如何管理工作時間

1、2一、時間管理的意義二、工作中常出現(xiàn)的問題三、時間管理的重點四、員工時間管理的工具及運用五、時間管理的誤區(qū)六、 “十大時間竊賊”一、時間管理的意義是什么？4 什么是絕對平均、不用花費、被每個人無償使用的稀缺資源？ 是時間！是時間！ 可是，在使用完全一樣多的時間時，不同的人卻有不同的結(jié)果：有效率的人，一天做了兩天的事；低效率的人，一天的事情卻做了好幾天；還有的人，工作雜亂無章，毫無計劃，整天東一榔頭西一錘頭5在工作常遇到以下的問題：在工作常遇到以下的問題：p 電話又響了！這個來電話，那個來電話，急事的、請示的、投訴的、朋友聊天的都是不得不不接的電話?？墒牵诸^上正在寫的一個計劃，一個上午了，還沒

2、寫幾個字p 工作毫無計劃，或者計劃趕不上變化，或者做的計劃從來沒有兌現(xiàn)過。工作由著性子，想干什么就干什么，想到哪里就到哪里，想怎么干就怎么干。結(jié)果，事沒少干，手頭上的工作卻越來越多，越干越亂，越干越?jīng)]有章法了p 辦事拖拖拉拉。昨天的事拖到今天，今天拖到明天，明天拖后天，不檢查工作進度，不規(guī)定完成期限，吹毛求疵。結(jié)果常常時間比預(yù)計的要長，導(dǎo)致重要的工作一拖再拖，別的部門也不得不停下來等進度。p 工作不抓重點，眉毛胡子一把抓。重要的工作不去做，不重要的工作卻抓住不放，經(jīng)常是撿了芝麻丟了西瓜二、工作中常出現(xiàn)的問題二、工作中常出現(xiàn)的問題n1、工作越來越?jīng)]效率；n2、文件積壓越來越厚，事情越積越多；n3

3、、每天預(yù)定的目標(biāo)僅僅完成了一半；n4、到了下班發(fā)現(xiàn)自己今天忙了一天卻沒干出什么事情來；原因原因1、無目標(biāo)、無計劃、工作沒有規(guī)律2、缺乏有效的授權(quán)3、做事拖拉，時常抱著“還有明天”的想法4、時間管理不善，做事不分先后、主次結(jié)果結(jié)果 時間管理的重點不在于管理時間，在于如何分清事情輕重緩急，如何分配時間。 人的一生時間有限，我們永遠沒有時間做完每一事，但有時間做對我們來說最重要的事。 成功地界定問題輕重緩急就已經(jīng)解決了時間管理問題的一半。 9 時間在使用過程中，確實存在著一些不可抗拒的原則，如果我們了解并遵循這些原則，就會使時間很好地為我們所用；如果不知道、不遵循時間管理的原則就會盲目地將時間浪費。

4、時間管理工具有以下五個種：80/2080/20原則原則目標(biāo)目標(biāo)ABCABC原則原則第二限工作法第二限工作法艾維李的效率法艾維李的效率法習(xí)慣原則習(xí)慣原則10 假如工作項目是以某價值序列排定的，則80%的價值來自于20%的項目，而剩下的20%的價值則來自于80%的項目。 當(dāng)然有可能會稍微多一些，有時也可能會少一些，但是如果你認真去實踐這個原則，你會發(fā)現(xiàn)這個原則是正確的。（一）（一）80/2080/20原則原則所謂80/20原則是：11p 80%的銷售量來自于20%的客戶；p 80%的電視時間用來收看20%的你最喜歡的電視節(jié)目；p 80%的電話是由20%的外人打進來的；（一）（一）80/2080/2

5、0原則原則我們經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)以下一些現(xiàn)象：12案例： 你一天的工作有15件事項要完成，依據(jù)80/20的原則，其中只有3件事實需要你80%精力和時間完成的，這樣你就可以取得80%的價值，也就是最大的價值。所以你要認真地挑選價值80%的3件事項，然后就去做。而其他的12件事可以慢慢去做或沒有時間就不做，因為這八項工作所取得價值，遠遠低于你所挑選的3個項目的價值。（一）（一）80/2080/20原則原則13步驟一：將每天的工作全部列出步驟二：對工作進行如下的分類：價值80%的工作價值20%的工作事項一事項二事項三事項四事項五事項六事項七如何運用呢？（一）（一）80/2080/20原則原則14例：依據(jù)80

6、/20原則安排某經(jīng)理一天的工作p 例會p 審閱文件、資料p 輔導(dǎo)下屬p 與財務(wù)經(jīng)理討論費用預(yù)算問題p 會見客戶p 準(zhǔn)備工作總結(jié)p 向營銷總監(jiān)匯報工作 p 與人事經(jīng)理談獎金問題p 準(zhǔn)備招聘計劃p 處理應(yīng)急事項p 接聽電話并處理 p 老總召見p 聊天等溝通關(guān)系（一）（一）80/2080/20原則原則15步驟一：工作價值的分類價值80%的工作價值20%的工作l審閱文件l準(zhǔn)備工作總結(jié)并匯報l撰寫計劃、預(yù)算費用報告l處理重要緊急事項l例會l輔導(dǎo)下屬l部門會議l會見客戶l談獎金問題l接聽和打出電話l聊天等（一）（一）80/2080/20原則原則16步驟三：時間和精力的分配價值80%的工作價值20%的工作事

7、項一：需2小時集中精力事項二：需1小時不受干擾事項三：需2小時高效時間事項四：可往后推事項五：沒時間就不做事項六：可委托下屬事項七：（一）（一）80/2080/20原則原則17步驟三：時間和精力分配價值80%的工作價值20%的工作文件審閱30分鐘9：0011：00準(zhǔn)備預(yù)算報告11：0012：00準(zhǔn)備工作總結(jié)留出1小時左右處理緊急事項例會無必要可取消輔導(dǎo)下屬可在下午短時間處理客戶不重要讓下屬會見讓助理過濾電話等獎金推到某一時間或讓人事部門決定讓下屬提供資料（一）（一）80/2080/20原則原則下面是按照一般做法和按照80/20原則處理不同事物的結(jié)果：接聽所有電話會見所有客戶閱讀所有文件出席所有

8、會議接受所有下屬意見每天做完所有工作由秘書過濾接聽電話只處理重要電話只會見占銷售量80%的20%的客戶只批閱80%信息量的20%的文件只聽取20%下屬80%的建議出席起80%作用的20%的會議結(jié)果：充裕結(jié)果：充裕效果體現(xiàn)（一）（一）80/2080/20原則原則 我們會認為所有的電話都是重要的，平等對待銷售量不同的客戶等等。按照80/20原則我們就會有目的地去分配時間愛你，進行分類，找尋最佳點。一般做法一般做法按照按照80/2080/20原則原則l結(jié)果：忙碌結(jié)果：忙碌n美國管理學(xué)家艾維李提出了“10 分鐘6 件事效率法”。他認為，可以先花5 分鐘的時間，把接下來的一個階段，也即明天、下周甚至下個

9、月要做的6 件事情列出來，然后花5分鐘的時間，把這6 件事情按照重要性程度優(yōu)先順序排序，將最重要事件的排為一號，次要事件排為二號，依此類推。再把這6 件事寫在紙上，剪成一個一個小紙條，在上班開始后，按照重要性次序一一執(zhí)行，當(dāng)?shù)谝患ぷ鬟_到階段性目標(biāo)后，開始做第二件工作，這樣就可以保證每一時、每一分、每一秒都在做最重要，最有價值的工作。艾維李的效率法可以總結(jié)為以下三個步驟：n1.列出明天（下周、下月）要做的6 件重要事情；n2.把這6 件事情按重要程序排序；n3.上班開始先做1 號，完成之后做2 號，再做3 號，依次類推，直至下班結(jié)束。n在工作的時間有限、資源有限，而工作任務(wù)不可取舍的前提下，要

10、有效地利用時間，就必須有所取舍，應(yīng)選取最重要、最有價值的工作來執(zhí)行。n艾維李的10 分鐘6 件事的時間管理法，過去一般翻譯成效率法，也叫艾維李效率法，從完成工作的性價比來看，它也可以稱為效能法，因為艾維李的10 分鐘6 件事的時間管理法最注重的是工作任務(wù)的重要性程度和價值，而不是緊急性程度。（二）、（二）、艾維李的效率法艾維李的效率法20所有的工作都既有緊急程度的不同，同時也有重要程度的不同。根據(jù)這兩個維度，我們可以將工作分解到四個象限里。第一象限 緊急 重要第二象限 不緊急 重要第三象限 緊急 不重要第四象限 不緊急 不重要緊急不緊急重要不重要（三）、第二象限工作法（三）、第二象限工作法21

11、在實際工作中，許多工作都可以從兩個方面分析：有些工作是需要特別緊急處理的，因此優(yōu)先順序的原則就是緊急在前；有些事不太緊急或不緊急的，可以往后緩一緩?fù)埔煌?，因此根?jù)優(yōu)先順序原則就是不緊急在后。例：某銷售經(jīng)理某天工作緊急程度劃分緊急不緊急緊急處理客戶投訴意外事故的緊急排除客戶拜訪確定明天的廣告接待質(zhì)檢人員工作總結(jié)修改工作流程處理同時的一些誤解輔導(dǎo)下屬工作安排下一步工作第一個方面：緊急程度（三）、第二象限工作法（三）、第二象限工作法22工作也可以按照重要程度來劃分，對于重要的工作要花費較多的時間和精力去做，對于不太重要或不重要的工作不必去做或只花費很少時間去做。顯然，優(yōu)先順序原則就是重要在前，不重要

12、在后。重要工作不重要工作銷售費用預(yù)算計劃部門招聘計劃制定重要客戶拜訪工作報告總結(jié)下達指令一些文件和資料的查詢文件歸檔應(yīng)付無關(guān)人員領(lǐng)用物品差旅費報銷例：某銷售經(jīng)理某天工作重要程度劃分第二方面：重要程度（三）、第二象限工作法（三）、第二象限工作法23第象限：既緊急又重要的事項l說緊急是指必須馬上就要做的事項；說重要是指對公司、部門或者個人有重大影響的事項。舉例：諸如應(yīng)付難纏的客戶、準(zhǔn)時完成工作、住院開刀等等。l這是考驗我們的經(jīng)驗、判斷力的時刻，也是可以用心耕耘的園地。如果荒廢了，我們很會可能變成行尸走肉。但我們也不能忘記，很多重要的事都是因為一拖再拖或事前準(zhǔn)備不足，而變成迫在眉睫。l該象限的本質(zhì)是

13、缺乏有效的工作計劃導(dǎo)致本處于“重要但不緊急”第二象限的事情轉(zhuǎn)變過來的，這也是傳統(tǒng)思維狀態(tài)下的管理者的通常狀況，就是“忙”。例：例：（三）、第二象限工作法（三）、第二象限工作法24例：主要是與生活品質(zhì)有關(guān)，包括長期的規(guī)劃、問題的發(fā)掘與預(yù)防、參加培訓(xùn)、向上級提出問題處理的建議等等事項。 荒廢這個領(lǐng)域?qū)⑹沟谝幌笙奕找鏀U大，使我們陷入更大的壓力，在危機中疲于應(yīng)付。反之，多投入一些時間在這個領(lǐng)域有利于提高實踐能力，縮小第一象限的范圍。做好事先的規(guī)劃、準(zhǔn)備與預(yù)防措施，很多急事將無從產(chǎn)生。這個領(lǐng)域的事情不會對我們造成催促力量，所以必須主動去做，這是發(fā)揮個人領(lǐng)導(dǎo)力的領(lǐng)域。這更是傳統(tǒng)低效管理者與高效卓越管理者的

14、重要區(qū)別標(biāo)志，建議管理者要把80%的精力投入到該象限的工作，以使第一象限的“急”事無限變少，不再瞎“忙”。第象限：重要但不緊急的事項（三）、第二象限工作法（三）、第二象限工作法25第象限：緊急但不重要的事項銷售經(jīng)理要為下屬解決客戶投訴問題，上司找了解工作等是緊急的事項。下屬不停地請示工作讓你做決定，不斷地“救火”、危機處理使將自己綁在了每日的緊急事項上，電話、會議、來訪等基本上也屬于這一象限。例：電話、突來會議、突來訪客都屬于這一類。 （三）、第二象限工作法（三）、第二象限工作法n簡而言之就是浪費生命，所以根本不值得花半點時間在這個象限。但我們往往在一、三象限來回奔走，忙得焦頭爛額，不得不到第

15、四象限去療養(yǎng)一番再出發(fā)。這部分范圍倒不見得都是休閑活動，因為真正有創(chuàng)造意義的休閑活動是很有價值的。然而像閱讀令人上癮的無聊小說、毫無內(nèi)容的電視節(jié)目、辦公室聊天等。這樣的休息不但不是為了走更長的路，反而是對身心的毀損，剛開始時也許有滋有味，到后來你就會發(fā)現(xiàn)其實是很空虛的。 n既不重要也不緊急，那就可以不用去做。第象限：不重要和不緊急的事項如：閱讀令人上癮的無聊小說、毫無內(nèi)容的電視節(jié)目、辦公室聊天等 （三）、第二象限工作法（三）、第二象限工作法27n銷售費用預(yù)算計劃n部門招聘計劃制定n重要客戶拜訪n工作報告總結(jié)n緊急處理客戶投訴n意外事故的緊急排除n客戶拜訪n確定明天的廣告n接待質(zhì)檢人員n一些文件

16、和資料的查詢n文件歸檔n應(yīng)付無關(guān)人員n領(lǐng)用物品n差旅費報銷n工作總結(jié)n處理同時的一些誤解n輔導(dǎo)下屬工作（三）、第二象限工作法（三）、第二象限工作法緊急不緊急重要l老總召見l向營銷總監(jiān)匯報工作l處理應(yīng)急事項l客戶拜訪l確定明天的廣告l準(zhǔn)備工作總結(jié)l準(zhǔn)備招聘計劃l與財務(wù)經(jīng)理討論費用預(yù)算問題l例會l輔導(dǎo)下屬l與人事經(jīng)理談獎金問題l審閱文件、資料不重要l接聽電話并處理l接待質(zhì)檢人員l 一些文件和資料的查詢l文件歸檔l應(yīng)付無關(guān)人員l領(lǐng)用物品l差旅費報銷（三）、第二象限工作法（三）、第二象限工作法請按你剛剛排列好的事件順序，列出一日的工作時間安排。五、時間管理的四個誤區(qū)n時間管理時把自己的時間填的滿滿的。

17、時間管理時把自己的時間填的滿滿的。 時間管理不應(yīng)是時間導(dǎo)向，而應(yīng)是目標(biāo)導(dǎo)向。同時丟棄不必要目標(biāo)和事務(wù)不失為時間管理中一個智慧。n對注意力持續(xù)性的忽視。對注意力持續(xù)性的忽視。 每個人注意力持續(xù)的時間是不一樣的，無視自己的注意力水平可能做出不切實際的時間計劃。n一定要找個完美的工具才可以開始。一定要找個完美的工具才可以開始。時間管理初學(xué)者的最大問題就是一開始就想做得非常完美，不斷嘗試各種工具和軟件，在這上面花費了大量的時候，總覺得這個工具不適合那個工作有問題，記得沒有什么東西是完美的，盡量發(fā)揮工具的長處。最簡單的工具就是紙和筆，剛開始簡單一點，一定要記住你的目的是安排時間而不是測試軟件的優(yōu)缺點。n

18、事情完成就可以，不需要總結(jié)事情完成就可以，不需要總結(jié)定期總結(jié)是個人成長和避免錯誤的最好方法之一，多分析多總結(jié)才能讓自己提高的更多。3年工作經(jīng)驗，有的人是做同樣的事重復(fù)3年，有的人是不斷的總結(jié)，一直在改進自己的辦法和效率，你想做哪種六、六、 “十大時間竊賊十大時間竊賊”n管好時間，最重要的措施之一是大大減少你浪費掉的時間。時間管理學(xué)研究發(fā)現(xiàn)，人們的時間往往是被下述10大“時間竊賊”給偷走的：n1.找東西。據(jù)對美國200家大公司職員作的調(diào)查，公司職員每年都要把6周時間浪費在尋找亂放的東西上面。這意味著，他們每年要損失10%的時間。對付這個“時間竊賊”，有一條最好的原則：不用的東西扔掉，不扔掉的東西分門別類保管好。 n2.懶惰。對付這個“時間竊賊”的辦法是：n （1）使用日程安排薄 （2）在家居之外的地方工作 （3）及早開始n3.時斷時續(xù)。研究發(fā)現(xiàn)，造成公司職員浪費時間最多的是干活時斷時續(xù)的方式。因為重新