企業(yè)檔案規(guī)范管理培訓

1、 是直接記述和反映企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項活動，歸檔保存的企業(yè)文件材料。l各類企業(yè)檔案l企業(yè)檔案的基本類別l綜合性l專業(yè)性l現(xiàn)實性l數(shù)量大門類多l(xiāng)宏觀企業(yè)檔案工作l微觀企業(yè)檔案工作 工作范圍 工作環(huán)節(jié) l集中統(tǒng)一地管理科技檔案l維護科技檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全l實現(xiàn)科技檔案有效利用l是實現(xiàn)科學管理的紐帶l是資產(chǎn)的重要憑證l是維護企業(yè)、職工合法權(quán)益的依據(jù)l是實現(xiàn)企業(yè)穩(wěn)定、安全生產(chǎn)運行的基本條件l是企業(yè)合法生產(chǎn)、經(jīng)營的基本保障l企業(yè)檔案是企業(yè)知識資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分。企業(yè)檔案工作是企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動的基礎(chǔ)性管理工作。l企業(yè)檔案工作應以企業(yè)資產(chǎn)關(guān)系為紐帶，實行統(tǒng)一領(lǐng)導、統(tǒng)一

2、管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標準。l企業(yè)檔案工作應以滿足企業(yè)各項活動在證據(jù)、責任和信息等方面的需求為導向，運用現(xiàn)代技術(shù)與管理方法，通過資源整合和開發(fā)，為企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和持續(xù)發(fā)展提供有效服務。l 企業(yè)應維護檔案的完整、準確、系統(tǒng)與安全。 企業(yè)應建立以檔案部門為核心，各職能或承辦部門、各項目專兼職檔案人員為基礎(chǔ)的企業(yè)檔案工作體系。l企業(yè)應貫徹國家有關(guān)檔案工作法律、法規(guī)和方針政策，建立健全檔案工作規(guī)章制度，將檔案工作納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和工作計劃，為檔案工作持續(xù)發(fā)展提供保障。l 企業(yè)應將文件形成、積累和歸檔要求納入各部門、項目及專項工作職責和有關(guān)人員崗位職責，并對分管領(lǐng)導、部門和項目負責人及有關(guān)人員

3、職責履行情況進行考核。l 企業(yè)應采取必要措施，維護和確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。l企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動時應做好檔案的處置工作；國有企業(yè)應依照檔發(fā)字19986號文件的要求進行，其他企業(yè)可參照。l 企業(yè)應對檔案工作中做出成績的集體或個人給予表彰和獎勵；對違反有關(guān)規(guī)定造成檔案損失的相關(guān)人員給予處分。 l企業(yè)各職能或承辦部門及項目負責人，應對本部門或項目歸檔文件的完整和系統(tǒng)負責。l 企業(yè)各職能或承辦部門及項目文件形成者，應負責積累文件，并對歸檔文件的齊全、準確和形成質(zhì)量負責。l 專兼職檔案人員，應負責收集、整理應歸檔的文件，對歸檔文件的整理質(zhì)量負責。l 企業(yè)各職能或承辦部門及項目對文件管理的責任，

4、見ISO 15489.1第七章、ISO 15489.2和檔發(fā)字20025號文件要求。l統(tǒng)籌規(guī)劃企業(yè)檔案工作，制定企業(yè)文件歸檔和檔案鑒定、整理、保管、統(tǒng)計、利用、移交等有關(guān)規(guī)章制度。l負責企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作。l 指導企業(yè)各部門、項目及專項工作文件的形成、積累、整理及歸檔工作。l 監(jiān)督、指導、檢查企業(yè)所屬單位（包括派出機構(gòu)和投資的全資、控股企業(yè)）的檔案工作。l依照有關(guān)規(guī)定向國家檔案館或有關(guān)單位移交檔案。l以企業(yè)全部檔案為整體，確定了管理框架，和業(yè)務工作流程l適應企業(yè)改革發(fā)展，對重點檔案進行了調(diào)整和明確l根據(jù)現(xiàn)代企業(yè)治理結(jié)構(gòu)及經(jīng)營、管理的狀況，對新的類別、歸檔文件范

5、圍進行了 增補l將電子文件管理及企業(yè)信息化放在了突出的位置 標準起源于工業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)和交換?，F(xiàn)代標準化是近二、三百年來伴隨著工業(yè)化進程而發(fā)展起來的l 美國泰勒的科學管理l 日本的企業(yè)管理革命，其核心是質(zhì)量l 隨著信息技術(shù)而來的以“扁平化”、“個性化”為 特征的“企業(yè)流程再造”l1987年國際標準化組織發(fā)布第一版 9000系列標準；l2008年國際標準化組織發(fā)布第四版ISO9001。較為突出一點是，經(jīng)過八年的實踐，增加了多處對檔案記錄建立和管理維護的要求。l“為證明符合質(zhì)量管理體系要求和有效實施提供證據(jù)而建立的檔案記錄，必須要受控管理?！眑“ 機構(gòu)必須建立有書面文件記錄的程序及執(zhí)行過程（Docum

6、ented Procedure），以明確對檔案記錄鑒別、存儲、保護、檢索和處置所必要的控制管理?！眑 “檔案記錄必須保持易于辨認、快捷確證和可以檢索?！眑2001年，國際標準化組織頒布了國際標準ISO15489.1檔案管理通則。規(guī)定了檔案管理的頂層架構(gòu)，提出了實現(xiàn)有效檔案管理所能產(chǎn)生的作用，并明確規(guī)定了檔案管理的法規(guī)環(huán)境、檔案管理的政策與職責、檔案管理、檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與開發(fā)以及檔案管理過程與控制等方面的要求。 l目前在國際標準中，屬于系統(tǒng)檔案管理的只有國際標準ISO15489檔案管理通則。而ISO15489檔案管理通則中明確表明，該標準是適應除檔案館外的所有機構(gòu)。l檔案的價值及資產(chǎn)屬性l領(lǐng)

7、導的作用l系統(tǒng)管理l過程控制ISO9001 DA/T42 ISO15489ISO9001 DA/T42 ISO15489第4章 質(zhì)量體系 工作總則 檔案管理收益 第5章 管理責任 組織建設(shè) 規(guī)章制度環(huán)境第6章 資源管理 制度建設(shè) 方針與職責第7章 產(chǎn)品實現(xiàn) 業(yè)務建設(shè) 檔案管理要求第8章 措施分析與改進 信息化建設(shè) 檔案系統(tǒng)設(shè)計與實施 是記錄和反映生產(chǎn)、經(jīng)營、管理及專業(yè)業(yè)務活動文字、圖表、聲像等文件材料的總稱。l從內(nèi)容分：公文、科技文件材料、會計核算材料、人事文件材料l從形式分：文字材料、圖樣、表格、及非紙質(zhì)科技文件材料 膠片、磁性載文件材料 “模擬” 電子科技文件材料 “數(shù)字” 1. 保證業(yè)務

8、質(zhì)量和效率l以有序、高效、負責的方式開展業(yè)務活動；l以一致和公平的方式提供服務；l支持并記錄政策的形成和管理決策的過程；l保證宏觀管理與微觀管理的一致性、連貫性和效率；l方便業(yè)務活動在整個機構(gòu)內(nèi)的有效開展。2 . 在受災的情況下，提供持續(xù)運作的可能3. 滿足法律的要求及支持l滿足有關(guān)檔案、審計和監(jiān)督方面的法律法規(guī)的要求；l為法律訴訟提供保護和支持，包括對與機構(gòu)活動證據(jù)存在與否相伴隨的風險管理提供的保護和支持。4 . 維護法人及員工的權(quán)益l保護機構(gòu)的利益，保護員工、客戶和當前及未來相關(guān)利益方的權(quán)利。5 . 是法人建立發(fā)展的重要歷史記錄l支持并記錄當前和未來的研究活動、進展狀況、取得的成績以及歷史

9、研究活動；l提供事務活動、個人活動和文化活動的證據(jù)。6.是單位文化建設(shè)的重要內(nèi)容l建立事務標識、個人標識和文化標識；維護機構(gòu)記憶、個人記憶或集體記憶。l產(chǎn)品開發(fā)l技術(shù)調(diào)查和決策階段l前期開發(fā)階段l后期開發(fā)階段l產(chǎn)品制造l樣（機）品試制階段l小批量試制階段l正式生產(chǎn)階段l項目立項準備階段l設(shè)計階段l施工階段l竣工階段l設(shè)備采購及開箱l設(shè)備安裝調(diào)試l設(shè)備使用l科研前期l科研實施l科研鑒定推廣l黨政機關(guān)公文處理工作條例(中辦發(fā)201214號)l公文種類 公文格式 行文規(guī)則 公文擬制公文辦理l1996年5月3日中共中央辦公廳發(fā)布的中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例和 2000年8月24日國務院發(fā)布的國家行政機

10、關(guān)公文處理辦法停止執(zhí)行。l簽收 l登記 l初審 l承辦 (閱知性公文 批辦性公文 )l傳閱 l催辦 l答復 l復核 l登記 l印制 l核發(fā) 就是按照一定的要求和方式，將科技文件及時集中和妥善保管起來。l明確科技文件材料積累的職責l科技文件材料積累范圍l確保積累的質(zhì)量l完善積累的條件l個人積累l專兼職檔案員積累l檔案人員代為積累l文件整理應當以企業(yè)納入企業(yè)歸檔范圍的文件為對象l整理工作應當在企業(yè)分類的總體框架下，依據(jù)文件不同的類別，以相對應的標準和規(guī)定作為整理的依據(jù)。 l科技文件材料的完整性l鑒別科技文件材料完整性的方法：l確定科技活動的范圍l分析科技活動的具體程序l分析本單位在科技活動中地位l

11、科技文件材料應當同它所反映的對象相一致l同一科技項目之間在內(nèi)容上應當一致l依據(jù)DA/T 222000 歸檔文件整理規(guī)則l分類及整理的方法l依據(jù)GB/T 118222008 科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求l分類整理的方法l依據(jù)會計檔案管理辦法（財會字199832號）l分類及整理的方法 l依據(jù)企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定 （勞力字199233號）l企業(yè)職工文件材料的分類整理l工業(yè)企業(yè)檔案分類暫行規(guī)則l 檔案分類方案l全宗號（項目代號）分類號案卷（歸檔文件）排列順序號l例： XD126.3.5035 0002 3.2009.1025l歸檔文件的編目l科技檔案的編目l企業(yè)檔案分類目

12、錄 運用現(xiàn)代信息技術(shù)為主對歸檔文件、數(shù)據(jù)檔案信息及檔案進行采集、整合、維護、處置、管理和提供利用服務的檔案管理提升和工作方式。l應以促進、完善企業(yè)信息化和提升檔案管理現(xiàn)代化水平為總目標l 檔案信息化原則是堅持技術(shù)與管理并重，與企業(yè)信息化協(xié)調(diào)同步l企業(yè)各信息系統(tǒng)的開發(fā)與實施應充分考慮檔案的要求 國家標準電子文件歸檔與管理規(guī)范（GBT188942002）（以下簡稱規(guī)范）將電子文件定義為：“在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡上傳送的文件?！?1、電子文件具有文件的一般屬性，即都是組織或個人在各項活動中形成的歷史記錄。 2、電

13、子文件與傳統(tǒng)文件的根本區(qū)別在于，其信息以數(shù)碼構(gòu)成。 3、電子文件是存放在計算機存儲器中所有數(shù)據(jù)的基本組織形式。 l信息存儲的密集性 l信息載體的不確定性 l信息結(jié)構(gòu)的二重性 l對信息技術(shù)的依賴性 l信息內(nèi)容的易改性 l載體材料和信息的不穩(wěn)定性 l背景及相關(guān)信息的不完整性 l信息處理的快捷性 l信息利用的共享性 l文件類型的復雜性 l有利于提高業(yè)務效率和質(zhì)量 l有利于提高檔案管理水平 l有利于信息資源的開發(fā)和利用 l有利于社會信息安全 l（一）按文件存在形式分 l1、文本文件（Text） 2、圖像文件（Image）3、圖形文件（Graphic） l4、影像文件（Video） 5、聲音文件（Aud

14、io）6、數(shù)據(jù)庫文件 l7、命令文件 l（二）按與相同內(nèi)容的紙質(zhì)文件的關(guān)系分 l1、草稿類電子文件 2、輔助類電子文件 3、正式電子文件 l（三）按文件的內(nèi)容分 l可分為黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、產(chǎn)品、科學技術(shù)研究、基本建設(shè)、設(shè)備儀器、會計、企業(yè)職工等十大類。l保障真實性 l保障完整性 l保障有效性 l保障安全性 l1、明確電子文件的歸檔范圍 l2、明確電子文件的積累要求 （1）確定電子文件是通過簽發(fā)或?qū)徟摹白罱K版本”，并對電子文件進行規(guī)范命名。 （2）對電子文件進行收集積累，將非通用格式的電子文件轉(zhuǎn)換為通用格式，即進行“遷移”。 （ 3）編制電子文件的目錄，并將電子文件連

15、接到相應的目錄條目中去。 （4）對應歸檔的電子文件按其內(nèi)容上的自然聯(lián)系進行組合，即進行“預立卷”。 （ 5）按規(guī)范要求，做好電子文件的查找和提供利用工作。 （6）對電子文件采取定期備份、自動殺毒、權(quán)限控制等措施進行安全保護。 l企業(yè)各信息系統(tǒng)生成的文本、圖形、圖像電子文件歸檔范圍應參照紙質(zhì)文件歸檔范圍確定。音頻、視頻、多媒體電子文件及數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)庫的歸檔范圍可根據(jù)需要確定。l 企業(yè)各信息系統(tǒng)所形成的電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息，以及生成非通 用電子文件格式的軟件等應與電子文件一并歸檔。l 歸檔的電子文件數(shù)據(jù)格式應易于識讀、遷移。l電子文件必須經(jīng)鑒定、整理、審核后才可以歸檔。 l 加密的電子文件歸檔

16、時應解密，必須加密歸檔的電子文件應與其解密軟件和說明文件一并歸檔。l電子文件的真實性、完整性、安全性和可識別性，歸檔前由形成部門負責，歸檔后由檔案部門負責。 文本 PDF、XML、TXT、RTF、CEB圖像、照片 TIFF、JPEG、PDF、DWG音頻 MP3、WAV視頻 MPEG-2、MPEG-4、AVI數(shù)據(jù)庫與光盤數(shù)據(jù)表 DBF、XML圖形 DXF、SVG、DWF網(wǎng)頁 HTML、XMLl物理歸檔是把計算機及其網(wǎng)絡上的電子文件集中傳輸至獨立的或可脫機保存的載體上后，向檔案部門移交。有網(wǎng)絡傳輸和介質(zhì)傳遞兩種方式。網(wǎng)絡傳輸既可實時進行，也可定期完成。介質(zhì)傳遞宜定期完成。l邏輯歸檔是在計算機網(wǎng)絡上

17、進行，不改變原存儲方式和位置而實現(xiàn)電子文件向檔案部門的移交。邏輯歸檔應實時進行，并定期進行物理歸檔。 組盤基本規(guī)則： 一是將同一保管期限的文件組合； 二是將同一密級的文件組合； 三是將同一部門的文件組合； 四是將同一檔案類別、同一工程項目、同一設(shè)備項目的文件盡量存儲在同一光盤上，以方便利用； 五是按規(guī)范著錄規(guī)則建立盤內(nèi)文件目錄，并將電子文件與相關(guān)條目建立鏈接關(guān)系，以便查找目錄時立即能調(diào)閱相應的電子文件； 六是如果盤內(nèi)有非通用格式的電子文件，應當將相應的運行軟件一并存入該盤內(nèi)，以便電子文件的打開和閱讀。 l1、從工程類電子文件的特點出發(fā)將存儲標準規(guī)定為以下三種格式： lA類：原設(shè)計存儲文件格式，

18、滿足檔案原始性要求，保留所有設(shè)計信息，主要用于今后技術(shù)改造中修改圖紙時再利用，規(guī)定為DWG、RTF、XLS格式； lB類：經(jīng)轉(zhuǎn)換，用于歸檔瀏覽、還原打印的文件格式，從而保證在檔案部門計算機環(huán)境下能被準確地還原成紙質(zhì)文件，并用于在線檢索。規(guī)定為PDF、TIFF group 4格式； lC類：非常用軟硬件環(huán)境下的文件轉(zhuǎn)換成為的中間文件格式，當需要時可轉(zhuǎn)換成設(shè)計可用的文件格式。規(guī)定為DXF、TXT格式，設(shè)計單位在提供紙質(zhì)資料的同時，必須同時提供兩種格式的電子文件即B類文件A類文件或B類文件C類文件。 l2、每張光盤內(nèi)的文件夾按以下方法設(shè)置： l（1）根目錄下存儲說明文件README.TXT：用于說明

19、該光盤的整體信息，如光盤編號、工程名稱、設(shè)計單位、光盤制作單位、光盤制作時間等； l（2）根目錄下存儲輔讀信息文件ASSIST.TXT：用于列出讀取光盤內(nèi)各種格式電子文件的環(huán)境信息,如：光盤使用的硬件型號、軟件名稱、版本等； l（3）根目錄下存儲目錄文件CDDOC.XLS：用于存放光盤內(nèi)電子文件詳細目錄清單，描述每個盤內(nèi)電子文件的特征信息，即著錄信息； l（4）設(shè)置子目錄DATA：用于存放PDF、TIFF等B類文件； l（5）設(shè)置子目錄DATAB：用于存放DWG、DXF、RTF、XLS、TXT等A類和C類文件； l（6）設(shè)置子目錄OTHER: 用于存放相關(guān)字庫、符號庫、數(shù)據(jù)字典、外部參考等保證文件準確還原的環(huán)境文件及其他說明文件等。 l3、制定電子文件安全管理措施。 l企業(yè)可以根據(jù)保管和利用的實際，有選擇地對傳統(tǒng)檔案實施數(shù)字化l掃描后的圖像文件應與紙質(zhì)或照片檔案檔號對應。 掃描