XX大學(xué)校友數(shù)據(jù)收集專項(xiàng)工作方案

1、XX大學(xué)校友數(shù)據(jù)收集專項(xiàng)工作方案校友是學(xué)校的寶貴資源，是學(xué)校最重要、最可靠的支持力量。校友數(shù)據(jù)是校友工作的重要基礎(chǔ)。為進(jìn)一步加強(qiáng)校友工作，完善我校校友數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，發(fā)動(dòng)校友廣泛參與110周年校慶，凝聚校友助力學(xué)校發(fā)展，特制訂本方案。一、收集對(duì)象xx大學(xué)建校以來的所有校友。xx大學(xué)校友，即在xx大學(xué)學(xué)習(xí)、工作過的學(xué)生和教職員工。凡符合下列條件之一者，均屬XX大學(xué)校友：1凡曾在XX大學(xué)（包括原甘肅省草原生態(tài)研究所和XX醫(yī)學(xué)院）學(xué)習(xí)過的學(xué)生，包括全日制各層級(jí)學(xué)歷學(xué)生，非全日制各類學(xué)生，包括網(wǎng)絡(luò)教育、繼續(xù)教育、電大、函授、夜大、各類研修班（一周以上）的各類學(xué)生；2凡曾在XX大學(xué)（范圍同上）任職任教者，包

2、括兼職教師、名譽(yù)教授、客座教授、訪問學(xué)者等教職員工；3在校的各類學(xué)生和教職員工。通過以上校友數(shù)據(jù)收集，進(jìn)一步完善校友數(shù)據(jù)庫(kù)，為校友工作的開展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，同時(shí)為校內(nèi)景觀營(yíng)造“校友墻”提供數(shù)據(jù)支持；通過互聯(lián)網(wǎng)有效聯(lián)絡(luò)校友，凝聚校友感情，建立蘭大人的網(wǎng)上家園；夯實(shí)地域校友組織和學(xué)院校友會(huì)，真正實(shí)現(xiàn)網(wǎng)格化開展校友工作。根據(jù)聯(lián)系校友、準(zhǔn)確開展校友工作的需要，在校學(xué)習(xí)過校友信息包括姓名、性別、出生日期、籍貫、學(xué)歷、入校時(shí)間、畢業(yè)時(shí)間、畢業(yè)院系、專業(yè)、現(xiàn)工作單位、職務(wù)、手機(jī)、電子郵箱、通訊地址、郵政編碼等相關(guān)信息。在校工作過的校友信息包括姓名、性別、出生日期、籍貫、學(xué)歷、畢業(yè)院系、專業(yè)、在校工作時(shí)間、在校

3、工作單位、現(xiàn)工作單位、職務(wù)、手機(jī)、電子郵箱、通訊地址、郵政編碼等相關(guān)信息。收集數(shù)據(jù)需按信息字段進(jìn)行嚴(yán)格整理歸類，同時(shí)校友信息要根據(jù)校友發(fā)展及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充和完善。校友數(shù)據(jù)收集和更新時(shí)間為每年8月和次年3月。三、工作思路根據(jù)校友數(shù)據(jù)收集范圍，建議結(jié)合學(xué)校辦學(xué)歷史和現(xiàn)狀分渠道、分重點(diǎn)開展采集工作。目前校友數(shù)據(jù)庫(kù)中已經(jīng)收集了從1909年辦學(xué)以來大部分的校友數(shù)據(jù)信息，但仍需進(jìn)一步完善。目前校友數(shù)據(jù)庫(kù)中已經(jīng)按照現(xiàn)有教學(xué)單位辦學(xué)歷史對(duì)校友學(xué)院歸屬進(jìn)行了分類。各教學(xué)單位可在原有基礎(chǔ)上進(jìn)一步完善和收集。1. 對(duì)于在校學(xué)習(xí)過的校友，其中全日制校友數(shù)據(jù)由目前各教學(xué)單位根據(jù)專業(yè)歸屬進(jìn)行收集。非全日制校友數(shù)據(jù)，網(wǎng)絡(luò)教育、

4、繼續(xù)教育類校友數(shù)據(jù)由網(wǎng)絡(luò)繼續(xù)教育學(xué)院統(tǒng)籌收集，電大、函授、夜大等校友數(shù)據(jù)由學(xué)校當(dāng)時(shí)歸口管理部門及后續(xù)衍生管理部門統(tǒng)籌收集，各類研修班（一周以上，并取得結(jié)業(yè)證書）按照專業(yè)歸屬由現(xiàn)教學(xué)單位進(jìn)行收集。2. 對(duì)于在校工作過的校友，其數(shù)據(jù)由學(xué)校人事處收集，涉及具體數(shù)據(jù)核對(duì)時(shí)，可調(diào)動(dòng)校友校內(nèi)原工作單位予以配合收集。客座教授校友信息由國(guó)際合作與交流處收集。第一醫(yī)院、第二醫(yī)院、口腔醫(yī)院曾經(jīng)工作過的校友，其數(shù)據(jù)由單位人事部門負(fù)責(zé)收集。3. 對(duì)于在校師生含第一醫(yī)院、第二醫(yī)院、口腔醫(yī)院，其信息保留在現(xiàn)學(xué)籍或人事管理部門，學(xué)生畢業(yè)或工作人員發(fā)生外部調(diào)動(dòng)時(shí)，由相應(yīng)管理部門將信息整體移交至校友總會(huì)辦公室。4. 具體對(duì)校友

5、歸屬單位不清的，可再按照專業(yè)劃歸不同的單位。對(duì)于有爭(zhēng)議的歸屬劃分，可由相關(guān)單位協(xié)商后，報(bào)校友總會(huì)辦公室登記后進(jìn)行數(shù)據(jù)收集。對(duì)于建國(guó)前部分收集確實(shí)有困難的校友數(shù)據(jù)，校友總會(huì)將根據(jù)情況在以后的工作中不斷收集和完善。四、收集校友數(shù)據(jù)流程1. 檔案數(shù)據(jù)數(shù)字化。目前,學(xué)校已經(jīng)將自1909年建校以來所有保存下來的校友原始檔案數(shù)據(jù)全部數(shù)字化。原始檔案數(shù)據(jù)包括原始紙質(zhì)檔案信息和有電子信息記錄以來的電子檔案信息。信息包括學(xué)籍、培養(yǎng)、畢業(yè)等。2. 建立校友數(shù)據(jù)庫(kù)。學(xué)校已經(jīng)開發(fā)了校友數(shù)據(jù)庫(kù)和校友服務(wù)系統(tǒng)（校友網(wǎng)），目前在庫(kù)校友近30萬。校友數(shù)據(jù)庫(kù)在后臺(tái)與校友服務(wù)系統(tǒng)的各個(gè)模塊有效關(guān)聯(lián)，使校友網(wǎng)上社群活動(dòng)與校友數(shù)據(jù)庫(kù)

6、信息更新同步，搭建了校友工作網(wǎng)上平臺(tái)和廣大校友的網(wǎng)上平臺(tái)。校友服務(wù)系統(tǒng)為各教學(xué)單位開放了管理端口。3. 校友數(shù)據(jù)管理歸屬劃分。在校友服務(wù)系統(tǒng)中，已經(jīng)將30萬校友信息按照院系、專業(yè)等劃分到各個(gè)教學(xué)單位，管理員可在后臺(tái)了解本單位校友信息情況。4. 收集待補(bǔ)充數(shù)據(jù)。由于部分校友檔案缺失、紙質(zhì)檔案記載模糊等，導(dǎo)致校友信息缺失或出現(xiàn)錯(cuò)誤，有待各單位進(jìn)一步完善和更新，為“校友墻”的數(shù)據(jù)支撐做好準(zhǔn)備。5. 繼續(xù)收集比對(duì)完善。各單位在后續(xù)工作中要通過各類渠道收集校友畢業(yè)后就業(yè)、工作等信息，將校友信息進(jìn)一步完善。6. 各單位要依托學(xué)院（研究院）校友會(huì)，廣泛開展校友喜聞樂見的活動(dòng)，如校友返校、分享論壇、聯(lián)誼活動(dòng)等

7、，并在校友服務(wù)系統(tǒng)中發(fā)布活動(dòng)，在網(wǎng)上完成活動(dòng)發(fā)起、報(bào)名、總結(jié)反饋等，真正激活校友數(shù)據(jù)，將廣大校友納入網(wǎng)上家園。五、工作要求1. 統(tǒng)籌推進(jìn)，緊密配合。校友數(shù)據(jù)是開展校友工作的基礎(chǔ)，校友數(shù)據(jù)龐大且復(fù)雜，需根據(jù)校友在校的歷史情況具體分析，收集的難度較高，工作量巨大。各單位要克服困難，緊密配合，確保收集工作在規(guī)定時(shí)間內(nèi)高質(zhì)量完成各項(xiàng)工作。2. 整體謀劃，分步推動(dòng)。各單位10月15日前完成開展辦學(xué)活動(dòng)有歷史記載以來所有畢業(yè)班級(jí)聯(lián)絡(luò)員的設(shè)立，并報(bào)送校友總會(huì)辦公室。同時(shí)依托班級(jí)聯(lián)絡(luò)員、在校師生、離退休員工，開展校友數(shù)據(jù)收集工作，并及時(shí)完成已收集校友數(shù)據(jù)的網(wǎng)上更新工作。各單位每月對(duì)收集的校友數(shù)據(jù)進(jìn)行網(wǎng)上更新，

8、第一輪校友信息數(shù)據(jù)更新請(qǐng)于11月15日前完成，并將電子版報(bào)校友辦。通過集中開展工作，各單位力爭(zhēng)在2018年12月底完成校友數(shù)據(jù)更新80%，校友聯(lián)絡(luò)率達(dá)到50%以上。由于“校友墻”數(shù)據(jù)需求的緊迫性，第一輪校友數(shù)據(jù)僅提交姓名、性別、出生日期、學(xué)歷、入校時(shí)間、畢業(yè)時(shí)間、畢業(yè)院系等信息即可。后續(xù)數(shù)據(jù)更新需按照信息收集完整字段進(jìn)行不斷完善。3. 因地制宜，創(chuàng)新方法。收集校友數(shù)據(jù)，是聯(lián)絡(luò)校友，凝聚校友感情的重要契機(jī)。各單位在開展工作同時(shí)，可輔以拜訪、走訪和開展形式多樣的校友返?；顒?dòng)，加強(qiáng)聯(lián)系，收集校友信息。工作中可采取以點(diǎn)帶面的方式，以班級(jí)骨干和聚會(huì)活躍校友為橋梁，發(fā)揮其組織溝通能力，以班或?qū)I(yè)為單位收集信息。4. 整合力量，全面推動(dòng)。校友信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)是一項(xiàng)龐大的、經(jīng)常性工程。各單位可充分發(fā)揮在校師生的力量，設(shè)立校友數(shù)據(jù)收集志愿者，通過微博微信等新媒體手段，專項(xiàng)開展校友數(shù)據(jù)收集工作。六、組織保障學(xué)校成立收集校友數(shù)據(jù)工作領(lǐng)導(dǎo)小組，名單如下：組長(zhǎng)：副組長(zhǎng)：成員：工作小組設(shè)辦公室，掛在校友總會(huì)辦公室，負(fù)責(zé)校友數(shù)據(jù)具體收集工作，成員如下：主任：成員：工作職責(zé)：校友總會(huì)辦公室具體牽頭推動(dòng)校友數(shù)據(jù)收集工作，具體負(fù)責(zé)前期檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、校友服務(wù)系統(tǒng)現(xiàn)有校友信息的分類整理以及歸