關(guān)于制度下發(fā)行政公文規(guī)范的通知(DOC)

1、秘密湖北星瀚企業(yè)管理有限公司文件星企字201531號(hào)關(guān)于制定下發(fā)行政公文使用規(guī)范的通知集團(tuán)各部門、各子公司：為進(jìn)一步規(guī)范公司行政公文擬定和處理，強(qiáng)化各部門、子公司公文處 理工作的科學(xué)化、制度化，有利于公司更好的實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、處理公務(wù)、溝通 信息、聯(lián)系事務(wù)和傳達(dá)公司決策，確保政令暢通，確保各項(xiàng)工作落實(shí)。根 據(jù)公司實(shí)際情況，經(jīng)集團(tuán)公司研究決定制定本規(guī)范。望集團(tuán)各部門、子公司接此通知后，組織相關(guān)人員學(xué)習(xí)，掌握公文的 基本格式和快速寫作方法，提高日常公文的寫作能力。特此通知！附件：行政公文使用規(guī)范湖北星瀚企業(yè)管理有限公司二0一五年九月二十八日小題詞：下發(fā)制度 通知主送：綜合辦公室、財(cái)務(wù)部、融資部（漢口典當(dāng)

2、）、物業(yè)發(fā)展部、武漢城成（振林）置 業(yè)有限公司、武漢市橄欖綠商貿(mào)有限公司、湖北星瀚傳媒有限責(zé)任公司、武漢新 橄出租車有限責(zé)任公司湖北星瀚企業(yè)綜合辦公室2015年9月28日印發(fā)（共印8份）行政公文使用規(guī)范第一章 總則一、為了適應(yīng)公司工作實(shí)際需要，推進(jìn)公文處理工作科學(xué)化、制度化，制定本規(guī)范。二、本條例適用于集團(tuán)各部門、子公司公文處理工作。三、公文處理工作是指公文擬制、辦理、管理等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。四、公文處理工作應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、準(zhǔn)確規(guī)范、精簡(jiǎn)高效、安全保密的原則。五、集團(tuán)各部門、子公司應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)，指定專人負(fù)責(zé)公文處理工作。第二章、公文的種類

3、一、公文可分為上行文、下行文和平行文三類；上行文：指下級(jí)機(jī)關(guān)、單位向隸屬的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和單位報(bào)送的公文。平行文：同級(jí)或是不相隸屬的的機(jī)關(guān)單位之間的行文。下行文：指上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)單位對(duì)所屬下級(jí)機(jī)關(guān)單位的行文。二、公文的具體歸類：1、上行文：報(bào)告、請(qǐng)示、議案2、下行文：決定、決議、通知、通告、通報(bào)、指示、批復(fù)、意見、會(huì)議紀(jì)要3、平行文:函第三章、公文種類的涵義一、報(bào)告：向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，提出建議；二、請(qǐng)示：向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示或批準(zhǔn)；三、議案：向上級(jí)機(jī)關(guān)提請(qǐng)審議事項(xiàng)；四、決定：對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排；五、決議：經(jīng)會(huì)議討論通過并要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)；六、通知：要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要周知或

4、共同執(zhí)行的事項(xiàng)；七、通告：在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)；八、通報(bào)：表彰先進(jìn)，批評(píng)、處罰錯(cuò)誤，傳達(dá)重要情況；九、指示：對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布置工作，闡明工作活動(dòng)的指導(dǎo)原則；十、批復(fù)：答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)；十一、意見：用于對(duì)重要問題提出見解和處理方法；十二、會(huì)議紀(jì)要：傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神，要求與會(huì)單位共同遵守和執(zhí)行；十三、函：不相隸屬的單位之間相互商洽工作，詢問、請(qǐng)求和答復(fù)問題。第四章、公文的格式公文格式主要由眉首、正文和版記三部分構(gòu)成。一般由標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、保密等級(jí)、緊急程度、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、印章、發(fā)文時(shí)間、抄送機(jī)關(guān)（報(bào)送機(jī)關(guān)） 、附注等部分級(jí)成。一、公文標(biāo)題，應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的

5、主要內(nèi)容和公文種類。二、發(fā)文字號(hào)，包括機(jī)關(guān)代字、年號(hào)、順序號(hào)。三、涉及到秘密公文的應(yīng)分別標(biāo)明“絕密” 、 “機(jī)密” 、 “秘密” ，公文的保密等級(jí)標(biāo)于文件的右上方第一行（ 3 號(hào)黑體字） 。四、公文的緊急程度分為特急件、加急件和平級(jí)急三個(gè)等級(jí)，標(biāo)于文件的左上方第一行（ 3 號(hào)黑體字） 。五、請(qǐng)示一般只寫主送機(jī)關(guān)，如需同時(shí)送其他上級(jí)機(jī)關(guān)，就用抄報(bào)形式。六、以紅頭文件形式公文和對(duì)外公文一律加蓋公章。七、正文落款處用大寫漢字將年、月、日標(biāo)全，“零”寫為。八、版記主題詞用 3 號(hào)黑體字，詞目用 3 號(hào)小標(biāo)宋體字。九、打印用紙： A4 型紙；用于張貼的公文型紙可視情況而定十、裝訂要求：多頁(yè)公文應(yīng)于左側(cè)兩

6、釘平訂。十一、排版規(guī)格：每頁(yè) 22 行， 28 字/ 行，三號(hào)仿宋體。十二、附 件 : 正文下空一行，左空兩字，三號(hào)仿宋，如有序號(hào)，后加阿拉伯?dāng)?shù)字如：附件：1.XXXX ,附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)。注：公司內(nèi)部之間使用公文正文部分統(tǒng)一為四號(hào)仿宋字體，對(duì)外行文一律為三號(hào)仿宋字體。第五章 行文規(guī)則行文應(yīng)當(dāng)確有必要，講求實(shí)效，注重針對(duì)性和可操作性。行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。一般不得越級(jí)行文，特殊情況需要越級(jí)行文的，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送被越過的機(jī)關(guān)。一、向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)則：1、原則上主送一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)，根據(jù)需要同時(shí)抄送其他相關(guān)上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)，不抄送下級(jí)機(jī)關(guān)。2、向上級(jí)主管單位請(qǐng)示、報(bào)告重大

7、事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)經(jīng)本級(jí)負(fù)責(zé)人同意并簽發(fā)。3、請(qǐng)示應(yīng)當(dāng)一文一事，不得在報(bào)告等非請(qǐng)示性公文中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。4、受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)行文，必要時(shí)應(yīng)當(dāng)抄報(bào)另一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)。5、不符合行文規(guī)則的上報(bào)公文，上級(jí)機(jī)關(guān)可退回下級(jí)呈報(bào)機(jī)關(guān)。二、 向下級(jí)機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)則：1、主送受理機(jī)關(guān)，根據(jù)需要抄送相關(guān)機(jī)關(guān)。重要行文應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送發(fā)文機(jī)關(guān)的直接上級(jí)機(jī)關(guān)。2、 集團(tuán)各部門在各自職權(quán)范圍內(nèi)可以向下級(jí)相關(guān)部門行文。3、涉及多個(gè)單位（部門）職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，若相互之間未協(xié)商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令其糾正或者撤銷。4、上級(jí)機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)行文，必要時(shí)抄送該下級(jí)機(jī)關(guān)的另一個(gè)上級(jí)

8、機(jī)關(guān)。5、下行文經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核同意后可印制下發(fā)，公文眉頭無需簽發(fā)人欄（平行文亦同） 。第六章 公文擬制與管理一、公文擬制包括公文的起草、審核、簽發(fā)等程序。1、公文文稿簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)先填寫公文簽批單（見下表）由發(fā)文單位辦公室進(jìn)行審核，發(fā)文單位負(fù)責(zé)人簽發(fā)。2、內(nèi)容簡(jiǎn)潔，主題突出，觀點(diǎn)鮮明，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，表述準(zhǔn)確，文字精練。3、文種正確，格式規(guī)范。4、公文涉及其他部門職權(quán)范圍事項(xiàng)的，起草單位必須征求相關(guān)部門意見，力求達(dá)成一致。5、發(fā)文單位負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)主持、指導(dǎo)重要公文起草工作。6、經(jīng)審核不宜發(fā)文的公文文稿，應(yīng)當(dāng)退回起草單位并說明理由；符合發(fā)文條件但內(nèi)容需作進(jìn)一步研究和修改的，由起草單位修改后重新報(bào)送。二、公

9、文的收、發(fā)文辦理和整理歸檔1、簽收。對(duì)收到的公文應(yīng)當(dāng)逐件清點(diǎn)，核對(duì)無誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時(shí)間。2、登記。對(duì)公文的主要信息和辦理情況應(yīng)當(dāng)詳細(xì)記載。3、承辦。閱知性公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應(yīng)當(dāng)提出擬辦意見報(bào)本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批示或者轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理；需要兩個(gè)以上部門辦理的，應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限。承辦部門對(duì)交辦的公文應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理，有明確辦理時(shí)限要求的應(yīng)當(dāng)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)辦理完畢。4、傳閱。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示和工作需要將公文及時(shí)送傳閱對(duì)象閱知或者批示。辦理公文傳閱應(yīng)當(dāng)隨時(shí)掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。5、 催辦。 及時(shí)了解掌握公文的辦理進(jìn)展情況，

10、 督促承辦部門按期辦結(jié)。緊急公文或者重要公文應(yīng)當(dāng)由專人負(fù)責(zé)催辦。6、答復(fù)。公文的辦理結(jié)果應(yīng)當(dāng)及時(shí)答復(fù)來文單位，并根據(jù)需要告知相關(guān)單位。7、需要?dú)w檔的公文及有關(guān)材料，應(yīng)當(dāng)根據(jù)有關(guān)檔案管理規(guī)定，及時(shí)收集齊全、整理歸檔公文簽發(fā)單時(shí)間： 年 月 日公文名稱主送發(fā)文號(hào)抄才艮印制數(shù)量抄送生效時(shí)間草擬人審核人簽發(fā)人7湖北星瀚企業(yè)管理有限公司文件發(fā)文字號(hào)：3、4號(hào)仿宋。用六角括號(hào)，序號(hào)不編虛位“簽發(fā)人” ：3號(hào)仿宋，簽發(fā)人次4名：3號(hào)楷體XX字，201X?XX號(hào)簽發(fā)人：XXX紅色反線156 m叫標(biāo)題：2號(hào)仿宋，紅色反線下空 2行關(guān)于X 乂乂 乂乂 乂乂乂的報(bào)告X X X X ：正文：3、4號(hào)仿宋XXXXXXX

11、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXo妥否，請(qǐng)批示！附件：?jiǎn)挝蝗Q（加蓋公章）二OOx年x x月x x日右空4字（聯(lián)系人：XXX 電話：027XXX XXX）此行標(biāo)注僅用于請(qǐng)示件：3號(hào)仿宋主題詞：3號(hào)黑體，詞目：3、4號(hào)仿宋，詞目之間空1字主題詞：XX XX XX請(qǐng)示主送：XXX; XXX;抄報(bào)：XXX； XXX;抄送：XXX; XXX;印制單位：XXXXXX201X年X月X日印發(fā)湖北星瀚企業(yè)管理有限公司文件發(fā)文字號(hào)：3、4號(hào)仿宋。用六角括號(hào)，序號(hào)不編虛位“簽發(fā)人” ：3號(hào)仿宋，簽發(fā)人次4名：3號(hào)楷體XX函，201X?XX號(hào)【紅色反線156 m叫標(biāo)題：2號(hào)仿宋，紅色反線下空 2行

12、關(guān)于X X X X X X X X的復(fù)函X X X X ：正文：3、4號(hào)仿宋XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXo特此函復(fù)！附件：?jiǎn)挝蝗Q（加蓋公章）二OOx年x x月x x日 右空4字（聯(lián)系人：XXX 電話：027XXX XXX）此行標(biāo)注僅用于請(qǐng)示件：3號(hào)仿宋主題詞：3號(hào)黑體，詞目：3、4號(hào)仿宋，詞目之間空1字主題詞：XX XX XX復(fù)函主送：XXX; XXX;抄報(bào)：XXX； XXX;抄送：XXX; XXX;印制單位：XXX XXX201X年X月X日印發(fā)共印X X份印制份數(shù)：5號(hào)宋體10用于內(nèi)部上行受文單位領(lǐng)導(dǎo)批示:簽字： 時(shí)間： 年 月日關(guān)于X X X X X X X X的請(qǐng)示x x x X ： 正文：4號(hào)仿宋xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx