檔案管理制度

1、WORD格式檔案管理制度第一條、目的加強文件檔案管理，規(guī)范公司文件檔案的收集、 歸檔程序和方法，確保公司方案的完整性、 準確性和系統(tǒng)性。 提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據(jù)。第二條、適用范圍適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。第三條、術語和定義一、檔案：指公司過去和現(xiàn)在各級部門及員工從事業(yè)務、經營、企業(yè)管理、宣傳等活動中直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、 圖表、賬冊、憑證、報表、影音文件、榮譽失誤、證件等不同形式的歷史記錄。二、檔案管理：指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用等活動。第四條、職責一、辦公室1、負責公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并

2、負責督促直到各部門檔案管理；2、建立健全公司檔案管理制度，直到、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；3、收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管公司的檔案和其他資料；4、負責公司方案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用與銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；專業(yè)資料整理5、負責組織學習和培訓檔案管理辦法、使用知識。二、其他各部門相關人員1、向辦公室移交合同或文件資料的原件或復印件，影音文件提供備份文件；2、負責本部門文件資料、合同復印件、影音文件的收集、標識、儲存、保管、歸檔；3、財務部負責按規(guī)定獨立建檔保管財務檔案資料。第五條、工作程序一、檔案資料的收集各部門有需要歸檔保管的文件、資料、影音文件等，自行整理好后移交辦公室檔

3、案管理人員， 由辦公室檔案管理人員統(tǒng)一編號歸檔存放保管，并做好檔案保管登記工作，以便后期調閱或借用。二、檔案資料的借閱各部門需要借閱檔案室資料， 必須填寫檔案借閱登記表， 涉密檔案借閱必須填寫檔案借閱表， 經總經理簽字批準方可借閱， 借閱文件必須在約定時間內歸還，并填寫歸還登記表。如不能按期歸還，必須辦理續(xù)借手續(xù)。三、檔案資料的歸檔要求1、歸檔的文件資料必須完整、準確；2、一般資料歸檔必須有原件；3、影音文件歸檔必須記錄時間、地點、主要人物、背景、攝錄者；4、各種失誤檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔；四、歸檔文件的等級劃分及保管期限1、一級機密文件：公司各項規(guī)章

4、制度、簡介、執(zhí)照、資質證書、榮譽、經營計劃、管理決策、單位往來發(fā)文、人事方面的各種文件、公司內部任免獎勵、處罰等文件資料，財務報表、賬冊、資產核算、合同及司法文書等文件；以上文件保管期限為永久保管；2、二級重要文件：會議記錄、重要談話、各種總結、報告、請示批復、企劃方案、形象展示、涉及工程項目的文件等，以上文件保管期限為五年以上；3、三級普通文件： 員工考勤，資料首發(fā)，倉庫材料進出登記、 核算、保管，費用申請表、辦公用品管理等，以上文件保管期限為三年。五、檔案編號檔案管理統(tǒng)一編號方式如下：部門名稱縮寫+年月日 +序列號。案例：財務部存檔文件，CW2019101101。附件一：檔案管理登記目錄序號檔案