成文信息控制程序

1、 BD-CXWJ-01 成文信息控制程序 版本號(hào)：2.0 Q/BDXXXXX有限公司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn) BD-CXWJ-01 成文信息控制程序 2011-04-20 發(fā)布 2017-07-01換版后實(shí)施xxxx技術(shù)股份有限公司發(fā) 布 部門(mén)審閱意見(jiàn)簽名日期編制綜合管理部會(huì)簽質(zhì)量管理部會(huì)簽項(xiàng)目管理部會(huì)簽財(cái)務(wù)管理部會(huì)簽供應(yīng)鏈管理部會(huì)簽研發(fā)部會(huì)簽營(yíng)銷(xiāo)中心會(huì)簽質(zhì)檢部會(huì)簽生產(chǎn)部會(huì)簽客服部會(huì)簽審核管理者代表批準(zhǔn)總經(jīng)理成文信息歷史狀態(tài)記錄2.0換版楊艷平2017-09-01換版升級(jí)TS 2216320170701011.5換版羅嬋娟2016-06-01組織架構(gòu)變更20160601011.4換版楊艷平2014-09-01

2、增加環(huán)境、職業(yè)健康安全標(biāo)準(zhǔn)201409011.3換版羅嬋娟2013-06-01組織架構(gòu)變更，增加5.4內(nèi)容2013050601 1.2 換版 羅嬋娟2012-12-24修改5.7內(nèi)容20121224011.1 換版羅嬋娟2012-03-19增加5.9內(nèi)容20120319011.0新發(fā)布羅嬋娟2011-05-03/版本狀態(tài)編制實(shí)施日期更改原因更改單號(hào)1.0 目的 防止成文信息誤用、錯(cuò)用，確保質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理體系及日常經(jīng)營(yíng)中使用的成文信息能迅速、正確流通并處于受控狀態(tài)，保證相關(guān)部門(mén)能適時(shí)得到有效版本成文信息。2.0 適用范圍 本程序適用于質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理體系及日常經(jīng)營(yíng)中所有

3、成文信息的管理（包括外來(lái)成文信息的控制）。 3.0 術(shù)語(yǔ)和定義本程序成文信息采用GB/T19001:2016 IDT ISO9001:2015、ISO14001:2015、OHSAS18001:2007和ISO/TS 22163 技術(shù)規(guī)范的術(shù)語(yǔ)、定義及縮略語(yǔ)。4.0 職責(zé)4.1 綜合管理部負(fù)責(zé)全公司成文信息控制的歸口管理，包括人事、行政及政府機(jī)關(guān)公文等各類外來(lái)成文信息，并對(duì)與公司戰(zhàn)略、目標(biāo)、人事、環(huán)境、職業(yè)健康安全、行政管理有關(guān)的內(nèi)、外部成文信息控制。4.2 質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)對(duì)質(zhì)量管理體系和質(zhì)量控制相關(guān)成文信息的管理及質(zhì)量檔案的整理歸檔，并負(fù)責(zé)外發(fā)相關(guān)方外部機(jī)構(gòu)的相關(guān)成文信息。4.3 營(yíng)銷(xiāo)中心負(fù)

4、責(zé)銷(xiāo)售合同和顧客成文信息的控制, 并負(fù)責(zé)外發(fā)外部相關(guān)方（客戶）的相關(guān)成文信息。4.4 研發(fā)部負(fù)責(zé)與產(chǎn)品有關(guān)的技術(shù)成文信息的控制、相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的收集、提供。4.5 供應(yīng)鏈管理部負(fù)責(zé)與采購(gòu)物流相關(guān)的成文信息控制，并負(fù)責(zé)外發(fā)外部供方的相關(guān)成文信息。4.6 各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)有關(guān)的支持性成文信息編制以及各下發(fā)成文信息的使用和保管，部門(mén)存檔的成文信息，需將成文信息目錄匯總至綜合管理部，每半年更新一次。5.0 程序5.1成文信息的分類：一級(jí)成文信息：質(zhì)量手冊(cè)、環(huán)境安全管理手冊(cè)。二級(jí)成文信息：程序成文信息、RAMS/LCC手冊(cè)、焊接手冊(cè)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。三級(jí)成文信息：檢驗(yàn)成文信息、工藝成文信息、技術(shù)條件、試驗(yàn)大綱、管理

5、辦法制度、作業(yè)規(guī)定。四級(jí)成文信息：表單、記錄。外來(lái)成文信息：1）圖紙或相關(guān)的技術(shù)資料，技術(shù)協(xié)議、說(shuō)明書(shū)等外來(lái)成文信息由研發(fā)部、營(yíng)銷(xiāo)部進(jìn)行識(shí)別，經(jīng)部門(mén)主管審批后，移交檔案管理，登記于外來(lái)成文信息一覽表中，按5.6.1分發(fā)；若不需發(fā)行，由識(shí)別接收部門(mén)自行建檔保存。2）有關(guān)公司環(huán)境、職業(yè)健康安全的法律法規(guī)，當(dāng)?shù)卣h(huán)保要求的成文信息和客戶有關(guān)環(huán)境要求的資料，及鐵道部下發(fā)批號(hào)成文信息，各接收部門(mén)統(tǒng)一交檔案管理登錄于外來(lái)成文信息一覽表，適用時(shí)分發(fā)相關(guān)部門(mén)，并保存于檔案管理。3）相關(guān)部門(mén)及時(shí)跟蹤處理外來(lái)成文信息的更改和換版情況，并交由檔案管理分發(fā)于各相關(guān)部門(mén)。5.2成文信息的管理權(quán)限：詳見(jiàn)保密管理制度Q/

6、BD-GL295.3成文信息編號(hào)：5.3.1質(zhì)量/環(huán)境/安全手冊(cè)：公司名稱代號(hào)-質(zhì)量手冊(cè)的英文縮寫(xiě)-手冊(cè)的序號(hào)（Q/BD-QM/EM/OHSAS-XX）。5.3.2 RAMS/LCC手冊(cè)：公司名稱代號(hào)-（可靠性、可使用性、可維修性、安全性和生命周期成本）的英文縮寫(xiě)-手冊(cè)的序號(hào)（Q/BD-RAMS-XX）。5.3.3焊接手冊(cè)：公司名稱代號(hào)-焊接的拼音首個(gè)字母-序號(hào)（Q/BD-HJ-XX）。5.3.4二級(jí)成文信息：公司名稱代號(hào)-程序成文信息的拼音首個(gè)字母（涉及環(huán)境、職業(yè)健康安全）-順序號(hào)（Q/BD-CXWJ/ ECXWJ/HCXWJ/EHCXWJ-XX）。5.3.5三級(jí)成文信息：1）公司名稱代號(hào)-

7、成文信息類別的拼音首個(gè)字母(GL管理類，ZY作業(yè)類)-順序號(hào)（Q/BD-GL/ZY-XX）。 2）質(zhì)量檢驗(yàn)成文信息：BD-QC（質(zhì)量代碼）-JXX5.3.6質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全記錄：1）格式由部門(mén)自定,記錄的編號(hào)為公司名稱代號(hào)-程序成文信息的拼音首個(gè)字母（涉及環(huán)境、職業(yè)健康安全）程序成文信息編號(hào)本程序表格順序號(hào)BD-CXWJ/ECXWJ/HCWXJ-XX/XX 2）通用表格：BD-TY-XX5.3.7公司紅頭成文信息：格式見(jiàn)附錄6，編號(hào)：xxxx年份XXX（順序號(hào)），每年編排。技術(shù)設(shè)計(jì)類成文信息:BD-RD（部門(mén)代碼）-S（設(shè)計(jì)）XX，工藝類成文信息：BD-TD-GXX5.4成文信息/圖紙

8、版本號(hào)、格式：5.4.1 版本號(hào)：第一次制訂的初版以1.0表示，1.0版第一次修訂以1.1表示，修訂至1.9版本上升為2.0,依此類推。當(dāng)成文信息經(jīng)多次更改或需進(jìn)行大幅度更改時(shí)版本可直接上升為2.0版，依此類推。5.4.2成文信息格式：字體：宋體字。封面和修訂履歷采用統(tǒng)一格式（見(jiàn)附件格式），封面成文信息名稱一號(hào)字，封面公司名稱為二號(hào)字，發(fā)布、實(shí)施日期小四號(hào)。修訂履歷會(huì)簽為小四號(hào)字，修訂履歷歷史狀態(tài)記錄為五號(hào)字。正文標(biāo)題字號(hào)為四號(hào)字，正文內(nèi)容為小四號(hào)字，行距為1.5倍。頁(yè)邊距:上下1.7厘米，左右2.0厘米。5.4.3成文信息格式順序：1.0目的，2.0適用范圍，3.0術(shù)語(yǔ)和定義，4.0職責(zé)，5

9、.0程序，6.0相關(guān)/支持成文信息，7.0相關(guān)記錄。5.5成文信息的權(quán)限：成文信息的編制、審核、批準(zhǔn)：成文信息類型編制審核批準(zhǔn)手冊(cè)體系負(fù)責(zé)人管理者代表總經(jīng)理程序成文信息過(guò)程所有者/部門(mén)長(zhǎng)管理者代表總經(jīng)理技術(shù)作業(yè)指導(dǎo)類部門(mén)指定專人部門(mén)長(zhǎng)總監(jiān)成文信息的修訂：各質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全成文信息在實(shí)際作業(yè)中，若有不符合項(xiàng)或有缺頁(yè)、破損、文字須增減的或成文信息需修訂時(shí)由原編寫(xiě)部門(mén)提出修訂并填寫(xiě)成文信息動(dòng)態(tài)申請(qǐng)表，若涉及到多個(gè)部門(mén)的與相關(guān)部門(mén)研討修改訂，申請(qǐng)后交管理者代表進(jìn)行核準(zhǔn)，審批后將申請(qǐng)表提交至檔案管理，檔案管理根據(jù)成文信息動(dòng)態(tài)申請(qǐng)表表調(diào)出原版成文信息附訂在申請(qǐng)表背面，申請(qǐng)部門(mén)進(jìn)行修訂，成文信息經(jīng)審

10、核批準(zhǔn)后交檔案管理統(tǒng)一發(fā)放。5.6成文信息的分發(fā)、回收： 5.6.1經(jīng)審核批準(zhǔn)后的成文信息原稿，交由檔案管理列帳管理統(tǒng)一分發(fā)，成文信息/圖紙發(fā)放前應(yīng)在成文信息/圖紙首頁(yè)上加蓋紅色“受控/試制”印章予以標(biāo)識(shí)，填寫(xiě)分發(fā)號(hào)。試制轉(zhuǎn)換為受控以客戶首件通過(guò)后為界定，當(dāng)客戶首件通過(guò)后轉(zhuǎn)換為受控成文信息/圖紙。每份成文信息的分發(fā)號(hào)必須是唯一性，按成文信息、圖紙的分發(fā)/回收登記表要求并請(qǐng)接收部門(mén)簽收，受控成文信息分發(fā)號(hào)按以下執(zhí)行。部門(mén)總經(jīng)理管理者代表研發(fā)部生產(chǎn)部營(yíng)銷(xiāo)中心質(zhì)量管理部綜合管理部檔案管理項(xiàng)目管理部財(cái)務(wù)管理部副總經(jīng)理供應(yīng)鏈管理部投資管理部駐外機(jī)構(gòu)分發(fā)號(hào)0102030405060708111213151

11、6175.6.2 成文信息回收：依據(jù)成文信息、圖紙的分發(fā)/回收登記表原件由檔案管理回收并蓋“作廢保留”章，必須注意要進(jìn)行分類登記。各部門(mén)作廢成文信息由部門(mén)指定專人負(fù)責(zé)成文信息替換并將舊版成文信息自行作廢。5.7 成文信息的保存：5.7.1各部門(mén)必須設(shè)立一名人員負(fù)責(zé)管理本部門(mén)使用的各類受控成文信息，其職責(zé)包括協(xié)助修訂本部門(mén)受控成文信息記錄，妥善整理、裝訂和保管；借閱時(shí)進(jìn)行登記并及時(shí)收回；成文信息修訂后及時(shí)發(fā)放新成文信息并回收作廢成文信息等。除檔案管理依規(guī)定復(fù)印發(fā)行外，任何部門(mén)/人員不得復(fù)印任何受控成文信息。5.7.2 公司內(nèi)部、客戶、第三方監(jiān)管單位需要借（調(diào)）閱成文信息時(shí)，由檔案管理填寫(xiě)成文信息

12、借閱登記表，經(jīng)管理者代表核準(zhǔn)后，再向檔案管理借（調(diào)）閱，必須在限期內(nèi)歸還。5.7.3 公司紅頭成文信息的發(fā)放，由部門(mén)提出申請(qǐng)向綜合管理部登記并由綜合管理部授權(quán)紅頭成文信息編號(hào)，同時(shí)備份一份檔案管理保存。5.7.4 成文信息原件由檔案管理歸檔保存，歸檔的成文信息應(yīng)存放于成文信息資料室成文信息專柜里，防止受潮、蟲(chóng)蛀鼠害及盜失。5.7.5 成文信息常規(guī)的保存期為叁年，有特殊要求的除外，另作保存期，如質(zhì)量檔案為永久保存。成文信息記錄按照法律法規(guī)、合同和標(biāo)準(zhǔn)的要求記錄記錄類型和保存期限，在成文信息記錄一覽表中規(guī)定。5.7.6人員離職、部門(mén)合并或撤消的，原分發(fā)的受控成文信息應(yīng)由成文信息歸口部門(mén)及時(shí)回收。5

13、.7.7檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)電子版的受控成文信息及時(shí)更新，避免因更新不及時(shí)而帶來(lái)的混亂。5.8 成文信息的評(píng)審5.8.1 成文信息的評(píng)審期限為兩年一次；評(píng)審按ISO9001、ISO/TS22163及ISO14001:2015 OHSAS18001:2007標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)評(píng)審。5.8.2 公司對(duì)成文信息的評(píng)審方式采取會(huì)議形式或各部門(mén)人員對(duì)成文信息的學(xué)習(xí)反饋的方式進(jìn)行，評(píng)審成文信息的有效性、符合性、實(shí)用性、適宜性。 5.8.3 質(zhì)量、環(huán)境安全管理手冊(cè)由管理者代表組織各部門(mén)負(fù)責(zé)人通過(guò)會(huì)議的方式進(jìn)行評(píng)審；二級(jí)成文信息、三級(jí)成文信息由相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人通過(guò)會(huì)議或各部門(mén)人員對(duì)成文信息的學(xué)習(xí)反饋的方式進(jìn)行；各部門(mén)的外來(lái)

14、成文信息由各部門(mén)負(fù)責(zé)評(píng)審。5.8.4 對(duì)成文信息的評(píng)審應(yīng)形成相應(yīng)的評(píng)審記錄，評(píng)審記錄由管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。5.9成文信息的復(fù)制：各部門(mén)如因成文信息破損、遺失，或因?qū)嶋H需要須增加使用份數(shù)，或須向客戶、供應(yīng)商提供成文信息時(shí)，需填寫(xiě)成文信息動(dòng)態(tài)申請(qǐng)表提出申請(qǐng),經(jīng)相關(guān)人員批準(zhǔn)后,交檔案管理辦理補(bǔ)發(fā)。5.10成文信息的廢棄/銷(xiāo)毀：5.10.1成文信息的廢棄：成文信息廢棄申請(qǐng)、核準(zhǔn)程序同提出成文信息廢棄申請(qǐng)，成文信息廢棄后，原成文信息的編碼不可重復(fù)使用，作廢成文信息需加“作廢保留”印章，由檔案管理記錄保留。5.10.2成文信息的銷(xiāo)毀：舊版成文信息、損壞成文信息由檔案管理回收統(tǒng)一銷(xiāo)毀，原件加蓋作廢章

15、后保存，并記錄于成文信息銷(xiāo)毀一覽表。5.11外發(fā)受控成文信息管理 5.11.1對(duì)于外發(fā)給供應(yīng)商或相關(guān)方的圖紙、受控成文信息及鐵路總公司下發(fā)成文信息，供應(yīng)鏈管理部應(yīng)要求供方建立相應(yīng)的成文信息管理辦法，對(duì)我司提供的成文信息嚴(yán)格按受控成文信息要求進(jìn)行控制。相關(guān)方的圖紙、受控成文信息及鐵路總公司下發(fā)成文信息時(shí)必須經(jīng)檔案管理部門(mén)分發(fā)，并蓋“外發(fā)文件嚴(yán)禁復(fù)印”章。5.11.2供應(yīng)鏈管理部應(yīng)以每一供方為單位建立成文信息發(fā)放檔案，填寫(xiě)“成文信息、圖紙的分發(fā)/回收登記表”，成文信息發(fā)放后應(yīng)要求對(duì)方確認(rèn)并登記。 5.12記錄的類型：樣品、報(bào)告、表單。 6.0 相關(guān)/支持成文信息1） 成文信息控制程序2） 圖紙和技

16、術(shù)成文信息管理辦法3） 技術(shù)成文信息分發(fā)范圍4） 保密管理制度5） 公司信息公開(kāi)管理制度7.0 相關(guān)記錄1） 成文信息、圖紙的分發(fā)/回收登記表 BD-CXWJ-01/01 2） 成文信息動(dòng)態(tài)申請(qǐng)表 BD-CXWJ-01/02 3） 成文信息銷(xiāo)毀一覽表 BD-CXWJ-01/03 4） 外來(lái)成文信息一覽表 BD-CXWJ-01/04 5） 程序成文信息格式 BD-CXWJ-01/056） 成文信息評(píng)審記錄表 BD-CXWJ-01/067） 成文信息記錄一覽表 BD-CXWJ-01/07附錄1成文信息、圖紙的分發(fā)/回收登記表成文信息編號(hào)名稱分發(fā)量舊資料回收量分發(fā)號(hào)發(fā)放時(shí)間分發(fā)人接收部門(mén)接收人接收日

17、期備注BD-CXWJ-01/01附錄2XXXX股份有限公司成文信息動(dòng)態(tài)申請(qǐng)表 修訂 廢止 借閱 補(bǔ)發(fā) 申請(qǐng)日期：成文信息名：成文信息編號(hào)：更改單號(hào)：版 次：原 ； 新 頁(yè) 次：前 ； 后 申請(qǐng)理由：變更內(nèi)容：申請(qǐng)人制訂單位核 準(zhǔn) BD-CXWJ-01/02附錄3成文信息銷(xiāo)毀一覽表序號(hào)成文信息名稱成文信息編號(hào)版本號(hào)作廢原因作廢日期確認(rèn)備注BD-CXWJ-01/03附錄4外來(lái)成文信息一覽表NO發(fā)文單位成文信息名成文信息號(hào)版本版次頁(yè)碼份數(shù)接收日期簽收人備注123456789101112131415BD-CXWJ-01/04附錄5程序成文信息格式Q/BDXXXXX有限公司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn) BD-CXWJ-01 XXXX控制程序 2011-04-20 發(fā)布 2016-06-01換版后實(shí)施XXX