《采購(gòu)與付款管理》PPT課件

1、第五章 采購(gòu)與付款核算與管理第一節(jié) 采購(gòu)與付款循環(huán)的核算與管理需求分析第二節(jié) IT環(huán)境下采購(gòu)與付款子系統(tǒng)的流程分析第三節(jié) 采購(gòu)與付款子系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)第四節(jié) 采購(gòu)與付款子系統(tǒng)的初始設(shè)置第五節(jié) 采購(gòu)與入庫(kù)處理管理第六節(jié) 采購(gòu)發(fā)票、采購(gòu)結(jié)算與付款管理第七節(jié) 賬表輸出和統(tǒng)計(jì)分析企業(yè)從采購(gòu)到付款都要經(jīng)歷以下幾個(gè)步驟 第一節(jié) 采購(gòu)與付款循環(huán)核算與管理需求分析采購(gòu)與付款流程采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)核算與管理的特點(diǎn)1數(shù)據(jù)存儲(chǔ)量大2數(shù)據(jù)變化頻繁 3管理要求高 4與其他子系統(tǒng)聯(lián)系廣泛手工環(huán)境下采購(gòu)與付款管理困惑的案例分析 福特北美公司在手工環(huán)境下的采購(gòu)與付款流程 為什么要設(shè)置驗(yàn)收?qǐng)?bào)告與發(fā)票進(jìn)行核對(duì)？為什么要設(shè)置訂單與發(fā)票

2、進(jìn)行核對(duì)？為什么會(huì)影響采購(gòu)到付款流程的效率？第二節(jié) IT環(huán)境下采購(gòu)與付款子系統(tǒng)流程分析采購(gòu)與付款子系統(tǒng)的目標(biāo)1靈活、正確地反映企業(yè)個(gè)性化特征2正確反映采購(gòu)與付款日常業(yè)務(wù)，并進(jìn)行實(shí)時(shí)控制3加強(qiáng)對(duì)資金的管理4提供各種核算和管理信息5.充分應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)無(wú)紙采購(gòu)與付款系統(tǒng)采購(gòu)與付款流程構(gòu)建的原則“數(shù)出一門(mén)，共同使用”，整個(gè)流程采用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)在關(guān)鍵環(huán)節(jié)設(shè)計(jì)控制點(diǎn)，強(qiáng)化實(shí)時(shí)控制請(qǐng)購(gòu)與采購(gòu)管理流程 存貨驗(yàn)收流程 當(dāng)供應(yīng)商將存貨送入企業(yè)，此時(shí)， 由檢驗(yàn)崗位的人員對(duì)存貨進(jìn)行檢驗(yàn)： 從采購(gòu)訂單文件中獲取信息，并將存貨信息與實(shí)物進(jìn)行核對(duì) 如果檢驗(yàn)合格，將檢驗(yàn)合格信息寫(xiě)入采購(gòu)訂單文件，將自動(dòng)生成入庫(kù)單傳遞到存貨

3、子系統(tǒng)的入庫(kù)單文件中。請(qǐng)同學(xué)畫(huà)出流程圖發(fā)票管理流程 1發(fā)票處理。當(dāng)采購(gòu)部門(mén)或財(cái)會(huì)部門(mén)收到供應(yīng)商的發(fā)票時(shí)，從采購(gòu)發(fā)票文件中獲取數(shù)據(jù)，自動(dòng)生成采購(gòu)發(fā)票的基本信息； 2發(fā)票管理崗位人員只將采購(gòu)發(fā)票上的金額錄入計(jì)算機(jī)，并保存在臨時(shí)發(fā)票文件中。如果企業(yè)使用了EDI系統(tǒng)進(jìn)行網(wǎng)上采購(gòu)，那么可以通過(guò)EDI網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)自動(dòng)定期獲取供應(yīng)商發(fā)票并保存在臨時(shí)發(fā)票文件中，經(jīng)過(guò)發(fā)票與采購(gòu)訂單核對(duì)后的發(fā)票，才能保存在采購(gòu)發(fā)票文件中3實(shí)時(shí)控制。對(duì)采購(gòu)發(fā)票進(jìn)行實(shí)時(shí)控制，計(jì)算機(jī)自動(dòng)從采購(gòu)訂單文件中獲取合同金額，從臨時(shí)采購(gòu)發(fā)票文件中獲取錄入發(fā)票金額。如果發(fā)票金額大于合同金額，此發(fā)票不能處理，即對(duì)采購(gòu)發(fā)票進(jìn)行實(shí)時(shí)剛性控制；否則，生成采購(gòu)

4、發(fā)票，并將結(jié)果保存在采購(gòu)發(fā)票文件中。這是一個(gè)非常重要的控制點(diǎn)，為杜絕不合法的采購(gòu)事件發(fā)生起到重要的控制作用。在IT環(huán)境下，發(fā)票管理崗位可以設(shè)在財(cái)務(wù)部門(mén)，也可以設(shè)在采購(gòu)部門(mén)，但該崗位的人員必須是財(cái)務(wù)人員，并受財(cái)務(wù)部門(mén)管理。 4采購(gòu)結(jié)算。根據(jù)采購(gòu)發(fā)票等信息、入庫(kù)單信息確認(rèn)采購(gòu)成本，并根據(jù)財(cái)會(huì)人員預(yù)先設(shè)置憑證模版，自動(dòng)生成轉(zhuǎn)賬憑證，傳遞到總賬系統(tǒng)的臨時(shí)憑證文件中。請(qǐng)同學(xué)根據(jù)說(shuō)明畫(huà)出流程圖根據(jù)企業(yè)的更高要求改進(jìn)流程IT環(huán)境下與手工環(huán)境下其流程比較分析1. IT環(huán)境下實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的高度共享和及時(shí)傳遞2. IT環(huán)境下保證數(shù)據(jù)一致性和工作高效性 3. IT環(huán)境下加強(qiáng)了統(tǒng)計(jì)分析能力 4. IT環(huán)境下使得無(wú)紙采購(gòu)、

5、付款業(yè)務(wù)成為可能 第三節(jié) 采購(gòu)與付款子系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)制定編碼原則按照一致性原則、層次性原則、易用性原則等設(shè)計(jì)供應(yīng)商編碼。一致性原則：供應(yīng)商是來(lái)自全面各地甚至不同國(guó)家，而國(guó)家、地區(qū)在在行政管理上國(guó)家已經(jīng)給出了統(tǒng)一的編號(hào)，如北京區(qū)號(hào)：010，南京區(qū)號(hào)：025。因此，供應(yīng)商編碼應(yīng)該與國(guó)家行政區(qū)號(hào)保持一致。層次性原則：供應(yīng)商來(lái)自不同的省、市、縣等，因此，在編碼上要體現(xiàn)其層次性，便于按省、市進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。易用性原則：供應(yīng)商是法人，每個(gè)法人都有區(qū)別與其他法人的電話號(hào)碼，因此，在編碼設(shè)計(jì)時(shí)可以采用電話號(hào)碼，便于使用和記憶。數(shù)據(jù)文件設(shè)計(jì)請(qǐng)購(gòu)單文件采購(gòu)發(fā)票文件采購(gòu)訂單文件（采購(gòu)合同文件）供應(yīng)商檔案文件采購(gòu)價(jià)

6、格文件（定期根據(jù)供應(yīng)商提供的信息進(jìn)行更新）入庫(kù)單文件（與存貨子系統(tǒng)共享）臨時(shí)憑證文件（與總賬子系統(tǒng)共享）供應(yīng)商檔案文件數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)存儲(chǔ)策略供應(yīng)商檔案文件作為查詢用的目錄文件，因此，可以采用一年一個(gè)文件。存儲(chǔ)方式供應(yīng)商檔案文件按供應(yīng)商編碼建立索引文件采購(gòu)與付款子系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu) 第四節(jié) 采購(gòu)與付款子系統(tǒng)的初始設(shè)置進(jìn)行初始設(shè)置的原因：由于現(xiàn)實(shí)企業(yè)采購(gòu)的存貨、供應(yīng)商檔案、付款條件、結(jié)算方式等都是實(shí)實(shí)在在存在的，而且是千差萬(wàn)別的。因而，企業(yè)要實(shí)現(xiàn)用計(jì)算機(jī)完成采購(gòu)與付款賬款核算和管理，在使用采購(gòu)與付款子系統(tǒng)前，就要針對(duì)本企業(yè)的業(yè)務(wù)性質(zhì)、會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理的具體要求進(jìn)行具體設(shè)置，將企業(yè)個(gè)性化特征嵌入系統(tǒng)。初始設(shè)

7、置內(nèi)容：存貨檔案設(shè)置、供應(yīng)商檔案設(shè)置、采購(gòu)類型設(shè)置、付款條件設(shè)置、結(jié)算方式設(shè)置、增值稅稅率設(shè)置、期初余額處理等供應(yīng)商檔案設(shè)置 解釋設(shè)置基本信息的目的解釋設(shè)置信用信息的目的供應(yīng)商檔案設(shè)置 期初余額設(shè)置期初余額設(shè)置模塊的功能是將用戶輸入的采購(gòu)、應(yīng)付賬款等期初余額存入相應(yīng)的文件中，為計(jì)算機(jī)系統(tǒng)核算和管理采購(gòu)、應(yīng)付賬款等業(yè)務(wù)提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。期初余額模塊是會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)連續(xù)的要求，是手工采購(gòu)、應(yīng)付賬款核算向計(jì)算機(jī)核算和管理轉(zhuǎn)化的基礎(chǔ)。錄入的期初余額主要包括“采購(gòu)初始業(yè)務(wù)”，即將手工采購(gòu)業(yè)務(wù)送入計(jì)算機(jī)并保存在采購(gòu)訂單文件中；“應(yīng)付賬款初始業(yè)務(wù)”，即將各供應(yīng)商的應(yīng)付賬款期初數(shù)據(jù)送入計(jì)算機(jī)并保存在發(fā)票文件中。 第五節(jié)

8、 采購(gòu)與入庫(kù)處理管理采購(gòu)與入庫(kù)處理管理采購(gòu)與采購(gòu)入庫(kù)管理是采購(gòu)與付款子系統(tǒng)中的主要功能模塊。為了做好采購(gòu)管理又將采購(gòu)管理模塊進(jìn)一步劃分為：請(qǐng)購(gòu)單處理采購(gòu)價(jià)格管理選擇供應(yīng)商采購(gòu)訂單管理處理請(qǐng)購(gòu)單1錄入請(qǐng)購(gòu)單2自動(dòng)獲取請(qǐng)購(gòu)單3審核請(qǐng)購(gòu)單采購(gòu)價(jià)格管理采購(gòu)價(jià)格管理模塊的功能是幫助用戶解決：如何管理不同（相同）供應(yīng)商在不同（相同）時(shí)期對(duì)不同（相同）產(chǎn)品的報(bào)價(jià)；如何隨時(shí)提供給采購(gòu)部門(mén)最新最完整的存貨采購(gòu)價(jià)格；如何處理存貨的新老報(bào)價(jià)采購(gòu)價(jià)格獲取方法方法一：通過(guò)采購(gòu)價(jià)格管理屏幕，將供應(yīng)商提供的存貨采購(gòu)價(jià)格信息（紙張）一一送入計(jì)算機(jī)，并將相應(yīng)數(shù)據(jù)保存在采購(gòu)價(jià)格文件中。方法二：自動(dòng)獲取，即充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能，

9、管理者通過(guò)選擇系統(tǒng)提供的“自動(dòng)獲取”功能指揮計(jì)算機(jī)自動(dòng)從網(wǎng)上獲取供應(yīng)商的存貨采購(gòu)價(jià)格信息，并將相應(yīng)數(shù)據(jù)存入采購(gòu)價(jià)格文件。選擇供應(yīng)商 選擇供應(yīng)商的基本原理一般來(lái)講，隨著管理軟件的不斷完善，在采購(gòu)與付款子系統(tǒng)中應(yīng)該設(shè)計(jì)選擇供應(yīng)商模塊，幫助企業(yè)科學(xué)地選擇供應(yīng)商。選擇供應(yīng)商模塊主要包括兩個(gè)基本功能：供應(yīng)商評(píng)價(jià)指標(biāo)體系設(shè)置、自動(dòng)生成供應(yīng)商排名。 采購(gòu)訂單管理采購(gòu)訂單是企業(yè)與供應(yīng)商之間簽訂的一種協(xié)議或者經(jīng)濟(jì)合同。主要包括：采購(gòu)什么貨物采購(gòu)多少由誰(shuí)供貨什么時(shí)間到貨到貨地點(diǎn)運(yùn)輸方式價(jià)格、運(yùn)費(fèi)等采購(gòu)訂單是經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的重要組成部分，因此采購(gòu)訂單管理是企業(yè)采購(gòu)管理尤為重要的內(nèi)容。采購(gòu)訂單示例 第六節(jié) 采購(gòu)發(fā)票、采購(gòu)

10、結(jié)算與付款管理采購(gòu)發(fā)票編制采購(gòu)發(fā)票編制模塊的功能是支持用戶在計(jì)算機(jī)上輸入和審核采購(gòu)發(fā)票，并將結(jié)果保存在發(fā)票文件中。采購(gòu)發(fā)票分類專用發(fā)票普通發(fā)票（普通、農(nóng)收、廢收、其他收據(jù)）運(yùn)費(fèi)發(fā)票采購(gòu)發(fā)票實(shí)時(shí)控制方式的設(shè)計(jì) 在手工環(huán)境下，采購(gòu)發(fā)票的控制受人為影響因素比較大，其結(jié)果是無(wú)效的采購(gòu)發(fā)票進(jìn)入企業(yè)，財(cái)會(huì)人員被動(dòng)地編制憑證，記賬，導(dǎo)致采購(gòu)過(guò)程時(shí)控，采購(gòu)成本居高不下。在IT環(huán)境下，由于財(cái)會(huì)人員能夠?qū)崟r(shí)從數(shù)據(jù)庫(kù)中獲得采購(gòu)訂單、入庫(kù)單等控制依據(jù)，因此，對(duì)采購(gòu)發(fā)票進(jìn)行實(shí)時(shí)控制成為可能。在設(shè)計(jì)采購(gòu)與付款子系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)該改變觀念，將事后控制轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)時(shí)控制，并用實(shí)時(shí)控制的方法控制采購(gòu)活動(dòng)。實(shí)時(shí)控制原理 采購(gòu)結(jié)算采購(gòu)結(jié)算也

11、叫采購(gòu)報(bào)賬，在手工業(yè)務(wù)中，采購(gòu)業(yè)務(wù)員拿著經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批過(guò)的采購(gòu)發(fā)票和倉(cāng)庫(kù)確認(rèn)的入庫(kù)單到財(cái)務(wù)部門(mén)，由財(cái)務(wù)人員確認(rèn)采購(gòu)成本。在IT環(huán)境下，由于各子系統(tǒng)之間實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，因此，系統(tǒng)提供：“自動(dòng)采購(gòu)結(jié)算”“人工輔助采購(gòu)結(jié)算”自動(dòng)采購(gòu)結(jié)算將發(fā)票中的單價(jià)與采購(gòu)訂單文件中訂貨單價(jià)和暫估入庫(kù)單價(jià)相核對(duì)發(fā)票中的數(shù)量與入庫(kù)單文件中收貨數(shù)量相核對(duì)如果核對(duì)結(jié)果完全相符，生成結(jié)算表，并在入庫(kù)單文件、采購(gòu)發(fā)票文件、采購(gòu)訂單文件中做采購(gòu)結(jié)算標(biāo)志如果不完全相符，提示采用手工輔助采購(gòu)結(jié)算手工輔助采購(gòu)結(jié)算 手工輔助采購(gòu)結(jié)算模塊的功能是計(jì)算機(jī)根據(jù)采購(gòu)訂單號(hào)自動(dòng)從采購(gòu)訂單文件、存貨子系統(tǒng)中的入庫(kù)單文件中選擇出與正在錄入的發(fā)票相關(guān)的數(shù)

12、據(jù)進(jìn)行核對(duì)。當(dāng)發(fā)現(xiàn)暫估入庫(kù)貨物的暫估單價(jià)與發(fā)票單價(jià)不相符時(shí)，將反映該筆先入庫(kù)后報(bào)銷(xiāo)的采購(gòu)入庫(kù)業(yè)務(wù)的入庫(kù)單、采購(gòu)發(fā)票、以及采購(gòu)訂單數(shù)據(jù)顯示在屏幕上進(jìn)行審核 。如果發(fā)票單價(jià)超出訂貨單價(jià)和暫估入庫(kù)單價(jià)，及時(shí)查明原因如果認(rèn)為原因合理，審核人員發(fā)出“審核通過(guò)”命令，系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)該張入庫(kù)單生成一張紅字入庫(kù)單（單到回沖），并根據(jù)采購(gòu)發(fā)票結(jié)算出存貨成本，生成一張藍(lán)字入庫(kù)單，自動(dòng)傳入存貨子系統(tǒng)；同時(shí)在入庫(kù)單文件、采購(gòu)發(fā)票文件、采購(gòu)訂單文件中做采購(gòu)結(jié)算標(biāo)志，生成采購(gòu)結(jié)算表，并將其轉(zhuǎn)換為記賬憑證：借：材料或材料采購(gòu)等 應(yīng)交稅金應(yīng)交增值稅（進(jìn)項(xiàng)稅額） 貸：應(yīng)付賬款傳遞到總賬子系統(tǒng) 付款管理 應(yīng)款管理模塊的功能：從采購(gòu)

13、發(fā)票文件中篩選出特定付款到期日未付款發(fā)票用戶根據(jù)企業(yè)情況選擇將要付款的發(fā)票系統(tǒng)自動(dòng)生成準(zhǔn)備付款通知書(shū)，供出納使用自動(dòng)付款 有些先進(jìn)的應(yīng)付處理模塊根據(jù)付款準(zhǔn)備通知書(shū)文件自動(dòng)開(kāi)支票，并生成付款憑證： 借：應(yīng)付賬款XX供應(yīng)商 貸：銀行存款 傳遞到總賬子系統(tǒng)，記賬時(shí)自動(dòng)更新發(fā)票文件的已付金額字段。一般付款 一般情況下，出納接到準(zhǔn)備付款通知書(shū)后，手工簽發(fā)支票，編制付款憑證，再通過(guò)總賬子系統(tǒng)的憑證錄入模塊將付款憑證送入計(jì)算機(jī)，記賬時(shí)自動(dòng)更新總賬子系統(tǒng)中相應(yīng)數(shù)據(jù)文件，同時(shí)更新發(fā)票文件中該張發(fā)票的已付金額。采購(gòu)、付款業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)的一體化策略 總賬子系統(tǒng)是總括反映企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)全過(guò)程信息的子系統(tǒng)，因此，采購(gòu)與付款業(yè)

14、務(wù)都必須轉(zhuǎn)化為會(huì)計(jì)信息-記賬憑證，傳遞到總賬子系統(tǒng)。為了實(shí)現(xiàn)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)的一體化策略：首先應(yīng)該建立采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)聯(lián)系的紐帶-憑證模板，并將其保存在動(dòng)態(tài)會(huì)計(jì)平臺(tái)中；在日常采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，系統(tǒng)通過(guò)動(dòng)態(tài)會(huì)計(jì)平臺(tái)自動(dòng)將業(yè)務(wù)單據(jù)轉(zhuǎn)化為記賬憑證自動(dòng)轉(zhuǎn)賬過(guò)程示意圖第七節(jié) 賬表輸出和統(tǒng)計(jì)分析賬表輸出和統(tǒng)計(jì)分析賬表輸出采購(gòu)執(zhí)行表采購(gòu)明細(xì)表入庫(kù)明細(xì)表采購(gòu)結(jié)算明細(xì)表在途明細(xì)表采購(gòu)綜合統(tǒng)計(jì)表等分析表存貨價(jià)格分析供應(yīng)商價(jià)格分析采購(gòu)類別結(jié)構(gòu)分析采購(gòu)資金比重分析采購(gòu)貨齡綜合分析判斷題存貨檔案文件只被存貨子系統(tǒng)使用,在采購(gòu)與付款子系統(tǒng)中不被使用,因此,它不是一個(gè)重要的檔案文件請(qǐng)購(gòu)者購(gòu)買(mǎi)存貨時(shí),通過(guò)錄入請(qǐng)購(gòu)

15、單模塊將需申請(qǐng)采購(gòu)的部門(mén),采購(gòu)的存貨,時(shí)間等信息輸入計(jì)算機(jī),并保存在存貨檔案文件中在采購(gòu)過(guò)程中,可能采用不同的采購(gòu)類型,如生產(chǎn)采購(gòu),產(chǎn)品開(kāi)發(fā)采購(gòu), 企業(yè)所處的行業(yè)不同,其采購(gòu)類型也不盡相同.因此,必須采用定點(diǎn)開(kāi)發(fā)的方式,將企業(yè)的采購(gòu)類型固化到采購(gòu)與付款子系統(tǒng)中選擇題1、采購(gòu)與付款子系統(tǒng)中獲取請(qǐng)購(gòu)單的方法主要有( )A. 錄入請(qǐng)購(gòu)單 B. 存貨子系統(tǒng)自動(dòng)傳入 C. MRP物料需求計(jì)劃傳入 D.通過(guò)internet 從供應(yīng)商處獲取信息2、為了加速供應(yīng)商發(fā)票的錄入速度,并保證發(fā)票上數(shù)據(jù)的正確性,系統(tǒng)應(yīng)該提供( )為依據(jù)錄入供應(yīng)商發(fā)票的功能,該依據(jù)來(lái)源于( )系統(tǒng)A 采購(gòu)合同,采購(gòu)子系統(tǒng)B 請(qǐng)購(gòu)單,采購(gòu)子系統(tǒng)C 付款憑證,