范圍及數(shù)量，打印/復(fù)印所需份數(shù)。c）資料員根據(jù)要求的發(fā)放范圍發(fā)放，并填寫發(fā)文登記表。d)要求報送物業(yè)管理部備案。6.3.3作業(yè)指導(dǎo)書的發(fā)放a)項目編制人員將通過審批的文件草案傳送至本項目資料員，并標(biāo)注發(fā)放號。b)資料員按規(guī)定對該文件進行編目，確定發(fā)放范圍及數(shù)量，打印/復(fù)印所需份數(shù)。c）資料員根據(jù)要求的發(fā)放范圍發(fā)放，并填寫發(fā)文登記表。d)要求報送物業(yè)管理部及該項目所屬物業(yè)公司備案

12、。6.4常規(guī)服務(wù)文件更改流程6.4.1更改常規(guī)服務(wù)文件若核查不符合而需要更改時，需更改部門/人員將修改詳細(xì)內(nèi)容填制物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件變更通知單，若有必要，則應(yīng)填寫修訂理由。6.4.2審批參見本規(guī)定5.2.1條款，應(yīng)填制物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件審批單。如果審批未執(zhí)行5.2.1條款，受委托部門應(yīng)得到相應(yīng)的背景材料。6.4.3更改常規(guī)服務(wù)文件的發(fā)布修訂部門將通過的草案及物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件審批單按照5.3.1的要求傳遞給相關(guān)部門相關(guān)人員，其依據(jù)發(fā)文登記表發(fā)放范圍/數(shù)量，打印/復(fù)印所需份數(shù)，并標(biāo)注發(fā)放號，修訂文件按物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件審批單打印修訂標(biāo)識。發(fā)放標(biāo)明修改狀態(tài)的新文件，同時收回失效版本舊文件，并填制一頁新的發(fā)

13、文登記表，舊的相應(yīng)發(fā)文登記表妥善保管。6.4.4文件發(fā)放人員保存物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件審批單，說明現(xiàn)行文件的修改狀態(tài)，利于管理。6.5常規(guī)服務(wù)文件作廢流程6.5.1若核查不適宜而需作廢時，編制部門/人員需向?qū)徟块T/人員提請作廢，并標(biāo)注原因。6.5.2作廢實施主管部門按照5.2.1條款將通過作廢申請的常規(guī)服務(wù)文件傳遞給該文件的發(fā)放部門相關(guān)人員，由其依據(jù)發(fā)文登記表，收回所有原已下發(fā)的該作廢文件。6.5.3作廢受控文件的處置a)發(fā)放新文件并及時收回失效或作廢文件。標(biāo)注作廢標(biāo)記，防止繼續(xù)使用。b)作廢或失效文件若歸檔保存，相關(guān)人員應(yīng)在失效文件上標(biāo)注作廢標(biāo)記，單獨保存；若作廢文件不歸檔，相關(guān)人員填寫檔案銷毀清單，部門主管/經(jīng)理審核后立即予以銷毀。6.6常規(guī)服務(wù)文件管理要則6.6.1各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)妥善保存文件，注意保持整潔，不得擅自涂改、外借。6.6.2未經(jīng)授權(quán)，公司任何人不得私自復(fù)印/打印受控文件。6.6.4文件使用中損壞、丟失，責(zé)任人應(yīng)提交書面報告，經(jīng)發(fā)放部門批準(zhǔn)發(fā)放新文件。7.0附件7.1物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件清單7.2物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件審批單7.3發(fā)文登記表7.4物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件變更通知單7.5檔案銷毀清單物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件清