文秘基礎(chǔ)知識(shí)試題.doc

1、文秘基礎(chǔ)知識(shí)試題 （5）查辦、催辦。（6）根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖協(xié)議本單位的有關(guān)工作。（7） 安排禮儀活動(dòng)。（8）處理來信來訪。（9）組織機(jī)要交通。（10）檔案 的管理。（11）其他日常事處及領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的任務(wù)。4、秘書工作的作用： 答：（1）樞紐作用。（2）助手作用。（3）參謀作用。（4）協(xié)調(diào)作用。（5）耳目作用。5、秘書工作的指導(dǎo)思想： 答：一是為直接領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)；二是為與本系統(tǒng)有關(guān)的部門及其成員服 務(wù)；三是為廣大人民群眾服務(wù)。6、秘書工作的原則： 答：（1）準(zhǔn)確。（2）迅速。（3）求實(shí)。（4）保密。7、秘書工作者的政治素質(zhì)： 答：（1）具有較高的理論水平。（2）具有較強(qiáng)的法律意識(shí)和政策觀（3）具有全心

2、全意為人民服務(wù)的思想。（4）嚴(yán)于律己，遵守紀(jì)律。8、秘書工作人員應(yīng)具備的基礎(chǔ)知識(shí)：答：（1）基礎(chǔ)知識(shí)。（2）社會(huì)知識(shí)。（3）專業(yè)知識(shí)。（4）業(yè)務(wù)知識(shí)。（5）輔助知識(shí)。9、秘書人員應(yīng)具備的能力：答：（1）調(diào)查研究能力。（2）收集資料的能力。（3）文字表達(dá)能力。（4）口頭表達(dá)能力。（5）組織協(xié)調(diào)能力。（6）辦事能力。（7）管理 事務(wù)的能力。（8）文字書寫的能力。（9）操作現(xiàn)代辦公設(shè)備的能力。10、信息的作用？答：為領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策提供依據(jù)。為實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理創(chuàng)造條件。是發(fā)揮參謀，助手作用的主要內(nèi)容。11、現(xiàn)代秘書部門信息工作應(yīng)遵循兩條原則？ 全面服務(wù)。 實(shí)事求是。不夸大縮小，既報(bào)喜，又報(bào)憂。12、值班記

3、錄電話記錄應(yīng)包括五個(gè)要素？答： a 來電時(shí)間。b 來電單位、姓名及職務(wù)、電話號(hào)碼等。c 來電內(nèi) 容。d 領(lǐng)導(dǎo)批示和處理意見。e 接電話記錄人。13、值班日記四要素： 答：值班員、值班時(shí)間、記事內(nèi)容、辦理情況。1 4、打電話的一般程序是什么？答：（1）打電話就應(yīng)對(duì)電話內(nèi)容擬出腹稿或擬出文字提綱，特別重要的事情，要寫出通話全文。（2）電話接通后，先問明對(duì)方是否 就是要通知的單位或當(dāng)事人，然后先通報(bào)自己?jiǎn)挝幻Q、職務(wù)、姓 名，再問對(duì)方姓名、職務(wù)，最后再說通話內(nèi)容。(3)向下級(jí)打的電 話比較重要的，需要記錄的電話，打完后應(yīng)要求對(duì)方復(fù)述一遍，確 保對(duì)方記錄無誤。下級(jí)人員在接完上級(jí)的重要電話后，亦應(yīng)主動(dòng)復(fù)

4、 述。(4)要找的人不在時(shí)，可要求對(duì)方轉(zhuǎn)告或安排回電話。15、回電話接電話的一般程序是什么？答：(1)回答電話要迅速，盡可能在鈴響第一遍后就接并立即打 招呼。問清對(duì)方單位、姓名、職務(wù)后，通報(bào)自己的單位、職務(wù)和姓 名。所接電話一般都應(yīng)有記錄，必要時(shí)使用錄音電話，并時(shí)常檢 查自己對(duì)所接電話的處理情況。來電話者要找的人不在時(shí)，問清是否需要代為轉(zhuǎn)告，不清楚 的事情不盲目回答。16、電話記錄有哪五個(gè)部分？ 答：一是來電時(shí)間、包括年、月、日、時(shí)、分；二是來電單位、姓 名及電話號(hào)碼；三是來電內(nèi)容；四是處理意見和領(lǐng)導(dǎo)批示；五是接 電話記錄人。17、什么是文書？ 答：指?jìng)€(gè)人、社會(huì)組織、政黨集團(tuán)、國(guó)家政權(quán)在社會(huì)活

5、動(dòng)中為了一 定目的而形成并使用的特定格式的文字資料。18、什么是文件？ 答：通常所說的文件，是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、部隊(duì)、企事業(yè)單位制發(fā)使 用的具備一定格式的公務(wù)文書。19、什么是會(huì)簽？答：兩個(gè)及兩個(gè)以上機(jī)關(guān)聯(lián)名行文，須經(jīng)各聯(lián)名機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)同志聯(lián) 名簽署。聯(lián)名簽署文件的過程稱作會(huì)簽。會(huì)簽本身也是一種會(huì)商， 但大量的實(shí)質(zhì)性的會(huì)商工作應(yīng)在會(huì)簽之前進(jìn)行。20、什么是傳達(dá)范圍？答： 指可以聽到宣讀文件的人員范圍。文件需要傳達(dá)到哪個(gè)范圍， 一般都是根據(jù)臨時(shí)情況確定的，文件中應(yīng)當(dāng)注示清楚。22、密級(jí)一般劃分為哪幾級(jí)答： 一般劃分為秘密、機(jī)密、絕密三個(gè)等級(jí)，23、會(huì)議報(bào)到有哪幾種方式？答：與會(huì)者本人持會(huì)議通知或單位介

6、紹信親自報(bào)到； 委托他人代為報(bào)到； 電話報(bào)到。24、內(nèi)賓接待工作原則是什么？答： 1、熱情相待。2、按政策辦事。3、簡(jiǎn)樸大方，不搞形式主義， 不要鋪張浪費(fèi)，盡可能少花錢多辦事。4、節(jié)省時(shí)間，努力提高辦事 效率。25、握手的技巧是什么？答：同性之間特別是男性之間的握手應(yīng)當(dāng)有力，以示熱情友好；反 之，如果有氣無力或者若無其事，就會(huì)使對(duì)方產(chǎn)生冷漠、疏遠(yuǎn)的感 覺。異性之間、特別是女同志對(duì)男同志的握手，無需用力，只要輕 輕地握一下就可以了。與領(lǐng)導(dǎo)同志或者身份較高的人握手，要視具 體情況而論，如果他有意與你握手，就應(yīng)當(dāng)主動(dòng)把手伸過去；如果 他無意握手，就不要勉強(qiáng)。26、為別人作介紹時(shí)應(yīng)注意哪幾方面？ 答：

7、如果雙方的地位不同，應(yīng)當(dāng)先把地位低的人介紹給地位高的人； 如果雙方的身份相同、年齡相近，應(yīng)當(dāng)先把男性介紹給女性，把主 人介紹給客人；如果雙方的地位相近、年齡有別，應(yīng)當(dāng)先把年輕的 介紹給年長(zhǎng)的；如果一個(gè)人會(huì)見幾個(gè)人，應(yīng)當(dāng)先把一個(gè)人介紹給幾 個(gè)人。在為別人介紹時(shí)，秘書工作者應(yīng)當(dāng)事先熟悉雙方的情況，以 便介紹。27、聽講時(shí)應(yīng)注意的幾個(gè)問題？答：要專心致志認(rèn)真聽講，以示注意和尊重對(duì)方，而不要東張西 望，心不在焉，以免影響講話人的情緒。不要隨意打斷人家的話 題。 遇到說話嚕蘇，或者有意無意糾纏你的人，不要厭煩，更不 要露慍色，而應(yīng)當(dāng)有禮貌地中斷對(duì)方的話題或委婉地回絕他，可以 委婉地說“我們是不是長(zhǎng)話短說

8、？”或者說“ 對(duì)不起，我還有急事 咱們是不是以后再細(xì)談？”28、當(dāng)你有幾機(jī)說話時(shí) , 應(yīng)注意哪幾點(diǎn)？要禮貌文明、熱情和藹，給人以親切感； 語速要和緩，語調(diào)要 適中，給人以舒暢感；切忌過分急越亢奮，以免使人產(chǎn)生高壓感； 切忌多說官話、套話，也不要使用生僻古怪的詞語，以免令人生 厭；此外，不要夸夸其談，更不能自吹自擂； 吐音要準(zhǔn)確，語言 要簡(jiǎn)潔，表達(dá)要妥貼，以提高對(duì)方的接受效果。29、接電話時(shí)的注意事項(xiàng)？ 答：電話鈴響后，應(yīng)當(dāng)馬上拿起耳機(jī)，而不要讓人久等；拿起耳機(jī) 之后，應(yīng)當(dāng)立即說“您好！” 而不要默不作聲讓人干等。然后，就 可以詢問對(duì)方姓名、單位、有何事情等，可以說 “請(qǐng)問您貴姓？您 是什么單位

9、？有什么事？”之類的話；通話完了應(yīng)當(dāng)說聲“再見” 之類的客氣話。在接電話時(shí)還有幾個(gè)問題需要注意： 如果一個(gè)電 話未完又來一個(gè)，或者兩部電話同時(shí)響鈴，應(yīng)當(dāng)視電話的內(nèi)容，讓 緊急的一方先講同時(shí)禮貌地叫另一方稍等片刻，或者讓他過一會(huì)再 打過來。如果對(duì)方喋喋不休，廢話連篇，可以說 “請(qǐng)問您還有別 的事嗎？”或者“ 對(duì)不起，我還有急事要辦?！边@樣對(duì)方就會(huì)明白你 的意思。如果人家打錯(cuò)了電話，不要訓(xùn)斥別人，而應(yīng)當(dāng)耐心地告 訴對(duì)方“ 你打錯(cuò)了?！被蛘摺拔覀冞@里沒有您要找的人 ”等。假如 你的單位不保密，最好把自己的單位和電話號(hào)碼告訴對(duì)方，以便他 糾正；假如是機(jī)要部門，就不能把自己的單位和電話號(hào)碼告訴人家， 只

10、要婉言回絕就可以了。30、打電話時(shí)的注意事項(xiàng)？不論對(duì)方是何對(duì)象，都要禮貌，包括語言文明、態(tài)度和藹。在打 通電話之后，如果你想找人，就應(yīng)當(dāng)說“喂請(qǐng)找 ?！被颉奥闊?你找一下?！比绻闶呛蛯?duì)方聯(lián)系工作，首先應(yīng)當(dāng)“自報(bào)家門” ，告訴對(duì)方你是誰，在什么單位工作，然后再進(jìn)入正題，開始交談。如果是向?qū)Ψ絺鬟_(dá)指示或者布置工作而內(nèi)容又比較繁多復(fù)雜，應(yīng) 當(dāng)主動(dòng)提醒對(duì)方記錄。 聲音應(yīng)當(dāng)不高不低，嘴與話筒應(yīng)當(dāng)保持一 定的距離，以免對(duì)方聽來刺耳，影響接收效果。語言應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)練明 了，用最少的語言，在最短的時(shí)間內(nèi)把事情準(zhǔn)確清楚地傳達(dá)給對(duì)方， 而不要嚕里嚕蘇。廢話連篇會(huì)影響對(duì)方把握你要說的中心意思。另 外，問候語客套話以及與

11、中心無關(guān)的話應(yīng)當(dāng)盡量少講，一則它會(huì)影 響工作效率，二則也會(huì)給人以婆婆媽媽的感覺。31、協(xié)調(diào)的內(nèi)容主要包括哪三方面？ 答：政策協(xié)調(diào)、業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)和事務(wù)協(xié)調(diào)。32、協(xié)調(diào)的方法有哪些？答：1、文字協(xié)調(diào)；2、情況協(xié)調(diào)；會(huì)議協(xié)調(diào)；面商協(xié)調(diào)。33、協(xié)調(diào)工作的原則？答：1、服從全局的原則。2、維護(hù)團(tuán)結(jié)的原則。3、從實(shí)際出發(fā)的原則。4、認(rèn)真負(fù)責(zé)的原則。34、辦公自動(dòng)化中的保密？ 答：計(jì)算機(jī)的保密，需要從以下幾個(gè)方面加強(qiáng)工作： 1、操作人員的 要求。2、計(jì)算機(jī)的放置。3、計(jì)算機(jī)在使用中的保密。35、文房四寶主要指的是什么？即紙、墨、筆、硯四種書寫文具。答：什么是硬筆書法硬筆書法是指用鋼筆、彩色水筆、圓珠筆、鉛 筆等硬尖書寫工具書寫漢字的方法。36、校對(duì)的主要方法有哪幾種： 答：一是對(duì)校法；二是折校法；三是 讀校法。37、人的能力大致可分為哪兩種一般說來，科學(xué)能力結(jié)構(gòu)的基本要素：有觀察能力、記憶能力、思 維能力、想象能力、實(shí)際操作能力、管理能力等。38、什么是創(chuàng)造性思維？ 答：創(chuàng)造性思維主要是指對(duì)客觀事物之間的聯(lián)系所進(jìn)行的新探索， 并能創(chuàng)造出新的思維形