AE基本動(dòng)作—會(huì)議記錄120521

1、1Account 基本動(dòng)作之 “做一個(gè)靠譜的會(huì)議記錄員”2我們?yōu)槭裁匆_(kāi)會(huì)？我們?yōu)槭裁匆_(kāi)會(huì)？n 會(huì)議是人們?yōu)榱私鉀Q某個(gè)共同的問(wèn)題或出于不同的目的聚集在一起進(jìn)行討論、交流的活動(dòng)。p信息共享p增強(qiáng)承諾p信息傳播p解決問(wèn)題和做決策3會(huì)議議程會(huì)議議程n 會(huì)議提前24小時(shí)提供會(huì)議議程，并與客戶確認(rèn)收到n 如果由客戶提供會(huì)議議程，則需要確認(rèn)會(huì)議議程的內(nèi)容n 明確會(huì)議目的和會(huì)議議題p簡(jiǎn)單議題安排在先，容易被展開(kāi)的議題安排在后p重要的提案如策略提案，應(yīng)單獨(dú)安排時(shí)間，以免發(fā)生干擾n 與會(huì)人員：p根據(jù)議題確認(rèn)雙方開(kāi)會(huì)的人員，尤其了解客戶對(duì)我方人員的希望p對(duì)于客戶初次出現(xiàn)的與會(huì)人員設(shè)法了解其基本背景n 如客戶主要

2、決策人不能出席：p與客戶溝通是否會(huì)議延期p如果客戶不希望延期，了解授權(quán)范圍的情況4什么是會(huì)議記錄什么是會(huì)議記錄n 會(huì)議記錄作為雙方會(huì)議的客觀記錄和日常工作進(jìn)度的備忘，它是記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)的公文，更重要是下一步工作的指導(dǎo)和責(zé)任界定。p明確共識(shí)p界定責(zé)任p確定后續(xù)動(dòng)作p方便未與會(huì)人員了解會(huì)議結(jié)論n PS：哪一方撰寫(xiě)會(huì)議記錄，哪一方就掌握了在未來(lái)落實(shí)目標(biāo)的行動(dòng)中的主動(dòng)權(quán)5會(huì)議記錄的原則會(huì)議記錄的原則n 客觀性客觀性p必須如實(shí)客觀記錄會(huì)議當(dāng)中的決議，但要把握一個(gè)原則“客觀描述，但主觀利用有利于公司的方式”p所有不明確之處一定再確認(rèn)（我方和客戶方兩方確認(rèn)），確認(rèn)無(wú)誤后方可記錄；p對(duì)于無(wú)法確認(rèn)

3、的內(nèi)容，寧可不記入會(huì)議記錄，留到下次再討論確定；6會(huì)議記錄的原則會(huì)議記錄的原則n 概括性概括性p會(huì)議紀(jì)錄必須精其髓，概其要，以極為簡(jiǎn)潔精煉的文字高度概括會(huì)議的內(nèi)容和結(jié)論。p切勿把每個(gè)人的觀點(diǎn)都展示出來(lái)，僅需概括出最終確定的內(nèi)容的結(jié)論，p既要反映與會(huì)者的一致意見(jiàn)，又要兼顧會(huì)議中尚未解決的分歧。7會(huì)議記錄的原則會(huì)議記錄的原則n 條理性條理性p會(huì)議精神和議定事項(xiàng)分類(lèi)別、分層次予以歸納、概括，使之眉目清晰、條理清楚。8會(huì)議記錄的原則會(huì)議記錄的原則n 一致性一致性p需要與會(huì)人員對(duì)會(huì)議記錄內(nèi)容達(dá)成；p對(duì)于自己公司承諾的后繼動(dòng)作的期限一定要與內(nèi)部相關(guān)工作的執(zhí)行人員明確后才能寫(xiě)入記錄；9會(huì)議記錄的原則會(huì)議記錄

4、的原則n 及時(shí)性及時(shí)性p會(huì)議后24小時(shí)內(nèi)提供，養(yǎng)成確認(rèn)對(duì)方收到的習(xí)慣10會(huì)議記錄內(nèi)容會(huì)議記錄內(nèi)容n 會(huì)議議題：注意是否有在會(huì)議議程之外增加的議題。11會(huì)議記錄內(nèi)容會(huì)議記錄內(nèi)容n 會(huì)議內(nèi)容：p重點(diǎn)記錄雙方達(dá)成共識(shí)的結(jié)論按照議題記錄相關(guān)內(nèi)容重要且是原則性的共識(shí)放在最開(kāi)始細(xì)節(jié)性共識(shí)放在后面做好結(jié)論的歸類(lèi)12會(huì)議記錄內(nèi)容會(huì)議記錄內(nèi)容n 會(huì)議內(nèi)容：p對(duì)于未達(dá)成共識(shí)的部分：客戶意見(jiàn)的簡(jiǎn)單羅列堆砌沒(méi)有實(shí)際意義，不要簡(jiǎn)單記錄每個(gè)人不同的說(shuō)法；選擇核心與主要的方面記錄客戶的幾種不同意見(jiàn)，并最后歸納和整理出需要討論或者解決的問(wèn)題這是關(guān)鍵。如果列出問(wèn)題，我們有針對(duì)性的回應(yīng)，就容易推進(jìn)下一步的工作； 對(duì)沒(méi)有經(jīng)過(guò)討論但

5、是我們認(rèn)為有價(jià)值的建議可以作為“其他建議”單獨(dú)列出13會(huì)議記錄內(nèi)容會(huì)議記錄內(nèi)容n 后繼動(dòng)作：這是會(huì)議記錄最重要的部分！注意界定責(zé)任人和完成時(shí)間。n 會(huì)議記錄人及記錄時(shí)間14會(huì)議記錄內(nèi)容會(huì)議記錄內(nèi)容n 會(huì)議記錄的大體結(jié)構(gòu)如下：p會(huì)議議題p達(dá)成的共識(shí)原則上的共識(shí)細(xì)節(jié)上的共識(shí)p未達(dá)成的共識(shí)下次需要討論和解決的問(wèn)題其他建議p后續(xù)需要開(kāi)展的工作p工作時(shí)間規(guī)劃15其他一些細(xì)節(jié)其他一些細(xì)節(jié)n 中英文使用：p如果是中文會(huì)議記錄，就盡量全部使用中文，不要中文夾雜英文單詞（除非是專(zhuān)用名稱），英文亦然n 統(tǒng)一命名方式：p客戶名會(huì)議主題會(huì)議日期。如“聯(lián)想ThinkPad2012年年度策略第二次溝通會(huì)議會(huì)議記錄1212

6、09”16其他一些細(xì)節(jié)其他一些細(xì)節(jié)n 用詞上：p請(qǐng)注意！會(huì)議記錄的實(shí)質(zhì)是公文，請(qǐng)杜絕口語(yǔ)化p用詞請(qǐng)務(wù)必準(zhǔn)確明晰，使用確定性的詞語(yǔ)，“可能”“大概”“也許”這類(lèi)不確定的詞語(yǔ)請(qǐng)勿出現(xiàn)在會(huì)議記錄上n 層級(jí)標(biāo)注：p文檔字體及結(jié)構(gòu)考量，不能看起來(lái)太擁擠，內(nèi)容非常多的時(shí)候在結(jié)構(gòu)上要讓人看起來(lái)清楚有條理，可使用符號(hào)標(biāo)注層級(jí)p用來(lái)標(biāo)注信息層次的符號(hào)不能多，且第一層訊息應(yīng)統(tǒng)一符號(hào)標(biāo)識(shí)，或者數(shù)字，或者代碼。如果是代碼，第一層訊息應(yīng)該使用相同代碼，不能有的是圓點(diǎn)，有的是箭頭，有的是方塊17檢驗(yàn)好會(huì)議記錄的唯一標(biāo)準(zhǔn)檢驗(yàn)好會(huì)議記錄的唯一標(biāo)準(zhǔn)未參會(huì)的人員，快速閱覽完會(huì)議記錄之后，清楚了解會(huì)議達(dá)成的結(jié)果，以及需要繼續(xù)探討的

7、內(nèi)容，并清楚的知道自己下一步需要做什么。18會(huì)議記錄撰寫(xiě)人員會(huì)議記錄撰寫(xiě)人員n 會(huì)議記錄一般由會(huì)議中主要參與旁聽(tīng)的人員記錄整理p事先確認(rèn)會(huì)議記錄撰寫(xiě)人，如事先無(wú)確認(rèn)，一般的規(guī)則是由在場(chǎng)職位最低的人來(lái)撰寫(xiě)；p如果撰寫(xiě)人中途離席或發(fā)生臨時(shí)性無(wú)法記錄的情況，需要將職責(zé)交接；19與會(huì)人員與會(huì)人員n 與會(huì)人員：注意保證客戶名字正確和規(guī)范的表述方式，注意人員的姓名排序規(guī)則； p客戶名字在前，我方名字在后p一般情況下，以職位進(jìn)行排序p出席人員務(wù)必記錄完整，但如果出席人員較多，且無(wú)法一一了解其姓名職位，則以主要人員加部門(mén)人員的方式表述：如“崔欣、劉彤及聯(lián)想大客戶部其他同事，江婕及聯(lián)想品溝部其他同事”的表述方式20郵件發(fā)送郵件發(fā)送n 會(huì)議記錄郵件發(fā)送：p“收件人”：原則上應(yīng)該發(fā)送給所有的與會(huì)者，考慮