公司制度文件格式的規(guī)定

1、精品word文檔 值得下載 值得擁有公司標準行文規(guī)定一、目的為規(guī)范公司文件編制、確保公文處理的標準化，特制定本規(guī)定。二、范圍本規(guī)定適用于公司對內(nèi)、對外公文的管理。三、職責1、公司行政人力資源部負責公司公文歸口的管理部門，為內(nèi)部行業(yè)的統(tǒng)一編號及內(nèi)外公文的統(tǒng)一歸檔；2、各部門領導負責本部門的公文擬稿；3、各部門主管領導負責對本部門對內(nèi)、對外行文的審核；4、總經(jīng)理負責公司對內(nèi)、對外行文的簽批。四、發(fā)文分類公司內(nèi)部發(fā)文為各項規(guī)章制度、公務文書、事務性文件。各項規(guī)章制度：公司在管理中 依照執(zhí)行的各項制度（規(guī)定/辦法/準則/政策/措施）等；公務文書：請示（申請）、報告、通知、 通報、通告、決議、決定、函、

2、會議紀要等；事務性文件：說明、各類統(tǒng)計報表等。公司外部文件為接到的信函、公文、傳真等。1、規(guī)定/辦法/準則/政策/措施：對特定范圍內(nèi)的工作和事務制定具有約束力的行為規(guī)范、 規(guī)章制度；2、請示（申請）：用于下級向上級或政府部門請求批示、批準、批復的事項；3、報告：向上級匯報工作、反映情況、提出意見或建議，答復上級的詢問；4、通知：傳達公司指示、要求，告知各部門辦理中需要的事情；5、通報：公司認定的，表彰先進、好人好事、或批評錯誤、或傳達情況；6、通告：公開發(fā)布、全體員工應當遵守或周知的事項；7、決議：經(jīng)過會議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的事項；8、決定：對重要事項或重大行動做出安排，對有關部門及人員的

3、獎懲，組織變更或人事 任免等；9、函：于對外溝通，用于對外溝通、和外部業(yè)務單位相互商洽，聯(lián)系工作的，或稱公函 （可不受行文規(guī)定擬定）；10、會議紀要：用于各類會議的記錄、整理與總結(jié)；11、說明、表格：用于日常事務工作，由撰寫部門領導決定是否受行文進行制定； 五、發(fā)文格式1、公司統(tǒng)一文字排版上下邊距為 2.2cm,左右邊距為2.0cm,表格排版上下左右邊距為2cm；2、文字版頭標題為二號、宋體加黑、居中，正文為小四、宋體；表格版標題為二號、宋 體加黑，表內(nèi)文字為五號、宋體；3、文字行距1.5倍行距；段落設置一般為首行縮進 2個字符；4、文本中所有的符號、數(shù)字、英文均選用 Times New Ro

4、man體；5、頁眉頁腳：對內(nèi)行文頁眉靠左 云南超彥汽車貿(mào)易有限公司”靠右“XXX管理文件CY-XX-001（編號格 式見本規(guī)定附錄）”；頁腳格式均為第X頁，共X頁"，頁眉、頁腳均使用宋體小五號字，不 加粗、帶格式線；對外行文頁眉靠右云南超彥汽車貿(mào)易有限公司”；頁腳同對內(nèi)行文；6、落款為4號、宋體、加黑，發(fā)文單位寫在公文下面偏右，寫全稱；發(fā)文日期在發(fā)文單 位下面向右錯開，寫全年月日，日期為發(fā)文公布日為準；7、發(fā)文中有附件，應在正文后、落款前，注明附件數(shù)及附件名稱；六、行文要素要求1、標準發(fā)文即為紅頭文件的形式，除第五條的各項外，包括發(fā)文部門、秘密等級、緊急 程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、主送

5、部門、抄送部門、主題詞。其中：文件按密級分為一般文件、密件、機密文件、極機密文件與絕對文件共五級，具體劃分（詳見附件3）;涉及公司保密的文件應當標明密級，其中密件、機密文件、極機密文件與絕對文 件還應當標明份數(shù)、序號。對于公司保密文件的執(zhí)行屬于保密協(xié)議中的一項要求， 公司人員嚴格遵守保密協(xié)議中提及的各項；文件按緊急程度分為：“急件”、“一般”；急件需立即辦理；一般文件可根據(jù)崗位 工作進展調(diào)整辦理時間；精品word文檔 值得下載 值得擁有精品word文檔值得下載值得擁有發(fā)文字號以公司關鍵字縮寫、年份、發(fā)文序號組合在一起：超彥 20XXXX號（字 體：宋體；字號：5號，其他符號：用Times Ne

6、w Roman體，5號）各部門發(fā)布公 文時，應向行政人力資源部申請文件編號；2、主送、抄送部門，屬上級的列入主送，平級或下級列入抄送；3、所有發(fā)布文件，除封皮隱藏頁碼外，其他頁數(shù)一律設置頁碼，頁碼設置在每頁的右側(cè)。 七、發(fā)文管理1、發(fā)文按照編制一審核一批準一發(fā)放一學習與執(zhí)行一作廢的程序進行管理。保管2、文件編制、審核、批準流程：制度一所屬部門領導編寫一主管領導審核一總經(jīng)理批準一行政人事部發(fā)布；通知、通報、通告、決議、決定一行政人力資源部編制一主管領導審批一行政人事部 發(fā)放；會議紀要一會議紀要員編制一會議主持人批準一行政人事部留存。3、公司內(nèi)部行文，各項規(guī)章制度歸屬于領導批復分別屬密件、機密文件

7、、極機密文件與絕對文件范圍；相對于通知、通報、通告、決議、決定等無須全員查閱但當下一段時間內(nèi)比較重要的，應以紅頭文件的形式；4、對于公司出臺的各項制度、通知、決定等，公司行政人事部對生效公文（加蓋公章）進行簽字留存；5、公文作廢時，需向總經(jīng)理進行申報請示，獲批后，進行統(tǒng)一整理銷毀。八、其他注意事項1、所擬稿件的密級等級，應先通報總經(jīng)理進行初步定級；2、公文在討論期間需要打印時，均應先使用單面使用過的廢棄紙張，包括呈送公司相關 領導的紙質(zhì)文件。附1部門文件格式：1、行政管理文件：CY-XZ-0012、人事管理文件：CY-RS-0013、售后管理文件：CY-SH-0014、銷售世博管理文件：CY-

8、XS-0015、銷售九龍管理文件：CY-XJ-0016、財務管理文件：CY-CW-001附2行文流轉(zhuǎn)表格：1、發(fā)文登記表2、收文登記表3、文件簽閱表4、文件銷毀審批表5、文件格式發(fā)文登記表序號發(fā)文日期文件名稱文件編號份數(shù)簽收部門簽收人簽收日期備注收文登記表序號收文日期發(fā)文部門/號文件名稱份數(shù)接收人備注文件簽閱表文件名稱文件類型文件份數(shù)來義部門來文時間收文時間傳閱簽名時間意見傳閱簽名時間意見傳閱簽名時間意見文件銷毀審批表序號文件編號文件名稱銷毀時間銷毀原因/份數(shù)批準人銷毀人備注精品word文檔 值得下載 值得擁有精品word文檔 值得下載 值得擁有文件格式：關于XX XX的請示/報告正文妥否，請

9、批示。年 月曰主送：抄送：云南超彥汽車貿(mào)易有限公司文件*字2 0 *】*號密級：簽發(fā):精品word文檔值得下載值得擁有精品word文檔值得下載值得擁有精品word文檔值得下載值得擁有正文主題詞: 抄送：關于*的通知/決定公司月 日會議紀要年 月日會議地點: 會議記錄：會議時間 會議主持 與會人員 會議主題 內(nèi)容簡要會議主持人簽字:精品word文檔 值得下載 值得擁有云南超彥汽車貿(mào)易有限公司制度標題正文公司年 月日主題詞： 主送部門:抄送部門:發(fā)文部門：校對：印發(fā)份數(shù):附件3:公司文件機密等級的說明為了加強公司內(nèi)部的案宗管理，避免公司或客戶商業(yè)機密落入競爭者手中，公司將對各 類文件進行機密等級設

10、置，具體說明如下：依其屬性分級區(qū)分為：一般文件、密件、機密文件、極機密文件與絕對文件共五級；除一般 文件外，均屬公司重要文件與具有商業(yè)價值文件，也都列入受保護范圍；文件等 級分類保存 期限舉例說明管控要求1：文件3年或文 件有效 期1.1 日常性通告、公告、且不涉及政策性與技術性 的；1.2 有關工作或生產(chǎn)進度安排之義件、公告、通告、 內(nèi)部聯(lián)絡單；1.3 肩關休假、調(diào)假、補假、放假等之文件、公告、 通告、內(nèi)部聯(lián)絡單；1.4 有關人員之獎懲、晉升、降級、公開表揚與獎公司內(nèi)部人 員均肩瀏覽 權(quán)限精品word文檔 值得下載 值得擁有精品word文檔值得下載值得擁有勵等之公告、通告、內(nèi)部聯(lián)絡單；1.5

11、 政府或有關部門要求代為發(fā)布的文件且不涉 及政策性的；1.6 日常性簽呈、請購單、委托修復單、提案與提 報類（但不包括人員獎懲或調(diào)薪）且不涉及政策性 與技術性的；1.7 日常性呈批單據(jù)（如：派車單、公出單、忘打卡 證明）且不涉及政策性與技術性的；1.8 其它肩效期在1年以下的文件、文書、且不涉 及政策性與技術性的；2:密件5年或文 件有效 期2.1 有關人員之獎懲、晉升、降級、調(diào)薪之建議案 或簽呈；2.2 后關勞動合同及其附屬文件；2.3 員工薪資及其相關檔案文件（含銀行賬號）；2.4 員工個人資料及其相關個人隱私文件；2.5 ISO相關義件、檔案與數(shù)據(jù)；2.6 訂單、采購單、生產(chǎn)命令單、入庫

12、單、報價單. 等單據(jù)與相關數(shù)據(jù)（含計算機檔案）；2.7 rw（供貨商、協(xié)力廠商、配合廠商）資料；2.8 一般合同或協(xié)議書、且不涉及商業(yè)價值或技術 性的（如：用工合同、勤工儉學、改建工程等）；2.9 勞資協(xié)議或合同（如：年薪合同、保密協(xié)議、競 業(yè)禁止、工傷賠償、培訓協(xié)議等）；2.10 登錄“系統(tǒng)”之個人賬號與密碼；2.11 關鍵崗位人員之計算機開機或重要數(shù)據(jù)的賬 號與密碼；2.12 尚未對外公開之會議記錄；2.13 各單位日常生產(chǎn)數(shù)據(jù)、入出庫數(shù)據(jù)及各項數(shù)據(jù)窗體；2.14 其它經(jīng)部門經(jīng)理級以上核定為密件的；相關部門負 責人有瀏覽 權(quán)限3.機密文件10年或 文件有效期3.31客戶往來電郵或書信等一切資料（不涉及客 戶基本數(shù)據(jù)及價格數(shù)據(jù)）；3.2汽修或組裝使用之各項裝配圖、檢驗檢測標準相關部門經(jīng) 理級以上以 及相關授權(quán) 人有瀏覽權(quán)或數(shù)據(jù)、說明及含有技術性之文件；3.3汽修和銷售系統(tǒng)內(nèi)之各項數(shù)據(jù)；限4.極機密義件20年或文件有 效期4.1 財務部之各項文件與內(nèi)部流通報表；4.2 采購部內(nèi)部流逋文件與報表；4.3 其它經(jīng)協(xié)理、服務站長、行政人事處核定后必