大型會(huì)議的30個(gè)準(zhǔn)備環(huán)節(jié)

1、頁眉內(nèi)容<<大型會(huì)議的30個(gè)準(zhǔn)備環(huán)節(jié)>>，是我和政府辦公室同事們集體修訂的一個(gè)的會(huì)議工作細(xì)節(jié)對(duì)照落實(shí)表格。內(nèi)容只能是大致上這樣，因?yàn)槊看螘?huì)議都有不一樣的地方。其中的1-30的序號(hào)也只能大致上表明順序，因?yàn)樵S多工作都是起頭并進(jìn)或穿插進(jìn)行，由辦公室主任統(tǒng)籌安排?，F(xiàn)在它發(fā)給你們，如對(duì)您個(gè)工作有些許啟發(fā)，那就非常高興了；如果您提出修正或補(bǔ)充意見，那就非常感謝！大家一起來談?wù)劊餐瑺I造天涯論壇平等，共享的活躍氛圍。1 .會(huì)議申請(qǐng)，確定會(huì)議召開和會(huì)議名稱主題2 .成立會(huì)議組織，確定會(huì)議主持人3 .確定會(huì)議具體議程4 .會(huì)議宣傳和氣氛渲染5 .會(huì)務(wù)禮儀、接待、保安、保密等工作培訓(xùn)6

2、.初步確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)7 .會(huì)議通知起草、發(fā)送；根據(jù)反饋信息確定終日程8確認(rèn)與會(huì)人員接站時(shí)間、住宿、車輛、特殊要求9 .費(fèi)用預(yù)算、借支票、報(bào)銷10 .會(huì)議發(fā)言稿、議事規(guī)則等文件起草；制作議程和話稿PPT11 .確定具體會(huì)場(chǎng)（設(shè)施：停車、大小、桌椅放置、溫度、燈光、音12.響、麥克、電源、投影位置、背景音樂、桌臺(tái)花飾等；氣氛環(huán)境處理；住宿：娛樂、價(jià)格；13.購買或借用會(huì)議用品實(shí)物投影儀，激光筆（2）,激光筆電池（2）膠片投影儀（檢查兩個(gè)燈泡均正常）投影幕（最大的，檢查并試用）膠片（1本），膠片筆白板筆（紅綠各2支黑筆4支）、白板擦、吸鐵石（6）筆記本（帶光驅(qū)、軟驅(qū)）、3寸軟盤（若干）打印機(jī)、驅(qū)

3、動(dòng)程序、打印紙等1 4.會(huì)議接站與禮儀；住宿服務(wù)、返程差旅等信息確認(rèn)調(diào)整布置會(huì)、調(diào)試儀器15.打印、放置會(huì)場(chǎng)指引牌、房間住宿人員名單16.報(bào)到，簽到、會(huì)前文件發(fā)放17.場(chǎng)內(nèi)負(fù)責(zé)：調(diào)試機(jī)器、發(fā)放資料、提供辦公用品18.場(chǎng)外負(fù)責(zé)：傳遞信息、應(yīng)急處理、候會(huì)接待、提醒前臺(tái)叫早、提供娛樂休閑1 9.會(huì)議記錄：錄音錄象、會(huì)議記錄2 0.媒體應(yīng)對(duì)和會(huì)議新聞稿綱要提供21.會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、紀(jì)要等文書起草22.引導(dǎo)參會(huì)人員用餐、確認(rèn)用餐時(shí)人員的到場(chǎng)情況23.休會(huì)期間服務(wù)人員的工作指導(dǎo)及會(huì)場(chǎng)的重新布置24.會(huì)議文件清退25.返程差旅票證服務(wù)、會(huì)議結(jié)束時(shí)收回房間鑰匙26.檢查會(huì)議車輛是否按時(shí)往返、是否夠用；安排與會(huì)人員乘

4、車返回27.報(bào)銷、結(jié)帳2 8.會(huì)議督查催辦3 9.會(huì)議文書歸檔4 0.會(huì)務(wù)總結(jié)備注頁腳內(nèi)容頁眉內(nèi)容長(zhǎng)江大學(xué)會(huì)議暨大型活動(dòng)安排表新聞來源：長(zhǎng)大在線錄入時(shí)間：07-09-0911:14:40點(diǎn)擊數(shù)：望第3周2005年9月12日-9月16日時(shí)間會(huì)議內(nèi)容參加人主持人承辦單位地點(diǎn)月.日星期9.12上午9:00新生軍訓(xùn)協(xié)調(diào)會(huì)黃發(fā)恭、劉在洲，機(jī)關(guān)有關(guān)職能處室負(fù)責(zé)人朱業(yè)宏學(xué)生處主樓1401會(huì)議室上午10:00新生軍訓(xùn)工作安排會(huì)承訓(xùn)部隊(duì)教官，部分機(jī)關(guān)職能處室負(fù)責(zé)人，各院系分管學(xué)生工作副書記朱業(yè)宏學(xué)生處12教405報(bào)告廳9.13二上午10:00第22次全國計(jì)算機(jī)等級(jí)考試工作協(xié)調(diào)會(huì)校辦、教務(wù)處、計(jì)科院、保衛(wèi)處、紀(jì)委

5、、后勤集團(tuán)、教育技術(shù)服務(wù)中心、醫(yī)保中心主要負(fù)責(zé)人胡文寶教務(wù)處行政樓126會(huì)議室下午2:10督導(dǎo)專家會(huì)議全體督導(dǎo)員胡文寶教務(wù)處行政樓126會(huì)議室2:30科技工作會(huì)議科技處負(fù)責(zé)人，省部級(jí)重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室成員，院系分管科研工作的負(fù)責(zé)人張昌民科技處主樓1401會(huì)議室9.14三上午下午9.15四上午下午9.16五上午下午2:10教學(xué)質(zhì)量?jī)?yōu)秀獎(jiǎng)評(píng)審會(huì)教務(wù)處，教學(xué)委員會(huì)委員胡文寶教務(wù)處行政樓126會(huì)議室注：會(huì)議通知、會(huì)務(wù)工作由承辦單位負(fù)責(zé)。黨委辦公室校長(zhǎng)辦公室會(huì)議餐飲安排1 .在預(yù)算內(nèi)設(shè)計(jì)菜單設(shè)計(jì)菜單時(shí)要考慮花在餐飲上的預(yù)算開支有多少，最好的辦法是和餐飲部經(jīng)理、會(huì)議服務(wù)部經(jīng)理、餐飲主管等仔細(xì)商量。在選菜時(shí)還必須考

6、慮與會(huì)議的既定目標(biāo)和目的相符。六點(diǎn)建議：2 .考慮會(huì)議類型和會(huì)議目標(biāo)；3 .考慮娛樂因素（發(fā)言人、音樂、跳舞）；4 .考慮較受歡迎的菜，新口味或特色菜品，還要考慮當(dāng)?shù)厥欠衲芴峁? .考慮房間的大小，聚會(huì)人數(shù)的多少，以及聚會(huì)場(chǎng)所；6 .考慮服務(wù)類型和客人背景；7 .考慮計(jì)劃的聚餐時(shí)間長(zhǎng)短。8 .餐飲活動(dòng)包括以下幾種形式頁腳內(nèi)容頁眉內(nèi)容早餐：早餐事物范圍的選擇范圍很大?？梢允钦?guī)的復(fù)雜早餐，也可以是自助早餐。品種多樣的自助早餐會(huì)讓人各食所需會(huì)場(chǎng)休息期間的茶點(diǎn)。一般供應(yīng)咖啡、茶或其他飲料，有時(shí)有食品，有時(shí)沒有。午餐：午餐如何安排，主要看下午計(jì)劃做些什么。一般來說，午餐不宜大吃大喝，以免影響下午的會(huì)

7、議安排。正式晚餐：晚餐食物的選擇比較寬松，工作了一天，可以輕松歡宴了。招待會(huì)：它可以作為正式餐宴的引子，也可以僅舉行招待會(huì)。招待會(huì)的目的決定招待會(huì)的食品選擇。為將以上工作做好，應(yīng)努力為與會(huì)者選擇健康型的、美味的、人們愛吃的配餐，以便會(huì)議期間的每一天，與會(huì)者們都感到精力飽滿，心情愉快。9 .時(shí)間上的協(xié)調(diào)會(huì)議籌劃人員與酒店或其他機(jī)構(gòu)的協(xié)調(diào)對(duì)會(huì)議的各項(xiàng)活動(dòng)的順利進(jìn)行是很重要的。如果會(huì)議上午的活動(dòng)沒能按計(jì)劃進(jìn)行，那么似乎午餐也會(huì)與時(shí)間脫節(jié)（或提前或推遲），這些臨時(shí)變化都必須及時(shí)告知會(huì)議服務(wù)經(jīng)理，以便廚房能按新的時(shí)間安排來調(diào)整行動(dòng)。娛樂安排：會(huì)議一般要為與會(huì)者及其隨行人員安排一次或幾次特別活動(dòng)。特別活動(dòng)

8、可以是在會(huì)議正在召開時(shí)組織與會(huì)人員進(jìn)行的項(xiàng)目，也可以是會(huì)議期間專門安排的與會(huì)者及其隨員共同參加的活動(dòng)。了解與會(huì)者的身份：為與會(huì)者安排活動(dòng)之前要了解他們的身份背景。他們是否與去年的與會(huì)者一樣？今年的新的與會(huì)者，可以為他們安排以前成功的活動(dòng)嗎？如果與會(huì)者還是去年那一群人，那么活動(dòng)不必比去年的更大或更好，但卻必須與去年的活動(dòng)有所不同。由于不同會(huì)議的與會(huì)者有不同的性格特點(diǎn)，所以計(jì)劃的主要責(zé)任就是活動(dòng)要適合與會(huì)者的口味。會(huì)議餐飲安排細(xì)節(jié)：餐飲可以由服務(wù)人員送餐或自助餐方式，如果在餐會(huì)中還安排演講，用服務(wù)人員送餐方式比較好，一般服務(wù)人員送餐的價(jià)格比自助餐高，自助餐食物種類較多，因?yàn)檩^難控制食物量，比服務(wù)人

9、員送餐較花時(shí)間。這些都需要好好規(guī)劃。細(xì)則：將下列的核對(duì)清單交給酒店餐飲部經(jīng)理：10 時(shí)間上的協(xié)調(diào)1 .預(yù)計(jì)多少人？2 .選擇什么顏色的桌巾與餐巾（選擇一種或多種顏色）?3 .主桌和其他桌要如何擺飾？4 .多少人坐在主桌？主桌需要放在舞臺(tái)上嗎？5 .主桌是否需要講臺(tái)和麥克風(fēng)？6 .講臺(tái)位置在哪里？需要哪種麥克風(fēng)？7 .主桌是否也要供餐，還是哪些貴賓在餐后才來？8 .如果采用自助餐，主桌人也自行取用，還是請(qǐng)服務(wù)人員先給他們盤子？9 .是否需要預(yù)留其他位子給貴賓（如果需要，在邀請(qǐng)函中就要告訴他們桌號(hào)或者派人在門口迎接）？10 .是否要收取餐券？事先告訴餐飲部經(jīng)理并提供"餐券本"。

10、11 .如果來的人沒有餐券應(yīng)如何處理？頁腳內(nèi)容頁眉內(nèi)容12 .是否在主桌的人也要求給餐券？13 .是否在宴會(huì)廳外面放置報(bào)到桌或接待桌？在主桌旁是否要放置獎(jiǎng)品桌？14 .晚宴的菜單、節(jié)目表是否放在桌上或是在入口處分發(fā)？15 .是否另外需要一個(gè)房間讓貴賓們?cè)谕聿颓靶菹ⅲ?6 .有人節(jié)食、素食等特別安排，如果有最好事先告知。17 .是否要掛布標(biāo)？18 .是否需要衣帽間？19 .受獎(jiǎng)人坐在主桌還是臺(tái)下，如果是后者，是否要替他們預(yù)留位子？他們?nèi)绾紊吓_(tái)？20 .當(dāng)受獎(jiǎng)人上臺(tái)時(shí)是否需要投射燈，燈光打在演講者或司儀？21 .是否要安置視聽設(shè)備？22 .是否需要背景音樂或跳舞音樂？是否演奏者坐在舞臺(tái)上？23 .

11、是否有表演節(jié)目，舞臺(tái)大小是否足夠，如果有表演，舞臺(tái)尺寸和高度多少？24 .舞臺(tái)四周是否要裙邊？上面要不要地毯？歷是否需要預(yù)演？何時(shí)？25 .什么時(shí)候開門讓客人進(jìn)來？26o每一程序的時(shí)間安排、前奏音樂或表演、用餐時(shí)間、正式節(jié)目和演講、跳舞等。27.洗手間在哪里，如果門口仍有人看守時(shí)，如何讓上洗手間的人回來？主題節(jié)目：主題節(jié)目可以很簡(jiǎn)單只有一個(gè)樂隊(duì)表演，或盡心安排特別節(jié)目。如果預(yù)算允許，就可以特別設(shè)計(jì)，有時(shí)常以會(huì)議當(dāng)?shù)靥厣髦黝}，飯店或會(huì)議中心宴會(huì)人員可能留存一些當(dāng)?shù)刂黝}的東西，如果你需要可借用，這樣布置費(fèi)用就比較節(jié)省。與餐飲部經(jīng)理討論"主題”,他們有各種不同主題的活動(dòng)，可建議你以前做得

12、很成功的案例，同樣地創(chuàng)新概念，如果你對(duì)布置或娛樂節(jié)目沒有概念，宴會(huì)人員可以一起包辦。如果由自己負(fù)責(zé)，通知宴會(huì)人員所有安排都是外包，如節(jié)目、背景、特殊家具、燈光、視聽設(shè)備，并告訴他們什么時(shí)候會(huì)來布置、舞臺(tái)放在哪里、什么時(shí)候拆除。主題活動(dòng)的位置圖特別重要，避免擁擠在入口，餐飲部分也要畫一份平面圖，顯示每個(gè)位置需要多少空間。以主題來設(shè)計(jì)通知、邀請(qǐng)函和指示牌。會(huì)場(chǎng)的餐飲：以往會(huì)議中心的餐飲項(xiàng)目有限，只有"點(diǎn)心"，現(xiàn)在越來越多的會(huì)議中心以簽約方式引進(jìn)全套餐飲服務(wù)，目的是要和飯店競(jìng)爭(zhēng)，給開會(huì)與展覽團(tuán)體提供服務(wù)。最先要考慮的是會(huì)議中心廚房的位置，供菜的路線如何？在大型活動(dòng)時(shí)廚房與宴會(huì)地點(diǎn)

13、距離很遠(yuǎn)可能是一個(gè)重大的錯(cuò)誤。討論基本服務(wù)需求如咖啡點(diǎn)心怎么安排，大型會(huì)議在短時(shí)間要提供上千人食物，詳細(xì)與會(huì)議中心代表和合約商討論，或許你可以考慮由飯店承辦外修。也要了解會(huì)議中心是否可供酒，有時(shí)只允許在某一時(shí)間內(nèi)使用。有些會(huì)議中心主辦單位還要申請(qǐng)臨時(shí)許可證提供啤酒和酒類。成本控制：餐飲成本除了食物外還包括采購、會(huì)場(chǎng)座位布置、服務(wù)、清潔和燈光、視聽設(shè)備等，所以議價(jià)空間很小。要求提供幾種不同菜單，再討論菜單內(nèi)容。如果在同時(shí)間還有其他活動(dòng)，使用相同菜單是否較便宜，在茶點(diǎn)時(shí)間使用紙杯是否比使用瓷器便宜？重要的是內(nèi)部控制，如果報(bào)名費(fèi)中包括餐飲，最好使用餐券，因?yàn)橛行┤瞬⒉灰欢▍⒓铀谢顒?dòng)，以餐券比較準(zhǔn)確

14、。如果你能確認(rèn)出席人數(shù)，將會(huì)減少浪費(fèi)，這是一個(gè)慣例，如果人數(shù)在某一定數(shù)目之下仍要以基本數(shù)計(jì)算，預(yù)算通常在餐飲決定前編列，詢問餐飲部經(jīng)理這樣會(huì)比編列預(yù)算增加多少百分比。很多沒有經(jīng)驗(yàn)的人做預(yù)算時(shí)忘了包含稅金和小費(fèi)，如果你是請(qǐng)大會(huì)重要人士來負(fù)責(zé)選擇菜單，最好價(jià)格已包括稅金和小費(fèi)。保證數(shù)量：餐飲部經(jīng)理通常要求你在活動(dòng)前48小時(shí)給予保證數(shù)量，雖然有時(shí)活動(dòng)在星期一或星期二，但是要求你在周末前確定保證數(shù)量，如果需要較多時(shí)間決定名單，可能同意在48小時(shí)前提出保證數(shù)量，而在24小時(shí)前給最后確定數(shù)量，但是絕對(duì)不能少于24小時(shí)。慣例來說有個(gè)伸縮性，比例約3%-5%,基本上來說通常會(huì)多準(zhǔn)備5%的分量，例如保證200人

15、會(huì)準(zhǔn)備210份，不要忘記加上主桌及工作人員。頁腳內(nèi)容頁眉內(nèi)容2008-6-21一直想為他寫點(diǎn)東西，或者說為自己對(duì)他寫點(diǎn)感覺。他長(zhǎng)的不帥，但卻吸引我的眼球，他長(zhǎng)的不高，但卻是我想依靠的對(duì)像，他有時(shí)很狼狽，但我覺得是如此的真實(shí)與樸素。自己本來就沒什么眼光，但這次卻發(fā)現(xiàn)是最沒眼光的一次。就像他說的那樣，沒錢,長(zhǎng)得又不帥，未來還茫然，喜歡他什么呢？問了自己上百次，想不出答案，只知道他能讓我止住淚水。他說不愛我，我很怕，怕受傷？怕沒回報(bào)？還是怕不再相信愛情？我琢磨了很久，一直以來，我都認(rèn)為他愛我就像我愛他那樣深，就像吸煙他會(huì)顧及我的感受，就像他怎么累也用手臂抱著我睡，就像公司有聚餐，他也會(huì)向我報(bào)告，跟我

16、“請(qǐng)假”，就像買我喜歡吃的火龍果，西瓜，還有只有我吃，他吃不了的辣脖子他為我做的事很多很多的。我好想和他在一起，盡管有時(shí)他也會(huì)發(fā)蠻橫的脾氣，無端端地跟你爭(zhēng)執(zhí)，偏激地不能容忍別人的一點(diǎn)點(diǎn)異議，每當(dāng)這個(gè)時(shí)候，我就對(duì)他實(shí)行冷戰(zhàn)策略，讓大家靜一下也好啊，既然有爭(zhēng)執(zhí)那就表明了這是一個(gè)說不清道不明的問題，并非“是”或“不是”就能解決的，觀點(diǎn)不一致，總比盲目的附和要好吧。他說他自私。但無論怎樣他心里還是有我的。這我也知道的，他無非想多攢點(diǎn)錢，回報(bào)家人的養(yǎng)育之恩，同時(shí)也能和我吃好吃的，給我買好看的，讓我過上滋潤(rùn)的生活而已。這種自私何嘗不是偉大的呢？也因?yàn)檫@種種的自私，他的壓力何起之大！額上的皺紋老是緊鎖著，這樣下去哪能不老啊。所以我抱著他時(shí)，經(jīng)常幫他揉揉額頭，讓他放松一下，暫時(shí)舒緩，深深地吸口氣，希望自己給他的更多的是甜蜜，而不是透不過氣的負(fù)擔(dān)。他說無論怎樣都不可能戒煙，誰都勸不了他。當(dāng)然，剛開始我也沒放棄過勸他少抽煙的