財(cái)務(wù)系統(tǒng)使用教程gl中

1、軟件服務(wù)社協(xié)同管理系統(tǒng)使用系列財(cái)務(wù)系統(tǒng)使用總賬子系統(tǒng)（中）軟件服務(wù)社2012 年 11 月 30 日目錄1各期間的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理41.11.1.11.1.21.1.31.1.41.1.51.1.61.1.71.1.81.21.2.11.2.21.2.31.2.41.2.51.2.61.31.3.11.3.21.3.31.3.41.3.51.3.61.3.71.4籌建期會(huì)計(jì)4填制憑證4相關(guān)功能41出納簽字57審核憑證60記賬64期末處理68結(jié)賬69說明73生產(chǎn)期會(huì)計(jì).74填制憑證74出納簽字116審核憑證116記賬117期末處理：期間損益結(jié)轉(zhuǎn)118結(jié)賬125銷售期及年終決算會(huì)計(jì). 127填制憑證1

2、27出納簽字164審核憑證165記賬166期末處理：期間損益結(jié)轉(zhuǎn)167其它工作171結(jié)賬174正常經(jīng)營(yíng)期會(huì)計(jì). 1762賬簿2142.12.1.12.1.22.1.32.1.42.1.52.22.2.12.2.22.32.3.12.3.22.3.32.4賬簿查詢214發(fā)生額及余額表214序時(shí)賬223賬228日?qǐng)?bào)表233明細(xì)賬236輔助賬簿查詢238輔助核算發(fā)生額及余額表238輔助核算明細(xì)賬253現(xiàn)金管理257賬257現(xiàn)金賬258日?qǐng)?bào)259關(guān)于賬簿的打印2593報(bào)表2613.13.2概述261函數(shù)說明2613.2.13.2.23.2.33.2.4QC（期初余額）261QM（期末余額）262FS（

3、發(fā)生額）263SYJE（損益凈額）2633.3資產(chǎn)負(fù)債表2643.3.13.3.2定義報(bào)表265生成報(bào)表2693.4利潤(rùn)表2713.4.13.4.2定義報(bào)表271生成報(bào)表2723.5自定義報(bào)表274定義報(bào)表274報(bào)表管理275生成報(bào)表2783.5.13.5.23.5.33.6說明2803.6.13.6.2注意事項(xiàng)280將來的擴(kuò)展2804練習(xí)2814.14.24.34.44.5出納簽字、審核、記賬281期間損益結(jié)轉(zhuǎn)281賬簿281報(bào)表281結(jié)賬2815小結(jié)2821 各期間的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理本章將詳細(xì)介紹公司各個(gè)期間的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理，可以分為二部分：1.日常業(yè)務(wù)處理包括憑證的填制、審核、記賬，這些是會(huì)計(jì)

4、的日常工作，也是最基礎(chǔ)的工作。如果在“選項(xiàng)”中選擇了“出納憑證必須經(jīng)由出納簽字”，那么有關(guān)憑證還需要進(jìn)行“出納簽字”。2.期末處理在每個(gè)會(huì)計(jì)期末，需要進(jìn)行一些必要的處理，包括：匯兌損益調(diào)整（如果有外幣業(yè)務(wù)的話）、期間損益結(jié)轉(zhuǎn)。本期間的所有工作完成后，需要對(duì)本期間結(jié)賬。各個(gè)期間的其它工作（如賬簿、報(bào)表）將會(huì)在后面各章分別介紹。下面將對(duì)公司各個(gè)期間發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行會(huì)計(jì)處理，整個(gè)過程是這樣安排的：1.2.3.4.公司 2009 年 10 月 1 日成立，整個(gè) 10 月份均為公司籌建期；從 11 月起進(jìn)入生產(chǎn)期；12 月是公司銷售期，當(dāng)然供應(yīng)與生產(chǎn)業(yè)務(wù)也同時(shí)發(fā)生，此時(shí)公司已進(jìn)入年終會(huì)計(jì)決算；2010

5、 年 1 月，新年度到來，是公司正常經(jīng)營(yíng)期，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生正常，會(huì)計(jì)核算也相對(duì)穩(wěn)定。1.1籌建期會(huì)計(jì)公司在籌建期即 2009 年 10 月發(fā)生的各種業(yè)務(wù)，以及相應(yīng)的會(huì)計(jì)處理。下面介紹1.1.1填制憑證填制憑證是最基本、最重要的會(huì)計(jì)工作，總賬子系統(tǒng)的各種信息包括賬簿、報(bào)表的信息都是以憑證為基礎(chǔ)的。系統(tǒng)中提供了專門的“填制憑證”功能，用于填制新的憑證，或修改已有的憑證。下面先介紹這個(gè)功能的使用方法，然后結(jié)合公司的實(shí)際業(yè)務(wù)，填制相應(yīng)的會(huì)計(jì)憑證。1.1.1.1功能簡(jiǎn)介執(zhí)行本功能，顯示如下：可以看到，本功能包括以下幾部分：能菜單：窗口最上面一行有一些功能菜單，可以用于進(jìn)行相應(yīng)的操作。二、操作按鈕：下面是一

6、些常用的操作按鈕：后面會(huì)介紹這些按鈕的用途和使用方法。三、憑證：“操作按鈕”下面的部分用于填制和顯示憑證。包括以下內(nèi)容：1.憑證頭用于顯示憑證類別、會(huì)計(jì)日期等基本信息。憑證類別名稱憑證上面的中間部分顯示的是憑證類別的名稱，比如當(dāng)前顯示的是“記賬憑證”。如果有多個(gè)憑證類別，那么會(huì)根據(jù)選擇的憑證類別自動(dòng)顯示相應(yīng)的憑證類別名稱。1)2)憑證字左側(cè)是，用于選擇憑證類別。如果系統(tǒng)中只有一個(gè)“在用”的憑證類別，那么就自動(dòng)顯示這個(gè)類別。公司只使用一個(gè)憑證類別“記賬憑證”，所以缺省顯示的是“記賬憑證”的憑證字“記”。會(huì)計(jì)日期：指的是這個(gè)憑證對(duì)應(yīng)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)確認(rèn)日期。很多情況下，會(huì)計(jì)日期與當(dāng)前的實(shí)際日期（系統(tǒng)日期

7、）是相同的，但也會(huì)經(jīng)常出現(xiàn)不同的情況，比如當(dāng)前是 4 月 2 日，但是 3 月還未結(jié)賬，并且還有一些屬于 3 月 31 日的業(yè)務(wù)需要填制憑證，這時(shí)就可以將憑證上的會(huì)計(jì)日期修改為 3 月 31 日。 如果需要調(diào)整會(huì)計(jì)日期的憑證較多，可以修改下面的“會(huì)計(jì)日期”。它用于作為會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的“缺省會(huì)計(jì)日期”，剛登錄系統(tǒng)時(shí)，它等于當(dāng)前系統(tǒng)日期（即實(shí)際日期），但可以修改。財(cái)務(wù)系統(tǒng)中，填制憑證等很多操作以該日期作為缺省日期。這樣就會(huì)非常方便。3)公司現(xiàn)在要處理的是 2009 年 10 月的業(yè)務(wù)，后面會(huì)介紹其第一個(gè)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生在 10 月 1 日，所以可以把這個(gè)日期修改為 2009 年 10 月 1 日。此后再執(zhí)行

8、填制憑證功能時(shí)，憑證上的會(huì)計(jì)日期就顯示為 2009 年 10 月 1 日，這樣如果這一天有多筆憑證，就不必再逐個(gè)憑證修改會(huì)計(jì)日期。附單據(jù)數(shù)、附件：4)如果需要，可以在以下位置給憑證上傳相關(guān)的附件（如掃描件），并附單據(jù)數(shù)。2.憑證正文用于顯示分錄等信息，這是憑證最重要的部分。包括：1)分錄：包括摘要、科目、借（貸）方金額。2)合計(jì)：顯示本憑證各條分錄的金額合計(jì)。3)備注信息：在憑證下方有一個(gè)“備注信息”區(qū)域，顯示各條分錄相關(guān)的備注信息。在填寫每條分錄時(shí)，除了要摘要、科目、借（貸）方金額之外，有時(shí)還需要一些相關(guān)的信息，如結(jié)算方式、票號(hào)、日期、數(shù)量、單價(jià)，此外，對(duì)于設(shè)置了輔助核算的科目，還需要輔助核

9、算信息。這些內(nèi)容較多，因此并不直接顯示在每條分錄上，而是在“備注信息”部分，當(dāng)需要查看某條分錄的“備注信息”時(shí)，只需要點(diǎn)擊選擇這條分錄，即可在“備注信息”部分看到相關(guān)內(nèi)容。憑證尾：3.在憑證尾顯示下列信息：1)2)3)記賬：顯示憑證記賬人的審核：顯示憑證審核人的出納：如果在“選項(xiàng)”中選擇了“出納憑證必須經(jīng)由出納簽字”，那么涉及現(xiàn)金、證必須經(jīng)過出納簽字后才能記賬。出納簽字后，會(huì)在本欄顯示出納的制單：顯示憑證制單人的科目的憑4)5)來源：顯示憑證的來源，可以是總賬業(yè)務(wù)、固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)，也可以是匯兌損益調(diào)整、期間損益結(jié)轉(zhuǎn)等工作。四、其它：憑證右上角可以用于查看“改。最新憑證”，這樣可以快速調(diào)閱本人最近

10、填制的憑證，以便檢查或修附：關(guān)于憑證金額錄入方式在主控系統(tǒng)中，有一個(gè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)的參數(shù)“憑證金額錄入方式”：該參數(shù)用于確定在憑證中錄入金額時(shí)的方式，可以設(shè)置為以下三個(gè)值：1： 表示錄入和顯示金額時(shí)都帶分位格。缺省情況下采用這個(gè)設(shè)置。此時(shí)憑證錄入和顯示金額時(shí)，金額欄帶有分位格。即以下樣式：2： 表示錄入金額時(shí)不帶分位格，但顯示金額時(shí)帶分位格如果將參數(shù)改為這個(gè)值，那么在錄入金額時(shí)，不帶分位格，即以下樣式：但在錄入完成、焦點(diǎn)離開后，顯示的金額帶有分位格，即按以下樣式顯示：3： 表示錄入和顯示金額時(shí)都不帶分位格。即都是以下樣式：可以根據(jù)本的管理要求和操作，指定參數(shù)值即可。建議可以改為第三種或第二種方式，因

11、為更便于修改和粘貼。1.1.1.2業(yè)務(wù)處理下面結(jié)合公司 2009 年 10 月所發(fā)生的各項(xiàng)業(yè)務(wù)，介紹會(huì)計(jì)處理方法，重點(diǎn)是填制憑證，此外，還會(huì)介紹一些常用的系統(tǒng)功能，如怎樣使用摘要模板、憑證模板，怎樣作廢/恢復(fù)憑證、整理憑證，怎樣查詢現(xiàn)有憑證及科目匯總表1.10 月 1 日，按照投資規(guī)定，首先收到甲方新華電訊器材廠第一期投入貨幣2080000 元，此款通過已進(jìn)賬。經(jīng)會(huì)計(jì)師驗(yàn)證，可作為甲方投入，并出具驗(yàn)資書。可以填寫以下憑證，確認(rèn)無誤后，點(diǎn)擊“保存”按鈕即可。1)憑證內(nèi)容說明：憑證類別名稱、憑證字：由于公司只使用缺省的憑證類別“記賬憑證”，所以憑證類別名稱自動(dòng)顯示為“記賬憑證”，憑證字自動(dòng)顯示為“

12、記”。2)憑證由于：公司采用系統(tǒng)方式，所以憑證在憑證保存時(shí)由系統(tǒng)自動(dòng)生成。3)會(huì)計(jì)日期：由于前面已將財(cái)務(wù)系統(tǒng)頁面下方的缺省“會(huì)計(jì)日期”改為 2009 年 10 月 1 日，所以，在憑證窗口中的會(huì)計(jì)日期缺省是 2009 年 10 月 1 日，可以根據(jù)需要修改。摘要：要求簡(jiǎn)潔明確地反映該項(xiàng)業(yè)務(wù)，必須填寫。錄完一筆分錄回車時(shí)，下一行分錄會(huì)自動(dòng)顯示上一行4)分錄的摘要內(nèi)容，這是因?yàn)楹芏嗲闆r下，各分錄的摘要是相同的。如果在摘要欄按 F12 功能鍵，也會(huì)自動(dòng)上一行的摘要。后面還會(huì)再介紹“摘要模板”的功能，以方便摘要的錄入?？颇浚?)科目的錄入非常方便?？梢栽诳颇繖邳c(diǎn)擊選擇按鈕，從彈出的憑證列表中選擇，也可

13、以直接輸入科目、名稱、助記碼，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)錄入的內(nèi)容自動(dòng)匹配。比如，錄入科目時(shí)，如果錄入了 10，則會(huì)自動(dòng)顯示：也可以錄入科目名稱，比如：如果錄入“應(yīng)付”，則會(huì)自動(dòng)列出相關(guān)的科目：這樣就可以直接選擇需要的科目，只要記住科目編碼、名稱、助記碼的一部分，就可以很快找到需要的科目。注意：填制憑證時(shí)，只能選擇“在用”的“末級(jí)”科目。金額：每一筆分錄都必須填寫借方或貨方的本位幣發(fā)生額，并且必須大于 0。 填寫金額后，如果發(fā)現(xiàn)方向錯(cuò)了，可以點(diǎn)擊空格鍵，則會(huì)自動(dòng)變化方向。如果在借方或貸方金額欄中點(diǎn)擊等號(hào)“=”，則本條分錄的金額會(huì)自動(dòng)計(jì)算為其它分錄借貸方的差額，比如：在錄入最后一條分錄時(shí)，可以不必錄入金額，而是

14、點(diǎn)擊等號(hào)“=”，這樣就會(huì)根據(jù)平衡關(guān)系自動(dòng)計(jì)算出本條分錄的金額，非常方便。本例中，在第二條分錄的金額欄如果點(diǎn)擊等號(hào)“=”，則會(huì)自動(dòng)在貸方顯示 2080000。在憑證下方會(huì)自動(dòng)顯示各個(gè)分錄的借方發(fā)生額合計(jì)與貸方發(fā)生額合計(jì)，兩者必須相同，否則憑證不能保存。備注信息：6)7)有些科目（如設(shè)置了輔助核算、數(shù)量核算、外幣核算、賬的科目）錄入后，系統(tǒng)還會(huì)彈出窗口、要求指定相關(guān)的信息。這些信息會(huì)顯示在憑證的“備注”部分。此后當(dāng)需要查看某條分錄的“備注信息”時(shí)，只需要點(diǎn)擊選擇這條分錄，即可在“備注信息”部分看到相關(guān)內(nèi)容。本例中，由于 100201面已指定“是”科目，所以選擇該科目后，焦點(diǎn)離開時(shí)，會(huì)自動(dòng)彈出窗口要

15、求錄入相關(guān)信息（其中結(jié)算方式必須錄入）：點(diǎn)擊確定后，可以看到“備注”部分顯示了這些信息：注：以后如果需要修改“備注信息”，可以在這個(gè)區(qū)域雙擊，即可重新彈出錄入窗口。8)制單人：憑證保存時(shí)，會(huì)自動(dòng)制單人。操作按鈕說明本功能設(shè)置了一些常用的操作按鈕：它們的使用方法如下：1)2)3)4)5)新增：可以點(diǎn)擊本按鈕，增加一個(gè)新的憑證。保存：用于保存當(dāng)前正在錄入或修改的憑證。放棄：點(diǎn)擊本按鈕，可以放棄當(dāng)前正在錄入的新憑證，或取消對(duì)現(xiàn)有憑證正在進(jìn)行的修改。打印、預(yù)覽：可以用于打印、預(yù)覽當(dāng)前的憑證。查詢：點(diǎn)擊本按鈕，則彈出以下條件窗口：可以指定條件，然后點(diǎn)擊“確定”，列出符合條件的憑證，并可以雙擊查看，如果需

16、要，還可以進(jìn)行修改。本功能的使用方在后面再做詳細(xì)說明。注意：本功能只允許查詢未結(jié)賬期間的憑證，對(duì)于已結(jié)賬的期間，則不能在本功能中查看，因?yàn)楸竟δ懿榭磻{證的目的是為了進(jìn)行修改，而已結(jié)賬期間的憑證是不能修改的。已執(zhí)行出納簽字、審核、記賬、作廢的憑證不能再修改，除非先取消相應(yīng)的操作。6)7)8)插分：用于在憑證的當(dāng)前位置一條分錄；刪分：用于將憑證當(dāng)前位置上的一條分錄刪除；首張、上張、下張、末張：可以點(diǎn)擊這些按鈕翻閱憑證，非常方便。通過上面的說明，可以進(jìn)一步了解“填制憑證”功能的使用方法。下面繼續(xù)處理其它業(yè)務(wù)。2.10 月 2 日，財(cái)務(wù)部出納簽發(fā)現(xiàn)金支票一張，金額為 30000 元，此款為出納備用金。

17、經(jīng)會(huì)計(jì)蓋章后，一同去將現(xiàn)金取回。3.10 月 3 日，按照投資協(xié)議規(guī)定，收到乙方廣州宏業(yè)電子第一期投入專有技術(shù) 1500000元，經(jīng)會(huì)計(jì)師與評(píng)估師聯(lián)合驗(yàn)證，可作為乙方投入，并出具驗(yàn)資書。4.10 月 4 日，從花都收賬通知。借入期限 1 年的1500000 元，率 1%，公司已接到借款轉(zhuǎn)存的5.10 月 5 日，辦公室辦理報(bào)銷，內(nèi)列公司公章刻制費(fèi) 750 元，審核無誤后，現(xiàn)金付訖； 同日，總經(jīng)辦辦理報(bào)銷，內(nèi)列公司登記費(fèi) 3500 元，現(xiàn)金付訖。6.10 月 6 日，供應(yīng)部填寫借支單一張，準(zhǔn)予借支 7500 元，此款為采購備用金，現(xiàn)金付訖；同日，銷售部借支 4000 元，此款出差備用，現(xiàn)金付訖。

18、說明：“122102 其它應(yīng)收款/應(yīng)收個(gè)人款”這個(gè)科目設(shè)置了“職員”輔助核算，因此在填制憑證時(shí)如果使用這個(gè)科目，必須指定該筆業(yè)務(wù)涉及的職員是誰。所以，本例中選擇該科目后，焦點(diǎn)離開時(shí)，會(huì)自動(dòng)彈出窗口要求錄入相關(guān)內(nèi)容，可以錄入為：錄入后點(diǎn)擊確定即可?？梢园赐瑯臃绞教钪葡乱还P憑證：7. 10 月 7 日，經(jīng)供應(yīng)部申請(qǐng)，財(cái)務(wù)部簽發(fā)轉(zhuǎn)賬支票一張 600000 元，此款為預(yù)付江門宏發(fā)電路板廠購驅(qū)動(dòng) 貨款，并接到對(duì)方收款收據(jù)；同日，又簽發(fā)轉(zhuǎn)賬支票一張 100000 元，此款為預(yù)付臺(tái)山僑富電子公司購集成塊款。該憑證涉及的“1123 預(yù)付賬款”科目設(shè)置了供應(yīng)商輔助核算，因此，選擇該科目后焦點(diǎn)離開時(shí)，會(huì)彈出窗口要

19、求指定供應(yīng)商。錄入如下：然后點(diǎn)擊“確定”即可。該憑證錄入完畢并保存后，如下所示：同樣，錄入下一張憑證時(shí)，也涉及“1123口要求指定供應(yīng)商。錄入如下：預(yù)付賬款”科目，選擇該科目后焦點(diǎn)離開時(shí)，也會(huì)彈出窗然后點(diǎn)擊“確定”即可。該憑證錄入完畢并保存后，如下所示：8.10 月 8 日，供應(yīng)部辦理報(bào)銷，內(nèi)列從新華家具店購入辦公家具 5100 元，從其采購借支款中直接核銷，購貨如下：品名規(guī)格數(shù)量單價(jià)（元） 金額（元） 存放地點(diǎn)201文件柜10S座44501800財(cái)務(wù)部202辦公臺(tái)5A張65503300銷售部合計(jì)5100注意：第二條分錄的職員輔助核算，錄入為。9.10 月 9 日，辦公室辦理報(bào)銷，內(nèi)列攤位費(fèi)

20、680 元，現(xiàn)金付訖；同日，財(cái)務(wù)部紅辦理報(bào)銷，內(nèi)列辦公用品購置費(fèi) 450 元，現(xiàn)金付訖。10.10 月 10 日，銷售部金 1200 元交回財(cái)務(wù)部。差旅費(fèi) 2800 元，從其借支款核銷后，并將剩余現(xiàn)辦理報(bào)銷，內(nèi)列注意：第三條分錄的職員輔助核算，錄入為。練習(xí)：錄入第三條分錄時(shí)，在金額欄中直接按“=”鍵，可以看到，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)計(jì)算出金額。11.10 月 11 日，按照投資規(guī)定，收到甲方新華電訊器材廠第二期投入標(biāo)準(zhǔn)化廠房一棟，總價(jià) 2000000 元，由生產(chǎn)車間及辦公樓兩部分組成，投入如下：經(jīng)會(huì)計(jì)師與評(píng)估師聯(lián)合驗(yàn)證，可作為甲方投入，并出具驗(yàn)資書。12.10 月 12 日，供應(yīng)部從江門宏發(fā)電路板廠購入驅(qū)

21、動(dòng)600 塊（1101、規(guī)格 0.48M2），單價(jià) 840 元，總價(jià) 504000 元，獲取，稅率 17%，進(jìn)項(xiàng)稅額為 85680 元，價(jià)稅合計(jì) 589680元，材料到達(dá)，驗(yàn)收入庫，貨款已于 10 月 7 日預(yù)付。品名規(guī)格數(shù)量單價(jià)（元） 金額（元） 存放地點(diǎn)101生產(chǎn)車間100D平方米20006001200000發(fā)展路 1 號(hào)102辦公樓50R平方米500發(fā)展路 號(hào)合計(jì)25002000000使用 30 年注意：第三條分錄的供應(yīng)商輔助核算，選擇江門宏發(fā)。13.10 月 13 日，照投資規(guī)定，收到乙方廣州宏業(yè)電子公司第二期投入機(jī)器設(shè)備生產(chǎn)線10 條，單價(jià) 242000 元，總價(jià) 2420000 元

22、，經(jīng)會(huì)計(jì)師與評(píng)估師聯(lián)合驗(yàn)證，可作為乙方投入，并出具驗(yàn)資書(201、規(guī)格 40 米、使用 15 年、存放車間)。14.10 月 14 日，供應(yīng)部從臺(tái)山僑富電子公司購入集成塊 20000 個(gè)（1102、規(guī)格 15N），單價(jià)4 元，總價(jià) 80000 元，獲取，稅率 17%，進(jìn)項(xiàng)稅額為 13600 元，價(jià)稅合計(jì) 93600 元，材料到達(dá)，驗(yàn)收入庫，貨款已于 10 月 7 日預(yù)付。注意：第三條分錄的供應(yīng)商輔助核算，選擇臺(tái)山僑富。15.10 月 15 日，供應(yīng)部從三義電子購入電子設(shè)備一批，如下：設(shè)備到達(dá)，安裝完畢，貨款通過轉(zhuǎn)賬付清。品名規(guī)格數(shù)量單價(jià)金額（元） 存放地點(diǎn)301電腦100A臺(tái)44000銷售部復(fù)

23、印機(jī)B臺(tái)2600012000辦公室合計(jì)28000使用10 年說明：關(guān)于科目匯總表在手工賬方式下，需要定期編制科目匯總表，這需要相當(dāng)大的工作量，但采用財(cái)務(wù)系統(tǒng)后，則完全不必再做這些工作，即使想查看匯總信息，也可以隨時(shí)執(zhí)行“賬簿發(fā)生額及余額表”功能查看。執(zhí)行該功能時(shí)，彈出窗口要求指定以下條件：其中包括要查詢的期間、科目級(jí)次等?？梢怨催x其中的“包含未記賬憑證”（因?yàn)楝F(xiàn)在的所有憑證都沒有記賬），其它條件不必修改，然后點(diǎn)擊“確定”，即可顯示下列內(nèi)容，這就是目前為止各個(gè)科目的匯總數(shù)據(jù)：該功能的使用方法將會(huì)在“賬簿”部分詳細(xì)說明。16.10 月 16 日，財(cái)務(wù)部簽發(fā)現(xiàn)金支票一張，金額為 35000 元，此款

24、為出納備用金；同日，又簽發(fā)轉(zhuǎn)賬支票一張，支付花都會(huì)計(jì)事務(wù)公司驗(yàn)資費(fèi) 12000 元。其中：第二條分錄需要指定結(jié)算方式“現(xiàn)金支票”。同樣：第二條分錄也需要指定結(jié)算方式“轉(zhuǎn)賬支票”。17.10 月 17 日，供應(yīng)部從羊城五金制品廠購入其他設(shè)備干燥箱 4 座，單價(jià) 3800 元，總價(jià) 15200元，（501、規(guī)格 80M、使用 8 年、存放車間）；同日，又從鍋爐制造廠購入需要安裝的燒錄器 1 臺(tái)，價(jià)款 13000 元。以上設(shè)備均到達(dá)，貨款通過分別轉(zhuǎn)賬付清。18.10 月 18 日，辦公室辦理報(bào)銷，內(nèi)列報(bào)裝10 部，單價(jià) 620 元，總價(jià) 6200 元，現(xiàn)金付訖（203、規(guī)格 280 型、辦公室經(jīng)管）

25、；同日，生產(chǎn)部辦理報(bào)銷，內(nèi)列車間裝修費(fèi) 5400元，現(xiàn)金付訖。19.10 月 19 日，從花都收賬通知；同日，供應(yīng)部借入 3 年期2500000 元，率為 0.8%，公司已接到借款轉(zhuǎn)存借支 6000 元，用于物品采購，現(xiàn)金付訖。注意：本憑證第一條分錄的職員輔助核算，選擇。購入機(jī)器設(shè)備一批，20.10 月 20 日，供應(yīng)部從機(jī)電設(shè)備如下：設(shè)備到達(dá)，安裝完畢，貨款通過轉(zhuǎn)賬付清。單價(jià)品名規(guī)格數(shù)量金額（元）存放地點(diǎn)（元）202繞線機(jī)10G臺(tái)30420001260000車間203沖床80S臺(tái)834000272000車間204電30L臺(tái)10車間 合計(jì)￥1682000使用15 年21.10 月 21 日，供

26、應(yīng)部從浙江悅達(dá)電子公司購入驅(qū)動(dòng)小板 10000 塊（1103、規(guī)格 0.12M2），單價(jià) 32 元，總價(jià) 320000 元，獲取元，貨到入庫，貨款尚未支付。，稅率 17%，進(jìn)項(xiàng)稅額為 54400 元，價(jià)稅合計(jì) 374400注意：第三條分錄的供應(yīng)商輔助核算，選擇浙江悅達(dá)。22.10 月 22 日，辦公室廚工填寫借支單一張，內(nèi)列周轉(zhuǎn)金借款 6500 元，現(xiàn)金付訖；同日，辦公室金收訖。交來現(xiàn)金 4500 元，此款為特殊崗位保證金，輔助核算名冊(cè)由辦公室人事經(jīng)管，現(xiàn)注意：第一條分錄的職員輔助核算，選擇。23.10 月 23 日，供應(yīng)部從東莞無線電一廠購入電解電容 20000 片（1104、規(guī)格 25 伏

27、），單價(jià)2.2 元，總價(jià) 44000 元，獲取，稅率 17%，進(jìn)項(xiàng)稅額為 7480 元，價(jià)稅合計(jì) 51480 元，貨到入庫，貨款通過轉(zhuǎn)賬付清。24.10 月 24 日，生產(chǎn)部譚天華辦理報(bào)銷，內(nèi)列燒錄器安裝費(fèi) 1500 元，現(xiàn)金付訖。同日，總經(jīng)辦張志新辦理報(bào)銷，內(nèi)列差旅費(fèi) 820 元，現(xiàn)金付訖。25.10 月 25 日，供應(yīng)部從南方汽車貿(mào)易公司購入設(shè)備一批，如下：設(shè)備到達(dá)，貨款通過轉(zhuǎn)賬付清。品名規(guī)格數(shù)量單價(jià)（元） 金額（元） 存放地點(diǎn)401昌河汽車7Z輛1110000110000辦公室402東風(fēng)汽車10T輛銷售部合計(jì)190000使用 15 年26.10 月 26 日，供應(yīng)部從順德化工購入輔助材料

28、一批，如下：貨到入庫，貨款尚未支付。單價(jià)金額稅額價(jià)稅合計(jì)品名及規(guī)格數(shù)量稅率（元）（元）（元）（元）1201 稀釋劑10K千克2000122400017%4080280801202 氯丁膠15H千克10005.5550017%9356435合計(jì)29500501534515注意：第三條分錄的供應(yīng)商輔助核算，選擇順德化工。27.10 月 27 日，供應(yīng)部從清遠(yuǎn)光華造紙廠購入其他材料一批，如下：貨到入庫，貨款通過轉(zhuǎn)賬付清。金額稅額價(jià)稅合計(jì)品名及規(guī)格數(shù)量單價(jià)稅率（元）（元）（元）1301盒20Y個(gè)500084000017%6800468001302 紙箱30U個(gè)500063000017%51003510

29、0合計(jì)70000119008190028.10 月 28 日，供應(yīng)部從新華交電公司購入車間生產(chǎn)用具一批，獲取普通，如下：貨到存放車間，款項(xiàng)從其采購借支中直接扣除。品名及型號(hào)數(shù)量單價(jià)（元） 金額（元）206 萬用表8E塊84403520208 天平10L臺(tái)65003000合計(jì)652029.10 月 29 日，財(cái)務(wù)部簽發(fā)轉(zhuǎn)賬支票 600000 元，預(yù)付江門宏發(fā)電路板廠貨款；同日，又簽發(fā)轉(zhuǎn)賬支票 100000 元，預(yù)付臺(tái)山僑富電子公司貨款。30.10 月 30 日，辦理報(bào)銷，內(nèi)列昌河汽車費(fèi) 880 元，現(xiàn)金付訖；同日，燒錄器工程安裝完畢，全部造價(jià)為 14500 元，轉(zhuǎn)入固定資產(chǎn)（502、規(guī)格 20X

30、、使用 10 年、存放車間）。31.10 月 31 日，計(jì)提 10 月份全體籌建工資 65000 元，其中：總經(jīng)辦：9400 元，供應(yīng)部：5800元，財(cái)務(wù)部：5700 元，銷售部：5400 元，辦公室：6500 元，生產(chǎn)部：8700 元，模組線：10000，話機(jī)線：13500。同日，財(cái)務(wù)部將多余現(xiàn)金 20000 元存入。說明：由于 221101 這個(gè)科目設(shè)置了部門輔助核算，因此需要分別錄入每個(gè)部門的工資。注意：在部門輔助核算時(shí)，必須核算到末級(jí)部門，所以應(yīng)當(dāng)分別錄入模組線、話機(jī)線。32.10 月 31 日，計(jì)提 10 月利息。短期借款 10 月 430 日共 27 天，本金 1500000 元，

31、率 1%；長(zhǎng)期借款 10 月 1930 日共 12 天，本金 2500000 元，率 x（計(jì)息天數(shù)30），其中：率 0.8%。利息=本金 x短期借款利息=1500000 x1%x（2730）=13500；長(zhǎng)期借款利息=2500000 x0.8%x（1230）=8000。1.1.2相關(guān)功能上面介紹了對(duì)各種業(yè)務(wù)填制憑證的方法，系統(tǒng)中還提供了下面一些非常有用的功能：1.1.2.1憑證的查看與修改有時(shí)需要查看某張憑證，或進(jìn)行修改。在填制憑證功能中，提供了下列功能，可以很方便地查看憑證：一、最新憑證：在本功能右上角，有一個(gè)“最新憑證”，其中列出了本人填制的最近十份憑證。由于實(shí)際工作中，最常查看或修改的憑

32、證就是本人最近填制的憑證，所以這樣非常方便。比如：點(diǎn)擊查看“最新憑證”時(shí)，可以在列表中看到她最近填制的憑證（如下），可以從列表中選擇并查看。二、首張、上張、下張、末張：可以點(diǎn)擊這些按鈕翻閱憑證，非常方便。三、使用“查詢”按鈕前面已簡(jiǎn)單介紹過本功能。點(diǎn)擊本按鈕，則彈出以下條件窗口：可以指定條件，然后點(diǎn)擊“確定”，顯示符合條件的憑證：可以雙擊查看憑證的詳細(xì)內(nèi)容，如果需要，還可以進(jìn)行修改。本功能的使用方法與后面將要介紹的“查詢憑證”功能非常類似，因此會(huì)在后面再做詳細(xì)說明。注意：本功能只允許查詢未結(jié)賬期間的憑證，對(duì)于已結(jié)賬的期間，則不能在本功能中查看，因?yàn)楸竟δ懿榭磻{證的目的是為了進(jìn)行修改，而已結(jié)賬期

33、間的憑證是不能修改的。如果需要查詢已結(jié)賬期間的憑證，可以執(zhí)行后面的“查詢憑證”功能。已執(zhí)行出納簽字、審核、記賬、作廢的憑證不能再修改，除非先取消相應(yīng)的操作。只有在“選項(xiàng)”中設(shè)置為“允許修改、作廢他人憑證”，才可以修改其他人填制的憑證，否則他人填制的憑證不可修改。1.1.2.2沖銷憑證有時(shí)會(huì)發(fā)現(xiàn)已填制的憑證出現(xiàn)錯(cuò)誤，但如果這個(gè)憑證已不能修改（比如因?yàn)橐褕?zhí)行出納簽字、審核、記賬），就需要沖銷這個(gè)憑證。在填制憑證功能的菜單中提供了“沖銷憑證”的功能：點(diǎn)擊該功能，則彈出窗口要求指定要沖銷哪一張憑證：指定月份、憑證類別、憑證號(hào)后，點(diǎn)擊“確定”，則會(huì)自動(dòng)生成這個(gè)憑證的沖銷憑證。該憑證與原憑證各分錄的科目相

34、同，但金額方向相反。摘要是“沖銷 X 年 X 月 X 號(hào)憑證”。確認(rèn)無誤后可以保存。說明：本功能只是一個(gè)便捷方式，也可以手工填制沖銷憑證。實(shí)際工作中，一般只有對(duì)已結(jié)賬期間的憑證才需要執(zhí)行“沖銷憑證”。未結(jié)賬期間的憑證可以直接修改（如果該憑證已執(zhí)行出納簽字、審核、記賬，不能再修改，可以先取消相應(yīng)的操作，然后即可進(jìn)行修改）。已“作廢”的憑證和已“標(biāo)錯(cuò)”的憑證不允許沖銷（關(guān)于作廢和標(biāo)錯(cuò)，詳見后面的說明）。1.1.2.3作廢憑證/恢復(fù)憑證如果有的憑證發(fā)生錯(cuò)誤，并且無法進(jìn)行修改，可以將這個(gè)憑證“作廢”?？梢栽诒竟δ苤胁槌鲞@個(gè)憑證，然后點(diǎn)擊“作廢憑證”即可?！白鲝U”后，憑證左上角會(huì)顯示“已作廢”標(biāo)志：已作

35、廢的憑證不再參與審核、記賬等操作，也不再體現(xiàn)在賬簿、報(bào)表的數(shù)據(jù)中。如果想恢復(fù)已作廢的憑證，可以對(duì)該憑證執(zhí)行“恢復(fù)憑證”。執(zhí)行之后，憑證左上角的“已作廢”標(biāo)志會(huì)自動(dòng)。練習(xí)：可以練習(xí)將某個(gè)已填制的憑證作廢，然后再恢復(fù)。注意：如果要作廢/恢復(fù)他人填制的憑證，系統(tǒng)會(huì)提示：只有在“選項(xiàng)”中設(shè)置為“允許修改、作廢他人憑證”，才可以作廢/恢復(fù)他人填制的憑證，否則系統(tǒng)執(zhí)行。1.1.2.4整理憑證作廢的憑證在系統(tǒng)中仍然存在，并占用著原來的憑證號(hào)，如果想徹底清除這個(gè)憑證，可以執(zhí)行“整理憑證”功能。該功能有二個(gè)作用：清除作廢的憑證、整理憑證。在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中，可以看到在“憑證”菜單下有“整理憑證”功能。執(zhí)行本功能時(shí)，系

36、統(tǒng)首先要求選擇要整理憑證的期間：指定之后，可以點(diǎn)擊“下一步”，此時(shí)顯示：上面的列表部分顯示當(dāng)前已作廢的憑證，可以選擇要?jiǎng)h除哪些憑證。只有選擇的憑證才會(huì)清除（并不是作廢的憑證就一定會(huì)清除）。下面的部分要求選擇“是否整理斷號(hào)”，如果選擇要“整理斷號(hào)”，系統(tǒng)還會(huì)要求指定按哪種方式重排，包括二種方式：1)按憑證重排：這時(shí)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)按原來的順序重新排號(hào)；2)按憑證日期重排：這時(shí)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)按原來憑證上的會(huì)計(jì)日期順序重新排號(hào)；當(dāng)然，也可以不勾選“整理斷號(hào)”，此時(shí)執(zhí)行本功能可以用于只刪除作廢的憑證，但不整理斷號(hào)。說明：如果當(dāng)前沒有已作廢的憑證，但存在斷號(hào)（比如因?yàn)椴捎檬止ざa(chǎn)生的斷號(hào)），這種情況也可以執(zhí)行本功

37、能（如下所示），此時(shí)本功能可以用于整理斷號(hào)。特別注意：本功能會(huì)導(dǎo)致此前已有的憑證的發(fā)生變化，如果這些憑證已經(jīng)打印，那么就會(huì)出現(xiàn)問題。所以，如果本企業(yè)有多個(gè)會(huì)計(jì)，那么這個(gè)功能最好只給會(huì)計(jì)主管。比如：本例中只有有這個(gè)功能的使用權(quán)限。1.1.2.5查詢憑證前面提到，在“填制憑證”功能中，可以對(duì)現(xiàn)有憑證進(jìn)行查詢，但只能查詢未結(jié)賬的期間的憑證，對(duì)于已結(jié)賬的期間，則不能在該功能中查看，因?yàn)樵摴δ懿榭磻{證的目的是為了進(jìn)行修改，而已結(jié)賬期間的憑證是不能修改的。實(shí)際工作中經(jīng)常需要查看憑證，包括任意期間的憑證。這時(shí)可以使用“查詢憑證”功能。一、查詢條件執(zhí)行本功能時(shí)，首先彈出“條件選擇窗口”：“條件選擇窗口”中包括

38、“常用條件”和“輔助條件”兩部分：1.1)常用條件：這一部分主要是憑證狀態(tài)及憑證頭尾的內(nèi)容，各個(gè)條件的意義如下：記賬范圍：若選“已記賬憑證”，則可以在已記賬憑證中查詢；若選“未記賬憑證”，則可以在未記賬憑證中查詢。缺省為“全部憑證”，表示要查詢所有憑證。2)憑證標(biāo)志：若選“作廢憑證”，表示只查詢作廢的憑證；若選“有錯(cuò)憑證”，表示只查詢標(biāo)注為“有錯(cuò)”的憑證；缺省為“全部憑證”，表示要查詢所有憑證。3)4)5)憑證類別：可以用于指定查詢某個(gè)類別的憑證。憑證號(hào)范圍：可以用于指定要查詢的憑證號(hào)范圍。月份、會(huì)計(jì)日期：指的是憑證上的會(huì)計(jì)日期范圍：這二個(gè)條件只能選擇其中一個(gè)。缺省是“月份”、缺省值為當(dāng)前指定

39、的“缺省會(huì)計(jì)日期”時(shí)所屬的期間。6)審核狀態(tài)、審核人、審核日期范圍：審核狀態(tài)可以選擇“全部憑證、已審核、未審核”。如果選擇了“已審核”，還可以進(jìn)一步指定要查詢哪個(gè)人審核的憑證，以及審核日期范圍。7)簽字狀態(tài)、簽字人、簽字日期范圍：簽字狀態(tài)可以選擇“全部憑證、已簽字、未簽字”。如果選擇了“已簽字”，還可以進(jìn)一步指定要查詢哪個(gè)人簽字的憑證，以及簽字日期范圍。8)制單、記賬：可以從具有本會(huì)計(jì)主體使用權(quán)限的用戶中選擇。用于查詢由指定用戶制單、記賬的憑證。上面是最常用的查詢條件，如果需要，還可以點(diǎn)擊“輔助條件”，此時(shí)可以指定詢（如下所示）。查詢條件進(jìn)行查2.1)2)輔助條件：這一部分主要是憑證體內(nèi)容，各

40、個(gè)條件的意義如下：摘要：如果憑證上某條分錄的摘要中包含了指定的字符串，則顯示這個(gè)憑證；科目：允許指定非末級(jí)科目，如果憑證上某條分錄的科目是這個(gè)科目或這個(gè)科目的下級(jí)科目，則可以顯示這個(gè)憑證。方向：如果憑證上某條分錄的科目是這個(gè)方向，則顯示這個(gè)憑證（單獨(dú)指定本項(xiàng)沒有意義）；3)4)5)金額：如果憑證上某條分錄的金額在指定范圍內(nèi)，則顯示此憑證（注意：不是憑證的金額合計(jì)）；外幣：可以選擇已設(shè)置的外幣（停用的也可以選），如果憑證上某條分錄的科目是這種外幣核算，則顯示這個(gè)憑證；外幣金額：如果憑證上某條分錄的外幣金額在指定范圍內(nèi)，則顯示這個(gè)憑證；數(shù)量：如果憑證上某條分錄的數(shù)量在指定范圍內(nèi)，則顯示這個(gè)憑證；部

41、門：如果憑證上某條分錄涉及部門輔助核算，且輔助核算是這個(gè)部門或其下級(jí)部門，則顯示此憑證（查詢條件中允許輸入非末級(jí)部門）；客戶：如果憑證上某條分錄是這個(gè)客戶輔助核算，則顯示此憑證；6)7)8)9)10)11)12)13)14)15)16)供應(yīng)商：如果憑證上某條分錄是這個(gè)供應(yīng)商輔助核算，則顯示此憑證；職員：如果憑證上某條分錄是這個(gè)職員輔助核算，則顯示此憑證；項(xiàng)目大類：如果憑證上某條分錄是這個(gè)項(xiàng)目大類的項(xiàng)目的輔助核算，則顯示此憑證；項(xiàng)目：如果憑證上某條分錄是這個(gè)項(xiàng)目輔助核算，則顯示此憑證；結(jié)算方式：如果憑證上某條分錄是這種結(jié)算方式，則顯示此憑證；票據(jù)日期：如果憑證上某條分錄的票據(jù)日期在指定的范圍內(nèi)，

42、則顯示此憑證；票號(hào)：如果憑證上某條分錄的票號(hào)是這個(gè)指定的票號(hào)，則顯示此憑證。注意：如果選擇了部門、客戶、供應(yīng)商、職員、項(xiàng)目之后，又想清除這個(gè)條件，可以點(diǎn)擊右鍵，此時(shí)會(huì)顯示“清空”（如下所示），點(diǎn)擊“清空”即可清除這個(gè)條件。必須是一個(gè)憑證中存在某個(gè)“分錄”“同時(shí)”滿足指定的上述“輔助條件”，才顯示這個(gè)憑證。例如：如果在查詢條件中指定了科目，又指定了客戶，那么必須是憑證中存在一個(gè)分錄是這個(gè)科目而且是這個(gè)客戶輔助核算，才顯示這個(gè)憑證。如果一個(gè)憑證中雖然存在一個(gè)分錄是這個(gè)科目，但這一個(gè)分錄不是這個(gè)客戶輔助核算、而同憑證的另一條分錄是這個(gè)客戶輔助核算，那么查詢結(jié)果不會(huì)列出這個(gè)憑證。又如，指定了科目，也指

43、定了摘要，但如果這個(gè)科目所在分錄沒有這個(gè)摘要，那么即使其它分錄是包含這個(gè)摘要，也不顯示這個(gè)憑證。二、查詢結(jié)果：輸入查詢憑證的條件并確定后，可以顯示符合條件的憑證列表。顯示內(nèi)容如下：如果想更換條件重新查詢，可以點(diǎn)擊左上角的“查詢”按鈕，此時(shí)會(huì)再次彈出條件選擇窗口，可以更改條件后重新查詢。查詢結(jié)果列表中除了顯示制單日期、憑證號(hào)、金額等信息外，還顯示了憑證是否簽字、是否審核、是否記賬、是否作廢、是否有錯(cuò)及制單人、出納人、審核人等信息，這些內(nèi)容根據(jù)憑證的當(dāng)前狀況確定。可以在憑證列表中雙擊某張憑證，此時(shí)可以顯示這張憑證。憑證上有下列按鈕：1)2)首張、上張、下張、末張：可以用于翻閱“列表中”的憑證。查看

44、業(yè)務(wù)單：僅對(duì)于其它子系統(tǒng)生成的憑證有效。比如，如果這個(gè)憑證是由固定資產(chǎn)子系統(tǒng)的原值變動(dòng)單生成的，那么點(diǎn)擊本按鈕可以查看相關(guān)的“原值變動(dòng)單”，以便了解相關(guān)的業(yè)務(wù)。打印、預(yù)覽：可以打印、預(yù)覽該憑證。憑證的打印、預(yù)覽方法隨后會(huì)專題介紹。3)1.1.2.6摘要模板在填制憑證時(shí)，有些摘要會(huì)經(jīng)常使用，比如“計(jì)提短期借款利息”，如果每次填制憑證時(shí)都錄入，會(huì)比較麻煩。系統(tǒng)中提供了“摘要模板”功能，可以把這些常用的摘要保存為模板，以后即可直接調(diào)用。執(zhí)行“摘要模板”功能，會(huì)彈出以下窗口：點(diǎn)擊“新增”按鈕，并錄入下列信息：然后點(diǎn)擊“確定”，即可生成一個(gè)摘要模板：此后再填制憑證時(shí)，當(dāng)鼠標(biāo)點(diǎn)擊在“摘要”欄中時(shí)，可以點(diǎn)擊

45、后面的選擇按鈕（如下所示），此時(shí)將會(huì)彈出“摘要模板”的列表，雙擊選擇模板，則模板中的內(nèi)容可以直接顯示在憑證的摘要欄中。1.1.2.7憑證模板實(shí)際工作中，有很多業(yè)務(wù)是經(jīng)常發(fā)生的，相應(yīng)的會(huì)計(jì)憑證也非常類似。比如“財(cái)務(wù)部提現(xiàn)金”，每次可能金額不同，但憑證卻非常類似。這種情況下，可以把憑證保存為模板，以后再發(fā)生同樣的業(yè)務(wù)時(shí)，只要調(diào)用憑證模板并進(jìn)行簡(jiǎn)單的補(bǔ)充、修改即可。比如，曾經(jīng)填制了下面這個(gè)憑證：可以在左上角的“憑證”菜單中點(diǎn)擊“生成憑證模板”：此時(shí)彈出窗口要求給憑證模板設(shè)置和名稱，可以錄入為：點(diǎn)擊“確定”后，即可保存為一個(gè)憑證模板。憑證模板可以同時(shí)各個(gè)分錄的摘要、科目，但不記錄金額、輔助核算等信息。

46、這樣，以后再做類似的會(huì)計(jì)憑證時(shí)，可以直接調(diào)用憑證模板即可。已保存的憑證模板可以在左側(cè)“憑證”菜單下的“憑證模板”功能中查看：執(zhí)行本功能時(shí)，可以直接列出現(xiàn)有的全部憑證模板（如下所示），并且可以修改各個(gè)模板的、名稱和狀態(tài)，不再使用的模板可以修改為“停用”狀態(tài)。如果確定不再需要某個(gè)模板，也可以“刪除”。此后再填制憑證時(shí)，可以點(diǎn)擊“調(diào)用憑證模板”功能：此時(shí)會(huì)彈出窗口顯示憑證模板的列表，雙擊選擇上面這個(gè)保存的這個(gè)模板，則顯示：然后將這個(gè)憑證補(bǔ)充完整后保存即可。1.1.2.8憑證經(jīng)常需要填制一些每個(gè)月都基本相同的憑證（包括金額），比如每個(gè)月要做的預(yù)提和攤銷憑證。由于憑證模板中不包含金額，因此處理這種情況不

47、夠方便。這時(shí)可以采用“憑證”功能。點(diǎn)擊該功能，則彈出窗口要求指定要哪一張憑證：指定月份、憑證類別、憑證號(hào)后，點(diǎn)擊“確定”，則會(huì)自動(dòng)生成一個(gè)與指定憑證完全相同的憑證（會(huì)計(jì)日期除外），確認(rèn)無誤后可以保存。說明：已“作廢”的憑證和已“標(biāo)錯(cuò)”的憑證不允許（關(guān)于作廢和標(biāo)錯(cuò)，詳見后面的說明）。1.1.2.9打印憑證在系統(tǒng)中填制好憑證后，可以采用下列方式預(yù)覽、打印。一、相關(guān)功能1.在“填制憑證”功能中打印在“填制憑證”功能中，當(dāng)一個(gè)憑證保存成功后，可以隨時(shí)點(diǎn)擊“預(yù)覽、打印”按鈕（如下所示），預(yù)覽或打印當(dāng)前顯示的憑證：2.在“查詢憑證”功能中打印在“查詢憑證”功能中查看憑證時(shí)，也可以點(diǎn)擊“預(yù)覽、打印”按鈕，預(yù)

48、覽或打印當(dāng)前顯示的憑證。此外，還可以選擇多個(gè)憑證，然后點(diǎn)擊按鈕，將所選擇的憑證批量打印出來。二、憑證打印格式及相關(guān)參數(shù)憑證打印格式如下：缺省情況下，每張憑證可以打印 7 條分錄。可以根據(jù)本所采用的憑證紙的高度，自行確定每張憑證打印幾條分錄。可以執(zhí)行總賬子系統(tǒng)的“選項(xiàng)”功能，在“打印”頁簽中指定這個(gè)參數(shù)（如下所示），系統(tǒng)允許在 520 內(nèi)自行調(diào)整。比如，如果將這個(gè)選項(xiàng)改為 6，那么每張憑證就可以打印 6 條分錄：還可以在“選項(xiàng)”中調(diào)整“打印位數(shù)寬度（包括小數(shù)點(diǎn)及小數(shù)位）”，以確定憑證打印時(shí)各欄的寬度?？梢愿鶕?jù)本采用的憑證紙的寬度，調(diào)整這些參數(shù)。注意：憑證打印時(shí)，摘要和科目欄可以自動(dòng)打印為三行，如

49、果摘要或科目名稱較長(zhǎng)、超過了這里指定的寬度，那么在打印時(shí)會(huì)自動(dòng)折行，以便盡可能完整顯示。例如：如果采用 210*120mm 的憑證紙，那么上述缺省參數(shù)就基本適用。如果采用其它憑證紙（如帶孔憑證紙），那么可以根據(jù)紙張大小適當(dāng)調(diào)整。關(guān)于分單：對(duì)于分錄較多的憑證，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)分單打印。比如下面這個(gè)憑證共 33 條分錄，如果每頁7 條分錄， 就需要打印 5 頁。系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)在打印出來的每個(gè)憑證上顯示分單號(hào)， 如下面的000001/000005，表示本憑證共有 5，這一張是第一個(gè)分單。三、相關(guān)設(shè)置打印憑證之前，必須進(jìn)行一些必要的設(shè)置，包括：1.對(duì)打印機(jī)進(jìn)行設(shè)置：憑證紙一般不是標(biāo)準(zhǔn)的紙張，所以在憑證打印前，需

50、要根據(jù)本張的設(shè)置，以便打印憑證時(shí)，能使用新創(chuàng)建的紙張格式。的情況，完成打印機(jī)自定義紙具體方法請(qǐng)參照軟件服務(wù)社上的說明（可以按住 Ctrl 鍵并單擊鼠標(biāo)查看后面的內(nèi)容）：打印憑證前，怎樣對(duì)打印機(jī)進(jìn)行設(shè)置。對(duì)瀏覽器進(jìn)行設(shè)置：完成打印機(jī)設(shè)置后，在憑證打印前，還要在瀏覽器中設(shè)置好頁眉、頁腳、頁邊距等參數(shù)。具體方法請(qǐng)參照軟件服務(wù)社上的說明（可以按住 Ctrl 鍵并單擊鼠標(biāo)查看后面的內(nèi)容）：打印憑證前，怎樣對(duì)瀏覽器進(jìn)行設(shè)置。2.1.1.3出納簽字為加強(qiáng)現(xiàn)金收入和支出的管理，出納可以通過“出納管理”功能對(duì)制單人填制的帶有現(xiàn)金科目和存款科目的憑證進(jìn)行檢查核對(duì)，主要核對(duì)憑證上填制的金額是否正確，只有出納確認(rèn)無誤

51、后，才能進(jìn)行記賬處理。出納簽字并不是必須做的工作，可以根據(jù)企業(yè)的管理需要決定是否需要這個(gè)手續(xù)。如果需要，可以在總賬子系統(tǒng)“選項(xiàng)”中的“憑證”頁簽中勾選“出納憑證必須經(jīng)由出納簽字”，此后，所有涉及現(xiàn)金科目和存款科目的憑證就必須執(zhí)行出納簽字后，才能記賬。本例中，公司確定需要這個(gè)手續(xù)，并且前面已完成了“選項(xiàng)”的設(shè)置。系統(tǒng)中提供了“單張簽字”和“批量簽字”二種方式，可以根據(jù)需要使用。出納執(zhí)行本功能時(shí)，會(huì)先彈出窗口要求指定條件：各個(gè)條件的意義與“查詢憑證”功能中完全相同。缺省條件是查詢指定月份的全部“未簽字”憑證。點(diǎn)擊“確定”，則顯示出 2009 年 10 月所有未簽字的憑證：說明：出納簽字只是針對(duì)涉及

52、現(xiàn)金科目和存款科目的憑證，所以，需要在“會(huì)計(jì)科目”功能中提前指定好現(xiàn)金總賬科目和存款總賬科目?？梢噪p擊查看憑證的明細(xì)：如果確認(rèn)沒有問題，可以點(diǎn)擊上面的“出納簽字”按鈕，此時(shí)憑證左上角出現(xiàn)“已簽字”標(biāo)志，并且在憑證下方顯示了執(zhí)行簽字的出納的說明：對(duì)于已簽字的憑證，如果想取消簽字，可以點(diǎn)擊上面的“取消簽字”按鈕，點(diǎn)擊后，“已簽字”標(biāo)志和出納會(huì)自動(dòng)，憑證重新變回未簽字狀態(tài)。然后可以點(diǎn)擊“下張”，繼續(xù)查看后面的憑證并執(zhí)行簽字。已簽字的憑證會(huì)自動(dòng)從待簽字憑證列表中。上面是逐張憑證進(jìn)行簽字的方式。也可以采用批量簽字的方式：如果對(duì)所有要簽字的憑證確認(rèn)無誤，可以點(diǎn)擊“全選”按鈕，或者用 shift 或 ctr

53、l 鍵+鼠標(biāo)進(jìn)行批量選擇，然后點(diǎn)擊“批量簽字”按鈕，此時(shí)系統(tǒng)提示：點(diǎn)擊“是”即可對(duì)所選的憑證完成簽字。本例中，“全選”后，對(duì)所有憑證完成了簽字。說明：關(guān)于“取消簽字”有時(shí)需要對(duì)已簽字的憑證取消簽字，比如簽字之后，發(fā)現(xiàn)這個(gè)憑證有問題、需要修改或作廢，但是已簽字的憑證系統(tǒng)修改或作廢，因此必須先取消簽字。這時(shí)仍可以執(zhí)行“出納簽字”功能，并將條件指定為：注意：此時(shí)簽字狀態(tài)應(yīng)選擇“已簽字”或“全部”，否則不能查出需要的憑證。查出這個(gè)憑證后，雙擊打開，并點(diǎn)擊“取消簽字”按鈕即可。說明：出納簽字與憑證的審核無先后順序。已經(jīng)簽字的憑證可以由出納“本人”取消簽字。憑證簽字后，就不能再進(jìn)行修改或作廢。在后面的憑證

54、審核功能中，審核人與制單人不能是同一個(gè)人，但出納簽字并無這個(gè)限制。1.1.4審核憑證審核是指由具有審核權(quán)限的用戶按照會(huì)計(jì)制度的規(guī)定，對(duì)制單人填制的憑證進(jìn)行合法、合規(guī)性檢查，審核無誤的憑證可以進(jìn)入下一個(gè)處理過程記賬；審核中如果發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，可以利用系統(tǒng)提供的標(biāo)錯(cuò)功能為憑證標(biāo)注有錯(cuò)標(biāo)記，以便制單人快速查詢并改正，待修正后再重新審核。根據(jù)會(huì)計(jì)制度的規(guī)定，審核與制單不能是同一個(gè)人。系統(tǒng)中提供了“單張審核”和“批量審核”二種方式，可以根據(jù)需要使用。公司由審核會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)所有憑證的審核，她執(zhí)行本功能時(shí)，會(huì)先彈出窗口要求指定條件：各個(gè)條件的意義與“查詢憑證”功能中完全相同。缺省條件是查詢指定月份的全部“未審核”憑證

55、。點(diǎn)擊“確定”，則顯示出 2009 年 10 月所有未審核的憑證：可以雙擊查看憑證的明細(xì)：1） 如果確認(rèn)沒有問題，可以點(diǎn)擊上面的“審核憑證”按鈕，此時(shí)憑證左上角出現(xiàn)“已審核”標(biāo)志，并且在憑證下方顯示了審核人的說明：對(duì)于已審核的憑證，如果想取消審核，可以點(diǎn)擊上面的“取消審核”按鈕，點(diǎn)擊后，“已審核”標(biāo)志和審核人會(huì)自動(dòng)，憑證重新變回未審核狀態(tài)。2） 如果認(rèn)為此憑證有錯(cuò)誤，可以點(diǎn)擊上面的“標(biāo)錯(cuò)”按鈕，此時(shí)憑證左上角出現(xiàn)“有錯(cuò)”標(biāo)志：“有錯(cuò)”的憑證可以由制單人修改，修改后，“有錯(cuò)”標(biāo)志會(huì)自動(dòng)、憑證重新變回未審核狀態(tài)。說明：對(duì)于已標(biāo)錯(cuò)的憑證，如果想取消標(biāo)錯(cuò)，可以點(diǎn)擊上面的“取消標(biāo)錯(cuò)”按鈕，點(diǎn)擊后，“有錯(cuò)

56、”標(biāo)志會(huì)自動(dòng)，憑證重新變回未審核狀態(tài)。一個(gè)憑證完成審核后，可以點(diǎn)擊“下張”，繼續(xù)查看后面的憑證并執(zhí)行審核。已審核的憑證會(huì)自動(dòng)從待審核憑證列表中。上面是逐張憑證進(jìn)行審核的方式。也可以采用批量審核的方式：如果對(duì)所有要審核的憑證確認(rèn)無誤，可以點(diǎn)擊“全選”按鈕，或者用 shift 或 ctrl 鍵+鼠標(biāo)進(jìn)行批量選擇，然后點(diǎn)擊“批量審核”按鈕，此時(shí)系統(tǒng)提示：點(diǎn)擊“是”即可對(duì)所選的憑證完成審核。本例中，“全選”后，對(duì)所有憑證完成了審核。說明：關(guān)于“取消審核”有時(shí)需要對(duì)已審核的憑證取消審核，比如審核之后，發(fā)現(xiàn)這個(gè)憑證有問題、需要修改或作廢，但是已審核的憑證系統(tǒng)并將條件指定為：修改或作廢，因此必須先取消審核。

57、這時(shí)仍可以執(zhí)行“審核憑證”功能，注意：此時(shí)審核狀態(tài)應(yīng)選擇“已審核”或“全部”，否則不能查出需要的憑證。查出這個(gè)憑證后，雙擊打開，并點(diǎn)擊“取消審核”按鈕即可。說明：審核人與制單人不能是同一個(gè)人。出納簽字與憑證的審核無先后順序。已執(zhí)行“出納簽字”的憑證執(zhí)行“審核”后，憑證左上角顯示的標(biāo)志會(huì)顯示為。已經(jīng)審核的憑證可以由審核人“本人”取消審核。憑證審核后，就不能再進(jìn)行修改或作廢。憑證的審核是會(huì)計(jì)要求的必要過程，雖然在系統(tǒng)“選擇”中如果勾選“未審核的憑證允許記賬”，那么也允許未審核的憑證記賬，但是建議不要這樣設(shè)置。1.1.5記賬在總賬子系統(tǒng)中，憑證經(jīng)過審核后就可以執(zhí)行記賬了（如果要求出納簽字，那么相關(guān)憑

58、證還必須先完成簽字）。手工處理時(shí)，記賬是人工將審核后的憑證平行登記到總賬、明細(xì)賬和賬，不僅工作量極大，而且重復(fù)抄轉(zhuǎn)過程中難免似。而在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中，記賬過程非常簡(jiǎn)單，操作過程與審核非常類系統(tǒng)中提供了“單張記賬”和“批量記賬”二種方式，可以根據(jù)需要使用。公司由審核會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)所有憑證的記賬，她執(zhí)行本功能時(shí)，會(huì)先彈出窗口要求指定條件：各個(gè)條件的意義與“查詢憑證”功能中完全相同。缺省條件是查詢指定月份的全部“未記賬”憑證。點(diǎn)擊“確定”，則顯示出 2009 年 10 月所有未記賬的憑證：可以雙擊查看憑證的明細(xì)：如果確認(rèn)沒有問題，可以點(diǎn)擊上面的“記賬”按鈕，此時(shí)憑證左上角出現(xiàn)“已記賬”標(biāo)志，并且在憑證下方顯示了

59、記賬人的說明：對(duì)于已記賬的憑證，如果想取消記賬，可以點(diǎn)擊上面的“取消記賬”按鈕，點(diǎn)擊后，“已記賬”標(biāo)志和記賬人會(huì)自動(dòng)，憑證重新變回未記賬狀態(tài)。一張憑證完成記賬后，可以點(diǎn)擊“下張”，繼續(xù)查看后面的憑證并執(zhí)行記賬。已記賬的憑證會(huì)自動(dòng)從待記賬憑證列表中。上面是逐張憑證進(jìn)行記賬的方式。也可以采用批量記賬的方式：如果對(duì)所有要記賬的憑證確認(rèn)無誤，可以點(diǎn)擊“全選”按鈕，或者用 shift 或 ctrl 鍵+鼠標(biāo)進(jìn)行批量選擇，然后點(diǎn)擊“批量記賬”按鈕，此時(shí)系統(tǒng)提示：點(diǎn)擊“是”即可對(duì)所選的憑證完成記賬。本例中，“全選”后，對(duì)所有憑證完成了記賬。說明：關(guān)于“取消記賬”有時(shí)需要對(duì)已記賬的憑證取消記賬，比如記賬之后，

60、發(fā)現(xiàn)這個(gè)憑證有問題、需要修改或作廢，但是已記賬的憑證系統(tǒng)修改或作廢，因此必須先取消記賬。這時(shí)仍可以執(zhí)行“記賬憑證”功能，并將條件指定為：注意：此時(shí)記賬狀態(tài)應(yīng)選擇“已記賬憑證”或“全部憑證”，否則不能查出需要的憑證。查出這個(gè)憑證后，雙擊打開，并點(diǎn)擊“取消記賬”按鈕即可。說明：已經(jīng)記賬的憑證可以由記賬人“本人”取消記賬。如果其他人執(zhí)行“取消記賬”，系統(tǒng)會(huì)提示：憑證記賬后，就不能再進(jìn)行修改或作廢。1.1.6期末處理1.1.6.1概述每個(gè)會(huì)計(jì)期末，會(huì)計(jì)都需要完成一些特定的工作，比如期間損益結(jié)轉(zhuǎn)。如果有外幣業(yè)務(wù)，還需要先完成匯兌損益調(diào)整。這些工作在手工賬方式下工作量很大，而且集中在期末處理、時(shí)間很緊。財(cái)