工程檔案管理規(guī)范

1、工程檔案管理規(guī)范2020年4月19日文檔僅供參考工程檔案管理規(guī)范1.1 目的為加強(qiáng)建設(shè)工程文件的歸檔整理工作，統(tǒng)一建設(shè)工程檔案的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，建立完整、準(zhǔn)確的工程檔案，根據(jù)建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范GB/T50328-和歸檔文件整理規(guī)則DA/T22-,結(jié)合杭州市建設(shè)工程竣工檔案產(chǎn)生的規(guī)律，提出本要求。1.2 范圍本要求適用于碧翠湖度假村建設(shè)工程文件的歸檔整理以及建設(shè)工程檔案的驗(yàn)收。1.3 工程檔案室責(zé)任落實(shí)工程檔案室隸屬于工程管理部，工程管理部部總監(jiān)是檔案室的主管領(lǐng)導(dǎo)，工程檔案員具體實(shí)施工程檔案收集、查找、借閱等工作。1.4 工程檔案歸檔要求1.4.1 接收歸檔的案卷必須保證質(zhì)量，應(yīng)符合下列要求：a

2、）歸檔的文件材料齊全完整；b）文件按其內(nèi)容的聯(lián)系，合理整理、立卷；c）歸檔的文件材料，要保持文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價值，分類整理、立卷，案卷標(biāo)題簡明確切，便于保管和利用。2020年4月19日文檔僅供參考1.4.2 歸檔時間和手續(xù)辦理a）竣工資料按年度歸檔（在每年的次年初歸檔），在項(xiàng)目完成經(jīng)過竣工驗(yàn)收后及時歸檔。b）隨時接收上級規(guī)定應(yīng)接收的檔案。接收檔案必須履行手續(xù)，填寫移交清冊，一式二份，寫明案卷標(biāo)題，卷內(nèi)文件頁數(shù)，案卷數(shù)量，移交時間，交接雙方要簽名蓋章。要保管好各類交接記錄。1.4.3 對接收按要求整理好的檔案進(jìn)一步系統(tǒng)化，主要是a）對所接收的檔案進(jìn)行嚴(yán)格檢查，檢查的內(nèi)容有：全宗內(nèi)的檔

3、案是否完整，分類、排列、組卷、編目等工作是否正確。b）進(jìn)行必要的編目工作。c）根據(jù)它的分類方案和排列次序，將案卷順序上架。存放檔案必須有專用柜架。在排列上架時，應(yīng)按照類別和保管單位的次序排列，以便于管理和查找。1.5 工程檔案管理要求1.5.1 檔案室要按照國家規(guī)定編制各種檔案管理制度及保管期限表。保管期限劃為永久、長期、短期三種。1.5.2 定期對檔案進(jìn)行全面整理，包括檔案的分類、立卷、擬制案卷標(biāo)題、案卷排列等。定期對檔案進(jìn)行局部整理，對不符合整理要求的案卷進(jìn)行加工、調(diào)整。2020年4月19日文檔僅供參考1.5.3 建立檔案的統(tǒng)計制度，對檔案收進(jìn)轉(zhuǎn)出、保管利用等進(jìn)行統(tǒng)計。1.5.4 按照檔案

4、形成的特點(diǎn)，保持檔案之間的歷史聯(lián)系，充分利用原有基礎(chǔ)，使整理完成的檔案能夠反映歷史活動的真實(shí)面貌，便于保管和利用。1.5.5 檔案室要定期對超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，鑒定檔案由檔案部門和公司組織鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組共同進(jìn)行，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，對無保存價值檔案進(jìn)行銷毀，并由二人監(jiān)銷，辦理銷毀手續(xù)。1.5.6 每年要對庫藏檔案進(jìn)行一次全面的檢查，認(rèn)真核對，做到帳物相符，對破損或載體變質(zhì)檔案，要及時進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制，發(fā)現(xiàn)檔案發(fā)霉或蟲害，必須及時采取消毒殺蟲措施加以處理。1.5.7 需要保密的檔案，按國家有關(guān)規(guī)定劃分為秘密、機(jī)密、絕密三種。國家規(guī)定外的各種檔案則由公司負(fù)責(zé)人確定其密級。1.6 工程檔案保管要求

5、1.6.1 檔案庫房必須確定專人負(fù)責(zé)保管，檔案工作人員，必須提高警惕，認(rèn)真做好庫房的安全和保密工作，切實(shí)貫徹執(zhí)行保密安全制度，確保檔案的安全。非本部門人員，未經(jīng)同意，不得進(jìn)入庫房。1.6.2 檔案庫房門窗要堅固，管理人員外出時，須鎖好檔案柜、門窗。班前班后進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時匯報。2020年4月19日文檔僅供參考1.6.3 檔案室應(yīng)配備滅火器，嚴(yán)禁吸煙、存放易燃、易爆等雜物。無人時須斷電。1.6.4 對檔案庫房照明線路定期檢查，發(fā)現(xiàn)隱患，及時排除，防止因短路等原因引起的火災(zāi)。1.6.5 為保障檔案的安全和延長檔案壽命，檔案庫房每隔半年要進(jìn)行一次安全檢查，按照防火、防盜、防光、防塵、防蟲、防高

6、溫、防潮濕、防有害氣體等八防要求，及時排除檔案保管中的安全隱患。1.6.6 檔案庫房門窗應(yīng)設(shè)有遮陽裝置，避免陽光直接照射在檔案柜上。并經(jīng)常打掃，保持庫內(nèi)整齊、清潔。1.6.7 案卷入庫時應(yīng)以全宗為單位，按不同門類、載體，依檔案順序排列。1.6.8 檔案庫房應(yīng)配置調(diào)控溫、濕度的設(shè)施和設(shè)備，使庫房溫度基本保持在14c24C,相對濕度45%60%之間的規(guī)定要求。每天堅持記錄溫濕度。1.6.9 保持檔案庫房整齊干凈，檔案入庫前須嚴(yán)格檢查，被蟲咬蝕的則不能入庫。檔案柜及庫房內(nèi)應(yīng)施放防霉、防蟲藥劑，并勤于檢查。1.7 工程檔案借閱要求2020年4月19日文檔僅供參考1.7.1 凡需借閱工程檔案者，須履行借

7、閱登記手續(xù)，填寫文件借閱/復(fù)制記錄（詳見附表），并有義務(wù)將利用效果反饋給檔案部門。1.7.2 借閱本單位、本專業(yè)范圍內(nèi)機(jī)密以上的檔案時，需經(jīng)本單部門總監(jiān)以上負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。1.7.3 外單位人員因工作需要借閱本公司機(jī)密以上的檔案時，須有原主管單位負(fù)責(zé)人簽署的介紹信，并得到公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。1.7.4 工程檔案室檔案原則上不外借，如有特殊需要，須經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人同意，并報請公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借出。1.7.5 對借出檔案要嚴(yán)加愛護(hù)，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)制、摘抄、轉(zhuǎn)借或公開展覽等。需要復(fù)制、摘抄、轉(zhuǎn)借或公開展覽時可提出申請，經(jīng)檔案室同意后報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可進(jìn)行。使用中不得涂改、批注、抽頁、損壞，要保持案卷完整、清潔。對借閱檔案時造成的檔案丟失、損壞或泄密的，視情節(jié)給予處理并寫出書面材料。1.7.6 借閱和退還檔案時，必須當(dāng)面點(diǎn)清，并經(jīng)檔案工作人員檢查無誤時，方能離開檔案室。1.7.7 檔案管理人員應(yīng)定期跟蹤外借檔案使用、歸還情況。2020年4月19日文檔僅供參考附表：廣寧縣碧翠湖度假村有限公司工程檔案文件借閱/復(fù)制記錄編碼：