公文附件和附件說(shuō)明標(biāo)注位置

1、公文附件和附件說(shuō)明林注核置、格式及 附件的附件處理目專公文寫作過(guò)程中，公文附件是文秘人員經(jīng)常碰到的 問(wèn)題。筆者在教學(xué)工作中也發(fā)現(xiàn)，相關(guān)文欷中，對(duì)附件和附 件說(shuō)明所在住置、標(biāo)注格灰以及附件所帶的附件如何處置， 要么語(yǔ)焉不詳，要么大而統(tǒng)之，孰是孰非,給工作實(shí)踐帶來(lái) 諸多國(guó)或。一、公文附件本身所附的正確住置國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式（下簡(jiǎn)格式）中提出： “公文如有附件，在正文下空I行左文2字用3號(hào)仿家體字 標(biāo)”“附件”，后標(biāo)全角甯號(hào)和名稱。附件如有序號(hào)使用阿 拉依救4（人“附件：L XXXXX”）；附件名稱后不加標(biāo) 點(diǎn)符號(hào)。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并成附件左上角笫1 行頂格標(biāo)M “附件”，有序號(hào)對(duì)標(biāo)旗序

2、號(hào)；附件的序號(hào)和名 稱前后標(biāo)識(shí)應(yīng)一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)在 附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)識(shí)附 件（或帶序號(hào)）”。上述表述中對(duì)附件的表述，實(shí)際上暗含兩個(gè)概念：一個(gè) 是附件說(shuō)明，一個(gè)是附件本身。前半段實(shí)際上是講公文有附 件時(shí)在正文下所標(biāo)注的附件說(shuō)明的標(biāo)注要求，總體來(lái)說(shuō)還比 較明確；而后一段話，主要講附件本身的標(biāo)注問(wèn)題，在講述 附件本身的標(biāo)注問(wèn)題時(shí)，細(xì)分為兩種情況：一種是附件本身 與公文主件一起裝訂的情況，一種是附件本身與公文主件不 能一起裝訂的情況。后一種情況，附件實(shí)際上就是一份獨(dú)立 的文書，格式中對(duì)其標(biāo)注的方袋也是比較明確的。關(guān)鍵 是第一種情況，格式中要求“應(yīng)與

3、公文正文一起裝訂”， 在這里“公丈正文” 一詞家易引起一定歧義。因?yàn)楦鶕?jù)國(guó) 彖行政機(jī)關(guān)公文處理辦法（下簡(jiǎn)辦法;及格式中 相關(guān)規(guī)定，公文的“正丈”是公文“主體”的一個(gè)組成因素， 如果理群為“附件說(shuō)明”放在“公文正文”之后是妥當(dāng)?shù)模?但如果附件本身放在公文正丈之后，顯然不好操作。也正因?yàn)橐陨系母拍钚阅：?，在?shí)踐中，附件本身與主 件一起裝訂的情況，附件本身所在的住置通常就能見到以下 兩種：一是附件本身附在公文的收記之后。二是附件本身附 在公文生效標(biāo)識(shí)印公章之后（有附注時(shí)在附注之后），且從 下一頁(yè)頂行標(biāo)識(shí)。對(duì)這兩種住置的設(shè)定，不少著作中要么是格式中的 原文照抄，要么是見仁見智，自由發(fā)揮：有的認(rèn)為二者皆

4、可， 有的認(rèn)為只能取第二種。因此很有必要查根問(wèn)據(jù)，統(tǒng)一規(guī)。辦決第十條規(guī)定，“公文一般由秘密等級(jí)和期F艮、緊急 程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、 正文、附件說(shuō)明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、 抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等部分組成”，格式中 也提出從公文正文中抽出的附件應(yīng)該是“放在公文生效標(biāo)識(shí) 印章之后”。所以從表述的送轉(zhuǎn)順序上講，可以毫無(wú)微義地 判斷，附件本身於然故我公文的主體之后，即“附注”之后， 至于是否另轉(zhuǎn)下頁(yè)開始標(biāo)識(shí)，不少人也很模糊，其實(shí)如果細(xì) 讀格式中“附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上 角第1行頂格標(biāo)識(shí)附件”，這個(gè)問(wèn)題就昭然若,利理應(yīng) 轉(zhuǎn)下頁(yè)標(biāo)識(shí)，

5、而不是緊隨附注之后。所以公務(wù)員考試公文寫作答疑中提出，“新辦決 十條規(guī)定中，把附件一詞置于附注之后、主題詞 之前，這種排列的本身就告訴我們一個(gè)應(yīng)當(dāng)注意的問(wèn)題，即 公文的附件一般應(yīng)與公文的主體一體裝訂，公文的版記要置 于附件之后，以保證公文正文與附件的完整一體性，不少機(jī) 關(guān)或單住把公文的版記即文尾置于公文正件之后、附件之 ,形成主、附兩分離的做法，是不正確的”。這種說(shuō)法應(yīng) 該是具有權(quán)威性的，也是符合實(shí)際情況的。那么，為何長(zhǎng)期以來(lái)出現(xiàn)了附件本身標(biāo)注住置的混亂， 筆者認(rèn)為原因有二：一是辦法和格式中的相關(guān)表述 不太到住，比如在辦法中對(duì)“附件說(shuō)明”和“附件”是 分開解釋的，而格式中則將二者合在一起統(tǒng)放在

6、“公文 正文”之后表述，這就家易引起歧義，所以宜于檜照其應(yīng)在 伍置將“附件說(shuō)明”和“附件”分開表述；二是不少文秘工 作者認(rèn)為，如果將附件本身附在公文主體之后，有時(shí)可能禁 一頁(yè)當(dāng)中，正文只有一、兩行，加上“附件說(shuō)明”和生效標(biāo) 識(shí)、簽發(fā)目期、附注等公文主體要素，下面曾太多，于是 便自作聰明，將公文的版記部分提前標(biāo)注了。二、附件及附件說(shuō)明的標(biāo)注格式需要規(guī)如前所述，附件的住置確定之后，但附件本身如何標(biāo)注， 因?yàn)槿鄙倜鞔_規(guī)定，所以實(shí)踐中往往也是各行其是。格式 中規(guī)定“在附件的左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)附件，有序號(hào) 時(shí)標(biāo)識(shí)序號(hào)”，但這種規(guī)定過(guò)于原則。標(biāo)注時(shí)存在兩個(gè)需要 規(guī)的問(wèn)題：一是在標(biāo)識(shí)模式上，是“附件+胃號(hào)

7、+附件名 稱”模式，還是“附件+冒號(hào)”為一行,“附件名稱” 換行居中。二是“附件” 2字、附件名稱字號(hào)、字體的問(wèn)題, 似乎在格式中均未做明確規(guī)定。筆者認(rèn)為，既然附件作為公文主體的一個(gè)組成部分，其 標(biāo)注的格式除了明文規(guī)定之外，一是在字體、字號(hào)上應(yīng)該遵 循“正文用3號(hào)仿宋室”的規(guī)定，與“附件說(shuō)明”的標(biāo)爾字 體、字號(hào)相同，而不應(yīng)再生枝節(jié)，至于像有些教科書上講“附 件”2字用黑體的說(shuō)法，然少權(quán)威支撐。二是附件標(biāo)注時(shí)應(yīng) 該強(qiáng)調(diào)采用“附件+冒號(hào)+附件名稱”的格式，以與“附件說(shuō) 明”的標(biāo)注格尤相同，而不是其他。此外，當(dāng)附件名稱較長(zhǎng)需要回行時(shí)，應(yīng)該參照“抄送機(jī) 關(guān)”的標(biāo)識(shí)方法，回行時(shí)與冒號(hào)后家對(duì)齊，這一點(diǎn)在格

8、式 中未加說(shuō)明。同樣，附件說(shuō)明的標(biāo)注上，關(guān)于這一點(diǎn)也應(yīng)該 按照“抄送機(jī)關(guān)”的標(biāo)識(shí)回行辦法執(zhí)行。三、附件的附件處理方出在實(shí)踐工作中，不少公文附件的正文也有附件，這個(gè)“附 件”應(yīng)附于何處、如何標(biāo)注，也是固或不少文秘工作者的一 項(xiàng)工作。塞者接觸到的處理方法主要有：一是參照公文主件 與附件的住置關(guān)東及標(biāo)收方袋進(jìn)行安排。二是簡(jiǎn)而化之，4 附件的正文中用括號(hào)標(biāo)注為“附件喙”等。對(duì)于第二種方法， 從公文的完整性上來(lái)說(shuō)，是不符合要求的。而第一種方法帶 來(lái)的結(jié)果是：公文主件的附件如只有一件，那么此附件標(biāo)注 為“附件”，而如附件本身所帶的附件為兩件，那么檜此辦 法必然標(biāo)注為“附件1”、 “附件2”，這樣在同一個(gè)文

9、件 當(dāng)中，就出現(xiàn)了 “附件”、“附件1”、 “附件2”，這樣 的標(biāo)注既不規(guī)，同時(shí)也家易讓人摸不著頭腦，搞不清誰(shuí)是誰(shuí) 的附件。試看一例：X X X教育局關(guān)于印發(fā)X X X市師生考核方嗓的通 如各縣（市、區(qū)）教育局：現(xiàn)將XXX市師生考核方案印發(fā)給你們，靖結(jié)合各 地區(qū)實(shí)際情況，貫徹執(zhí)行。附件：X X X市師生考核方案二OO八年二月八日附件：XXX市師生考核方案XXXXXXXXXXXX （方案正文）o附件1 ：X X X市師生入職考核細(xì)則附件1： XXX師生入職考核細(xì)則XXXXXXXXX （細(xì)則正文）o這種的標(biāo)識(shí)給人的感覺眼花絳亂，不夠明晰。那么如何 處理這個(gè)問(wèn)題，紇者認(rèn)為可以通過(guò)兩個(gè)途役來(lái)斛決：一是

10、效 仿國(guó)務(wù)院辦公廳所發(fā)公文實(shí)例，從附件的使用囹來(lái)進(jìn)行完 萋。格式條文釋義規(guī)定：附件所附家主要包括一些圖表、 和規(guī)定等。因此可以這樣理斛：一般來(lái)說(shuō)圖表和本身不帶附 件，那么有可能附件本身帶有附件的只有“規(guī)定性公文”， 而“規(guī)定性公文”通常都是以轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)、報(bào)送等名義發(fā)布 的，此時(shí)公文的主件優(yōu)伍是個(gè)包裝或外殼而已，而公文的實(shí) 體就是這些“規(guī)定性公文”。試看一例：國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)人力濟(jì)源社會(huì)保障部財(cái)政部城鎮(zhèn)企業(yè)職工基本春老保險(xiǎn)關(guān)東轉(zhuǎn)移接續(xù)暫行辦法的 通知各省、自治區(qū)、直轄市人民政府，國(guó)務(wù)院各部委、各直 屬機(jī)構(gòu)：人力密源社會(huì)保障部、財(cái)政部城鎮(zhèn)企業(yè)職工基本養(yǎng)老 保險(xiǎn)關(guān)東轉(zhuǎn)移接續(xù)暫行辦決已經(jīng)國(guó)務(wù)院同意

11、，現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)給你 們，請(qǐng)結(jié)合實(shí)際，認(rèn)真貫徹執(zhí)行。二OO九年十二月二十八日城鎮(zhèn)企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險(xiǎn)關(guān)系轉(zhuǎn)移接續(xù)暫行辦法 才是此篇公文的主體和實(shí)質(zhì)（也有學(xué)者干脆就稱之為主件， 當(dāng)然這種稱呼有待商榷），此公文的主件“人力濟(jì)源社會(huì)保 障部、財(cái)政部城鎮(zhèn)企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險(xiǎn)關(guān)系轉(zhuǎn)移接續(xù)暫 行辦法已經(jīng)國(guó)務(wù)院同意，現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)給你們，請(qǐng)結(jié)合實(shí)際，認(rèn) 真貫徹執(zhí)行。”，僅僅是起到轉(zhuǎn)發(fā)附件的作用。這個(gè)觀點(diǎn)是 站得住腳的。如果這樣，附件的附件的標(biāo)注問(wèn)題就迎刃而解 了。秘書學(xué)界有一個(gè)約定俗成的習(xí)慣：凡是正文中已經(jīng)提及 附件名稱的，正文下面就不再加注“附件說(shuō)明”，以使整個(gè) 公文更為符潔。此等做法，國(guó)務(wù)院、國(guó)務(wù)院辦公廳所發(fā)的公 文均

12、為如此，是有事實(shí)依據(jù)的。因此，對(duì)于0,考公文寫作過(guò) 程中出現(xiàn)的附件的附件標(biāo)注完全可以捺此辦法來(lái)群決。諸如 第一例，公文可以標(biāo)注為：x x x教育局關(guān)于印發(fā)x x x市師生考核方嗓的通 知各縣（市、區(qū)）教育局：現(xiàn)將XXX市師生考核方案印發(fā)給你們，靖結(jié)合各 地區(qū)實(shí)際情況，貫徹執(zhí)行。X X X市師生考核方案二OO八年二月八日XXX市師生考核方案XXXXXXXXXXXX （方案正文）附件1 ：X X X市師生入職考核細(xì)則附件1： XXX師生入職考核細(xì)則XXXXXXXXX （細(xì)則正文）o這樣就能有效避免兩重附件標(biāo)鍬不準(zhǔn)和關(guān)東混亂的現(xiàn) 象，使公文的主體與附件以及與附件的附件之間的關(guān)東更為 明晰。除此而外，紇者認(rèn)為，可以根據(jù)附件的附件的重要性分 而行文。比如像上例中XXX市師生考核方案與XX X市師生入職考核