高效會(huì)議實(shí)務(wù)個(gè)人精心編制版teliss

1、高效會(huì)議實(shí)務(wù)一、會(huì)議概述1（一）會(huì)議1（二）會(huì)議的作用2（三）會(huì)議的時(shí)機(jī)選擇2（四）會(huì)議的成本分析3二、會(huì)議為什么低效3（一）從會(huì)議要素的角度來分析4（二）從會(huì)議過程的角度來分析4三、如何會(huì)議效能5（一）從會(huì)議要素的角度來（一）從會(huì)議過程的角度來.5.6一、會(huì)議概述返回（一）會(huì)議會(huì)議是一種群體溝通的方式。從字面含義上講，“會(huì)”的基本意思是聚會(huì)、見面、等；“議”、交流的基本意思是的活動(dòng)。、商議。因此，會(huì)議的意思就是人們?cè)谝黄?，圍繞特定進(jìn)行人類開會(huì)的歷史可謂是源遠(yuǎn)流長(zhǎng)。公元前 年，大禹在浙江紹興的會(huì)稽山召集了的部落首領(lǐng)，慶功封爵并商討的財(cái)政問題。據(jù)說，會(huì)稽山原名茅山，因召開此會(huì)而更名。公元前 年，

2、召集宋、陳、蔡、邾四國(guó)，在北杏會(huì)盟，首開國(guó)際會(huì)議的先河。隨著齊國(guó)國(guó)力和國(guó)際地位的逐漸升高，齊國(guó)召開的國(guó)際會(huì)議的頻率和規(guī)模也越來越高。因此，也被譽(yù)為是“會(huì)海”的祖師爺。整個(gè)世界在某種程度上說是一個(gè)時(shí)時(shí)處處充滿會(huì)議的世界。中國(guó)的會(huì)有多少？從到地方一年要開多少會(huì)？這是一個(gè)無法統(tǒng)計(jì)的數(shù)字?，F(xiàn)代快報(bào) 年 月 日了來自會(huì)議市場(chǎng)上的信息： 年，只有一二百家服務(wù)于會(huì)展的專業(yè)公司，而 年竟達(dá)到 家以上。會(huì)議養(yǎng)活了如此之多的服務(wù)公司，形成了滋生的溫床。 年，中國(guó)首個(gè)中國(guó)會(huì)議藍(lán)皮書在京發(fā)布，藍(lán)皮書，目前我國(guó)每年舉辦的各種會(huì)議多達(dá)幾千萬個(gè)，年均增長(zhǎng) 。在白領(lǐng)中，會(huì)議恐懼癥已經(jīng)不是個(gè)新詞兒了。對(duì)于現(xiàn)在很多商政而言，在會(huì)

3、議室里度過一天已經(jīng)是一件見慣的事，似乎每天都有開不完的會(huì)。 年，中國(guó)青年報(bào)社會(huì)中心通過中和網(wǎng)易中心，對(duì) 人進(jìn)行的一項(xiàng)顯示， 的人表示自己在日常工作中參加的會(huì)議過多。具體而言， 的人每平均開會(huì) 次以上。受訪者中， 的人是企業(yè)職員， 的人是事業(yè)員工， 的人是機(jī)關(guān)。另外，只有不到三成的白領(lǐng)認(rèn)為自己參加的會(huì)議有意義，而剩余的大多數(shù)白領(lǐng)均表示厭煩開會(huì)，甚至有人為此變成職場(chǎng)“恐會(huì)族”。（二）會(huì)議的作用聽取匯報(bào)分配任務(wù)融合意見達(dá)成共識(shí)問題產(chǎn)生決策資訊政策宣傳會(huì)議作用集思廣益頭腦風(fēng)暴表彰先進(jìn)激勵(lì)士氣（三）會(huì)議的時(shí)機(jī)選擇1、適于開會(huì)的情況發(fā)起人想從參會(huì)者那里獲取信息或建議；發(fā)起人想讓參會(huì)者參與解決問題或制定決策

4、；者需要聽取下屬的工作匯報(bào)并監(jiān)督工作進(jìn)度；有問題需涉及不同崗位員工或多個(gè)部門協(xié)調(diào)解決；發(fā)起人有重要事情需要把參與人集中到一起傳達(dá)；者需要公開表彰先進(jìn)以激勵(lì)士氣等。2、不適于開會(huì)的情況已經(jīng)形成慣例的每周例會(huì)，卻沒事情要；會(huì)議成本太大，或還有比開會(huì)更好的辦法；所需解決的問題用、備忘錄或個(gè)別談話等方式解決起來更好；所談事務(wù)密級(jí)較高，不宜擴(kuò)大知情范圍；發(fā)起人對(duì)要解決的問題已經(jīng)作出決定；大家之間怨氣太大、情緒太濃，開會(huì)之前需要時(shí)間平靜。（四）會(huì)議的成本分析一家公司會(huì)不會(huì)開會(huì)，決定了該公司的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。一家公司開會(huì)的效率與執(zhí)行，決定了該公司全面管理的效率與執(zhí)行。會(huì)議是公司管理的必備工具。而會(huì)議的成本則常常被

5、忽會(huì)?！钡某杀臼牵嚎矗皶r(shí)間成本金錢成本效益成本機(jī)會(huì)成本會(huì)議成本時(shí)間成本參加會(huì)議的人數(shù)（與會(huì)者的準(zhǔn)備時(shí)間與會(huì)者的旅行時(shí)間正式會(huì)議時(shí)間會(huì)議休息及耽擱時(shí)間）。而實(shí)際上用到會(huì)議上的時(shí)間遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于實(shí)際計(jì)算的比例。大多數(shù)的會(huì)議并沒有按照承諾的時(shí)間準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。而且，會(huì)議將效率。整塊的工作時(shí)間搞得支離破碎，從而降低了非開會(huì)時(shí)間的工作金錢成本開會(huì)的時(shí)間成本與會(huì)通費(fèi)、茶水費(fèi)、餐飲住宿費(fèi)等的成本。平均每小時(shí)的工資場(chǎng)地費(fèi)、設(shè)施費(fèi)、文件復(fù)印費(fèi)、交效益成本參會(huì)若不用參加會(huì)議，那么在這段時(shí)間可以為公司帶來的效益。機(jī)會(huì)成本開會(huì)過程中，因未及時(shí)接聽重要客戶的而損失一大筆生意不處理客戶的而得罪一批客戶不解決自己管轄范圍內(nèi)的突發(fā)事件

6、帶來的問題及持續(xù)影響等。二、會(huì)議為什么低效哈佛05 年第 7 期中有這樣的一句話：“任何會(huì)議都是要么富有成效，要么純粹浪工業(yè)公司每次開會(huì)時(shí)總是把一個(gè)醒目的會(huì)議成本分配表貼在黑板上。成本的算法是：會(huì)議成本每小時(shí)平均工資的 倍 開會(huì)人數(shù)會(huì)議時(shí)間（小時(shí)）。公式中平均工資所以乘 ，是因?yàn)閯趧?dòng)產(chǎn)值高于平均工資；乘 是因?yàn)閰⒓訒?huì)議要中斷經(jīng)常性工作，損失要以 倍來計(jì)算。因此，參加會(huì)議的人越多，成本越高。有了成本分析，大家開會(huì)態(tài)度就會(huì)慎重，會(huì)議效果也十分明顯。費(fèi)時(shí)間，二者必居其一?！睙o效的會(huì)議不僅是一種管理成本的浪費(fèi)，而且也會(huì)引起與會(huì)者對(duì)會(huì)議和公司管理現(xiàn)狀的不滿，使大家心生倦怠感，從而降低團(tuán)隊(duì)的凝聚力。（一）

7、從會(huì)議要素的角度來分析會(huì)議的主要要素有：、議程、參會(huì)人、人、時(shí)間、地點(diǎn)等。從這些角度，對(duì)會(huì)議低效的原因分析如下：1、無或議題繁多沒有的，或不夠明確，或議題繁多。這是導(dǎo)致會(huì)議低效的根本原因。2、沒有會(huì)議議程沒有明確的會(huì)議議程及時(shí)間分配規(guī)則，導(dǎo)致會(huì)議的進(jìn)展和時(shí)間很難把控。3、參會(huì)人過多或缺乏針對(duì)性參加人數(shù)眾多，無多大關(guān)系的“陪綁”的現(xiàn)象嚴(yán)重；或必須出席會(huì)議的人未到，通知來的是一些可有可無的參與者。4、未指定或未有效主持沒有明確的會(huì)議，或未能嚴(yán)格按照會(huì)議議程來控制會(huì)議，被參會(huì)者牽著鼻子跑。5、未做會(huì)議或不及時(shí)未做會(huì)議，導(dǎo)致會(huì)議的過程，參會(huì)者的發(fā)言、寶貴的火花及最終決策未能清晰地保留下來，使得會(huì)議開了

8、也是白開。或者會(huì)議不及時(shí)，使得參與者未能趁熱打鐵學(xué)習(xí)會(huì)議。6、時(shí)間選擇不恰當(dāng)會(huì)議的時(shí)間選擇不恰當(dāng)，比如安排在即將午餐的時(shí)間，每個(gè)人都饑腸轆轆，無心開會(huì)。7、地點(diǎn)選擇不恰當(dāng)?shù)攸c(diǎn)選擇不合適，比如設(shè)在經(jīng)理，致使會(huì)議被頻繁打斷，無法正常進(jìn)行。（二）從會(huì)議過程的角度來分析1、會(huì)議前缺乏準(zhǔn)備沒有提前準(zhǔn)備好會(huì)議議題、議程、會(huì)議材料、參與人、開會(huì)前沒有提前通知與會(huì)者相關(guān)事宜及會(huì)議材料；、人等；3）沒有提前準(zhǔn)備好會(huì)場(chǎng)、開會(huì)設(shè)施（比如電腦、投影儀、麥克風(fēng)、白板、白板筆、激光筆）、材料、會(huì)議簽到表等。會(huì)議2、會(huì)議中缺乏控制沒有嚴(yán)格按照會(huì)議的議程進(jìn)行；未能很好地控制時(shí)間，如未開始或拖沓、冗長(zhǎng)，未結(jié)束。3）會(huì)議氣氛緊張

9、、壓抑，未能很好地鼓勵(lì)大家積極發(fā)言；或的智慧。者，沒有發(fā)掘出全體與會(huì)5）與會(huì)者相互間爭(zhēng)吵的厲害，未能很好地尊重相互的意見，甚至出現(xiàn)人身的現(xiàn)象。5）未能很好地圍繞進(jìn)行或發(fā)言，出現(xiàn)閑談或跑題現(xiàn)象。6）議而不決，沒有形成有效的決策。3、會(huì)議后缺乏會(huì)議結(jié)束后，未對(duì)形成的決策或待完成的工作指定責(zé)任人、時(shí)限并進(jìn)行追蹤，這樣的會(huì)議也幾乎是無任何意義的！三、如何會(huì)議效能（一）從會(huì)議要素的角度來1、議題明確一次會(huì)議，最好只有一個(gè)?？梢约袝r(shí)間和精力，集中有關(guān)，高效解決問題。綜合性會(huì)議，最多也不要超過三個(gè)議題為好。議題越多，參加成本也就越高。越多，陪綁的也越多，效率也就越低下，2、議程清晰要有明確的議程及時(shí)間分配

10、規(guī)則，有效控制會(huì)議的進(jìn)程和時(shí)間使用，確保會(huì)議高效。注意：議程安排上，不要先，先表態(tài)，避免有的人“話里聽音”拍馬屁，從而失去民主按意見辦，或不能集思廣益，積極發(fā)掘創(chuàng)意。3、精選參與人會(huì)議的召開，并不是人越多越好。人多不僅會(huì)增加會(huì)議成本，延長(zhǎng)會(huì)議時(shí)間，也會(huì)增加扯皮的可能性，不容易形成一致的會(huì)議結(jié)論，也不利于會(huì)議控制。因此，要本著“相關(guān)性”和“少而精”的原則，精選參加會(huì)議的，不要讓不相關(guān)的人參加，避免“陪綁”的現(xiàn)象。4、指定會(huì)議支持人無論是何種形式的會(huì)議，必須要明確指定會(huì)議。會(huì)議要嚴(yán)格按照會(huì)議的議程、時(shí)企業(yè)的“會(huì)議”的大小企業(yè)都在熱烈地展開“會(huì)議 ”，強(qiáng)化自身競(jìng)爭(zhēng)力，以期由此帶來利潤(rùn)。在豐田汽車的

11、里，處處可看到這樣的標(biāo)題：“只開有實(shí)際效果的會(huì)議!”、“準(zhǔn)時(shí)開始，最好一小時(shí)內(nèi)結(jié)束”、“重點(diǎn)在實(shí)際行動(dòng)”。 在日產(chǎn)被稱為“價(jià)值優(yōu)先”的跨部門會(huì)議，不請(qǐng)部長(zhǎng)出席。因?yàn)椴块L(zhǎng)是做最后決定的人，如果與會(huì)，可能影響 方向的內(nèi)容。間安排等做好會(huì)議的主持和控制。5、做好會(huì)議參加會(huì)議的部分是只或記住自己所關(guān)心的內(nèi)容，而不相關(guān)的內(nèi)容則不怎么關(guān)心。因此，火花及最終決策、待完成事項(xiàng)能夠清晰地保留下來，必須要為了能夠?qū)?huì)者的發(fā)言、寶貴的做好會(huì)議。會(huì)議的主要內(nèi)容包括會(huì)議的全部要素（議題、議程、時(shí)間、地點(diǎn)、參與人、會(huì)議的精小時(shí)內(nèi)完成人）、出勤情況、發(fā)言情況、決策情況、待追蹤事項(xiàng)、會(huì)議附件等。同時(shí)，為了及時(shí)要在會(huì)議結(jié)束后

12、 24神，增強(qiáng)會(huì)議時(shí)效性，趁熱打鐵追蹤會(huì)后的待完成事項(xiàng)，會(huì)議并發(fā)送到與會(huì)手中。6、選擇合適的會(huì)議時(shí)間上午 10-12 點(diǎn)和下午 1-3 點(diǎn)是比較適合開會(huì)的時(shí)段。時(shí)代光華的如下：上午 8-9 點(diǎn)之間，正是員工從家到公司，準(zhǔn)備開始一天工作的時(shí)候。這個(gè)時(shí)候的員工，心緒，還需一段時(shí)間才能進(jìn)入工作狀態(tài)。因此，試圖在這一時(shí)間段舉行會(huì)議、試圖讓員工回應(yīng)尚且會(huì)議提議或進(jìn)行業(yè)務(wù)分析，從人的生理和心理角度來看，是不現(xiàn)實(shí)的。上午 9-10 點(diǎn)之間，員工已經(jīng)開始進(jìn)入工作狀態(tài)。在這個(gè)時(shí)間段最適合進(jìn)行一對(duì)一的會(huì)談，同樣也是進(jìn)行業(yè)務(wù)會(huì)談的最佳時(shí)機(jī)。上午 10-12 點(diǎn)或下午 1-3 點(diǎn)之間，最適合調(diào)動(dòng)員工集思廣益。大家利用

13、頭腦風(fēng)暴，不斷想出新點(diǎn)子、新方法。下午 3-5 點(diǎn)之間，最好不要安排會(huì)議。這個(gè)時(shí)段的員工開始進(jìn)入一天當(dāng)中的倦怠期，人人希望馬上回家，在這個(gè)時(shí)段舉行會(huì)議往往會(huì)事倍功半。7、選擇合適的會(huì)議地點(diǎn)1）會(huì)議室大小要適當(dāng)。會(huì)議室過大，人相對(duì)較少，氣氛容易變僵，會(huì)議難以活躍。相反，如果會(huì)議室過于狹小，就會(huì)令人煩悶、不舒服，無法營(yíng)造良好的氣氛。2）桌椅擺放要符合會(huì)議的要求。比如采用U 型、圓形的會(huì)議桌擺放方式。3）要選擇安靜的會(huì)議場(chǎng)所，同時(shí)，要選擇隔音好的房間，避免影響他人或泄密。（一）從會(huì)議過程的角度來1、會(huì)前做好準(zhǔn)備會(huì)議是否能夠成功，有 80%的原因在于是否做好會(huì)前的準(zhǔn)備。不要開沒有準(zhǔn)備的會(huì)議，即便是細(xì)小

14、的事情也要毫無遺漏地做好準(zhǔn)備。1）提前準(zhǔn)備好會(huì)議議題、議程、會(huì)議材料并確定參與人、和人等；2）會(huì)議議題、議程、時(shí)間、地點(diǎn)確定后，要提前告知參會(huì)并提前相關(guān)會(huì)議資料。注意，會(huì)議通知不能僅僅只通過郵件、的方式通知，為了表示對(duì)會(huì)議的重視并確保參會(huì)及時(shí)收到會(huì)議通知，必須要輔以的方式或當(dāng)面再次通知，并提醒與會(huì)應(yīng)做好哪些準(zhǔn)備。3）提前準(zhǔn)備好會(huì)場(chǎng)、開會(huì)設(shè)施（比如電腦、投影儀、麥克風(fēng)、白板、白板筆、激光筆）、會(huì)議材料、會(huì)議簽到表等。2、會(huì)中做好控制會(huì)議應(yīng)對(duì)會(huì)議過程進(jìn)行良好的引導(dǎo)和控制，如工作未到位，那么會(huì)議中的者應(yīng)及時(shí)提醒，以防會(huì)議脫離控制。確保會(huì)議按時(shí)開始，并嚴(yán)格按照會(huì)議議程進(jìn)行；嚴(yán)格把控會(huì)議時(shí)間和進(jìn)度，避免會(huì)議的拖沓和冗長(zhǎng)，并要按時(shí)結(jié)束；3）營(yíng)造活躍的氣氛，維持開放積極發(fā)言或獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。的會(huì)議環(huán)境，給予參與者均等的發(fā)言機(jī)會(huì)并引導(dǎo)大家4）保障與會(huì)者相互尊重彼此所的意見，并保護(hù)與會(huì)不受人身?？刂茣?huì)議秩序，避免過度爭(zhēng)吵或題外話，如發(fā)現(xiàn)跑題，應(yīng)立即予以制止。對(duì)的結(jié)果及時(shí)進(jìn)行匯總，并形成會(huì)議結(jié)論。3、會(huì)后做好衡量一個(gè)會(huì)議是否有成效，一是要看會(huì)議是否能夠形成有效的決策，二是要會(huì)后的決策是否能在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)。因此，會(huì)后的追蹤非常重要，會(huì)后有追蹤，才能把會(huì)議的決議形成生產(chǎn)力。1）會(huì)議要明確待追蹤事項(xiàng)。以下為待會(huì)議追蹤事項(xiàng)表，可參考：2）會(huì)議發(fā)起人要指定專人（會(huì)議、人或其