有效會議技巧資料

1、有效(yuxio)會議 技 巧東風(dngfng)康明斯 共八十二頁闡 述 有 效 會 議 的 益 處 明 確 有 效 會 議 的 準 備 要 求 認 得 并 練 習 有 效 的 會 議 行 為 技 巧 掌 握 會 議 管 理 的 技 巧目 標東風(dngfng)康明斯 共八十二頁單 元 一 引 言單 元 二 會 議 準 備單 元 三 有 效 的 會 議 行 為 技 巧單 元 四 會 議 期 間 單 元 五 會 議 之 后內 容東風(dngfng)康明斯 共八十二頁單 元 一 引 言有 效 會 議 的 益 處會 議 效 率 低 下 的 十 大 原 因會 議 的 主 要 類 型 及 要 求東風(

2、dngfng)康明斯 共八十二頁有 效 會 議 的 益 處 會 議 是 凸 現(xiàn) 公 司 文 化 的 場 合 快 速 決 策 發(fā) 布 信 息 有 效 應 對 內 部 和 外 部 的 變 化 充 分 交 換 建 議 、 意 見 和 經(jīng) 驗 節(jié) 約 成 本 表 現(xiàn) 你 的 管 理 能 力東風(dngfng)康明斯 共八十二頁會 議 效 率 低 下 的 十 個 主 要 原 因 離 題 、閑 聊 濫 竽 充 數(shù) 的 與 會 者無 會 議 目 標 或 議 程會 議 拖 得 太 久低 效 率 的 會 議 主 持 人 與 會 者 心 不 在 焉 未 準 備 必 要 的 會 議 資 料過 多 的 或 未 經(jīng) 組

3、 織 的 會 議 議 題一 言 堂 或 爭 論 不 休 太 多 來 自 內 部 或 外 部 的 干 擾東風(dngfng)康明斯 共八十二頁 在 美 國 每 天 出 現(xiàn) 的 會 議 超 過 11,000,000 個 大 多 數(shù) 專 業(yè) 人 員 每 月 參 加 61.8 次 會 議 ，其 中50% 是 浪 費 時 間 假 設 每 個 會 議 長 1 小 時 ， 則 專 業(yè) 人 員 每 月 將 浪 費 31 個 小 時 ， 或 者 是 4 個 工 作 日 超 過 73% 的 與 會 者 承 認 開 會 時 在 考 慮 其 他 的 事 ， 超 過 39% 的 人 承 認 有 在 會 議 期 間 打

4、盹 的 現(xiàn) 象一 組 有 關 會 議 的 統(tǒng) 計 數(shù) 據(jù) The State of Meeting Today東風(dngfng)康明斯 共八十二頁會 議 的 主 要 類 型 及 要 求 會 議 規(guī) 模 會 議 模 式 會 議 性 質 會 議 方 式東風(dngfng)康明斯 共八十二頁以 會 議 規(guī) 模 分 小 型 會 議3 100 人 中 型 會 議100 1000 人 大 型 會 議1000 數(shù) 千 人 特 大 型 會 議數(shù) 萬 人 以 上東風(dngfng)康明斯 共八十二頁以 會 議 模 式 分 正 式 或 非 正 式大部分在企業(yè)內部進行的會議為正式(zhngsh)會議。在正式(zh

5、ngsh)會議中，由誰擔當主持人、主辦人、聯(lián)絡人都是事先規(guī)定的；非正式(zhngsh)會議可以在各部門內舉行，也有的在工作現(xiàn)場舉行，形式靈活多樣。 定 期 或 臨 時股東大會、董事會、年度全體員工會議均屬于定期會議，這些會議通常是為了滿足某種需要的形式會議；部門例會也屬于定期會議；有了突發(fā)問題而召集的會議，是典型的不定期會議例子。東風(dngfng)康明斯 共八十二頁以 會 議 模 式 分（續(xù)） 教 育 指 導 或 激 發(fā) 創(chuàng) 意真正的教育指導要在實踐中進行才能獲得最佳效果，會議便成為一種有效的實踐活動。通過聽取與會者的發(fā)言，便可知道他們各自的知識結構和能力水平。會議或給與會者提供了陳述意見的

6、平臺；或可通過相互討論，指導參與會議的人員；或可為與會者彼此啟發(fā)和相互了解提供機會。激發(fā)創(chuàng)意的必要條件是有能暢所欲言的輕松氣氛，同時也需要主持者的啟發(fā)和鼓勵，使發(fā)言者敢于發(fā)表或許(hux)尚不成熟的見解。東風(dngfng)康明斯 共八十二頁以 會 議 性 質 分 法 定 性 會 議根據(jù)有關法律法規(guī)必須舉行的會議，例如職工代表大會、工會代表會議、股東大會和董事會。 非 法 定 性 會 議有學術(xush)研討會、新聞發(fā)布會、交流懇談會、經(jīng)貿洽談會等。東風(dngfng)康明斯 共八十二頁以 會 議 方 式 分 普 通 會 議 電 視 或 電 話 會 議 現(xiàn) 場 會 議 其 它招待會、座談會、觀

7、摩會、茶話會等東風(dngfng)康明斯 共八十二頁單 元 二 會 議 準 備會 議 目 標會 議 時 間與 會 者對 會 場 的 要 求會 議 議 程 會 議 通 知 要 求 及 格 式各 類 會 議 的 準 備 內 容東風(dngfng)康明斯 共八十二頁會 議 目 的 確定會議目的以及所期望的結果清楚你個人希望(xwng)通過會議所要實現(xiàn)的目標是否有除會議以外 的其它(qt)活動可采用東風康明斯 共八十二頁會 議 目 的 (續(xù)) 會 議 目 的 的 類 型 :透 露 信 息 或 提 供 意 見發(fā) 布 指 示作 出 決 定 或 貫 徹 決 定激 發(fā) 創(chuàng) 意提 出 建 議 、 進 行 討 論

8、 并 作 出 最 終 決 定東風(dngfng)康明斯 共八十二頁會 議 時 間 預估會議(huy)所需的時間 在會議議程中放入開始和結束的具體時間時間就是金錢用智慧(zhhu)去規(guī)劃東風康明斯 共八十二頁會 議 時 間 (續(xù)) 上 午 8:00-9:00 ： 不 適 合 進 行 業(yè) 務 分 析 和 聽 取 反 饋 ； 上 午 9:00-10:00：適 合 進 行 業(yè) 務 會 議 和 個 別 會 晤 ； 上 午10:00 下 午 3:30：適 合 進 行 需 要 廣 泛 討 論 、 集 思 廣 益 的 會 議 ； 下 午3:30-5:00：不 適 合 進 行 會 議東風(dngfng)康明斯

9、共八十二頁與 會 者 列 出 與 會 者 和 列 席 者 列 出 對 與 會 者 的 要 求 列 出 與 會 者 的 期 望東風(dngfng)康明斯 共八十二頁 提 供 信 息 者 提 供 意 見 者 技 術 專 家 作 決 定 者 會 議 主 持 人 會 議 秘 書 控 制 時 間 者 會 議 記 錄 人與 會 者 的 作 用東風(dngfng)康明斯 共八十二頁對 會 場 的 要 求房 間 大 小 與 會 議 規(guī) 模 一 致 ， 座 椅 舒 適溫 度 合 適 ， 房 間 空 調 可 調光 源 充 足 ， 亮 度 可 以 控 制視 聽 效 果 良 好隔 音 效 果 佳 ， 座 椅 不 擋

10、視 線無 外 界 干 擾服 務 設 施 齊 全東風(dngfng)康明斯 共八十二頁會 議 議 程 確 定 應 涉 及 的 主 題 及 最 佳 的 討 論 形 式 明 確 你 希 望 通 過 會 議 要 實 現(xiàn) 的 目 標 預 估 會 議 所 需 時 間 給 每 個 議 題 設 定 開 始 和 結 束 的 時 間東風(dngfng)康明斯 共八十二頁會 議 議 程 (續(xù)) 議程應包括會議日期、時間(shjin)、地點和目的等細節(jié)； 議程中會議的主要目的應盡量明確； 使每位與會者明確對其要求； 給每項會議內容規(guī)定時間，并能體現(xiàn)各項內容的優(yōu)先次序； 議程內容應盡量簡短，篇幅限于一頁紙議程(ychn

11、g)應在會議前分發(fā)至每位與會者東風康明斯 共八十二頁會 議 通 知 格 式 介 紹 會 議 通 知下 周 三 (11月22日)下 午 2 點 至 4 點 在 公 司 行 政 樓 二 層 大 會 議 室 召 開 會 議 ， 討 論 X X 項 目 進 程 中 遇 到 的 問 題 。 望 客 戶 服 務 部 張 經(jīng) 理 、 市 場 部 劉 經(jīng) 理 、 銷 售 部 蔡 經(jīng) 理 和 全 體 X X 項 目 組 成 員 作 好 會 議 準 備并 準 時 出 席 。 本 次 會 議 的 主 席 是 李 小 敏 副 總 經(jīng) 理 (分 機 ：3808)， 程 勵 (分 機：3815) 為 會 議 秘 書 。

12、本 次 會 議 議 程 見 附 件 。 X X 項 目 組 2006 年 11 月15日 東風(dngfng)康明斯 共八十二頁自 我 檢 查 表 每 個 人 都 明 確 會 議 的 目 的 嗎 ？ 是 否 需 要 每 個 人 都 出 席 整 個 會 議 ？ 是 否 有 比 開 會 更 好 的 方 法 來 提 出 問 題 ？ 是 否 還 有 其 它 人 可 能 會 在 這 次 會 議 上 提 出 有 益 的 意 見 ？ 使 用 視 聽 輔 助 設 施 是 否 有 利 于 此 次 會 議？東風(dngfng)康明斯 共八十二頁各 類 會 議 的 準 備 內 容 正 式 會 議 例 會 決 策 性

13、 會 議 獻 計 獻 策 會 議 電 視 電 話 會 議東風(dngfng)康明斯 共八十二頁正 式 會 議 議 程 與 會 者 時 間 和 會 場 資 料 和 設 施 主 持 人 會 議 紀 要 會 后 落 實東風(dngfng)康明斯 共八十二頁例 會 議 程 - 固 定 與 會 者- 有 誰 來 誰 時 間 和 會 場 - 相 對 固 定 資 料 和 設 施 - 現(xiàn) 成 主 持 人 - 有 規(guī) 則 會 議 紀 要 - 記 錄 式 會 后 落 實 - 就 事 論 事例會不一定(ydng)能及時解決問題東風(dngfng)康明斯 共八十二頁決 策 性 會 議 議 程 - 先 明 確 且 告

14、知 與 會 者- 精 心 挑 選 時 間 和 會 場 - 應 需 而 定 資 料 和 設 施 - 精 心 準 備 主 持 人 - 具 有 權 威 會 議 紀 要 - 格 式 化 且 及 時 分 發(fā) 會 后 落 實 - 專 人 跟 蹤以達到?jīng)Q策結果為目的而不僅(bjn)是議論東風(dngfng)康明斯 共八十二頁獻 計 獻 策 會 議 議 程 - 不 講 究 與 會 者- 有 關 聯(lián) 和 興 趣 時 間 和 會 場 - 應 需 而 定 資 料 和 設 施 - 專 用 設 施 主 持 人 - 以 啟 發(fā) 和 鼓 勵 為 己 任 會 議 紀 要 - 記 錄 式 會 后 落 實 - 應 需 而 定不以

15、達到(d do)期望結論為目的東風(dngfng)康明斯 共八十二頁電 視 電 話 會 議 議 程 - 先 明 確 且 告 知 與 會 者 - 精 心 挑 選 時 間 和 會 場 - 專 用 資 料 和 設 施 - 精 心 準 備 主 持 人 - 事 先 確 定 會 議 紀 要 - 格 式 化 且 及 時 分 發(fā) 會 后 落 實 - 專 人 跟 蹤先確定(qudng)好溝通規(guī)則東風(dngfng)康明斯 共八十二頁各 類 會 議 的 準 備 內 容 正 式 會 議 例 會 決 策 性 會 議 獻 計 獻 策 會 議 電 視 電 話 會 議東風(dngfng)康明斯 共八十二頁單 元 三 有 效

16、 的 會 議 行 為 技 巧提 出 建 議獲 取 信 息給 予 信 息核 查 理 解達 成 一 致總 結 歸 納拋 磚 引 玉擇 機 插 話東風(dngfng)康明斯 共八十二頁會 議 目 的會 議 目 的 的 類 型 :透 露 信 息 或 提 供 意 見發(fā) 布 指 示作 出 決 定 或 貫 徹 決 定激 發(fā) 創(chuàng) 意提 出 建 議 、 進 行 討 論 并 作 出 最 終 決 定東風(dngfng)康明斯 共八十二頁 目 的 是 提 出 你 的 建 議 和 行 動 方 案 不 要 提 供 過 多 的 、 不 必 要 的 建 議 與 對 方 交 流 你 的 思 想 、 情 感 和 見 解 如：“

17、依 我 的 經(jīng) 驗 . . . . . . ” “ 我 認 為 這 個 方 案 . . . . . . ” 談 完 你 的 建 議 后 隨 即 征 求 各 方 的 意 見 如：“ 我 認 為 這 是 個 不 錯 的 方 案 ，大 家 覺 得 怎 么 樣 ？”提 出 建 議共八十二頁獲 取 信 息目 的 是 通 過 了 解 完 整 準 確 的 情 況 盡 快 確 定 問 題 所 在 為 獲 取 信 息 你 必 須 做 到 : 積 極 傾 聽 詢 問 事 實東風(dngfng)康明斯 共八十二頁給 予 信 息目 的 是 為 使 他 人 能 更 好 的 理 解 問 題 所 在 而 向 他 們 提 供

18、 明 確 的 、 相 關 的 和 完 整 的 信 息 ： 誰 、 什 么 、 哪 里 、 何 時 、 為 什 么 和 怎 樣 (6W&1H) 有 準 備 的 運 用 事 實 、 數(shù) 據(jù)如：“ 我 統(tǒng) 計 過 . . . . . . ” “ 我 向 供 應 商 詢 問 過 . . . . . .” 東風(dngfng)康明斯 共八十二頁核 查 理 解目 的 是 在 與 他 人 的 溝 通 中 確 認 你 對 別 人 的 期 望 、 感 受 及 情 況 介 紹 的 理 解 復 述 問 題 以 確 認 和 澄 清 你 的 理 解 如 : “ 我 這 樣 理 解 是 否 正 確 ?” 核 查 對 方

19、是 否 理 解 了 你 提 供 的 信 息 如 : “ 這 個 建 議 可 行 嗎 ? ”、 “ 你 需 要 我 重 復 嗎 ?” 核 查 對 方 是 否 接 受 如 : “ 采 取 這 個 方 案 可 提 前 一 周 交 貨 , 這 對 于 你 的 日 程 安 排 是 否 方 便 ? ”東風(dngfng)康明斯 共八十二頁達 成 一 致目 的 是 引 申 和 發(fā) 展 他 人 的 建 議 和 想 法 。 其 好 處 在 于 讓 團 隊 成 員 參 與 到 解 決 問 題 的 過 程 中 ，鼓 勵 大 家 獻 計 獻 策 ， 對 會 議 決 定 取 得 一 致 的 意 見 。 可 巧 妙 地

20、引 用 別 人 的 建 議 如 ： “ 這 個 想 法 不 錯 ， 如 果 我 們 再 ， 你 認 為 怎 么 樣 ？ ”東風(dngfng)康明斯 共八十二頁總 結 歸 納目 的 在 于 重 申 要 點 以 減 少 誤 解 及 想 當 然同 核 查 理 解 結 合 使 用 ，有 效 性 會 大 大 加 強東風(dngfng)康明斯 共八十二頁 拋 磚 引 玉目 的 在 于 激 發(fā) 大 家 的 參 與 性 、突 破 思 維 瓶 頸 和 獲 取 更 多 的 創(chuàng) 意 不 僅 僅 是 主 持 人 的 責 任 可 引 用 事 例 和 典 故 等 不 能 急 于 說 服 他 人 接 受東風(dngfng

21、)康明斯 共八十二頁 擇 機 插 話目 的 在 于 避 免 一 言 堂 、 隨 意 打 斷 他 人 的 發(fā) 言 和 選 擇 正 確 的 表 達 你 的 想 法 的 時 機 同 達 成 一 致 結 合 使 用 , 有 效 性 會 大 大 加 強東風(dngfng)康明斯 共八十二頁活 動 : 辨 認 行 為 技 巧在 當 天 下 午 的 會 議 上 ， 劉 經(jīng) 理 首 先 介 紹 了 汪 杰 所 反 映 的 幾 次 丟 失 物 品 事 件 ：“ 今 天 上 午 ， 公 司 營 銷 部 經(jīng) 理 汪 杰 打 電 話 向 我 反 映 他 在 公 司 丟 失 了 為 他 女 兒 買 的 生 日 禮 物

22、， 這 已 是 他 今 年 第 三 次 在 辦 公 室 里 丟 失 物 品 了 。 第 一 次 發(fā) 生 在 年 初 ， 丟 失 的 是 他 太 太 送 給 他 的 鋼 筆 ； 上 次 是 一把 從 國 外 帶 回 來 的 傘 。 在 電 話 中 ， 他 對 人 事 部 和 安 保 部 的 工 作 進 行 投 訴 ， 并 要 求 在 2 天 內 得 到 有 關 解 決 的 結 果 。 因 此 我 今 天 找 大 家 來 ， 是 希 望 大 家 能 共 同 認 識 到 此 事 件 的 負 面 影 響 后 果 和 妥 善 解 決 此 事 的 積 極 作 用 。同 時 聽 取 各 位 對 解 決 此

23、事 的 建 議 。 ”給 予 信 息 和 獲 取 信 息東風(dngfng)康明斯 共八十二頁活 動 : 辨 認 行 為 技 巧安 保 經(jīng) 理 陳 子 文 在 匯 報 了 近 期 安 保 部 門 的 工 作 后 ， 又 說 ：“ 我 個 人 認 為 這 件 事 反 映 出 一 個 問 題 ， 即 我 們 安 保 部 門 在 執(zhí) 行 相 關 制 度 時 是 否 著 存 在 不 足 ？ 你 們 怎 么 看 ？”拋 磚 引 玉 和 提 出 建 議東風(dngfng)康明斯 共八十二頁活 動 : 辨 認 行 為 技 巧王 明 說 道 ： “ 我 理 解 陳 經(jīng) 理 的 意 思 是 在 公 司 內 出

24、現(xiàn) 丟 失 物 品 的 事 ， 就 說 明 我 們 的 工 作 存 在 著 不 足 之 處 。 ”核 查 理 解東風(dngfng)康明斯 共八十二頁活 動 : 辨 認 行 為 技 巧梁 天 說 道 ： “ 兩 位 說 的 很 對 ， 處 理 好 這 件 事 ， 一 方 面 可 以 促 使 我 們 改 進 目 前 的 工 作 ， 另 一 方 面 也 可 以 讓 我 們 審 視 一 下 公 司 有 關 安 保 的 政 策 和 制 度 是 否 完 善 ？”達 成 一 致東風(dngfng)康明斯 共八十二頁活 動 : 辨 認 行 為 技 巧劉 劍 文 ：“ 非 常 好 ！ 從 這 件 事 所 反

25、映 出 的 問 題 有 1) 公 司 有 關 安 保 的 政 策 和 制 度 是 否 完 善 ？2) 我 們 安 保 部 門 在 執(zhí) 行 相 關 制 度 時 是 否 著 存 在 不 足 ？ 另 外 ， 受 大 家 的 啟 發(fā) ， 我 認 為 還 有 第 三 點 ， 即 員 工 是 否 明 確 和 遵 守 了 其 職 責 ？因 為 執(zhí) 行 公 司 安 保 制 度 的 不 僅 僅 只 是 安 保 部 門 ， 每 個 員 工 也 是 公 司 安 保 制 度 的 執(zhí) 行 人 。 ”總 結 歸 納 和 擇 機 插 話東風(dngfng)康明斯 共八十二頁發(fā)言(f yn)內容應表達出的幾點含義我 不 會

26、浪 費 大 家 的 時 間我 認 識 在 座 的 各 位 且 清 楚 你 們 的 與 會 目 的我 已 進 行 了 充 分 準 備我 會 以 使 大 家 感 興 趣 的 且 交 互 式 的 方 式 發(fā) 言我 非 常 清 楚 我 的 發(fā) 言 主 題這 些 是 我 的 發(fā) 言 要 點我 的 發(fā) 言 結 束 了東風(dngfng)康明斯 共八十二頁單 元 四 與 會 期 間對 主 持 人 的 要 求 主 持 人 的 職 責 會 議 主 持 的 常 用 方 法 開 場 白 引 導 與 控 制 打 破 冷 場 的 方 法 化 解 沖 突 的 方 法 支 持 人 的 語 言 藝 術 和 身 體 語 言 應

27、 對 “ 棘 手 人 士 ” 作 出 決 策 會 議 紀 要東風(dngfng)康明斯 共八十二頁飽 滿 的 激 情有 自 己 的 主 持 風 格善 于 激 發(fā) 他 人善 于 解 決 問 題不 偏 離 會 議 主 題保 持 中 立有 效 控 制 和 駕 馭 會 議對 主 持 人 的 要 求東風(dngfng)康明斯 共八十二頁主 持 人 的 職 責 確 保 會 議 順 利 進 行 確 保 與 會 者 良 好 溝 通 傾 聽 少 數(shù) 人 的 意 見 營 造 會 場 和 諧 氛 圍 總 結 回 顧東風(dngfng)康明斯 共八十二頁主 持 會 議 的 常 用 方 法 “ 頭 腦 風 暴” 法 “

28、 名 義 小 組 ” 法 反 向 討 論 法 會 前 預 約 法 各 抒 己 見 法 列 寧 開 會 法東風(dngfng)康明斯 共八十二頁 “ 頭 腦 風 暴” 法 意為無拘無束(w j w sh)、自由奔放地思考問題，發(fā)表想法 經(jīng)驗證明，采用“頭腦風暴”法獲得的方案數(shù)量比同樣的人單獨提的方案數(shù)多70% “頭腦風暴”法原則 不互相批判、無人身攻擊； 自由發(fā)言； 歡迎提出盡可能多的可行性方案 要善于結合他人的意見東風(dngfng)康明斯 共八十二頁 “名 義 小 組” 法 特點是背靠背，獨立思考問題 步驟： 每人每次就議題提出一個觀點(gundin)，直至與會者窮盡想法； 每人從中篩選出若

29、干個（五個）觀點，并羅列出來； 依分布集中程度來確定若干個最佳方案。與“頭腦(tuno)風暴”法的區(qū)別是不相互討論東風康明斯 共八十二頁 反 向 討 論 法 目的是進一步完善方案 步驟： 主持人先對已擬訂的方案進行詳細說明(shumng)； 主持人要求大家“橫挑鼻子豎挑眼”； 該方法需要組織內部有良好的群體關系。東風(dngfng)康明斯 共八十二頁 會 前 預 約 法 目的是發(fā)言能對其他與會者起到期望的引 導作用 注意點： 既要重視預約發(fā)言的引導(yndo)作用，也要敏銳捕捉即席發(fā)言中的“價值點”； 必要時可調整原有安排順序，以最大限度地集中大家的智慧。東風(dngfng)康明斯 共八十二頁

30、 各 抒 己 見 法 該方法強調自由(zyu)發(fā)言，營造寬松的氛圍； 特點： 一般不安排較高職位或德高望重的人參加 適用于學術性、征詢性和論證性會議東風(dngfng)康明斯 共八十二頁 列 寧 開 會 法 列寧在主持人民委員會會議時常用的方法： 只請與討論(toln)問題有關的人員出席會議 向會議遞交議題時，需附帶全資料（包括與議題有關的各部門的反對意見）禁止遲到，違者罰款5盧布（半小時內）和10盧布（超過半小時）會議進行中，與會者有事只能遞紙條，禁止私語報告人發(fā)言時間限為10分鐘發(fā)言人發(fā)言時間分別是首次5分鐘，再 次3分鐘，不得超過兩次每次表決只占1分鐘東風(dngfng)康明斯 共八十二

31、頁開 場 白 的 作 用使 與 會 者 明 確 會 議 目 的 和 希 望 達 到 的 結 果使 與 會 者 明 確 會 議 議 程 及 其 議 事 方 式使 與 會 者 清 楚 為 何 請 他 們 來 開 會 預 先 提 示 ， 避 免 多 余 和 不 相 干 的 議 題 出 現(xiàn)介 紹 會 議 休 會 和 結 束 時 間需 保 密 的 議 題獲 得 與 會 者 對 議 程 及 議 事 方 式 的 認 同東風(dngfng)康明斯 共八十二頁開 場 白 概 述 會 議 進 行 程 序議 題 及 議 事 方 式 提 供 與 議 題 有 關 的 資 訊問 題 的 產(chǎn) 生 背 景 目 前 狀 況公

32、認 的 原 因因 此 可 能 造 成 的 后 果 尋 求 應 對 之 策 的 難 處 問 題 所 涉 及 的 范 圍目 前 已 知 的 困 難 應 對 之 策 應 符 合 的 條 件 標 準 ( 資 源 、 途 徑 、 預 算 和 公 司 政 策 等 ) 指 定 記 錄 人 征 求 對 上 述 安 排 的 意 見東風(dngfng)康明斯 共八十二頁引 導 和 控 制花 些 時 間 去 說 和 聽 一 些 事 例 ， 有 創(chuàng) 造 性 地 與 他 人 分 享 建 議 、 經(jīng) 驗 澄 清 和 解 答 對 要 點 的 疑 問 和 異 議 ， 尋 求 不 同 的 觀 點 ， 保 護 新 的 想 法運

33、用 “ 頭 腦 風 暴 ” 技 術 ， 用 翻 版 紙 記 錄 創(chuàng) 意 及 要 點 ：使 用 明 亮 的 色 彩 和 清 晰 的 圖 形使 用 圖 畫 和 正 楷 文 字 強 調 要 點 時 可 用 標 記 符 號每 張 翻 版 紙 上 應 不 超 過 7 行 字 ， 每 行 不 超 過 7 個 字將 所 有 的 翻 版 紙 張 貼 出 來 ， 使 它 們 很 容 易 被 回 顧東風(dngfng)康明斯 共八十二頁引 導 和 控 制 ( 續(xù) )運 用 開 放 式 和 封 閉 式 的 提 問 以 鼓 勵 與 會 者 暢 所 欲 言要 求 將 注 意 力 放 在 問 題 和 建 議 上 ， 而

34、不 是 人 身 上確 保 緊 緊 圍 繞 會 議 既 定 議 題 確 保 每 個 人 能 聽 到 會 議 中 的 信 息 和 數(shù) 據(jù)讓 他 人 介 紹 內 容 ， 你 引 導 過 程對 建 設 性 的 意 見 進 行 認 可 并 予 以 強 調調 整 會 議 節(jié) 奏 ， 如 ： 加 快 、 放 慢 、 休 會 等定 期 地 總 結 要 點 并 且 尋 求 一 致 應 通 過 會 議 明 確 下 一 個 行 動 步 驟東風(dngfng)康明斯 共八十二頁打 破 冷 場 的 方 式顧 慮 重 重 的 沉 默抓住機會或主動引出話題對其進行鼓勵，并表示對其發(fā)言內容很感興趣 持 少 數(shù) 意 見 的 沉

35、 默不要急于表態(tài)贊同多數(shù)人的意見，真誠鼓勵有異議者發(fā)表看法 胸 有 成 竹 的 沉 默表現(xiàn)出誠懇請教，主動提問，促使其發(fā)表見解(jinji) 話 不 投 機 的 沉 默要營造寬松、平等的討論氛圍，使其放下思想包袱 敵 對 的 沉 默 格外尊重、格外親切 事 不 關 己 的 沉 默 應設法要求與會者對議題要深思熟慮，不可隨意發(fā)言東風(dngfng)康明斯 共八十二頁化 解 沖 突 的 方 法不 就 人 論 事 適 時 轉 移 話 題 尋 求 他 人 建 議 化 整 為 零 預 先 排 除東風(dngfng)康明斯 共八十二頁主 持 人 的 語 言 藝 術 要 求 突 出 中 心 、 緊 扣 議

36、題 澄 清 模 糊 信 息 使 用 通 俗 詞 句 和 短 句 語 言 精 練 、 概 括 言 辭 幽 默東風(dngfng)康明斯 共八十二頁主 持 人 的 身 體 語 言 要 求 目 光 接 觸 臉 部 表 情 和 點 頭 身 體 姿 勢 手 勢 熟 悉 他 人 的 身 體 語 言東風(dngfng)康明斯 共八十二頁“ 棘 手 人 士 ”太 多 話 的 人對 每 件 事 都 要 立 即 有 決 定 的 人說 話 武 斷 的 人對 他 人 進 行 “ 人 身 攻 擊 ” 的 人會 議 中 表 現(xiàn) 出 漫 不 經(jīng) 心 、 頻 繁 的 竊 竊 私 語 、 或 者 完 全 不 在 聽 的 人東風

37、(dngfng)康明斯 共八十二頁“ 棘 手 人 士 ” 應 對 指 南接 受 他 們著 眼 當 前 ， 不 追 究 過 去 的 事個 別 處 理 ， 考 慮 到 他 們 的 個 性 ， 為 了 能 平 等 地 對 待 他 們 當 你 感 到 應 對 他 們 存 在 著 風 險 時 ， 相 信 其 他 人 會 支 持 你不 要 一 味 地 贊 許 ， 贏 得 聲 譽 不 是 主 要 目 的東風(dngfng)康明斯 共八十二頁應 對 “ 棘 手 人 士 ”“太 多 話 的 人”提 醒 他 討 論 的 目 的打 斷 他 們 并 提 醒 他 們 注 意 時 間 限 制 ， 請 他 們 簡 要 歸

38、納 要 點中 斷 已 離 題 的 討 論 ， 提 醒 每 個 人 所 面 臨 的 時 間 壓 力 會 后 與 他 們 交 談東風(dngfng)康明斯 共八十二頁“ 對 每 件 事 都 要 立 即 有 決 定 的 人”確 認 這 問 題 是 否 在 議 程 之 內記 錄 下 他 們 的 問 題要 求 他 們 提 供 建 議 或 方 案推 遲 討 論 直 到 有 更 多 的 信 息 和 新 主 意應 對 “ 棘 手 人 士 ”東風(dngfng)康明斯 共八十二頁“ 說 話 武 斷 的 人 ”要 求 他 運 用 下 列 措 辭 ：1) 我 感 到 ( 難 受 、 憤 怒 、 害 怕 、 高 興

39、、 安 全 、 衷 心 感 謝 等 )2) 因 為 我 認 為3) 因 此 我 希 望 ( 有 一 個 能 滿 足 到 你 的 的 方 案 )要 求 他 運 用 實 際 事 例 和 數(shù) 據(jù)要 求 他 提 供 建 議 和 方 案要 求 他 運 用 視 聽 輔 助 設 備應 對 “ 棘 手 人 士 ”東風(dngfng)康明斯 共八十二頁“對 他 人 進 行 人 身 攻 擊 的 人”在 會 議 開 始 時 ， 與 大 家 就 會 議 準 則 達 成 一 致再 提 及 到 會 議 準 則 并 提 醒 他 們 大 家 已 一 致 同 意立 即 將 他 們 分 開送 他 們 出 會 議 室 去 冷 靜

40、5 分 鐘應 對 “ 棘 手 人 士 ”東風(dngfng)康明斯 共八十二頁“ 會 議 中 表 現(xiàn) 出 漫 不 經(jīng) 心 、 頻 繁 的 竊 竊 私 語 、 或 者 完 全 不 在 聽 的 人 ” 進 行 短 暫 的 休 息 請 每 個 人 起 立 做 伸 展 運 動 或 聽 一 段 音 樂 對 較 長 時 間 的 會 議 應 安 排 茶 點 間 隙 宣 布 在 結 束 一 個 議 題 前 有 一 段 提 問 時 間 將 一 些 非 必 要 事 項 放 至 下 一 次 會 議 討 論應 對 “ 棘 手 人 士 ”東風(dngfng)康明斯 共八十二頁作 出 決 策權 威 式 決 策快 速出 錯 率 高降 低 員 工 士 氣少 數(shù) 服 從 多 數(shù) 式 決 策民 主參 與 性 高緩 慢東風(dngfng)康明斯 共八十二頁作 出 決