學(xué)習(xí)使用組織結(jié)構(gòu)圖

1、學(xué)習(xí)使用組織結(jié)構(gòu)圖概述生成圖表層次結(jié)構(gòu)添加形狀添加名稱組織結(jié)構(gòu)圖的畫布調(diào)整字體大小縮放圖表板式和顏色圖表的組成部分采用不同的分支自動套用樣式手動設(shè)計樣式使用“自選圖形”編輯圖表關(guān)閉自動功能移動或添加形狀隱藏連接符移動或添加形狀將形狀組合在一起以便同時移動課程摘要卡-使用母版進(jìn)行有效設(shè)計圖表總結(jié)版式和設(shè)計在關(guān)閉“自動版式”的情況下編輯圖表概述使用MicrosoftOffice制圖工具可以在MicrosoftOfficePowerPoint?2003中創(chuàng)建組織結(jié)構(gòu)圖。您可以生成圖表和設(shè)置版式，并有效地設(shè)置樣式，還可以獲得編輯提示以幫助您對圖表做進(jìn)一步的調(diào)整。課程目標(biāo)在完成本課程之后，您將能夠:生成

2、組織結(jié)構(gòu)圖層次結(jié)構(gòu)并填入名稱。使用垂直和水平版式獲得最佳的視覺效果。按級別為圖表著色，并增添具有專業(yè)水準(zhǔn)的樣式。使用自選圖形”和連接符來調(diào)整圖表，使其符合組織的需要。如果您需要在幻燈片中包括組織結(jié)構(gòu)圖圖表，請考慮在PowerPoint中創(chuàng)建該圖表。理想的PowerPoint組織結(jié)構(gòu)圖是一種結(jié)構(gòu)相當(dāng)平坦的圖表，在每個級別上的人員數(shù)目都不太多。您還可以將組織結(jié)構(gòu)分成幾個部分顯示，這樣，就能把圖表放在不同的幻燈片上。在PowerPoint中繪制圖表的優(yōu)點是，圖表將采用它所在的幻燈片的配色方案，并且，當(dāng)您使用不同的配色方案時，顏色會自動更新。本課程將引導(dǎo)您生成一個組織結(jié)構(gòu)圖，然后設(shè)置它的樣式，并更改它

3、的結(jié)構(gòu)。生成圖表有幾種進(jìn)入圖示庫的方法。下面列出了其中的一種方法，以及隨后如何在幻燈片上插入組織結(jié)構(gòu)圖：1?在繪圖”工具欄上單擊插入組織結(jié)構(gòu)圖或其他圖示”按鈕。2?雙擊庫中的組織結(jié)構(gòu)圖縮略圖，即會插入一個圖表。正如所謂的殊途同歸，在PowerPoint中，您也可以從幾個不同的位置打開包含組織結(jié)構(gòu)圖的圖示庫。在下面這幾個位置，您都能找到一個小的圖示按鈕：在繪圖”工具欄上，如左圖所示。在一組幻燈片版式中。在插入”菜單上，圖示”命令的旁邊。層次結(jié)構(gòu)1?頭：所有圖表均從頭開始。2?助手”位于其上司及該上司下屬的中間。3?下屬向更高層的某人報告，其同事與之并排排列。4?小灰點表示已選定該形狀，并可以向其

4、添加相關(guān)的形狀。在PowerPoint中，組織結(jié)構(gòu)圖用于顯示公司內(nèi)部的員工以及他們之間的相互關(guān)系。插入的默認(rèn)組織結(jié)構(gòu)圖只有幾個形狀：頂部的一個形狀代表老板，在它下面的三個形狀代表下一級別的員工。您可以在此基礎(chǔ)上使用以下類型的形狀生成最終的組織結(jié)構(gòu)圖：助手該類型的形狀顯示在其上司的下方以及該上司的下屬的上方。下屬該類型的形狀恰好位于其上司的下方，并且以水平或垂直方向上（取決于您的選擇）的分支表示多個形狀。同事該類型的形狀與同一級別的形狀并排排列。還可以將它們作為下屬添加到同一個上司的下面。添加形狀圖1?向組織結(jié)構(gòu)圖中添加助手”形狀1?單擊要向其添加助手”圖形的形狀。被選定的項將帶有灰點邊框。2?

5、在工具欄的插入形狀”菜單上，單擊助手”。（請注意，對于此形狀而言，同事不可用，原因在于您無法在頂部自動添加第二個最高級別的人。）圖2?添加操作之后的助手”形狀。通過組織結(jié)構(gòu)圖”工具欄（每當(dāng)選定該圖表時，即顯示該工具欄）向圖表中添加新形狀（即組織中員工的位置）。若要向圖表中添加新形狀，需要單擊要與新形狀相關(guān)的形狀，然后從工具欄中單擊下列類型之一：下屬“、同事”或助手”（參見圖1和2）?？旖莘绞教砑酉聦佟钡目旖莘绞绞菃螕艄ぞ邫谏系牟迦胄螤睢卑粹o。這會在所選的任意形狀下面添加一個下屬”形狀，并且您可以省略從菜單中選擇下屬”的步驟。請用鼠標(biāo)右鍵單擊某個形狀，您將在快捷菜單上獲得所有相關(guān)的形狀類型?；尹c

6、邊框形狀周圍的灰點表示該形狀被選定，而不是該形狀中的文本被選定。您必須先執(zhí)行該選定操作，然后才能：刪除形狀。使用Tab遍歷多個形狀。選定多個形狀（單擊這些形狀的同時按Ctrl）。使用格式刷”按鈕S,將樣式從一個形狀復(fù)制到另一個形狀。用鼠標(biāo)右鍵單擊某個形狀時，將在快捷菜單上得到圖表選項。添加名稱若要添加文本，請在形狀內(nèi)部單擊（形狀周圍將出現(xiàn)一個陰影線邊框），并鍵入文本。若要添加名稱和其他文本，請在形狀內(nèi)部單擊并鍵入相應(yīng)的文本。按Enter可在形狀內(nèi)部換行。陰影線邊框輸入文本時，該形狀周圍將變?yōu)橐粋€陰影線邊框（參見左圖）。注意到這一點很重要，因為在對文本執(zhí)行特定操作時（如編輯文本，或復(fù)制文本以便將

7、其粘貼到其他位置），必需先執(zhí)行這種選定（與灰點邊框相反）。對于某些涉及形狀的操作（比如使用Tab切換到各個形狀），則不應(yīng)當(dāng)讓此邊框出現(xiàn)。例如，如果在形狀的周圍出現(xiàn)陰影線邊框，并且您按了Tab,則該形狀中的文本將被縮進(jìn)。組織結(jié)構(gòu)圖的畫布觀察形狀在畫布內(nèi)部調(diào)整大小的方式。首先突出顯示畫布區(qū)域，然后添加形狀，并且圖表調(diào)整大小以適應(yīng)畫布，最后形狀和文本都變得更小。稍微變一下思路，查看一下組織結(jié)構(gòu)圖周圍的區(qū)域和邊框。這是它的畫布"，一個為了生成圖表而保留的繪圖區(qū)域。組織結(jié)構(gòu)圖必須位于該區(qū)域內(nèi)部，以便每當(dāng)您向圖表中添加形狀時，圖表都可以相應(yīng)地重新調(diào)整自身的大小。結(jié)果，隨著您向該圖表中添加更多的形

8、狀，您將看到形狀和文本變得更小。稍后，將介紹通過縮放功能以及使用組織結(jié)構(gòu)圖”工具欄上的適應(yīng)文字”按鈕來調(diào)整圖表的大小。調(diào)整字體大小如果插入形狀之后文本變得太小，可使用適應(yīng)文字”使字號增大一個字號。生成圖表時，形狀內(nèi)部的文本可能變小。使用適應(yīng)文字”按鈕可以對此加以補救。選中圖表后，在組織結(jié)構(gòu)圖”工具欄上單擊此按鈕，字號將增加一或兩磅（取決于形狀中的可用空間）。有時，這是需要進(jìn)行的唯一調(diào)整。如果希望文本比適應(yīng)文字”所設(shè)置的大小更大，則始終可以使用字體”對話框（格式”菜單上）來選擇字號。但您可能需要首先使形狀變大一些。請通過縮放功能完成此操作（請參閱下一節(jié)）。注意？?使用適應(yīng)文字”也能夠使文本變得小

9、一些。例如，如果某些太大的文本在形狀中放不下，則適應(yīng)文字”將按照在該形狀中容納這些文本所需的大小使所有文本都變小。在這種情況下，使用適應(yīng)文字”前最好先將該圖表適度地放大?？s放圖表通過向下拖動尺寸控點放大圖表。形狀變大后，將為大字體文本騰出更多空間。1?拖動尺寸控點時指針變成十字形。2?虛線輪廓顯示圖表的放大幅度。如果希望圖表中的形狀變大或變小，可以縮放該圖表。若要執(zhí)行縮放，請將鼠標(biāo)指針指向畫布邊框上的白色尺寸控點之一，當(dāng)指針顯示為雙向箭頭指針一時，將邊框向內(nèi)或向外拖動。拖動時指針將變成十字形。若要僅在一側(cè)或從一角調(diào)整圖表的大小，只需拖動尺寸控點。若要在兩側(cè)或從所有角調(diào)整圖表的大小，請在拖動的同

10、時按Ctrl。如果您在早些時候單擊了適應(yīng)文字”以放大圖表中的字號，然后將該圖表放大，則再次單擊適應(yīng)文字”仍然會使字體變得更大一些。移動圖表？?？只需使用四向箭頭指針里在邊框拖動該圖表。您首先必須單擊該圖表以選定它。板式和顏色在此圖表中，形狀顏色各不相同，以便表示不同的工作等級；同時，還使用多種分支樣式以提高可讀性（經(jīng)理”行水平放置，而下屬”則垂直放置）。版式和設(shè)計，可以使圖表變得賞心悅目。版式是指您如何分布圖表中的各種形狀。就是說，是將其逐行排列，還是垂直堆放，或者同時采用這兩種方式。設(shè)計是指用于形狀和連接符的顏色和樣式。顏色可作為在圖表中區(qū)分位置或級別的方法。諸如斜體和陰影這樣的樣式元素會使

11、圖表看起來更為優(yōu)美和專業(yè)，但是不可以濫用。圖表的組成部分采用不同的分支1?此圖表中的所有級別都有標(biāo)準(zhǔn)”分支，這種版式較為水平，并強調(diào)組織的級別。2?此圖表的底部分支使用左側(cè)下垂”和右側(cè)下垂”版式，從而使版式更加豐富，空間利用效果更好，并重點強調(diào)單個報告組而不是報告級別。嚴(yán)格的水平”類型的圖表結(jié)構(gòu)傾向于以筆直的行來強調(diào)組織中的級別；缺點在于您可能很快用完從左到右的空間。如果您想使圖表富于變化，以及需要優(yōu)化空間使用效率，可以使組織中的某些級別垂直排列。要這樣做，請單擊要重新分支的形狀的上方位置，然后轉(zhuǎn)至組織結(jié)構(gòu)圖”工具欄上的版式”按鈕。在此選擇一個選項，如左側(cè)下垂”或右側(cè)下垂重新分支操作只影響所選

12、的組。默認(rèn)的結(jié)構(gòu)為標(biāo)準(zhǔn)”，它將應(yīng)用水平結(jié)構(gòu)。自動套用樣式組織結(jié)構(gòu)圖樣式庫。1?'自動套用格式”按鈕用于打開圖表樣式庫。2?樣式庫中可用樣式的示例。要進(jìn)行顏色處理”并設(shè)計該圖表中的形狀，或簡或繁可由您自由掌握。簡單方式：使用樣式庫繁瑣方式（也可能更為有趣）：借助于當(dāng)前幻燈片的配色方案，自己完成所有設(shè)計。樣式庫庫樣式可以完全滿足圖表的需要，它能夠按組織級別對圖表進(jìn)行著色，并使用棱臺、小括號、輪廓、漸變填充等元素設(shè)計形狀。庫樣式是一組供您選擇和應(yīng)用的模板（參見左圖）。在應(yīng)用樣式之后，能否對其進(jìn)行自定義？您可以更改字體格式，但無法更改填充顏色或線形。還要注意：您添加的任何新形狀都將獲得該樣式的

13、著色效果（例如，如果助手”為粉紅色的，則所有新的助手”都將是粉紅色的）。如果這正是您想要的結(jié)果，則這可能是一個優(yōu)點。如果您想有更大的控制權(quán)，則這可能是一個缺點。要打開樣式庫”，請單擊組織結(jié)構(gòu)圖”工具欄上的自動套用格式”按鈕懸。手動設(shè)計樣式1?填充顏色：純色或圖案、紋理、漸變或照片。它可應(yīng)、用于形狀或圖表背景。2?線條顏色：包括使用兩種顏色的圖案。3?字體顏色。4?線形：設(shè)置邊框和連接符的粗細(xì)。5?虛線線形：應(yīng)用虛線或?qū)嵕€。在邊框或連接符上使用。與應(yīng)用樣式庫中的完整樣式不同，這種設(shè)計樣式的方法需要通過選擇圖表中的級別并使用繪圖”工具欄（參見左圖）來更改填充顏色、線條顏色、字體顏色和線形。該工具欄

14、上的按鈕將當(dāng)前幻燈片的配色方案顯示為默認(rèn)選項；當(dāng)然，您不必接受該配色方案。但請注意，當(dāng)您應(yīng)用其他配色方案時，配色方案的顏色將自動更新，而其他顏色則保持不變。重要？?？如果您覺得可能需要對圖表進(jìn)行某些高級編輯（如第3課中所討論的添加自選圖形和更改連接符），則手動設(shè)計樣式是進(jìn)行圖表設(shè)計的一種有效方式。按組選擇在第1課的練習(xí)中，您初步了解了按分支或組進(jìn)行選擇的選項。這些選項位于組織結(jié)構(gòu)圖”工具欄的選擇”菜單上。使用這些選項可以同時對圖表中的某個組設(shè)置樣式。例如，選擇所有助手”或某個級別上的所有下屬”，可以將相同的樣式應(yīng)用于所有形狀。您可以按以下類別進(jìn)行分組：級別分支所有助手所有連接符您可能回想起在前

15、面的練習(xí)中，為了選定要更改字體的所有圖表形狀，需要單擊頂部形狀瑪吉”，然后從菜單中選擇分支”以選定瑪吉”下面的每個形狀。使用“自選圖形”編輯圖表在頂部有兩個老板：這是一個需要通過自選圖形進(jìn)行編輯的結(jié)構(gòu)示例。如果組織結(jié)構(gòu)圖選項不能直接支持您的組織結(jié)構(gòu)的某些特殊需要，這時該怎么辦？例如，您所在的組織有兩個老板，而不只是一個。怎樣編輯圖表，才能得到所需的特定結(jié)構(gòu)呢？本課將告訴您怎樣做。首先，必須關(guān)閉默認(rèn)情況下作為圖表一部分的自動功能。然后，使用自選圖形”菜單中的形狀和連接符來更改圖表。關(guān)閉自動功能關(guān)閉自動版式”后，可以對組織結(jié)構(gòu)圖的結(jié)構(gòu)有更大的控制權(quán)，例如，將一個形狀移至圖表通常不支持的位置。1?單

16、擊組織結(jié)構(gòu)圖”工具欄上的版式”菜單。2?單擊自動版式”命令將其關(guān)閉。出現(xiàn)了新的情況?，敿闹植{黛特的業(yè)務(wù)能力非常出色，她現(xiàn)在成了公司的合伙人。她需要與瑪吉平起平坐。當(dāng)前，沒有可以將她作為同事”添加到最高級別的選項。關(guān)閉自動版式”要想將形狀隨意移動，必須關(guān)閉該圖表的自動版式默認(rèn)設(shè)置，這需要關(guān)閉組織結(jié)構(gòu)圖工具欄上的自動版式”命令（參見左圖）。當(dāng)您關(guān)閉自動版式”時，圖表中的形狀將遵循自選圖形規(guī)則，而不遵循組織結(jié)構(gòu)圖規(guī)則。但首先向您提出一些忠告.關(guān)閉自動版式”時，可能丟失一些在生成圖表時可能需要的自動功能。例如，沒有自動版式”功能，自動分支功能（左側(cè)下垂”、右側(cè)下垂”等）將不可用；因此，在關(guān)閉該功

17、能之前，請先準(zhǔn)備好初始版式。而且，插入形狀時，它們不會自動就位。另一個考慮事項是如何設(shè)置圖表的樣式。最好的建議是，如果您知道將會關(guān)閉自動版式”以完成某些圖表編輯或調(diào)整工作，則應(yīng)手動設(shè)置圖表的樣式。即使您將一個形狀移至另一個位置，樣式庫”樣式仍將保留在該形狀中。最后，一旦自動版式”被關(guān)閉，請將其保持關(guān)閉狀態(tài)。如果您將其關(guān)閉，手動進(jìn)行調(diào)整，然后又重新將其打開，將丟失所做的調(diào)整。因此，只有當(dāng)您準(zhǔn)備使其一直處于關(guān)閉狀態(tài)時，才應(yīng)將其關(guān)閉。移動或添加形狀在關(guān)閉自動版式”的情況下，將一個自選圖形拖入新位置。1?選定形狀時，該形狀將具有由點均勻組成的邊框、尺寸控點和一個調(diào)整控點。2?拖動該形狀時，其目標(biāo)位置會

18、顯示一個輪廓，并且其連接符與其一起移動。在關(guān)閉自動版式”的情況下選擇一個形狀時，需要注意的第一件事情是：當(dāng)您單擊該形狀時，它不具有常見的灰點選擇模式。其選擇模式與自動圖形的選擇模式相同（如左圖所示）一個由點均勻組成的邊框，并帶有尺寸控點（白色圓形）和調(diào)整控點（黃色菱形）。移動形狀選擇該形狀并拖動它，如圖中所示。連接符與其一起移動（如果在自動版式”打開的情況下執(zhí)行此操作，則該形狀將只是迅速跳回到其原始位置。）添加形狀首先選擇相關(guān)的形狀，然后在組織結(jié)構(gòu)圖”工具欄上單擊插入形狀值得注意的是，所插入的形狀并未迅速跳回到指定的版式位置（這是關(guān)閉自動版式”的結(jié)果）。該形狀只出現(xiàn)在相關(guān)的形狀下面。請將其拖入

19、希望的位置。隱藏連接符隱藏連接符的過程。1 ?選擇連接符（紅色的終點和黃色的調(diào)整控點表明它被選中）。2 ?用鼠標(biāo)右鍵單擊該連接符，然后在快捷菜單中單擊設(shè)置自選圖形格式3?在對話框中的顏色”列表中，選擇沒有線條”。連接符與形狀一起移動當(dāng)然很不錯，但當(dāng)您移動一個形狀后，連接符的外觀可能并不像您所希望的那樣。如果是這樣，您必須隱藏該連接符并另外創(chuàng)建一個（如果您刪除該連接符，將同時刪除相應(yīng)的形狀）。通過在設(shè)置自選圖形格式”對話框中單擊沒有線條”，可以隱藏連接符（參見圖片）。然后，使用繪圖”工具欄上的自選圖形”菜單添加新的連接符。在下一部分中，您將看到如何完成此工作。移動或添加形狀圖1?要添加連接符，首

20、先單擊自選圖形”菜單上的連接符。圖2?如何添加連接符。指向作為連接符起點的形狀，并單擊要作為起點的藍(lán)色連接符位置”。然后，在目標(biāo)形狀上執(zhí)行相同的操作，以創(chuàng)建終點。要添加新的連接符，需要從自選圖形”菜單中選擇一個連接符（圖1）。將鼠標(biāo)懸停在要連接的形狀上方時，將顯示藍(lán)色的正方形，該正方形標(biāo)記出可以附加連接符的位置。請在每個形狀上分別單擊一個藍(lán)色正方形，以確定起點和終點（圖2）。您將在練習(xí)中執(zhí)行此操作。需要記住的事項連接符與形狀一起移動，因而，如果形狀之間的連接符線條不夠直，則可能需要您來負(fù)責(zé)形狀對齊（從繪圖”工具欄中選擇繪圖”菜單）。使用箭頭鍵調(diào)整形狀位置（以像素為增量）。關(guān)閉對象與網(wǎng)格對齊”（

21、從視圖”菜單中選擇網(wǎng)格和參考線”），可以減少放置形狀的限制。在單擊連接符終點的同時按Shift,可使角度保持在15度以內(nèi)。將形狀組合在一起以便同時移動對形狀進(jìn)行組合：1?選擇所有要組合在一起的形狀；在這里，共選擇三個形狀：瑪吉、伯納黛特和連接符。2?在繪圖”菜單上單擊組合”?，F(xiàn)在，您可以將已組合的形狀拖動至所希望的位置。如果您向圖表的頂部添加了一個新形狀，所有形狀都將偏離中心。要將其移至中心，請將它們組合在一切，然后拖動這些形狀。（注意：在組合形狀之后，組織結(jié)構(gòu)圖”工具欄上的某些功能不可用。例如，您不能使用插入形狀”向已組合的形狀中插入形狀。）關(guān)于樣式的注釋如果您在已經(jīng)手動設(shè)置樣式的圖表中移動

22、形狀，并且希望所移動的形狀具有現(xiàn)在與其相鄰的形狀的樣式，請使用格式刷”按鈕E,從一個形狀向另一個形狀復(fù)制樣式。您將在練習(xí)單元中執(zhí)行此操作。課程摘要卡-使用母版進(jìn)行有效設(shè)計圖表總結(jié)單擊圖示庫”中的組織結(jié)構(gòu)圖縮略圖。要打開該庫，請執(zhí)行下列任一操作：在幻燈片版式”任務(wù)窗格中，單擊在屏幕提示名稱中包含內(nèi)容”的任意版式。然后，單擊該幻燈片上的插入組織結(jié)構(gòu)圖或其他圖示”按鈕圈。在繪圖”工具欄上，單擊插入組織結(jié)構(gòu)圖或其他圖示”按鈕四。在插入”菜單中，單擊圖示”。注意？除了MicrosoftPowerPoint?以外，還可在Microsoft?Word和MicrosoftExcel中使用圖示庫1 .選定與新形

23、狀相關(guān)的形狀。添加形狀2.單擊組織結(jié)構(gòu)圖”工具欄上的插入形狀”菜單，并選擇一類形狀?？旖莘绞?？?？單擊插入形狀”（不必顯示菜單）可快速添加下屬”形狀。指向位于某個邊或角上的白色圓形尺寸控點之一，使指針顯示為雙向箭頭已。然后，縮放圖表在所需的方向上拖動。如果您希望同時調(diào)整兩個邊（從某個邊尺寸控點拖動）或同時調(diào)整全部四個角（從某個角控點拖動），請在拖動的同時按Ctrl。只需在一個方向上拖動即可調(diào)整圖表大小。一些原則：如果在您生成圖表的過程中，形狀中的文本已經(jīng)變小，請單擊組織結(jié)構(gòu)圖”工具欄上的適應(yīng)文字”，將字號增大一磅或兩磅。在設(shè)置完圖表的版式后，字體可能再次減小。此時，最好將該圖表放大一點，并再次單擊適應(yīng)文字調(diào)整字體如果某些文本對于形狀來說太大，則適應(yīng)文字”會減小這些文本的大小，以使其適應(yīng)形狀，并將統(tǒng)一減小其余圖表文本的大小。一種備選方法是放大該圖表，使其略高一些或略寬一些，直至文本適應(yīng)相應(yīng)的形狀。另外，您始終可以使用字體”對話框（格式”按鈕）來調(diào)整字體。要這樣做，請選定圖表并應(yīng)用不同的大小。版式和設(shè)計使用組織結(jié)構(gòu)圖”工具欄上的選擇”按鈕，進(jìn)行下列類型的選擇：所有助手：單擊圖表上的某個助手”形狀，然后單擊所