信息檔案管理工作指引

1、歐派集團(tuán)信息檔案管理工作流程歐派集團(tuán)信息檔案管理工作流程 周翠艷 2016.3.18信息檔案管理信息檔案管理 一、釋義一、釋義：信息管理和檔案管理：信息管理和檔案管理 二、信息管理二、信息管理：簡單地說簡單地說，是指人，是指人們們收集、加工和輸入、輸出的信息收集、加工和輸入、輸出的信息的總稱的總稱。 三、檔案管理三、檔案管理：檔案的收集、整理、檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。動。集團(tuán)建立信息集團(tuán)建立信息檔案檔案管理標(biāo)準(zhǔn)管理標(biāo)準(zhǔn) 產(chǎn)生的背景：2015年5月，在集團(tuán)總經(jīng)理室總統(tǒng)籌，行政部為主負(fù)責(zé)，聯(lián)合財務(wù)部、信息部、內(nèi)務(wù)部建立集團(tuán)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)流程。

2、 5月中召開動員大會，強(qiáng)調(diào)建立部門信息檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的必要性集團(tuán)將要上市，回避法律風(fēng)險。 6月底各部門完成信息檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的建立，審批流程結(jié)束。集團(tuán)建立信息檔案管理標(biāo)準(zhǔn)集團(tuán)建立信息檔案管理標(biāo)準(zhǔn) 2015年11月信息檔案管理執(zhí)行檢查 目的：為了解各部門工作產(chǎn)出信息管理標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行情況、部門C類信息清理情況 檢查方式：財務(wù)部、信息部、行政部組合成到各部門走訪檢查 檢查對象：衛(wèi)浴線、家具制造線、木門制造線我們培訓(xùn)的必要性 2016年4月中旬行政部將要對公共職能線、櫥柜營銷線各部門進(jìn)行走訪檢查。 一、檢查事項：1、 電子、紙質(zhì)資料的規(guī)范存檔。2、 電子、紙質(zhì)失效過期資料的清理。二、存檔、清理依據(jù)：詳見附件一

3、：供應(yīng)鏈監(jiān)管部信息檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。我們需要了解信息檔案存檔信息檔案存檔 我們需要怎么做？ 一、紙質(zhì)資料存檔：按照J(rèn)TTY-055歐派集團(tuán)檔案管理制度。 二、電子資料存檔要求： 各崗位工作產(chǎn)出資料按照如下方式存檔：“信息產(chǎn)出分類（一級文件夾）信息內(nèi)容+信息級別+保存期限（二級文件夾）+個人習(xí)慣或其他要求分類（三級文件夾）”。 舉例子： 舉例子 三、信息清理（一）執(zhí)行清理的信息內(nèi)容、清理時間：1、凡超出保存年限的A/B/C類信息，都應(yīng)列入清理范疇；2、信息過期失效數(shù)量較多的部門，每月一次；較少的則每時段一次，下時段/次月開始一個月內(nèi)清理完畢上時段過期失效信息。（二）紙質(zhì)信息清理方式：部門應(yīng)建立部門銷

4、毀資料登記表(附件四)，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人復(fù)核、批準(zhǔn)后再按下述要求處理：1、已采購碎紙機(jī)且資料清理量不大的部門，可由部門直接使用碎紙機(jī)銷毀；我們需要怎么做？ 2、無碎紙機(jī)或資料清理量比較大的部門，由部門統(tǒng)一按如下標(biāo)準(zhǔn)收集、打包直接送往總部碎紙機(jī)房與內(nèi)務(wù)部交接處理（各分廠均有自用車輛，可自行安排運(yùn)送）： 3、因碎紙機(jī)房空間小，不宜存儲及堆放，各部門有需運(yùn)送資料時，請?zhí)崆奥?lián)系內(nèi)務(wù)部指定操作人（賴照良，電，以便安排好堆放場地及其他工作。（三）電子信息清理方式： 1、信息部新增加了云硬盤功能，請各部門檔案管理員按照使用說明（詳見附件五）建立使用，信息部將定期清理。 對電子資料清理方式若有疑問的，可OA或電話反饋至信息部王強(qiáng)主管，聯(lián)系電話：3673 315