第5章電子表格制作——Excel 2003

1、第第5章章 電子表格制作電子表格制作Excel 2003 Excel 2003是一款出色的電子表格處理是一款出色的電子表格處理軟件，可以幫助我們方便地制作各種報表并軟件，可以幫助我們方便地制作各種報表并快速地進行數(shù)據(jù)處理。快速地進行數(shù)據(jù)處理。 本章內容提要本章內容提要 熟悉熟悉Excel 2003工作界面工作界面工作簿和工作表的常用操作工作簿和工作表的常用操作輸入數(shù)據(jù)輸入數(shù)據(jù)使用公式和函數(shù)使用公式和函數(shù)編輯和格式化工作表編輯和格式化工作表數(shù)據(jù)的排序、篩選和分類匯總數(shù)據(jù)的排序、篩選和分類匯總打印工作表打印工作表 5.1 熟悉熟悉Excel 2003工作界面工作界面 u編輯欄編輯欄：編輯欄是輸入、

2、編輯單元格數(shù)據(jù)的地方。選擇某個單元格，便可通過編輯欄輸入或修改其內容。u工作表標簽工作表標簽：工作表標簽位于工作簿窗口的左下角，單擊標簽可在不同工作表間進行切換。u工作表編輯區(qū)：工作表編輯區(qū)：工作表編輯區(qū)位于Excel 2003窗口的中央。啟動Excel 2003時，系統(tǒng)將自動創(chuàng)建一個名為Book1的工作簿，并同時生成了3張工作表，分別為“Sheet1”、“Sheet2”和“Sheet3”，其中Sheet1工作表處于活動狀態(tài)。 其中的標題欄、菜單欄、工具欄、任務窗格、狀態(tài)欄和滾動條等的作用與Word 2003相同，這里不再贅述。 工作表及其組成元素 5.2 工作簿和工作表常用操作工作簿和工作表

3、常用操作 5.2.1 工作簿的新建和保存 新建空白工作簿如果希望以某個工作簿模板為基礎創(chuàng)建工作簿，可在“新建工作簿”任務窗格中單擊“本機上的模板”超鏈接，打開“模板”對話框，然后在某個選項卡中選擇一個模板，單擊“確定”按鈕 如果對原有工作簿進行了修改，但又希望保留原始工作簿不變，可另存工作簿。為此，可選擇“文件”“另存為”菜單，然后在打開的“另存為”對話框中重命名工作簿，或者改變保存工作簿的文件夾。 保存工作簿5.2.2 工作簿的關閉和打開 要關閉工作簿，可單擊菜單欄右側的“關閉窗口”按鈕 或選擇“文件”“關閉”菜單。 打開工作簿5.2.3 工作表的選取與重命名 u選取單個工作表：選取單個工作

4、表：在Excel窗口底部單擊所需的工作表標簽，即可選取該工作表。u選擇一組相鄰的工作表：選擇一組相鄰的工作表：先單擊要選取的第一個工作表標簽，然后按住【Shift】鍵，再單擊要選取的最后一個工作表標簽。u選擇不相鄰的一組工作表：選擇不相鄰的一組工作表：按住【Ctrl】鍵，依次單擊要選取的工作表標簽。u選擇工作簿中的全部工作表：選擇工作簿中的全部工作表：用鼠標右鍵單擊任一工作表標簽，從彈出的快捷菜單中選擇“選定全部工作表”命令。 雙擊要重新命名的工作表標簽，這時該標簽呈反白顯示，在標簽上輸入新的名稱并按【Enter】鍵確認，或右擊要重命名的工作表標簽，在彈出的快捷菜單中選擇“重命名”項，然后輸入

5、新名稱并按【Enter】鍵 5.2.4 工作表的插入和刪除工作表的插入和刪除 插入新工作表 所選工作表被刪除右鍵菜單5.3 輸入數(shù)據(jù)輸入數(shù)據(jù) 5.3.1 輸入文本型數(shù)據(jù) 文本型數(shù)據(jù)是指漢字、英文，或由漢字、英文、數(shù)字組成的字符串。我們只需單擊選中要輸入數(shù)據(jù)的單元格，然后即可輸入數(shù)據(jù)。默認情況下，在單元格中輸入文本型數(shù)據(jù)時，輸入的內容會沿單元格左側對齊。 如果數(shù)據(jù)全部由數(shù)字組成，例如，郵政編碼、學號和身份證號等，輸入時應在數(shù)據(jù)前輸入單引號“”（如341416），Excel就會將其看作是文本型數(shù)據(jù)，將它沿單元格左側對齊。 5.3.2 輸入數(shù)值型數(shù)據(jù) 在Excel中，數(shù)值型數(shù)據(jù)是使用最多，也是最為復

6、雜的數(shù)據(jù)類型。數(shù)值型數(shù)據(jù)由數(shù)字09、正號、負號、小數(shù)點、分數(shù)號“/”、百分號“%”、指數(shù)符號“E”或“e”、貨幣符號“￥”或“$”和千位分隔號“，”等組成。輸入數(shù)值型數(shù)據(jù)時，Excel自動將其沿單元格右側對齊。 u如果要輸入負數(shù)負數(shù)，必須在數(shù)字前加一個負號“-”，或給數(shù)字加上圓括號。例如，輸入“-75”和“（75）”都可在單元格中得到-75。如果要輸入正數(shù)，則直接將數(shù)字輸入到單元格內。 u如果輸入的是百分比數(shù)據(jù)百分比數(shù)據(jù)，可以直接在數(shù)值后輸入百分號“%”。u如果要輸入小數(shù)小數(shù)，一般可以直接在指定的位置輸入小數(shù)點。u如果要輸入分數(shù)分數(shù)（如2/5），應先輸入“0”和一個空格，然后輸入“2/5”。如

7、果不輸入“0”，Excel會把該數(shù)據(jù)當作日期格式處理，存儲為“2月5日” 5.3.3 輸入日期和時間 u輸入日期日期時，首先輸入年的數(shù)字，然后輸入“/”進行分隔，再輸入112數(shù)字作為月份，最后輸入131數(shù)字作為日。例如，輸入“2010/2/5”。如果省略年份，則以當前的年份作為默認值。u輸入時間時間時，小時與分鐘或秒之間用冒號分隔。若想表示上午或下午，可在輸入的時間后面加上“AM”或“PM”。例如，輸入“3:15:06 PM”。也可采用24小時制表示時間，即把下午的小時時間加12，例如。輸入“15:15:06”。 日期和時間的輸入，Excel有嚴格的規(guī)定，如果Excel 能夠識別出所輸入的是日

8、期和時間，則單元格的格式將由“常規(guī)”數(shù)字格式變?yōu)閮炔康娜掌诨驎r間格式。如果Excel不能識別出當前輸入的日期或時間，則作為文本處理。 5.3.4 數(shù)據(jù)的自動輸入 如果希望在一行或一列相鄰的單元格中輸入相同的數(shù)據(jù)，可首先在第1個單元格中輸入示例數(shù)據(jù)，然后上、下、或左、右拖動填充柄即可。 填充柄是位于選定單元格或選定單元格區(qū)域右下角的小黑方塊。將鼠標指針移到填充柄上時，鼠標指針由白色的空心十字形指針變?yōu)楹谏膶嵭氖中沃羔槨?u復制單元格：復制單元格：復制單元格的內容和格式。u以序列方式填充：以序列方式填充：填充一系列能符合線性趨勢或指數(shù)遞增趨勢的數(shù)值（編號、工號等）。u僅填充格式：僅填充格式：只

9、填充復制單元格的格式，不填充內容。u不帶格式填充：不帶格式填充：只填充復制單元格的內容，不填充格式。 要同時在多個相鄰或不相鄰單元格中輸入相同的數(shù)據(jù)，應首先選中要填充相同數(shù)據(jù)的多個單元格，然后輸入數(shù)據(jù)，最后按【Ctrl+Enter】組合鍵填充所選單元格。 綜合實例綜合實例1制作制作“養(yǎng)車費用表養(yǎng)車費用表” 下面通過制作“養(yǎng)車費用表”，練習在工作表中輸入文本型數(shù)據(jù)和數(shù)值型數(shù)據(jù)的操作。 具體操作步驟見視頻5-15.4 使用公式和函數(shù)使用公式和函數(shù) 5.4.1 公式基礎知識 公式都以一個等號“=”作為開頭，并且在一個公式中可以包含各種運算符、常量、變量、函數(shù)以及單元格引用等。 運算符用于對公式中的元

10、素進行特定類型的運算，是公式中各操作對象的紐帶，它分為文本運算符、算術運算符、比較運算符和引用運算符四類。u文本運算符：文本運算符：只有一個“&”，利用“&”可以將文本連接起來。 u算術運算符和比較運算符：算術運算符和比較運算符：算術運算符可以完成基本的數(shù)學運算，如加、減、乘、除等。比較運算符可以比較兩個數(shù)值并產(chǎn)生邏輯值，即其值只能是TRUE（真）和FALSE（假）二者之一。 u引用運算符：引用運算符：可以將單元格區(qū)域合并計算，它包括冒號（：）、逗號（，）和空格。 5.4.2 公式的輸入與復制 要創(chuàng)建公式，可以直接在單元格中輸入，也可以在編輯欄中輸入。首先單擊需輸入公式的單元格

11、，接著輸入=（等號），然后輸入公式內容，最后單擊編輯欄上的“輸入”按鈕 或按【Enter】鍵結束。 直接輸入公式進行計算 我們還可將某單元格中的公式移動或復制到其他單元格，從而提高工作效率。移動公式時，公式內的單元格引用不會更改，而復制公式時，單元格引用會根據(jù)所用引用類型而變化。 復制公式進行計算5.4.3 使用函數(shù)使用函數(shù) 函數(shù)由函數(shù)名和相應的參數(shù)組成。參數(shù)位于函數(shù)名的右側并用括號括起來，它是一個函數(shù)用以生成新值或完成運算的信息。大多數(shù)參數(shù)的數(shù)據(jù)類型都是確定的，可以是數(shù)字、文本、邏輯值、單元格引用或表達式等等。參數(shù)的具體值由用戶提供。 使用函數(shù)時，應首先確認已在單元格中輸入了“=”號，即已進

12、入公式編輯狀態(tài)。接下來可輸入函數(shù)名稱，再緊跟著一對括號，括號內為一個或多個參數(shù)，參數(shù)之間要用逗號來分隔，并且“=”后的內容既可以是一個函數(shù)，也可以是一個包含一個或多個函數(shù)的運算表達式，甚至是將函數(shù)作為參數(shù)的嵌套函數(shù)。 Excel提供了兩種輸入函數(shù)的方法，一種是直接輸入法，另一種是使用“插入函數(shù)”向導輸入函數(shù)。 如果用戶對某些函數(shù)非常熟悉，可采用直接輸入法，即單擊要輸入函數(shù)的單元格，然后依次輸入等號、函數(shù)名稱、左括號、具體參數(shù)和右括號，最后按【Enter】鍵，此時在輸入函數(shù)的單元格中將顯示公式的運算結果。 由于Excel提供了大量的函數(shù)，并且有許多函數(shù)不常使用，因此很難記住它們的參數(shù)。利用函數(shù)向

13、導，用戶可以按照提示逐步選擇需要的函數(shù)及其參數(shù)。 利用直接輸入函數(shù)法進行計算 使用“插入函數(shù)”向導輸入函數(shù)進行計算 利用函數(shù)向導計算“平均銷售量”綜合實例綜合實例2計算計算“養(yǎng)車費用表養(yǎng)車費用表”中的養(yǎng)護中的養(yǎng)護費費 下面計算“養(yǎng)車費用表”中的養(yǎng)護費，并統(tǒng)計最大值和最小值，以此練習公式和函數(shù)的應用。 具體操作步驟見視頻5-25.5 編輯和格式化工作表編輯和格式化工作表 5.5.1 單元格、行與列的選取 u將鼠標指針移至要選擇的單元格上方后單擊，可選擇單個單元格。u在工作表左上角的名稱框中輸入單元格地址，按【Enter】鍵即可選定相應單元格。u單擊要選擇區(qū)域左上角的單元格，然后按住鼠標左鍵不放并

14、拖動，到需要選取區(qū)域的右下角釋放鼠標左鍵，即可選定一個相鄰的單元格區(qū)域。 u選擇第一個單元格或單元格區(qū)域，然后按住【Ctrl】鍵選擇其他單元格或單元格區(qū)域，可同時選中不相鄰的單元格或單元格區(qū)域。 u單擊工作表的行號，可選擇一整行。 u單擊工作表的列標，可選擇一整列。 u單擊工作表行號或列標，并拖動鼠標至要選取的最后一行的行號或一列的列標處，可選擇相鄰的多行或多列。u單擊第一個行號或列標，按住【Ctrl】鍵，再單擊其他的行號或列標，可選定不相鄰的多行或多列。u單擊工作表行號和列標的交叉處，即全選按鈕 ，可選中整個工作表。 5.5.2 設置單元格內容的字符格式、對齊方式和數(shù)字格式設置單元格內容的字

15、符格式、對齊方式和數(shù)字格式 1設置單元格的字符格式 使用“單元格格式”對話框設置字符格式，另外也可以使用 “格式”工具欄進行設置2設置單元格的對齊方式 所謂對齊，是指單元格內容在顯示時，相對單元格上下左右的位置。利用“格式”工具欄設置簡單的單元格對齊 利用“單元格格式”對話框的“對齊”選項卡 設置復雜的對齊3設置單元格的數(shù)字格式 Excel中的數(shù)值型數(shù)據(jù)類型有：常規(guī)、數(shù)值、貨幣、會計專用、日期、時間、百分比、分數(shù)和文本等。 通常情況下，單元格中的數(shù)字格式為“常規(guī)”，我們可以根據(jù)需要來改變數(shù)字格式。 利用“格式”工具欄設置貨幣樣式 在“單元格格式”對話框的“數(shù)字”選項卡設置數(shù)據(jù)的數(shù)字格式 5.5

16、.3 單元格的合并與取消 當合并兩個以上相鄰的水平或垂直單元格時，這些單元格就成為一個跨多列或多行顯示的大單元格，其中只有左上角單元格的內容出現(xiàn)在合并的單元格中，并且大單元格地址以左上角單元格地址標識。 合并單元格后，如果希望取消合并，可單擊合并后的單元格，然后再次單擊“合并及居中”按鈕 5.5.4 插入行、列、單元格或單元格區(qū)域 在指定單元格上方插入一行和左側插入一列 在指定位置插入單元格區(qū)域 5.5.5 調整行高與列寬 1利用鼠標拖動 默認情況下，Excel工作表中所有行的高度和所有列的寬度都是相等的。 在對高度和寬度要求不十分精確時，可以利用鼠標拖動來調整。方法是：將鼠標指針移到某行行號

17、的下框線處或某列列標的右框線處，此時鼠標指針變成 或 形狀，然后按住鼠標左鍵上下或左右拖動，到合適位置后釋放鼠標即可。 調整行高的操作。列寬的調整方法與此類似 2利用“格式”菜單精確調整 使用“格式”菜單中的“行”“行高”和“列”“列寬”命令，可精確調整行高和列寬。 精確調整列寬5.5.6 設置表格的邊框和底紋 設置外邊框 為單元格區(qū)域設置邊框和底紋 設置內部邊框綜合實例綜合實例3編輯美化編輯美化“養(yǎng)車費用表養(yǎng)車費用表” 下面通過為“養(yǎng)車費用表”調整行高和列寬，以及添加邊框和底紋，練習一下工作表的編輯和美化操作。 具體操作步驟見視頻5-35.6 數(shù)據(jù)排序、篩選和分類匯總數(shù)據(jù)排序、篩選和分類匯總

18、 5.6.1 對數(shù)據(jù)進行排序 1簡單排序 簡單排序是指對工作表中的單列數(shù)據(jù)按照Excel默認的升序或降序方式排列。u升序排序升序排序數(shù)字：按從最小的負數(shù)到最大的正數(shù)進行排序。日期：按從最早的日期到最晚的日期進行排序。文本：按照特殊字符、數(shù)字（09）、小寫英文字母（az）、大寫英文字母（AZ）、漢字（以拼音排序）排序。邏輯值：FALSE排在TRUE之前。錯誤值：所有錯誤值（如#NUM!和#REF!）的優(yōu)先級相同?？瞻讍卧瘢嚎偸欠旁谧詈?。u降序排序降序排序 與升序排序的順序相反。 利用排序按鈕對數(shù)據(jù)列進行簡單排序 2多關鍵字排序 多關鍵字排序是對工作表中的數(shù)據(jù)按兩個或兩個以上的關鍵字進行排序，該

19、操作需要利用“排序”對話框進行，此外，為了獲得最佳結果，要排序的單元格區(qū)域應包含列標題。 對“商品名稱”列進行升序排序，對“數(shù)量合計”列進行降序排序 5.6.2 對數(shù)據(jù)進行篩選 Excel的數(shù)據(jù)篩選功能為我們提供了一種方便、快捷的數(shù)據(jù)查詢方法，它只顯示符合條件的數(shù)據(jù)，而將不符合條件的數(shù)據(jù)隱藏起來。 Excel提供了兩種不同的篩選方式自動篩選和高級篩選。自動篩選可以輕松地顯示出工作表中滿足條件的記錄行，高級篩選則能完成比較復雜的多條件查詢。 1自動篩選自動篩選 自動篩選一般用于簡單的條件篩選，篩選時將不滿足條件的數(shù)據(jù)暫時隱藏起來，只顯示符合條件的數(shù)據(jù)。 將“商品銷售表”中“第二季度”列中數(shù)值大于

20、200的記錄篩選出來 2高級篩選 高級篩選用于根據(jù)多個條件來查詢數(shù)據(jù)。要通過多個條件來篩選單元格，應首先在選定工作表中的指定區(qū)域創(chuàng)建篩選條件，然后選擇“數(shù)據(jù)”“篩選”“高級篩選”菜單，打開“高級篩選”對話框，接下來分別選擇要篩選的單元格區(qū)域、篩選條件區(qū)域和保存篩選結果的目標區(qū)域。 例如，要把“商品銷售表”中“商品名稱”帶“機”字，“數(shù)量合計”大于550的記錄篩選出來，操作步驟如下。 選擇放置篩選結果的位置并 “列表區(qū)域”編輯框中確認篩選區(qū)域，然后單擊“條件區(qū)域”右側的壓縮對話框按鈕 在工作表中選擇篩選條件區(qū)域，然后單擊“展開對話框”按鈕 不符合條件的行隱藏起來3取消篩選 選擇該項，可在數(shù)據(jù)清單

21、中取消對某一列進行的篩選 選擇該項，可在數(shù)據(jù)清單中取消對所有列進行的篩選 選擇該項，可刪除數(shù)據(jù)清單中的篩選箭頭 5.6.3 對數(shù)據(jù)進行分類匯總 分類匯總是把工作表中的數(shù)據(jù)進行分門別類地統(tǒng)計處理，不需建立公式，Excel將會自動對各類別的數(shù)據(jù)進行求和、求平均值等多種計算，并且分級顯示匯總的結果，增加了工作表的可讀性，使用戶能更快捷地獲得需要的數(shù)據(jù)并做出判斷。 要進行分類匯總的工作表的第一行必須有列標簽，而且在分類匯總之前必須先對數(shù)據(jù)進行排序，然后就可以對數(shù)據(jù)進行分類匯總操作了。 1簡單分類匯總 簡單分類匯總主要用于對數(shù)據(jù)表中的某一列進行排序，然后進行分類匯總。 例如，要對員工學歷表按“學歷”對“

22、工齡”進行求和，操作步驟如下。 對學歷進行降序排序 簡單分類匯總結果 2多重分類匯總 對工作表中的某列數(shù)據(jù)選擇兩種或兩種以上的分類匯總方式進行匯總，就叫多重分類匯總。例如，對“員工學歷表”按“學歷”對“工齡”進行求和，對“年齡”求平均值，操作步驟如下。 對“學歷”列進行升序排序 設置第一次分類匯總選項設置第二次分類匯總選項多重分類匯總結果 綜合實例綜合實例4篩選和匯總篩選和匯總“養(yǎng)車費用表養(yǎng)車費用表” 下面在“養(yǎng)車費用表”中篩選出“地區(qū)”為“北京”，且“養(yǎng)護費（元/月）”大于850的記錄，然后按地區(qū)匯總養(yǎng)護費，以此練習數(shù)據(jù)的排序、篩選和分類匯總操作。 具體操作步驟見視頻5-45.7 打印工作表