高校教學(xué)檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策

1、高校教學(xué)檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策    摘要:本文緊密結(jié)合高校檔案管理工作實(shí)際，就我國(guó)高校教學(xué)檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行了認(rèn)真分析，并提出了相應(yīng)對(duì)策。 關(guān)鍵詞:教學(xué)檔案管理；存在問(wèn)題；對(duì)策 一、引言 教學(xué)檔案作為教學(xué)活動(dòng)的原始記錄，是反映教學(xué)過(guò)程的系統(tǒng)而完整的歷史資料，是日后進(jìn)行教學(xué)改革和教研活動(dòng)的基礎(chǔ)資料，也是日后研究和處理問(wèn)題的原始證據(jù)。因此，加強(qiáng)教學(xué)檔案的管理，建立健全教學(xué)檔案，充分開(kāi)發(fā)教學(xué)檔案信息，對(duì)于推動(dòng)教學(xué)改革，提高教學(xué)質(zhì)量具有十分重要的作用。 教學(xué)檔案具有來(lái)源渠道多，涉及范圍廣等特點(diǎn)。教學(xué)檔案的內(nèi)容主要有以下幾種類型：（1）綜合類。主要包括

2、上級(jí)主管部門下達(dá)的指令性、指導(dǎo)性文件；學(xué)校教學(xué)改革、培養(yǎng)目標(biāo)、培養(yǎng)計(jì)劃、專業(yè)設(shè)置方面的指示、規(guī)定和辦法，學(xué)校發(fā)展規(guī)劃、實(shí)施計(jì)劃和會(huì)議記錄等。(2)學(xué)生類。主要包括學(xué)籍材料、學(xué)籍變動(dòng)材料、學(xué)生獎(jiǎng)懲材料，學(xué)生入團(tuán)、入黨情況，學(xué)生參加各種大賽的情況，畢業(yè)生材料等。（3）課堂教學(xué)與實(shí)踐教學(xué)類。包括教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程建設(shè)、教學(xué)實(shí)習(xí)、實(shí)習(xí)基地、畢業(yè)實(shí)習(xí)、教學(xué)質(zhì)量檢查、教師考核和教學(xué)質(zhì)量評(píng)估等材料。（4）學(xué)科、專業(yè)與實(shí)驗(yàn)室建設(shè)類。包括專業(yè)設(shè)置、學(xué)科設(shè)置及實(shí)驗(yàn)室建設(shè)的材料，以及申報(bào)國(guó)家重點(diǎn)學(xué)校和實(shí)驗(yàn)室論證、申報(bào)和審批材料，總結(jié)等建設(shè)性材料。（5）教材類。包括各專業(yè)征訂教材的情況；自編、參編、主編教材的情

3、況；優(yōu)秀教材的比例、自編教材的比例、習(xí)題集、實(shí)驗(yàn)報(bào)告和實(shí)習(xí)指導(dǎo)書等。（6）招生類。包括招生宣傳材料和招生申報(bào)計(jì)劃、上級(jí)主管部門的審批材料、新生錄取材料、報(bào)到生的比例、年度招生的總結(jié)材料等。（7）制度建設(shè)類。包括教學(xué)管理制度、教師管理制度、學(xué)生管理制度、儀器設(shè)備管理制度等。 近年來(lái)，新的教育理念使高等院校在學(xué)科領(lǐng)域建設(shè)、辦學(xué)方式等方面，呈現(xiàn)出多元化的發(fā)展特色。作為高校中心工作的教學(xué)環(huán)節(jié)，也隨著教學(xué)形式和課程模式的多樣化而趨于復(fù)雜化。這就使教學(xué)檔案的種類不斷增加，檔案內(nèi) 容也日趨復(fù)雜化和多樣化，這就給高校教學(xué)檔案工作提出了更高的要求。 二、高校教學(xué)檔案管理中存在的問(wèn)題 （一）教學(xué)檔案管理制度不健全

4、。近年來(lái)，隨著檔案法、普通高校檔案管理工作辦法等一系列檔案法規(guī)的出臺(tái)，各高校的檔案法規(guī)制度建設(shè)也取得了很大的進(jìn)步。但從目前高校檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，仍存在著管理制度不健全的問(wèn)題，其具體表現(xiàn)為：（1）關(guān)于教學(xué)工作的文件、文件管理，檔案、檔案管理各自為政，缺乏有效的監(jiān)督、指導(dǎo)和協(xié)調(diào)，出現(xiàn)了文件的形成與歸檔脫節(jié)，導(dǎo)致檔案管理混亂；有些單位教學(xué)檔案記錄缺項(xiàng)，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)聽(tīng)課卻沒(méi)有聽(tīng)課記錄；學(xué)校每學(xué)期都要召開(kāi)教學(xué)工作會(huì)議，卻沒(méi)有規(guī)范的會(huì)議紀(jì)要；教研室有青年教師培養(yǎng)部署，卻拿不出像樣的培養(yǎng)規(guī)劃和總結(jié)。（2）有關(guān)職能部門檔案記錄不一致。像學(xué)生出勤考核、學(xué)生違紀(jì)、學(xué)生參加黨課及社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)、學(xué)籍變動(dòng)等情況的記載存在著

5、部門之間記錄不一致的現(xiàn)象。（3）從檔案建立上來(lái)看，有些高校沒(méi)有建立規(guī)范的部門立卷制度，沒(méi)有指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集歸檔工作，每到年度歸檔立卷時(shí)臨時(shí)安排人員搞突擊。（4）從檔案保管來(lái)看，存在保管不嚴(yán)的問(wèn)題。有些人需要文件時(shí)亂翻亂抽；借閱、傳閱從不登記；有的長(zhǎng)期借用不歸還，造成重要文件時(shí)有流失。 （二）教學(xué)檔案管理人員素質(zhì)不高。目前，高校檔案管理員尤其是各院系和部門的檔案管理員素質(zhì)普遍偏低，具體表現(xiàn)在：一是大多數(shù)檔案管理員不是科班出身，缺乏系統(tǒng)的檔案管理知識(shí)，對(duì)歸檔文件及檔案價(jià)值缺乏應(yīng)有的鑒別能力，使檔案材料的收集與整理存在很大的隨意性；二是有些院系的檔案工作是由院系的老師兼任，沒(méi)有專門的檔案管

6、理人員，這些兼職人員一方面由于平時(shí)忙于教學(xué)、科研、人事、辦公室等事務(wù)性工作，沒(méi)有多余的時(shí)間和精力坐下來(lái)學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)；另一方面也沒(méi)有機(jī)會(huì)接受專門的檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案的優(yōu)化管理。 （三）檔案信息開(kāi)發(fā)不足，檔案管理效率不高。目前，許多高校中存在信息開(kāi)發(fā)不足的問(wèn)題。各系部之間教學(xué)檔案的管理互相封閉，無(wú)法相互借鑒和交流。盡管高校加大了管理改革力度，但從整體上看，問(wèn)題仍比較突出，不少單位往往只注重設(shè)施、設(shè)備、技術(shù)的投入，而不注重其效益的產(chǎn)出。21世紀(jì)是一個(gè)網(wǎng)絡(luò)化、信息化的時(shí)代，這對(duì)我們的檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。而現(xiàn)在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)雖然被普遍應(yīng)用，但檔案管理還未能實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、信息化管理，導(dǎo)致

7、檔案管理效率低下。 三、加強(qiáng)高校教學(xué)檔案管理工作的對(duì)策 （一）規(guī)范和完善教學(xué)檔案管理制度。高校要進(jìn)一步制定、完善教學(xué)檔案管理的規(guī)章制度，并確定教學(xué)檔案管理人員的職責(zé)范圍，使教學(xué)檔案管理人員樹立起強(qiáng)烈的責(zé)任心，調(diào)動(dòng)其積極性。工作制度的建立要由學(xué)校分管的校長(zhǎng)負(fù)責(zé)組織，由校檔案館具體牽頭草擬制定，以體現(xiàn)檔案工作的專業(yè)性和科學(xué)性。通過(guò)相關(guān)制度的貫徹執(zhí)行，以規(guī)范教學(xué)檔案工作行為，使教學(xué)檔案管理工作步入制度化、正規(guī)化的軌道。 （二）提高檔案管理人員的素質(zhì)。高校是高學(xué)歷人才集中的地方，但由于歷史和現(xiàn)實(shí)等方面的原因，在部分檔案管理人員中呈現(xiàn)出學(xué)歷不高、專業(yè)水平不強(qiáng)的特點(diǎn)，這就給檔案管理工作造成一定的困難。因此

8、，提高檔案管理人員的素質(zhì)尤為重要。 首先，要提高教學(xué)檔案管理人員的思想素質(zhì)。這里所說(shuō)的思想素質(zhì)不只是指政治立場(chǎng)更重要的在于對(duì)本職工作的認(rèn)真負(fù)責(zé)。教學(xué)檔案不得隨意改動(dòng)，如學(xué)生成績(jī)、教師考評(píng)結(jié)果等。作為教學(xué)檔案管理人員一定要有強(qiáng)烈的責(zé)任感和事業(yè)心，要愛(ài)崗敬業(yè)，無(wú)私奉獻(xiàn)。 其次，教學(xué)檔案管理人員還必須具備一定的專業(yè)素質(zhì)。針對(duì)教學(xué)檔案管理人員大都是半路出家，專業(yè)素質(zhì)不強(qiáng)的問(wèn)題，各單位要做好他們的再教育工作，比如可以通過(guò)進(jìn)修、脫產(chǎn)上研究生班，也可以通過(guò)自學(xué)不斷提高其專業(yè)素質(zhì)，使之盡快適應(yīng)高校建設(shè)和發(fā)展的需要。 （三）提高教學(xué)檔案管理水平，建立復(fù)合型綜合檔案館。隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，構(gòu)建多元化的檔案資源

9、結(jié)構(gòu)，樹立大檔案意識(shí)，建設(shè)社會(huì)化檔案館將是今后綜合檔案館的發(fā)展方向。復(fù)合檔案館在邏輯上是傳統(tǒng)檔案館發(fā)展的延續(xù)，是傳統(tǒng)檔案館在信息技術(shù)條件下，與依托其發(fā)展而來(lái)的數(shù)字檔案館內(nèi)聯(lián)、融合、并存、共生而形成的一個(gè)有機(jī)的統(tǒng)一體。復(fù)合型檔案館模式融傳統(tǒng)檔案館成分與數(shù)字檔案館成分于一身，是檔案館的必然選擇。 由于我國(guó)目前的教學(xué)檔案管理工作，從歸檔立卷來(lái)看，存在著一些檔案難以接收進(jìn)檔的情況。各種檔案資料歸檔不及時(shí)，信息溝通能力較差，信息割裂，從而削弱了檔案館的作用。而復(fù)合型綜合檔案館的建立，是強(qiáng)化現(xiàn)有的綜合檔案館功能的有效途徑。強(qiáng)化綜合檔案館的功能會(huì)達(dá)到統(tǒng)一管理、減少重復(fù)的目的，符合構(gòu)建節(jié)約型社會(huì)的理念。建立復(fù)合型綜合檔案館，不僅將教學(xué)檔案作為重點(diǎn)進(jìn)行歸檔，還應(yīng)將各種其它與教學(xué)檔案相關(guān)的檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，使各種檔案成為一個(gè)體系，以提高檔案管理水平和效率。因此，各級(jí)檔案館要加強(qiáng)對(duì)管理方法和管理制度的創(chuàng)新，建立一個(gè)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化為主，以紙質(zhì)檔案為輔的、檔案資料豐富的新型檔案管理模式。 總之，高校教學(xué)檔案管理水平的提高，需要我們不斷的從思想上和行動(dòng)上去追求、去創(chuàng)新，這是一項(xiàng)任重而道遠(yuǎn)的工作，但只要我們對(duì)現(xiàn)在存在的問(wèn)題有一個(gè)清醒的認(rèn)識(shí)，并堅(jiān)持不懈地去追求改進(jìn)之