時間管理綜合概述

1、時間管理綜合概述世界上永遠(yuǎn)無法挽回的三件事說出去的話流逝了的時間忽略掉的機遇朱自清：匆匆We all have the same time.時間面前人人平等1,440 minutes in a 24 hour day10,080 minutes in a 7 day week525,600 minutes in a year假設(shè)一個人壽命為72歲你 的 時 間 值 多 少 ？Four Generations of Time Management時間管理的開展1 Notes & Checklists 便條及核對單2. Calendars & Appointment books 日歷及記事本3.

2、Important & Urgent 重要及緊急的4. Manage ourselves 管理自己Notes & Checklists 便條及核對單備忘錄型順其自然，不追求什么時間做什么事隨身攜帶，隨身檢查未完成的任務(wù)順延 Calendars & Appointment books 日歷及記事本規(guī)劃與準(zhǔn)備規(guī)定什么時間做什么事講究效率，責(zé)任 Important & Urgent 重要及緊急的以效率為中心制定短，中，長期目標(biāo)，確立價值觀編制優(yōu)先順序利用方案，組織在最短的時間里做最多的事 Manage ourselves 管理自己最重要的事先做多方面平衡改變思想而非行為 Managing Time管

3、理時間 SELF ORGANISATION自我管理 PLANNING & PRIORITISING方案及分清輕重緩急MANAGING COMMUNICATIONS溝通管理How to Balance怎樣平衡？ Different Requirements不同的要求TIME個 人 目 標(biāo) 金 字 塔人生終極目標(biāo)長期目標(biāo)短期目標(biāo)每日目標(biāo)中期目標(biāo)10年以上5至10年1至5年每天2至5個目標(biāo)設(shè)立你的目標(biāo)目標(biāo)要符合自己的價值觀。了解你目前的狀況。設(shè)定具體的目標(biāo)。Specific: 具 體 的Measurable: 可 檢 測 的Achievable: 可 達(dá) 到 的Realistic: 現(xiàn) 實 的Tim

4、e-bound: 有 時 間 限 制 的你 追 求，你 有 所 得， 你 尋 找，你 會 發(fā) 現(xiàn)， 你 敲 門，門 為 你 開。 A task is一項任務(wù)是IMPORTANT if doing it has a high benefit and value for achieving the goals of your job. 重要-如果做它能為到達(dá)工作目標(biāo)增加很大的好處及價值URGENT if failure to complete it now, or as soon as possible, will cancel or reduce the benefit of doing it

5、at all. 緊急-如果現(xiàn)在完不成，或不能盡快完成，將完全抵消或減少做這件事的好處Ask yourself問你自己What are the most important things I must do today ?我今天必做的重要的事是什么？Which one matters most. right now ?哪件事現(xiàn)在最重要？緊 急不緊急重 要不重要重 要緊 急重 要不緊急不重要不緊急不重要緊 急 輕 重 緩 急 矩 陣IMPORTANCEURGENCYAB1B2C舉 例 說 明緊 急不緊急重 要不重要 干擾、 某些信件、報告 某些會議 迫在眉睫的事 符合別人期望的事 做方案，長遠(yuǎn)規(guī)劃

6、 人際關(guān)系的建立 準(zhǔn)備工作 預(yù)防措施 提升自己的能力 抓住新時機 忙碌瑣碎的事 廣告函件，郵件 某些 閑聊天 緊急狀況 迫切的問題 限期完成的工作方案好的會議每一個象限的結(jié)果？緊 急不緊急重 要不重要 短期行為重點 可能出現(xiàn)危機 看不到長遠(yuǎn)目標(biāo) 覺得是犧牲者，失控 人際關(guān)系冷淡或崩潰 遠(yuǎn)景，長遠(yuǎn)規(guī)劃 生活工作平衡 自律 控制性強 很少出現(xiàn)危機 完全無責(zé)任心 失去工作 事事依賴別人 事事需要指示 壓力 自我爆炸 危機 救火 Time Categories 時間分類Category A High importance/High urgency =給它許多時間立即就做！Category B1 Hig

7、h urgency/Low importance = 現(xiàn)在就做 給少量的時間緊 急重 要 緊急狀況 迫切的問題 限期完成的工作 方案好的會議緊 急不重要 干擾、 某些信件、報告 某些會議 迫在眉睫的事 符合別人期望的事 Time CategoriesCategory B2 High importance/Low urgency =給它很多時間方案好你將何時做Category C Low importance/Low urgency = 控制花在這些任務(wù)上的時間 當(dāng)所有重要且緊急的事做完后再做不重要 忙碌瑣碎的事 廣告函件 某些 閑聊天不緊急重要不緊急 做方案，長遠(yuǎn)規(guī)劃 人際關(guān)系的建立 準(zhǔn)備工作

8、 預(yù)防措施 提升自己的能力 抓住新時機Plan Your Work, Work Your Plan方案你的工作，工作你的方案Without planningyou will never have time for anything!Time Planning System 時間方案系統(tǒng)Plan to give large blocks of time to important tasks 給重要的工作留大塊兒的時間Deal with urgent tasks straight away 直截了當(dāng)處理緊急事務(wù)Control the amount of time you spend on unim

9、portant tasks, even if they are urgent控制花在不重要的事務(wù)上的時間，即使它們很緊急80 / 20 原 那么 80%的價值來自20%的因子;其余20%的價值來自80%的因子。 意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家兼社會學(xué)家維弗列度.柏瑞圖 此原那么決定事情的重要程度80/20 舉 例 說 明80%的結(jié)果來自投入的20%的時間80%的價值集中在20%的工程上80%的銷售額是源自20%的顧客80%的工作失誤來自20%的管理不當(dāng)80%的看報時間都花在20%的版面80%的病假來自20%的員工如 何 處 理 高 價 值 活 動讓高價值活動充實每一天，剩余的時間再用于做瑣碎的小事。堅持重點，

10、排除外界干擾，頭腦中始終有最終的結(jié)果。設(shè)定最后期限，合理安排事情的進(jìn)展。將大工程分解，逐步完成。高效運用自己的黃金時段獎勵自己，始終保持積極進(jìn)取的態(tài)度。如 何 處 理 低 價 值 的 活 動授權(quán)或分派出這些活動，節(jié)約自己的時間。降低自己的標(biāo)準(zhǔn)，不要追求完美。學(xué)會放棄既沒有價值，又浪費時間的事。將它們匯總，集中時間處理。 做正確的事比正確的做事更重要! Plan 80% of your Time?80% -60% -20%20%你可以很輕松，如果-Setting priorities 設(shè)立輕重緩急Cutting unnecessary work削減不必要的工作Delegating授權(quán)Tools

11、to Manage Your Time管理時間的工具A Good Calendar一個好的日歷Master List主要核對單Daily Planning每天的方案A Good Calendar:日歷What is a good calendar? 什么是“好的日歷？What are the differences between paper calendar and computer one?“紙日歷和“電腦日歷的區(qū)別？Master List 主要核對單所有你要做的事情清單長期和短期都列出來勾畫出輕重緩急大任務(wù)列出分步或留出足夠空間You will not forget!你將不會忘記！Dai

12、ly Planning 每天的方案At the end of each day 每天結(jié)束前做Select from your master list and combine your appointment 從你的主要核對單中選出mark the priority 標(biāo)出輕重緩急Dont over schedule 不要超出方案 Time Savers /Time Wasters節(jié)約時間/浪費時間節(jié)約時間Time Saver: Keep a tidy work area 保持桌面整潔Time Saver: Cluster like project 按工程分類Time Saver: Keep es

13、sentials at hand 把主要的任務(wù)放手邊Time Waster浪費時間 Time Savers/Time WastersTimewasters: Butterflying - too many tasks at the same time“蝴蝶-同時處理很多事情Timesavers: Do ONE thing at a time, sure all the materials with you. 每次只做一件事，保證所有資料都在手邊 Time Savers/Time WastersTime Waster: Failure to Anticipate/Waiting until th

14、e last time沒預(yù)見到/一直等到最后一刻Time Saver: Establish a plan & Prioritize your work properly定好方案并合理確定輕重緩急 Time Savers/Time WastersTime Waster: Over committing yourself - always saying yes 對別人承諾過多“YESTime Saver: Learn to say “ No or negotiate學(xué)著說“NO 或討價還價 Time Savers/Time WastersTime Waster: Always involving

15、others in your problems & decisions 總是讓別人參與你的問題和決策Time Saver: Try to solve your own problems & work independently 試圖自己解決問題并獨立工作 Time Savers/Time wastersTime Waster: Frequently interrupting colleagues 經(jīng)常干擾別人Time Saver: make an appointment 定好約會 Time Savers/Time Wasters Time Waster:Getting sidetracked

16、偏離重點，轉(zhuǎn)移目標(biāo)Time Saver:Stick with the job at hand. Or, note down what the next step of your project will be and just keep coming back to it. 只做手邊的工作，或記錄下你的下一步做什么，然后回頭再做Most hated interruptions最令人痛恨的干擾Procrastination 拖延Drop-in Visitors 不速之客Telephone Procrastinate 拖延I am procrastinating我習(xí)慣拖延 Why為什么？Poor

17、work habits 不好的工作習(xí)慣Feel overwhelmed 覺得被工作制服Want to do it perfectly 追求盡善盡美Theyd rather be doing something else 他們情愿去做別的事Last- minute “High 最后一分鐘才出活Drop - in Visitors 不速之客Book a meeting room訂一個會議室Use a “Do Not Disturb sign when you really need to get something done.當(dāng)你確實要做什么事時，使用“請勿打攪的標(biāo)牌Telephone The organized Phone Call 有條理的 Outgoing 打出的Incoming 接進(jìn)的How to end a cal