會(huì)計(jì)憑證的電子化與規(guī)范化

1、會(huì)計(jì)憑證的電子化與規(guī)范化贈(zèng)磅拿稔0會(huì)計(jì)信息化研究者通常從財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)與管理會(huì)計(jì)兩個(gè)方面探討信息技術(shù)如何為會(huì)計(jì)帶來(lái)增值信息，兩者固然可以并駕齊驅(qū)，但我國(guó)會(huì)計(jì)信息嚴(yán)重失真的現(xiàn)實(shí)迫使我們不得不駐足于財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的研究，并借助信息技術(shù)的科學(xué)處理來(lái)保證會(huì)計(jì)信息的真實(shí)與可靠.計(jì)算機(jī)系統(tǒng)”輸入是垃圾，輸出也是垃圾”的至理名言揭示了會(huì)計(jì)憑證規(guī)范化的重要性，因此，總結(jié)2O多年來(lái)我國(guó)會(huì)計(jì)核算軟件輸入13的規(guī)定與不足，進(jìn)一步探討原始憑證與記賬憑證的完全電子化，并促使規(guī)范化控制有效地嵌入會(huì)計(jì)軟件之中，就顯得十分必要.一，電算化會(huì)計(jì)憑證的相關(guān)規(guī)定及存在的不足1989年財(cái)政部發(fā)布了會(huì)計(jì)核算軟件管理的幾項(xiàng)規(guī)定（試行），對(duì)憑證輸入提

2、出三條要求.隨著電算化的縱深發(fā)展，財(cái)政部于1994年發(fā)布了第27號(hào)文件，包括會(huì)計(jì)電算化管理辦法商品化會(huì)計(jì)核算軟件評(píng)審規(guī)則和會(huì)計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范等3個(gè)文件，這些文件從會(huì)計(jì)核算軟件的評(píng)審，計(jì)算機(jī)替代手工記賬的條件，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的輸入，處理.輸出以及安全保密等方面對(duì)會(huì)計(jì)核算軟件開(kāi)發(fā)與應(yīng)用作了較為全面的規(guī)定.會(huì)計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范（以下簡(jiǎn)稱功能規(guī)范）根據(jù)計(jì)算機(jī)的特定工作環(huán)境對(duì)記賬憑證和原始憑證的輸入作了詳細(xì)的規(guī)定.在軟件應(yīng)具備初始化功能的規(guī)定中，要求必須定義自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證，輸入的記賬憑證的格式和種類應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家統(tǒng)一會(huì)計(jì)制度.在拒絕接受錯(cuò)誤輸入方面，功能規(guī)范要求對(duì)憑證的類別與編號(hào)的出錯(cuò)，對(duì)借方，貸方科目

3、編號(hào)與名稱不相符，對(duì)借方，貸方金額不平衡，以及對(duì)機(jī)內(nèi)原始憑證與記賬憑證的不一致等情況，軟件應(yīng)當(dāng)才I絕接受.而針對(duì)出錯(cuò)的修改，功能規(guī)范則規(guī)定輸入機(jī)內(nèi)記賬憑證一經(jīng)審核后軟件不能提供修改功能，并要求軟件應(yīng)當(dāng)分別提供對(duì)輸入，審核與修改功能的使用權(quán)限設(shè)置控制.當(dāng)發(fā)現(xiàn)已審核或登賬的記賬憑證有誤時(shí)，應(yīng)當(dāng)采用紅字沖銷法或者補(bǔ)充56對(duì)務(wù)與會(huì)0.蓉臺(tái)蜃200610登記法進(jìn)行更正，不能采用不留痕跡的修改.同時(shí)，在原始憑證正確性控制方面，功能規(guī)范對(duì)其項(xiàng)目的齊全性，與記賬憑證一致性審核，以及其修改應(yīng)符合的條件等也作了較為詳細(xì)的規(guī)定.可以說(shuō)，上述一系列規(guī)定從制度上保證了會(huì)計(jì)憑證輸入的正確性，進(jìn)而保證了會(huì)計(jì)核算軟件的開(kāi)發(fā)質(zhì)

4、量.但是也應(yīng)當(dāng)看到，上述規(guī)定過(guò)分強(qiáng)調(diào)人對(duì)會(huì)計(jì)憑證的控制,甚至連自動(dòng)生成的記賬憑證也要求會(huì)計(jì)人員對(duì)其加以審核,這種將控制點(diǎn)交由會(huì)計(jì)人員而非交由軟件來(lái)完成的做法，明顯說(shuō)明當(dāng)時(shí)制度對(duì)會(huì)計(jì)的第一次確認(rèn)與計(jì)量偏重于人的控制.美國(guó)COSO報(bào)告的重要前提之一便是在全社會(huì)統(tǒng)一財(cái)務(wù)軟彳.但我國(guó)地域廣闊，企業(yè)經(jīng)營(yíng)千差萬(wàn)別，情況錯(cuò)綜復(fù)雜，這決定了我國(guó)在短期內(nèi)難以在全社會(huì)推行統(tǒng)一財(cái)務(wù)軟件.繼中國(guó)軟件行業(yè)協(xié)會(huì)財(cái)務(wù)及企業(yè)管理軟件分會(huì)于1998年8月發(fā)布財(cái)務(wù)軟件數(shù)據(jù)接13標(biāo)準(zhǔn)98-001號(hào)之后,2005年1月由國(guó)家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局和國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)委批準(zhǔn)發(fā)布實(shí)施的信息技術(shù)會(huì)計(jì)核算軟件數(shù)據(jù)接13»國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)記賬憑證的

5、數(shù)據(jù)元素（數(shù)據(jù)項(xiàng)）加以規(guī)范，進(jìn)步保證了會(huì)計(jì)憑證接13的標(biāo)準(zhǔn)性.但如何使這一文件得以很好地貫徹實(shí)施，仍然存在一些問(wèn)題.隨著企業(yè)資源計(jì)劃（ERP）的深入應(yīng)用，企業(yè)資源規(guī)劃系統(tǒng)（ERP）規(guī)范（以下簡(jiǎn)稱（ERP規(guī)范）基本框架于2003年10月1日開(kāi)始實(shí)施，盡管它并不具有強(qiáng)制性，僅作為國(guó)家推薦標(biāo)準(zhǔn)，但其出臺(tái)對(duì)當(dāng)前我國(guó)的ERP軟件的開(kāi)發(fā)與應(yīng)用具有很強(qiáng)的指導(dǎo)意義.尤其是（ERP規(guī)范專門設(shè)置的自動(dòng)分錄”功能模塊，第一次以功能模塊的形式出現(xiàn)在一個(gè)規(guī)范框架之中.在其”6.181動(dòng)分錄”的基礎(chǔ)設(shè)置一節(jié)中，列舉了可生成原始憑證的單據(jù)類型和生成記賬憑證的科目設(shè)置的種類，同時(shí)，對(duì)記賬憑證生成方式，審核和出錯(cuò)修改都作了不同

6、程度的規(guī)定.值得一提的是，在”6.18自動(dòng)分錄”部分中,該規(guī)范還對(duì)憑證的不f核管理提出了3種控制：一是"可由會(huì)計(jì)憑證反向追查各項(xiàng)交易單號(hào)資料”是對(duì)于已自動(dòng)開(kāi)立憑證的變動(dòng)單據(jù)予以記錄.避免重復(fù)生成憑證”三是生成憑證后，原始單據(jù)將無(wú)法修改，避免憑證與來(lái)源單據(jù)資料不一致.以上3種控制使記賬憑證自動(dòng)生成進(jìn)一步規(guī)范.雖然，我國(guó)現(xiàn)有的制度與規(guī)范在一定程度上保證了會(huì)計(jì)憑證輸入與自動(dòng)生成的可靠性，但其對(duì)記賬憑證填制與自動(dòng)生成仍然立足于人工完成.沒(méi)有從根本上擺脫手工會(huì)計(jì)模式的窠臼.筆者認(rèn)為，由財(cái)政部專門出臺(tái)一個(gè)關(guān)于會(huì)計(jì)憑證規(guī)范輸入的制度.對(duì)會(huì)計(jì)憑證批控制，校驗(yàn)控制，輸入錯(cuò)誤更正,記賬憑證的自動(dòng)生成的范

7、圍與種類加以詳細(xì)規(guī)定，實(shí)屬當(dāng)務(wù)之急.二,原始憑證數(shù)據(jù)電子化及其輸入口控制保證會(huì)計(jì)憑證輸入數(shù)據(jù)質(zhì)量主要從三個(gè)方面著手：一是盡可能實(shí)現(xiàn)原始憑證電子化：二是利用信息技術(shù)規(guī)范記賬憑證輸入三是對(duì)登賬前機(jī)內(nèi)原始憑證與記賬憑證的審查當(dāng)前，會(huì)計(jì)部門對(duì)記賬憑證的輸出仍然采用紙介質(zhì)與電子介質(zhì)并行的做法.相應(yīng)地,記賬憑證就有電子和紙質(zhì)兩套相一致的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù).但原始憑證卻并非如此，盡管目前有部分原始憑證可通過(guò)條形碼等方式錄入并存儲(chǔ)于機(jī)內(nèi).但大部分仍然以紙介質(zhì)的方式存在.這不僅僅是給會(huì)計(jì)檔案的保管帶來(lái)了諸多的麻煩，更重要的是由于紙質(zhì)原始憑證游離于機(jī)外而使系統(tǒng)的記賬憑證與原始憑證之間的監(jiān)控難達(dá)高效.解決的辦法當(dāng)然是盡早實(shí)現(xiàn)

8、原始憑證全部電子化.筆者認(rèn)為，運(yùn)用影像與掃描技術(shù)使原始憑證電子化，是一個(gè)切實(shí)可行的做法.原始憑證的影像實(shí)時(shí)處理具體做法是，首先設(shè)置錄入平臺(tái)，根據(jù)業(yè)務(wù)量的大小，綜合采用中高速掃描儀，平板掃描儀，攝像等多種方式，將經(jīng)過(guò)審核的紙質(zhì)原始憑證存入機(jī)內(nèi).當(dāng)前紙質(zhì)原始憑證不外乎兩種形式，一種是由打印機(jī)直接打印輸出，另一種是由手寫填列.對(duì)于第一種.可以通過(guò)掃描方式將憑證掃描并經(jīng)過(guò)機(jī)內(nèi)審核后存儲(chǔ)于機(jī)內(nèi)原始憑證庫(kù)文件之中.而對(duì)于后一種形式，也即手寫填列的憑證，由于手書(shū)筆跡難以正確地為計(jì)算機(jī)所識(shí)別.可采用攝像方式將每張?jiān)紤{證拍攝并存入專用的目錄文件之中.但采用這種拍攝方式不利于記賬憑證的自動(dòng)生成.它畢竟只是一種權(quán)

9、宜之計(jì).如果這類手書(shū)的憑證不是太多.也可以直接由會(huì)計(jì)人員通過(guò)鍵盤方式將其輸入并在機(jī)內(nèi)審核之后存入原始憑證庫(kù)文件之中.總之,盡可能將紙質(zhì)原始憑證通過(guò)掃描或鍵盤輸入方式存入機(jī)內(nèi)原始憑證庫(kù)文件為記賬憑證的自動(dòng)生成提供直接的依據(jù).另外，為了隨時(shí)檢查記賬憑證與原始憑證的對(duì)應(yīng)關(guān)系.檢查原始憑證的順序編號(hào)與分類編號(hào)是否連續(xù).以及是否存在重復(fù)錄入等情況，有必要對(duì)錄入對(duì)象設(shè)計(jì)一個(gè)（或多個(gè)）目錄文件.分別設(shè)置記賬憑證的對(duì)應(yīng)號(hào)碼，原始憑證的順序編號(hào)，分類編號(hào)，憑證名稱以及審核人的簽章等字段.特別提及的是.應(yīng)當(dāng)為原始憑證預(yù)先設(shè)計(jì)編號(hào).通過(guò)該編號(hào)可以準(zhǔn)確地說(shuō)明憑證的使用情況，并能夠提供一個(gè)通過(guò)會(huì)計(jì)記錄對(duì)業(yè)務(wù)進(jìn)行追蹤的審

10、核蹤跡.使用時(shí)，將原始憑證編號(hào)事先分發(fā)給使用者并令其按順序使用，同時(shí)，為原始憑證編號(hào)建立一個(gè)摘要說(shuō)明庫(kù).對(duì)各原始憑證的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)作一個(gè)記錄，簡(jiǎn)單加以說(shuō)明，這種目錄式的記錄與業(yè)務(wù)說(shuō)明相對(duì)應(yīng)的做法，能夠保證原始憑證的安全與完整.而在原始憑證的保管方面.必須注意在任何時(shí)候，對(duì)原始憑證的使用都應(yīng)只限于那些經(jīng)授權(quán)的人員并對(duì)原始憑證庫(kù)文件通過(guò)加鎖方式進(jìn)一步保護(hù)，以保證原始憑證不受非法操作.逐步放棄紙質(zhì)存放而盡可能將會(huì)計(jì)憑證存儲(chǔ)于機(jī)內(nèi)，是今后會(huì)計(jì)信息化的努力方向.基于這一設(shè)想，先進(jìn)行原始憑證的才3描（或影像）處理，后進(jìn)行記賬憑證的填制的順序不可顛倒.當(dāng)原始憑證經(jīng)過(guò)影像處理或掃描審核后記賬憑證的輸入員可直接據(jù)以

11、在機(jī)上填制記賬憑證這一做法可以保證機(jī)內(nèi)原始憑證與記賬憑證的一致性.同時(shí)也為今后會(huì)計(jì)憑證的無(wú)紙化操彳打下基礎(chǔ).隨著電子商務(wù)的快速發(fā)展.原始憑證的全部無(wú)紙化不難實(shí)現(xiàn).進(jìn)而為智能軟件自動(dòng)對(duì)各種會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)加以識(shí)別并生成記賬憑證創(chuàng)造條件.從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，交易集中控制是財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息的可靠性與相關(guān)性的保證，而目前的憑證集中與報(bào)表集中將逐步為交易集中所替代.交易集中控制旨在使物流，資金流和信息流三流合一”的基礎(chǔ)上達(dá)到對(duì)會(huì)計(jì)信息的控制與使用.各種業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)一體化的流程，凸顯交易集中控制的作用.在此，記錄交易的原始憑證的電子化是交易集中控制的前提條件.離開(kāi)了原始憑證的電子化，交易集中控制也就無(wú)從談起了.三,記賬憑證規(guī)范

12、化的基本思路在會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中作為會(huì)計(jì)信息雛形的賬戶記錄.是企業(yè)會(huì)計(jì)報(bào)告的信息源.而這一信息源又首先必須以記賬憑證作為其載體.正是賬戶與記賬憑證的這種密不可分的依存關(guān)系，決定了記賬憑證的不可替代性.至今.無(wú)論是手工會(huì)計(jì)還是電算化會(huì)計(jì)，無(wú)論是國(guó)產(chǎn)軟件還是外國(guó)軟件，都十分重視記賬憑證的填制，錄入，機(jī)內(nèi)審核和自動(dòng)生成.在信息化條彳下，記賬憑證有手工填制與軟件自動(dòng)生成兩種方式.一般地說(shuō)，借助應(yīng)用程序自動(dòng)生成的記賬憑證越多.數(shù)據(jù)源的可靠性就越強(qiáng).換句t說(shuō).在軟件質(zhì)量得到彳證的前提下.人為填制的記賬憑證遠(yuǎn)不如軟件自動(dòng)生成來(lái)得可靠.正因?yàn)槿绱?，記賬憑證自動(dòng)生成一直是國(guó)內(nèi)外軟件開(kāi)發(fā)商提高軟件質(zhì)量的切入點(diǎn).200

13、61O財(cái)務(wù)與會(huì)昔綜臺(tái)版57財(cái)磅鼻令寸則flatl化ntin.常用憑證的設(shè)置對(duì)正確形成記賬憑證至關(guān)重要，它根據(jù)對(duì)企業(yè)經(jīng)常發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)加以分析.在系統(tǒng)中存入這些常用憑證的借方，貸方科目.一旦通過(guò)某種標(biāo)識(shí)（例如輸入標(biāo)準(zhǔn)摘要等）.系統(tǒng)便將該對(duì)應(yīng)憑證的借貸方科目顯示在屏幕上，并由輸入員將金額等其他數(shù)據(jù)予以輸入.這一做法雖然只確認(rèn)相應(yīng)的會(huì)計(jì)要素而將計(jì)量留給會(huì)計(jì)人員確定.但對(duì)規(guī)范記賬憑證起了積極的作用.盡可能多地由軟件自動(dòng)生成記賬憑證固然是我們努力的方向，但它畢竟不能一蹴而就.當(dāng)務(wù)之急，應(yīng)當(dāng)注重對(duì)手工填制憑證的正確性進(jìn)行控制.在一張記賬憑證之中.最重要的莫過(guò)于借貸科目及其金額的確定.會(huì)計(jì)科目固然有級(jí)別之分

14、.但其一級(jí)科目因其直接影響會(huì)計(jì)要素而處最重要地位.有鑒于此我國(guó)一些商品化會(huì)計(jì)核算軟件從其問(wèn)世開(kāi)始.便根據(jù)一級(jí)科目的對(duì)應(yīng)關(guān)系設(shè)置了"非法對(duì)應(yīng)科目”的控制.例如會(huì)計(jì)人員填制了一張”借累計(jì)折舊，貸壞賬準(zhǔn)備的錯(cuò)誤憑證.如果使這一非法對(duì)應(yīng)科目的憑證進(jìn)入機(jī)內(nèi)記賬憑證庫(kù)文件.所生成的會(huì)計(jì)報(bào)表必然失實(shí).因此.應(yīng)當(dāng)將那些非法對(duì)應(yīng)關(guān)系的會(huì)計(jì)分錄拒之門外.我們可以根據(jù)當(dāng)前國(guó)家會(huì)計(jì)制度所公布的一級(jí)科目，逐一查找每一科目與其他所有一級(jí)科目的非法對(duì)應(yīng)關(guān)系.并將該確定結(jié)果存放于非法對(duì)應(yīng)科目文件之中.鑒于會(huì)計(jì)科目有相對(duì)穩(wěn)定性的特點(diǎn)，筆者認(rèn)為，將確認(rèn)后的非法對(duì)應(yīng)科目表列入（ERP規(guī)范或會(huì)計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范等文件之

15、中.能夠從制度上保證這一控制的有效實(shí)施.記賬憑證的借貸方金額的自動(dòng)生成也應(yīng)當(dāng)列入我們的研究范圍.對(duì)于收款和付款兩大類型的記賬憑證而言，其借貸金額一般可直接根據(jù)其U付金額加以確定，而對(duì)于月末結(jié)賬憑證.諸如損益結(jié)轉(zhuǎn)，計(jì)提折舊，工資結(jié)算與分配等，一般也可以通過(guò)公式定義的方式直接將計(jì)算結(jié)果填入記賬憑證的借貸金額欄之中.在一個(gè)企業(yè)中.由于各期所發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容大同小異.故許多常用記賬憑證的借貸金額經(jīng)過(guò)分析之后完全有可能按“常用憑證”方式令其自動(dòng)生成.更進(jìn)一步地說(shuō)，如果能夠?qū)ｉT開(kāi)發(fā)通用的數(shù)據(jù)輸入模塊.并令其與會(huì)計(jì)軟件相連接，也不失為一種有效的控制手段與方法.國(guó)外已經(jīng)有不少公司使用通用數(shù)據(jù)輸入系統(tǒng)（generalizeddatainputsystem.GDlS）.即通過(guò)通用的程序?qū)局兴薪灰滋幚硐到y(tǒng)的數(shù)據(jù)輸入進(jìn)行集中管理.它的優(yōu)點(diǎn)是首先，它通過(guò)設(shè)置公共系統(tǒng)來(lái)處理所有的數(shù)據(jù)檢驗(yàn).進(jìn)而使控制得到加強(qiáng)：其次，這種通用數(shù)據(jù)輸入系統(tǒng)能夠確保每一個(gè)會(huì)