證照印章管理制度(1)

1、精選資料可修改編輯證照印章管理制度為進(jìn)一步加強(qiáng)證照印章的使用和管理，保障公司的合法權(quán)益，確保各項(xiàng)工作有利進(jìn)行，特制定本制度。一、證照管理（一）職責(zé)與范圍1、行政部是公司證照的管理部門和責(zé)任部門，負(fù)責(zé)對(duì)公司所有證照統(tǒng)一管理。2、行政部指派專人負(fù)責(zé)公司所有證照的申辦、登記、變更、年審年檢、注銷。（二）證照管理1、證照辦理完畢，經(jīng)辦人員及時(shí)履行正式交接手續(xù)，交由行政部保管，證照的移交由行政部負(fù)責(zé)人監(jiān)督并填寫移交記錄，證照交接完成后，行政部證照使用專管員及時(shí)建檔登記。2、建檔登記項(xiàng)目包括證照名稱、編號(hào)、頒發(fā)部門、數(shù)量、登記日期、啟用時(shí)間、有效期限、年審年檢情況等。3、建立證照目錄表備案，并對(duì)公司證照實(shí)

2、行動(dòng)態(tài)信息進(jìn)行更新管理。（三）證照使用1、行政部負(fù)責(zé)將各類證照錄入證照登記表并進(jìn)行統(tǒng)一管理。2、行政部必須妥善保管各類證照，如出現(xiàn)損壞或丟失，應(yīng)立即向總經(jīng)辦報(bào)告，并及時(shí)辦理證照的掛失和補(bǔ)辦手續(xù)。3、各部門如需使用公司證照，以郵件形式說(shuō)明使用范圍和使用時(shí)間，填寫證照使用登記表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、行政部負(fù)責(zé)人、總經(jīng)辦批準(zhǔn)，方可攜帶外出，使用完畢后，應(yīng)于 1 個(gè)工作日內(nèi)交回，證照專管員應(yīng)在登記表上注明交回時(shí)間并簽字。4、各類證照未經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理批準(zhǔn)， 任何人不得隨意翻動(dòng)、復(fù)印、外借，更不允許擅自使用公司的證照進(jìn)行各種擔(dān)保。二、印章管理（一）印章的分類、刻制和啟用1、印章的

3、分類：公司公章（包括項(xiàng)目公司）；各類專用章：合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章；專用私章：法定代表人專用私章；部門印章；2、印章的刻制要遵守國(guó)家的有關(guān)政策，并遵循先進(jìn)、適用的原則。印章的刻制由申請(qǐng)部門根據(jù)工作需要填寫印章刻制申請(qǐng)表，（刻制新印章，更換舊印章須憑舊印章原樣），經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由行政部負(fù)責(zé)刻制。3、刻制好的印章在啟用前，由行政部做好戳記，并留樣保存，以便備查， 然后由行政部發(fā)啟用通知，通知中注明啟用日期、發(fā)放公司、使用范圍和啟用印模。（二）印章保管1、公司印章、專用章、專用私章由行政部責(zé)保管，各部門印章應(yīng)由各部門負(fù)責(zé)人保管。2、公司印章保管人不得將印章交由他人代管，若因事請(qǐng)假，應(yīng)由

4、保管人向行政部負(fù)責(zé)人請(qǐng)示指定專人代管。（三）印章的審批和核對(duì)1、印章的使用要十分審慎，必須每次使用都履行審批手續(xù)，并進(jìn)行登記。所有涉及公司信息發(fā)布、對(duì)外政策，權(quán)利義務(wù)的文件需總經(jīng)理簽字確認(rèn)后方可蓋章。2、特殊情況不能及時(shí)辦理審批手續(xù)的，應(yīng)由辦事人與行政部負(fù)責(zé)人溝通并說(shuō)明情況，在征得同意后，辦理用印手續(xù)，但須在事后 2 日內(nèi)補(bǔ)辦審批手續(xù)。3、印章保管人應(yīng)對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行審閱、了解用印內(nèi)容，經(jīng)核對(duì)無(wú)誤辦理用印登記手續(xù)后方可用印，同時(shí)應(yīng)將加蓋公章的文件資料留檔備案，確實(shí)沒(méi)有留存資料的，要詳細(xì)登記用印情況。4、原則上，不允許出現(xiàn)蓋有印章的空白憑證。但因業(yè)務(wù)要求，需要蓋有印章的空白憑證帶出公司的，必須有總

5、經(jīng)理的特別批準(zhǔn)；此類憑證要有指明用途的特定格式，除了這種指定的用途以外，不能再用作別的憑證；此類憑證要逐頁(yè)編號(hào)，裝訂成冊(cè)，并須有存根。（四）印章使用規(guī)范1、用印時(shí)，用印位置準(zhǔn)確、恰當(dāng)，印跡端正清晰，印章名稱與用印落款一致（代用印章除外），不漏蓋、不多蓋。2、介紹信、便函、授權(quán)委托書要有存根，要在落款和騎縫處一并加蓋印章。3、對(duì)外簽署的合同、各類業(yè)務(wù)報(bào)表（財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表）及其他需用印章的文本等，須在合縫處加蓋印章。4、未經(jīng)批準(zhǔn)的文件不得使用印章5、涉及個(gè)人財(cái)產(chǎn)、經(jīng)濟(jì)、法律糾紛等方面的文件、材料不得使用印章。6、非公司員工或與公司工作、業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的文件、材料不得使用印章。三、證照印章外帶規(guī)定證照

6、印章原則上不允許帶出公司。確因工作需要將印章帶出使用的，應(yīng)填寫證照印章使用登記表并說(shuō)明外帶事項(xiàng)，經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后由行政部與用印部門各派至少一名人員共同外出使用。四、證照印章歸檔管理（一）證照、公章、法定代表人印章、財(cái)務(wù)專用印、合同專用印等相關(guān)文件、資料、附件資料及證照印章審批單作為使用憑據(jù)由行政部留存，每年 1 月 15 日前將上一年相關(guān)檔案整理后交公司檔案室歸檔。（二）證照/印章使用登記表及各證照印章的啟用及停用文件，由行政 部進(jìn)行編號(hào)歸檔并保存，以備公司查閱。五、證照印章的遺失和報(bào)廢（一）保管人必須妥善保管證照印章，如有遺失，保管人應(yīng)及時(shí)將遺失情況說(shuō)明資料以書面形式向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。（二

7、）公司證照印章發(fā)生遺失時(shí)，應(yīng)在報(bào)刊上刊登掛失聲明（注明起止日期和作廢日期），同時(shí)進(jìn)行證照、印章的補(bǔ)辦。（三）公司部門證照印章發(fā)生遺失時(shí)，應(yīng)正式發(fā)文告知合作單位（注明起止日期和作廢日期）。（四）有下列情況時(shí)，印章須停用并報(bào)廢：機(jī)構(gòu)名稱、圖樣改變； 印章使用損壞。（五）印章永久停用需報(bào)廢時(shí)，由印章保管人填寫印章報(bào)廢審批表，呈行政部負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理簽核后，由行政部負(fù)責(zé)人和兩名以上員工共同在場(chǎng)的情況下，對(duì)印章進(jìn)行銷毀。六、法律責(zé)任（一）在證照、印章管理中存在以下行為之一的，公司將處以500-2000 元經(jīng)濟(jì)處罰。情節(jié)嚴(yán)重導(dǎo)致公司重大損失的，公司將追究法律責(zé)任并移交司法機(jī)關(guān)處理。（二）任何單位及個(gè)人不得擅自刻制及更換印章，未經(jīng)批準(zhǔn)、未經(jīng)公司行政部負(fù)責(zé)刻制及更換的印章，不發(fā)生效力。（三）印章的責(zé)任人及保管人