秘書實務(wù)第9章課件

1、第九章 差旅工作 第一節(jié) 差旅工作概述 一、差旅及其特點 隨著現(xiàn)代社會的發(fā)展，領(lǐng)導(dǎo)者和秘書的差旅活動日益增多。為了出席各種會議，洽談各項業(yè)務(wù)，獲取信息，增進溝通，拓展事業(yè)，領(lǐng)導(dǎo)者經(jīng)常要到外地或國外出差旅行，涉外秘書要發(fā)揮助手作用，為上司差旅的各個環(huán)節(jié)做好籌劃安排，有時還要陪同上司一同出差。 差旅工作具有三個顯著特點： 一是公務(wù)性強。 二是流動性強。 三是綜合性強。 二、擬訂差旅計劃 秘書在得到上司將要出差的信息后，要及時了解本次旅行的任務(wù)、目的、時間、地點、人員安排等內(nèi)容，繼而根據(jù)單位的相關(guān)規(guī)定和上司的出差習慣，擬訂差旅計劃。有的單位還會既擬定旅行計劃表，也擬訂一份履行日程表，計劃表比日程表安

2、排更全面、更宏觀，日程表則是雙方相商、認可后制定的，內(nèi)容更具體，操作性更強。計劃表、日程表要給上司一份，秘書留一份，存檔一份。 差旅計劃有四個要素：1、時間包括啟程時間、路途所用時間、抵達時間、返程時間、各項具體活動的時間等，都應(yīng)在計劃中體現(xiàn)出來。如果上司身體欠佳，或者活動中出現(xiàn)變數(shù)的可能性較大，秘書在安排時間時要注意留些余地，不宜安排得太滿。時間安排的科學合理，是差旅順利進行的重要保障。2、地點包括旅行到達的目的地、中轉(zhuǎn)地、各項具體活動開展的地點等，這也是秘書必須弄清和確認的信息。一次差旅可能要到幾個城市，在同一城市也可能會到不同的地方，秘書在這方面工作做得越細越好。地點是選擇交通工具、購買

3、車船機票的重要依據(jù)，秘書還可依此判斷當?shù)貧夂?、風俗，建議上司做好衣物、心理上的準備。 3、交通工具 包括出發(fā)、返回的交通工具和在各項具體活動中使用的交通工具。秘書要掌握各種交通工具的優(yōu)缺點，了解這方面的相關(guān)知識。4、活動內(nèi)容 包括本次差旅要進行的各項事務(wù)，如訪問、調(diào)研、考察、洽談、會議、宴請、聯(lián)歡等，這是差旅計劃的主體。安排內(nèi)容時應(yīng)盡量按照時間先后順序排列，使人一目了然。 第二節(jié) 差旅工作的一般內(nèi)容 一、必要的準備工作 領(lǐng)導(dǎo)者是差旅活動的主角，但由于出差前領(lǐng)導(dǎo)者的主要精力在于安排好本單位本部門的事情，考慮的是本次出差的主要任務(wù)，因此，作為助手的秘書，自然要協(xié)助上司做大量的準備工作。1、了解上司

4、出訪的情況和目標2、與對方聯(lián)系 3、訂票4、預(yù)訂旅館 5、與陪同人員溝通6、預(yù)支差旅費 7、準備物品二、上司出差期間的秘書工作 上司動身之前，有心的秘書就會主動協(xié)助上司安排好公司內(nèi)的各項事務(wù)，為上司分憂解難，不要上司帶著疲憊和擔心踏上行程。動身當天，無論上司是從公司出發(fā)還是從家中出發(fā)，秘書都要盡量安排好自己的工作前往送站。動身之前，要再一次仔細檢查一下是否有遺忘的東西，如果發(fā)現(xiàn)，還來得及彌補。遇到緊急的情況千萬不能慌張失措，要開動腦筋想辦法。 在上司出差期間，秘書的工作范圍和工作量都會加大，這對秘書的工作能力是一次考驗，也是一次磨練。秘書要做好常規(guī)工作，還要做好上司臨行前授權(quán)的事情。遇到找上司

5、的電話或來客，都要積極應(yīng)對，認真記錄，如果是重要而緊急的事情，可以直接打上司的手機進行請示匯報。 三、與上司一起出差時的秘書工作秘書有時會陪同上司一同出差，成為上司差旅活動中近身助手。在陪同出差的過程中，秘書要全面協(xié)助上司的各項工作，做好相關(guān)的文字記錄，及時、準確地收集資料信息，積極幫助上司觀察環(huán)境，協(xié)調(diào)各方關(guān)系，化解各種矛盾，自覺為上司分憂，成為上司在智力、精力、體力諸方面的左膀右臂。秘書還應(yīng)保持與本單位領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)和辦公室的密切聯(lián)系，成為出差的上司與單位本部聯(lián)系的橋梁。 秘書要及時告知上司既定的日程安排，提醒需要上司關(guān)注的重點事宜。需要修訂或重新制訂活動安排時，務(wù)必要征得上司的同意。要注意自己

6、的角色，當上司與迎候者見面時，秘書不要急于上前打招呼；當上司與對方說話的時候，秘書要注意回避，不要過于趨近。在賓館辦理入住手續(xù)后，要了解上司的房間號和電話號碼，以便隨時聯(lián)系。個人要離開賓館時，應(yīng)事先征得上司的同意。要注意自己的儀容儀表、服裝飾物、言談舉止等外在形象，力爭給外界留下良好的印象。差旅結(jié)束時，秘書要安排好交通工具、途中食宿等，以確保安全返回。要將該次旅行中獲取的各種文件材料加以整理、歸納，以備將來總結(jié)之用。還要及早將上司和自己此次出差用的交通費、食宿費等費用列出來，填好報銷單，如有其他額外支出，應(yīng)寫出書面報告，經(jīng)上司審查后送財務(wù)部門報銷。 第三節(jié) 出國旅行的安排 一、辦理出國手續(xù) 秘

7、書在得知上司要出國進行商務(wù)旅行時，要及時了解上司本次出訪的相關(guān)情況，通過互聯(lián)網(wǎng)、所到國政府部門的權(quán)威網(wǎng)站、電話咨詢等方式，盡可能多地搜集所到國的各種有用資料，并直接協(xié)助上司做好以下準備： 1、辦理護照 2、辦理簽證3、辦理國際接種預(yù)防證書4、訂購機票5、通知接待方 6、辦理保險二、辦理出入境手續(xù) 1、邊防檢查出入境者要填寫出入境登記卡片，內(nèi)容包括姓名、性別、國籍、護照種類和號碼、有效期限等，還有交驗護照和簽證。2、海關(guān)檢查目的是確認出入境人員所帶物品是否符合海關(guān)規(guī)定，對上稅物品實行納稅，禁止國家法律所不準的物品入境或出境，證實出入境人員所攜帶的物品確系本人所有。 3、安全檢查為了防止劫機事件的

8、發(fā)生，各國大都有嚴格的安全檢查制度，登機者絕不可以攜帶武器、爆炸物、劇毒品、刀具等登機。三、其他準備 1、時差換算。如果能夠在日程表上標注北京時間和當?shù)貢r間，將會給上司的旅行帶來很大方便。 2、兌換外幣。要根據(jù)國家規(guī)定的數(shù)額兌換外幣，尤其要兌換一點零錢，以便在到達目的國之后使用方便（如乘坐地鐵、打電話、上衛(wèi)生間等）。3、準備禮品。所贈禮品不必多么貴重，最好能體現(xiàn)公司及其所在國的特色和饋贈者的品位。 4、了解背景。上司出發(fā)前，秘書應(yīng)幫助上司了解所去國的文化、風俗、國情，掌握相關(guān)的常識，以便有效地開展活動。 【案例研習】案例一：商旅計劃不實際 上司看了直搖頭 坐落在南京的江蘇某低壓電器公司一直注重

9、企業(yè)的自身發(fā)展，近年來，在新產(chǎn)品開發(fā)、產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定率及銷售渠道建設(shè)等方面走在同行的前列，產(chǎn)品不僅覆蓋全國，而且多個低壓電器品種打入歐洲市場。隨之，企業(yè)高層人員、技術(shù)人員及營銷人員到外地或外國出差日漸頻繁。 公司秘書張某剛剛畢業(yè)于某高校秘書學專業(yè)。上班沒幾天，張秘書就碰到了一件難事：公司行政會議討論研究了近期工作安排，確定了黃總經(jīng)理和施總經(jīng)理的外出計劃，并決定讓張秘書負責兩位領(lǐng)導(dǎo)商務(wù)旅行的一些準備工作，包括預(yù)定機票、聯(lián)系住宿、資料準備、辦理護照等。 兩位領(lǐng)導(dǎo)的外出安排是：黃總經(jīng)理5月8日至9日出席在上海舉行的全國低壓電器行業(yè)發(fā)展論壇，5月12日下午參加在成都舉行的企業(yè)家沙龍?？紤]到上海論壇與成都

10、的沙龍尚有一定的時間空隙，黃總有意在上海期間拜會上海高揚低壓電器公司的領(lǐng)導(dǎo)，同時，走訪信息產(chǎn)業(yè)部科技情報處，并到公司駐上海辦事處，聽聽他們下半年的打算，進行溝通。黃總外出回來后，還要出席5月14日上午在本公司召開的一個新產(chǎn)品推廣會議。主管技術(shù)的施副總將在5月上旬到美國愛戴公司參觀考察，而施副總此前從未出過國門。張秘書足足想了一天，完成了一份計劃書，交給黃總。以下是計劃書全文：公司領(lǐng)導(dǎo)商務(wù)旅行計劃書根據(jù)公司行政會議的安排，黃總將于5月8日抵達上海、成都出席會議，施副總將于5月9日赴美國考察，具體安排如下：一、黃總計劃5月7日，黃總乘飛機到上海，聯(lián)系一家四星級酒店。5月8日至9日，出席全國低壓電器

11、行業(yè)發(fā)展論壇。5月10日至11日，拜會上海高揚低壓電器公司的領(lǐng)導(dǎo)、走訪信息產(chǎn)業(yè)科技情報處，到公司駐上海辦事處商議下半年工作。5月12日，乘飛機到成都，聯(lián)系一家四星級酒店，出席下午的企業(yè)家沙龍。5月13日，乘飛機返回南京。5月14日，出席公司新產(chǎn)品推廣會議。準備物品有：鋼筆、筆記本、公司簡介、名片、照相機。 二、施副總計劃5月8日，辦理護照。5月9日，乘飛機赴美國華盛頓，安排三星級酒店。5月10日至11日，考察美國愛戴公司。5月12日，乘飛機赴紐約觀光。5月13日，乘飛機返回南京。5月14日上午，出席公司新產(chǎn)品推廣會議。準備的物品有：鋼筆、筆記本、公司簡介、名片、照相機、美元、，美國地圖。黃總看

12、完“計劃書”后，皺著眉頭問：“這叫計劃書嗎？這種計劃我還讓你安排？哪有明天到美國今天辦護照的？美國與中國的時差呢？”張秘書的臉紅了起來。雖然自己在大學時學過差旅事物安排，也講過時差問題，但現(xiàn)在全忘了。 1張秘書商務(wù)旅行的準備工作做得怎樣？ 2張秘書的商務(wù)旅行計劃符合正常的程序和規(guī)則嗎？ 3從張秘書的這份商務(wù)計劃書中你應(yīng)該吸取什么教訓(xùn)？ 案例二：總經(jīng)理赴國外出差前夕，作為總經(jīng)理的秘書，我會組織一批人共同支持總經(jīng)理，我把它戲稱為“出差特工隊”。雖然旅行計劃表是早就印制完成，但我按例總是挑燈夜戰(zhàn)、通宵達旦。首先是文件類：卷宗幾本、合約書、文件、旅程表、會議議程，這些是最重要也是最花時間的。接著是例行

13、性的工作：禮物、相機、底片、名片、機票、護照、照片、現(xiàn)金（不同幣別），這些是最瑣碎卻又少不了的。然后是總經(jīng)理私人要準備的。最后則是打包的工夫，樣樣馬虎不得，只是為讓總經(jīng)理出差順利、出擊成功，為公司創(chuàng)造更好的業(yè)績。 而我按例是會擔心的，擔心出差資料做不完，擔心總經(jīng)理趕不上飛機，擔心司機睡過頭，擔心高速路上大塞車，擔心合作伙伴，總之就是擔心。終于一切打點妥當，出發(fā)上高速（當然我也在車上），則分秒必爭總經(jīng)理上飛機后，我飛奔回公司與對方再次確認接機的人，同時把時間、地點、日期、同行人員有幾位、行李有多少、需要幾部車接機等等，再確認一次。出差前有一件值得一提的事就是“訂機位”，看似簡單其實不容易，因為我們往往為了配合客戶的時間爭取訂單和實效，或要連續(xù)接不同城市的客戶，行程遲遲無法確定，我訂機位只好一改再改、三改四改，要改好幾次，同時要想怎么訂