體系管理及審核員培訓

1、1如何編寫質(zhì)量體系文件請將手機轉(zhuǎn)為會議模式2如何編寫質(zhì)量體系文件1.質(zhì)量體系文件的作用2.質(zhì)量體系文件的層次 3.編寫質(zhì)量體系文件的基本要求 4.編寫質(zhì)量體系文件的文字要求 5.文件的通用內(nèi)容6.質(zhì)量手冊的編制 7.程序文件的編制 8.第三層文件的編制要求 9.質(zhì)量記錄表格 10. 質(zhì)量體系文件的編號 31.質(zhì)量體系文件的作用 1.1 QS文件確定了職責的分配和活動的程序，是企業(yè)內(nèi)部的法規(guī)。 給出了最好的、最實際的達到質(zhì)量目標的方法，編制和使用文件是具有動態(tài)的高增值的活動； 界定了職責和權(quán)限，處理好了接口，使質(zhì)量體系成為職責分明，協(xié)調(diào)一致的有機整體； “該說的一定要說到，說到的一定要做到”，文

2、件成為組織的法規(guī)，通過認真的執(zhí)行達到預期的目的。41.質(zhì)量體系文件的作用 1.2 QS文件是企業(yè)開展內(nèi)部培訓的依據(jù)。 證明過程已經(jīng)確定并優(yōu)化； 證明文件規(guī)定已被有效實施； 證明文件處于使用控制中。 1.3 QS文件是質(zhì)量審核的依據(jù)。 文件作為培訓全體員工的教材； 尋求文件內(nèi)容、技能及培訓內(nèi)容之間的適宜平衡；51.質(zhì)量體系文件的作用 1.4 QS文件使質(zhì)量改進有章可循。 依據(jù)文件確定工作過程要求可改進之處； 當把質(zhì)量改進成果納入文件，變成標準化程序時，成果可得到有效鞏固62.質(zhì)量體系文件的層次 第一層：質(zhì)量手冊 第二層：程序文件 第三層：第三層文件通常又可分為： 管理性第三層文件（如：車間管理辦

3、法、倉庫管理辦法、文件和資料編寫導則、產(chǎn)品標識細則等）72.質(zhì)量體系文件的層次 技術(shù)性第三層文件（如：產(chǎn)品標準、原材料標準、技術(shù)圖紙、工序作業(yè)指導書、工藝卡、設(shè)備操作規(guī)程、抽樣標準、檢驗規(guī)程等） 注：表格一般歸為第三層文件。 第四層：質(zhì)量記錄表格83.編寫質(zhì)量體系文件的基本要求 a） 符合性-應(yīng)符合并覆蓋所選標準或所選標準條款的要求； b） 可操作性-應(yīng)符合本企業(yè)的實際情況。具體的控制要求應(yīng)以滿足企業(yè)需要為度，而不是越多越嚴就越好； c） 協(xié)調(diào)性-文件和文件之間應(yīng)相互協(xié)調(diào)，避免產(chǎn)生不一致的地方。針對編寫具體某一文件來說，應(yīng)緊扣該文件的目的和范圍，盡量不要敘述不在該文件范圍內(nèi)的活動，以免產(chǎn)生不一

4、致。94.編寫質(zhì)量體系文件的文字要求 a） 職責分明，語氣肯定（避免用大致上、基本上、可能、也許之類詞語）； b） 結(jié)構(gòu)清晰，文字簡明； c） 格式統(tǒng)一，文風一致。105.文件的通用內(nèi)容 a） 編號、名稱； b） 編制、審核、批準； c） 生效日期； d） 受控狀態(tài)、受控號； e） 版本號； f） 頁碼，頁數(shù)； g） 修訂號。116.質(zhì)量手冊的編制 6.1 質(zhì)量手冊的結(jié)構(gòu)（參考）： 封面 公司的名稱； 手冊標題； 文件編號、手冊版本、受控章及分發(fā)號； 起草人、批準人簽名、生效日期； 頒布令 以簡練的文字說明本公司質(zhì)量手冊已按選定的標準編制完畢,并予以批準發(fā)布和實施。頒布令必須以公司最高管理者的

5、身份敘述,并予親筆手簽姓名、日期。126.質(zhì)量手冊的編制 手冊說明（適用范圍） 適用的產(chǎn)品； 生產(chǎn)該產(chǎn)品的組織領(lǐng)域或區(qū)域； 手冊依據(jù)的標準； 手冊目錄 列出手冊所含各章節(jié)入題目。 修訂頁 用修訂記錄表的形式說明手冊中各部分的修改情況。136.質(zhì)量手冊的編制 定義部分（如需要） 首先使用國家標準中的術(shù)語定義； 對特有術(shù)語和概念進行定義。 組織概況（前言頁） 公司名稱，主要產(chǎn)品； 業(yè)務(wù)情況、主要背景、歷史和規(guī)模等； 地點及通訊方法。 組織結(jié)構(gòu)圖146.質(zhì)量手冊的編制 組織的質(zhì)量方針和目標 組織的質(zhì)量方針與質(zhì)量目標； 最高領(lǐng)導簽名。 支持性資料附錄 如:程序文件一覽表 其編號方式為附錄A、附錄B,以

6、此順延。156.質(zhì)量手冊的編制 質(zhì)量體系要素描述 質(zhì)量體系要素描述的原則； a.符合所選定的標準的要求； b.符合實際運作的需要。 c.職責落實 d.滿足相關(guān)法規(guī)要求、合同要求。166.質(zhì)量手冊的編制 質(zhì)量體系要素描述各章的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容 目 的闡明實施要素要求的目的。 適用范圍闡明實施要素要求適用的活動。 職責闡明實施要素要求過程中所涉及到的部門或人員的責任。 實施概要闡明實施要素要求的全部活動原則和要求。 相關(guān)文件列出實施要素要求所需的各類文件。包括:程序文件、作業(yè)程序、技術(shù)標準及管理標準；177.程序文件的編制 7. 1 程序文件描述的內(nèi)容 往往包括5W1H：開展活動的目的（Why）、范圍；

7、 做什么（What）、何時（When）何地（Where）誰（Who）來做； 應(yīng)采用什么材料、設(shè)備和文件，如何對活動進行控制和記錄（How）等。187.程序文件的編制 7. 2. 程序文件結(jié)構(gòu)（參考）： -封面 -正文部分： -1.目的 -2.范圍 -3.職責 -4.程序內(nèi)容 -5.質(zhì)量記錄 -6.支持性文件 -7.附錄。197.程序文件的編制 7. 3 程序文件內(nèi)容概述 封面：程序文件封面格式類同質(zhì)量手冊。 正文： -目的：說明為什么開展該項活動。 -范圍：說明活動涉及的（產(chǎn)品、項目、過程、活動）范圍。 -職責：說明活動的管理和執(zhí)行、驗證人員的職責。 -程序內(nèi)容：詳細闡述活動開展的內(nèi)容及要求。

8、 -支持性文件：列出支持本程序的第三層文件。 -質(zhì)量記錄：列出活動用到或產(chǎn)生的記錄。 -附錄：本程序文件涉及之附錄均放于此，其編號方式為附錄A、附錄B，以此順延。207.程序文件的編制 7. 4 ISO9001:2000明確要求的程序文件: 文件控制程序 質(zhì)量記錄控制程序 內(nèi)審控制程序 不合品控制程序 糾正措施控制程序 預防措施控制程序 TS16949：2002要求： 培訓管理程序217.程序文件的編制 7. 5 程序文件示例 內(nèi)部質(zhì)量審核控制程序 1.目的 通過實施內(nèi)部質(zhì)量審核來確認質(zhì)量體系的符合性和有效性，以便持續(xù)改進體系。 2.適用范圍 適用于本公司質(zhì)量體系所覆蓋的所有部門工作審核。 3

9、.職責 3.1管理者代表負責策劃內(nèi)審活動并任命審核組長 3.2審核組長負責制定內(nèi)部質(zhì)量審核計劃并負責組織相關(guān)人員組成審核小組實施審核活動。 3.3各部門負責配合審核小組對本部門質(zhì)量活動進行審核 227.程序文件的編制 7. 5 程序文件示例 4.工作程序 4.1 內(nèi)部質(zhì)量審核活動是本企業(yè)一項定期舉行的、正式的質(zhì)量管理體系審核活動，每年舉行兩次，上下半年各一次。管理者代表可視下列情況增加審核次數(shù)： 質(zhì)量方針、質(zhì)量目標變更 管理機構(gòu)變更 客戶有較嚴重投訴 質(zhì)量體系運作中有較嚴重的異常情況 4.2 審核對象為本公司質(zhì)量體系所覆蓋的所有部門，審核小組成員由內(nèi)部質(zhì)量審核培訓合格取得資格的人員組成，審核員

10、與被審核的質(zhì)量活動不得有直接的責任關(guān)系。237.程序文件的編制 7. 5 程序文件示例 4.3審核前準備 4.3.1管理者代表策劃內(nèi)審時機，任命審核組長組織內(nèi)審組實施審核活動。 4.3.2審核小組責在審核之前一個月提出內(nèi)部質(zhì)量審核計劃報管理者代表審批。獲得批準后，審核組在審核前兩周將審核計劃正式遞交有關(guān)部門準備。 4.3.3審核組根據(jù)審核計劃制定檢查清單，必要時對體系文件進行審核。247.程序文件的編制 7. 5 程序文件示例 4.4審核實施 4.4.1首次會議:現(xiàn)場審核活動開始前由審核組與各相關(guān)部門主管開一個簡短的見面會，對本次審核的事項進行交代和再次確認。 4.4.2現(xiàn)場審核 4.4.2.

11、1現(xiàn)場審核應(yīng)在被審核部門負責人在場情況下進行，審核應(yīng)盡可能不影響被審核部門工作的原則進行。 4.4.2.2審核員通過提問、觀察、抽查記錄、檢查或檢測產(chǎn)品等方法對體系以下述規(guī)則判斷不符合項： A：嚴重不符合項質(zhì)量活動嚴重不符合ISO9001:2000標準要求或可能導致系統(tǒng)失效。 B：輕微不符合項與質(zhì)量體系標準要求輕微不符合。 C：觀察項程序文件實施沒能取得預期效果和需引起注意的某項活動。 4.4.2.3現(xiàn)場審核結(jié)束后審核組開一個小結(jié)會對審核情況進行交流和匯總。257.程序文件的編制 7. 5 程序文件示例 4.5末次會議： 現(xiàn)場審核結(jié)束，審核組長負責召集審核組成員及被審核部門負責人召開審核末次會

12、議。 a.審核組長報告本次審核情況； b.被審核部門確認不符合項及觀察項 c.雙方確認糾正不符合項所需的時間。267.程序文件的編制 7. 5 程序文件示例 4.6實施糾正及跟蹤驗證 4.6.1不符合項報告中所指出的存在問題，由責任部門主管負責依據(jù)糾正和預防措施控制程序組織制定相應(yīng)糾正和預防措施并記入不符合項報告中。 4.6.2審核組成員按期對糾正措施的實施情況跟蹤驗證其有效性。發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與部門主管進行溝通處理。 4.6.3跟蹤驗證結(jié)束后，審核組組長整理資料完成內(nèi)部質(zhì)量審核報告，審核報告應(yīng)包括完整的不符合項報告和觀察項報告記錄。并將其提交給管理者代表審批。 4.6.4審批后，審核組長將本次

13、內(nèi)審的所有文件、資料匯總交文控室存檔。277.程序文件的編制7. 5 程序文件示例 5.相關(guān)文件 5.1糾正和預防措施控制程序 6.質(zhì)量記錄 6.1內(nèi)部質(zhì)量審核計劃 6.2內(nèi)部質(zhì)量審核報告 6.3不符合項報告 6.4觀察項報告 6.5內(nèi)審核查表 6.6不符合項分布表 6.7會議簽到表288.第三層文件的編制要求 8.1 應(yīng)符合“三”、“四”、“五”條 款要求； 8.2 正文格式隨文件性質(zhì)不同而采用不同格式?？尚袝r，可適當參考程序文件格式； 8.3 例子: 倉庫管理規(guī)定。 倉庫是本公司物料管理部門，負責生產(chǎn)原料及輔料貯存，防護及收發(fā)。為進一步明確倉管人員的職責，權(quán)限，特制定本規(guī)定，希倉管人員及相

14、關(guān)人員共同遵守。 298.第三層文件的編制要求 一 收發(fā)及收貨程序 （1） 倉管人員依據(jù)來料貨單收貨，點清來料數(shù)量，型號，規(guī)格，核對是否與貨單相符無誤后簽名入倉，并開具收貨報告單，登記入帳。 （2） 倉管人員如發(fā)現(xiàn)來料淋濕，色差，抽紗，破洞，經(jīng)緯不符，布料有污跡，應(yīng)立即報告廠長處理。 二 原料及輔料歸類存放，防護 （1） 布料應(yīng)明確布料型號，布種并分別存放。 （2） 輔料按其種類分類放置。 （3） 需避免受雨淋，日灑，防潮濕，防蟲鼠害。 （4） 原材料存放要嚴格分區(qū)域，標識清楚。 （5） 檢驗后不合格品應(yīng)放在不合格區(qū)，進行分類存放。 （6） 倉庫場地應(yīng)定時搞好環(huán)境衛(wèi)生。308.第三層文件的編制

15、要求 三 物料的標識 （1） 倉管人員應(yīng)對不同品種的布料及輔料做標識，標明其名稱，日期，產(chǎn)地，規(guī)格，縮水率。 （2） 標識應(yīng)保管好，避免遺失破損。 四 發(fā)料程序 倉庫人員應(yīng)根據(jù)定單跟辦房制單，裁床單開具的領(lǐng)料單中的品種，品名及數(shù)量發(fā)貨，同時加以復核并在單上簽名，并要求領(lǐng)料人員簽名。 五 材料庫存盤點及報表 每月月底倉庫人員對庫存布料，輔料進行盤點，并根據(jù)本月收，發(fā)，存數(shù)據(jù)填寫月報表，交由公司財務(wù)部。 六. 必須做好安全預防措施，做好三防工作，防火，防盜，防濕，確保倉庫安全。319.質(zhì)量記錄表格 9.1 對標準提到的21處記錄要評審是否必須采用； 9.2 表格應(yīng)規(guī)范,統(tǒng)一風格 9.3 表格內(nèi)容應(yīng)

16、充實,填寫的內(nèi)容有針對性3210.質(zhì)量體系文件的編號（示例） 10.1 體系文件根據(jù)發(fā)放分數(shù)進行編號 分發(fā)號:在受控章里標注分發(fā)序號，用01、02、標注，并在文件分發(fā)記錄中記錄。 10.2 修改狀態(tài) “修改次數(shù)/版本號”, 其中：版本號用“A、B、C.”表示，修改次數(shù)用“09”表示，如1/A表示為A版第一次修訂。修改到第10次時換版（有重大修改可提前換版）3311.文件修改案例3411.文件修改案例銷售經(jīng)銷售經(jīng)實施效果的跟蹤，誰來驗證）實施效果的跟蹤，誰來驗證）3511.文件修改案例配件采購員、配件經(jīng)理、整車銷售經(jīng)理、財務(wù)經(jīng)理、站配件采購員、配件經(jīng)理、整車銷售經(jīng)理、財務(wù)經(jīng)理、站長、廠長負責采購

17、付款。（未區(qū)分好具體職責）長、廠長負責采購付款。（未區(qū)分好具體職責）電腦部要及時查詢配件分中心發(fā)送的提貨信息，并及時電腦部要及時查詢配件分中心發(fā)送的提貨信息，并及時報告給配件經(jīng)理報告給配件經(jīng)理車輛訂購計劃由銷售經(jīng)理負責審批。（應(yīng)有兩種審批結(jié)車輛訂購計劃由銷售經(jīng)理負責審批。（應(yīng)有兩種審批結(jié)果：是或否，需標明處理方式）果：是或否，需標明處理方式）財務(wù)人員（由誰通知財務(wù)人員？）查詢新訂購車輛的車財務(wù)人員（由誰通知財務(wù)人員？）查詢新訂購車輛的車款，及時向上汽大眾銷售服務(wù)中心匯款。款，及時向上汽大眾銷售服務(wù)中心匯款。對于需要保險公司賠償?shù)氖鹿受噾?yīng)填寫好對于需要保險公司賠償?shù)氖鹿受噾?yīng)填寫好車輛損失估車輛損失估算單算單。并妥善保存（由誰保存）。并妥善保存（由誰保存）當用戶向公司提出索賠時，營業(yè)應(yīng)根據(jù)索賠原則（原則當用戶向公司提出索賠時，營業(yè)應(yīng)根據(jù)索賠原則（原則是什么）初步確定是否索賠，可以索賠則開是什么）初步確定是否索賠，可以索賠則開3612.文件編寫過程成立文件編寫組成立文件編寫組修改正式稿修改正式稿學習討論標準學習討論標準草案草案分工編寫分工編寫現(xiàn)有文件整理現(xiàn)有文件整理批準試運行批準試運行審核草案審核草案批準正式運行批準正式運行運行中的不斷完善運行中的不斷完善審核正式稿審核正