OA協(xié)同辦公系統(tǒng)建議

1、OA協(xié)同辦公平臺立項建議一、建議背景因我公司從上而下的管理層級較多，日常工作的審批層級也較多，又因各級領(lǐng)導不經(jīng)常在廊坊公司，各項工作的審批周期太長，嚴重影響了各部室的工作落實和效率；公司10幾個部室，跨部門的工作協(xié)作較多，因信息不對稱造成的工作任務(wù)落實不到位情況時有發(fā)生，又因傳統(tǒng)的辦公方式對工作過程沒有跟蹤和監(jiān)控，推萎扯皮現(xiàn)象也有發(fā)生。隨著公司業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展，日常經(jīng)營管理過程中的一些問題開始逐步突顯出來：1、關(guān)于人力資源類工作：我公司屬于勞動密集型企業(yè)，每天都有大量的招聘、內(nèi)外部培訓、工資核算、考勤、離職等工作。人事類審批手續(xù)涉及多個部門，多個領(lǐng)導，多種審批內(nèi)容和權(quán)限。這些部門分散在公司、廠區(qū)

2、需要經(jīng)辦人員往返多次。審批時間長，效率低。2、關(guān)于跨部門協(xié)調(diào)類工作：我公司有四個分廠10幾個部室，一些業(yè)務(wù)需要跨越多個部門協(xié)調(diào)審批。經(jīng)常出現(xiàn)推諉扯皮現(xiàn)象。造成工作任務(wù)執(zhí)行不到位，工作效率低。在產(chǎn)品出現(xiàn)質(zhì)量問題時，面對客戶投訴事件在多部門內(nèi)反應較慢，造成客戶滿意度降低。在財務(wù)報銷方面，大量的費用在報銷過程中會出現(xiàn)票據(jù)、費用不符的情況。需先在本部門審批完成后再到公司審批，審批過程需要多次往返最為耗時耗力；因手工填寫不規(guī)范，造成財務(wù)人員在審核票據(jù)及表單時花費大量的精力與報銷人員進行核對信息。每年度，各部門大量的借款審批、付款審批，靠兩條腿走路，因為審批效率低下，往往需要3-5天，而各層級的領(lǐng)導也不得

3、不隨時接待敲門而入需簽字審批的員工。對于ERP系統(tǒng)中數(shù)以萬計的編碼管理難度較大。涉及日常行政管理中，大量的審批決策，現(xiàn)存在因?qū)徟芷陂L，導致工作效率低的情況。8、對公司中一些項目進展、問題處理的后續(xù)跟蹤、業(yè)務(wù)考核及制度執(zhí)行無人跟蹤落實，公司領(lǐng)導無法及時了解項目或事件的進展情況。9、公司發(fā)文印發(fā)份數(shù)數(shù)量大，且公文傳遞效率低，成本高。綜上所述，目前我單位在發(fā)展過程中遇到以下幾方面的管理挑戰(zhàn)：管理層級多，審批決策周期長，整體執(zhí)行力與反應速度低，造成工作效率低；流程不清晰，大量事務(wù)需要反復協(xié)調(diào)，推諉扯皮事件增多，需要建立高效的協(xié)作機制；關(guān)鍵業(yè)務(wù)知識缺少組織級沉淀，集中在部分專業(yè)能人手中，知識流失風險大

4、，需要重視知識管理；全國的市場戰(zhàn)略，需要建立一個基于互聯(lián)網(wǎng)的統(tǒng)一的辦公管理平臺。 二、解決方案 1、建立高效的協(xié)作機制 致遠A6協(xié)同辦公平臺的協(xié)作應用中心，將工作流、信息平臺、和郵件應用三合為一保障信息傳遞實時準確，內(nèi)部協(xié)作過程透明可控，做到事事有記錄，件件可跟蹤，大大提高協(xié)作效率和質(zhì)量，減少無效會議。通過個人流程工作績效統(tǒng)計，方便員工管理自我績效，也便于領(lǐng)導監(jiān)控下屬績效。2、建立規(guī)范的流程審批平臺 致遠A8的審批應用中心，支持表單與流程自定義，保障流程更清晰規(guī)范，避免推諉；過程透明全程可控，防止扯皮；審批內(nèi)容更規(guī)范，領(lǐng)導審批更輕松，大幅縮短審批周期提高辦事效率。 剛?cè)岵亩ぷ髁鳛楦鲗?/p>

5、級用戶辦公帶來便利和高效柔性工作流程自由協(xié)同自上而下：管理層在往下交辦工作任務(wù)時，利用自由協(xié)同確保了工作任務(wù)的授權(quán)有效性，書面授權(quán)，降低工作任務(wù)信息傳遞衰減或變形；可視化的工作流程，讓任務(wù)發(fā)起者可隨時跟蹤工作進展情況，隨時看到每個部門對工作的處理狀態(tài)和結(jié)果；支持工作處理人員的意見往復討論，執(zhí)行過程實時溝通指導，提前規(guī)避風險，以使工作辦理結(jié)果達到預期效果。自下而上：各層級員工向領(lǐng)導做的請示、匯報等工作將通過協(xié)同辦公平臺，可得到領(lǐng)導快速的回復。在也不用在領(lǐng)導門口排隊匯報了，同時也將領(lǐng)導層從辦公場所解放出來；因致遠協(xié)同辦公平臺是基于互聯(lián)網(wǎng)的辦公系統(tǒng)，支持移動辦公，只要能上網(wǎng)就能隨時隨地進行辦公，可以

6、利用在出差的旅途中，機場侯機時等碎片時間處理工作、查看公文等。大大提高了各項審批效率，從而推動公司的整體工作效率。橫向跨部門之間的協(xié)作：因整個協(xié)作過程透明化，各部門的責權(quán)利分明，通過協(xié)同辦公平臺使得各部門間的協(xié)作效率和質(zhì)量得到大幅度的提升。協(xié)同工作的過程控制：書面授權(quán)、全程透明、過程可控、意見留痕、震蕩討論，強大的管理功能讓扯皮推逶遠離組織,通過協(xié)同平臺做到事事有記錄，件件可跟蹤，幫助管理者將每項工作跟蹤落實到位。2、剛性流程表單模版+固化的審批流等程、 公司因長期發(fā)展而固化下來的關(guān)于行政、人事、采購、生產(chǎn)、銷售、質(zhì)量等方面的審批流程，以表單電子化后搭建到系統(tǒng)中，配上相應審批流程，在系統(tǒng)中進行

7、高效審批和流轉(zhuǎn)。 要想讓制度真正“落地”，必須真正讓制度規(guī)范到員工的工作細節(jié)中去。最大限度的避免特事特辦的情況發(fā)生，提高員工的執(zhí)行力。根據(jù)企業(yè)需要，自定義查詢統(tǒng)計內(nèi)容，多種展現(xiàn)方式，支撐領(lǐng)導進行快速決策。3、建立高凝聚力的文化建設(shè)平臺 致遠A8的文化建設(shè)應用中心，支持信息發(fā)布與推送，使得政令及時上傳下達；提供單位信息主頁與部門信息主頁，輔助建設(shè)企業(yè)文化與部門協(xié)作文化； 4、建立安全共享的知識管理平臺 致遠A8的知識管理中心，支持多文件庫定義，適應各類知識的專業(yè)存儲；支持RSS訂閱、博客等新技術(shù)，方便學習互動；支持多種權(quán)限，保障信息在安全下共享。5、支持移動辦公：IPAD、IPHONE、安卓系統(tǒng)

8、的 客戶端，讓用戶可隨時隨地享受協(xié)同辦公帶來的高效、輕松的工作樂趣。布署致遠A8協(xié)同辦公管理平臺實現(xiàn)公司上下內(nèi)外全面管控，從下到上全面執(zhí)行。三、實施效果：1、 該項目費用低，效果明顯，能夠有效的提高工作效率及公司整體管理水平。經(jīng)與用友軟件公司溝通，該系統(tǒng)按100個端口計算，軟件投入費用僅用10萬多元，該軟件的使用，將有效的理清公司業(yè)務(wù)流程，明確部門職責，提高辦事效率，對管理人員的工作效率及項目進展做到隨時監(jiān)督，有效控制，同時也為后續(xù)ERP的有效實施提供很好的保障。對于公司領(lǐng)導經(jīng)常出差不在公司，一些事情的請示和批復就會停滯等待，OA的移動辦公功能能夠有效的解決這一問題，通過 或IPAD終端公司領(lǐng)

9、導可隨時隨地關(guān)注公司項目進度，并進行相關(guān)的指示和批復。OA的使用能夠有效的改善企業(yè)流程，對ERP的重新整合起著很好的推動作用。4、提高企業(yè)形象 隨著科技的不斷發(fā)展，信息化管理、無紙化辦公已成為現(xiàn)代化企業(yè)的一個標志，OA軟件的使用，不僅能提高公司的管理水平，也大大提高了公司的現(xiàn)代化企業(yè)形象。 多讀書的好處 書,是了望世界的窗口。書，是知識的源泉，是人類進步的階梯。要獲得知識，就必須多讀書。要跟上時代發(fā)展的步伐，就必須不斷讀書，不斷充實自己。書的內(nèi)容可以五花八門，不拘一格。因為我始終相信，不管看什么書，只要開卷就有益。我床邊的書常常有幾摞，隨手可取，內(nèi)容五花八門。有適合工作需要的書，比如新華文摘、

10、我是職業(yè)秘書、社會工作概論等；有文學書籍，這幾年看了一些當下流行的文學作品，尤其喜歡反映官場現(xiàn)實的小說；也有熱播的電視劇的書，我感覺文字的渲染效果遠比演員的表演更有感染力。還有一些如何與孩子溝通的書也是我經(jīng)常涉足的領(lǐng)域。這六周的學習時間，我又強化了讀書筆記的記錄。書越讀越多，越讀越有興趣。我感覺多讀書至少有以下四點好處：一是多讀書可以增長知識，提高能力。古人云，“書猶藥也，善讀之可以醫(yī)愚。不吃飯則饑，不讀書則愚”。讀書能增長知識，開闊眼界；能明白事理，增強能力。我原來只是把“加強學習”當作一句口號來喊，隨著看書多一些后，才真正發(fā)現(xiàn)讀書的意義。明白了我們常說的“提高分析問題解決問題的能力”不是一

11、句空話。同樣一件事情，不同的人會有不同的看法，不同的看法就會產(chǎn)生不同的處理方式。同樣的工作，有的人能思路清晰、有條不紊處理得很好，有的人就不得要領(lǐng)，亂干一氣，結(jié)果忙了半天沒有實效。我以為，這也是不學習、思想膚淺、理解能力低的表現(xiàn)。只有多讀書，通古今，曉四方，提高理解能力，才能正確分析問題，才能用科學的理論和方法來解決問題。二是多讀書可以陶冶情操，自信從容。我經(jīng)常會把把空閑時間留給書本，比如利用送孩子去培訓班之后的時間看書。最好是找個安靜的書屋，可以喝點茶，手捧一本喜歡的書，坐在靠窗邊的椅子上，安安靜靜地品味書中的滋味。這時候，我的內(nèi)心是充實的而滿足的。讀書可以讓我們擁有“運籌帷幄，決勝千里”的

12、信心。讀書可以使人從無知到有知，從有知到深知；讀書可以使人更加理性，不為喧囂繁雜的世事所干擾，不為一時一事的得失而喜憂。通過在筆墨書香中體驗共鳴和感動，解脫自己內(nèi)心的焦慮、恐懼、寂寞、悲哀，使胸中的積郁釋然超脫，達到淡泊寧靜、自信從容的心理和諧狀態(tài)。三是多讀書可以修身養(yǎng)性，溫文爾雅。其實，我喜歡讀書也不是天生的。曾經(jīng)跟一位大學教授聊天時候的一句話在我心里打下了深深的烙印。他說“一個人讀多少書是寫在臉上的”。當時，我對照檢查了一下，感覺我臉上肯定是寫著沒有多少文墨、很膚淺的樣子。我多么希望自己讓人看起來是氣質(zhì)高雅，富有書卷氣的樣子啊。我們知道：第一印象非常重要。多讀書就可以讓人感覺知書答禮，頗有風度。有時候，我們會發(fā)現(xiàn)，同樣年齡段的人，大學教授和一般職工總是讓人一眼就能分辨出來。主要是氣質(zhì)的不同。這就是我們常說的“腹有詩書氣自華”。四是多讀書可以文采飛揚，富有靈感。我們都是機關(guān)工作者。能說會寫是對我們的基本要求。這就要求我們要多讀書。不讀書，寫作時就可能無從下筆或言之無物，語言空洞乏味，沒有魅力?！白x書破萬卷，下筆如有神?！睍x得多了，駕馭文字的能力強了，想要表達的思想就能流暢的表達出來。我有深切的體會：當我寫一篇文章的時候如果