檔桉及檔桉管理

1、檔案及檔案管理1一、什么是檔案 檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。2我們可以從四個(gè)方面來對(duì)檔案進(jìn)行理解：1、檔案是有相對(duì)固定來源的。它來源于一定的形成單位，產(chǎn)生于形成單位的自身活動(dòng)。所以必須尊重檔案的來源原則，以歷史唯物主義和系統(tǒng)論為指導(dǎo)，開展檔案的收集、積累、保管和系統(tǒng)整理工作。2、檔案是有保存價(jià)值的。一個(gè)單位在自身活動(dòng)中會(huì)形成許許多多的材料，但并非所有的材料都會(huì)轉(zhuǎn)化為檔案。一部分隨著記事等現(xiàn)行功能的結(jié)束，便失去了它存在的社會(huì)價(jià)值而被淘汰，另一部分由于對(duì)今

2、后活動(dòng)仍有查考價(jià)值而被保存下來，就轉(zhuǎn)化為檔案。33、檔案的物質(zhì)形態(tài)是多種多樣的。不僅有文字的，還有聲像的，還有磁盤、光盤等。 4、檔案是原始的記錄。檔案是在社會(huì)實(shí)踐中直接形成的，不是事后編寫或另外收集的材料，所以不同于一般文獻(xiàn)，具有很強(qiáng)的原始性。原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。4二、檔案的作用1、憑證作用。檔案的憑證作用體現(xiàn)了檔案不同于其他各種文獻(xiàn)資料的最基本的特點(diǎn)。檔案之所以具有憑證作用，是由檔案的本質(zhì)屬性原始記錄性決定的。首先，從檔案的形成來看，它是從當(dāng)時(shí)當(dāng)事直接使用和產(chǎn)生的文件材料轉(zhuǎn)化來的，是令人信服的歷史證據(jù)。其次，從檔案本身的物體形態(tài)來看，文件上保留著真切的歷史標(biāo)記。2、參考作用。檔案能

3、以知識(shí)原載體的形式，給人以相互聯(lián)系的、系列性的、廣泛的情報(bào)信息，對(duì)于人們查考既往情況，掌握歷史資料，研究有關(guān)事物的發(fā)展規(guī)律，具有廣泛的情報(bào)價(jià)值。5三、歸檔范圍凡在教學(xué)、科研、管理各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的，對(duì)學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料；根據(jù)高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法規(guī)定應(yīng)該歸檔的有十大類文件材料：黨群類、行政類、教學(xué)類、科研類、產(chǎn)品類、基建類、設(shè)備類、出版類、外事類、財(cái)會(huì)類；6反映學(xué)院工作和活動(dòng)的有保存價(jià)值的聲像載體材料；征集國內(nèi)外與學(xué)院有關(guān)的各種具有保存價(jià)值的其他材料；院內(nèi)個(gè)人在其非職務(wù)活動(dòng)中形成的文件材料，可按征集、代管、捐贈(zèng)的方式處理。7黨群類應(yīng)歸檔材料：1、上

4、級(jí)黨組織有關(guān)黨的建設(shè)的文件2、院黨代會(huì)文件材料3、院黨委會(huì)、書記院長碰頭會(huì)議記錄、紀(jì)要4、院黨委工作計(jì)劃、總結(jié)5、院黨委發(fā)布的決定、辦法6、院黨委負(fù)責(zé)人在院內(nèi)的重要講話稿和參加上級(jí)召開會(huì)議發(fā)言稿7、院黨委大事記88、院黨群系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)材料9、院內(nèi)各支部年度工作計(jì)劃總結(jié)、請(qǐng)示及黨委批復(fù)10、院內(nèi)支部設(shè)置變動(dòng)、改選報(bào)告、審批材料11、院黨員名冊(cè)12、反映本院全貌、重大活動(dòng)的各種宣傳材料13、學(xué)院教職工政治思想動(dòng)態(tài)及調(diào)查材料14、學(xué)院統(tǒng)戰(zhàn)工作材料15、學(xué)院工會(huì)工作材料16、學(xué)院團(tuán)委工作材料9行政類應(yīng)歸檔范圍：1、上級(jí)有關(guān)行政管理的文件2、全院性的規(guī)章制度3、學(xué)院年度工作計(jì)劃、總結(jié)4、院長辦公會(huì)議記錄5、

5、院領(lǐng)導(dǎo)在會(huì)上的重要講話和參加院外會(huì)議的發(fā)言稿6、教職工代表大會(huì)文件7、本院向上級(jí)的請(qǐng)示及其批復(fù)8、教研室的請(qǐng)示及學(xué)院的批復(fù)109、學(xué)院年度報(bào)表、統(tǒng)計(jì)材料10、院內(nèi)啟用印章的文件及印模11、本院的歷史沿革、情況介紹、大事記12、學(xué)院教研室負(fù)責(zé)人任免的請(qǐng)示批復(fù)13、學(xué)院教職工名冊(cè)14、學(xué)院教職工評(píng)定、聘任專業(yè)技術(shù)職稱材料11教學(xué)類應(yīng)歸檔范圍：1、上級(jí)有關(guān)教學(xué)工作的文件材料2、本院有關(guān)教學(xué)的規(guī)章制度3、學(xué)院學(xué)科建設(shè)和實(shí)驗(yàn)室建設(shè)有關(guān)材料4、學(xué)院各教研室教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱5、學(xué)院各科期考試題6、學(xué)院典型教案7、自編、主編教材，教學(xué)指導(dǎo)書、習(xí)題集和其他有保存價(jià)值的參考資料8、學(xué)院教師進(jìn)修計(jì)劃、安排9、學(xué)院

6、教師工作量的規(guī)定及執(zhí)行情況10、學(xué)院教師業(yè)務(wù)考核情況12科研類應(yīng)歸檔范圍：科研準(zhǔn)備階段1、開題報(bào)告與課題調(diào)研論證材料2、任務(wù)書、合同、協(xié)議書3、課題研究計(jì)劃、設(shè)計(jì)4、計(jì)劃執(zhí)行情況5、課題投資和預(yù)決算材料13研究實(shí)驗(yàn)階段1、實(shí)驗(yàn)、測(cè)試、觀測(cè)、調(diào)查、考查的各種原始記錄2、數(shù)據(jù)處理材料（如程序設(shè)計(jì)說明、計(jì)算結(jié)果等）3、研究工作階段小結(jié)、年度報(bào)告4、配套的照片、底片、錄音帶、錄相帶、幻燈片等5、樣品、標(biāo)本等實(shí)物的目錄14總結(jié)鑒定階段1、論文、專著2、工藝技術(shù)報(bào)告3、專家評(píng)審意見4、鑒定材料（鑒定代表名單、記錄、鑒定意見、鑒定證書）5、推廣應(yīng)用意見6、課題工作總結(jié)15申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)階段1、科研成果登記表2、科

7、研成果報(bào)告表3、科研成果獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)與審批材料4、科研成果獲獎(jiǎng)材料（獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)?wù)?、證書）原件 或復(fù)印件5、專利申請(qǐng)書或證書原件或復(fù)印件16推廣應(yīng)用階段1、轉(zhuǎn)讓合同、協(xié)議書2、生產(chǎn)定型鑒定材料3、成果被引用或投產(chǎn)后反饋意見4、推廣應(yīng)用方案及實(shí)施情況5、擴(kuò)大試生產(chǎn)的設(shè)計(jì)文件、工藝文件6、成果宣傳報(bào)導(dǎo)材料7、對(duì)外學(xué)術(shù)交流材料17設(shè)備類應(yīng)歸檔范圍：1、申購報(bào)告、計(jì)劃、論證報(bào)告（論證會(huì)文件、記錄等）2、上級(jí)或主管領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)和準(zhǔn)購批示3、定購合同4、開箱記錄及裝箱單5、安裝調(diào)試記錄和雙方簽字移交文件、保修單6、索賠來往函件及結(jié)果文件7、設(shè)備說明書及全套隨機(jī)文件材料8、使用、檢修、故障事故記錄9、重大事故的調(diào)查分析

8、及處理結(jié)果18四、檔案管理的現(xiàn)代化1、利用計(jì)算機(jī)輔助檔案管理目錄級(jí) 文件級(jí) 聯(lián)機(jī)檢索2、改革立卷方法指導(dǎo)思想：簡化整理 深化檢索主要做法：破除“卷”的概念，直接以單份文件為單位進(jìn)行歸檔整理。目 的：最大限度地保持文件的歷史原貌，便于計(jì)算機(jī)的管理和應(yīng)用，逐步與辦公自動(dòng)化相適應(yīng)（即隨辦隨歸檔），最終過渡到文檔一體化。19問題 ：檔案能否完全實(shí)現(xiàn)無紙化，全部轉(zhuǎn)換成機(jī)讀檔案？答案：還不能，至少近期還不能。原因：1、機(jī)讀檔案的壽命還不能保證能很長久地保存； 2、機(jī)讀檔案內(nèi)容和載體的可分離性使檔案的原始記錄性得不到保障； 3、機(jī)讀檔案的保密性差； 4、機(jī)讀檔案的技術(shù)支持會(huì)遇到困難； 5、機(jī)讀檔案還不具法律效力。解決辦法：實(shí)行“雙保險(xiǎn)”。20做好檔案工作的幾點(diǎn)思考1、院領(lǐng)導(dǎo)和全體教職工都要有較強(qiáng)的檔案意識(shí)。2、列入學(xué)院管理工作內(nèi)容，逐步做到“三納入”、“四同步”。 “三納入”：納入學(xué)院計(jì)劃和規(guī)劃 納入管理制度 納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍 “四同步”：在布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工 作的同時(shí)，布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作。3、實(shí)行專人專柜管理。4、日常管理。學(xué)校要求基礎(chǔ)醫(yī)學(xué)院的歸檔時(shí)間為每年的六月份以前。教研室向基礎(chǔ)醫(yī)學(xué)院移