如何提高工作效率—時間管理培訓(xùn)

1、寧波龍文教育常務(wù)校長：陳友才寧波龍文教育常務(wù)校長：陳友才工作越來越忙工作越來越忙 工作越來越忙，私事也工作越來越忙，私事也越來越多越來越多工作任務(wù)在等著；孩子工作任務(wù)在等著；孩子的教育問題要考慮；我的教育問題要考慮；我們們 記性越來越差記性越來越差 效率越來越低效率越來越低 客戶一生氣，客戶一生氣，后果很嚴(yán)重后果很嚴(yán)重我們我們想要想要什么？什么？ 我們的期望我們的期望 我們的大腦再不為瑣碎之事所纏我們的大腦再不為瑣碎之事所纏繞，神清氣爽，充滿活力；繞，神清氣爽，充滿活力； 面對新的任務(wù)，我們可以做到舉面對新的任務(wù)，我們可以做到舉重若輕，有條不紊；重若輕，有條不紊； 我們希望我們希望找到適用的方

2、法才是出路找到適用的方法才是出路一個善于思考的人，一定是高效一個善于思考的人，一定是高效的，大腦一定是自由的；的，大腦一定是自由的；要提高工作效率，時間管理是關(guān)鍵。要提高工作效率，時間管理是關(guān)鍵。 8時間管理的理論與原則時間管理的理論與原則時間管理的步驟與方法時間管理的步驟與方法9全球調(diào)查結(jié)果：時間管理無效十大原因全球調(diào)查結(jié)果：時間管理無效十大原因 1.1.優(yōu)先順序不明確優(yōu)先順序不明確2.2.電話打擾電話打擾3.3.缺乏目標(biāo)計劃缺乏目標(biāo)計劃4.4.貪多嚼不爛貪多嚼不爛5.5.不速之客不速之客6.6.無效授權(quán)無效授權(quán)7.7.桌面雜亂無章桌面雜亂無章/ /找不到東西找不到東西8.8.缺乏自律缺乏自

3、律/ /拖延拖延9.9.不會說不會說“不不”10.10.低效的會議低效的會議101. 效果效率 - 做正確的事情2. 目標(biāo)計劃 - 書面界定結(jié)果3. 計劃行動 - 縝密思考策劃4. 排序羅列 - 優(yōu)先高于一切5. 20 80 - 保證少數(shù)重點6. 集中分散 - 專注整塊時間7. 人 事 - 投資情感帳戶8. 羅盤時鐘 - 平衡工作生活11時間管理的理論與原則時間管理的理論與原則時間管理的步驟與方法時間管理的步驟與方法121. 明確角色、職責(zé)與目標(biāo) 2. 列出事件清單3. 排定事件次序4. 制定時間計劃表5. 言行一致地執(zhí)行6. 調(diào)整和改善 131、明確角色、職責(zé)與目標(biāo) 1) 公私兼顧：工作+家

4、庭2) 價值為先：以價值觀為依據(jù)1415 時間規(guī)劃系統(tǒng)里，日計劃就是每天要花一些時間規(guī)劃你的活動。你的日計劃要從周計劃而來。自己每天的趨勢都是朝著更大的目標(biāo)邁進(jìn)。一天檢查所有工作的來源，包括你的專案、你記載截止日期的計劃、排進(jìn)去的活動和應(yīng)該注意的事項等。 你未來的一周應(yīng)該處理的事情，首先應(yīng)該決定這些事情的優(yōu)先順序然后再做周計劃，這樣可以對工作做一些全盤的檢查，將你自己的目標(biāo)系統(tǒng)化以后可以為新的一周做更好的準(zhǔn)備。周計劃往上延伸就是月計劃。有時從比一周更長的時間范圍來看，工作也是非常重要的，月計劃可以提供一個寬廣的視野，使你每一周計劃得更有效果。它通常包含的都是下個月工作里更重要的事情。 月計劃再

5、往上就是你的季計劃，一年之中固定每隔一段時間就要檢查已經(jīng)到期的目標(biāo)，并視情況做必要的修正和改進(jìn)。在每一個季度末你可以確定下一個季度的方針，并決定哪些方面任務(wù)應(yīng)該取消、增加或加快。例如下一季度你可能晉升為主管，你需要接受一些主管方面的知識培訓(xùn)；你下個月可能要去一個地方旅游，那你必須要去收集旅游地點的一些信息資料，這些都應(yīng)該安排在季計劃的內(nèi)容之內(nèi)。 161 1、具體可衡量的：、具體可衡量的： 有人說：“我將來要做一個偉大的人”。這就是一個不具體的目標(biāo)。目標(biāo)一定要是具體的，比如你想把英文學(xué)好，那么你就訂一個目標(biāo)：每天一定要背十個單詞、一篇文章。 有人曾經(jīng)做過一個試驗，他把人分成兩組，讓他們?nèi)ヌ?。?/p>

6、組人的個子差不多，先是一起跳過了1米。他對第一組說：“你們能夠跳過1.2米。”他對第二組說：“你們能夠跳得更高。”經(jīng)過練習(xí)后，讓他們分別去跳，由于第一組有具體的目標(biāo)，結(jié)果第一組每個人都跳過1.2米，而第二組的人因為沒有具體目標(biāo)，所以他們中大多數(shù)人只跳過了1米，少數(shù)人跳過了1.2米。這就是有和沒有具體目標(biāo)的差別所在。 2 2、可達(dá)到的：、可達(dá)到的： 不能達(dá)到的目標(biāo)只能說是幻想、白日做夢，太輕易達(dá)到的目標(biāo)又沒有挑戰(zhàn)性。多年前在美國進(jìn)行了一項成就動機的試驗。15個人被邀請參加一項套圈的游戲。在房間的一邊釘上一根木棒，給每個人幾個繩圈套到木棒上，離木棒的距離可以自己選擇。 站得太近的人很容易就把繩圈套

7、在木棒上，而且很快地就泄氣了；有的人站得太遠(yuǎn)，老是套不進(jìn)去，于是很快就泄氣了；但有少數(shù)人站的距離恰到好處，不但使游戲具有挑戰(zhàn)性，而且他們也還有成就感。實驗者解釋這些人有高度的成就動機，他們通常不斷地設(shè)定具挑戰(zhàn)性但做得到的目標(biāo)。 3 3、相關(guān)的：、相關(guān)的： 目標(biāo)的制定應(yīng)考慮和自己的生活、工作有一定的相關(guān)性，比如一個公司的職員，整天考慮的不是怎樣才能做好工作，卻一心發(fā)著明星夢，又不肯努力奮斗，在一天一天消耗中喪失學(xué)習(xí)、工作的能力，不思進(jìn)取，不努力提高工作業(yè)務(wù)能力，最終會被公司拋棄、會被社會遺棄。 4 4、基于時間的：、基于時間的： 任何一個目標(biāo)的設(shè)定都應(yīng)該考慮時間的限定，比如你說：“我一定要拿到律

8、師證書。”目標(biāo)應(yīng)該很明確了，只是不知是在一年內(nèi)完成，還是十年后才完成？ 172、列出事件清單 主動性任務(wù)-幫你實現(xiàn)工作目標(biāo) 應(yīng)對性任務(wù)-不太重要卻不可缺少每日計劃每日計劃T P Task List7891011121314151617181920會見會見13-11-2000183、排定事件次序 根據(jù)：工作的重要程度 (重要的工作需要安排足夠的時間處理）工作的緊急程度（緊急的工作需要馬上著手處理）192021緊急不緊急重要壓力筋疲力盡危機處理忙于收拾殘局有遠(yuǎn)見平衡紀(jì)律自制少有危機 不重要短視近利危機處理被視為巧言令色輕視目標(biāo)與計劃缺乏自制力，抱怨人際關(guān)系浮泛，破裂 全無責(zé)任感工作不保依賴他人或社

9、會機構(gòu)維生 22重要重要緊急緊急23 緊緊 急急 不不 緊緊 急急重重要要不不重重要要II I IIII V24q花更多時間在第二象限，來創(chuàng)造機會和保護(hù)資源q為第一象限活動做預(yù)測并將它們移入第二象限q預(yù)防或為第一象限活動做準(zhǔn)備，以減弱緊急程度q確認(rèn)和消除不能幫助實現(xiàn)目標(biāo)的活動254、制定時間計劃表1) 計算事件時間長度2) 保證為重要工作預(yù)留整塊時間3) 適當(dāng)預(yù)留彈性265、言行一致地執(zhí)行1) 有序工作2) 有效授權(quán)3) 排除干擾2728 該扔則扔 不要移師暗處 不放無關(guān)物品，將物品放在固定地方。 建立良好的文件管理系統(tǒng) 讓文件在面前只流通一次 下班最后一件事 - 收拾辦公桌2930 管理是通

10、過他人將事情辦妥。 授權(quán)就是將分內(nèi)的若干工作委托部屬履行。 主管所授予的權(quán)力應(yīng)以剛好能夠完成指派的工作為限度。 授權(quán)不卸責(zé)。31溝通技巧不佳溝通技巧不佳令部屬等候（傲慢、優(yōu)柔寡斷、遙控）令部屬等候（傲慢、優(yōu)柔寡斷、遙控）干擾部屬的工作干擾部屬的工作過分挑剔細(xì)節(jié)過分挑剔細(xì)節(jié)縱容或無視傳達(dá)信息的人員，任意提高信息的緊迫性縱容或無視傳達(dá)信息的人員，任意提高信息的緊迫性32管理者要學(xué)會如何授權(quán)，必須先要克服兩個障礙： 要舍得把自己喜歡的工作，分派給別人去做 克服恐懼心理，不要害怕工作局面失控 33 哪項任務(wù)？ 由誰負(fù)責(zé)？ 如果派他，她/他能勝任嗎？ 需要多長時間培訓(xùn)，她/他才能勝任工作？ 制定培訓(xùn)計劃。 34 提供必要的支援 關(guān)鍵處把關(guān)，監(jiān)