內(nèi)部控制手冊(cè)-145原材料采購

1、14.5原材料采購概述規(guī)定了XX股份有限公司集團(tuán)總部及其下屬公司（下屬公司是指XX股份有限公司投資（參股或控股）或托管或由上海XX有限公司托管的公司）有關(guān)原材料采購的過程，旨在規(guī)范集團(tuán)原材料采購過程中的各項(xiàng)具體工作，降低原材料采購成本，控制原材料質(zhì)量，降低付款風(fēng)險(xiǎn)等。適用范圍適用于XX股份有限公司集團(tuán)總部及其下屬公司。相關(guān)制度采購管理程序資源管理程序集團(tuán)供應(yīng)商資源管理程序物流作業(yè)計(jì)劃指導(dǎo)書集團(tuán)供應(yīng)商導(dǎo)入認(rèn)證流程 （擬定稿）采購交貨跟蹤作業(yè)指導(dǎo)書采購應(yīng)付管理規(guī)定不良采購件處理流程原材料資源專項(xiàng)預(yù)案供應(yīng)商質(zhì)量管理流程質(zhì)量框架協(xié)議采購框架協(xié)議。職責(zé)分工使用部門：提出原材料使用申請(qǐng)，負(fù)責(zé)制度采購計(jì)劃。

2、 采購部：執(zhí)行采購計(jì)劃，與供應(yīng)商簽訂采購合同等總經(jīng)理：負(fù)責(zé)對(duì)合同進(jìn)行審批等質(zhì)量部：原材料的質(zhì)量檢測(cè)等 物流部：負(fù)責(zé)原材料驗(yàn)收，入庫等。流程圖控制目標(biāo)序號(hào)內(nèi)控手冊(cè)唯一具體控制目標(biāo)編號(hào)控制目標(biāo)目標(biāo)類別114.5-CT1確保采購價(jià)格合理經(jīng)營效率目標(biāo)214.5-CT2確保采購的原材料符合生產(chǎn)需求經(jīng)營效率目標(biāo)314.5-CT3確保原材料采購成本效率最佳經(jīng)營效率目標(biāo)414.5-CT4確保庫存原材料符合生產(chǎn)需求經(jīng)營效率目標(biāo)514.5-CT5確保選擇合適的供應(yīng)商經(jīng)營效率目標(biāo)614.5-CT6確保采購經(jīng)過適當(dāng)授權(quán)審批經(jīng)營效率目標(biāo)714.5-CT7確保合同條款嚴(yán)格履行經(jīng)營效率目標(biāo)814.5-CT8確保采購合同妥善

3、保管經(jīng)營效率目標(biāo)914.5-CT9確保預(yù)付款得到適當(dāng)審批資產(chǎn)保全目標(biāo)1014.5-CT10確保合同糾紛得到妥善處理經(jīng)營效率目標(biāo)控制矩陣風(fēng)險(xiǎn)編號(hào)風(fēng)險(xiǎn)描述對(duì)應(yīng)控制目標(biāo)編號(hào)關(guān)鍵控制措施編號(hào)關(guān)鍵控制措施不相容職務(wù)控制活動(dòng)類型對(duì)應(yīng)制度控制痕跡會(huì)計(jì)報(bào)表認(rèn)定會(huì)計(jì)報(bào)表項(xiàng)目1存在和發(fā)生/真實(shí)性；2完整性；3權(quán)利與義務(wù)；4估價(jià)或分?jǐn)偅?表達(dá)和披露1234514.5-R1原材料采購價(jià)格不合理，導(dǎo)致資金使用風(fēng)險(xiǎn)14.5-CT114.5-CA1原材料采購應(yīng)進(jìn)行詢價(jià)比價(jià)，確定合格的供應(yīng)商，減少資金風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防型采購管理程序詢價(jià)比價(jià)表14.5-R2原材料選擇不當(dāng)，導(dǎo)致無法生產(chǎn)14.5-CT214.5-CA2原材料選擇必須按照使

4、用部門的實(shí)際要求和規(guī)定挑選合格的原材料預(yù)防型采購管理程序請(qǐng)購單14.5-R3無原材料采購計(jì)劃即執(zhí)行采購，導(dǎo)致資金使用風(fēng)險(xiǎn)14.5-CT314.5-CA3使用部門必須填寫原材料采購申請(qǐng)，經(jīng)過相關(guān)審批部門審核后才能進(jìn)行采購計(jì)劃申請(qǐng)/審核預(yù)防型采購管理程序 采購計(jì)劃14.5-R4集中采購和分散采購選擇不合理，導(dǎo)致采購成本過高14.5-CT314.5-CA4按照集團(tuán)實(shí)際需求和采購計(jì)劃，合理分配集采購份額，控制采購成本預(yù)防型資源管理程序采購成本14.5-R5對(duì)原材料的價(jià)格關(guān)注不夠，導(dǎo)致采購時(shí)機(jī)的選擇和把握不足，采購成本上升14.5-CT114.5-CA5采購原材時(shí)，必須做好充分市場(chǎng)調(diào)查，對(duì)原材料價(jià)格的走

5、勢(shì)有一定的了解，在價(jià)格合適時(shí)進(jìn)行采購預(yù)防型采購管理程序市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告14.5-R6原材料沒有安全庫存，采購申請(qǐng)不及時(shí)，影響持續(xù)穩(wěn)定生產(chǎn)14.5-CT414.5-CA6計(jì)劃下單前要核實(shí)原材料庫存，根據(jù)實(shí)際庫存和需求提出采購申請(qǐng)預(yù)防型物料計(jì)劃作業(yè)指導(dǎo)書采購申請(qǐng)14.5-R7對(duì)原材料采購時(shí)機(jī)的選擇和把握不足，導(dǎo)致采購成本上升14.5-CT114.5-CA7原則上根據(jù)生產(chǎn)預(yù)測(cè)和需求進(jìn)行采購，對(duì)于價(jià)格波動(dòng)趨勢(shì)或市場(chǎng)走向明顯的，經(jīng)批準(zhǔn)后統(tǒng)籌進(jìn)行采購預(yù)防型集團(tuán)供應(yīng)商資源管理程序價(jià)格調(diào)查表14.5-R8原材料采購數(shù)量不恰當(dāng)，導(dǎo)致庫存過多或不滿足生產(chǎn)需求，影響經(jīng)營效率和增加成本14.5-CT414.5-CA8原材

6、料采購計(jì)劃必須根據(jù)庫存和將來生產(chǎn)計(jì)劃，并經(jīng)相關(guān)使用部門審核通過后執(zhí)行經(jīng)辦/審批預(yù)防型物料計(jì)劃作業(yè)指導(dǎo)書序庫存統(tǒng)計(jì)采購計(jì)劃14.5-R9沒有進(jìn)行供應(yīng)商資格信用調(diào)查即進(jìn)行采購，導(dǎo)致采購欺詐風(fēng)險(xiǎn)14.5-CT514.5-CA9采購部必須對(duì)候選供應(yīng)商進(jìn)行信用資格調(diào)查，并對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)級(jí)分類，篩選出合格供應(yīng)商，還要對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行定期復(fù)查。預(yù)防型集團(tuán)供應(yīng)商導(dǎo)入認(rèn)證流程供應(yīng)商資信調(diào)查14.5-R10采購人員的授權(quán)不明確，授權(quán)不合理，無法及時(shí)做出采購決策、導(dǎo)致采購效率低14.5-CT614.5-CA10制定合理的采購授權(quán)體制，層層授權(quán)預(yù)防型采購管理程序采購授權(quán)制度14.5-R11采購人員的授權(quán)范圍和授權(quán)手續(xù)不完

7、整規(guī)范，對(duì)被授權(quán)人的監(jiān)控不夠，導(dǎo)致對(duì)于采購人員的行為無法約束，增加集團(tuán)的法律風(fēng)險(xiǎn)14.5-CT614.5-CA11明確采購人員的采購范圍，對(duì)超過授權(quán)范圍的須進(jìn)行申報(bào)審批，審核通過后進(jìn)行采購申請(qǐng)/審批預(yù)防型采購管理程序ERP授權(quán)審批權(quán)限；采購部組織架構(gòu)和崗位職責(zé)14.5-R12合同文件未經(jīng)充分審核即進(jìn)行采購，導(dǎo)致采購不當(dāng)，造成資金使用風(fēng)險(xiǎn)14.5-CT614.5-CA12采購合同須經(jīng)過相關(guān)部門審批，通過后才能進(jìn)行采購編制/審批預(yù)防型采購管理程序采購合同原材料14.5-R13合同簽訂并完成后沒有部門對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)生糾紛時(shí)，管理層無法及時(shí)獲得信息進(jìn)行處理，導(dǎo)致不必要的財(cái)產(chǎn)損失14.5

8、-CT714.5-CA13采購人員在簽訂合同后必須督促供應(yīng)商按照合同要求履行采購合同，如出現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)匯報(bào)相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行處理經(jīng)辦/監(jiān)督發(fā)現(xiàn)型采購交貨跟蹤作業(yè)指導(dǎo)書應(yīng)商采購合同履行14.5-R14沒有部門對(duì)原材料采購合同進(jìn)行歸口管理，合同遺失出現(xiàn)爭議時(shí)，無有效依據(jù)，造成財(cái)產(chǎn)損失14.5-CT814.5-CA14原材料采購合同簽訂后應(yīng)統(tǒng)一歸口到SQE統(tǒng)一管理預(yù)防型供應(yīng)商協(xié)議簽署作業(yè)指導(dǎo)書原材料采購合同14.5-R15原材料采購合同及相關(guān)文件未保密，導(dǎo)致采購價(jià)格對(duì)外公開，造成采購成本上升14.5-CT814.5-CA15做好原材料采購PO合同保密措施，嚴(yán)禁采購合同信息泄露，并提高相關(guān)采購人員的保密

9、意識(shí)，對(duì)造成信息泄露的要追究法律責(zé)任預(yù)防型采購管理程序保密條款或保密協(xié)議；ERP權(quán)限設(shè)置14.5-R16預(yù)付款未經(jīng)過相關(guān)授權(quán)部門審批，導(dǎo)致未經(jīng)授權(quán)的付款，影響公司資金安全14.5-CT914.5-CA16預(yù)付款必須經(jīng)過相關(guān)授權(quán)部門審批，經(jīng)審批后才能操作申請(qǐng)/審批預(yù)防型采購應(yīng)付管理規(guī)定OA付款申請(qǐng)預(yù)付賬款14.5-R17原材料入庫時(shí)未進(jìn)行充分驗(yàn)收，導(dǎo)致材料不符合合同條款規(guī)定，影響生產(chǎn)14.5-CT214.5-CA17原材料到貨后IQC檢驗(yàn)并測(cè)試后在送檢單簽字，才能做入庫處理采購/驗(yàn)收預(yù)防型采購管理程序送檢單14.5-R18采購到的原材料質(zhì)量不高，影響生產(chǎn)的正常運(yùn)營14.5-CT214.5-CA1

10、8采購到的原材料如發(fā)現(xiàn)有質(zhì)量問題，必須填寫相關(guān)質(zhì)量問題報(bào)告并與供應(yīng)商及時(shí)溝通，更換材料，或者做退貨處理。預(yù)防型不良采購件處理流程退貨申請(qǐng)單14.5-R19出現(xiàn)質(zhì)量糾紛時(shí)，未得到有效處理，影響結(jié)算14.5-CT1014.5-CA19出現(xiàn)質(zhì)量糾紛，首先與供應(yīng)商做協(xié)商處理，如果溝通失敗，應(yīng)該組織相關(guān)部門進(jìn)行處理預(yù)防型不良采購件處理流程不良采購件處理通知單14.5-R20原材料稀缺且沒有備用或可替代原材料，產(chǎn)生原材料短缺，生產(chǎn)中斷風(fēng)險(xiǎn)14.5-CT414.5-CA20在原材料供應(yīng)商選擇的時(shí)候，應(yīng)該考慮原材料是否是稀缺性原材料，原則上避免使用稀缺性的原材料；對(duì)于無法避免的，應(yīng)建立應(yīng)急預(yù)案預(yù)防型原材料資源專項(xiàng)預(yù)案原材料稀缺性評(píng)價(jià)14.5-R21未在與原料供應(yīng)商的采購合同中明確質(zhì)量與安全要求14.5-CT214.5-CA21與供應(yīng)商簽訂的采購合同中需明確質(zhì)量與安全要求預(yù)防型供應(yīng)商質(zhì)量管理流程質(zhì)量協(xié)議14.5-R22單獨(dú)的生產(chǎn)階段未建立持續(xù)