檔案的保管與保護

1、檔案的保管與保護檔案的保管與保護第八章第八章檔案的保管與保護檔案的保管與保護重點：闡述檔案保管和保護工作的條件、要求、方法等內容。檔案的保管與保護檔案的保管與保護一般了解一般了解概況概況保管保管保護保護第一節(jié)第一節(jié) 概述概述（一般了解）（一般了解） 檔案保管是根據檔案的成分和狀況對檔案采取的存放和保護措施。 第一節(jié)第一節(jié) 概述概述（一般了解）（一般了解） 2 2、內容：、內容： 檔案保管主要包括兩方面：檔案保管主要包括兩方面： 是檔案的庫房管理；是檔案的庫房管理； 是檔案的安全防護。是檔案的安全防護。第一節(jié)第一節(jié) 概述概述（一般了解）（一般了解）（二）檔案保護（二）檔案保護 1 1、含義：、含

2、義： 檔案保護是對檔案實施的技術方法和手段。第一節(jié)第一節(jié) 概述概述（一般了解）（一般了解） 2 2、內容：、內容： 主要包括：主要包括： 檔案材料的分析、保管條件與保檔案材料的分析、保管條件與保護方法的研究、技術標準的制訂、修復護方法的研究、技術標準的制訂、修復方法的研究與應用以及數字技術在信息方法的研究與應用以及數字技術在信息轉換中的應用。轉換中的應用。第一節(jié)第一節(jié) 概述概述（一般了解）（一般了解）二、檔案保管與保護的工作原則二、檔案保管與保護的工作原則（一）檔案保管的工作原則（一）檔案保管的工作原則1 1、以管為主，管用并舉。、以管為主，管用并舉。2 2、加強重點，兼顧一般。、加強重點，兼

3、顧一般。3 3、建立應急預案，有備無患。、建立應急預案，有備無患。第一節(jié)第一節(jié) 概述概述（一般了解）（一般了解）（二）檔案保護的工作要求（二）檔案保護的工作要求1 1、以防為主，防治結合。以防為主，防治結合。2 2、積極吸收相關學科的成果，理論與實踐相、積極吸收相關學科的成果，理論與實踐相結合，研以致用，實現檔案保護的良性循環(huán)。結合，研以致用，實現檔案保護的良性循環(huán)。3 3、重點加強對現有檔案的保護。、重點加強對現有檔案的保護。第二節(jié)第二節(jié) 檔案保管檔案保管23一、檔案的保管條件一、檔案的保管條件一、檔案的保管條件一、檔案的保管條件（一）檔案庫房 注意事項： 1、檔案庫房必須專用，不能與辦公室

4、合用，也不能同時存放其他用品。 2、檔案庫房選址一、檔案的保管條件一、檔案的保管條件（二）庫房設施1.1.溫濕度監(jiān)控調節(jié)裝置溫濕度監(jiān)控調節(jié)裝置（1 1）溫濕度表）溫濕度表（2 2）吸濕（加濕）設備：）吸濕（加濕）設備：（3 3）空調設備：可以調節(jié)庫內溫度和除濕）空調設備：可以調節(jié)庫內溫度和除濕一、檔案的保管條件一、檔案的保管條件（二）庫房設施2.2.防火防盜監(jiān)控裝置防火防盜監(jiān)控裝置3.3.空氣凈化裝置（用來除塵、滅菌、去空氣凈化裝置（用來除塵、滅菌、去異味）異味）一、檔案的保管條件一、檔案的保管條件（三）檔案裝具 常見的檔案裝具有： 1、檔案柜 2、檔案架（800公斤1200公斤/平方米） 3

5、、專用檔案裝具 底圖、膠卷、底片、磁帶、磁盤等具有特殊要求，要用特殊裝具。如：底圖柜、照片柜、防磁柜。二、檔案庫房的規(guī)范化管理二、檔案庫房的規(guī)范化管理（一）制定庫房管理規(guī)定（一）制定庫房管理規(guī)定 1 1、檔案保管制度檔案保管制度 2 2、安全保密制度安全保密制度 3 3、檔案借閱制度檔案借閱制度 4 4、檔案銷毀制度檔案銷毀制度 在檔案室進行綜合管理過程中，此四項制度應上墻二、檔案庫房的規(guī)范化管理二、檔案庫房的規(guī)范化管理（二）編號和排架庫房中檔案架的排列要求：庫房中檔案架的排列要求：v（1 1）空間適度。）空間適度。1 1米至米至1.21.2米之間；不米之間；不應靠墻。應靠墻。v（2 2）避光

6、通風。）避光通風。v（3 3）統(tǒng)一編號。從左至右，從上而下）統(tǒng)一編號。從左至右，從上而下二、檔案庫房的規(guī)范化管理二、檔案庫房的規(guī)范化管理（三）檔案實體的保管（三）檔案實體的保管1 1、檔案排架的原則和要求、檔案排架的原則和要求(1)(1)便于管理。便于管理。(2)(2)相對穩(wěn)定。相對穩(wěn)定。(3)(3)要有益于檔案的保密和保護。要有益于檔案的保密和保護。二、檔案庫房的規(guī)范化管理二、檔案庫房的規(guī)范化管理2 2、檔案排列的方法、檔案排列的方法目前我縣鄉(xiāng)局級立檔單位采取目前我縣鄉(xiāng)局級立檔單位采取 “ “年度年度保管期限保管期限”二、檔案庫房的規(guī)范化管理二、檔案庫房的規(guī)范化管理 （四）建立全宗卷1、全宗

7、卷的內容：檔案收集中產生的文件材料檔案收集中產生的文件材料v如：交接清冊如：交接清冊 在檔案整理工作中形成的文件材料在檔案整理工作中形成的文件材料如：如：v檔案升級檢查報告檔案升級檢查報告v檔案復查檢查報告檔案復查檢查報告v檔案管理制度檔案管理制度 檔案價值鑒定工作中產檔案價值鑒定工作中產生的文件材料生的文件材料v如：鑒定報告、檔案銷毀清如：鑒定報告、檔案銷毀清冊等冊等 在檔案保管工作中形成的文在檔案保管工作中形成的文件材料件材料如：檔案安全檢查報告、記錄。如：檔案安全檢查報告、記錄。檔案統(tǒng)計工作中產生的文件材料檔案統(tǒng)計工作中產生的文件材料如：檔案統(tǒng)計年報表如：檔案統(tǒng)計年報表 綜合檔案室室藏檔

8、案結構數量統(tǒng)綜合檔案室室藏檔案結構數量統(tǒng)計表計表 綜合檔案室統(tǒng)計年報表等綜合檔案室統(tǒng)計年報表等二、檔案庫房的規(guī)范化管理二、檔案庫房的規(guī)范化管理 2 2、全宗卷的性質和特點、全宗卷的性質和特點 不是固定地保存在形成全宗卷的檔案館不是固定地保存在形成全宗卷的檔案館（室），而是隨著全宗的流動相應地保存在（室），而是隨著全宗的流動相應地保存在全宗檔案所在的檔案館（室）。全宗檔案所在的檔案館（室）。（3）全宗卷的管理 全宗卷的建立是在管理全宗的過程中逐步形成的，它由少到多，由簡到繁，在對檔案全宗的日常管理活動中應隨時注意全宗卷的積累。全宗卷的整理方法全宗卷的整理方法 做好卷內文件排列、編制簡要的卷內目錄

9、。 全宗卷內文件目錄全宗卷內文件目錄 全宗號：全宗號： 盒號：盒號：件號件號責任者責任者標題內容標題內容年度日期年度日期頁數頁數 （五）檔案的安全檢查（五）檔案的安全檢查1 1、檔案定期的安全檢查、檔案定期的安全檢查2 2、檔案不定期安全檢查、檔案不定期安全檢查 三、檔案的保管方法三、檔案的保管方法（一）調控檔案保存環(huán)境的溫濕度（二）防止檔案有害因素的危害（三）防止水災、火災及其他重大事故對檔案的破壞，加強災害中紙質檔案的搶救（四）進行檔案的修復與保護第三節(jié) 檔案保護思考：檔案在形成階段應怎樣從檔案保護方面加以重視，在檔案字跡蛻變、紙張破損前，怎樣有效保護檔案？一、檔案庫房的保護技術一、檔案庫

10、房的保護技術檔案庫房的保護有 八防要求： 防蟲、防鼠、防潮、 防塵、防污染、防盜、 防火、 防光。（一）檔案庫房溫濕度的控制與調節(jié)1 1、檔案庫房溫濕度標準：、檔案庫房溫濕度標準： 溫度應控制在溫度應控制在14241424，相對濕度在，相對濕度在45604560。( (紙質檔案紙質檔案) )2 2、擺放溫濕度記錄儀注意事項：、擺放溫濕度記錄儀注意事項：(1)(1)不要放在窗口；不要放在窗口；(2)(2)太陽直射地方；太陽直射地方；(3)(3)加濕器去濕機上方；加濕器去濕機上方；(4)(4)不要放在辦公室。不要放在辦公室。3、如何調節(jié)庫房溫濕度（1 1）密封：重點）密封：重點門窗。門窗。（2 2

11、）降溫：灑冷水、機械通風、自）降溫：灑冷水、機械通風、自 然通風、空調設備等。然通風、空調設備等。（3 3）減濕：）減濕：（4 4）通風：）通風：通風時需注意問題：通風中應注意防塵、防有害氣體。通風中應注意防塵、防有害氣體。庫外溫濕度高于庫內溫濕度時不宜通風。庫外溫濕度高于庫內溫濕度時不宜通風。防蟲、防鼠。防蟲、防鼠。防止庫內溫濕度劇烈波動。防止庫內溫濕度劇烈波動。（二）保護檔案的具體措施1 1、防光庫內照明最好用白熾燈，即防光庫內照明最好用白熾燈，即普通的鎢絲燈泡，紫外線較少。普通的鎢絲燈泡，紫外線較少。2 2、防污染與灰塵：門窗密封，作好、防污染與灰塵：門窗密封，作好庫房的清潔衛(wèi)生工作庫房

12、的清潔衛(wèi)生工作 。3 3、防蟲和防霉：放置防蟲、防霉藥、防蟲和防霉：放置防蟲、防霉藥（二）保護檔案的具體措施4 4、防火：電器設備等。、防火：電器設備等。5 5、防盜：庫房在一層有條件的要安、防盜：庫房在一層有條件的要安裝防盜門窗。裝防盜門窗。 6 6、防鼠：、防鼠： 一般采用放置老鼠夾、一般采用放置老鼠夾、定期投入鼠藥。定期投入鼠藥。7 7、防高溫：在夏季高溫時，庫房門、防高溫：在夏季高溫時，庫房門窗要密閉，有條件的要利用空調為窗要密閉，有條件的要利用空調為庫房降溫。庫房降溫。二、檔案保護技術二、檔案保護技術 （一）檔案形成時的保護（一）檔案形成時的保護 （二）檔案接收時的保護（二）檔案接收

13、時的保護 （三）檔案保存中的保護（三）檔案保存中的保護 （四）檔案利用中的保護（四）檔案利用中的保護（一）檔案形成時的保護 1、選擇優(yōu)質的檔案原材料 2、采用科學的工藝、運行良好的檔案存儲方式和設備 3、形成檔案的外部條件要科學合理（二） 檔案接收時的保護 1、檢查檔案的狀況與數量 檔案員在交接檔案的過程中，要對檔案檔案員在交接檔案的過程中，要對檔案的質量和數量進行清點，發(fā)現問題及時處理。的質量和數量進行清點，發(fā)現問題及時處理。 2、填寫工作記錄單 交接完成，要對檔案的質量、數量、保交接完成，要對檔案的質量、數量、保護方面的信息等做好記錄，以備日后查考。護方面的信息等做好記錄，以備日后查考。（三）檔案保存中的保護1、創(chuàng)造保存檔案的適宜環(huán)境2、庫房的科學管理與安全（四）檔案提供利用中的保護1、檔案利用中的保