會議的籌劃與管理培訓(xùn)PPT課件教材講義

1、第九講會議的籌劃與管理1會議的重要性大多數(shù)企業(yè)在會議中決定其基本走向90%以上的重大決策是通過會議制定的企業(yè)花在開會上的時間越來越多開會的頻率越來越高2會議的籌劃與管理 會前的準備工作會間的組織服務(wù)會后的善后處理3會前準備工作 1、安排議題、議程、日程2、 擬訂與會人員名單3、申請會議所需資金4、 會場布置5、安排食宿和茶水6、 發(fā)出會議通知 4安排議題、議程 議題的收集和篩選 議程 5委員會會議議程7月6日上午11點格林德雷戈飯店1、（11：00）任命一位會議主席2、（11：10）為缺席致歉3、（11：15）批準上次會議備忘錄4、（11：30）上次會議提出的事項5、（11：45）討論聯(lián)絡(luò)事宜

2、 （12：00）會間休息6、（12：15）財務(wù)事項7、（12：45）特別事宜8、（13：00）其他動議9、（13：15）其他事宜10、（13：35）下次會議細節(jié)議程的開頭為會議的日期、時間和地點每項均有一個起始時間下次會議細節(jié)寫在議程的末尾6擬訂與會人員名單 選擇恰當?shù)娜顺鱿瘯h 送交上級審核 7申請會議所需資金 確定會議規(guī)格 申請經(jīng)費 口頭書面8會場布置 選擇會場 a.場地大小 b.附屬設(shè)施齊全 c.適當?shù)拈_會設(shè)備 d.會場氛圍 e.場地不受外界干擾 布置會場 a.附屬設(shè)施 b.準備會議文件 9討論：各種會場的利與弊會場類型優(yōu)點缺點圓桌型橢圓型口字型U型教室型1011面對面就座 當你在討論問

3、題或試圖作出決定時，安排持相反觀點的兩派成員坐在長桌的相對的兩邊 主席坐在團隊成員之間 1213顯示等級 如果你希望顯示等級，讓主席坐在長方桌子的頂端，其他與會者座位按資歷遞降順序就坐 主席坐在長桌的頂端 資歷最淺者坐在離主席最遠處 141516自由討論 如果坦誠的討論比與會者的地位更值得關(guān)注，在會議中用一張圓桌 主席可坐在任何一個位置上 17安排食宿和茶水 食宿 a.用膳 b.住宿 茶水 18一杯香茶可贏得交易機會19角色練習(xí)表演會議期間奉茶的禮儀20給客人斟茶的注意事項當桌子上放有資料文件時，不要勉強客人收拾整理，而應(yīng)說：“茶放這兒行嗎？”并等待客人的回答，按客人意愿行事。開會時，如果出席

4、者眾多，可請同事幫忙，一人端著茶盤，另一人專為客人上茶。21茶溢出來了！這時不要驚慌，不忙亂，先道歉，后擦拭。切記：斟茶時，務(wù)必帶上干凈毛巾。有茶和糕點時，要先將糕點放在客人左手邊，再將茶置于客人正中略偏右手側(cè)。洽談時間較長，在一至一個半小時內(nèi)，應(yīng)更換茶葉。給客人斟茶的注意事項22上茶時的七個程序兩手端茶盤，盤子高度位于胸部敲門，并說：“對不起！”進入接待室止步立正，輕輕點頭致意將茶盤的一端置于桌子側(cè)面23桌上不能放盤時，則左手拿盤，右手取茶壺用毛巾擦凈茶壺底，兩手從下方托住毛巾上茶結(jié)束后，左手拿茶盤，使盤緊靠左腋下；走到門口時，再次向客人點頭致意，退出接待室。上茶時的七個程序24 會間的組織

5、服務(wù) 1、 簽到 2、 安排就座 3、 做好會議記錄和錄音 4、 會場服務(wù)25 簽到 簽到形式 薄式卡片式代簽 簽到時的接待工作 26游戲：會議排座27安排就座 要適合會議性質(zhì) 讓報告者坐中央 會議主持人的座位 秘書的座位 28做好會議記錄 會議記錄構(gòu)成 會議記錄方式 會議記錄寫作 29小組討論設(shè)計會議記錄表格（5分鐘）30 會議名稱 時間 主席 會議目的 出席人數(shù) 缺席人數(shù)缺席理由 會議內(nèi)容和決議事項決議事項 的實施實施項目 負責(zé)人 或部門 完成期限 出席人 蓋 章特別事項31點評根據(jù)錄像的內(nèi)容，點評這位秘書的緊急情況處理技巧。32會場服務(wù) 轉(zhuǎn)接電話 突發(fā)狀況 建議休息 協(xié)助上司掌握、控制會議進程 33會議的善后處理1、會場清理2、印發(fā)會議記錄3、資金4、會議的總結(jié)工作34會場