財務(wù)軟件存在的問題與解決方案

1、 畢 業(yè) 設(shè) 計 作 品課題名稱：*有限公司財務(wù)軟件存在的問題與解決方案類型： 產(chǎn)品設(shè)計 工藝設(shè)計 方案設(shè)計 目 錄一、*有限公司基本情況.1（一）*有限公司基本經(jīng)營情況.1（二）用友軟件在東勢單超市的使用現(xiàn)狀.1二、*有限公司使用財務(wù)軟件存在的問題. 2 （一） 數(shù)據(jù)備份功能不完善，保密功能差，存在安全隱患.2（二）財務(wù)軟件中會計報表自動核算時存在錯誤.2三、*有限公司財務(wù)軟件存在問題的解決方案.3（一）加強軟件的保密性.3（二）利用Excel辦公軟件解決財務(wù)軟件會計報表模板公式錯誤問題.4(三)更換用友軟件u872.4參考資料.5 *有限公司財務(wù)軟件存在的問題與解決方案近年來，隨著計算機技

2、術(shù)的高速發(fā)展，會計信息化也得到了前所未有的進步。會計電算化也實現(xiàn)了很大的一步跨越。財務(wù)軟件的應(yīng)用，極大地簡化了企業(yè)大量繁瑣的核算工作，減少了企業(yè)的人工成本，加快了企業(yè)會計核算的速度。但由于各單位業(yè)務(wù)類型、規(guī)模大小、經(jīng)營管理特點、會計人員配置不同，就會出現(xiàn)報表模板核算不符合單位現(xiàn)狀、保密性差等問題。*有限公司在使用用友軟件的過程中，同樣存在上述問題。本方案深入分析了*有限公司用友財務(wù)軟件使用的情況，根據(jù)現(xiàn)狀提出解決性的方案設(shè)計，從而較好地解決用友軟件在使用過程中存在的問題。一、*有限公司基本情況（一）*有限公司基本經(jīng)營情況 *有限公司落座與有天然氧吧城之稱的桂東縣中心，是桂東最大的超市之一。經(jīng)營

3、范圍包括商品零售，經(jīng)營商品種類包括：食品、鮮肉、熟食、其他副食品、日用百貨、日用雜品、文教體育用品、珠寶、金、銀制品、化妝品、糕點加工、煙、酒、參茸補品、保健品、食鹽及農(nóng)副產(chǎn)品（含蔬菜、水果、水產(chǎn)品、肉禽、蛋等農(nóng)副產(chǎn)品的收購）、無線電產(chǎn)品、圖書、期刊、國家正式出版的音像制品、鐘表等。公司員工300人。東勢單超市財務(wù)狀況良好，在財務(wù)方面有自己獨特的管理模式，設(shè)會計主管、會計、出納3人，工作責(zé)任明確，管理體系健全，運用用友財務(wù)軟件u872版本為主進行會計核算與管理。超市運轉(zhuǎn)初期，財務(wù)人員是根據(jù)原始憑證填寫記賬憑證然后編制明細(xì)賬和科目匯總表最后登記總賬，期末根據(jù)總賬編制報表。由于商品品種繁多，交易數(shù)

4、量龐大且頻繁，現(xiàn)金流進出龐大頻繁，業(yè)務(wù)量龐大，使會計人員的工作量巨大且易出現(xiàn)錯誤，工作效率低下。所以超市從2005年企業(yè)開始使用用友財務(wù)軟件u872。之后，減少了會計人員的工作量，從而大大的提高了財務(wù)數(shù)據(jù)計算的準(zhǔn)確性與財務(wù)工作的工作效率。（二）用友軟件在東勢單超市的使用現(xiàn)狀 在2005年開始使用用友財務(wù)軟件u872后，大量的減少了財務(wù)人員的工作量，提高了會計核算的準(zhǔn)確性。例如在往來、工資結(jié)算、采購、存貨等方面，會計人員只需要把往來的企業(yè)和真實情況輸入往來管理模塊，財務(wù)軟件自動計算出往來款項并自動生成記賬憑證；使用工資模塊和報表生成模塊，在結(jié)算員工工資時只需把員工每月的工資數(shù)及缺勤、請假天數(shù)等輸

5、入工資生成模塊鏈中，工資模塊就會自動生成一張工資表，系統(tǒng)會根據(jù)工資表自動生成一張會計憑證。同時，報表工作也能自動生成，報表模塊會根據(jù)月初（年初）余額輸入的數(shù)據(jù)和每天的會計憑證，在每個會計科目的月末（年末）自動結(jié)算，生成一張完整的會計報表，最后再把會計報表輸出打印就可以了。二、*有限公司使用財務(wù)軟件存在的問題（一） 數(shù)據(jù)備份功能不完善，保密功能差，存在安全隱患 *有限公司財務(wù)人員為了工作更加簡便，系統(tǒng)的登錄密碼和操作員的密碼在財務(wù)工作人員之間是互相公開的，而且由于公司財務(wù)制度不夠完善，保密意識不強，財務(wù)主管也沒有盡到主管的職責(zé)，為了簡便，把工作權(quán)限都下放給操作員。這就導(dǎo)致操作員在會計信息處理時權(quán)

6、限過大，相互之間又缺少監(jiān)督，這樣很容易造成財務(wù)數(shù)據(jù)出錯且無人察覺的情況，同樣也非常容易導(dǎo)致內(nèi)部財務(wù)人員相互隱瞞、互相勾結(jié)牟取公司利益，滋生出謊報、漏報等腐敗現(xiàn)象。另外財務(wù)軟件輸出的賬套和輸出的明細(xì)賬、利潤表、資產(chǎn)負(fù)債表等報表數(shù)據(jù)是以數(shù)據(jù)文件的形式保存在電腦的硬盤上的，而且這些數(shù)據(jù)都是可讀取狀態(tài)，因此很容易被有心人拷貝、刪除、篡改，而不會留下任何的痕跡。會計人員在日常的工作中，由于對賬套的備份不夠重視，很多時候不能做到每天備份，這樣如果電腦一但出現(xiàn)病毒，木馬或電腦壞死等故障，就要面臨賬套丟失的風(fēng)險；在之后的工作中，超市財務(wù)主管人員意識到這個問題后，在電腦保存輸出的同時，要求每個會計人員準(zhǔn)備U盤另

7、外備份保存，這樣在一定程度上減少了丟失的風(fēng)險，但由于一些不可避免的意外情況或人為丟失等造成數(shù)據(jù)丟失或U盤中毒導(dǎo)致數(shù)據(jù)被破壞、丟失，難以恢復(fù)原有的會計資料和賬套，造成財務(wù)系統(tǒng)不能正常運行，最終導(dǎo)致丟失的會計資料需要重做，浪費大量時間。（二）財務(wù)軟件中會計報表自動核算時存在錯誤*有限公司由于在制作會計報表時是采用軟件本身的UFO報表模板，而報表模板中有一部分會計科目不適合公司本身的現(xiàn)狀。這時就需要會計人員手動進行修改，這樣不僅麻煩，還容易造成錯誤。1. 資產(chǎn)負(fù)債表出現(xiàn)錯誤（1）在UFO報表模板中，未分配利潤賬戶公式錯誤未分配利潤期初余額的取數(shù)公式為：QC(“4104 “,月,年,)在年度終了進行會

8、計核算時，“本年利潤”的余額要轉(zhuǎn)入“利潤分配-未分配利潤”賬戶，“利潤分配”中的各明細(xì)余額也要轉(zhuǎn)入“未分配利潤”中，這樣在結(jié)轉(zhuǎn)后，“本年利潤”的余額就為零，而“利潤分配”其他各明細(xì)賬也為零，這時只有“未分配利潤”賬戶中有余額。就公式本身來說公式是正確的，但它沒有考慮到本年實現(xiàn)的利潤，因此計算出來的數(shù)據(jù)是錯誤的。（2） 在UFO報表模板中，存貨賬戶公式不適用于超市本身的現(xiàn)狀東勢單超市為零售企業(yè)，庫存品種繁多，因此賬戶也多，存貨項目公式設(shè)置不全面，所以有些項目可能沒有取數(shù)公式。 另外,相應(yīng)的不常發(fā)生的業(yè)務(wù)但在零售業(yè)中很常見的，公式里面也有可能沒有取數(shù)公式。例如 “受托代銷商品”、“商品進銷差價”、

9、“受托代銷商品款”、“存貨跌價準(zhǔn)備”等會計科目。這些項目都不常見，因此可能不含有這個取數(shù)公式。2.利潤表取值錯誤在利潤表“營業(yè)收入”項目的核算中，“主營業(yè)務(wù)收入”科目,借方登記實際發(fā)生銷售退回和銷售折讓時應(yīng)沖減的主營業(yè)務(wù)收入和期末轉(zhuǎn)入“本年利潤”的余額,結(jié)轉(zhuǎn)后余額為零，貸方登記實際發(fā)生的主營業(yè)務(wù)收入;“營業(yè)收入”科目在利潤表模板中默認(rèn)的取數(shù)公式為:FS“(6001”,月“,貸”,年)+FS“(6051”,月“,貸”,年)。因此，當(dāng)東勢單超市本期發(fā)生銷售退回和銷售折讓時，此公式計算出來的數(shù)值是錯誤的。而實際上，發(fā)生銷售退回和銷售折讓在超市中非常常見，因此利用利潤表模板計算出來的數(shù)據(jù)在實際運用中并

10、不適用。而直接在利潤表模板上直接更改公式又很繁瑣而且容易出錯。三、*有限公司財務(wù)軟件存在問題的解決方案（1） 加強軟件的保密性在實際工作中，*有限公司可以采取多種加密方式來保證財務(wù)數(shù)據(jù)的安全性和保密性。在進入系統(tǒng)時不僅僅要輸入用戶口令,會計主管還可以增加用戶權(quán)限設(shè)置等限制手段。也可以考慮在電腦硬件加密、軟件加密或在芯片上加密等方法，還可以使用云盤、網(wǎng)盤等軟件進行備份，這就可以大大的減少數(shù)據(jù)的丟失。同時，隨著網(wǎng)絡(luò)時代的到來,還應(yīng)增強財務(wù)人員網(wǎng)絡(luò)安全防范的能力和意識。網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)了會計信息資源的共享,但同時也增加了財務(wù)數(shù)據(jù)丟失和資料泄露的風(fēng)險,這些風(fēng)險主要來自病毒和網(wǎng)上黑客的攻擊等。而這些風(fēng)險都是可以

11、有效規(guī)避和防范的，公司可以在電腦上安裝殺毒軟件和網(wǎng)絡(luò)防火墻等軟件，采用實名登陸方式來進行身份認(rèn)證。（2） 利用Excel辦公軟件解決財務(wù)軟件會計報表模板公式錯誤問題可以充分利用辦公軟件，使財務(wù)軟件和辦公軟件相結(jié)合，更好更快速的完成會計工作。對于資產(chǎn)負(fù)債表模板與利潤表模板中計算錯誤，財務(wù)人員可以采用Excel2013版進行資產(chǎn)負(fù)債表的編制。1. 資產(chǎn)負(fù)債表的編制資產(chǎn)負(fù)債表是反映企業(yè)財務(wù)狀況的報表,報表主要由“年初數(shù)”和“期末數(shù)”兩項和相關(guān)固定會計科目組成。“期末數(shù)”的填列方法一般情況由以下幾種方式取得:(1)根據(jù)總分類賬的借貸方余額直接填寫(2)根據(jù)期末核算后的總分類賬填寫(3)根據(jù)期末核算后的

12、明細(xì)賬的余額填寫(4)根據(jù)報表有關(guān)數(shù)字計算填寫依據(jù)期末用友財務(wù)軟件期末結(jié)轉(zhuǎn)后生成科目余額表、明細(xì)賬等工作表輸出轉(zhuǎn)換為Excel表格后，根據(jù)表格進行資產(chǎn)負(fù)債表的編制。具體編制如下：利用用友財務(wù)軟件輸出的科目余額表（如圖一），在資產(chǎn)負(fù)債表中編輯各個會計科目的來源公式，例如：在資產(chǎn)負(fù)債表的C5單元格中輸入“=” 單擊“會計科目余額表”單擊“F4” 輸入“+”單擊“科目余額表” 單擊“F5”單擊確認(rèn)便完成這一科目的填列了圖一選擇D17 、D36 、D37、 H18 、H28 、H35 、H38單元格，輸入SUM函數(shù)，并在函數(shù)中輸入相同的范圍，顯示其計算結(jié)果。D17=SUM(D6：D16);D36=SU

13、M(D19:D35);D37=D17+D36;H18=SUM(H6：H16)H27=SUM(H20:H26);H28=H18+H27;H35=SUM(H30:H34);H38=H28=H35核對“資產(chǎn)負(fù)債表”的“資產(chǎn)總額”、“負(fù)債及所有者(股東)權(quán)益總計”數(shù)據(jù)是否一致將資產(chǎn)負(fù)債表年初余額按相同方法填列，一個完整的“資產(chǎn)負(fù)債表”便編制完成了，具體事例數(shù)據(jù)如圖二所示：圖二 2.利潤表的編制利潤表的編制一樣是在科目余額表的基礎(chǔ)上，利用科目余額表年度發(fā)生額填寫，基本步驟為：（1） 與資產(chǎn)負(fù)債表類似，在此不在贅述。（2） 選擇D15單元格，輸入“=D5-D6-D7-D8-D9-D10”（3） 選擇D19

14、單元格，輸入“=D15+D16-D17”（4） 選擇D21單元格，輸入“D19-D20”，這樣利潤表本期金額的填制就完 成了（5） 利潤表中的上期金額和上述方法相同，在此不在贅述。具體如圖三 圖三這樣根據(jù)用友財務(wù)軟件的報表數(shù)據(jù)在Excel中進行利用編制會計報表，既操作簡單又快捷。(三)更換用友軟件u872在公司條件允許的情況下，考慮安裝用友最新版本u8v10.1,該版本更加的完善和人性化，更加合適中小企業(yè)的現(xiàn)代化管理與運營，u8v10.1解決了舊版本中出現(xiàn)的備份問題、保密性問題、會計模板不符合公司現(xiàn)狀等情況。操作更加的簡單快捷。參考資料1趙穎. 用友U8利潤表模板之改進J. 財會月刊, 2014(6):116-117.2周彥. 用友ERP-U872報表模板存在的問題分析J.