試論事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題

1、I一論文發(fā)表專家一）中國學(xué)木期刊網(wǎng)wwwrqikanwang,net試論事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題【摘要】隨著電子政務(wù)的不斷推進(jìn)以及信息化發(fā)展戰(zhàn)略的提出，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案管理工作適應(yīng)時代和社會發(fā)展的必然選擇。文章主要探討事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題，具有一定的參考意義和啟發(fā)意義?！娟P(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)中圖分類號：g27文獻(xiàn)標(biāo)識碼：a文章編號：1006-0278（2012）04-179-01一、引言當(dāng)前，社會信息化加速發(fā)展，企事業(yè)單位的科研、生產(chǎn)與管理活動也進(jìn)入了信息化建設(shè)時期。網(wǎng)絡(luò)化和信息化已然成了社會發(fā)展的重要趨勢，也是企業(yè)事業(yè)單位實行現(xiàn)代

2、化管理的方向。在這種形勢背景下，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)則成了順應(yīng)時代發(fā)展的必然選擇。本文主要以此為主題展開探討，具有一定的參考意義和啟發(fā)意義。二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀具體而言，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題主要表現(xiàn)在以下幾點：（一）對檔案管理信息化建設(shè)工作不夠重視從目前來看，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層不夠重視檔案管理的信息化建設(shè)，沒有意識到它的重要性。于是出現(xiàn)了在實際工作中疏于管理和I一論文發(fā)表專家一）中國學(xué)木期刊網(wǎng)wwwrqikanwang,net指導(dǎo)檔案管理的現(xiàn)象。人員缺乏和經(jīng)費投入不足等問題也普遍存在。對于事業(yè)單位自身發(fā)展所形成的真正有價值的檔案也不夠重視，開發(fā)利用度不高，這

3、些現(xiàn)狀都導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。（二）檔案管理信息化建設(shè)缺乏針對性現(xiàn)階段，不少事業(yè)單位是聘請軟件公司來從事本單位內(nèi)部的檔案管理信息化建設(shè)，但是這些軟件公司不熟悉事業(yè)單位的特點、管理特色和業(yè)務(wù)流程，所以他們采用拿來主義，照搬套用同一種模式來建設(shè)檔案管理信息化，這樣的現(xiàn)狀就導(dǎo)致軟件公司所設(shè)計的信息化系統(tǒng)缺乏實用性和針對性，使用效果不是非常理想，有礙于檔案管理信息化進(jìn)程的順利推進(jìn)。（三）檔案管理人員跟不上信息化建設(shè)的進(jìn)程我們都知道檔案管理工作是一個專業(yè)性很強(qiáng)的工作，要求檔案工作人員要具備系統(tǒng)的檔案管理專業(yè)知識，還要了解本單位生產(chǎn)產(chǎn)品技術(shù)方面的知識。另外，隨著計算機(jī)的日益普及，這對事業(yè)單

4、位檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)也提出了很高的要求。然而，目前事業(yè)單位的檔案管理人員一般以兼居多，他們的檔案知識不夠全面，對計算機(jī)技能也不甚了解，這樣的情況使得他們遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。三、如何推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)（一）事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層要充分重視檔案管理信息化建設(shè)I一論文發(fā)表專家一）中國學(xué)木期刊網(wǎng)wwwrqikanwang,net企業(yè)發(fā)展首先靠領(lǐng)導(dǎo)，所以事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層首先就要從意識上重視檔案管理信息化建設(shè)。首先，要投入足夠的資金支持這項建設(shè)，為信息化建設(shè)保障物質(zhì)基礎(chǔ)。其次，要樹立事業(yè)單位信息化的理念。雖然檔案信息化建設(shè)需要比較大的投入，從計算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)到復(fù)印機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)等

5、設(shè)備都需要一一配備，但其能促進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。所以，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要放遠(yuǎn)眼光，積極促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)。（二）加強(qiáng)各類檔案信息化設(shè)備的添置檔案管理信息化建設(shè)工作是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程。所以事業(yè)單位的檔案裝備要齊全，不同載體、不同門類的檔案都要科學(xué)、有序的擺放。此外，還要積極推進(jìn)檔案全文數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，有條件的單位要對各種類型的檔案進(jìn)行數(shù)字化錄入和管理，盡快實現(xiàn)檔案的電子化查詢，提高利用效率。（三）完善電子檔案的有序管理作為事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的核心要素，確保檔案信息的完整性和安全性必須引起檔案管理人員的重視。所以，事業(yè)單位要制定有關(guān)電子檔案的管理規(guī)范，要求所有員工嚴(yán)格遵循，保障檔案信息的安全性。對于有保存價值的電子檔案，還要保存相應(yīng)的紙質(zhì)