文件記錄管理控制程序

1、文件/記錄管理控制程序1目的對質量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理體系有關的文件進行控制，確保具有系統(tǒng)的分類、編號、制定、審核、批準、發(fā)放、保管、更改、作廢的規(guī)定，使公司各部門、單位均使用管理體系文件的有效版本。對記錄（表格）的收集、編目、標識、歸檔、貯存、查閱、保管和處理做出規(guī)定，使記錄得到有效控制，并為證明其符合規(guī)定要求和管理體系有效運行提供證據。2適用范圍適用于公司管理體系有關文件/記錄的控制、使用和管理，包括適用的外來文件/記錄（表格）。3術語和定義管理手冊中0.3章的有關術語和定義適用本程序。4職責4.1 總經理負責質量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理體系的總體框架策劃，對公司管理手冊、程序文件及有

2、關管理制度的批準發(fā)布實施。4.2 管理者代表負責管理手冊、程序文件的審核及有關管理體系文件的審批，必要時組織進行修改、換版。4.3 副總經理負責有關管理制度的審核及有關管理體系文件的審批。4.4 安質部4.4.1 負責公司管理手冊的編制、評審和管理。4.4.2 負責與“質量、環(huán)境、安全”相關的規(guī)章制度、標準的審查、管理。4.4.3 負責編制、管理公司和本部門的“記錄（表格）控制清單”，確定記錄的主管部門、單位和保管期限。4.4.4 負責職責范圍內記錄（表格）的編制、審批及處置。4.5 辦公室負責公司外來文件、網上辦公文件、公司行政文件的控制管理。4.6 人力資源部4.6.1 負責與人力資源、職

3、業(yè)健康相關的規(guī)章制度、標準的審查、管理。4.6.2 負責網絡辦公系統(tǒng)的升級維護，為文件控制提供良好的技術支撐。4.6.3 負責職責范圍內記錄（表格）的編制、審批及處置。4.7 財務部4.7.1 負責與財務相關的規(guī)章制度、標準的審查、管理。4.7.2 負責職責范圍內記錄（表格）的編制、審批及處置。4.8 技術部4.8.1 負責與設備設施管理、維修、保養(yǎng)相關的規(guī)章制度、技術標準的審查、管理4.8.2 負責職責范圍內記錄（表格）的編制、審批及處置。4.9 生產部4.9.1 負責與船舶作業(yè)相關的規(guī)章制度、技術標準的審查、管理。4.9.2 負責職責范圍內記錄（表格）的編制、審批及處置。4.10 各部門、

4、單位4.10.1 負責與本部門相關的程序文件的編制、評審和管理。4.10.2 負責本部門、單位編寫文件的修訂、報批、發(fā)放及內部使用文件的管理。4.10.3 負責管理體系相關文件的接收和管理。4.10.4 負責與本部門相關外來文件的管理。4.10.5 負責職責范圍內記錄（表格）的編制、收集、標識、編目、查閱及處置。4.10.6 負責使用和流轉記錄（表格）的保存。5程序5.1 文件的分類5.1.1 管理體系文件a）管理方針、目標b）管理手冊c）程序文件d）作業(yè)指導書e）管理記錄（表格）5.1.2 與管理活動有關的以公司名義制發(fā)的文件。5.1.3 各部門、單位編寫的與管理活動有關的其他文件。5.1.

5、4 與管理活動有關的外來文件，如法律法規(guī)及其他要求等。5.1.5 記錄（表格）a）按質量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理體系規(guī)定要求的記錄（表格）。b）對生產作業(yè)過程中形成的檔案資料和證實質量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理符合性的記錄（表格）。5.2 管理手冊、程序文件、作業(yè)指導書、記錄（表格）的編號執(zhí)行企業(yè)標準編號規(guī)則5.3 文件的編制、審核、批準、發(fā)放5.3.1 文件的編制、審核、批準、發(fā)放（見表一）。5.3.2 對顧客（相關方）和上級制發(fā)的外來文件由辦公室根據公司領導批示或文件性質向相關部門、單位分發(fā)。5.3.3 對國家、地方政府現行適用的法律法規(guī)、行業(yè)管理技術標準，分別由相關職能部門負責收集，建立法

6、律法規(guī)、技術標準現行有效版本清單，并根據文件性質分發(fā)到相關部門、單位或通過“報表專用”進行公布；各部門、單位應建立內部適用的法律法規(guī)、技術標準清單5.3.4 文件（含通過媒體形式文件）發(fā)放部門、單位應建立“文件發(fā)放登記表”由文件編寫部門征詢相關部門、單位意見并會簽。分管領導審核、總經理批準514d一管理手冊、程序文件的更改、換版a)文件更改流程圖:文件經多次修改或文件需多項修改編寫部門曲潦以、人原文徉持有人對宓他進行-平審“評審會議記實施修改并填寫修改記錄頁。文件編寫部隸啄”文件更改申請單”交安質部并發(fā)放“文件更改通知單”填寫“文件更改申請單”文件編寫部門征詢相關部門、單位意見分管領導經理審批

7、相美部門會簽5.4.2其他文件（5.1.3所述文件）更改、換版流程圖:由原審批人對“文件更改申請單”進行審核、批準5.5文件的有效控制當原審批人不在職時，由接替職位的人員審批，但必須獲得原審批所依據的背景材料。與管理體系有關的文件使用管理控制具體執(zhí)行文件管理規(guī)定5.6記錄（表格）的控制與管理5.6.1 記錄（表格）的編制、審批、借閱。a）與管理體系有關的記錄（表格）由相關部門、單位進行編制，并由相關部門、單位負責人確認。 與安全/質量/環(huán)境有關的記錄（表格）由安質部編制、確認。 與行政、溝通有關的記錄（表格）由辦公室編制、確認。 與人力資源、職業(yè)健康安全有關的記錄（表格）由人力資源部編制、確認

8、 與財務有關的記錄（表格）由財務部編制、確認。 與設備設施管理、維修、保養(yǎng)有關的記錄（表格）由技術部編制、確認。 與船舶作業(yè)有關的記錄（表格）由生產部編制、確認。b）記錄（表格）一般不得借閱。確需外借時，需經記錄（表格）主管部門及其分管領導審核，報總經理審批后方可外借。5.6.2 記錄（表格）的填寫、流轉a）各部門、單位應按照記錄（表格）填寫規(guī)范的具體要求填寫記錄（表格）。b）記錄（表格）按照管理體系文件的要求進行流轉，流轉過程所經過的部門、單位必須予以妥善保管，流轉的最終部門、單位是該記錄（表格）的保管部門、單位。5.6.3 記錄（表格）的標識、收集、整理、歸檔、保存a）記錄（表格）標識包括

9、名稱、編號。b）記錄（表格）的收集、編目各部門、單位及時收集相關的記錄（表格），確保其完整、有效。記錄（表格）的保管部門、單位對所保管的記錄（表格）進行編目以便于檢索。5.6.4 安質部會同相關職能部門不定期檢查各部門、單位記錄（表格）的使用管理情況。5.6.5 記錄（表格）的處置a）保管部門、單位對超出期限需報廢的記錄（表格），填寫“文件處置申請單”，經公司分管領導批準后實施銷毀。b）實施銷毀時，應由兩人以上同時在銷毀現場，核對待銷毀記錄后，用機碎、焚燒或打紙漿等方法處置；負責銷毀和監(jiān)銷人員在“文件處置申請單”上簽字，并填寫銷毀處置時間；銷毀后登記“已處理文件登記表”。c）記錄（表格）可以呈

10、各種媒體形式，例如照片、硬拷貝或電子媒體等。6相關支持性文件6.1 管理評審控制程序6.2 文件編寫導則6.3 企業(yè)標準編號規(guī)則6.4 文件管理規(guī)定6.5 記錄（表格）填寫規(guī)范7記錄（表格）7.1 受控文件現行有效版本清單7.2 文件接收登記表HJHA/QES-CX23-2012HJHA/QG01-001-2012-01HJHA/QG01-001-2012-02HJHA/QG01-001-2012-03HJHA/QG01-001-2012-04JL01-01JL01-02JL01-03JL01-04JL01-05JL01-06JL01-07JL01-08JL01-09JL01-10JL01-117.3 文件發(fā)放登記表7.4 文件借閱登記表7.5 文件更改申請單7.6 文件更改通知單7.7 文件評審會簽表7.8 已處理文件登記表7.9 文件處置申請單7.10 記錄（表格）控制清單7.