大型會(huì)議執(zhí)行培訓(xùn)-之二場(chǎng)地考察

1、2017之二場(chǎng)地考察本教程所講內(nèi)容來(lái)自個(gè)人工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)以及互聯(lián)網(wǎng)分享，如有不到之處請(qǐng)不吝指教！流程安排是流程安排是綱領(lǐng)，前期綱領(lǐng)，前期準(zhǔn)備是基礎(chǔ)準(zhǔn)備是基礎(chǔ) 合作執(zhí)行是合作執(zhí)行是關(guān)鍵，控制關(guān)鍵，控制應(yīng)變是保障應(yīng)變是保障 細(xì)節(jié)的把控決定細(xì)節(jié)的把控決定效果，后期效果，后期跟蹤是超越的所在跟蹤是超越的所在說(shuō)在開(kāi)篇需要資料需要資料：會(huì)議時(shí)間、會(huì)議舉辦的城市（具體到城市的某個(gè)區(qū)域或者風(fēng)景區(qū)、展覽館等重要位置）、會(huì)議規(guī)劃（主會(huì)場(chǎng)、分會(huì)場(chǎng)、日程規(guī)劃、住宿、用餐）調(diào)研方式調(diào)研方式：網(wǎng)絡(luò)調(diào)研（酒店哥哥、百度），獲取酒店基本信息，在考慮范圍內(nèi)在聯(lián)系酒店銷售，收集具體信息調(diào)研內(nèi)容調(diào)研內(nèi)容：根據(jù)會(huì)議需求，確認(rèn)酒店是否在

2、客戶想要地點(diǎn)？酒店是否可以承接本次會(huì)議？ 會(huì)場(chǎng)、展位、注冊(cè)區(qū)、貴賓區(qū)、指引、展示區(qū)域、房間、餐飲、交通、周邊環(huán)境調(diào)研重點(diǎn)調(diào)研重點(diǎn)：尺寸、數(shù)量、價(jià)格、距離會(huì)議室：會(huì)議室：一般選常用會(huì)議室或者宴會(huì)廳 判斷宴會(huì)廳是否可用由會(huì)場(chǎng)面積、擺臺(tái)方式、人數(shù)三會(huì)場(chǎng)面積、擺臺(tái)方式、人數(shù)三方面因素決定擺臺(tái)方式分為擺臺(tái)方式分為：劇院式、課桌式、圓桌式、U型、回字型、魚(yú)骨式、董事會(huì)、酒會(huì)場(chǎng)地勘測(cè)的工具場(chǎng)地勘測(cè)的工具：卷尺、場(chǎng)地勘察表、相機(jī)（手機(jī)）、黑水筆注：在實(shí)際的會(huì)議或活動(dòng)中是根據(jù)客戶的需要進(jìn)行布置，我們有匠心獨(dú)具的會(huì)議策劃和成熟豐富的會(huì)議執(zhí)行經(jīng)驗(yàn)，會(huì)根據(jù)會(huì)議的主題設(shè)計(jì)布置一個(gè)別具一格的會(huì)議場(chǎng)地。場(chǎng)地勘測(cè)的重要場(chǎng)地勘

3、測(cè)的重要因素因素課桌式：1人=2.5U型：1人=3第一排至舞臺(tái)的距離3mLED距墻面的距離2m周邊環(huán)境：機(jī)場(chǎng)、火車站、汽車站交通 會(huì)議酒店3KM范圍內(nèi)的同級(jí)別酒店或低級(jí)別的酒店考察附近交通、 餐飲、打印店會(huì)議酒店火車站機(jī)場(chǎng)機(jī)場(chǎng)的位置，距會(huì)場(chǎng)的距離行程，是否有機(jī)場(chǎng)大巴？機(jī)場(chǎng)的出口，有幾個(gè)航站樓？航站樓之間的距離，乘車方式？停車場(chǎng)的位置，距離？當(dāng)?shù)赜袔讉€(gè)火車站？高鐵站？位置、距離，駕車時(shí)間、出口？停車場(chǎng)的位置、距離？汽車站當(dāng)?shù)赜袔讉€(gè)汽車站？位置、距離，駕車時(shí)間、出口？附近3KM的酒店，供普通參會(huì)專家入住，房型、價(jià)格、距離，停車場(chǎng)、是否可以擺放展架？24小時(shí)打印店餐館文具店一、劇院式一、劇院式在會(huì)場(chǎng)

4、內(nèi)面向舞臺(tái)或講臺(tái)方向擺放成排座椅，中間留有過(guò)道。說(shuō)明：此種擺臺(tái)形式是在有限場(chǎng)地內(nèi)使容納人數(shù)達(dá)到最多的擺臺(tái)形式，像電影院一樣參會(huì)者每人一把座椅;二、課桌式二、課桌式 在會(huì)場(chǎng)面向舞臺(tái)或講臺(tái)的方向，像教室一樣擺放成排的桌椅，中間留有過(guò)道。說(shuō)明說(shuō)明：桌椅間距可根據(jù)會(huì)場(chǎng)實(shí)際情況調(diào)整，參會(huì)者可在課桌上放置資料或記錄筆記;三、圓桌式三、圓桌式桌子使用中式圓桌，圍繞圓桌擺放座椅，常用于宴會(huì)的擺臺(tái)。桌與桌之間留有過(guò)道。說(shuō)明：用于宴會(huì)擺臺(tái)時(shí)除了主桌之外，其它圓桌沒(méi)有擺臺(tái)方向的區(qū)分，若為分組討論則采用背對(duì)舞 臺(tái)方向不放置座椅;四、四、U U型型將桌子連接著擺放成長(zhǎng)方形(中空)，在長(zhǎng)方形的一端不擺放桌(開(kāi)口)，椅子擺

5、在桌子外圍，通常開(kāi)口處會(huì)擺放放置投影儀的桌子，中間通常會(huì)放置綠色植物以做裝飾。說(shuō)明：此種會(huì)議臺(tái)型比較適合小規(guī)模的會(huì)議，可以增強(qiáng)與會(huì)人員之間的互動(dòng)和交談溝通。營(yíng)造良好的會(huì)議氣氛;五、回字型五、回字型將會(huì)議室里的桌子擺成方形中空，前后不留缺口，椅子擺在桌子外圍。中間一般會(huì)放置綠植以增加裝飾效果。說(shuō)明：此種類型的擺桌常用于學(xué)術(shù)研討會(huì)一類型的會(huì)議，前方設(shè)置主持人的位置，可分別在各個(gè)位置上擺放上麥克風(fēng)，以方便不同位置的參會(huì)者發(fā)言;此種臺(tái)型容納人數(shù)較少，對(duì)會(huì)議室空間有一定的要求。六、魚(yú)骨型六、魚(yú)骨型將會(huì)議室的桌子按照魚(yú)骨架即八字形依次擺開(kāi)，在桌子的周圍擺放座椅，組與組之間留出走路的間隔，使整體樣式顯現(xiàn)出一

6、種魚(yú)骨的形狀。 說(shuō)明：此類會(huì)議擺臺(tái)較適合研討和小組討論結(jié)合的會(huì)議內(nèi)容，增加小組間交流的同時(shí)還可以聆聽(tīng)會(huì)議主持的發(fā)言;七、董事會(huì)七、董事會(huì)圓形或橢圓形大會(huì)議桌，周圍擺放座椅。按照主次落座。說(shuō)明：適合人數(shù)較少。檔次較高的會(huì)議要求，距離較近，容易產(chǎn)生近距離的交流感。八、酒會(huì)八、酒會(huì)一般只擺放供應(yīng)酒水、飲料及餐點(diǎn)的桌子(以擺放吧桌居多)，不擺設(shè)椅子，以交流為主的一種會(huì)議擺桌形式。說(shuō)明：自由的活動(dòng)空間可以讓參會(huì)者自由交流，構(gòu)筑輕松自由的氛圍。經(jīng)常與其它擺臺(tái)形式結(jié)合使用;標(biāo)準(zhǔn)展位標(biāo)準(zhǔn)展位在業(yè)界通常簡(jiǎn)稱為“標(biāo)攤”，是用鋁合金為基本材料，由柱子和板材及連接的龍骨拼合而成標(biāo)準(zhǔn)展位尺寸為3M*3M，也可以根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)

7、情況自由組合成合理的尺寸（如36、66、39、99等），也可以根據(jù)展示的需要進(jìn)行變異組合，是非常實(shí)用而且常用的展覽用品，通常以租賃的形式提供搭建.每個(gè)標(biāo)準(zhǔn)展位的面積一般為3m3m或2m3m，高度為2.5m；在標(biāo)準(zhǔn)展位正向上部提供寫(xiě)有中英文參展商名稱和展位號(hào)的楣板，楣板高度20cm；展位框架為鋁合金，裝三面墻板，藍(lán)色地毯，頂部安裝有二支照明燈；為每個(gè)標(biāo)準(zhǔn)展位提供一張咨詢桌、兩把椅子及一個(gè)220V/50Hz/500W交流電源插座。位于拐角處的標(biāo)準(zhǔn)展位，默認(rèn)去掉通道一側(cè)的墻板，增加一面楣板。同一參展商的兩個(gè)或多個(gè)相鄰標(biāo)準(zhǔn)展位，默認(rèn)去掉中間的墻隔板。使用標(biāo)準(zhǔn)展位的參展商如還需其它展具，可向展館租賃，費(fèi)

8、用自理。建議參展商在每面墻板上掛三塊宣傳圖文板，每塊的尺寸制作成寬900毫米，高1200毫米。 宣傳圖文板用掛繩和掛鉤掛在展架上部，下面用雙面膠帶固定。為了保護(hù)展架墻板能夠在展覽結(jié)束后清理干凈，主場(chǎng)搭建商一般要求使用在展館現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)處購(gòu)買的雙面膠帶，如自帶需經(jīng)主場(chǎng)搭建商同意方可使用。標(biāo)準(zhǔn)展位更詳細(xì)規(guī)格如圖：特裝特裝展位展位：即展會(huì)上需要進(jìn)行特別裝修的展位，簡(jiǎn)稱特展，系展覽專用詞匯之一，指展館室內(nèi)或室外空地上按任意面積劃出的展出空間。 只提供正常大廳照明及未鋪地毯的展位空地，一般36平米起租，主辦方不提供任何配置，參展商須自設(shè)計(jì)及搭建自設(shè)計(jì)及搭建?？诊h氣球一般用于慶典場(chǎng)面掛條幅標(biāo)語(yǔ)，軍事上用于瞭望

9、或安裝無(wú)線電發(fā)射天線。是用氫氣瓶或空飄氫氣球?qū)Ｓ贸錃錃馇驒C(jī)充滿氫氣用繩索固定在地面或物體上，飄飛在空中的比較大的氫氣球，一般用于慶典場(chǎng)面掛條幅標(biāo)語(yǔ)空飄氫氣球按大小可分為：一般空飄氫氣球（直徑1-5米）和飛艇直徑5米以上）空飄氫氣球按材料可分為：橡膠空飄氫氣球、塑料空飄氫氣球、涂層布料空飄氫氣球一察看現(xiàn)場(chǎng)，確定施放方案，制定安全措施 在施放氣球前，首先應(yīng)當(dāng)對(duì)升放氣球的現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行察看；如果活動(dòng)的組織單位提供了灌充氣球的現(xiàn)場(chǎng)，同時(shí)也要對(duì)灌充氣球的現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行察看。重點(diǎn)察看周圍有無(wú)架空電 線、油庫(kù)、煤氣站等危險(xiǎn)設(shè)施和易燃易爆場(chǎng)所，掌握現(xiàn)場(chǎng)與這些設(shè)施的距離，與周圍高大建筑物的距離，測(cè)定場(chǎng)地面積，分析判斷人員流

10、動(dòng)情況，確定現(xiàn)場(chǎng)是否存在 升放氣球安全的局地氣象要素，如峽谷風(fēng)、局地高溫等因素。其次根據(jù)利用氣球展開(kāi)活動(dòng)的單位或個(gè)人提出的要求，結(jié)合天氣情況，制定施放氣球的方案。方案包括施放氣球的用途、數(shù)量、所需器材、場(chǎng)地布置、時(shí)間安排、人員分工及責(zé)任、安全制度、意外情況應(yīng)急措施等內(nèi)容。二準(zhǔn)備所需器材 根據(jù)施放氣球的方案做好器材的準(zhǔn)備工作，需要準(zhǔn)備的器材包括球皮、條幅、繩索、配重物、識(shí)別標(biāo)志、氣體、消防設(shè)備等。所準(zhǔn)備的器材應(yīng)當(dāng)符合相應(yīng)要求。三了解天氣情況，選擇有利時(shí)間 施放氣球應(yīng)選擇在適宜的氣象條件下進(jìn)行，遇有不適宜的氣象條件，應(yīng)取消施放氣球活動(dòng)或變更施放時(shí)間。四落實(shí)施放氣球的作業(yè)人員，明確職責(zé) 在 一般情況

11、下，每次施放氣球活動(dòng)應(yīng)設(shè)以下人員：一是技術(shù)人員或安全人員，二是施 放氣球的作業(yè)人員，三是看護(hù)氣球的人員.五申辦批準(zhǔn)手續(xù) 在施放系留氣球前應(yīng)向氣象主管機(jī)構(gòu)申請(qǐng)批準(zhǔn)；施放無(wú)人駕駛自由氣球，經(jīng)氣象主管機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)后再到飛行管制部門申請(qǐng)批準(zhǔn)。同時(shí)，應(yīng)根據(jù)有關(guān)的規(guī)定，到有關(guān)部門申辦相關(guān)的手續(xù)。批準(zhǔn)手續(xù)不全的，不得進(jìn)行施放氣球活動(dòng)。廣告彩旗簡(jiǎn)單描述1、旗腰：彩旗的白色部分稱為旗腰或者旗褲，用于穿插旗桿。2、畫(huà)面：廣告彩旗的畫(huà)面可以印制各種廣告語(yǔ)和圖案，材質(zhì)以滌綸布為主。3、旗桿：彩旗的旗桿一般是2米長(zhǎng)的竹桿也可以用PVC管子、鐵管代替。4、尺寸：彩旗尺寸一般有60*90、60*120、60*150、100*1

12、50等。廣告彩旗五米/三米刀旗簡(jiǎn)單描述1、橫頭：五米旗桿的頂端有一根橫頭，用于支撐畫(huà)面使其不起風(fēng)也能飄。2、畫(huà)面：五米刀旗的畫(huà)面可以印刷各種圖案，材料有滌綸布和經(jīng)編布。3、旗桿：五米旗桿最高可升到五米，整體為鋁合金材質(zhì)，支架高1.5米。4、旗面尺寸：五米刀旗畫(huà)面尺寸有：120*350、120*400、120*300。五米刀旗沙灘旗簡(jiǎn)單描述沙灘旗簡(jiǎn)單描述1、旗面：沙灘旗畫(huà)面分為水滴形和羽毛形兩種，尺寸有多個(gè)規(guī)格可選。2、旗套：沙灘旗的旗套通常都是采用黑色牛津布，也可使用加寬松緊帶。3、旗桿：沙灘旗桿分兩部份，可彎曲的為玻纖材質(zhì)，硬質(zhì)部份為鋁合金。4、底座：沙灘旗底座有多種樣式，大類可以分為插地式

13、和平放式。沙灘旗三米刀旗簡(jiǎn)單描述三米刀旗簡(jiǎn)單描述1、橫頭：三米旗桿的頂端有一根橫頭，用于支撐畫(huà)面使其不起風(fēng)也能飄。2、搭扣：三米刀旗畫(huà)面左邊和頂端的白色布帶叫搭扣，用于固定旗桿。3、旗面：三米刀旗旗面尺寸通常以60*150為主，可以印制各種圖案。4、底座：底座為塑料材質(zhì)，尺寸為35*35*20，可以容納10kg的水量。三米刀旗辦公桌旗簡(jiǎn)單描述辦公桌旗簡(jiǎn)單描述1、形狀：桌旗樣式有Y字形、V字形、I字形、T字形，旗桿為不銹鋼材質(zhì)。2、旗面：旗面尺寸必須為14*21cm，可以印制公司LOGO或者名稱。3、底座：桌旗底座可以有多種樣式選擇，材質(zhì)有金屬底座和水晶底座兩種。4、旗桿尺寸：桌旗桿的高度一般是

14、32cm，可調(diào)式的旗桿可升到50cm。辦公桌旗仿古仿古旗旗/ /吊旗吊旗簡(jiǎn)單簡(jiǎn)單描述描述1、旗腰：仿古旗的旗腰必須用旗幟本身的布料和顏色，不能用白色布條。2、圖案：仿古旗可印制各種圖案，內(nèi)容需要精心設(shè)計(jì)才能體現(xiàn)古典特色。3、飄帶：可在仿古旗的左右各增加一根印有圖案的飄帶，增加古旗的美感。4、邊緣：古旗的邊緣一般都會(huì)做一些形狀，如：獠牙形、火焰形、須邊等。 經(jīng)編布、絳綸布、色丁布、貢緞、牛津布、帆布等面料上會(huì)議室會(huì)議室尺寸尺寸：長(zhǎng)、寬、高，有效高度、有無(wú)立柱、設(shè)備設(shè)備：投影儀-流明，幕布-尺寸音響音響：調(diào)控臺(tái)麥克風(fēng)麥克風(fēng)：無(wú)線麥、鵝頸麥LEDLED屏屏：尺寸、分辨率切換器切換器：無(wú)縫、普通分屏器

15、分屏器：舞臺(tái)舞臺(tái)：尺寸、高度、舞臺(tái)顏色、是否可移動(dòng)、高度可否調(diào)整 是否有配套的舞臺(tái)踏步講臺(tái)講臺(tái)：立式講臺(tái)、主席臺(tái)（是否可移動(dòng)）IBMIBM桌桌：尺寸、數(shù)量、桌布、一套橫幅橫幅：懸掛的地點(diǎn)、尺寸服務(wù)服務(wù)：紙筆水、墊紙板、薄荷糖、白開(kāi)水、茶杯、玻璃杯費(fèi)用費(fèi)用：以上所有的費(fèi)用 場(chǎng)地費(fèi)-半天、全天、搭建費(fèi)用、超時(shí)費(fèi)用投影儀投影儀+ +幕布幕布投影儀：投影儀：流明、是否可移動(dòng)流明：光通量單位，等于一燭光的均勻點(diǎn)光源在單位立體角內(nèi)發(fā)出的光通量（畫(huà)面清晰度、光線距離）常見(jiàn)流明：3000、5000、6500、8000、10000.幕布：尺寸（4：3、16：9）60寸：1.2m*0.9m、72寸：1.45m*1

16、.1m、86寸：1.72m*1.3m、100寸：2m*1.5m、120寸：2.4m*1.8m150寸：3m*2.2m、200寸：4.2m*3.2m、300寸：6m*4.5m腰幕房房 間間常見(jiàn)房型：標(biāo)間、大床、豪華標(biāo)、豪華大床 行政標(biāo)、行政大床、套房服務(wù)：morning call、點(diǎn)心水果、零點(diǎn)、開(kāi) 掛賬、其它增值服務(wù)康樂(lè)設(shè)備：健身房、游泳館房間問(wèn)安卡價(jià)格：含不含早餐？單早還是雙早？入住時(shí)間、退房時(shí)間，團(tuán)隊(duì)退房時(shí)間？無(wú)煙層、行政樓層保底？預(yù)留？宴會(huì)、專家用餐涉及到桌餐用餐地點(diǎn)？有沒(méi)有包廂費(fèi)？保底桌數(shù)？午餐、晚餐：餐標(biāo)（含不含酒水、服務(wù)費(fèi)） 可不可以外帶酒水？收不收服務(wù)費(fèi)（開(kāi)瓶費(fèi)） 提供標(biāo)準(zhǔn)菜單2-3種，供客戶選擇 備桌，多長(zhǎng)時(shí)間確認(rèn)不收費(fèi)？自助餐午餐自助：餐標(biāo)？是否正常開(kāi)餐，保底數(shù)多少人？晚餐自助：餐標(biāo)？是否正常開(kāi)餐，保底數(shù)多少人？再不確定人數(shù)的情況下，可預(yù)定XX備XX？自助餐菜單盒飯酒店制作盒飯的價(jià)格？標(biāo)配？是否可以外送盒飯，收不收服務(wù)費(fèi)？會(huì)場(chǎng)里是否可以用餐？用餐區(qū)域？餐飲餐飲桌餐桌餐自助餐自助餐盒飯盒飯場(chǎng)地考場(chǎng)完成時(shí)，需提供場(chǎng)地考察報(bào)告、會(huì)場(chǎng)照片、地圖及機(jī)場(chǎng)火車站路線圖、會(huì)場(chǎng)平面圖、桌餐菜單自助餐菜單、價(jià)格、酒店