合同管理流程圖

1、*施工有限公司合同管理流程圖合同起草01合同風(fēng)險預(yù)控修改定稿發(fā)起審核02合同會簽審核流程03合同談判合同簽訂合同編碼04合同發(fā)放交接05合同交底06合同歸檔建帳07合同信息化08*建筑施工有限公司合同管理控制程序1、目的為了規(guī)范工程合同在草擬、談判、會簽、編號、用印及歸檔管理的程序，理順工作流程，提高工作效率，加強(qiáng)工程合同的審查、監(jiān)督與控制管理，減少和杜絕合同履行中風(fēng)險及其它各類問題的發(fā)生，特制定本程序。2、適用范圍公司工程范圍內(nèi)所有招標(biāo)及非招標(biāo)建筑安裝工程、消防及智能系統(tǒng)工程、裝飾裝修工程、室外配套工程、園林綠化工程及零星工程施工合同；工程勘察、設(shè)計合同；材料、設(shè)備采購合同及屬于工程管理范圍

2、的各種經(jīng)濟(jì)協(xié)議等。3、職責(zé) 3.1 合約商務(wù)部為合同管理的主管部門，負(fù)責(zé)各類施工合同的草擬，組織評審會簽，參與合同的談判及簽署，并跟蹤其實(shí)施執(zhí)行情況。負(fù)責(zé)建立公司合同總臺帳以及合同履行期間合同文件的正本保管、為各部門和機(jī)構(gòu)合同實(shí)施管理提供支持服務(wù)。3.2物資采購部負(fù)責(zé)建立合格供應(yīng)商采購平臺，負(fù)責(zé)組織授權(quán)范圍內(nèi)A、B類物資的采購招標(biāo)、合同談判、組織評審會簽、合同簽署、交底及實(shí)施、傳遞；負(fù)責(zé)全公司物資采購合同文件的管理并建立合同臺帳。3.3項(xiàng)目管理部負(fù)責(zé)建立合格分包商信息平臺，組織授權(quán)范圍內(nèi)的分包合同招標(biāo)；負(fù)責(zé)全公司分包合同文件的管理并建立合同臺帳。各項(xiàng)目部在項(xiàng)目管理部的統(tǒng)一管理下具體負(fù)責(zé)施工合同

3、履行，辦理工程延期、停工、復(fù)工簽證工作；負(fù)責(zé)對分包方的管理。4、合同全面管理控制細(xì)則01 合同風(fēng)險預(yù)控 合同風(fēng)險預(yù)控首先審核合同策劃目標(biāo)與企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)和業(yè)務(wù)目標(biāo)的一致性； 合同文件以招標(biāo)文件為基礎(chǔ)形成，因此要認(rèn)真編制好招標(biāo)文件，客觀分析項(xiàng)目的基礎(chǔ)條件，明確識別、劃分出可能預(yù)見到事件的責(zé)任范圍和處理方法，以減少合同執(zhí)行過程中的糾紛。 對合同單位進(jìn)行資信復(fù)查，重點(diǎn)核實(shí)該單位施工任務(wù)飽和程度及財務(wù)狀況，防止對其履約能力和商業(yè)信譽(yù)給予過高評價的風(fēng)險，避免出現(xiàn)履約期間必須依靠業(yè)主合同約定外的資金支持才能維持合同的情況。要控制這類風(fēng)險，主要是提高合同調(diào)查人員的專業(yè)素質(zhì)和責(zé)任心，在充分收集相關(guān)證據(jù)的基礎(chǔ)上做

4、出恰當(dāng)?shù)呐袛唷?預(yù)算部門特別注意對報價文件的綜合評審，科學(xué)合理地分析中標(biāo)價格，強(qiáng)調(diào)堅持“合理低價中標(biāo)”的原則，防止出現(xiàn)惡意低價中標(biāo)，履約過程中運(yùn)用不正常手段追加價款行為。 合同談判過程中存在忽略了重大問題或在重大問題上做出不當(dāng)讓步的風(fēng)險以及本企業(yè)談判策略泄密的風(fēng)險。因此一方面要組建素質(zhì)結(jié)構(gòu)合理的談判團(tuán)隊，包括技術(shù)、財會、審計、法律等方面的人員參與談判，充分發(fā)揮團(tuán)隊的智慧，研究確定下一步談判的策略, 另一方面在整個過程中強(qiáng)調(diào)并做好保密工作。 合理轉(zhuǎn)移或分散風(fēng)險，利用履約保函、滯留金等經(jīng)濟(jì)手段，約束承包商在履行合同過程中的行為。合理分解發(fā)包項(xiàng)目，將一個標(biāo)的金額大的合同拆分成多個標(biāo)的金額較小的合同，

5、不同單位簽訂合同，將風(fēng)險分散在不同的空間，以減少企業(yè)遭受合同風(fēng)險損失的程度。02合同會簽審核流程 參與合同會簽評審的部門及評審重點(diǎn)： 項(xiàng)目管理部：負(fù)責(zé)確認(rèn)簽約單位是否有履行合同的能力；工期是否符合科學(xué)規(guī)律及項(xiàng)目要求；勞動力、機(jī)械配置及物料供應(yīng)是否滿足項(xiàng)目要求；技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及質(zhì)量安全管理目標(biāo)等是否滿足公司及項(xiàng)目要求；物資設(shè)備供應(yīng)合同負(fù)責(zé)審核供應(yīng)的數(shù)量、質(zhì)量技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、供貨時間周期等是否滿足項(xiàng)目要求；違約責(zé)任是否有相應(yīng)的處罰措施等。 合約商務(wù)部：負(fù)責(zé)確認(rèn)承包范圍、承包方式、合同價款、結(jié)算方法、結(jié)算標(biāo)準(zhǔn)、變更確認(rèn)及支付的約定是否符合公司要求。 物資設(shè)備部：負(fù)責(zé)審核貨物供應(yīng)簽約單位是否有履行合同的能力，產(chǎn)品

6、質(zhì)量、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、供應(yīng)周期、售前售后維保服務(wù)等是否符合公司規(guī)定并滿足項(xiàng)目要求。 法務(wù)人員：負(fù)責(zé)審核合同條款是否符合法律、法規(guī)，內(nèi)容是否清楚合理，是否存在不明確或不利于我方的法律責(zé)任，是否存在法律方面的被索賠的風(fēng)險等。 財務(wù)崗位負(fù)責(zé)審核：涉及財務(wù)支付和財務(wù)管理的各項(xiàng)條款與公司相關(guān)規(guī)定的符合性。 公司領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)全面審核并督促、監(jiān)督合同評審全過程。 根據(jù)設(shè)定好的會簽流程在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行會簽單的傳遞，所有過程“全透明”傳遞，可隨時跟蹤其會簽狀態(tài)。會簽評審順序流程圖按流程圖所示：合約商務(wù)部/物資設(shè)備部發(fā)起常務(wù)副總經(jīng)理財務(wù)資金部法務(wù)人員合約商務(wù)部項(xiàng)目管理部總經(jīng)理合約商務(wù)部或物資設(shè)備部修改定稿03合同談判公司成

7、立合同談判小組，分別由合約商務(wù)部、物資采購部牽頭負(fù)責(zé)組織施工和材料設(shè)備合同的談判工作。對照各部門合同評審的重點(diǎn)內(nèi)容，派專人參與合同的溝通及商洽。所有合同的商務(wù)談判由公司領(lǐng)導(dǎo)組織專人進(jìn)行，談判過程相對保密，結(jié)果由總經(jīng)理或授權(quán)常務(wù)副總經(jīng)理決策。04合同編碼公司商務(wù)合約部為合同編號的管理部門，由合同管理員根據(jù)合同的類型分類編號、歸檔、管理。施工合同山西興廈施字（ 年 ）第 號；材料、設(shè)備合同山西興廈材字（ 年 ）第 號。05合同發(fā)放交接合同的發(fā)放交接實(shí)行登記制度，經(jīng)辦人必須簽字，并注明發(fā)放交接合同的名稱、份數(shù)及時間。06合同交底 施工合同由公司合約商務(wù)部負(fù)責(zé)組織向項(xiàng)目經(jīng)理、預(yù)算、財務(wù)、物資供應(yīng)等有關(guān)

8、人員進(jìn)行合同交底，全面陳述合同背景、合同工作范圍、合同目標(biāo)、合同執(zhí)行要點(diǎn)及特殊情況處理。材料設(shè)備物資供應(yīng)合同由物資設(shè)備部負(fù)責(zé)組織項(xiàng)目交底工作。 項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)組織向項(xiàng)目部有關(guān)人員進(jìn)行合同交底，陳述合同基本情況、各崗位的合同責(zé)任及執(zhí)行要點(diǎn)、合同風(fēng)險防范措施等。 各層次合同交底均要形成記錄，并將交底情況反饋給項(xiàng)目部商務(wù)經(jīng)理，由其負(fù)責(zé)對合同執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤督察，出現(xiàn)問題及時上報主管領(lǐng)導(dǎo)制定相應(yīng)措施。 附表：工程施工合同交底表 工程施工合同交底表編號： 合同名稱合同編號工程名稱合同金額工程地點(diǎn)建筑面積合同對方名稱l 合同背景；l 承包范圍；l 簽約雙方合同負(fù)責(zé)人、參與人職權(quán)范圍；l 合同造價條款缺陷；l

9、 工程目標(biāo)的約定（工期，質(zhì)量和創(chuàng)優(yōu)目標(biāo)等）；l 項(xiàng)目承諾l 合同變更方式約定；l 竣工驗(yàn)收與移交約定；l 合同結(jié)算期限與結(jié)算工程款支付約定；l 合同質(zhì)量保證金返還約定；l 爭議解決約定；l 經(jīng)營策略；l 成本控制；l 法律風(fēng)險(用印管理、風(fēng)險預(yù)防)；l 其他合同缺陷約定等。注：本表內(nèi)如有擴(kuò)展部分，由交底人增加。接受交底人簽名姓名部門崗位姓名部門崗位交底人： 交底日期： 07合同歸檔建帳 合同/協(xié)議經(jīng)審批程序并正式簽署后，由合約商務(wù)部合同管理員按以下程序辦理合同歸檔事宜： 將合同/協(xié)議原件一份送財務(wù)資金部備案，另一份自留歸檔保存。 合同文檔以年代結(jié)合項(xiàng)目性質(zhì)進(jìn)行分類編號，合同管理員按合同臺帳格式要求內(nèi)容進(jìn)行登記。做到建設(shè)工程合同臺帳與文本檔案相統(tǒng)一，完備、整潔、規(guī)范。 保存的合同文檔每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理，并追究相關(guān)人員責(zé)任。 檔案工作人員要改變以往的“等待”歸檔意識，變被動為主動。在合同履行過程中檔案工作人員要對合同進(jìn)行全程動態(tài)管理，積極與經(jīng)辦人員溝通，及時掌握合同的履行及變更情況，督促承辦人員做好補(bǔ)充合同、協(xié)議的收集、歸檔工作。08合同信息化管理合同管理員將合同/協(xié)議掃描制作成電子檔案并編號存儲于公司電子檔案，運(yùn)用微機(jī)實(shí)現(xiàn)建設(shè)工程合同動態(tài)管理。文檔可自由編輯打印序號合同編號簽訂時間項(xiàng)目名稱客戶名稱簽訂情況履行