檔案管理實(shí)務(wù)培訓(xùn)提綱

1、第一部分 檔案概述w一、檔案的定義一、檔案的定義 檔案是人們社會(huì)活動(dòng)形成的文、行、聲、影等歷史真跡材料。含五要素：檔案的形成者（作者）、檔案形成原因（社會(huì)活動(dòng)）、檔案的基本形態(tài)（文、行、聲）檔案的本質(zhì)特征（歷史真跡）和檔案的“屬”（材料）。二、檔案的屬性二、檔案的屬性知識(shí)屬性和信息屬性，是檔案的兩個(gè)重要屬性。三、檔案的作用及性質(zhì)三、檔案的作用及性質(zhì)工作憑據(jù)、工作參考、工作調(diào)研、宣傳教育等。四、單位檔案全宗四、單位檔案全宗是歸單位所有，由單位統(tǒng)一管理一切檔案的總和。第二部分 檔案工作性質(zhì)、原則和內(nèi)容w一、檔案工作的性質(zhì)一、檔案工作的性質(zhì)檔案工作具有管理性、服務(wù)性、政治性的性質(zhì)。w二、檔案工作的基

2、本原則二、檔案工作的基本原則集中統(tǒng)一管理、完整與安全、便于工作利用。（一）收集。將分散形成的檔案經(jīng)過(guò)甄別挑選，按一定的辦法集中保存起來(lái)，這就形成了檔案的收集工作。（二）整理。為了解決檔案的零亂狀況和便于管理、利用，就需要把檔案分門別類地加以系統(tǒng)化，這就形成了檔案的整理工作。（三）鑒定。對(duì)大量檔案材料進(jìn)行去粗取精的鑒別工作，把有保存價(jià)值的檔案保留下來(lái)。（四）保管。對(duì)檔案采取必要的保護(hù)措施，進(jìn)行系統(tǒng)管理，這就是檔案的保管工作。（五）編目和檢索。為解決檔案數(shù)量和利用的矛盾，通過(guò)多種途徑和形式揭示檔案的內(nèi)容和成分，提供查找檔案的手段，這就是檔案的編目和檢索工作。（六）編輯和研究。為了保護(hù)保護(hù)檔案原件和

3、滿足更多的系統(tǒng)利用，就需要對(duì)檔案進(jìn)行、研究并編輯，公布檔案史料，這就是檔案的編輯和研究。（七）統(tǒng)計(jì)。要全面、及時(shí)地了解檔案和檔案工作發(fā)展、變化，做到“胸中有數(shù)”，掌握規(guī)律，就需要對(duì)檔案和檔案工作進(jìn)行數(shù)量的觀察和分析研究，這就是檔案的統(tǒng)計(jì)工作。（八）利用。保存檔案的目的就是利用，為各項(xiàng)工作服務(wù)。 第三部分 檔案工作實(shí)務(wù)w一、整理主要內(nèi)容包括一、整理主要內(nèi)容包括：區(qū)分全宗、分類、組卷、卷內(nèi)文件整理、案卷封面的編目、案卷的裝訂、案卷的排列、案卷目錄的編制。w整理工作的原則：整理工作的原則：1、必須保持文件之間的歷史聯(lián)系。主要是指文件的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等方面。2、應(yīng)充分利用原來(lái)的基礎(chǔ)。二、檔案的

4、分類：二、檔案的分類：分類內(nèi)容包括：選擇分類方法、制定分類方案、檔案的歸類和案卷的排列。檔案分類要體現(xiàn)客觀性、邏輯性和實(shí)用性。常用的分類方法：常用的分類方法：1、年度分類法。2、組織機(jī)構(gòu)分類法。3、問(wèn)題分類法。分類法的選擇和分類方案的編制：分類法的選擇和分類方案的編制：1、年度組織機(jī)構(gòu)分類法。2、組織機(jī)構(gòu)年度分類法。3、年度問(wèn)題分類法。4、問(wèn)題年度分類法。一個(gè)單位內(nèi)的檔案可分成黨、政、工、團(tuán)四部分。每一部分再進(jìn)行分類整理。單位內(nèi)檔案少，可將黨、工、團(tuán)分為“黨群”和行政兩部分，然后再細(xì)分類。三、立卷三、立卷1、立卷工作內(nèi)容：組成案卷，擬寫案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件的排列與編號(hào)，填寫卷內(nèi)文件目錄與備考表，

5、案卷封面的編目與案卷的裝訂。2、立卷的方法：按問(wèn)題立卷、按作者立卷、按名稱立卷、按時(shí)間立卷、按地區(qū)立卷、按收文機(jī)關(guān)立卷。3、卷內(nèi)文件的整理：卷內(nèi)文件的排列和編號(hào)。排列的方法主要有：一個(gè)作者，一個(gè)問(wèn)題（或名稱）的案卷，按文件時(shí)間先后次序排列；一個(gè)作者、幾個(gè)問(wèn)題（或名稱）的案卷，先按問(wèn)題的重要程度，再按時(shí)間次序排列。無(wú)論采取哪一種排列方法，都必須保持來(lái)文、復(fù)文、正文與附件、同一文件的不同稿本之間不可分割的聯(lián)系。卷內(nèi)文件排好后按統(tǒng)一方法編上頁(yè)號(hào)。填寫卷內(nèi)目錄和備考表。4、案卷封面的編目和案卷裝訂案卷標(biāo)題的基本要求：政治上準(zhǔn)確；文字簡(jiǎn)練、表達(dá)準(zhǔn)確；標(biāo)題的基本結(jié)構(gòu)力求完整，主要包括作者、問(wèn)題和名稱三部分。案卷裝訂基本要求：整齊、規(guī)范，無(wú)金屬物。四、案卷排列和編制案卷目錄四、案卷排列和編制案卷目錄1、案卷排列。就是根據(jù)一定的方法，確定類內(nèi)案卷的前后次序和存放位置，保持案卷之間的聯(lián)系。2、編制案卷目錄。案卷經(jīng)過(guò)排后，應(yīng)按順序編號(hào)并登記到案卷目錄上。案卷目錄，就是案卷