SAP系統(tǒng)物資模塊和財(cái)務(wù)模塊集成的應(yīng)用探究

1、SAP系統(tǒng)物資模塊和財(cái)務(wù)模塊集成的應(yīng)用探究摘要：SAP系統(tǒng)是覆蓋整個(gè)企業(yè)管理的信息系統(tǒng)，可 以實(shí)現(xiàn)企業(yè)資源及業(yè)務(wù)流程管理的一體化。高度集成是SAP 的特點(diǎn)，也是項(xiàng)目實(shí)施的難點(diǎn)。本文從SAP系統(tǒng)物資模塊與 財(cái)務(wù)模塊集成的意義出發(fā)，重點(diǎn)闡述了物資模塊與財(cái)務(wù)模塊 集成的實(shí)施應(yīng)用過(guò)程，并結(jié)合實(shí)際業(yè)務(wù)探討在實(shí)施過(guò)程中應(yīng) 關(guān)注的主要問(wèn)題及策略，以期為后續(xù)上線(xiàn)企業(yè)提供借鑒。關(guān)鍵詞：SAP物資模塊財(cái)務(wù)模塊集成應(yīng)用SAP在國(guó)際上是比較先進(jìn)的管理軟件之一。世界財(cái)富500 強(qiáng)企業(yè)當(dāng)中，80%以上的企業(yè)采用SAP系統(tǒng)作為企業(yè)運(yùn)營(yíng)的 信息管理平臺(tái)。SAP系統(tǒng)通過(guò)規(guī)范各個(gè)環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)流程，合 理配置企業(yè)資源，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部物

2、流、資金流和信息流的集 成，從而及時(shí)、準(zhǔn)確地反映企業(yè)各項(xiàng)管理信息，有助于管理 層清晰地掌握企業(yè)資源狀況，進(jìn)而提升企業(yè)的經(jīng)營(yíng)與管理水 平，最終提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。一、煤化工企業(yè)實(shí)施SAP物資模塊和財(cái)務(wù)模塊集成的意 義SAP系統(tǒng)主要包括財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)（FI）、管理會(huì)計(jì)（CO）、物 資管理（MM）、生產(chǎn)計(jì)劃（PP）、銷(xiāo)售與分銷(xiāo)（SD）、人力資 源（HR）等模塊。物資模塊是SAP的重要組成部分，與財(cái)務(wù) 模塊有緊密的集成關(guān)系，能夠充分體現(xiàn)SAP系統(tǒng)高度集成性 的特點(diǎn)，從而實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)對(duì)業(yè)務(wù)的緊密追蹤和查詢(xún)；業(yè)務(wù)部門(mén) 也可以利用系統(tǒng)信息的一致性，提高其在分析方面的主動(dòng)性， 降低庫(kù)存資金占用，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)規(guī)范化、制度化，滿(mǎn)足

3、企業(yè)長(zhǎng) 遠(yuǎn)的發(fā)展目標(biāo)。SAP物資模塊和財(cái)務(wù)模塊的集成，提高了物料核算的準(zhǔn) 確率，大大減輕了財(cái)務(wù)人員核算工作量，為成本精細(xì)化管理 提供了條件。煤化工企業(yè)由于物料種類(lèi)繁多、數(shù)量巨大，因 此SAP物資模塊集成的實(shí)施更為重要和必要。因?yàn)橄啾绕渌?模塊來(lái)說(shuō)，物資模塊集成的線(xiàn)路較長(zhǎng)，難度也大，所以物資 模塊集成的成功實(shí)施對(duì)SAP系統(tǒng)起著舉足輕重的作用，它直 接影響到煤化工企業(yè)整個(gè)SAP系統(tǒng)的實(shí)施效果。二、SAP系統(tǒng)物資模塊和財(cái)務(wù)模塊集成的實(shí)施和應(yīng)用SAP系統(tǒng)物資模塊和財(cái)務(wù)模塊集成是以物資主數(shù)據(jù)和供 應(yīng)商主數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，通過(guò)需求計(jì)劃管理、貨源確定、訂單處 理、收貨和庫(kù)存管理、發(fā)票校驗(yàn)、合同付款等流程將整個(gè)業(yè)

4、務(wù)集成在一個(gè)統(tǒng)一的系統(tǒng)平臺(tái)上進(jìn)行控制。（一）SAP系統(tǒng)物資模塊和財(cái)務(wù)模塊集成主要功能介紹1、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理在SAP系統(tǒng)的物料模塊中所涉及到的基本主數(shù)據(jù)有：物 料主數(shù)據(jù)、供應(yīng)商主數(shù)據(jù)等。財(cái)務(wù)模塊的主數(shù)據(jù)有：會(huì)計(jì)科 目、客商和固定資產(chǎn)主數(shù)據(jù)等。在系統(tǒng)上線(xiàn)前，首先要對(duì)主 數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、整理和審核，確保完整性和準(zhǔn)確性；然后在 上線(xiàn)時(shí)及時(shí)導(dǎo)入SAP系統(tǒng)。主數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)性和規(guī)范化對(duì)企業(yè) 的后續(xù)工作起到至關(guān)重要的作用。2、需求計(jì)劃管理煤化工企業(yè)需求計(jì)劃根據(jù)職能部門(mén)不同分為安全類(lèi)計(jì) 劃、生產(chǎn)類(lèi)計(jì)劃、非生產(chǎn)類(lèi)計(jì)劃、項(xiàng)目計(jì)劃等。根據(jù)需求計(jì) 劃類(lèi)型及提報(bào)部門(mén)不同，需要由不同人員及部門(mén)審批。需求 計(jì)劃可以根據(jù)物料分類(lèi)、計(jì)

5、劃類(lèi)型的不同區(qū)分審批策略和審 批權(quán)限。需求計(jì)劃中需要維護(hù)項(xiàng)目?jī)?nèi)部訂單號(hào)、成本中心等 信息，在創(chuàng)建領(lǐng)料單時(shí)從需求計(jì)劃帶入。3、采購(gòu)管理采購(gòu)管理通過(guò)SAP與SRM （供應(yīng)商與尋源管理）系統(tǒng)共 同完成。主要包括采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)尋源、采購(gòu)合同和采購(gòu)訂 單的管理。其中采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)訂單由SAP完成；采購(gòu)尋源、 采購(gòu)合同等在SRM完成。4、庫(kù)存管理庫(kù)存管理主要包括物資入、出庫(kù)和盤(pán)點(diǎn)等業(yè)務(wù)。在辦理 入庫(kù)手續(xù)時(shí)，庫(kù)管員根據(jù)內(nèi)向交貨單進(jìn)行到貨登記，并辦理 物資驗(yàn)收入庫(kù)手續(xù)，物資入庫(kù)價(jià)值按照工廠進(jìn)行移動(dòng)平均； 在辦理出庫(kù)手續(xù)時(shí)，由領(lǐng)料人員創(chuàng)建領(lǐng)料單，領(lǐng)料單經(jīng)過(guò)領(lǐng) 用部門(mén)、主管部門(mén)、供銷(xiāo)中心多級(jí)審批后完成發(fā)料并過(guò)賬到

6、 財(cái)務(wù)模塊，集成生成費(fèi)用類(lèi)憑證。系統(tǒng)可以隨時(shí)查詢(xún)和掌握 物資的入、出和結(jié)存情況，方便管理。5、發(fā)票校驗(yàn)發(fā)票校驗(yàn)是采購(gòu)人員將發(fā)票、采購(gòu)訂單、入庫(kù)單數(shù)據(jù)進(jìn) 行三單匹配后，提交財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行審核并校驗(yàn)，并辦理合同 結(jié)算。實(shí)現(xiàn)了物料采購(gòu)與財(cái)務(wù)的高度集成，同時(shí)也實(shí)現(xiàn)了財(cái) 務(wù)對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)的監(jiān)督作用。系統(tǒng)在辦理付款時(shí)，輸入事務(wù)碼 F-51和供應(yīng)商名稱(chēng)，就可以看到供應(yīng)商校驗(yàn)時(shí)的掛賬金額， 如果付款金額輸錯(cuò)，系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)計(jì)算誤差并報(bào)錯(cuò)，避免財(cái) 務(wù)人員因粗心出現(xiàn)合同款超付的情況，有效地降低了財(cái)務(wù)付 款的出錯(cuò)率。這也是SAP系統(tǒng)相比其他軟件較為明顯的優(yōu)勢(shì) 所在。（二）SAP系統(tǒng)物資模塊與財(cái)務(wù)模塊集成的實(shí)現(xiàn)煤化工企業(yè)物資

7、模塊與財(cái)務(wù)模塊的集成根據(jù)集團(tuán)公司 33大類(lèi)物資進(jìn)行采購(gòu)和庫(kù)存管理；物資采購(gòu)的計(jì)價(jià)方式采用 移動(dòng)平均價(jià)；材料出庫(kù)時(shí)，按照當(dāng)前的移動(dòng)平均價(jià)計(jì)算發(fā)出 材料成本；會(huì)計(jì)科目確定是通過(guò)維護(hù)物料的評(píng)估類(lèi)、選擇移 動(dòng)類(lèi)型和成本中心等信息共同來(lái)完成。評(píng)估類(lèi)的類(lèi)別是根據(jù)企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)表的費(fèi)用明細(xì)需求和 企業(yè)的成本管理需要進(jìn)行確定的，比如煤炭的評(píng)估類(lèi)為1003、 勞保用品的評(píng)估類(lèi)為2007、辦公用品的評(píng)估類(lèi)為2005等。 評(píng)估類(lèi)定義被維護(hù)在物料主數(shù)據(jù)的財(cái)務(wù)視圖中，用來(lái)確定物 料在不同交易時(shí)記入哪個(gè)科目。移動(dòng)類(lèi)型決定著領(lǐng)料過(guò)賬的科目，直接影響財(cái)務(wù)歸集各 中心及裝置的成本費(fèi)用。不同的物資類(lèi)型、不同的業(yè)務(wù)類(lèi)型 對(duì)應(yīng)的移動(dòng)類(lèi)型

8、、成本中心選擇是不同的。如對(duì)于技改技措 物資的領(lǐng)用，使用261移動(dòng)類(lèi)型創(chuàng)建領(lǐng)料單等（詳見(jiàn)表1）。成本中心的選擇需對(duì)應(yīng)到具體的部門(mén)或裝置上。在創(chuàng)建 領(lǐng)料單時(shí)，煤炭、原料、輔助材料、燃料領(lǐng)料時(shí)選擇的是該 中心或裝置對(duì)應(yīng)的基本生產(chǎn)成本中心。潤(rùn)滑油、低值易耗品、 備品備件、勞保用品等領(lǐng)料時(shí)選擇該部門(mén)或裝置對(duì)應(yīng)的制造、 管理、銷(xiāo)售費(fèi)用類(lèi)成本中心。因此物料在出庫(kù)時(shí)，只要物料評(píng)估類(lèi)、移動(dòng)類(lèi)型和成本 中心輸入無(wú)誤，集成的物料憑證才會(huì)正確，真正實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)“單 點(diǎn)錄入、全局共享”的集成模式。另外在業(yè)務(wù)處理方面，每 個(gè)環(huán)節(jié)的工作需要及時(shí)在系統(tǒng)中處理，否則下一環(huán)節(jié)就無(wú)法 進(jìn)行。如材料沒(méi)有及時(shí)辦理入庫(kù)就無(wú)法出庫(kù)；材料沒(méi)有

9、及時(shí) 出庫(kù)成本費(fèi)用就不能按時(shí)列支。所以SAP系統(tǒng)更加強(qiáng)調(diào)了對(duì) 流程負(fù)責(zé)，強(qiáng)調(diào)工作與責(zé)任的一體化。 三、SAP系統(tǒng) 物資模塊和財(cái)務(wù)模塊集成應(yīng)關(guān)注的幾個(gè)問(wèn)題煤化工企業(yè)SAP經(jīng)過(guò)兩年多的實(shí)踐，業(yè)務(wù)人員的操作熟 練度有很大的提高，出錯(cuò)率也在不斷減少，但還存在一些不 容忽視的問(wèn)題。下面就實(shí)施SAP系統(tǒng)物資和財(cái)務(wù)模塊集成過(guò) 程中幾個(gè)重點(diǎn)問(wèn)題進(jìn)行探討，以提高SAP系統(tǒng)的實(shí)施效果。（一）重視物料審批流程的設(shè)計(jì)和優(yōu)化常言道：“SAP實(shí)施成功與否，三分是技術(shù)活，七分是流 程”。因?yàn)樯暇€(xiàn)后的流程較難修改，所以必須重視對(duì)物料審 批流程的設(shè)計(jì)和優(yōu)化。流程設(shè)計(jì)不到位會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)正式上線(xiàn) 后，問(wèn)題之一是物料審批流程不順暢，如

10、：不是這個(gè)部門(mén)審 批的物料卻出現(xiàn)在待審批的物料中，或者是審批人員可以看 到包括自己權(quán)限分工外的物料內(nèi)容等，造成主管部門(mén)成本費(fèi) 用無(wú)法進(jìn)行控制，設(shè)置的審批也形同虛設(shè)。二是設(shè)置的流程 繁瑣，導(dǎo)致審批速度慢，工作十分被動(dòng)。為了解決這個(gè)問(wèn)題，在SAP系統(tǒng)上線(xiàn)前，一是要選派各 模塊熟悉業(yè)務(wù)流程的骨干人員參與項(xiàng)目建設(shè)；二是做好項(xiàng)目 前期調(diào)研，項(xiàng)目設(shè)計(jì)中期最好能到企業(yè)進(jìn)行實(shí)地調(diào)研和考查， 及時(shí)調(diào)整項(xiàng)目業(yè)務(wù)流程；三是盡可能細(xì)化物資需求計(jì)劃類(lèi)別， 根據(jù)需求計(jì)劃類(lèi)型及提報(bào)部門(mén)不同，由不同部門(mén)和人員進(jìn)行 審批，實(shí)現(xiàn)對(duì)成本費(fèi)用的控制；四是盡量簡(jiǎn)化和優(yōu)化物料審 批流程，去掉不必要的審批環(huán)節(jié)。（二）提高期初導(dǎo)入物料主數(shù)據(jù)

11、及物料評(píng)估類(lèi)的準(zhǔn)確性SAP系統(tǒng)上線(xiàn)時(shí)重要且大量的工作就是期初主數(shù)據(jù)的導(dǎo) 入，其中庫(kù)存物資賦碼便是其中之一。但在導(dǎo)入時(shí)卻遇到兩 個(gè)問(wèn)題：一是在上線(xiàn)時(shí)一些物資在SAP系統(tǒng)仍沒(méi)有對(duì)應(yīng)的物 料碼；二是物資賦碼錯(cuò)誤。為了滿(mǎn)足庫(kù)存數(shù)據(jù)的順利導(dǎo)入， 一方面對(duì)于上線(xiàn)前系統(tǒng)沒(méi)有的物料碼，由數(shù)據(jù)提報(bào)人員提前 做好上報(bào)，并由專(zhuān)人督辦；另一方面對(duì)于物料碼賦錯(cuò)的情況， 在系統(tǒng)上線(xiàn)前，由領(lǐng)導(dǎo)牽頭組織物料賦碼工作：指定一部分 人收集整理期初數(shù)據(jù)，一部分技術(shù)人員進(jìn)行庫(kù)存物資賦碼工 作并審核，以保證賦碼的準(zhǔn)確性。另一項(xiàng)重要工作是對(duì)物料主數(shù)據(jù)評(píng)估類(lèi)的填寫(xiě)。因?yàn)樵u(píng) 估類(lèi)的正確與會(huì)計(jì)科目有十分密切的關(guān)系，因此評(píng)估類(lèi)的填 寫(xiě)建議由財(cái)務(wù)

12、人員來(lái)完成。還有評(píng)估類(lèi)的修改也很麻煩。若 評(píng)估類(lèi)有錯(cuò)，就需要相關(guān)人員層層取消過(guò)賬和審核，只有庫(kù) 存物資為零時(shí)才能進(jìn)行修改；或者由財(cái)務(wù)人員對(duì)錯(cuò)誤憑證進(jìn) 行手工調(diào)賬，但若調(diào)賬太多，不僅會(huì)增加工作量，而且不能 完整體現(xiàn)物料的流動(dòng)，不方便追溯查詢(xún)，從而不利于物資數(shù) 據(jù)的分析和管理。因此務(wù)必重視對(duì)評(píng)估類(lèi)的填寫(xiě)。（三）合同及采購(gòu)訂單滯后對(duì)物資出入庫(kù)的影響在實(shí)際工作中，物資出入庫(kù)流程有時(shí)并不能完全如系統(tǒng) 設(shè)置的流程進(jìn)行，經(jīng)常出現(xiàn)逆流程操作的現(xiàn)象，如存在部分 合同或采購(gòu)訂單滯后，導(dǎo)致貨已驗(yàn)收入庫(kù)但系統(tǒng)無(wú)法過(guò)賬的 情況，影響了物資出入庫(kù)和庫(kù)存物資的管理，也影響了成本 費(fèi)用的及時(shí)列支，一些費(fèi)用存在跨期甚至跨年列支

13、的情況。 這不僅違背了會(huì)計(jì)核算的及時(shí)性原則，更是與當(dāng)初實(shí)施SAP 系統(tǒng)的預(yù)期目標(biāo)背道而馳。為了解決這個(gè)問(wèn)題，一是通過(guò)修訂物資管理制度，按照 系統(tǒng)設(shè)置的流程進(jìn)行規(guī)范，減少逆系統(tǒng)流程的操作；二是做 好年度、季度、月度生產(chǎn)計(jì)劃，按照采購(gòu)時(shí)限提前備好物資， 減少緊急采購(gòu)物資計(jì)劃的提報(bào)；三是及時(shí)督辦供應(yīng)商辦理合 同并創(chuàng)建采購(gòu)訂單等，確保庫(kù)房收貨后能及時(shí)在系統(tǒng)辦理入 庫(kù)手續(xù)。（四）加強(qiáng)SAP系統(tǒng)上線(xiàn)前后的系統(tǒng)知識(shí)培訓(xùn)SAP系統(tǒng)上線(xiàn)后，在很大程度上改變了用戶(hù)以前的操作 方式和習(xí)慣，比如財(cái)務(wù)人員做憑證常用的借、貸方，在SAP 系統(tǒng)是用不同的記賬碼替代，如借方用40，貸方用50。且 不同的憑證類(lèi)型記賬碼也不同，

14、如資產(chǎn)憑證借方用70、貸方 用75等。在上線(xiàn)前若不對(duì)最終用戶(hù)進(jìn)行充分的培訓(xùn)，上線(xiàn) 后系統(tǒng)就會(huì)出現(xiàn)大量的沖銷(xiāo)憑證，造成業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和賬務(wù)不清 晰。因此加強(qiáng)對(duì)最終用戶(hù)的集中培訓(xùn)是SAP系統(tǒng)上線(xiàn)成功的 主要因素之一，項(xiàng)目顧問(wèn)和關(guān)鍵用戶(hù)要做好最終用戶(hù)的SAP 系統(tǒng)上線(xiàn)前后的培訓(xùn)工作，不斷提高用戶(hù)的系統(tǒng)操作水平。（五）SAP實(shí)施后財(cái)務(wù)人員角色的轉(zhuǎn)變煤化工企業(yè)實(shí)施SAP系統(tǒng)后，財(cái)務(wù)與物資前端業(yè)務(wù)從過(guò) 去的財(cái)務(wù)手工賬務(wù)處理轉(zhuǎn)變?yōu)樨?cái)務(wù)審核和監(jiān)督了。財(cái)務(wù)人員 有了更多的時(shí)間和精力投入財(cái)務(wù)管理和分析工作。有條件實(shí) 現(xiàn)“三分核算，七分管理” 了。由于SAP系統(tǒng)可以很方便地 導(dǎo)出企業(yè)分析所需要的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，財(cái)務(wù)人員通過(guò)對(duì)這

15、些數(shù)據(jù) 的組合加工，一方面提升成本的精細(xì)化管理；另一方面通過(guò) 關(guān)鍵數(shù)據(jù)進(jìn)行分析并提出管理建議，為企業(yè)管理層進(jìn)行正確 決策發(fā)揮重要作用。SAP的實(shí)施對(duì)財(cái)務(wù)人員的溝通能力、專(zhuān) 業(yè)素質(zhì)、指標(biāo)分析應(yīng)用能力和判斷能力等提出了更高的要求。四、結(jié)束語(yǔ)綜上所述，SAP系統(tǒng)物資模塊和財(cái)務(wù)模塊的成功集成， 一方面要保證期初導(dǎo)入基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與完整性；另一方 面重視和優(yōu)化流程設(shè)計(jì)，保證物資模塊的各項(xiàng)流程符合內(nèi)控 管理要求；其次加強(qiáng)系統(tǒng)培訓(xùn)，充分發(fā)揮關(guān)鍵用戶(hù)和顧問(wèn)的 作用，提高系統(tǒng)操作的熟練度，降低差錯(cuò)率；最后充分利用 SAP系統(tǒng)報(bào)表和數(shù)據(jù)信息高度集成的功能，挖掘和提高數(shù)據(jù) 分析能力，為煤化工企業(yè)提供決策和管理服務(wù)，提升自身的 競(jìng)爭(zhēng)力。SAP系統(tǒng)的實(shí)施給煤化工企業(yè)管理和運(yùn)營(yíng)帶來(lái)了簡(jiǎn)便、 準(zhǔn)確和及時(shí)的信息，提升了企業(yè)管理水平。但SAP系統(tǒng)在實(shí) 踐中仍有一些不盡人意的地方，比如查詢(xún)界面不友好、事務(wù) 代碼繁瑣、缺少信息交流平臺(tái)、需要二次開(kāi)發(fā)的報(bào)表較多等， 因此SAP系統(tǒng)仍需要在實(shí)踐中不斷的改進(jìn)和完善，不斷優(yōu)化 系統(tǒng)各項(xiàng)功能和資源