第二章：秘書的定義、類別和層次

1、第二章第二章 秘書的定義、類別和層次秘書的定義、類別和層次第三章第三章 秘書的修養(yǎng)、職業(yè)道德和能力秘書的修養(yǎng)、職業(yè)道德和能力第四章第四章 秘書交際秘書交際第五章第五章 秘書的培養(yǎng)秘書的培養(yǎng)第六章第六章 秘書機構的設置秘書機構的設置第二編第二編 秘書人員與秘秘書人員與秘書機構書機構第二章第二章 秘書的定義、類別和層次秘書的定義、類別和層次了解秘書的來由、職業(yè)特色、類別了解秘書的來由、職業(yè)特色、類別和秘書部門的特征，掌握秘書工作的原和秘書部門的特征，掌握秘書工作的原則和特點，理解秘書工作的作用。則和特點，理解秘書工作的作用。 通過本章學習，你會對秘書有一個通過本章學習，你會對秘書有一個初步的了解，

2、為學習后續(xù)內容，奠定一初步的了解，為學習后續(xù)內容，奠定一個良好的基礎。個良好的基礎。 教學目的教學教學重點與難點重點與難點一、教學重點一、教學重點1. 1.秘書的概念秘書的概念2. 2.秘書的職業(yè)特點秘書的職業(yè)特點3.3.技能訓練技能訓練二、教學難點二、教學難點1. 1.秘書的來由與定義秘書的來由與定義2. 2.案例分析案例分析一、一、 “ “秘書秘書”詞義的演變詞義的演變 首先首先，在我國，在我國，“秘書秘書”一詞早在東漢許慎的一詞早在東漢許慎的說文解字說文解字敘敘里就已出現(xiàn)。它最初并不指人，里就已出現(xiàn)。它最初并不指人，而是指物。古時，我國沒有而是指物。古時，我國沒有“秘書工作秘書工作”一詞

3、，一詞，只有只有“秘書秘書”名稱，但涵義與今天所稱并不完全名稱，但涵義與今天所稱并不完全相同。它主要有以下四個方面的涵義：相同。它主要有以下四個方面的涵義： 第一，指宮禁中的秘藏之書第一，指宮禁中的秘藏之書。 “秘秘”最初寫成最初寫成“秘秘”，后衍變?yōu)椋笱茏優(yōu)椤伴嗛啞?，許慎，許慎解釋其本義為神秘。解釋其本義為神秘。“秘書秘書”一詞最原始的含義一詞最原始的含義是指的宮中秘藏之書。是指的宮中秘藏之書。 第二，指讖緯圖篆等書第二，指讖緯圖篆等書。 “讖讖”是巫師或方士制作的一種隱語或是巫師或方士制作的一種隱語或預言，作為吉兇的符驗或征兆；預言，作為吉兇的符驗或征兆； “緯緯”與與“經(jīng)經(jīng)”相對而言，

4、是方士化的儒生編相對而言，是方士化的儒生編集起來附會儒家經(jīng)典的著作；因讖緯源集起來附會儒家經(jīng)典的著作；因讖緯源于古代關于河圖洛書的傳說，故以于古代關于河圖洛書的傳說，故以“圖圖讖讖”連稱此類書。連稱此類書。說文說文序序曰：曰：“秘書說曰：秘書說曰： 日月為易。日月為易?！倍斡癫冕尪斡癫冕尀椋簽椋骸懊貢^緯書。秘書，謂緯書?！?第三，指官員職務的名稱。第三，指官員職務的名稱。 中國自秦漢以來，歷代封建王朝曾設有尚書、秘書監(jiān)、中國自秦漢以來，歷代封建王朝曾設有尚書、秘書監(jiān)、秘書令、秘書丞、秘書郎等官職。公元秘書令、秘書丞、秘書郎等官職。公元2世紀，東漢桓帝時世紀，東漢桓帝時創(chuàng)設創(chuàng)設“秘書監(jiān)秘書監(jiān)

5、”(藏書機構藏書機構)，掌宮中圖書秘籍，其主要負責，掌宮中圖書秘籍，其主要負責官員稱官員稱“秘書監(jiān)秘書監(jiān)”，相當于皇家圖書館長或檔案館長。下設，相當于皇家圖書館長或檔案館長。下設“秘書丞秘書丞”和和“秘書郎秘書郎”，相當于副館長和管理員。這時，相當于副館長和管理員。這時“秘書秘書”一詞的涵義有了變化，由原先指物變?yōu)橹溉?，但所一詞的涵義有了變化，由原先指物變?yōu)橹溉?，但所指的人（即被冠以指的人（即被冠以“秘書秘書”稱謂的官員稱謂的官員“秘書監(jiān)秘書監(jiān)”），掌管），掌管的僅僅是朝廷的圖書典籍而已，并未從事真正的（現(xiàn)代意義的僅僅是朝廷的圖書典籍而已，并未從事真正的（現(xiàn)代意義上的）秘書工作。上的）秘書工作

6、。 東漢末年，曹操改秘書監(jiān)為秘書令，由秘書令取代尚書東漢末年，曹操改秘書監(jiān)為秘書令，由秘書令取代尚書的職權，使秘書令不僅掌管了的職權，使秘書令不僅掌管了“圖書秘記之事圖書秘記之事”，還掌管了，還掌管了草擬奏章、發(fā)布政令之事。秘書令掌尚書奏事，與今天的秘草擬奏章、發(fā)布政令之事。秘書令掌尚書奏事，與今天的秘書長接近?？梢哉f，曹操所設的書長接近。可以說，曹操所設的秘書令秘書令，是我國歷史上第，是我國歷史上第一次出現(xiàn)與現(xiàn)代一次出現(xiàn)與現(xiàn)代“秘書秘書”一詞涵義基本相同的古代秘書官職。一詞涵義基本相同的古代秘書官職。 第四，職務之稱（行政職位）第四，職務之稱（行政職位） 秘書工作人員秘書工作人員,是從清末開

7、始的是從清末開始的,這是這是現(xiàn)代秘書概念的源頭。現(xiàn)代秘書概念的源頭。 孫中山時的總統(tǒng)府下設有孫中山時的總統(tǒng)府下設有“秘書處秘書處”，有秘書長一人，秘書若干。這時的秘書，有秘書長一人，秘書若干。這時的秘書，不僅徹底擺脫了與不僅徹底擺脫了與“秘密藏書秘密藏書”含義的聯(lián)含義的聯(lián)系，由指物轉變?yōu)閷Ｖ笓文陈殑盏娜?。系，由指物轉變?yōu)閷Ｖ笓文陈殑盏娜?。同時，作為一種特定的職務，秘書也不再同時，作為一種特定的職務，秘書也不再以掌管一般意義上的圖書典籍為主要職責。以掌管一般意義上的圖書典籍為主要職責。但是，這時的秘書，主要是政務秘書，還但是，這時的秘書，主要是政務秘書，還不能等同今天的職業(yè)秘書。不能等同今天

8、的職業(yè)秘書。 最后，社會職業(yè)最后，社會職業(yè) 秘書已被看作是廣泛的社會職業(yè)之一，它屬于第秘書已被看作是廣泛的社會職業(yè)之一，它屬于第三產(chǎn)業(yè)（服務性行業(yè)）。三產(chǎn)業(yè)（服務性行業(yè)）。 就世界范圍而言，秘書又是廣泛的社會職業(yè)就世界范圍而言，秘書又是廣泛的社會職業(yè)之一。它屬于第三產(chǎn)業(yè)之一。它屬于第三產(chǎn)業(yè)(服務性行業(yè)服務性行業(yè))。對第三產(chǎn)。對第三產(chǎn)業(yè)或服務性行業(yè)，我們不能僅僅狹隘地理解為商業(yè)或服務性行業(yè)，我們不能僅僅狹隘地理解為商業(yè)和生活服務業(yè)，它也包括各種智力服務。比如業(yè)和生活服務業(yè)，它也包括各種智力服務。比如教師、醫(yī)生、律師等等。秘書則是以其處理文書、教師、醫(yī)生、律師等等。秘書則是以其處理文書、事務的知識

9、與能力以及管理能力為社會服務。秘事務的知識與能力以及管理能力為社會服務。秘書不僅服務于政府機關、社會團體和企事業(yè)單位，書不僅服務于政府機關、社會團體和企事業(yè)單位，也服務于私人。歐美許多國家企業(yè)和私人秘書的也服務于私人。歐美許多國家企業(yè)和私人秘書的人數(shù)比政府機關秘書多出幾倍甚至幾十倍?？茖W人數(shù)比政府機關秘書多出幾倍甚至幾十倍?？茖W家、作家、教授、醫(yī)生、律師、著名演員和運動家、作家、教授、醫(yī)生、律師、著名演員和運動員、經(jīng)濟富裕的退休人員多有雇傭私人秘書作為員、經(jīng)濟富裕的退休人員多有雇傭私人秘書作為自己工作或生活助手的。自己工作或生活助手的。 二、二、 秘書的定義秘書的定義 20世紀世紀90年代，秘

10、書的定義隨著迅速發(fā)展年代，秘書的定義隨著迅速發(fā)展的秘書學理論研究而不斷完善。人們逐步的秘書學理論研究而不斷完善。人們逐步意識到，定義我國的意識到，定義我國的“秘書秘書”，主要應當，主要應當從三個方面把握。從三個方面把握。 首先，明確秘書是一門社會職業(yè)。首先，明確秘書是一門社會職業(yè)。 其次，明確秘書的職業(yè)崗位歸屬。其次，明確秘書的職業(yè)崗位歸屬。 再次，明確秘書的工作內容和職責。再次，明確秘書的工作內容和職責。 據(jù)此，給秘書的定義就是：在我國，秘書是黨政機據(jù)此，給秘書的定義就是：在我國，秘書是黨政機關、企事業(yè)單位、社會團體、軍隊、校以及一切合關、企事業(yè)單位、社會團體、軍隊、校以及一切合法的社會組織

11、內部行政管理部門中的職業(yè)名稱，也法的社會組織內部行政管理部門中的職業(yè)名稱，也可以是受雇于私人的職業(yè)。秘書的主要工作是圍繞可以是受雇于私人的職業(yè)。秘書的主要工作是圍繞領導中樞或領導者的工作辦文、辦會、辦事，主要領導中樞或領導者的工作辦文、辦會、辦事，主要職責是輔助管理、綜合服務。職責是輔助管理、綜合服務。 國際秘書聯(lián)合會給秘書一詞下定義是：國際秘書聯(lián)合會給秘書一詞下定義是：“秘書應是秘書應是主管人員的一任特殊助手，他掌管辦公室工作技巧，主管人員的一任特殊助手，他掌管辦公室工作技巧，能在沒有上司過問的情況下表現(xiàn)出自己的責任感，能在沒有上司過問的情況下表現(xiàn)出自己的責任感，以實際行動顯示其主動性和正確

12、的判斷力，并在所以實際行動顯示其主動性和正確的判斷力，并在所給予的權力范圍內做出相關決定。給予的權力范圍內做出相關決定?！?秘書是為政府機關、企事業(yè)單位、團體秘書是為政府機關、企事業(yè)單位、團體或個人提供輔助管理、綜合服務的人員?；騻€人提供輔助管理、綜合服務的人員。助理、秘書與文員的區(qū)別助理、秘書與文員的區(qū)別 助理、秘書與文員在本質上都是秘書，只不助理、秘書與文員在本質上都是秘書，只不過是它們從事的秘書工作側重點有所不同。過是它們從事的秘書工作側重點有所不同。一般來說，秘書工作大致可分為一般來說，秘書工作大致可分為a、b、c、d四個層次，最上層四個層次，最上層a部分工作是指參與企業(yè)經(jīng)部分工作是指

13、參與企業(yè)經(jīng)營決策、協(xié)調與各方面的關系、陪同上司出營決策、協(xié)調與各方面的關系、陪同上司出席各種商務活動和負責秘書部門的管理等工席各種商務活動和負責秘書部門的管理等工作；作；b部分工作包括上司辦公室的管理、負責部分工作包括上司辦公室的管理、負責文件起草、信息收集、日程管理、上司出差文件起草、信息收集、日程管理、上司出差準備等工作；準備等工作；c部分工作包括為上司接打電話、部分工作包括為上司接打電話、接待客人、收發(fā)郵件等工作；最底層接待客人、收發(fā)郵件等工作；最底層d部分工部分工作主要足負責辦公用品管理、安檢、衛(wèi)生等作主要足負責辦公用品管理、安檢、衛(wèi)生等行政后勤工作。行政后勤工作。 在大多數(shù)公司，負責

14、在大多數(shù)公司，負責a部分工作的一般是由辦部分工作的一般是由辦公室主任這類的人，公室主任這類的人，a類工作實際上屬于企業(yè)類工作實際上屬于企業(yè)管理的范疇，不是嚴格意義上的管理的范疇，不是嚴格意義上的“秘書工秘書工作作”；同樣，；同樣，d部分的工作也不是嚴格意義的部分的工作也不是嚴格意義的“秘書工作秘書工作”，它屬于行政后勤工作的范圍。，它屬于行政后勤工作的范圍。因此，秘書工作的核心是因此，秘書工作的核心是b和和c這兩部分。這兩部分。 我國目前對我國目前對“助理助理”、“秘書秘書”和和“文員文員”這幾種職位沒有進行嚴格的區(qū)分，不過，種這幾種職位沒有進行嚴格的區(qū)分，不過，種分類可以看出，所謂分類可以看

15、出，所謂“助理助理”就是負責就是負責a和和b兩部分工作的人；所謂兩部分工作的人；所謂“秘書秘書”就是負責就是負責b和和c兩部分工作的人；而兩部分工作的人；而“前臺前臺”或或“文員文員”就就是負責是負責c和和d兩部分工作的人。兩部分工作的人。三、秘書的職業(yè)特色三、秘書的職業(yè)特色 1. 1.直接性直接性 一是秘書工作的內容與領導工作是一是秘書工作的內容與領導工作是一致的，即領導做什么秘書也做什么一致的，即領導做什么秘書也做什么; ; 二是秘書做工作幾乎都是領導親自指派、二是秘書做工作幾乎都是領導親自指派、直接安排的直接安排的, ,秘書也是直接向領導請示、秘書也是直接向領導請示、匯報的匯報的; ;

16、三是秘書做工作是直接對領導負責的，三是秘書做工作是直接對領導負責的，其結果的成敗與領導有直接的關系。其結果的成敗與領導有直接的關系。2.2.穩(wěn)定性穩(wěn)定性 很多職業(yè)的服務都有其很多職業(yè)的服務都有其“業(yè)緣性業(yè)緣性”和和“偶然性偶然性”。 比如營業(yè)員與顧客之間，一次商品交比如營業(yè)員與顧客之間，一次商品交易完成后，其關系就結束了。而秘書與其易完成后，其關系就結束了。而秘書與其服務對象之間的關系卻有相對的固定性，服務對象之間的關系卻有相對的固定性，短至數(shù)月，長達幾年甚至幾十年。秘書這短至數(shù)月，長達幾年甚至幾十年。秘書這種服務的穩(wěn)定性，再加上秘書與領導全面種服務的穩(wěn)定性，再加上秘書與領導全面合作，朝夕相處

17、，這就使得秘書與其服務合作，朝夕相處，這就使得秘書與其服務對象在對象在“業(yè)緣關系業(yè)緣關系”之外，往往還有著更之外，往往還有著更深的人情關系。深的人情關系。3.3.知識化知識化 秘書工作需要為領導的決策和管理起秘書工作需要為領導的決策和管理起到參謀和助手的作用到參謀和助手的作用,還要協(xié)調各方關系，還要協(xié)調各方關系，使領導的決策得以正確執(zhí)行。秘書的工作使領導的決策得以正確執(zhí)行。秘書的工作性質要求秘書人員要具有一定的文化知識性質要求秘書人員要具有一定的文化知識和專業(yè)知識。隨著秘書工作的進一步完善和專業(yè)知識。隨著秘書工作的進一步完善和規(guī)范，對秘書知識化的要求會越來越高。和規(guī)范，對秘書知識化的要求會越來

18、越高。 4.4.年輕化年輕化 從世界范圍來看，秘書隊伍比較年輕。從世界范圍來看，秘書隊伍比較年輕。 發(fā)達國家的秘書人員平均年齡為發(fā)達國家的秘書人員平均年齡為2626歲左右，歲左右，一般為一般為20203535歲。他們把秘書崗位看做是由歲。他們把秘書崗位看做是由操作層通向管理層的最好階梯。在秘書崗位操作層通向管理層的最好階梯。在秘書崗位上工作三五年或七八年就能升到主管位置或上工作三五年或七八年就能升到主管位置或獨立工作。他們留下的秘書職位又會被更年獨立工作。他們留下的秘書職位又會被更年輕的秘書接替。輕的秘書接替。 客觀上講，秘書工作繁忙，對腦力、體力的客觀上講，秘書工作繁忙，對腦力、體力的要求都

19、較高，尤其是記憶力、靈敏性、準確要求都較高，尤其是記憶力、靈敏性、準確性等，這些都是年輕人的優(yōu)勢。因此，秘書性等，這些都是年輕人的優(yōu)勢。因此，秘書的職業(yè)年齡比較短，的職業(yè)年齡比較短，“新陳代謝新陳代謝”也比較快。也比較快。但少數(shù)高級秘書、秘書官員或私人秘書除外。但少數(shù)高級秘書、秘書官員或私人秘書除外。5.5.女性化女性化 我國就歷史狀況來說，男性秘書仍占大多我國就歷史狀況來說，男性秘書仍占大多數(shù)。數(shù)。 近近2020年來，女性秘書有明顯增加的趨勢，年來，女性秘書有明顯增加的趨勢，這是由女性的心理素質所決定的。這是由女性的心理素質所決定的。 許多心理學家的研究表明許多心理學家的研究表明: :大多數(shù)

20、女性樂于大多數(shù)女性樂于做程序性、重復性的工作，適合做體力較做程序性、重復性的工作，適合做體力較輕而技術要求規(guī)范、單純的工作。輕而技術要求規(guī)范、單純的工作。 而秘書尤其是初、中級秘書的工作正是這而秘書尤其是初、中級秘書的工作正是這種性質。所以西方國家的初、中級女性秘種性質。所以西方國家的初、中級女性秘書占總數(shù)的比例達到了書占總數(shù)的比例達到了90%90%。 一、一、 按服務對象和經(jīng)濟來源的不同分按服務對象和經(jīng)濟來源的不同分 公務秘書公務秘書和和私人秘書私人秘書 二、二、 按業(yè)務范圍的寬窄分按業(yè)務范圍的寬窄分 通用秘書通用秘書和和專業(yè)秘書專業(yè)秘書 三、三、 按秘書輔助對象不同分按秘書輔助對象不同分

21、集體秘書集體秘書和和個人秘書個人秘書 秘書的類別秘書的類別四、四、 按秘書投入精力情況分按秘書投入精力情況分 專職秘書專職秘書和和兼職秘書兼職秘書 五、五、 按不同社會領域分按不同社會領域分 政治生活、經(jīng)濟生活和科學文化領域秘書政治生活、經(jīng)濟生活和科學文化領域秘書六、六、 從具體工作分從具體工作分 分分文字、機要、通訊、信訪、事務、外文文字、機要、通訊、信訪、事務、外文及生活秘書及生活秘書等。等。女秘書工作女秘書工作典型的一日典型的一日 秘書所負責任愈重，其日常工作愈無定規(guī)。她必須策劃并組織每一件力秘書所負責任愈重，其日常工作愈無定規(guī)。她必須策劃并組織每一件力所能及之事，否則將無以處理突如其來

22、的緊急事項。所能及之事，否則將無以處理突如其來的緊急事項。 美國國家秘書協(xié)會會長凱勒女士美國國家秘書協(xié)會會長凱勒女士 蘇珊小姐為一家飲料公司地區(qū)分公司的行政助理，她了解蘇珊小姐為一家飲料公司地區(qū)分公司的行政助理，她了解成功并沒有絕對的保證，不過繼續(xù)不斷的進修并增進自己的技成功并沒有絕對的保證，不過繼續(xù)不斷的進修并增進自己的技能與條件，則是絕對必要的。作為一位進修秘書課程的專校夜能與條件，則是絕對必要的。作為一位進修秘書課程的專校夜校生而言，對其行業(yè)的進階應有旺盛的事業(yè)校生而言，對其行業(yè)的進階應有旺盛的事業(yè) 心。她接受要求，心。她接受要求，詳述她一天的工作實況，以供有志從事秘書工作者對辦公詳述她

23、一天的工作實況，以供有志從事秘書工作者對辦公 室內室內的各項活動，所遭遇的問題與突發(fā)事件，以及秘書必須面臨的的各項活動，所遭遇的問題與突發(fā)事件，以及秘書必須面臨的職責有一個較清晰的觀念。她的看法幾與凱勒女士的前述一席職責有一個較清晰的觀念。她的看法幾與凱勒女士的前述一席話不約而同。蘇珊說：話不約而同。蘇珊說：“當我擔任速記員的工作時，我的日常當我擔任速記員的工作時，我的日常工作極易描述，現(xiàn)在我所擔負的責任較前為重，有許多緊急事工作極易描述，現(xiàn)在我所擔負的責任較前為重，有許多緊急事件需待處理，我發(fā)覺我的日常工作幾乎無定規(guī)定制可言。不過件需待處理，我發(fā)覺我的日常工作幾乎無定規(guī)定制可言。不過典型的情

24、況是：聽寫口授、謄清文件、安排訪客的會見事宜、典型的情況是：聽寫口授、謄清文件、安排訪客的會見事宜、接聽電話、準備行程表接聽電話、準備行程表(我的上司經(jīng)常作業(yè)務旅行我的上司經(jīng)常作業(yè)務旅行)、處理郵件、處理郵件以及各項交辦事者。以及各項交辦事者?！?蘇珊從事秘書工作的背景蘇珊從事秘書工作的背景 對于蘇珊的背景作一簡單的描述，將有助對于蘇珊的背景作一簡單的描述，將有助于讀者了解她何以在于讀者了解她何以在20來歲的年齡就能擔來歲的年齡就能擔任一個負有重責的職位。蘇珊任一個負有重責的職位。蘇珊18歲畢業(yè)于歲畢業(yè)于美國高級中學，然后接受美國高級中學，然后接受1年的秘書專業(yè)課年的秘書專業(yè)課程訓練。結業(yè)之后

25、，蘇珊對她的未來計劃程訓練。結業(yè)之后，蘇珊對她的未來計劃一無決定，曾經(jīng)向一個就業(yè)輔導機構登記，一無決定，曾經(jīng)向一個就業(yè)輔導機構登記，其后其后6個月內，她曾經(jīng)擔任過好些臨時性工個月內，她曾經(jīng)擔任過好些臨時性工作，事后她說：作，事后她說：“這這6個月我獲得不少寶貴個月我獲得不少寶貴的經(jīng)驗。我學會了如何適應不同的雇主與的經(jīng)驗。我學會了如何適應不同的雇主與工作環(huán)境。工作環(huán)境?！?蘇珊的一位友人，有一天告訴她，一蘇珊的一位友人，有一天告訴她，一家飲料公司有一個速記員的缺額。經(jīng)家飲料公司有一個速記員的缺額。經(jīng)過了好幾次測驗和兩度面談之后，蘇過了好幾次測驗和兩度面談之后，蘇珊總算被雇用了。在她進入這家飲料珊

26、總算被雇用了。在她進入這家飲料公司工作公司工作6個月后，她到大專夜間部就個月后，她到大專夜間部就讀。她所修習的課目有信函寫作、高讀。她所修習的課目有信函寫作、高級秘書業(yè)務、市場學及市場調查、政級秘書業(yè)務、市場學及市場調查、政治學及國際關系、心理學及人群關系、治學及國際關系、心理學及人群關系、推銷術及廣告學她目前在這家公司推銷術及廣告學她目前在這家公司服務已服務已6年多，并且數(shù)度獲得晉升。年多，并且數(shù)度獲得晉升。 蘇珊寫這篇描述她一天工作的記載時，她擔任蘇珊寫這篇描述她一天工作的記載時，她擔任該公司營業(yè)部經(jīng)理麥克先生及廣告部經(jīng)理惠特該公司營業(yè)部經(jīng)理麥克先生及廣告部經(jīng)理惠特先生兩人的執(zhí)行秘書已有一

27、年半的時間。她已先生兩人的執(zhí)行秘書已有一年半的時間。她已接獲通知，將升任麥克經(jīng)理的行政助理，并且接獲通知，將升任麥克經(jīng)理的行政助理，并且當她訓練杜娜小姐擔任惠特經(jīng)理的秘書而能獨當她訓練杜娜小姐擔任惠特經(jīng)理的秘書而能獨立作業(yè)時，即行生效。立作業(yè)時，即行生效。 蘇珊選擇星期四這一天作為示范，說明一位秘蘇珊選擇星期四這一天作為示范，說明一位秘書典型的一日。這一天，麥克經(jīng)理已因公出差，書典型的一日。這一天，麥克經(jīng)理已因公出差，而惠特經(jīng)理正準備遠行。蘇珊告訴我們：而惠特經(jīng)理正準備遠行。蘇珊告訴我們：“這這是典型的一日，兩位經(jīng)理同時出差是常有的事。是典型的一日，兩位經(jīng)理同時出差是常有的事。時間正好相近，這

28、一天確實相當忙，致使我速時間正好相近，這一天確實相當忙，致使我速記了一些文件，準備過幾天再行謄正。記了一些文件，準備過幾天再行謄正?！?蘇珊的一天工作詳記蘇珊的一天工作詳記 (辦公時間從上午辦公時間從上午9時到下午時到下午5時，中間有時，中間有1小時午餐時間，兩次咖啡小憩各小時午餐時間，兩次咖啡小憩各15分鐘分鐘)。 8：30 抵達辦公室。整理儀容，檢查辦公抵達辦公室。整理儀容，檢查辦公用品與文具。整理惠特經(jīng)理辦公室及檢查用品與文具。整理惠特經(jīng)理辦公室及檢查麥克經(jīng)理辦公室。麥克經(jīng)理辦公室。 8：55 檢視手中的工作，開始謄正昨天聽檢視手中的工作，開始謄正昨天聽寫的兩封信，盡快送請惠特經(jīng)理簽名。

29、完寫的兩封信，盡快送請惠特經(jīng)理簽名。完成信稿放人簽名卷夾中，置于惠特經(jīng)理案成信稿放人簽名卷夾中，置于惠特經(jīng)理案頭。頭。(信件宜如此慎重處理，以免他人窺視信件宜如此慎重處理，以免他人窺視) 9：15 拆閱并處理第一批郵件。留下必須由我直拆閱并處理第一批郵件。留下必須由我直接作答的，惠特經(jīng)理到達辦公室，囑我到他辦公接作答的，惠特經(jīng)理到達辦公室，囑我到他辦公室作大約室作大約5分鐘的口授筆記。迅速整理出即將討分鐘的口授筆記。迅速整理出即將討論的事項，因他即將于下午遠離，公差兩星期。論的事項，因他即將于下午遠離，公差兩星期。 向惠特經(jīng)理報到，聽寫時，兩度因電話而中斷，向惠特經(jīng)理報到，聽寫時，兩度因電話而

30、中斷，然后繼續(xù)筆記?；氐睫k公桌后，回復一緊急電話。然后繼續(xù)筆記?；氐睫k公桌后，回復一緊急電話。請杜娜小姐聽第二個電話。她正接受訓練，一旦請杜娜小姐聽第二個電話。她正接受訓練，一旦我擔任麥克經(jīng)理的行政助理后，即將為惠特經(jīng)理我擔任麥克經(jīng)理的行政助理后，即將為惠特經(jīng)理工作。工作。 惠特經(jīng)理把他的旅行計劃交給我，交代他外出期惠特經(jīng)理把他的旅行計劃交給我，交代他外出期間要我處理的事情，并電告杜娜小姐，以她能協(xié)間要我處理的事情，并電告杜娜小姐，以她能協(xié)助我工作表示高興?；萏亟?jīng)理當面囑咐如有需要助我工作表示高興?；萏亟?jīng)理當面囑咐如有需要可找他人幫忙，以完成交辦事項，因為他知道我可找他人幫忙，以完成交辦事項，

31、因為他知道我還得替麥克經(jīng)理做不少事。還得替麥克經(jīng)理做不少事。 9：50 回到我的辦公桌，檢查檔案，獲取必要的回到我的辦公桌，檢查檔案，獲取必要的資料，回復在惠特經(jīng)理辦公室所接聽的電話。資料，回復在惠特經(jīng)理辦公室所接聽的電話。 撿出必須由惠特經(jīng)理過目的航空信件。無特別緊撿出必須由惠特經(jīng)理過目的航空信件。無特別緊要待復函件，摘記幾項待辦事項，俟第二次郵件要待復函件，摘記幾項待辦事項，俟第二次郵件到來再處理。接聽幾通電話，其中一通為一位盛到來再處理。接聽幾通電話，其中一通為一位盛怒的客戶怒的客戶B先生打來的，他要與麥克經(jīng)理直接講先生打來的，他要與麥克經(jīng)理直接講話，他不相信麥克經(jīng)理已經(jīng)外出，最后我才婉

32、轉話，他不相信麥克經(jīng)理已經(jīng)外出，最后我才婉轉問明原委，并應允他立即查明，盡快打電話告訴問明原委，并應允他立即查明，盡快打電話告訴他。他。 10：10 決定前往征信所，核對決定前往征信所，核對B先生的帳目，請先生的帳目，請杜娜小姐照顧我的辦公室，并告訴惠特經(jīng)理我要杜娜小姐照顧我的辦公室，并告訴惠特經(jīng)理我要到征信所去，征信所事忙一時無法查對，答應中到征信所去，征信所事忙一時無法查對，答應中午以前電話告訴我。午以前電話告訴我。 10：20 回到辦公桌，記下征信所午前會來電話，回到辦公桌，記下征信所午前會來電話，不然，我應打電話去問?？Р蝗?，我應打電話去問?？?啡小憩時間，但已啡小憩時間，但已無法分身

33、了。告訴杜娜小姐旅行信用證書的用法無法分身了。告訴杜娜小姐旅行信用證書的用法并叫她到出納室。稍后并告訴她登記月支帳的方并叫她到出納室。稍后并告訴她登記月支帳的方法。杜娜小姐回來后，將準備交由她接替的工作：法。杜娜小姐回來后，將準備交由她接替的工作：復制文件、校對、正式信件的打法、復制文件、校對、正式信件的打法、 推銷員所報推銷員所報費用數(shù)字的核實等，一一交待。費用數(shù)字的核實等，一一交待。 杜娜小姐從出納室?guī)Э罘祷剞k公室，在我面前點杜娜小姐從出納室?guī)Э罘祷剞k公室，在我面前點清，當她交錢給惠特經(jīng)理時也將當面點清，這一清，當她交錢給惠特經(jīng)理時也將當面點清，這一點很重要。一旦點清無訛，以后再有差錯就毋

34、需點很重要。一旦點清無訛，以后再有差錯就毋需負責。負責。 10：40 開始謄清惠特經(jīng)理口授信件。文書中心開始謄清惠特經(jīng)理口授信件。文書中心來電話說，他們?yōu)榛萏亟?jīng)理來電話說，他們?yōu)榛萏亟?jīng)理打印推銷業(yè)務會議議打印推銷業(yè)務會議議程表，因為事忙，無法如期在今天完成。程表，因為事忙，無法如期在今天完成。 我決定無論如何明天一定要做完我決定無論如何明天一定要做完(我通常皆較實際我通常皆較實際需要時間提前幾天，以防臨時趕不及，但我并沒需要時間提前幾天，以防臨時趕不及，但我并沒有明白告訴他們有明白告訴他們)。 11：10 打好數(shù)封信函送請惠特經(jīng)理簽名，并影打好數(shù)封信函送請惠特經(jīng)理簽名，并影印其中部分信函，我在

35、他辦公室時，惠特經(jīng)理接印其中部分信函，我在他辦公室時，惠特經(jīng)理接聽一通私人電話，決定提早于聽一通私人電話，決定提早于3點鐘，而不是原點鐘，而不是原定的定的5點鐘動身，因此，我至少必須在點鐘動身，因此，我至少必須在2點半左右點半左右為他準備好應帶的公事包。為他準備好應帶的公事包。 11：15 回到辦公桌，打三通電話分別通知同仁，回到辦公桌，打三通電話分別通知同仁，將原定將原定4點鐘召開的會議提前到點鐘召開的會議提前到2點鐘?；萏亟?jīng)理點鐘?；萏亟?jīng)理應帶的文件幾乎皆已備齊，為了慎重起見再檢查應帶的文件幾乎皆已備齊，為了慎重起見再檢查一遍，并通知杜娜小姐來作實地見習。一遍，并通知杜娜小姐來作實地見習。

36、 征信所來電話，告知客戶征信所來電話，告知客戶B先生的帳目先生的帳目詳情，既得完整資料，自可回復詳情，既得完整資料，自可回復B先生先生電話。一面打電話，一面教杜娜小姐電話。一面打電話，一面教杜娜小姐留心為惠特經(jīng)理所準備應帶的文件。留心為惠特經(jīng)理所準備應帶的文件。 與與B先生通電話，他似乎很滿意，將經(jīng)先生通電話，他似乎很滿意，將經(jīng)過記下準備告知麥克經(jīng)理，并將這種過記下準備告知麥克經(jīng)理，并將這種作業(yè)程序示知杜娜小姐，當我的上司作業(yè)程序示知杜娜小姐，當我的上司遠行期間，我皆將所有重要電話及訪遠行期間，我皆將所有重要電話及訪客談話摘要記錄，函件也做札記?；菘驼勗捳涗?，函件也做札記。惠特經(jīng)理的公文包

37、已準備妥當，只等最特經(jīng)理的公文包已準備妥當，只等最后一份的資料。后一份的資料。 11；45 整理檔案并與同仁會議后，開始處整理檔案并與同仁會議后，開始處理麥克經(jīng)理的信件，他希望當天能知道來理麥克經(jīng)理的信件，他希望當天能知道來信大致內容?；萏亟?jīng)理提早離開辦公室去信大致內容。惠特經(jīng)理提早離開辦公室去進午餐，當他經(jīng)過我的辦公室時，交給我進午餐，當他經(jīng)過我的辦公室時，交給我一份簡短的備忘錄。說是回到辦公室時再一份簡短的備忘錄。說是回到辦公室時再由他簽名，我的案頭始終準備好一本筆記由他簽名，我的案頭始終準備好一本筆記簿。翻在空白的一頁，以備不時之需。將簿。翻在空白的一頁，以備不時之需。將備忘錄立即謄正。

38、并置于惠特經(jīng)理辦公室備忘錄立即謄正。并置于惠特經(jīng)理辦公室的簽字卷夾內。第二批郵件到達，很快地的簽字卷夾內。第二批郵件到達，很快地過目一遍，其中有一件需要惠特經(jīng)理立即過目一遍，其中有一件需要惠特經(jīng)理立即注意，從檔案中找出有關資料附于來信之注意，從檔案中找出有關資料附于來信之后，一并置于惠特經(jīng)理辦公桌上的后，一并置于惠特經(jīng)理辦公桌上的“速件速件”卷夾內。卷夾內。 12：15 正準備在辦公桌進食三明治時，接待員正準備在辦公桌進食三明治時，接待員通知一位客戶要見麥克經(jīng)理，假如麥克經(jīng)理此時通知一位客戶要見麥克經(jīng)理，假如麥克經(jīng)理此時尚在辦公室，照例會留訪客進午餐，乃決定請客尚在辦公室，照例會留訪客進午餐，

39、乃決定請客人到我們的餐廳用膳，巧遇市場調查部門的高先人到我們的餐廳用膳，巧遇市場調查部門的高先生，乃一并邀他同桌進食，請來客在訪客名簿上生，乃一并邀他同桌進食，請來客在訪客名簿上簽名。簽名。 杜娜小姐通常都在杜娜小姐通常都在1點正吃午餐，征求她是否能點正吃午餐，征求她是否能改變計劃，暫且照顧一下我的辦公桌，留一便條改變計劃，暫且照顧一下我的辦公桌，留一便條與惠特經(jīng)理，告知他我去何處。與惠特經(jīng)理，告知他我去何處。 1：15 重回辦公桌，高先生仍陪著客戶并將代重回辦公桌，高先生仍陪著客戶并將代為送客。將進餐時與客戶談話要點記下，留供麥為送客。將進餐時與客戶談話要點記下，留供麥克經(jīng)理參考。并將來客姓

40、名記人訪客名單中?？私?jīng)理參考。并將來客姓名記人訪客名單中。 杜娜小姐將她接聽的電話告訴我，即去進餐。并說杜娜小姐將她接聽的電話告訴我，即去進餐。并說在半小時內回辦公室。在半小時內回辦公室。 1：30 惠特經(jīng)理囑我聽寫午餐時留在他桌上的緊急惠特經(jīng)理囑我聽寫午餐時留在他桌上的緊急來信的回函，他要我替他的太太辦一些私人事情，來信的回函，他要我替他的太太辦一些私人事情，問他假如我請杜娜小姐替我走一趟，他是否介意問他假如我請杜娜小姐替我走一趟，他是否介意?他表示同意。他表示同意。 1：40 將緊急信件謄正，請惠特經(jīng)理簽名，并以副將緊急信件謄正，請惠特經(jīng)理簽名，并以副本一份納入其公文包中。檢查是否有致麥克

41、經(jīng)理緊本一份納入其公文包中。檢查是否有致麥克經(jīng)理緊迫郵件，其中有一封須并于晨間轉寄資料時一并轉迫郵件，其中有一封須并于晨間轉寄資料時一并轉致，在惠特經(jīng)理離開后應立刻準備，杜娜小姐餐畢致，在惠特經(jīng)理離開后應立刻準備，杜娜小姐餐畢返回辦公室。囑她備妥惠特經(jīng)理的最后資料。返回辦公室。囑她備妥惠特經(jīng)理的最后資料。 2：oo 惠特經(jīng)理的三位同事到達辦公室，他囑我作惠特經(jīng)理的三位同事到達辦公室，他囑我作筆錄，杜娜小姐則招呼所有的電話，使我們不致受筆錄，杜娜小姐則招呼所有的電話，使我們不致受到于擾。到于擾。 2：20 三位同事離去，惠特經(jīng)理希望盡快將三位同事離去，惠特經(jīng)理希望盡快將會談記錄謄正，討論一些其他

42、事項。會談記錄謄正，討論一些其他事項。 2：30 重回辦公桌，請杜娜小姐謄正我在會重回辦公桌，請杜娜小姐謄正我在會議中所作的筆錄，告訴她如果有議中所作的筆錄，告訴她如果有 少數(shù)的字少數(shù)的字看不清不必擔心，不妨從頭至尾快讀一遍，看不清不必擔心，不妨從頭至尾快讀一遍，將有疑問的字句圈記出來，一并來問我。將有疑問的字句圈記出來，一并來問我。 將將惠特經(jīng)理的公文包準備妥貼?；萏亟?jīng)理的公文包準備妥貼。 2：45 答復杜娜小姐所提出的會議筆錄上的答復杜娜小姐所提出的會議筆錄上的幾個疑點，她正開始謄正。繼續(xù)處理第二批幾個疑點，她正開始謄正。繼續(xù)處理第二批來信，并備妥寄給麥克經(jīng)理的資料。來信，并備妥寄給麥克經(jīng)

43、理的資料。 3：00 惠特經(jīng)理離開辦公室，他能準時而且惠特經(jīng)理離開辦公室，他能準時而且諸事齊備地動身，總算松了一口氣，繼續(xù)整諸事齊備地動身，總算松了一口氣，繼續(xù)整理信件。理信件。 接到麥克經(jīng)理的長途電話，他將延后兩天回來，并囑接到麥克經(jīng)理的長途電話，他將延后兩天回來，并囑轉告辦公室有關同仁，他已打電報給原先約定會面的轉告辦公室有關同仁，他已打電報給原先約定會面的某些客戶，麥克經(jīng)理希望立即寄給他某些已打字完成某些客戶，麥克經(jīng)理希望立即寄給他某些已打字完成的資料，決定于今晚投郵，我按序檢查一遍。的資料，決定于今晚投郵，我按序檢查一遍。 3:15 察看杜娜小姐謄正我的筆錄的進度，已接近完察看杜娜小姐

44、謄正我的筆錄的進度，已接近完成。告訴她完成后盡可以休息了。成。告訴她完成后盡可以休息了。 打電話給文書中心，是否可派人協(xié)助我打字，答案是打電話給文書中心，是否可派人協(xié)助我打字，答案是無人可派，與營業(yè)部兩位領班無人可派，與營業(yè)部兩位領班(麥克經(jīng)理也是他們的麥克經(jīng)理也是他們的上司上司)聯(lián)系，是否可派來兩位打字員，一位說很難幫聯(lián)系，是否可派來兩位打字員，一位說很難幫忙，另一位說忙，另一位說3點半之后可能派出兩位打字小姐。一點半之后可能派出兩位打字小姐。一切準備妥當，在向她們有所指示之前，首先向兩位打切準備妥當，在向她們有所指示之前，首先向兩位打字小姐說明所有的資料必須在今晚付郵。如果她們中字小姐說明

45、所有的資料必須在今晚付郵。如果她們中任何一位必須任何一位必須5點離開，現(xiàn)在就告訴我，以便找人替點離開，現(xiàn)在就告訴我，以便找人替手。兩人都說可以留下。手。兩人都說可以留下。 杜娜小姐也完成了初稿，并且協(xié)助下一步工作，她愿意不杜娜小姐也完成了初稿，并且協(xié)助下一步工作，她愿意不管多晚，一直陪我工作下去，感謝她的這番好意。管多晚，一直陪我工作下去，感謝她的這番好意。 3：45 交代完畢，兩位打字員與杜娜小姐以全速進行工作，交代完畢，兩位打字員與杜娜小姐以全速進行工作，我把杜娜小姐的初稿復核一遍并作少數(shù)更動之后，也參加我把杜娜小姐的初稿復核一遍并作少數(shù)更動之后，也參加工作。工作。 4：00 工作在忙碌中

46、順利進行。第三批郵件到，其中有兩工作在忙碌中順利進行。第三批郵件到，其中有兩封限時信是給惠特經(jīng)理的，一封今晚即行轉寄，另一封我封限時信是給惠特經(jīng)理的，一封今晚即行轉寄，另一封我自己可以處理。自己可以處理。 4：15 接獲通知說明兩位客人來拜訪麥克經(jīng)理，盡管心里接獲通知說明兩位客人來拜訪麥克經(jīng)理，盡管心里不歡迎這種打擾，但是必須去見他們。正準備去招呼他們不歡迎這種打擾，但是必須去見他們。正準備去招呼他們時，兩位借調來的打字員中有時，兩位借調來的打字員中有 一位告訴我，她不習慣在這一位告訴我，她不習慣在這種緊迫情形下趕工，要求免除這項工作。我設法安慰她，種緊迫情形下趕工，要求免除這項工作。我設法安

47、慰她，告訴她盡可能地做，而不要一心想到它是一件緊迫的工作。告訴她盡可能地做，而不要一心想到它是一件緊迫的工作。我要她坐在我的寫字臺旁邊，一方面以電話告訴接待員說，我要她坐在我的寫字臺旁邊，一方面以電話告訴接待員說，我稍遲幾分鐘便來，并請她打電話給營業(yè)部門的一位領班我稍遲幾分鐘便來，并請她打電話給營業(yè)部門的一位領班暫時招呼一下來訪的客人。暫時招呼一下來訪的客人。 重新安慰打字員，告訴她我了解她的感受，并請重新安慰打字員，告訴她我了解她的感受，并請她盡可安心工作，不要在心理上受到干擾。假如她盡可安心工作，不要在心理上受到干擾。假如在她必須離開的時刻而沒能做完，我并不責怪她，在她必須離開的時刻而沒能

48、做完，我并不責怪她，于是這位打字員重新去打字。于是這位打字員重新去打字。 我則前往接待室，那位領班正在與一位訪客交談，我則前往接待室，那位領班正在與一位訪客交談，而我則招呼另外并將他們的來意記錄下來，以便而我則招呼另外并將他們的來意記錄下來，以便轉告麥克經(jīng)理。轉告麥克經(jīng)理。 4：40 電話鈴響，原來是惠特經(jīng)理從機場打來的，電話鈴響，原來是惠特經(jīng)理從機場打來的，他忘了一件必要攜帶的重他忘了一件必要攜帶的重 要包裹，要包裹，(我不覺自言我不覺自言自語的說：自語的說：“哦哦真糟糕尸真糟糕尸)所幸離他起飛時間還早，所幸離他起飛時間還早，我希望能趕得及送給他。立即打電話到西聯(lián)信差我希望能趕得及送給他。立

49、即打電話到西聯(lián)信差服務處，告訴他們時間急迫，他們答應在服務處，告訴他們時間急迫，他們答應在5點鐘點鐘之前派人來辦公室，將包裹交與接待員，并且告之前派人來辦公室，將包裹交與接待員，并且告訴她西聯(lián)公司即將派人來取。訴她西聯(lián)公司即將派人來取。 4：45 一位打字員已完成她的緊急任務，我們一塊兒校對后，一位打字員已完成她的緊急任務，我們一塊兒校對后，我問她能否接替杜娜小姐未完的工作。而由杜娜小姐將我問她能否接替杜娜小姐未完的工作。而由杜娜小姐將2點的點的會議記錄用復寫紙打字謄清，因為這是密件不能假手于打字會議記錄用復寫紙打字謄清，因為這是密件不能假手于打字員。員。 打電話告訴母親我會晚一些吃晚飯，打電

50、話告訴母親我會晚一些吃晚飯，?點鐘左右才能到家。也點鐘左右才能到家。也關照杜娜小姐及兩位打字員打電話回家。關照杜娜小姐及兩位打字員打電話回家。 5：00 接待員來電話，告訴我西聯(lián)公司的信差已取走了包裹，接待員來電話，告訴我西聯(lián)公司的信差已取走了包裹，總算又舒了一口氣?？偹阌质媪艘豢跉狻?兩位打字員都已打好了字，我們一起檢查一遍，他們在兩位打字員都已打好了字，我們一起檢查一遍，他們在5點點25分鐘離開辦公室。對于她們的全力幫忙面致謝意，并記下來分鐘離開辦公室。對于她們的全力幫忙面致謝意，并記下來明天早晨第一件事是向她們的主管致謝。明天早晨第一件事是向她們的主管致謝。 5：30 辦公室只剩下我與杜

51、娜小姐兩人，杜娜小姐繼續(xù)整理辦公室只剩下我與杜娜小姐兩人，杜娜小姐繼續(xù)整理會議記錄的謄清稿。當她完成后，告訴她處理郵件的程序，會議記錄的謄清稿。當她完成后，告訴她處理郵件的程序，并且解釋我整天保存麥克經(jīng)理的封袋的原因。會議筆錄原稿并且解釋我整天保存麥克經(jīng)理的封袋的原因。會議筆錄原稿將送給惠特經(jīng)理。將送給惠特經(jīng)理。 當杜娜小姐清理她的寫字臺，并在她的日歷上記下明當杜娜小姐清理她的寫字臺，并在她的日歷上記下明天待辦事項之際，我急速趕辦麥克經(jīng)理交代之事，將天待辦事項之際，我急速趕辦麥克經(jīng)理交代之事，將其納入一牛皮紙信封，量過重量之后，貼上足夠的郵其納入一牛皮紙信封，量過重量之后，貼上足夠的郵票，即將

52、投郵。票，即將投郵。 6；15 接惠特經(jīng)理電話，說信差已將包裹送到。杜娜接惠特經(jīng)理電話，說信差已將包裹送到。杜娜小姐問我還需要幫忙的事，我告訴她通常我喜歡每天小姐問我還需要幫忙的事，我告訴她通常我喜歡每天做好歸檔工作，看樣子今天只好破例了。我從不讓該做好歸檔工作，看樣子今天只好破例了。我從不讓該做的事積壓到第二天，因而我把它記在行事歷上作為做的事積壓到第二天，因而我把它記在行事歷上作為明天緊急待辦事項。囑杜娜小姐共同再檢查一遍。盡明天緊急待辦事項。囑杜娜小姐共同再檢查一遍。盡管時間已晚，我仍然把許多管時間已晚，我仍然把許多“應辦事項應辦事項”記在行事歷記在行事歷上。以便打電話給文書中心有關惠特

53、經(jīng)理交辦之事。上。以便打電話給文書中心有關惠特經(jīng)理交辦之事。 蘇珊為我們述說這個典型的星期四活動日程時，同時蘇珊為我們述說這個典型的星期四活動日程時，同時說：說：“不要以為我每天都加班工作，我并不是每天如不要以為我每天都加班工作，我并不是每天如此。只是在絕對必要時才這樣做，我認為我必須時時此。只是在絕對必要時才這樣做，我認為我必須時時有所準備，以迎接這種情況的發(fā)生。有所準備，以迎接這種情況的發(fā)生?！?我們問她：我們問她：“蘇珊，你能不能舉出兩項使你蘇珊，你能不能舉出兩項使你得以從容不迫地忙過這個得以從容不迫地忙過這個典型典型的一天的的一天的秘訣秘訣?” 她略一沉思，接著回答說：她略一沉思，接著

54、回答說：“我想第一是我我想第一是我能專心致志，心無旁騖，其次便是自動自發(fā)能專心致志，心無旁騖，其次便是自動自發(fā)的精神，不管我的雇主是不是催促我，我總的精神，不管我的雇主是不是催促我，我總是按部就班地做好我該做的工作。是按部就班地做好我該做的工作?！?問題討論：問題討論： 讀了讀了女秘書工作女秘書工作典型的一日典型的一日，你對，你對秘書工作有哪些感性認識？秘書工作有哪些感性認識？ 一、一、 正部級正部級 廳局級廳局級 處級處級 科級科級二、二、 高高級級 中中級級 初初級級 北京秘書界有一種通俗的說法：高級秘書是動腦子出點子北京秘書界有一種通俗的說法：高級秘書是動腦子出點子的，中級秘書是動手搖筆

55、桿子的，初級秘書是跑腿辦事的。的，中級秘書是動手搖筆桿子的，初級秘書是跑腿辦事的。這形象地反映了人們對秘書人員工作性質和所起作用的層這形象地反映了人們對秘書人員工作性質和所起作用的層次劃分次劃分。 三、行政級三、行政級 執(zhí)行級執(zhí)行級 文書級文書級 助理文書級助理文書級 高級高級 中級中級 初級初級 主要是針對秘書所承擔的職責范圍大小和工作主要是針對秘書所承擔的職責范圍大小和工作任務輕重的不同，從縱向上劃分出不同的層次任務輕重的不同，從縱向上劃分出不同的層次和級別，即高級秘書、中級秘書和初級秘書。和級別，即高級秘書、中級秘書和初級秘書。按照這個標準，各級秘書的層次和級別主要體按照這個標準，各級秘

56、書的層次和級別主要體現(xiàn)在對秘書知識和技能所掌握的程度及其職責現(xiàn)在對秘書知識和技能所掌握的程度及其職責范圍大小和工作任務的輕重上。范圍大小和工作任務的輕重上。 初級秘書初級秘書指從事一般日常行政事務的工作人員，指從事一般日常行政事務的工作人員，主要辦理接待、聯(lián)絡、值班、文書的印制收發(fā)、主要辦理接待、聯(lián)絡、值班、文書的印制收發(fā)、會務服務等。他們不一定有秘書的職稱，但通會務服務等。他們不一定有秘書的職稱，但通常也被稱為秘書工作人員。常也被稱為秘書工作人員。 中級秘書中級秘書一般指分管文字工作、信息工作的秘書。一般指分管文字工作、信息工作的秘書。他們主要負責起草文稿、辦理公文、調查研究、整他們主要負責

57、起草文稿、辦理公文、調查研究、整理信息等，其工作成效對領導工作的推進起比較重理信息等，其工作成效對領導工作的推進起比較重要的作用。要的作用。 高級秘書高級秘書指秘書機構的領導、辦公廳（室）主任。指秘書機構的領導、辦公廳（室）主任。這一級別的秘書職責基本是參與政務和管理事務兩這一級別的秘書職責基本是參與政務和管理事務兩個方面。他們不僅是組織和機構中領導的重要助手，個方面。他們不僅是組織和機構中領導的重要助手，同時也可以是領導中樞的成員。高級秘書的工作綜同時也可以是領導中樞的成員。高級秘書的工作綜合性強，對其知識能力要求全面，常被認為是單位合性強，對其知識能力要求全面，常被認為是單位的的“內部總管

58、內部總管”。 國外也有與此類似的秘書分類方式。其主要是根據(jù)國外也有與此類似的秘書分類方式。其主要是根據(jù)秘書的資格和承擔責任的不同，從縱向上分為不同秘書的資格和承擔責任的不同，從縱向上分為不同的等級。如日本和美國的秘書等級分類，簡單了解。的等級。如日本和美國的秘書等級分類，簡單了解。 中國：（中國：（1）初級秘書）初級秘書 （2）中級秘書）中級秘書 （3）高級秘書）高級秘書日本：（日本：（1）見習秘書）見習秘書 （2）初級秘書）初級秘書 （3）中級秘書）中級秘書 （4）高級秘書）高級秘書美國：（美國：（1）LS-1級、級、LS-2級、級、LS-3級、級、 LS-4級級 （2）LR-1級秘書、級秘

59、書、LR-2級秘書級秘書 第一，第一，根據(jù)秘書為之服務的管理人員的級別高低根據(jù)秘書為之服務的管理人員的級別高低進進行分類，簡稱行分類，簡稱“LS類類”。按這種標準分類，從低到高。按這種標準分類，從低到高共有四個級別，即共有四個級別，即LS-1級、級、LS-2級、級、LS-3級、級、LS-4級。級。 第二，第二，根據(jù)秘書所承擔的職責的大小根據(jù)秘書所承擔的職責的大小進行分類，簡進行分類，簡稱稱“LR類類”。共有兩個級別，。共有兩個級別，“LR-1級秘書級秘書”是較低是較低一級的秘書，其職責是根據(jù)管理人員總的指示精神，一級的秘書，其職責是根據(jù)管理人員總的指示精神，獨立完成按程序安排的辦公室日常工作，

60、多是干服獨立完成按程序安排的辦公室日常工作，多是干服務性事務。務性事務。 “LR-2級秘書級秘書”則不同，除完成則不同，除完成“LR-1級秘書級秘書”的工的工作外，還要憑自己的知識、技能、判斷能力去主動作外，還要憑自己的知識、技能、判斷能力去主動完成一些復雜的工作。完成一些復雜的工作。秘書職業(yè)認證秘書職業(yè)認證 我國已經(jīng)開始實行學歷證書和職業(yè)資格我國已經(jīng)開始實行學歷證書和職業(yè)資格證書并重的制度。開展秘書職業(yè)資格認證書并重的制度。開展秘書職業(yè)資格認證既是法律的規(guī)定和現(xiàn)實的需要，也是證既是法律的規(guī)定和現(xiàn)實的需要，也是我國秘書職業(yè)與國際接軌的必然要求。我國秘書職業(yè)與國際接軌的必然要求。目前，我國已經(jīng)有