秘書學期末復習

1、秘書學期末復習題1復習題 一、填空題1、我國古代秘書工作制度草創(chuàng)于（ ），確立于（ ） ，發(fā)展于（ ）， 成熟于（ ） ，完備于明清。2、秘書人員輔助決策的原則是（ ） 和諫諍原則。3、協(xié)調(diào)工作的程序包括 （ ） 和處理。4、接待工作的要求是（ ） 和內(nèi)外有別。5、私人秘書工作的特點是 （ ） 。6、西周的秘書工作，內(nèi)部分工更加細密，由（ ） 和御史， 共“五史”組成。7、一般秘書職能包括（ ）和保守秘密。8、信息溝通的基本原則包括（ ）和多樣。9、黨政秘書人員的素質(zhì)要求是：（ ）和業(yè)務熟練。10、涉外秘書的道德規(guī)范包括 （ ）。二、判斷題1 現(xiàn)代意義上的秘書學開始于20世紀80年代。 （ ）

2、2 我國古代最早的秘書機構產(chǎn)生于夏朝。 （ ）3 戰(zhàn)國時期，各諸侯國大都有史官，但史官的職責、地位起了重要變化。 （ ）4 西漢時，尚書臺發(fā)展成為皇帝的機要秘書處。 （ ）5 晉朝設中書待郎，待郎之下又有中書舍人。 （ ）6 唐玄宗時，大召天下名士為“天子私人”。 （ ）7 元初，只設中書省，作為中央行政中樞。 （ ）8 雍正時，在內(nèi)廷設立了“南書房”。 （ ）9 唐代產(chǎn)生的翰林院為宋代承襲，成為最高統(tǒng)治者的機要秘書機構。 （ ）10 一文一事制度確立于宋朝。 （ ）11 票擬制度產(chǎn)生于明朝。照刷制度產(chǎn)生于元朝。 （ ）12 檔案集中制度產(chǎn)生于宋朝。 （ ）13 西漢時已有官印，作為權力的標志

3、。 （ ）14 漢代規(guī)定中央秘書機構的秘書人員，年齡要在15歲以上。 （ ）15 唐代從科舉考試中選用秘書為主要途徑，以“身、言、書、判”為標準。 （ ）16 1912年3月，設立內(nèi)閣秘書廳，由魏宸組任秘書長。 （ ）17 1927年7月，中國共產(chǎn)黨的四屆三中全會決定設立中央秘書處。 （ ）18 1949年12月15日，中央辦公廳發(fā)出了關于文電處理工作的幾項規(guī)定。 （ ）19 1952年2月1日，中央發(fā)出了關于糾正電報、報告、指示、決定等文字缺點的指示。 （ ）20 1927年八七會議上，鄧小平任中央秘書。 （ ）21 如果把清代的幕學視為我國秘書學的開端,距今已有350年的歷史。 （ ）22

4、 商朝是我國國家秘書工作產(chǎn)生的標志。 （ ）23 西周的秘書工作，在殷商的水平上有所創(chuàng)新和提高。 （ ）24 秦漢時期，在中央和地方各級行政機關中都設有負責秘書工作的機構或人員。 （ ）25 漢末，曹操設立秘書令。 （ ）26 唐太宗時，重用十八位學士出謀劃策。 （ ）27 元代的秘書工作由樞秘院與中書省分掌。 （ ）28 明初，朱元璋廢掉中書省，由六部尚書分任國事。 （ ）29 秦朝起，國家中央秘書工作由御史大夫承擔。 （ ）30 明代由內(nèi)閣演進成為了軍機處。 （ ）31 貼黃制度是唐朝首創(chuàng)。 （ ）32 公文稽查制度完善于清朝。 （ ）33 宋代中央信訪機構有兩個，鼓院為高級機構，檢院為初

5、級機構。 （ ）34 春秋戰(zhàn)國時，用官印作為傳遞公文時的封泥標記。 （ ）35 魏晉南北朝時，出現(xiàn)了“文”“筆”之分。 （ ）36 元代在文字秘書的選拔上要求應試者具有進士資格。 （ ）37 1913年10月，袁世凱在總統(tǒng)府內(nèi)設立政事堂。 （ ）38 1931年11月通過的蘇維埃地方政府暫行組織條例是我黨領導政權機構中秘書工作的開端。 （ ）39 1951年，中國人民大學創(chuàng)辦了檔案學專業(yè)。 （ ）40 抗日戰(zhàn)爭開始后，黨中央于1938年重設秘書處。 （ ）三、簡答題1、什么是狹義秘書和廣義秘書？2、秘書工作的范圍包括哪些？3、秘書應學會哪些調(diào)查方法？4、受理人民來信來訪要遵循的原則是什么？5、

6、什么是秘書活動？它由哪些基本要素組成？6、秘書的類型有哪些？各自的依據(jù)是什么？7、會議工作的基本要求是什么？8、值班工作的主要任務是什么？四、論述題1、舉例說明如何做好保密工作。2、某省糧食局定于12月30日召開全省系統(tǒng)的總結表彰大會，請寫一封邀請信，邀請各市糧食局領導參加此次大會。3、請結合自身實際，論述秘書應具備哪些基本能力。復習題答案一一、填空題1、先秦，秦漢，魏晉南北朝，唐宋。2、定位原則，超前原則，系統(tǒng)原則，信息原則。3、受托，審理，核查，協(xié)商。4、熱情大方，細致周到，確保安全，儉省節(jié)約。5、選擇的雙向性，工作的技能性，職能的綜合性，關系的雇傭性。6、太史（或大史），小史，內(nèi)史，外史

7、。 7、輔助決策，協(xié)助管理，溝通信息，協(xié)調(diào)關系。8、求實，迅速，簡明，公開。 9、政治可靠，作風優(yōu)良，紀律嚴明，知識廣博。10、忠誠，守信，勤奮，認真。二、判斷題1. 2.× 3. 4.× 5.， 6. 7. 8.× 9. 10.×， 11.12. 13.× 14.× 15. 16. 17.× 18. 19.× 20. 21.× 22.× 23. 24. 25.， 26. 27.× 28. 29. 30. ×， 31. 32. 33.× 34. 35.， 36.&#

8、215; 37. 38. 39.× 40.×三、簡答題（要點）1、狹義秘書是指掌管文書并直接輔助領導者全面處理事務的專門人員。廣義的秘書，是指在領導者身邊或中樞機構工作，并以辦文、辦會和承辦領導者交辦之事為主要輔助任務的專門人員。2、文字工作，文書工作，信息工作，協(xié)調(diào)工作，督查工作，信訪工作，議案和提案工作， 機要工作，會議工作，接待工作，隨從工作，值班工作，印信工作，通訊工作，其他工作。3、典型調(diào)查法，普遍調(diào)查法，抽樣調(diào)查法，個案調(diào)查法，直接調(diào)查法，間接調(diào)查法。4、調(diào)查研究、實事求是的原則；按政策、法規(guī)辦事的原則；思想疏導的原則；分級負責、歸口辦理的原則；及時、就地依法解

9、決的原則。5、秘書活動就是秘書人員為領導者進行有效決策與管理所采取的輔助行為。其基本要素包括：秘書人員，秘書工作，秘書方法，領導意圖，秘書環(huán)境。6、按職業(yè)性質(zhì)可分為公務秘書和私人秘書；按業(yè)務范圍可分為通用秘書和行業(yè)秘書；按工作崗位可分為綜合秘書和專項秘書；按輔助對象可分為集體秘書和個人秘書。7、準備要充分，組織要嚴密，服務要周到，安全要保證，會風要改進。8、承接上級指示，負責電話事務，接待來訪人員，掌握領導行蹤，承辦臨時事項，編寫值班材料。四、論述題答案要點：1、 保密工作關系到國家命運，社會安定，經(jīng)濟發(fā)展以及領導工作的成敗。 保密工作的方針是：積極防范，突出重點，同時要正確處理保密和工作的關

10、系。 嚴格遵守黨和國家公務員保密守則的各項規(guī)定：不應說的機密，絕對不說；不應問的機密，絕對不問；不應看的機密，絕對不看；不應記錄的機密，絕對不記錄等等。2、 邀請信格式包括：<>稱謂。<>開頭：向被邀請人簡單問候。<>交待時間、地點和活動內(nèi)容、邀請原因等。<>參加活動的細節(jié)安排。<>聯(lián)系人、電話、地址、落款、日期。 3、表達能力；調(diào)研能力；管理能力；辦事能力；操作能力；3、略秘書學期末復習2一、案例分析 （一）意外的電話 這天上午公司孫總正在主持召開公司的董事會。公司有規(guī)定，在開董事會時會，參加人員一般不接電話，等散了再說。十點左右，

11、公司的大客戶李總來電話，他對孫總的秘書于雪說他有急事要與孫總商量。面對這種情況，于雪應該如何處理？現(xiàn)在于雪有這么幾種選擇： a、李總，對不起！我們老總正在開會，不能接聽電話。 b、李總，實在不湊巧，我們孫總正在參加董事會，估計會議要到12點鐘才結束。回頭我們再給您來個電話，您看這樣可以嗎？ c、李總，請您稍等一下，孫總剛剛散會，我馬上幫您去找找。 d、李總請您等一下，我馬上叫我們孫總來接電話！ e、李總，實在對不起，我們孫總不在公司。 問題 對于于雪以上幾種選擇，你認為哪種選擇比較合適，請說明理由，并對其他幾種選擇進行評析。 本題的最佳選擇是C。選A之所以不合適，主要是沒有考慮到對方的感受。對

12、方會想：既然你們孫總在公司，只不過是在開會，那為什么就不能抽幾分鐘來接個電話呢？你們不是經(jīng)常高喊“用戶就是上帝”的口號嗎，為什么在這個時候你開會的事就一定比我的事重要呢？對方可能越想越生氣。所以，盡管于雪回答的語氣委婉，態(tài)度謙恭，但她這樣的回答仍然是不合適的。 選B也不合適。對方可能覺得自己急得火燒眉毛了，還要等到十二點鐘，那心里肯定不是滋味。 選D明顯不合適，因為公司有規(guī)定，領導人開會時一般不接電話，于雪未經(jīng)孫總同意就答應對方，那不僅違反了公司規(guī)定，而且是非常草率的，如果孫總不來接電話，那她又如何答復客戶呢？ 選E也是不合適的，于雪這樣回答多少會讓對方覺得孫總是不愿意接他的電話或者是在有意回

13、避他。如果對方出現(xiàn)猜疑，那就不利于雙方今后的合作。 選C是比較合適的，因為當于雪用這種方式回答客戶以后，她就可以去向?qū)O總悄悄匯報，聽取他的指示，如果孫總認為事情不急，不愿意去接電話，那么，于雪就可以這樣回答對方：“實在對不起，這會兒不知孫總上哪兒去了，回頭見著孫總，我們就給您去個電話，您看這樣可以嗎？”如果孫總愿意來接，于雪就可以說剛剛找到了孫總。這樣回答于雪就可以做到滴水不漏，進退自如。 （二）8月10日，公司的總經(jīng)理出差了，期限是從8月10日至8月20日，預定20日上午回來。秘書小蘇負責處理公司的各類郵件。小蘇從收發(fā)室取回了郵件，其中上司親啟的信一封，一個郵包，總經(jīng)理辦公室收件三封，其中有

14、一封寄自天津分公司的信總經(jīng)理曾關照過讓銷售科科長處理。正好銷售科的小李走過辦公室，小蘇說：“小李，把這封信交給你們科長”，小李把信帶走了。 小蘇把總經(jīng)理親啟件放在總經(jīng)理辦公桌的抽屜里，又拆開總經(jīng)理辦公室收件，一封是邀請總經(jīng)理參加定于8月20日下午的研討會，小蘇想，總經(jīng)理前幾天還談到準備參加這次研討會，20日他正好回來，一定會參加的。于是小蘇打印了接受邀請的回信，明確告知對方總經(jīng)理將參加會議，并替總經(jīng)理簽了名。拆開第二封信，拿出信紙，里面還有兩張產(chǎn)品樣品的照片，小蘇看了信的內(nèi)容，附件里說明有三張照片，小蘇不知道如何處理，她把照片又放回了信封中。 小蘇處理郵件的做法是否正確？如果不正確，正確的做法

15、應該是怎樣的？ 答：小蘇處理郵件的做法不正確 答：小蘇處理郵件的做法不正確，理由如下： （1）寄自天津分公司的郵件，小蘇應該交給銷售科長本人簽收，或者在交給小李后讓其簽收，以作憑證。 （2）小蘇應該在總經(jīng)理辦公桌的顯眼處放一張字條，上面寫上這封郵件的相關內(nèi)容，好讓總經(jīng)理知道自己有一封郵件未看。 （3）小蘇不能自作主張，替總經(jīng)理出席研討會，她應該打電話請示總經(jīng)理。 小蘇不應該簡單地把裝有兩張照片的郵件放回信封了事，她應該找部門領導處理此事。（三） 當來訪客人走進某藥業(yè)集團有限公司經(jīng)理辦公室時，鮑秘書正在辦公桌前打印一份文件，他向客人點點頭，并伸手示意請客人先坐下。10分鐘后，他起身端茶水給客人，

16、用電話聯(lián)系好客人要找的部門，在辦公桌前起身向客人道別，并目送其走出辦公室。為此事，鮑秘書受到了辦公室主任的批評。 問題討論： 為什么鮑秘書受到了辦公室主任的批評？ 分析：辦公室主任之所以批評鮑秘書，是因為鮑秘書在此次接待工作中沒能做到親切迎客、熱忱待客、禮貌送客，特別是連“出迎三步，身送七步”這一迎送賓客的最基本的禮儀也沒有注意。作為鮑秘書在接待來客中應做到： （1）起身迎客，問明來意。 （2）伸手示意客人請坐，并說明請稍候。 （3）盡快聯(lián)系好客人要去的部門并具體說明如何去該部門 （4）將客人送出門口，握手道別（五） 一天上午,某公司董事長突然收到一封非常無禮的來信,信是由一位與公司交往很深的

17、代理商寫來的。董事長怒氣沖沖地把秘書叫來,讓她記錄自己口述的回信：我沒有想到會收到你這么不講理的信,盡管我們之間有那么長時間的業(yè)務往來,但事到如今,我也不得不終止我們之間的一切交易,并且按照慣例,我要將這件事公之于眾！ 董事長口述完上述復信內(nèi)容,要秘書將信打好寄走。 對于董事長的吩咐,秘書應該采取什么樣的態(tài)度呢？下面是四種不同的處理辦法： .“是,我立刻照辦！”秘書回到辦公室按董事長的口述將信打印好并寄走了。 .秘書認為董事長在盛怒中做出的決定有欠妥當,如果將信寄出,對公司和董事長本人都非常不利,所以,沒有執(zhí)行董事長的指示,而是將信“壓下來”。 .秘書不執(zhí)行董事長的指示,并提出忠告：“董事長,

18、請您冷靜一點！想一想這樣的信寄出去會有什么樣的后果吧。對方寫來這樣的信,是不是跟我們公司某些地方做得不妥有一定關系呢？我們還是先反省一下自己,再慎重處理這件事吧?！?.秘書退下去將信打印出來,但沒有馬上寄走,而是等到當天快下班的時候,見董事長怒氣已消,將打印好的信遞給董事長,“董事長,您交代的信已經(jīng)打印好,請您過目,您覺得這樣可以寄出去嗎？” (材料來源：夏目通利秘書常識趣談) 請問,在以上A、B、C、D四位秘書的處理方法中，哪一種最妥當？哪一種最不妥當？為什么？ D的處理方法最妥當。C的處理方法最不妥當。 領導在生氣時做出的決定很可能是不正確的,如果像A那樣立即照辦, 信一旦寄出,將無法挽回可能造成的損失,假如領導冷靜下來后想改變決定也沒有機會了。 如果像B那樣悄悄壓下信件,不執(zhí)行領導指示,則有越權性質(zhì),如領導將來查問此事,秘書將無法交代。董事長也可能早就想同這家代理商終止往來,這封信只是一根導火索而已。 C在領導情緒惡劣時以教訓的語氣當面“忠告”,無異于火上澆油, 既不符合秘書的身分,也不利于領導冷靜思考問題,不管董事長的決定是對是錯,C的作法都沒有任何