公文管理辦法09012

1、制度編號(hào)頁(yè)碼 1 / 7生效日期2010-9-1前版本號(hào)新 文 件部 門(mén)營(yíng)運(yùn)管理部制度名稱公文管理方法更改目的：新 文 件編 寫(xiě)： 日期：2010-9-1審 批：日期：目的：為提高公文處理工作的效率和質(zhì)量，使之規(guī)范化、科學(xué)化、制度化，結(jié)合公司（以下簡(jiǎn)稱公司）實(shí)際工作狀況，特制定本規(guī)定。范圍：本方法中的公文泛指公司紅頭文件、制度、內(nèi)部通啟、會(huì)議紀(jì)要責(zé)任：公司營(yíng)運(yùn)管理部是公文的歸口管理部門(mén)，負(fù)責(zé)建立健全公文工作制度，加強(qiáng)公文的統(tǒng)一協(xié)調(diào)與管理，按期進(jìn)行匯總分析，保證公文處理工作高效運(yùn)轉(zhuǎn)。公司營(yíng)運(yùn)管理部配備文秘人員負(fù)責(zé)公文處理工作。文秘人員應(yīng)忠于職守、廉潔正派、保密觀念強(qiáng)且具備有關(guān)專業(yè)學(xué)問(wèn)。公司總經(jīng)理

2、室成員在各自權(quán)限范圍內(nèi)負(fù)責(zé)簽發(fā)紅頭文件、制度；各部門(mén)負(fù)責(zé)人可在各自權(quán)限范圍內(nèi)負(fù)責(zé)簽發(fā)部門(mén)級(jí)別的內(nèi)部通啟、會(huì)議紀(jì)要；營(yíng)運(yùn)管理部系統(tǒng)稽核室負(fù)責(zé)各類公文執(zhí)行有效性的跟蹤、反饋、督導(dǎo)。內(nèi)容：定義：公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、連接有序的工作。公文處理的原則：公文處理應(yīng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡(jiǎn)、高效的原則，做到剛好、精確、平安、規(guī)范。公文由營(yíng)運(yùn)管理部統(tǒng)一編號(hào)、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀。公司各類發(fā)文在有效期內(nèi)均實(shí)行受控管理。所謂受控文件就是指有效文件。有效文件是指正在執(zhí)行的指導(dǎo)和布置公司工作的文件。有效文件分兩類，一是有效的業(yè)務(wù)或職能指導(dǎo)性文件、規(guī)章制度：二是有效的工作支配

3、性文件。公司任何正式出臺(tái)的文件均受營(yíng)運(yùn)管理部系統(tǒng)稽核室的稽核檢查，通過(guò)受控的方式管理公文，是防止各部門(mén)、各分公司、各級(jí)機(jī)構(gòu)出現(xiàn)執(zhí)行無(wú)效文件的主要措施。公文種類及運(yùn)用范圍公司的公文種類主要有：叮囑（令）、確定、決議、通告、報(bào)告、請(qǐng)示、通知、通報(bào)、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要等。各類公文運(yùn)用范圍叮囑（令）。適用于實(shí)行重大或強(qiáng)制性措施嘉獎(jiǎng)或懲戒管理權(quán)限內(nèi)的有關(guān)人員；撤銷分公司不適當(dāng)?shù)拇_定等。確定、決議。對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出的支配，用“確定”。經(jīng)過(guò)會(huì)議探討通過(guò)，并要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)，用“決議”。通告。適用于在確定范圍內(nèi)向員工或者往來(lái)單位公布應(yīng)當(dāng)遵守或者須要知曉的事項(xiàng)。通知。適用于發(fā)布規(guī)章制度（包括規(guī)定、方法

4、、章程、規(guī)程、細(xì)則等）和措施；傳達(dá)上級(jí)有關(guān)單位的指示；要求下級(jí)單位辦理或者須要知曉的事項(xiàng)；轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)有關(guān)單位、同級(jí)單位和不相隸屬單位的公文；批轉(zhuǎn)下級(jí)單位的公文；印發(fā)公司領(lǐng)導(dǎo)的講話；人事任免事項(xiàng)等。通報(bào)。適用于表彰先進(jìn)，指責(zé)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者狀況。報(bào)告。適用于向上級(jí)單位匯報(bào)工作，反映狀況，提出看法或建議，回復(fù)上級(jí)單位詢問(wèn)或交辦事項(xiàng)的處理結(jié)果。請(qǐng)示。適用于向上級(jí)單位請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)的事項(xiàng)。批復(fù)。適用于答復(fù)下級(jí)單位或相關(guān)單位的請(qǐng)示事項(xiàng)。函。適用于平級(jí)單位之間或不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題。會(huì)議紀(jì)要。適用于記載和傳達(dá)會(huì)議狀況和議定事項(xiàng)。公司的公文類別主要包括：紅頭文件（格式見(jiàn)附件一）。

5、公司的發(fā)字文件文種代號(hào)為“川安發(fā)字xxxxxxx號(hào)”。公司人事勞資配備單獨(dú)發(fā)文字號(hào)，發(fā)文字號(hào)為“川安人字xxxxxxx號(hào)”。規(guī)章制度（格式見(jiàn)附件二）規(guī)章制度的編號(hào)按制度編寫(xiě)、審核及發(fā)放的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。內(nèi)部通啟（格式見(jiàn)附件三）內(nèi)部通啟一般不用編號(hào)，各部門(mén)發(fā)布的通啟可依據(jù)部門(mén)內(nèi)須要自行編號(hào)管理。會(huì)議紀(jì)要（格式見(jiàn)附件四）需在全公司范圍內(nèi)傳達(dá)會(huì)議精神的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)按發(fā)文程序辦理并交行政管理室發(fā)文，會(huì)議紀(jì)要通報(bào)報(bào)文種代號(hào)為“川安會(huì)字xxxxxxx號(hào)”。公文格式公文一般由隱私等級(jí)、保密期限、緊急程度、發(fā)文字號(hào)（文件編號(hào)）、標(biāo)題、正文、發(fā)文單位、印章、主題詞、主送、抄送、擬稿、簽發(fā)人、校核等部分組成。（各類格

6、式詳見(jiàn)附件）涉密公文應(yīng)當(dāng)依據(jù)密級(jí)分別標(biāo)明“絕密”、“機(jī)密”、“隱私”?！敖^密”、“機(jī)密”還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)。公文是否定為密級(jí)文件由擬稿部門(mén)和營(yíng)運(yùn)管理部依據(jù)公文內(nèi)容共同駕馭。緊急公文應(yīng)當(dāng)依據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”。發(fā)文單位標(biāo)識(shí)應(yīng)當(dāng)運(yùn)用發(fā)文單位全稱。發(fā)文字號(hào)應(yīng)當(dāng)包括單位代字、年份、序號(hào)，由營(yíng)運(yùn)管理部統(tǒng)一編號(hào)。公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)精確簡(jiǎn)要地概括公文主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類。主送單位指公文的主要受理單位，應(yīng)當(dāng)運(yùn)用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱主送單位置于標(biāo)題之下、正文之上，頂格排列。有些不便于在首頁(yè)列出主送單位的公文，如確定、決議、會(huì)議紀(jì)要、法規(guī)性文件等，主送單位可以寫(xiě)在公文末頁(yè)抄送單位之前。主送、抄送一

7、律用全稱或規(guī)范的簡(jiǎn)稱。公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后、成文時(shí)間之前注明附件依次和名稱。公文除會(huì)議紀(jì)要和內(nèi)部通啟外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。紅頭文件運(yùn)用公司公章，規(guī)章制度、規(guī)范類文件運(yùn)用公司營(yíng)運(yùn)管理部印章。公文成文日期原則上以負(fù)責(zé)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)，特殊狀況應(yīng)在正文中明確說(shuō)明。抄送單位指除主送單位外須要執(zhí)行或知曉公文的其他單位，應(yīng)當(dāng)運(yùn)用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。公文用紙一般接受國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型（210mm297mm）。公文行文要依據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍行文。一般不越級(jí)行文，因特殊狀況，必需越級(jí)行文時(shí)，應(yīng)同時(shí)抄送越過(guò)的機(jī)關(guān)。公司發(fā)文行文規(guī)則：凡是對(duì)全公司范圍內(nèi)發(fā)文，如公司發(fā)布指令、確定、決議等運(yùn)用紅頭文件；頒布規(guī)章制度、管理

8、方法和操作規(guī)程等用制度格式。報(bào)告、請(qǐng)示等運(yùn)用內(nèi)部通啟，應(yīng)依據(jù)內(nèi)容寫(xiě)明主送單位，如需同時(shí)發(fā)送其他單位，還應(yīng)寫(xiě)明抄送單位?！罢?qǐng)示”應(yīng)堅(jiān)持一文一事，一般只寫(xiě)一個(gè)主送單位；“請(qǐng)示”不得抄送下級(jí)單位。“報(bào)告”中不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。精簡(jiǎn)公文。對(duì)可發(fā)可不發(fā)的和能用電話、面談等方式解決問(wèn)題的事項(xiàng)，不要行文。 發(fā)文辦理發(fā)文辦理是指以本文所列種類的各類公文的辦理過(guò)程，包括擬稿、會(huì)簽、核稿、簽發(fā)、校對(duì)、用印、傳遞、登記、立卷存檔等程序。擬稿。擬稿一般依據(jù)職能部門(mén)分工負(fù)責(zé)的原則和日常工作程序，誰(shuí)主管誰(shuí)主辦。涉及兩個(gè)部門(mén)以上的事項(xiàng)，應(yīng)以一個(gè)部門(mén)為主，與有關(guān)部門(mén)協(xié)商一樣后再辦理行文。草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：符合公司公文管理方法的

9、有關(guān)規(guī)定。狀況屬實(shí)，觀點(diǎn)明確，表述精確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清晰，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求簡(jiǎn)短。引用公文應(yīng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)，然后再引公文中的內(nèi)容。除規(guī)章制度依據(jù)制度編寫(xiě)、修改及發(fā)放管理規(guī)范的相關(guān)編號(hào)規(guī)則以外，其他公文結(jié)構(gòu)層次數(shù)，第一層為“一”，其次層為“（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”。公文內(nèi)運(yùn)用非規(guī)范化簡(jiǎn)稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡(jiǎn)稱。公文呈批要依據(jù)文件擬發(fā)看法單（附件五）要求，詳細(xì)、精確填寫(xiě)有關(guān)內(nèi)容。公文擬稿應(yīng)接受A4紙型，同時(shí)必需供應(yīng)電子版文件；會(huì)簽、核稿、簽發(fā)必需用鋼筆、簽字筆書(shū)寫(xiě)，簽名應(yīng)寫(xiě)清姓名、日期。對(duì)公司重大事項(xiàng)或涉及多個(gè)部門(mén)，又需有關(guān)部門(mén)協(xié)作解決的事項(xiàng)，主辦部門(mén)應(yīng)先

10、征求相關(guān)部門(mén)看法，并交相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人填寫(xiě)文件擬發(fā)看法單后再簽報(bào)主辦部門(mén)的分管領(lǐng)導(dǎo)批閱，分管領(lǐng)導(dǎo)依據(jù)狀況簽署是否發(fā)文或提出處理看法。如公司主管領(lǐng)導(dǎo)批示發(fā)文，則由主辦部門(mén)按本方法的相關(guān)格式要求擬定電子文稿、文件擬發(fā)看法單以及經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字獲批的紙質(zhì)文件一并交至營(yíng)運(yùn)管理部行政管理室文檔管理員。公文審核。公文審核實(shí)行層層負(fù)責(zé)制。擬文部門(mén)負(fù)責(zé)人要嚴(yán)格把關(guān)，對(duì)所擬公文進(jìn)行初審，對(duì)發(fā)文的必要性、文稿內(nèi)容、文內(nèi)數(shù)字的真實(shí)性、精確性負(fù)責(zé)，并簽名后送營(yíng)運(yùn)管理部行政管理室。各類發(fā)文在送營(yíng)運(yùn)管理部行政管理室后，由行政管理室文檔管理員負(fù)責(zé)核稿把關(guān)。核稿工作要求。審核文稿與紙質(zhì)簽批文件的口徑是否一樣；審核文稿內(nèi)容是否須要

11、行文；審核文稿內(nèi)容是否符合公司有關(guān)政策；審核文稿內(nèi)容部門(mén)間的一樣性；審核文稿中所提解決問(wèn)題的看法、方法、措施是否切實(shí)可行；審核文稿格式是否符合有關(guān)規(guī)定，文字表達(dá)是否精確精練，專用術(shù)語(yǔ)和引文是否正確，標(biāo)點(diǎn)運(yùn)用是否正確，文字書(shū)寫(xiě)是否規(guī)范；審核公文主送、抄送單位等發(fā)送范圍是否恰當(dāng)?shù)鹊取I(yíng)運(yùn)管理部預(yù)對(duì)文稿做大的改動(dòng)，應(yīng)征求主辦部門(mén)的看法；對(duì)不合格的文稿，營(yíng)運(yùn)管理部有權(quán)退回?cái)M稿部門(mén)進(jìn)行修改。發(fā)文編號(hào)、打印、校對(duì)、蓋章、分發(fā)。公文打印、編號(hào)由營(yíng)運(yùn)管理部負(fù)責(zé)。密級(jí)公文要指定專人打印，并依據(jù)先急后平、先上報(bào)后下發(fā)、先公文后資料的原則進(jìn)行支配。急件隨到隨辦。公文校對(duì)由擬稿人或擬稿部門(mén)負(fù)責(zé)。屬于密級(jí)的公文和上報(bào)的

12、各類報(bào)表均由經(jīng)辦人親自校對(duì)，要求做到精確無(wú)誤；校對(duì)人如發(fā)覺(jué)原稿有問(wèn)題時(shí)，應(yīng)剛好與有關(guān)人員聯(lián)系，未經(jīng)簽發(fā)人同意不得隨意改動(dòng)。公文蓋章按公司印章管理暫行方法辦理。公文分發(fā)：擬稿人通過(guò)OA發(fā)送發(fā)文協(xié)同時(shí)應(yīng)明確分發(fā)范圍。行政管理室應(yīng)通過(guò)OA發(fā)文系統(tǒng)發(fā)放公文，公文一律接受電子版和紙質(zhì)版兩種保存方式，對(duì)于已發(fā)放的公文須由行政管理室打印并蓋章后存檔。發(fā)放公文時(shí)要在文件發(fā)放登記表（見(jiàn)附件六）上登記分發(fā)部門(mén)，名。公文的更改。公文的更改應(yīng)由文件原起草部門(mén)擬定文件修改稿或補(bǔ)充稿，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。文件修改稿或補(bǔ)充稿應(yīng)在原文件受控范圍內(nèi)發(fā)放，即保證修改后的文件發(fā)放到全部擁有原文件及原文件復(fù)印件的各

13、分公司、各機(jī)構(gòu)和各部門(mén)。公文管理公文被撤銷，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。工作人員調(diào)離工作崗位時(shí)，應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用的公文依據(jù)有關(guān)規(guī)定移交、清退，個(gè)人不得保存文件。其他：本規(guī)定試行期自發(fā)布之日起至2010年12月31日，試行期結(jié)束后依據(jù)實(shí)際狀況進(jìn)行修訂并發(fā)布正式版；由公司營(yíng)運(yùn)管理部負(fù)責(zé)說(shuō)明。相關(guān)文件：制度編寫(xiě)、審核及發(fā)放程序附件：附件一：紅頭文件格式附件二：內(nèi)部通啟格式附件三：會(huì)議紀(jì)要格式附件四：文件擬發(fā)看法單附件五：文件發(fā)放登記表附件一：紅頭文件格式 川安發(fā)字XXXXXXX號(hào)標(biāo)題（仿宋體，小二號(hào)字體，加粗）主送單位：（仿宋體，四號(hào)字體）正文（仿宋體，四號(hào)字體）

14、發(fā)文機(jī)關(guān)（仿宋體，四號(hào)字體）日期（仿宋體，四號(hào)字體）主題詞： 主 送： 抄 送： 擬 稿： 簽發(fā)人： 校 核： （未經(jīng)許可 不得翻?。└郊簳?huì)議紀(jì)要 會(huì)議標(biāo)題紀(jì)要Macrobutton DoFieldClick 會(huì)議日期Macrobutton DoFieldClick 會(huì)議時(shí)間Macrobutton DoFieldClick 會(huì)議地點(diǎn)會(huì)議召集者會(huì)議類型主持人記錄者與會(huì)者議程主題MACROBUTTON DoFieldClick 指定的時(shí)間MACROBUTTON DoFieldClick 議程主題MACROBUTTON DoFieldClick 提出者探討結(jié)論交辦事項(xiàng)負(fù)責(zé)人截止時(shí)間MACROBUTTON DoFieldClick 指定的時(shí)間MACROBUTTON DoFieldClick 議程主題MACROBUTTON Do