中國股份有限公司公文處理細(xì)則

1、TB/T 1） 中國北車股份有限公司 發(fā)布2013-04-27實(shí)施2013-04-27發(fā)布公文處理細(xì)則 Q/CNR G202012013代替Q/CNR G202012008waQ/中國北車股份有限公司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)IQ/CNR G202012013目 次前言II1 目的和依據(jù)12 范圍13 術(shù)語和定義14 總則15 公文種類26 公文格式47 行文規(guī)則58 收文辦理79 發(fā)文辦理810 公文歸檔1011 公文管理1012 附則11附錄A（規(guī)范性附錄）中國北車股份有限公司總部發(fā)文例行程序12附錄B（規(guī)范性附錄）中國北車股份有限公司所屬單位報(bào)文和股份公司收文的有關(guān)程序及規(guī)定14附錄C（規(guī)范性附錄）中國北

2、車股份有限公司公文格式16附錄D（規(guī)范性附錄）中國北車股份有限公司關(guān)于公文報(bào)送范圍等有關(guān)問題的說明19附錄E（規(guī)范性附錄）中國北車股份有限公司總部發(fā)文代字20附錄F（規(guī)范性附錄）中國北車股份有限公司所屬企業(yè)全稱和簡稱22附錄G（規(guī)范性附錄）中國北車股份有限公司總部公文催辦督辦辦法23附錄H（規(guī)范性附錄）中國北車股份有限公司總部簽報(bào)管理辦法25附錄I（規(guī)范性附錄）中國北車集團(tuán)公司與中國北車股份有限公司間公文處理規(guī)定26 I前 言本標(biāo)準(zhǔn)代替Q/CNR G202012008公文處理細(xì)則。本標(biāo)準(zhǔn)是根據(jù)中國北車股份有限公司內(nèi)部控制體系建設(shè)的有關(guān)要求，遵照中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳2012年頒布的黨政機(jī)

3、關(guān)公文處理?xiàng)l例和國務(wù)院國資委關(guān)于公文處理工作的有關(guān)規(guī)定，在Q/CNR G202012008基礎(chǔ)上修訂而成的。與Q/CNR G202012008相比，主要變化如下：補(bǔ)充完善了公文的概念和公文處理工作的原則（見4.1和4.2）；相應(yīng)調(diào)整了股份公司公文的種類和公文主要形式（見5.1和5.2）；細(xì)化了公文格式要素（見6.1）；補(bǔ)充完善了公文的行文規(guī)則（見7.2、7.3、7.4和7.6）；進(jìn)一步明確了收文辦理過程各環(huán)節(jié)的工作要求（見8.2）；進(jìn)一步細(xì)化了公文擬制工作的要求（見9.2.1）；進(jìn)一步明確了公文審核的重點(diǎn)內(nèi)容（見9.3.2和9.3.3）；補(bǔ)充了公文管理工作的有關(guān)要求（見11）；對(duì)中國北車股份有

4、限公司公文格式進(jìn)行了調(diào)整（見附錄C）本標(biāo)準(zhǔn)由中國北車股份有限公司辦公室（黨委辦公室）提出；本標(biāo)準(zhǔn)由中國北車股份有限公司審計(jì)部歸口；本標(biāo)準(zhǔn)由中國北車股份有限公司辦公室（黨委辦公室）起草并負(fù)責(zé)解釋；本標(biāo)準(zhǔn)主要起草人：陳建強(qiáng)等；本標(biāo)準(zhǔn)起草部門審核人：何鳳華；本標(biāo)準(zhǔn)審定人：趙光興、林萬里；本標(biāo)準(zhǔn)批準(zhǔn)人：奚國華、崔殿國；本標(biāo)準(zhǔn)2009年5月4日首次發(fā)布，2013年4月22日第一次修訂。公文處理細(xì)則1 目的和依據(jù)為加強(qiáng)中國北車股份有限公司（以下簡稱股份公司）和中共中國北車股份有限公司委員會(huì)（以下簡稱股份公司黨委）公文處理工作，使之規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，不斷提高公文處理工作質(zhì)量和效率，根據(jù)黨政機(jī)關(guān)公文處理

5、工作條例（中辦發(fā)201214號(hào)）和國務(wù)院國有資產(chǎn)監(jiān)督管理委員會(huì)關(guān)于公文處理工作的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合股份公司工作實(shí)際，制定本細(xì)則。2 范圍本細(xì)則規(guī)定了公文種類、公文格式、行文規(guī)則、收文辦理、發(fā)文辦理、公文歸檔、公文管理等。本細(xì)則適用于中國北車股份有限公司、中國北車股份有限公司黨委及所屬各事業(yè)部（研究院）、企業(yè)（黨委）的公文處理工作。3 術(shù)語和定義本細(xì)則中公文處理是指公文的擬制、辦理、管理等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。4 總則4.1 股份公司、股份公司黨委的公文（包括電報(bào)，下同），是股份公司、股份公司黨委在實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達(dá)貫徹黨和國家方針政策，公布

6、法規(guī)和規(guī)章，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請示和答復(fù)問題，報(bào)告、通報(bào)和交流情況等的重要工具。4.2 公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、準(zhǔn)確規(guī)范、精簡高效、安全保密的原則。4.3 公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行黨和國家保密法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定，貫徹執(zhí)行股份公司保密制度，確保黨和國家、企業(yè)秘密的安全。4.4 股份公司辦公室（黨委辦公室，下同）是公文處理的管理部門，主管股份公司、股份公司黨委的公文處理工作，并對(duì)股份公司所屬企業(yè)（黨委）、各事業(yè)部（研究院）的公文處理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查。各企業(yè)辦公室、黨辦應(yīng)當(dāng)配備專職文秘人員負(fù)責(zé)公文處理工作。股份公司總部各部門、各事業(yè)部（研究院）應(yīng)指定人員負(fù)責(zé)公文處理工作并保持人員的

7、相對(duì)穩(wěn)定。4.5 股份公司內(nèi)部收發(fā)公文，原則上都要通過OA系統(tǒng)按流程收發(fā)。股份公司各級(jí)信息技術(shù)部門要確保OA系統(tǒng)安全、暢通。4.6 公文處理工作是企業(yè)管理的重要組成部分，工作質(zhì)量直接體現(xiàn)企業(yè)的管理水平、辦事效率和工作作風(fēng)。股份公司各級(jí)負(fù)責(zé)人員都應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作，應(yīng)當(dāng)學(xué)習(xí)和掌握公文處理知識(shí)，自覺遵守本細(xì)則，并加強(qiáng)對(duì)公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查。每一位工作人員都應(yīng)當(dāng)認(rèn)真學(xué)習(xí)、熟練掌握公文處理細(xì)則，不斷提高工作水平。5 公文種類5.1 股份公司、股份公司黨委的公文種類主要有：a) 決議適用于股份公司黨委會(huì)議、董事會(huì)會(huì)議、總裁辦公會(huì)議等討論通過的重要決策事項(xiàng)；b) 決定適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)

8、做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下屬企業(yè)（黨委）不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)；c） 命令（令）適用于公布股份公司管理的總部行政領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)的任免。d） 公告適用于向股份公司內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)。e) 通告適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)；f) 通知適用于發(fā)布規(guī)章制度，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)單位和不相隸屬單位的公文，批轉(zhuǎn)下屬企業(yè)（黨委）的公文，傳達(dá)要求下屬企業(yè)（黨委）辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員；g) 通報(bào)適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神，通報(bào)重要情況；h） 報(bào)告適用于向上級(jí)單位匯報(bào)工作，反映情況，提出建議和意見，答復(fù)上級(jí)單位的詢問；i） 請示適用于向上級(jí)單位請求指示、批準(zhǔn)；j） 批

9、復(fù)適用于答復(fù)下屬企業(yè)（黨委）的請示事項(xiàng)；k） 意見適用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法；l）函適用于不相隸屬單位之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題；向不相隸屬單位或部門請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)；m）紀(jì)要適用于記載會(huì)議情況和議定事項(xiàng)，傳達(dá)會(huì)議精神。5.2 股份公司公文的主要形式有：股份公司文件、股份公司函、股份公司任免通知、總裁令、紀(jì)要、股份公司辦公室文件、股份公司傳真電報(bào)等。股份公司黨委公文的主要形式有：股份公司黨委文件、股份公司黨委函、股份公司黨委任免通知、紀(jì)要、股份公司黨委辦公室文件、股份公司黨委傳真電報(bào)等。5.3 股份公司、股份公司黨委各類公文適用范圍：a) 股份公司文件。用于向?qū)煞莨緲I(yè)務(wù)有領(lǐng)

10、導(dǎo)或指導(dǎo)關(guān)系的有關(guān)部委等上級(jí)單位報(bào)送請示、報(bào)告和意見；傳達(dá)貫徹黨和國家的路線、方針、政策，作出重要工作部署；公布股份公司規(guī)章制度等；布置重要行政措施；下達(dá)和調(diào)整股份公司長遠(yuǎn)規(guī)劃、中長期計(jì)劃、年度計(jì)劃；答復(fù)股份公司所屬企業(yè)的請示事項(xiàng)；重要的機(jī)構(gòu)調(diào)整和變動(dòng)事項(xiàng)；通報(bào)重要情況；獎(jiǎng)懲有關(guān)單位和人員。轉(zhuǎn)發(fā)黨中央、國務(wù)院、國務(wù)院各業(yè)務(wù)主管部委等上級(jí)單位的重要文件。其它需發(fā)股份公司文件的事項(xiàng)；b) 股份公司函。用于轉(zhuǎn)發(fā)股份公司上級(jí)單位或其他不相隸屬單位的文件，向國家有關(guān)部委的司、局、廳（辦）等部門請示事項(xiàng)、商洽工作、征詢意見、答復(fù)問題；向不相隸屬的單位或部門聯(lián)系工作、商洽問題、答復(fù)事項(xiàng)；布置日常性工作；答復(fù)

11、股份公司所屬企業(yè)報(bào)請批復(fù)的一般性事項(xiàng)或例行事項(xiàng)；向總部部門行文。其它需發(fā)股份公司函的事項(xiàng)；c) 股份公司任免通知。專門用于股份公司向所屬企業(yè)、總部部門通知有關(guān)人事任免事項(xiàng)；d) 總裁令。專門用于股份公司總裁簽署股份公司管理的總部行政領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)任免令；e) 紀(jì)要。用于記載股份公司黨委會(huì)、總裁辦公會(huì)等重要會(huì)議情況和議定事項(xiàng)，傳達(dá)會(huì)議精神；f) 股份公司辦公室文件。用于轉(zhuǎn)發(fā)國務(wù)院有關(guān)部委辦公廳（室）以及其他不相隸屬單位或部門的一般性文件或轉(zhuǎn)發(fā)只需股份公司所屬企業(yè)周知的文件；印發(fā)有關(guān)部委重要會(huì)議、股份公司重要會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)講話；印發(fā)股份公司總部部門下達(dá)的年度單項(xiàng)任務(wù)計(jì)劃或部門工作要點(diǎn)；布置一般性工作；傳達(dá)一般

12、性事項(xiàng)；其它需發(fā)股份公司辦公室文件的事項(xiàng)；g) 股份公司傳真電報(bào)。主要用于向股份公司所屬企業(yè)、總部部門下達(dá)會(huì)議通知或通知、通報(bào)其他緊急事項(xiàng)等；h) 股份公司黨委文件。傳達(dá)貫徹黨和國家的路線、方針、政策，作出重要工作部署；公布股份公司黨委制定的有關(guān)制度、規(guī)定等；公布經(jīng)股份公司黨委（常委）會(huì)議討論通過的重要決議、決定；答復(fù)下屬企業(yè)黨委的請示；通知重要事項(xiàng)；通報(bào)重要情況；重要的組織機(jī)構(gòu)設(shè)立、調(diào)整和變動(dòng)事項(xiàng)；獎(jiǎng)懲有關(guān)單位和人員；批轉(zhuǎn)股份公司黨群組織的有關(guān)文件；轉(zhuǎn)發(fā)黨中央、黨中央有關(guān)部門、國務(wù)院國資委黨委等上級(jí)單位的重要文件。其它需發(fā)股份公司黨委文件的事項(xiàng)；f) 股份公司黨委函。用于轉(zhuǎn)發(fā)股份公司黨委上級(jí)

13、單位或其他不相隸屬單位的文件；向股份公司所屬企業(yè)所在地地方黨委商洽工作、征詢意見、答復(fù)問題；布置股份公司黨委日常性工作；向總部黨群部門行文。其它需發(fā)股份公司黨委函的事項(xiàng)；g) 股份公司黨委任免通知。專門用于股份公司黨委向所屬企業(yè)黨委、總部部門通知有關(guān)人事（黨內(nèi)職務(wù)）任免事項(xiàng)；h) 股份公司黨委辦公室文件。用于轉(zhuǎn)發(fā)國務(wù)院國資委黨委辦公室或其他不相隸屬單位、部門的一般性文件或轉(zhuǎn)發(fā)只需股份公司所屬企業(yè)黨委周知的文件；印發(fā)上級(jí)黨委、股份公司黨委重要會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)講話；印發(fā)股份公司黨委有關(guān)部門下達(dá)的年度單項(xiàng)工作計(jì)劃或部門工作要點(diǎn)；布置一般性工作；傳達(dá)一般性事項(xiàng)。其它需發(fā)股份公司辦公室文件的事項(xiàng)；i) 股份公司

14、黨委傳真電報(bào)。主要用于向股份公司所屬企業(yè)黨委、總部部門下達(dá)會(huì)議通知或通知、通報(bào)其他緊急事項(xiàng)等。6 公文格式6.1 公文一般由份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件說明、發(fā)文單位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送單位、印發(fā)單位和印發(fā)日期、頁碼等組成：a) 份號(hào)。公文印制份數(shù)的順序號(hào)。涉及黨和國家秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號(hào)；b) 密級(jí)和保密期限。涉及黨和國家秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級(jí)（絕密、機(jī)密、秘密）和保密期限。涉及企業(yè)商業(yè)秘密的公文按照股份公司關(guān)于保護(hù)商業(yè)秘密的有關(guān)規(guī)定辦理；c) 緊急程度。緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“加急”；d)

15、 發(fā)文單位標(biāo)志。發(fā)文單位標(biāo)志應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字，也可以使用發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱；聯(lián)合行文，行政單位之間聯(lián)合行文，主辦單位排列在前；黨委或黨政之間聯(lián)合行文，可以用主辦單位名稱，也可以用聯(lián)署單位名稱，如用聯(lián)署單位名稱行文，一般情況下黨委名稱排列在前；e) 發(fā)文字號(hào)。發(fā)文字號(hào)應(yīng)當(dāng)包括單位代字、年份、序號(hào)。同一個(gè)發(fā)文單位，發(fā)文序號(hào)應(yīng)統(tǒng)一編流水號(hào)。聯(lián)合行文，只標(biāo)明主辦單位發(fā)文字號(hào)；f) 簽發(fā)人。上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人姓名；g) 標(biāo)題。由發(fā)文單位名稱、事由和文種組成。公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類。上行文應(yīng)標(biāo)明發(fā)文單位，發(fā)文單位的全稱和簡稱要規(guī)范。

16、公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)；h) 主送單位。主送單位是公文的主要受理單位，應(yīng)當(dāng)使用單位全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型單位的統(tǒng)稱；i) 正文。公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。公文首頁必須有正文；j) 附件說明。附件是公文正文的說明、補(bǔ)充或者參考資料。公文如有附件，應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱；k) 發(fā)文單位署名。署發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱；l) 成文日期。成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)單位負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)；任免文件以股份公司黨委（常委）會(huì)議討論通過的日期為準(zhǔn)；電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)； m) 印章。公文中有發(fā)文單位署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文單位印章，并與署名單位相

17、符。有特定發(fā)文單位標(biāo)志的普發(fā)性公文可以不加蓋印章。聯(lián)合行文，一般應(yīng)加蓋所有發(fā)文單位的印章，主辦單位排列在前。加蓋印章時(shí)，應(yīng)騎年壓月蓋??；n) 附注。公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說明的事項(xiàng)。公文附注應(yīng)當(dāng)加括號(hào)標(biāo)注，其中，上行文應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人及電話，聯(lián)系人應(yīng)為對(duì)該公文的咨詢能作出答復(fù)的具體人員；o) 抄送單位。除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位，應(yīng)當(dāng)使用單位全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型單位的統(tǒng)稱；p) 印發(fā)單位和印發(fā)日期。印發(fā)單位應(yīng)為發(fā)文單位的辦公室（黨辦），印發(fā)日期以公文付印的日期為準(zhǔn)；6.2 公文中各組成部分的標(biāo)識(shí)規(guī)則和公文編輯、排版、繕印要求，按照黨政公文處理工作條例（中辦發(fā)20121

18、4號(hào)）和中國北車股份有限公司公文格式（附錄C）執(zhí)行。6.3 股份公司公文、股份公司黨委公文用紙幅面采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型。特殊形式的公文用紙幅面，根據(jù)實(shí)際需要確定。7 行文規(guī)則7.1 行文應(yīng)當(dāng)確有必要，講求實(shí)效，注重針對(duì)性和可操作性。7.2 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。一般不得越級(jí)行文，特殊情況需要越級(jí)行文的，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送被越過的單位。a) 股份公司可直接對(duì)各事業(yè)部（研究院）、所屬企業(yè)行文。股份公司對(duì)所屬企業(yè)行文時(shí)，抄送相關(guān)事業(yè)部（研究院）。b) 各事業(yè)部（研究院）可代股份公司起草相關(guān)文件，按股份公司公文處理流程辦理。各事業(yè)部（研究院）對(duì)下屬企業(yè)代行股份公司職責(zé)權(quán)限時(shí)，必須按規(guī)定程序發(fā)股份

19、公司文件。同時(shí)，各事業(yè)部（研究院）可直接對(duì)股份公司行文，亦可直接對(duì)所屬企業(yè)行文，公文處理由各事業(yè)部（研究院）自行負(fù)責(zé)。c) 所屬企業(yè)可直接對(duì)股份公司行文，亦可直接對(duì)相關(guān)事業(yè)部行文。所屬企業(yè)對(duì)股份公司行文時(shí)，抄送相關(guān)事業(yè)部。d) 股份公司原則上不對(duì)被托管單位直接行文。確需行文時(shí)要抄送托管單位。被托管單位原則上不直接對(duì)股份公司行文，確需行文時(shí)要抄送托管單位。7.3 向上級(jí)單位行文，應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)則：a）原則上主送一個(gè)上級(jí)單位，根據(jù)需要同時(shí)抄送相關(guān)上級(jí)單位和同級(jí)單位，不抄送下級(jí)單位。b）下級(jí)單位的請示事項(xiàng)，如需以本單位名義向上級(jí)單位請示，應(yīng)當(dāng)提出傾向性意見后上報(bào)，不 得原文轉(zhuǎn)報(bào)上級(jí)單位。c）除上級(jí)單

20、位負(fù)責(zé)人直接交辦事項(xiàng)外，不得以本單位名義向上級(jí)單位負(fù)責(zé)人報(bào)送公文，不得以本單位負(fù)責(zé)人名義向上級(jí)單位報(bào)送公文。d）受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位向一個(gè)上級(jí)單位行文，必要時(shí)抄送另一個(gè)上級(jí)單位。7.4 向下級(jí)單位行文，應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)則：a）主送受理單位，根據(jù)需要抄送相關(guān)單位。重要行文應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送發(fā)文單位的直接上級(jí)單位。b）上級(jí)單位向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)單位行文，必要時(shí)抄送該下級(jí)單位的另一個(gè)上級(jí)單位。7.5 不相隸屬單位之間一般以“函”商洽工作。對(duì)不相隸屬單位發(fā)送公文，不得有指示性的內(nèi)容。7.6 同級(jí)或同一管理層次的單位之間必要時(shí)可以聯(lián)合行文。屬于黨委、行政各自職權(quán)范圍內(nèi)的工作，不得聯(lián)合行文。聯(lián)合行文由主辦單位擬稿并先

21、簽署意見，然后依次送交有關(guān)協(xié)辦單位協(xié)商并由協(xié)辦單位依次簽署意見后返回主辦單位。一般不使用復(fù)印件會(huì)簽。 單位內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公室（黨辦）外不得對(duì)外正式行文。7.7 股份公司各事業(yè)部（研究院）、所屬企業(yè)、企業(yè)黨委不得直接向股份公司總部業(yè)務(wù)部門報(bào)送正式文件。報(bào)送股份公司、股份公司黨委的正式文件，須按流程報(bào)送到股份公司辦公室（黨辦），辦公室（黨辦）按程序送股份公司領(lǐng)導(dǎo)簽批。7.8 股份公司總部各部門向股份公司領(lǐng)導(dǎo)請示匯報(bào)工作時(shí)應(yīng)使用“簽報(bào)”。“簽報(bào)”不得同時(shí)分送兩位以上股份公司領(lǐng)導(dǎo)閱批?！昂瀳?bào)”不蓋章，由部門負(fù)責(zé)人親筆簽字，內(nèi)容如涉及其他部門職權(quán)范圍的事項(xiàng)要會(huì)簽?！昂瀳?bào)”要使用規(guī)定用紙，由辦公室（黨辦）統(tǒng)

22、一編號(hào)，作為股份公司總部內(nèi)部文件由辦公室（黨辦）統(tǒng)一管理、存檔。“簽報(bào)”程序按照中國北車股份有限公司總部簽報(bào)管理辦法（附錄H）執(zhí)行。7.9 股份公司總部各業(yè)務(wù)部門與所屬企業(yè)進(jìn)行日常工作溝通和聯(lián)系，可通過“部門通知通告”的形式按流程主送所屬企業(yè)有關(guān)業(yè)務(wù)部門（“部門通知通告”不屬于股份公司公文）?？偛扛鞑块T之間工作聯(lián)系和協(xié)調(diào)應(yīng)當(dāng)面商議，不相互行文。7.10 要正確使用“請示”、“報(bào)告”、“意見”文種?！罢埵尽笔巧闲形?，須由上級(jí)單位明確指示或批準(zhǔn)?！罢埵尽睉?yīng)當(dāng)一文一事，只寫一個(gè)主送單位，需要同時(shí)送其他單位的，應(yīng)當(dāng)用抄送，但不得同時(shí)抄送下級(jí)單位。不得在非請示公文中夾帶請示事項(xiàng)。不要把“請示”寫成“報(bào)告

23、”或“意見”，更不能混雜使用，寫成“請示報(bào)告”之類的不正確文種?！皥?bào)告”在多數(shù)情況下是答復(fù)上級(jí)單位要求或詢問某項(xiàng)工作而制發(fā)的上行文。要注意在報(bào)告的開頭把報(bào)告的起因交代清楚，然后把上級(jí)單位要求報(bào)告的情況寫清即可。主動(dòng)匯報(bào)工作的報(bào)告，一般要對(duì)工作情況進(jìn)行分析，得出結(jié)論。“報(bào)告”中不得夾帶請示事項(xiàng)，所提意見、建議不要求上級(jí)單位必須處理或答復(fù)。“意見”可以用于上行文、下行文和平行文?！耙庖姟庇糜谏闲形臅r(shí)，可就問題發(fā)表見解或提出意見、建議，希望上級(jí)單位表態(tài)。同時(shí)，應(yīng)按請示性公文的程序和要求辦理，所提意見如涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商，取得一致后方可行文。上級(jí)單位應(yīng)當(dāng)對(duì)下級(jí)

24、單位報(bào)送的“意見”作出處理或給予答復(fù)?！耙庖姟庇糜谙滦形臅r(shí)，文中對(duì)貫徹執(zhí)行有明確要求的，下級(jí)單位應(yīng)遵照執(zhí)行；無明確要求的，下級(jí)單位可參照執(zhí)行?！耙庖姟庇糜谄叫形臅r(shí)，所提意見僅供對(duì)方參考。8 收文辦理8.1 收文辦理指對(duì)收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦、答復(fù)等程序。8.2 收文處理：a) 簽收。接收公文時(shí)，辦公室（黨辦）機(jī)要秘書應(yīng)認(rèn)真核查來文單位、件數(shù)、時(shí)限要求和密封情況，確認(rèn)無誤后按程序簽收登記；密碼電報(bào)的接收和閱辦按有關(guān)規(guī)定辦理。b) 登記。對(duì)公文的主要信息和辦理情況應(yīng)當(dāng)詳細(xì)記載。c) 初審。對(duì)下級(jí)單位報(bào)送的需要辦理的公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行初審。初核的重點(diǎn)是：來文是否屬于公文

25、受理范圍；是否符合行文規(guī)則；文種使用、公文格式是否規(guī)范；涉及其他單位的事項(xiàng)是否已經(jīng)協(xié)商、會(huì)簽，是否符合公文起草的其他要求。對(duì)不符合規(guī)定的公文，報(bào)經(jīng)辦公室（黨辦）負(fù)責(zé)人后可退回呈報(bào)單位，并說明理由；d) 承辦。對(duì)符合規(guī)定的公文，辦公室（黨辦）應(yīng)當(dāng)及時(shí)提出請辦或擬辦意見，按程序送股份公司領(lǐng)導(dǎo)批示后交有關(guān)部門辦理，需要兩個(gè)以上部門辦理的應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文，應(yīng)當(dāng)標(biāo)明辦理時(shí)限。承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理，不得延誤推諉。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時(shí)限要求辦理。一般公文應(yīng)當(dāng)在5個(gè)工作日內(nèi)辦結(jié)。凡超過辦理時(shí)限，承辦部門應(yīng)及時(shí)予以說明。承辦部門辦理公文，要以股份公司的收文章為準(zhǔn)，有收文章的公文在處理后須及

26、時(shí)返回辦公室（黨辦）歸檔，對(duì)于一時(shí)無法完成辦理的公文，主辦部門也要將辦理過程寫明后及時(shí)將原文返回辦公室（黨辦）歸檔，文件的后續(xù)辦理完成情況可以補(bǔ)辦歸檔手續(xù)。沒有收文章的文件，各部門可自行保管。對(duì)不屬于本部門職責(zé)范圍或不宜由本部門主辦的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回辦公室（黨辦）；e）傳閱。辦公室（黨辦）文秘人員根據(jù)股份公司領(lǐng)導(dǎo)批示和工作需要將公文及時(shí)送傳閱對(duì)象閱知或者批示。辦理公文傳閱應(yīng)當(dāng)隨時(shí)掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。公文在辦理過程中每發(fā)生一次閱辦者的轉(zhuǎn)移，均要經(jīng)辦公室（黨辦）文秘人員登記，不得在閱辦者之間直接傳遞即橫傳，以保證公文流轉(zhuǎn)過程清楚，辦理或查詢及時(shí)方便。公文傳批、傳閱過程中，股份公司領(lǐng)導(dǎo)

27、批示有關(guān)部門閱處的，一般需待公文傳批完畢后再轉(zhuǎn)相關(guān)部門；時(shí)限緊急的，由辦公室（黨辦）復(fù)印承辦部門先行辦理，原件繼續(xù)傳批。股份公司各事業(yè)部（研究院）、所屬各企業(yè)辦公室（黨辦）、總部各部門，至少在每個(gè)工作日的上、下午登錄OA系統(tǒng)查收公文各一次?？偛扛鞑块T第一管理者是本部門的法定收文者，出差前必須在OA系統(tǒng)設(shè)置委托出差代理人，以保證公文的流轉(zhuǎn)和辦理效率。f）催辦。及時(shí)了解掌握公文的辦理進(jìn)展情況，督促承辦部門按期辦結(jié)。送股份公司領(lǐng)導(dǎo)或交有關(guān)部門辦理的公文，辦公室（黨辦）要負(fù)責(zé)催辦督辦。催辦督辦應(yīng)建立制度，指定人員負(fù)責(zé)，做到緊急公文跟蹤催辦督辦，重要公文重點(diǎn)催辦督辦，一般公文定期催辦督辦。催辦程序按照中

28、國北車股份有限公司總部公文催辦督辦辦法（附錄G）執(zhí)行。 g）答復(fù)。公文的辦理結(jié)果應(yīng)當(dāng)及時(shí)答復(fù)來文單位，并根據(jù)需要告知相關(guān)單位。9 發(fā)文辦理 9.1 發(fā)文辦理發(fā)文辦理指以本單位名義制發(fā)公文的過程，包括起草、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、登記、分發(fā)等程序。9.2 公文擬制9.2.1 起草公文應(yīng)當(dāng)做到：a） 符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定，完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。b) 情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求簡短。c) 公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文單位的職權(quán)和與主送單位的行文關(guān)系確定。d) 人名、地名、

29、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。e) 文稿中不得引用上級(jí)單位領(lǐng)導(dǎo)同志未公開發(fā)表的內(nèi)部講話；不得以政策、法律、法規(guī)的未定稿作為擬文的依據(jù)。f) 結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”第二層為“（一）”第三層為“1.”，第四層為“（1）”。g) 使用國家法定計(jì)量單位。參照常用計(jì)量單位相關(guān)國家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。h) 公文中使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，在第一次出現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的中文譯名。i) 公文中的數(shù)字，除部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外

30、，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。j) 緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實(shí)際需要，確定緊急程度。k) 涉密公文，應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)保密規(guī)定標(biāo)注相應(yīng)的密級(jí)。l） 單位負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)主持、指導(dǎo)重要公文起草工作。9.2.2 轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)單位和其他單位、部門文件：a) 對(duì)上級(jí)單位和其他單位、部門的正式文件，可根據(jù)需要予以轉(zhuǎn)發(fā)。轉(zhuǎn)發(fā)文件，應(yīng)當(dāng)結(jié)合工作實(shí)際，提出具體的貫徹要求。b) 轉(zhuǎn)發(fā)涉密文件應(yīng)標(biāo)注相應(yīng)密級(jí)。轉(zhuǎn)（摘）發(fā)密碼電報(bào)，按中央辦公廳的有關(guān)規(guī)定辦理。c) 下列文件不得轉(zhuǎn)發(fā)：各種絕密文件、資料；上級(jí)單位領(lǐng)導(dǎo)同志未公開的內(nèi)部講話；規(guī)定限制閱讀范圍的文件；政策、法律、法規(guī)、重要措施的未定稿；其他不得轉(zhuǎn)發(fā)的文件。9.2.3

31、擬制公文過程中，重要公文或公文中涉及其他部門職責(zé)的事項(xiàng)，主辦部門必須履行會(huì)商、會(huì)簽程序，取得一致意見后方可行文：a) 主辦部門對(duì)擬制公文的合法合規(guī)性進(jìn)行審核，其中規(guī)章制度類、涉及經(jīng)濟(jì)合同和重要決策的公文須經(jīng)法律事務(wù)部會(huì)簽。其它公文，主辦部門認(rèn)為有必要時(shí)請法律事務(wù)部會(huì)簽。b) 會(huì)簽公文先由主辦部門依次傳協(xié)辦部門協(xié)商會(huì)簽，協(xié)辦部門簽署意見后將文稿按流程返回主辦部門。主辦部門應(yīng)對(duì)會(huì)簽過的文稿進(jìn)行復(fù)核、確認(rèn)。如經(jīng)協(xié)商不能取得一致意見，主辦部門應(yīng)報(bào)請分管領(lǐng)導(dǎo)予以協(xié)調(diào)。（會(huì)簽部門簽已閱或簽名，視為同意）c) 征求意見或會(huì)簽公文，主辦部門如沒有時(shí)限要求，協(xié)辦部門應(yīng)在2個(gè)工作日內(nèi)回復(fù)；如不能按期回復(fù)，應(yīng)提前主

32、動(dòng)與主辦部門溝通。9.3 公文審核9.3.1 為保證公文質(zhì)量，必須堅(jiān)持核稿制度。主辦部門擬制公文須先經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批。公文送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前，須經(jīng)辦公室（黨辦）核稿，不得先簽后核。9.3.2 公文審核的重點(diǎn)是：a) 是否確需行文，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的要求，使用文種是否正確，行文方式是否妥當(dāng)，表達(dá)是否準(zhǔn)確，公文格式是否符合黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例的規(guī)定;b) 內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策；是否完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文單位意圖；是否同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實(shí)可行;c) 涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否會(huì)簽同意。9.3.3 經(jīng)審核不宜發(fā)文的公文文稿，應(yīng)當(dāng)退回起草單位并說

33、明理由；符合發(fā)文條件但內(nèi)容需作進(jìn)一步研究和修改的，由起草單位修改后重新報(bào)送，核稿人員應(yīng)當(dāng)復(fù)核。辦公室（黨辦）核稿人員接到文稿后，一般應(yīng)在1個(gè)工作日內(nèi)完成核稿。對(duì)有時(shí)限要求的公文，應(yīng)在要求的時(shí)限內(nèi)完成。9.4 公文簽發(fā)9.4.1 以股份公司、股份公司黨委名義上報(bào)上級(jí)單位的公文，由股份公司分管領(lǐng)導(dǎo)審閱后，按職責(zé)分別由股份公司董事長、總裁，股份公司黨委書記簽發(fā)。所屬企業(yè)（黨委）向股份公司（黨委）上報(bào)的公文必須由主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)。黨政聯(lián)合發(fā)文，由股份公司黨政主要領(lǐng)導(dǎo)共同簽發(fā)。其他以股份公司、股份公司黨委名義制發(fā)的公文，一般情況下分別由股份公司領(lǐng)導(dǎo)按責(zé)任分工簽發(fā)。9.4.2 以股份公司辦公室、黨委辦公室名

34、義制發(fā)的公文，由辦公室（黨辦）主任或股份公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)（重要文件事先報(bào)股份公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱）。9.4.3 審核、簽發(fā)公文時(shí)，審核人、簽發(fā)人應(yīng)明確簽署意見、姓名和審核或簽發(fā)日期，圈閱或者簽名的，視為同意。聯(lián)合發(fā)文由所有聯(lián)署機(jī)關(guān)的負(fù)責(zé)人會(huì)簽。9.5 公文印制9.5.1 公文正式成文、分發(fā)前，擬稿部門要對(duì)打印后的文稿清樣進(jìn)行認(rèn)真校對(duì)。校對(duì)人應(yīng)對(duì)清樣與文稿的一致性負(fù)責(zé)，校對(duì)無誤后校對(duì)人員須簽署姓名。辦公室（黨辦）文秘人員應(yīng)對(duì)文稿進(jìn)行復(fù)校，復(fù)校主要檢查校對(duì)人指出的差錯(cuò)有無改正，并依照原稿對(duì)全篇內(nèi)容再次校核，同時(shí)對(duì)公文格式、排版清樣等進(jìn)行檢查。重要公文需經(jīng)辦公室（黨辦）負(fù)責(zé)人復(fù)核。復(fù)核的重點(diǎn)是：審批、簽發(fā)手

35、續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。經(jīng)復(fù)核，如需對(duì)文稿進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改，應(yīng)按程序復(fù)審。9.5.2 正式文件應(yīng)與簽批后的文稿相符，領(lǐng)導(dǎo)簽批后的文稿原則上不應(yīng)再作改動(dòng)，如確需修改時(shí)，須經(jīng)簽批該文的領(lǐng)導(dǎo)同意或?qū)徍? 辦公室（黨辦）復(fù)核。9.5.3 公文印制必須確保質(zhì)量和時(shí)效。涉密公文應(yīng)當(dāng)在符合保密要求的場所印制。公文印制的份數(shù)根據(jù)文件發(fā)送范圍和有關(guān)規(guī)定確定。主辦部門需要增印公文，需提出意見，報(bào)經(jīng)辦公室（黨辦）負(fù)責(zé)人同意。9.5.4 核發(fā)。公文印制完畢或正式下發(fā)之前，應(yīng)當(dāng)對(duì)公文的文字、格式和印刷質(zhì)量進(jìn)行檢查后分發(fā)。9.6 公文發(fā)送9.6.1 向國資委、中國鐵路總公司等部委發(fā)出的公文，由辦

36、公室（黨辦）按有關(guān)規(guī)定通過中央國家機(jī)要交換站、中國鐵路總公司機(jī)要交換站等系統(tǒng)發(fā)出。向其他單位、部門發(fā)出的公文，由辦公室（黨辦）通過郵局以掛號(hào)信的方式發(fā)出。如需有關(guān)人員直接送達(dá)有關(guān)單位、部門的公文，要履行相關(guān)的登記手續(xù)。9.6.2 向股份公司系統(tǒng)內(nèi)部發(fā)出的公文，原則上都要通過OA系統(tǒng)按流程發(fā)送。具體規(guī)定按照中國北車股份有限公司總部發(fā)文例行程序（附錄A）辦理。9.6.3 其他特殊公文，按有關(guān)規(guī)定發(fā)送。10 公文歸檔 10.1 公文辦理完畢，應(yīng)當(dāng)根據(jù)中華人民共和國檔案法和其他有關(guān)規(guī)定，及時(shí)整理（立卷）、歸檔。10.2 歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值等整理（立卷）。要保證歸檔公文

37、的齊全、完整，能正確反映本單位的主要工作情況，便于保管和利用。任何個(gè)人不得積壓、保存、銷毀應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。10.3 電子公文歸檔應(yīng)當(dāng)根據(jù)有關(guān)檔案法律法規(guī)以及股份公司檔案管理規(guī)定，及時(shí)收集齊全、整理歸檔。10.4 聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位整理（立卷）、歸檔，其他單位保存復(fù)制件或其他形式的公文副本。10.5 股份公司領(lǐng)導(dǎo)及各部門負(fù)責(zé)人、工作人員參加上級(jí)單位或業(yè)務(wù)主管部門的重要會(huì)議，應(yīng)當(dāng)把會(huì)議文件及相關(guān)會(huì)議資料及時(shí)送交股份公司辦公室（黨辦）統(tǒng)一登記、整理（立卷）、歸檔。股份公司內(nèi)部會(huì)議文件應(yīng)當(dāng)在會(huì)議結(jié)束后一周內(nèi)由主辦部門送交股份公司辦公室（黨辦）登記、整理（立卷）、歸檔。10.6 本單位負(fù)責(zé)人

38、兼任其他單位職務(wù)，在履行所兼職務(wù)職責(zé)過程中形成的公文，由其兼職單位整理（立卷）、歸檔。10.7 歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當(dāng)確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門移交。10.8 擬制、修改和簽批公文，字體要規(guī)范、工整，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。擬制、修改和簽批公文應(yīng)當(dāng)使用藍(lán)黑或碳素墨水筆和簽字筆，不得使用圓珠筆、鉛筆。11 公文管理 11.1 公文由辦公室（黨辦）文秘人員統(tǒng)一收發(fā)、分辦、審核、用印、歸檔和銷毀。11.2 股份公司各事業(yè)部（研究院）、所屬各企業(yè)可根據(jù)本細(xì)則，結(jié)合實(shí)際制定實(shí)施細(xì)則。11.3 上級(jí)單位的公文，除絕密級(jí)和注明不準(zhǔn)翻印的以外，經(jīng)辦公室（黨辦）主任批準(zhǔn)，可以翻印。

39、翻印時(shí)，應(yīng)當(dāng)注明翻印的單位、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。11.4 傳輸秘密公文，必須采取保密措施，確保安全。利用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)等傳輸秘密公文，要采取加密措施；絕密級(jí)公文不得使用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)等傳輸。原則上國家秘密公文不能通過OA系統(tǒng)傳輸。11.5 公文復(fù)印件作為正式公文使用時(shí)，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印單位證明章。11.6 匯編上級(jí)單位的秘密公文，須經(jīng)發(fā)文單位批準(zhǔn)或授權(quán)。公文匯編的密級(jí)按照編入公文的最高密級(jí)標(biāo)注并進(jìn)行管理。11.7 中共中央文件、國務(wù)院文件和密碼電報(bào)的管理按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。11.8 公文的撤銷和廢止，由發(fā)文單位或者上級(jí)單位根據(jù)職權(quán)范圍和有關(guān)法律法規(guī)決定。公文被撤銷的，視為自始無效；公文被廢止的，視

40、為自廢止之日起失效。11.9 不具備歸檔和存查價(jià)值的公文，應(yīng)根據(jù)有關(guān)規(guī)定，經(jīng)過鑒別并經(jīng)辦公室（黨辦）主任批準(zhǔn)，可以銷毀。銷毀秘密公文應(yīng)到指定場所由二人以上監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。其中，銷毀絕密公文（含密碼電報(bào)）應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記，銷毀公文的清單由辦公室（黨辦）妥善保存?zhèn)洳椤?1.10 單位合并時(shí)，全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理。單位撤銷時(shí)，需要?dú)w檔的公文整理（立卷）后按有關(guān)規(guī)定移交檔案部門。工作人員調(diào)離工作崗位時(shí)，應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。11.11 新設(shè)立的單位應(yīng)當(dāng)向股份公司辦公室（黨辦）提出發(fā)文立戶申請。經(jīng)審查符合條件的，列為發(fā)文單位，單位合并或者撤銷時(shí)，相應(yīng)進(jìn)行調(diào)整。11.

41、12 股份公司公文由辦公室（黨辦）統(tǒng)一管理。所屬企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)保密規(guī)定配備工作人員和必要的安全保密設(shè)施設(shè)備。11.13 公文確定密級(jí)前，應(yīng)當(dāng)按照擬定的密級(jí)先行采取保密措施。確定密級(jí)后，應(yīng)當(dāng)按照所定密級(jí)嚴(yán)格管理。絕密級(jí)公文應(yīng)當(dāng)由專人管理。公文的密級(jí)需要變更或者解除的，由原確定密級(jí)的單位或者其上級(jí)單位決定。11.14 公文的印發(fā)傳達(dá)范圍應(yīng)當(dāng)按照發(fā)文單位的要求執(zhí)行；需要變更的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)發(fā)文單位批準(zhǔn)。涉密公文公開發(fā)布前應(yīng)當(dāng)履行解密程序。公開發(fā)布的時(shí)間、形式和渠道，由發(fā)文單位確定。經(jīng)批準(zhǔn)公開發(fā)布的公文，同發(fā)文單位正式印發(fā)的公文具有同等效力。11.15 涉密公文應(yīng)當(dāng)按照發(fā)文單位的要求和有關(guān)規(guī)定進(jìn)行清退或者

42、銷毀。11.16 不具備歸檔和保存價(jià)值的公文，經(jīng)批準(zhǔn)后可以銷毀。銷毀涉密公文必須嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定履行審批登記手續(xù)，確保不丟失、不漏銷。個(gè)人不得私自銷毀、留存涉密公文。11.16 加蓋公章的原則按公文統(tǒng)一管理。12 附則 12.1 外事等其他方面有特殊要求的公文，按照有關(guān)部門的規(guī)定處理。12.2 各級(jí)辦公室（黨辦）應(yīng)對(duì)上級(jí)單位和本單位下發(fā)公文的貫徹落實(shí)情況進(jìn)行督促檢查，并建立督查制度。 附錄A（規(guī)范性附錄）中國北車股份有限公司總部發(fā)文例行程序A.1 發(fā)文程序A.1.1 經(jīng)辦人根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示或決定，按照中國北車OA系統(tǒng)公文流程草擬文稿。A.1.2 如果文稿需要協(xié)辦部門協(xié)商會(huì)簽，經(jīng)辦人將經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人

43、審核后的草擬文稿在送辦公室（黨辦）核稿前先送協(xié)辦部門依次會(huì)簽，會(huì)簽文稿返回后，經(jīng)辦人將會(huì)簽后的文稿流轉(zhuǎn)給所在部門負(fù)責(zé)人復(fù)核、確認(rèn)，部門負(fù)責(zé)人復(fù)核、確認(rèn)后返回經(jīng)辦人，經(jīng)辦人將文稿流轉(zhuǎn)給辦公室（黨辦）核稿。A.1.3 辦公室（黨辦）核稿并根據(jù)文稿內(nèi)容、行文關(guān)系確定發(fā)文形式、套用文頭，并簽署核稿意見后，將文稿流轉(zhuǎn)給機(jī)要秘書登記。如需經(jīng)辦人對(duì)文稿作較大修改或重新起草，核稿人要及時(shí)將文稿返回經(jīng)辦人，并溝通改稿意見，經(jīng)辦人需按照OA系統(tǒng)公文流程重新辦理。A.1.4 為保證紙質(zhì)和電子文檔同時(shí)滿足國家有關(guān)檔案管理的要求，機(jī)要秘書收到核稿人流轉(zhuǎn)的電子文稿后，打印文稿清樣及發(fā)文單，根據(jù)核稿意見將文稿送股份公司有關(guān)

44、領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)。A.1.5 股份公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后將文稿返回機(jī)要秘書。A.1.6 機(jī)要秘書編號(hào)、登記，按照領(lǐng)導(dǎo)簽批的具體意見將該文稿生成電子文件并加蓋電子印章后從OA系統(tǒng)流轉(zhuǎn)給機(jī)要文書，同時(shí)將股份公司領(lǐng)導(dǎo)簽批后的文稿清樣及發(fā)文單轉(zhuǎn)給機(jī)要文書。A.1.7 機(jī)要文書按公文規(guī)定格式將文稿編排成規(guī)范的正式文件，并將電子文件打出清樣后，通知經(jīng)辦人校對(duì)。A.1.8 經(jīng)辦人對(duì)文件清樣校對(duì)，并在發(fā)文單上簽字。A.1.9 機(jī)要文書對(duì)文件清樣確認(rèn)后，錄入校對(duì)人姓名，將編排好的正式文件從OA系統(tǒng)分發(fā)到主送單位、抄送單位、股份公司領(lǐng)導(dǎo)及主辦部門。A.1.10 上行文原則上只抄送到股份公司領(lǐng)導(dǎo)和主辦部門。其他需股份公司所屬

45、各企業(yè)、各事業(yè)部（研究院）、總部各部門周知的非涉密文件，一般情況下應(yīng)抄送股份公司所屬各企業(yè)、各事業(yè)部（研究院）、總部各部門以及總部部門負(fù)責(zé)人以上領(lǐng)導(dǎo)周知。涉密文件分發(fā)按有關(guān)規(guī)定辦理。如需打印分發(fā)紙質(zhì)文件，機(jī)要文書應(yīng)按要求份數(shù)打印，蓋章后按有關(guān)程序分發(fā)、報(bào)送。所有以股份公司、股份公司黨委名義發(fā)出的正式文件都需抄送國有企業(yè)監(jiān)事會(huì)1份。A.1.11 機(jī)要文書打印2份正式文件，并將發(fā)文單及股份公司領(lǐng)導(dǎo)簽批的文稿一并送機(jī)要秘書。A.1.12 機(jī)要秘書將文稿蓋章后連同成文2份立卷歸檔。附圖：中國北車股份有限公司總部發(fā)文OA系統(tǒng)流程示意圖31附圖：中國北車股份有限公司總部發(fā)文OA系統(tǒng)流程示意圖選擇“發(fā)文管理

46、”選擇“起草文件”選擇發(fā)文形式（行政發(fā)文、黨委發(fā)文）輸入發(fā)文登記信息點(diǎn)擊“發(fā)文起草”起草文件，保存，返回OA系統(tǒng)部門領(lǐng)導(dǎo)審核點(diǎn)擊“發(fā)送”其他部門會(huì)簽點(diǎn)擊“發(fā)送”點(diǎn)擊“送辦公室（黨辦）核稿”核稿、發(fā)文形式、套用文頭、簽署核稿意見打印文稿清樣及發(fā)文單，將文稿送股份公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)點(diǎn)擊“送機(jī)要秘書發(fā)”編號(hào)、登記，生成電子文件、加蓋電子印章點(diǎn)擊“送機(jī)要文書排版分發(fā)”（紙質(zhì)、電子文稿清樣、辦理單）文稿排版，打印清樣，通知經(jīng)辦人校對(duì)錄入校對(duì)人姓名，分發(fā)文件打印2份正式文件，并將發(fā)文單及股份公司領(lǐng)導(dǎo)簽批的文稿一并送機(jī)要秘書文稿蓋章，連同成文2份立卷歸檔經(jīng)辦人辦公室（黨辦）核稿主辦部門負(fù)責(zé)人有關(guān)部門負(fù)責(zé)

47、人辦公室（黨辦）機(jī)要秘書辦公室（黨辦）機(jī)要文書辦公室（黨辦）機(jī)要秘書附錄B（規(guī)范性附錄）中國北車股份有限公司所屬單位報(bào)文和股份公司收文的有關(guān)程序及規(guī)定B.1 收文的程序及規(guī)定B.1 報(bào)文單位按照公文處理細(xì)則的有關(guān)規(guī)定和OA系統(tǒng)的發(fā)文流程擬制公文、上報(bào)公文。B.2 各單位應(yīng)認(rèn)真執(zhí)行中國北車股份有限公司公文格式（附錄C），規(guī)范文件格式；并不得將上報(bào)的正式文件通過電子郵件發(fā)送, 以免影響公文的正常流轉(zhuǎn)。B.3 股份公司辦公室（黨辦）機(jī)要秘書負(fù)責(zé)統(tǒng)一收發(fā)和處理公文，各單位不得直接向股份公司部門以及其他任何個(gè)人發(fā)送正式文件。B.4 股份公司辦公室（黨辦）機(jī)要秘書收文后，將電子公文轉(zhuǎn)入OA系統(tǒng)收文流程，并

48、打印出書面文件，進(jìn)行收文登記，填寫文件傳閱單、加蓋收文章后送股份公司辦公室（黨辦）主任提出請辦意見。機(jī)要秘書在每個(gè)工作日的上、下午應(yīng)至少各查收一次文件，進(jìn)行收文流程辦理，以確保公文流轉(zhuǎn)及時(shí)、快捷。B.5 機(jī)要秘書按辦公室（黨辦）主任提出的請辦意見將該文件連同文件傳閱單分送股份公司領(lǐng)導(dǎo)批示。B.6 股份公司領(lǐng)導(dǎo)批示文件后將文件及時(shí)返回機(jī)要秘書。B.7 機(jī)要秘書根據(jù)股份公司領(lǐng)導(dǎo)的批示，按有關(guān)程序?qū)⒃撐募碾娮游募ㄟ^OA系統(tǒng)流轉(zhuǎn)給承辦部門負(fù)責(zé)人。B.8 承辦部門辦理有關(guān)事項(xiàng)并按OA系統(tǒng)的流程流轉(zhuǎn)公文。B.9 公文辦結(jié)后流轉(zhuǎn)回機(jī)要秘書，機(jī)要秘書需檢查無誤后，打印文件辦理單后按程序和規(guī)定歸檔。B.10

49、 不能用WORD文檔編輯的文件以及其他特殊文件的報(bào)送，報(bào)文單位要及時(shí)與股份公司辦公室（黨辦）溝通，聯(lián)系報(bào)送方式。附圖：中國北車股份有限公司所屬單位報(bào)文和股份公司總部收文OA系統(tǒng)流程示意圖附圖：中國北車股份有限公司所屬單位報(bào)文和股份公司總部收文OA系統(tǒng)流程示意圖選擇“發(fā)文管理”選擇“起草文件”選擇發(fā)文形式（行政上報(bào)文件、黨委上報(bào)文件）輸入發(fā)文登記信息點(diǎn)擊“附件管理”上傳文件點(diǎn)擊“分發(fā)文件”，選擇股份公司“辦公室（黨辦）機(jī)要秘書收”待“已閱人員”中顯示股份公司辦公室（黨辦）機(jī)要秘書已閱后，點(diǎn)擊“歸檔”備查各單位辦公室、黨辦收文登記，填寫文件傳閱單、加蓋收文章，送股份公司辦公室（黨辦）主任提出請辦意

50、見按辦公室（黨辦）主任提出的請辦意見將該文件連同文件傳閱單分送股份公司領(lǐng)導(dǎo)批示根據(jù)股份公司領(lǐng)導(dǎo)的批示，按有關(guān)程序?qū)⒃撐募碾娮游募ㄟ^OA系統(tǒng)流轉(zhuǎn)給承辦部門負(fù)責(zé)人承辦部門辦理打印文件辦理單、歸檔各單位辦公室、黨辦辦公室（黨辦）機(jī)要秘書承辦部門辦公室（黨辦）機(jī)要秘書附錄C（規(guī)范性附錄）中國北車股份有限公司公文格式C.1 公文用紙與格式要求C.1.1 為了進(jìn)一步規(guī)范股份公司和所屬各單位的公文格式，參照國家黨政機(jī)關(guān)公文格式（GB/T9704-2012）制定本規(guī)定。C.1.2 公文用紙?jiān)瓌t采用A4型紙。C.1.3 公文頁邊和版心尺寸公文用紙?zhí)祛^（上白邊）：37mm1mm公文用紙訂口（左白邊）：28mm

51、1mm 版心尺寸：156 mm225mm(不含頁碼) 。C.1.4 排版規(guī)格：一般每面排22行，每行排28個(gè)字。C.1.5 字體、字號(hào)：本格式不注明字號(hào)的均為3號(hào)字，不注明字體的均為仿宋體。C.2 公文各組成部分標(biāo)識(shí)規(guī)則本格式將公文劃分為版頭、主體、版記三大組成部分。公文首頁紅色分隔線（含）以上部分統(tǒng)稱版頭；紅色分隔線以下、公文末頁首條分隔線（不含）以上的部分統(tǒng)稱主體；公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分統(tǒng)稱版記。頁碼位于版心外。C.2.1 版頭版頭由份號(hào)、秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、分隔線等部分組成。C.2.1.1 份號(hào)如需標(biāo)注份號(hào)，一般用6位3號(hào)阿

52、拉伯?dāng)?shù)字，頂格編排在版心左上角第一行。C.2.1.2 秘密等級(jí)和保密期限如需標(biāo)注密級(jí)和保密期限，一般用3號(hào)黑體字，頂格編排在版心左上角第二行；保密期限中的數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。C.2.1.3 緊急程度如需標(biāo)注緊急程度，一般用3號(hào)黑體字，頂格編排在版心左上角；如需同時(shí)標(biāo)注份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度，按照份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。C.2.1.4 發(fā)文單位標(biāo)識(shí)由發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱。中國北車股份有限公司文件使用小初宋體字，股份公司所屬單位文件名稱字號(hào)大小可根據(jù)名稱字?jǐn)?shù)多少酌定。發(fā)文單位標(biāo)志居中排布，上邊緣至

53、版心上邊緣為35mm，推薦使用小標(biāo)宋體字，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。聯(lián)合行文時(shí)，如需同時(shí)標(biāo)注聯(lián)署發(fā)文單位名稱，一般應(yīng)當(dāng)將主辦機(jī)關(guān)名稱排列在前；如有“文件”二字，應(yīng)當(dāng)置于發(fā)文單位名稱右側(cè)，以聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱為準(zhǔn)上下居中排布。C.2.1.5 發(fā)文字號(hào)編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置，居中排布。年份、發(fā)文順序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)“”括入；發(fā)文順序號(hào)不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號(hào)”字。上行文的發(fā)文字號(hào)居左空一字編排，與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行。C.2.1.6 簽發(fā)人由“簽發(fā)人”三字加全角冒號(hào)和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字，編排在發(fā)文機(jī)

54、關(guān)標(biāo)志下空二行位置?！昂灠l(fā)人”三字用3號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號(hào)楷體字。如有多個(gè)簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機(jī)關(guān)的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個(gè)姓名，回行時(shí)與上一行第一個(gè)簽發(fā)人姓名對(duì)齊。C.2.1.6 版頭中的分隔線發(fā)文字號(hào)之下4 mm處居中印一條與版心等寬的紅色分隔線。C.3 主體公文主體由標(biāo)題、主送單位、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件等部分組成。C.3.1 標(biāo)題一般用2號(hào)小標(biāo)宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，長短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。C.3.2 主送單位編排于標(biāo)題下空一行位

55、置，居左頂格，回行時(shí)仍頂格，最后一個(gè)單位名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。如主送單位名稱過多導(dǎo)致公文首頁不能顯示正文時(shí)，應(yīng)當(dāng)將主送單位名稱移至版記，標(biāo)注方法見7.4.2。C.3.3 正文公文首頁必須顯示正文。一般用3號(hào)仿宋體字，編排于主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每個(gè)自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。C.3.4 附件公文如有附件，在正文下一行左空2字用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“附件”，“附件”2字后標(biāo)全符冒號(hào)和名稱。附件如有序號(hào)，使用阿拉伯?dāng)?shù)碼（如“附件：1.”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件名稱較長需回行時(shí)，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對(duì)齊。附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱?hào)用3號(hào)黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。附件順序號(hào)和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件與正文不能一起裝訂，應(yīng)當(dāng)在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)注“附件”二字及附件順序號(hào)。C.3.5 成文日期成文日期一般右空四字編排，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。C.3.6 印章印章是公文生效的標(biāo)志，用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。單