公文和行文規(guī)則課件

1、公文格式和行文規(guī)則7/19/2022機關公文處理工作主要依據(jù) 1國家行政機關公文處理辦法 2國務院辦公廳關于實施國家行政機關公文處理辦法 涉及的幾個具體問題的處理意見 3國務院辦公廳關于進一步做好公文處理工作有關事項的 通知 4國務院辦公廳關于報送公文工作中幾個問題的通知 5國務院辦公廳關于國務院各部門報送公文簡報有關事項 的通知 6國務院辦公廳印發(fā)關于進一步加強公文審核把關工作的 幾點意見的通知 7國務院公文主題詞表 8國家行政機關公文格式（GB/T 9704-1999） 7/19/2022第一節(jié) 公文格式公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關

2、、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期等部分組成。 公文的格式是指組成公文的各部分文字符號在載體（紙張等）上排列的規(guī)定。7/19/2022公文中各要素標識規(guī)則： 組成公文的各要素分為眉首、主體、版記三部分。如下圖：7/19/2022下 行 文 式 樣眉首秘密等級發(fā)文字號緊急程度發(fā)文機關標識份號標題主送機關主體正文7/19/2022主體版記附件標識印章成文日期附注主題詞抄送機關印發(fā)機關印發(fā)日期二維條碼7/19/20221眉首 （1）秘密等級和保密期限：涉及國家秘密的公文應當標明密級和保密期限。 （2）緊急程度：緊急公文應當根據(jù)緊急程度分別標明“特急”、

3、“急件”。其中電報應當分別標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急” 。7/19/2022 （3）發(fā)文機關標識：由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱后面加“文件”組成。聯(lián)合行文時應使主辦機關名稱在前，“文件”二字置于發(fā)文機關名稱右側(cè)，上下居中排布；7/19/2022 （4）發(fā)文字號：發(fā)文字號應當包括機關代字、年份、序號。聯(lián)合行文，只標明主辦機關發(fā)文字號。下行文居中排布，上行文居左排布。 7/19/2022 發(fā)文字號不規(guī)范。主要表現(xiàn)有： 搭配虛字 如：“交辦發(fā)2005第35號”，這里的 “第”是沒有什么實際意義的多余字，應刪去。規(guī)范化的用法是：“交辦發(fā)200535號”（即交通部2005年度發(fā)的第35號文件

4、，主辦單位是辦公廳）。7/19/2022 要素顛倒。 國家行政機關公文處理辦法第三章第十條第四款已明確規(guī)定：“發(fā)文字號應當包括機關代字、年份、序號”，實質(zhì)上等于指定了“機關代字”、“年份”、“序號”三要素排列順序。但個別單位在使用“發(fā)文字號”時，并沒有按以上指定順序排列，三要素位置顛倒。如：“2005交辦發(fā)35號”，把年份前移，是錯誤的。規(guī)范化的用法應是“交辦發(fā)200535號”。7/19/2022 年號不全。 如“國辦發(fā)0835號”， 這里的“08” 是指2008年度。如若事過幾個世紀或更長一些時間，給將來查找利用文件檔案帶來很大麻煩。所以，年份號應該寫全。7/19/2022 錯用括號。 如“

5、國辦發(fā)（2008）35號”、“交辦發(fā)2008 35號”，這里的年份所用的括號“（）”、“ ”均是錯誤的。 規(guī)范的用法應是六角括號“”，如： “交辦發(fā)200835號”。7/19/2022 亂設虛位。 發(fā)文字號中的“發(fā)文序號”常常出現(xiàn)虛位，如“國辦發(fā)2008005號” ，這里的“005號”應改為“5號”。7/19/2022 擺放有誤。 一是該居中擺放而不居中；二是不該居中擺放卻居中。 發(fā)文字號的擺放有兩種不同類型：下行文，發(fā)文字號一般居中；上行文需標識簽發(fā)人姓名時，發(fā)文字號移到左邊，左空1字，簽發(fā)人姓名居右安排，右空1字；7/19/2022 （5）上行文應當注明簽發(fā)人、會簽人姓名。其中，“請示”應

6、當在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。7/19/2022上 行 文 式 樣眉首主體發(fā)文字號簽發(fā)人7/19/2022 2主體 （1）公文標題：公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標明公文種類，一般應當標明發(fā)文機關。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。 7/19/2022公文標題常見問題： 標題要素掌握不當： 標題由發(fā)文機關名稱、事由、文種三部分組成，不該省略的不能省略，該省略的要省略。 當有發(fā)文機關標識時，可省略發(fā)文機關名稱； 當發(fā)內(nèi)容簡單的命令、公告、通告時，可省略事由； 當發(fā)非正式的通知時，可省略發(fā)文機關名稱和事由。7/19/2022 多重轉(zhuǎn)發(fā)時標題冗長。 如“縣人民政

7、府關于轉(zhuǎn)發(fā)市人民政府關于轉(zhuǎn)發(fā)省人民政府關于轉(zhuǎn)發(fā)國務院關于印發(fā)國家行政機關公文處理辦法的通知的通知的通知的通知”。這里介詞“關于”、動詞“轉(zhuǎn)發(fā)”、文種“通知”反復出現(xiàn)，在一個標題內(nèi)重復使用，造成標題冗長，令人不知所云。解決用詞重疊問題，可采用 “簡化法”、 “直轉(zhuǎn)法” 、 “替代法”進行處理。7/19/2022簡化法： 省財政廳要轉(zhuǎn)發(fā)“財政部關于印發(fā)中央部門財政撥款節(jié)余資金管理暫行規(guī)定的通知”時: 如果機械轉(zhuǎn)發(fā)則為: 省財政廳關于轉(zhuǎn)發(fā)財政部關于印發(fā)中央部門財政撥款節(jié)余資金管理暫行規(guī)定的通知的通知 標題可擬為： 省財政廳關于轉(zhuǎn)發(fā)財政部中央部門財政撥款節(jié)余資金管理暫行規(guī)定的通知7/19/2022直轉(zhuǎn)

8、法： 縣人民政府關于轉(zhuǎn)發(fā)國務院國家行政機關公文處理辦法的通知替代法： 縣人民政府關于轉(zhuǎn)發(fā)市人民政府政發(fā)200883號文件的通知7/19/2022 標題標點符號使用不當。 公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。例: 習慣寫法為：省交通廳關于轉(zhuǎn)發(fā)交通部關于組織公路、水路執(zhí)法人員學習交通行政許可實施程序規(guī)定的通知的通知 正確寫法為： 省交通廳轉(zhuǎn)發(fā)交通部關于組織公路水路執(zhí)法人員學習交通行政許可實施程序規(guī)定的通知7/19/2022 標題中“批轉(zhuǎn)”、“轉(zhuǎn)發(fā)”和“印發(fā)”使用不當。 “批轉(zhuǎn)”具有“批準轉(zhuǎn)發(fā)”之意，是上級對下級報告的認同并轉(zhuǎn)發(fā)下去貫徹落實的。 “印發(fā)”則主要用于發(fā)布本機關制定的

9、公文或領導講話。 “轉(zhuǎn)發(fā)”主要用于轉(zhuǎn)發(fā)其他機關和單位的文件。7/19/2022 （2）主送機關：主送機關指公文的主要受理機關，應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。 （3）正文：公文首頁必須顯示正文。必要時將主送機關名稱移至版記中抄送機關之上。 7/19/2022 （4）附件：公文如有附件，應當注明附件順序和名稱。（如“附件：1”）并在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前后標識應一致。但用印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)、公布、報送等形式發(fā)出的內(nèi)容，不用標注附件。7/19/2022 （5）成文時間：以領導人簽發(fā)的時間為準。聯(lián)合行文一般由主辦機關首先簽署意見，協(xié)辦單位依次會簽，一般

10、不使用復印件會簽。成文時間以最后簽發(fā)機關領導人的簽發(fā)日期為準。電報，以發(fā)出日期為準。 7/19/2022 （6）公文生效標識：公文除“會議紀要”和以電報形式發(fā)出的以外，應當加蓋印章。行政機關聯(lián)合向上行文，為簡化手續(xù)和提高效率，由主辦單位加蓋印章即可；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機關都應當加蓋印章。（見下圖） 注意：會議紀要和電報上不加蓋印章。 7/19/2022聯(lián)合行文末頁公文版式7/19/2022 （7）附注：公文如有附注（需要說明的其他事項，如“請示”應當在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話），應當加括號標注。 常見問題：沒有在請示的“附注”處注明聯(lián)系人的姓名和電話。反而在報告的“附注”處注上了。 7/

11、19/20223版記 （1）主題詞：公文應當標注主題詞。上行文按照上級機關的要求標注主題詞。 公文的主題詞是適應辦公自動化、公文處理規(guī)范化的需要，從公文內(nèi)容選取轉(zhuǎn)換出來的，能反映公文主題概念的詞或詞組。由各機關自行制定。7/19/2022 主題詞標注不規(guī)范的表現(xiàn)有： 不標注主題詞； 不按主題詞表標注,而是簡單地從標題中選??； 主題詞標注太多或太少。有的一標八、九個，有的只標一個； 最后一個主題詞不是文種。 7/19/2022 （2）抄送機關：抄送機關指除主送機關外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關，應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。 （3）印發(fā)機關及日期。 （4）二維條形碼注意：公文的版記一定在公文

12、封底的最后！7/19/2022公文的特定格式： 信函式格式： 命令格式：生效標識為簽發(fā)人簽名章。 會議紀要格式：會議紀要標識由“會議名稱會議紀要”組成。會議紀要不加蓋印章。 7/19/2022第二節(jié) 行文規(guī)則 為保證公文處理工作高效有序地進行，必須正確認識行文關系，遵守如下行文規(guī)則：7/19/2022一、行文應當精簡注重效用一是可發(fā)可不發(fā)的文件，堅決不發(fā)；二是凡已開會作過部署或已登報、發(fā)電話通知、傳真電報的，一般不再發(fā)文；三是本級工作措施相比上級文件沒有更具體要求的，不再發(fā)文；四是本機關內(nèi)部部署的一般工作，一般不發(fā)文。7/19/2022實際工作中常見問題： 1. 一些工作只需打個電話或發(fā)個傳真

13、就能解決， 但為了強調(diào)自己工作的重要性，找出種種理 由發(fā)文； 2. 發(fā)個辦公廳文能夠解決的問題，堅持要發(fā)部 文，認為規(guī)格越高越好； 3. 一個內(nèi)容相同的通知用幾種形式同時發(fā)出， 既發(fā)文件，又發(fā)傳真電報，還要電話通知。7/19/2022二、按機關隸屬關系行文機關之間的工作關系主要有三種類型： 1 .領導與被領導關系。 2 .指導與被指導關系。 3 .不相隸屬關系。 7/19/2022 1. 處于領導、指導地位的上級機關可以向被領導 或被指導的下級機關主送下行文； 2. 被領導、被指導的下級機關應向上級領導、指 導機關主送上行文； 3. 不相隸屬關系的機關之間相互主送平行文。7/19/2022常見

14、問題主要有： 1.有時向國務院辦公廳、發(fā)展改革委、財政部等部 委寫請示和報告；向中共中央辦公廳、中央組部 寫請示和報告； 2.個別情況向省級人民政府下批復； 3.向不相隸屬的機關和單位下批復。7/19/2022三、授權行文規(guī)則 1.如果一個部門的業(yè)務需要下級政府和有關部門的支持與配合，按隸屬關系和職責范圍又不具備布置工作提出要求的行文權限時，可以通過授權行文來解決。具體說，這個部門可向本級政府請示，經(jīng)同意并授權后，向下級政府行文。在行文時，應在文中注明“經(jīng)X X X政府同意”的字樣。7/19/2022 2.各級政府以及各部門的辦公廳（室）是政府和部門的綜合辦事機構(gòu)，對外行文都是代表政府和部門的

15、，具有授權行文的性質(zhì)（內(nèi)部事務除外），與本級政府和本部門的公文具有同等效力，下級機關（部門）都應貫徹執(zhí)行，。雖然辦公廳（室）的行文具有授權行文的性質(zhì)，但在法律上還是有區(qū)別的，所以行政法規(guī)和規(guī)章必須由政府或部門發(fā)布，而不能由辦公廳發(fā)布。7/19/2022 3.部門內(nèi)設機構(gòu)不得向本部門機關以外的其他機關（包括本系統(tǒng)）制發(fā)政策性和規(guī)范性文件，不得代替部門審批下達應當由部門審批下達的事項；與相應的其他機關進行工作聯(lián)系確需行文時，只能以函的形式行文。7/19/2022常見問題主要有：1.不經(jīng)授權直接行文；2.不能正確運用授權行文規(guī)則；3.部門內(nèi)設機構(gòu)對外正式行文；4.對國務院“部門內(nèi)設機構(gòu)除辦公廳（室）

16、外不得對外正式行文?！庇姓`解。7/19/2022四、聯(lián)合行文規(guī)則1.同級政府與政府之間，部門與部門之間，上級部門與下級政府之間可以聯(lián)合行文；2.政府與同級黨委、軍事機關之間可以聯(lián)合行文；3.政府部門與同級黨委部門、軍事機關部門之間可以聯(lián)合行文；4.政府部門與同級人民團體和行使行政職能的事業(yè)單位之間，就某些互相有關的業(yè)務，經(jīng)過會商一致后可以聯(lián)合行文。7/19/20225.聯(lián)合行文，既可聯(lián)合向上行文，也可聯(lián)合向下行文。6.聯(lián)合行文應當確有必要，單位不宜過多。7.聯(lián)合行文時發(fā)文機關的排列順序和發(fā)文字號：行政機關聯(lián)合行文，主辦機關排列在前，標注主辦機關的發(fā)文字號；行政機關與同級或相應的黨的機關，軍隊機

17、關、人民團體聯(lián)合行文，按照黨、政、軍、群的順序排列。原則上應使用排列在前機關的發(fā)文字號，也可以協(xié)商確定，但只能標注一個機關的發(fā)文字號。7/19/20228.聯(lián)合行文的會簽：聯(lián)合行文一般由主辦機關首先簽署意見，協(xié)辦單位依次會簽。一般不使用復印件會簽。9.聯(lián)合行文的用印，行政機關聯(lián)合向上行文，為簡化手續(xù)和提高效率，由主辦單位加蓋印章即可。聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機關都應加蓋印章。7/19/2022聯(lián)合發(fā)文中經(jīng)常出現(xiàn)的問題：1.主辦機關沒有排列在前。有兩種情況： 一是在排序上謙讓，認為交通系統(tǒng)的事情需要其他部委大力協(xié)助，因此聯(lián)合發(fā)文中不考慮自己是主辦單位，主動把其他部委排列在前，但其他部委又不愿作為主辦

18、單位，致使發(fā)文字號標注困難。 二是在排序上互爭，有的部委認為自己權力較大，有的部委認為自己的領導職位較高，不適當?shù)匾笈帕性谇啊?.聯(lián)合辦文的機關級別不同。3.會簽時為了加快運轉(zhuǎn)，使用復印件會簽。7/19/2022五、不越級行文 不越級行文的規(guī)則體現(xiàn)了一級抓一級、一級對一級負責的組織原則。一般情況下不能破壞這種原則，破壞了，就會造成混亂，也影響機關辦事效率。所以通常情況下不越級行文。遇有特殊情況，如發(fā)生重大的事故、防汛救災等突發(fā)事件或上級領導在現(xiàn)場辦公中特別交待的問題，可特事特辦，越級行文，但要抄送被越過的上級機關。否則，受文機關對越級公文，可退回原呈報機關，或可作為閱件處理，不予辦理或答復。

19、 7/19/2022六、不越權行文 這一點的要求是，行文的內(nèi)容應是本機關職責范圍內(nèi)的事項，而不能超出，超出了即為越權。如果干涉了別的機關事務，不僅在實踐中行不通，而且會造成政令混亂。上級機關有權責令糾正或撤銷。7/19/2022七、上行文不直接報送領導個人 除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以機關名義向上級機關負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。7/19/2022上行文直接報送領導個人的不良后果：1.未經(jīng)文秘機構(gòu)簽收、登記，成了“帳外公文”，公文的流向、處理情況不得而知，查無蹤跡，成了“斷線的風箏”；2.這類公文到了領導同志手里，領導同志也頗為難，批，沒有部門的審批意見，只能以經(jīng)驗、憑感覺辦事，往往失去決策的科學性；不批，也有可能影響報送單位的工作；3.現(xiàn)實中一些單位拿著直送領導的批示件當“尚方寶劍”，到有關部門要錢要物，借領導批示向?qū)Ψ绞┘訅毫?，引起矛盾?/19/2022八、“請示”應一文一事 機關或部門都有明確分工，各自只能辦理職責范圍內(nèi)的事，如果一文數(shù)事，必然涉及幾個主管部門，給公文交辦帶來困難，即使勉強交辦出去，可能誰也不愿牽頭辦理，造成互相推諉、扯皮，最后延誤工作。因此，應把幾件事項分開請示，一事一文。在這個問題上不能搞精簡、壓縮。這是依法行政的要求。 7/19/2022 九、 “請示” 只主送一個機關 一些機關認為一件事情涉及