會計檔案歸檔范圍及歸檔要求

1、會計檔案歸檔范圍及要求會計檔案歸檔范圍主要包括四個方面（一）會計憑證主要指原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，銀行存款余額調(diào)節(jié)表。（二）會計帳簿主要指現(xiàn)金銀行存款日記賬，明細賬，總賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿及外事的會計賬簿。（三）財務(wù)報表主要指財務(wù)指標(biāo)快報，月、季會計報表，年度會計報表及文字說明，職工開支花名表。（四）其他會計文件材料主要指會計移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊，銀行對賬單及其他應(yīng)當(dāng)保存的會計專業(yè)資料。一、組卷（一）會計憑證的組卷手工會計憑證及紙質(zhì)電算化憑證的組卷均按如下步驟進行：1、排序檢查。憑證在記賬、匯總、審核等傳遞過程中可能產(chǎn)生顛倒憑證號、缺少憑證等情況。因此，在憑

2、證整理前應(yīng)將憑證按日期、編號排列，檢查各順序號的憑證是否齊全或顛倒、附件是否漏缺。缺少憑證或附件要找回；憑證顛倒要重新排列；破損票據(jù)應(yīng)修補，殘缺處如有重要內(nèi)容，應(yīng)查清補齊或在空白處說明，并簽章；虛線連接的票據(jù)，應(yīng)裁開；檢查中發(fā)現(xiàn)的重要情況應(yīng)另紙說明作附件放在該憑證之后。2、拆金屬物。訂書釘、大頭針、回形針等金屬易發(fā)生氧化，影響會計憑證的保管，應(yīng)拆除。3、折疊接邊。一般來講，原始憑證應(yīng)比記賬憑證略小，原始憑證要折疊整齊，最好能翻過上一號的記賬憑證，就能看到下一號記賬憑證的上邊和右邊。（1）大幅面票據(jù)的折疊。對于紙張面積大于記賬憑證的原始憑證，可按記賬憑證的面積尺寸，一般采取先自右向后，再自下向后

3、再次折疊。注意應(yīng)把憑證的左上角或左側(cè)面讓出來，以便裝訂后，還可以展開查閱如果裝訂線內(nèi)有文字，可采取接邊或抄移的方法。止匕外，由于原始憑證大于記賬憑證時需折疊，小于記賬憑證時則貼在記賬憑證背面的中間，這樣整個憑證就顯得整齊了。（2）中等幅面票據(jù)的接邊及裝訂。對于紙張面積略小于記帳憑證的原始憑證，可采取兩種方法，一是直接裝訂法，即先用回形針或大頭針將原始憑證別在記賬憑證后面，待裝訂整本憑證后，抽去回形針或大頭針；二是對原始憑證接邊法，即用大小適當(dāng)?shù)拿吋?，將其用粘膠劑貼在原始憑證上，然后再對整本憑證裝訂。（3）小幅面票據(jù)的粘貼。對于紙張面積過小的原始憑證，一般不能直接裝訂，可先將原始憑證按一定類別

4、排列，再將其貼在一張比記賬憑證略小的白紙或粘貼單上。如果是板狀票證（如以前的火車票），可以將票面票底輕輕撕開，丟棄厚紙板，粘貼薄票面。（4）數(shù)量特別多的票據(jù)的處理。有的原始憑證不僅面積大，而且數(shù)量多，如人數(shù)特別多的職工工資單、社保所等單位收費、收款收據(jù)等，這類憑證可單獨裝訂，但應(yīng)在記賬憑證上注明保管地點或編號。4、案卷組合。會計憑證按記帳憑證（后附原始憑證）的順序（即憑證分類后的時間順序），根據(jù)憑證數(shù)量的多少組合為若干卷（本），按照多則分、少則合的案卷組合方法（一般每卷1.5至2.5厘米為宜)，按日、旬、月組合成若干卷。5、裝訂。(1)裝訂的部位和方式。裝訂的部位一般在憑證的左上角，有的地方規(guī)

5、定在左側(cè)裝訂。裝訂的方式有兩孔一線和三孔一線裝訂法。在側(cè)面裝訂的一般用三孔一線裝訂法，在左上角裝訂的一般用兩孔一線裝訂法。(2)裝訂的方法。左上角裝訂法。要求每本憑證的左、上側(cè)對齊，左上角的兩條邊要直，無毛邊，呈直角。其一是有憑證封面的憑證裝訂法。在左上角部位用手電鉆等打孔工具鉆開兩個針孔，在針孔中穿線后衽兩孔一線打結(jié)。裝訂憑證應(yīng)使用棉線，結(jié)扣應(yīng)是活的，結(jié)頭在憑證背面，棉線在憑證過去封皮的里面。其二是無憑證封面的憑證裝訂法。首先用牛皮紙包住憑證的左上角；然后在牛皮紙上打兩個針孔，穿線后實行兩孔一線打活結(jié)；最后由裝訂人在牛皮紙上蓋章。左側(cè)裝訂法。將一本憑證的左側(cè)、下側(cè)對齊后，用鋼夾等工具固定這本

6、憑證后，在憑證的左側(cè)鉆開三個等距孔，穿線后實行三孔一線打活結(jié)，再貼上憑證封面。6、封面填寫。憑證外面一般要有封面，封面紙用牛皮紙印制，封面規(guī)格略大于所附記帳憑證。每本封面上填寫好立檔單位、憑證名稱、起止日期、冊數(shù)、記帳憑證號、財會主管(簽章)、經(jīng)辦會計(簽章)、保管期限等項目。需永久保存的會計憑證應(yīng)在案卷備考表、案卷封面空白處，注明憑證編號、內(nèi)容摘要，以防會計檔案鑒定銷毀時將其銷毀。(二)會計賬簿的組卷同一會計年度內(nèi)會計賬簿按賬簿種類組卷，一般一本賬為一卷，同時應(yīng)針對賬簿的不同情況作如下處理：1、填表檢查。(1)填表。在賬簿啟用及整本賬簿記完后，應(yīng)填寫賬簿啟用表”及經(jīng)管賬簿人員一覽表”。賬簿啟

7、用表設(shè)置在賬簿或賬夾的封里，其欄目主要有：賬簿名稱、賬簿編號、賬簿冊數(shù)、第幾冊、啟用日期、賬簿頁數(shù)、主管簽章、會計主管簽章、接管日期、接管人簽章、會計主管簽章等。(2)檢查核對賬表。按賬簿啟用表的有關(guān)記載核對各個賬戶是否相符，賬頁數(shù)是否齊全，序號排列是否連續(xù)。(3)檢查排列順序。正確的排列順序為：賬簿封面、賬簿啟用表、經(jīng)管賬簿人員一覽表、賬戶目錄、賬頁、封底。在對賬簿填表檢查完后，根據(jù)賬簿是活頁賬簿還是固定賬簿的情況分別進行組卷。2、活頁賬簿組卷的要求。對會計電算化打印出的賬簿與手工材料明細賬、內(nèi)部往來賬、固定資產(chǎn)分戶賬等活頁賬簿，應(yīng)針對不同情況進行如下處理：(1)手工活頁賬簿應(yīng)去除空白頁、撤

8、掉賬夾等固定物品，保留有內(nèi)容的賬頁，將其賬頁數(shù)填寫齊全。紙質(zhì)賬簿應(yīng)用牛皮紙做封面和封底，將其裝訂成冊。裝訂的會計賬簿應(yīng)牢固、平整，不得有錯頁、掉頁、空白紙及折角、缺角等情況。(2)把同類業(yè)務(wù)的賬頁裝訂在一起。多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數(shù)量金額式活賬等不得混裝。(3)填寫封面。在賬簿封面上填寫賬目的種類，會計主管人員和裝訂人(經(jīng)辦人)簽章。3、固定賬簿的組卷要求。手工的現(xiàn)金日記賬、銀行日記賬等常作固定賬。固定賬不拆去空白頁，但一般在記錄賬頁的最末一行的上下分別劃一條紅線，以示結(jié)束。止匕外，還應(yīng)在會計檔案案卷備考表中詳細注明已使用賬頁的頁數(shù)和空白頁數(shù)。會計業(yè)務(wù)量小的單位，賬簿可以不貼口取紙；會計

9、業(yè)務(wù)量大的單位，賬簿上應(yīng)貼口取紙，可以按一級科目或材料大類，按賬頁順序由前往后，自上而下地粘貼?？谌〖垜?yīng)該整齊，均勻，并能顯露出科目名稱?？谌〖垜?yīng)在賬簿的右側(cè)粘貼，不要在上下兩側(cè)粘貼。賬簿排架時應(yīng)豎立放置，以便抽取時不損壞口取紙。(三)財務(wù)報告的組卷(1)檢查核對。會計報表裝訂前要按編報目錄核對是否齊全。(2)案卷組合。會計報表應(yīng)分基層單位會計報告、匯總會計報告分別裝訂。年終決算報表要單獨裝訂，季報和月報可根據(jù)張數(shù)的多少，裝訂成一卷或數(shù)卷。財務(wù)報告的文字材料是對會計報表的分析和說明，必須與會計報表組合到案卷，以保持其內(nèi)容的密切聯(lián)系。(3)卷內(nèi)報表排列。排列順序為：會計報表封面；會計報表編制說明

10、；各種會計報表(按會計報表的編號順序排列)；財務(wù)報告的必要文字說明；會計報表的封底。(4)填寫卷內(nèi)目錄和備考表。卷內(nèi)目錄欄目一般有：序號、財務(wù)報告名稱、編報單位、填報日期等。備考表欄目一般有：卷內(nèi)情況說明、組卷人、主管會計、組卷時間等。(5)裝訂。按組合時分出的卷數(shù)采用三孔一線方式在財務(wù)報告左側(cè)裝訂，結(jié)頭在財務(wù)報告的背面。注意將財務(wù)報告的下邊和左邊對齊壓平，防止折角，如有損壞部位應(yīng)修補后進行裝訂。(6)封面編目。裝訂后，貼上財務(wù)報告封面。封面下面欄目一般有：編號、密級、財務(wù)報告名稱、編報單位、單位負責(zé)人、填報人、審核人、填報日期等；封面脊背欄目一般有：報告的年度、總頁數(shù)、檔號、保管期限等。為長

11、久保存財務(wù)報告，最好將其放入卷盒內(nèi)保管，并在脊背上填上檔號等項目。二、案卷排列與編號(一)案卷排列會計檔案案卷按如下之一方法排列：1、按照類別一年度排列。即案卷按憑證、賬簿、財務(wù)報告、其它四類分開，再按時間順序排列。這種排列方法適用于一般單位，應(yīng)優(yōu)先推薦。2、按照年度一類別排列。即先將不同年度的會計檔案分開，同一年度的會計檔案按憑證-賬簿-財務(wù)報告其他順序排列。由于憑證、賬簿、報表外形尺寸不同，這種排列方法易造成柜架浪費。補救的方法是全部使用同一規(guī)格的卷盒，一盒中可裝若干憑證、賬簿、報表，但應(yīng)注意盒脊上填寫若干個案卷號。3、會計類型單一，檔案數(shù)量較多的單位，可采用先按保管期限，再年度，然后再按

12、形式（名稱）的方法排列。4、財政部門的會計檔案，先按保管期限，再按年度，然后按組織機構(gòu)，最后按形式（名稱）排列。會計類型較多的建設(shè)銀行、稅務(wù)機關(guān)等單位，可采用先按保管期限，再按年度，然后按會計類型，最后按形式（名稱）的方法排列。會計檔案排列方法很多，各有利弊，各單位應(yīng)選擇適合本單位的排列方法，要注意方便適用，選定后不要隨意變動。（二）編案卷號1、編大流水號。一般的單位應(yīng)編大流水號。即憑證、賬簿、財務(wù)報告分別編各年度累計的大流水號。如2002年有12本憑證編1-12號；2003年從13號開始編號。2、編小流水號。會計檔案特別多的單位，可編小流水號。即同一年度同一類型的會計檔案案卷都從1開始編卷號

13、。如2002年有12本憑證，編1-12號，2003年又從1號開始編號。三、編目、上架（一）確定保管期限按財政部、國家檔案局制發(fā)的會計檔案管理辦法中的分計檔案保管期限表”的規(guī)定，會計檔案的保管期限分為永久和定期兩類。屬于永久保管的有：行政和事業(yè)單位年度決算報表、稅收年報（決算）、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等，其余為定期保管。定期保管的期限分為25年、15年、10年、5年、3年共5類。(二)擬寫案卷題名會計檔案應(yīng)逐卷填寫案卷題名。案卷題名由會計核算單位、會計年度、會計核算材料的名稱三部分組成。如：國家檔案局2001年總賬；國家檔案局2001年度財務(wù)報告。(三)編制目錄會計檔案應(yīng)編制機讀或手工案卷目錄。1、目錄表的填寫目錄表應(yīng)包括案卷號、題名、保管期限、起止時間、備注等欄目。(1)案卷號。按前述編號法順序填寫案卷號。(2)題名。按會計檔案案卷上的題名填寫，如：湖北省檔案局2001年總賬；湖北省檔案局2001年度財務(wù)報告；