內部控制制度--薪工循環(huán)

1、.內部控制制度"薪工循環(huán)"文件管制等級：管制文件非管制文件文件履歷紀要頁文件發(fā)行單位文件管制等級管理代表管制文件非管制文件文件履歷紀錄版次修訂內容核準權責編撰日期0第1版新發(fā)行1. 總那么1.1. 制定目的為促使本公司內部控制Internal Control之薪工循環(huán)Wage程序，能有所遵循，特訂定本文件，俾利各相關單位遵循。1.2. 適用X圍凡本公司有關內部控制之薪工循環(huán)作業(yè)程序與控制重點，悉依照本文件之規(guī)X辦理。1.3. 權責單位管理、財會單位為本文件之權責單位，權責單位主管經(jīng)成認單位授權，負責本文件之管制，并確保依據(jù)本文件之規(guī)X作業(yè)。2. 薪工循環(huán)2.1. 循環(huán)圖【見

2、】資料1薪工循環(huán)圖。2.2. 循環(huán)作業(yè)本循環(huán)之各項作業(yè)：1) 人力資源規(guī)劃作業(yè)CW101，另訂之。2) 招募征選作業(yè)CW102，另訂之。3) 任用作業(yè)CW103，另訂之。4) 訓練研習作業(yè)CW104，另訂之。5) 考勤考核作業(yè)CW105，另訂之。6) 獎懲升遷作業(yè)CW106，另訂之。7) 薪資作業(yè)CW107，另訂之。8) 福利作業(yè)CW108，另訂之。9) 離職資遣退休作業(yè)CW109，另訂之。3. 附那么3.1. 制修廢與公布實施本文件屬于管理文件，經(jīng)經(jīng)營會審議后，呈請董事長核準成認后，交由權責單位公布公告實施；修訂或廢止時亦同。3.2. 編號、版本、日期、頁次頁數(shù)本文件之項類、標題、編號、版本

3、、實施日期、公司名稱、文件頁次頁數(shù)等項，見本文件之頁首與頁尾。3.3.3.3.1. 相關資料資料1薪工循環(huán)圖. v.資料1薪工循環(huán)圖CW101人力資源規(guī)劃|CW109CW102離職資遣退休-招募征選-|CW103CW104-任用-訓練研習-|-|CW105CW107CW108|考勤考核-薪資-福利|CW106|-獎懲升遷-. v.第1節(jié) 作業(yè)程序1. 人力資源1) 規(guī)劃應依據(jù)目前公司目標、經(jīng)營方案、整體開展，并考量政府之勞工政策及目前之勞工問題，以訂定本公司之人事政策。2) 對內部各項工作進展分析，以計算各工作所需之人數(shù)，并列明其特性及必須具備之能力、條件。3) 分析本公司目前及未來之人力資源

4、需求狀況，預測職工退休、升遷、調職及流動率等情形。薪酬管理4) 分析本公司內部及外部人力資源供給之狀況，并預測未來之趨勢。5) 規(guī)劃各單位之人力資源需求，并據(jù)以作為公司人員職業(yè)前程規(guī)劃之參考。6) 根據(jù)規(guī)劃預算訂定各項人力取得、訓練與培養(yǎng)方案。2. 職業(yè)前程1) 對內部職工作職業(yè)前程規(guī)劃。2) 對職工之職業(yè)前程規(guī)劃須以公司的整體人力資源規(guī)劃為前提，并考量職工之個人興趣與能力，以及職工個人對自我的認知與對未來的規(guī)劃。3) 應讓職工了解公司對個人所做之職業(yè)前程規(guī)劃，以鼓勵其工作熱忱。4) 對職工未來之晉升應有明確之標準。5) 可透過職業(yè)訓練以培養(yǎng)所須之職工。第2節(jié) 控制重點1) 人力資源方案須每年

5、、每季更新。2) 人力資源規(guī)劃是全面性的，須考慮升遷、教育、訓練、薪資、鼓勵、福利等工程。3) 到達所需可用人力前之前置時間，在做人力資源規(guī)劃時應予顧及。4) 人力資源如有冗員，會造成員工勞逸不均與挫折感，應竭力防止。5) 員工職業(yè)前程規(guī)劃之訂定，應考慮個別員工間之能力、個性等差異，且具有前瞻性；必要時可采納員工之意見，以使其對公司產(chǎn)生認同感。薪酬制度. v.第1節(jié) 作業(yè)程序1. 需求1) 各單位有人員離職或因工作需要，須增補人員時，應詳填增補人員申請表，呈請核準后辦理增補。薪酬相關2) 用人單位提出增補人員申請時，可建議增補方式系由內部晉升或采對外招募。假設建議由內部晉升，可推薦適宜之人選。

6、3) 用人單位對所需增補人員之條件、資格等資料應詳予說明。2. 招募1) 各單位有人事出缺或因工作需要須增補人員時，依規(guī)定手續(xù)申請核準后辦理增補作業(yè)。2) 權責單位依據(jù)公司人力資源規(guī)劃以及公司實際人力資源狀況，決定是否對外招募。3) 公司內部有空缺或有新職而產(chǎn)生人力需求時，以內部晉升或調遷為原那么，有以下情形時那么采對外招募：(A) 公司內部無適當人選。(B) 需求量大，內部人力缺乏時。(C) 須具備特殊技術或專業(yè)知識人才時。(D) 期望藉對外招募方式招收不同組織文化背景之人力，以改變公司的組織氣氛時。4) 由人事單位負責招募作業(yè)，并可經(jīng)由以下方式進展：(A) 登載報紙人事廣告。(B) 向就業(yè)

7、人才市場登記求才。(C) 向學校登記求才。(D) X貼求才布告。(E) 透過人員介紹。3. 甄選1) 人員之甄選，大專以上之人員由人事單位統(tǒng)一招考，基層作業(yè)職工由各用人單位自行辦理，人事單位協(xié)助之。2) 對應征者的各項資料進展初步的審核，檢閱應征者學經(jīng)歷是否符合所需，初步淘汰資格不合者。3) 對初審合格者進展各項測驗，測驗工程包括：(A) 性向測驗。(B) 智力測驗。(C) 專業(yè)技能測驗或專業(yè)科目測驗。4) 用人單位主管對測驗合格者進展面試，透過各種面談技巧以進一步了解應征者各方面的綜合表現(xiàn)。5) 應透過各種方式查詢應征者各項資料之可靠性。例如查詢應征者過去工作之上司或學校的師長等，以輔助書面

8、資料之缺乏。6) 應要求應征者檢具醫(yī)院之體檢證明，以防止錄取身心不適者。7) 應征者不管錄取與否，應于一定時間內通知其是否錄取及錄取者報到時間。8) 錄取人員，應依本公司相關規(guī)定辦理報到及試用核薪手續(xù)。第2節(jié) 控制重點1) 招募與甄選的根本目的是增加選擇適當人員之成功機率，因此招募與甄選方式的選擇，要視其個別情況及應用此項方式之可信度及有效度而定。2) 員工均須經(jīng)審核或甄試合格后，方得依規(guī)定聘用。3) 人員之甄選，除注意學歷及經(jīng)歷外，應測驗其學識、專業(yè)技能，并重視操守品德及身體XX。此外，亦可函詢應征者過去效勞單位主管之評語意見，作為取舍參考。4) 新進人員招募甄選作業(yè)程序應依公司規(guī)定辦理，應

9、征應繳之文件表格須齊備，各階層人員之任用應依規(guī)定之核準權限辦理。5) 甄選時，防止主觀印象及給予規(guī)定外之承諾，雙方均應坦誠相向。6) 辦理招募甄選之方式，務求客觀公正，為公司遴選最優(yōu)秀人才，招募甄選之條件，須保持適當彈性，當市場人力供給缺乏時，不妨稍為放寬，人力剩余時，條件不妨稍嚴。第3節(jié) 相關資料增補人員申請表等。. v.第1節(jié) 作業(yè)程序1) 人員報到時，應先辦妥以下各項手續(xù)后，始分發(fā)至工作單位：(A) 繳交XX影印本正、反面二份。(B) 繳交最近二吋半身正面相片三X。(C) 繳驗全戶戶口簿。(D) 繳驗學經(jīng)歷證件。(E) 繳交公立醫(yī)院體格檢查表一份。(F) 填寫人事資料表二份。(G) 填寫

10、試用同意書。(H) 填寫切結書。(I) 填寫保證書。2) 新進人員試用期間，得由用人單位詳列考核意見表，考核未合格者或品行欠佳者，得終止試用。3) 經(jīng)終止試用者，僅支付試用期間之薪工資，不另支付任何費用，亦不發(fā)任何證明。4) 正式任用人員須于試用及格后，填寫雇用契約書。5) 本公司職工依以下權限任用之：(A) 總經(jīng)理、副總經(jīng)理、室主任、協(xié)理、總工程師、特別助理，由董事長提請董事會聘任之。(B) 各部正、副主管及、工程師、專員，由董事長室提請董事長聘任之。(C) 課級正副主管、課文員等，由各部室主管提請董事長任免，部課間之調動亦同。(D) 組長、組員，由各部室主管提請董事長任免，部課間之調動亦同

11、。(E) 各部課室之組長級以下人員不含組長級，由各部廠室主管任免，并向董事長報備。6) 有以下情形之一者，不得雇用為本公司職工：(A) 被褫奪公權尚未復權者。(B) 受禁治產(chǎn)之宣告者。(C) 通緝及列管有案者。(D) 身體衰弱不堪從事工作者。(E) 患有傳染病或長期性疾病者。(F) 患有精神病者。(G) 吸食毒品或其它代用品者。(H) 虧欠公款處分有案者。(I) 其它本公司認為不宜任用者。7) 任用職工敘薪依人事相關規(guī)定核給，人事單位核薪前，應與用人單位主管討論敘薪級數(shù)等。8) 假設試用不通過退回原職或辭退之職工，應妥善處理，以免造成不必要之損失。第2節(jié) 控制重點1) 經(jīng)管財、物人員必須經(jīng)覓取

12、保證，且對保相符。2) 按規(guī)定辦妥一切手續(xù)，并建立員工根本資料。3) 敘薪標準依規(guī)定辦理。第3節(jié) 相關資料體格檢查表、人事資料表、試用同意書、切結書、保證書、雇用契約書。. v.第1節(jié) 作業(yè)程序1. 職前訓練1) 新進人員均須參加職前訓練，訓練合格后再予試用。2) 職員試用三個月，工員試用60天，試用期間，所有新進人員含服役期滿復職者均應按本公司所訂教育訓練相關規(guī)定參加訓練。3) 各級新進人員均不得未經(jīng)職前訓練而上任。4) 職前訓練內容包括本公司文化及理念之介紹，并著重于幫助新進人員早日熟悉工作環(huán)境，以及早進入狀況。2. 在職訓練1) 各單位依實際需要于每年預算編列前擬定教育訓練需求計畫，送人

13、事單位審核匯整。2) 教育訓練計畫包括有：(A) 新進人員之教育訓練。(B) 基層從業(yè)人員之教育訓練。(C) 專業(yè)技術人員之教育訓練。(D) 各級干部之教育訓練。(E) 高階管理人員之教育訓練。3) 人事單位于每年預算編列前，審核及綜合協(xié)調各單位之教育訓練需求計畫，并依據(jù)公司之人力資源規(guī)劃，訂定全年度之教育訓練，呈董事長室核準，作為訓練實施之依據(jù)。4) 各項教育訓練之主辦單位應依教育訓練計畫實施，并負責該項教育訓練之全盤事宜。5) 教育訓練之實施方式可采用：(A) 主管人員利用會議、面談等時機向部屬施行時機教育。(B) 由公司統(tǒng)一辦理教育訓練或由公司其它單位個別辦理教育訓練。(C) 參加國內訓

14、練單位所舉辦之教育訓練。第2節(jié) 控制重點1) 職前訓練須能幫助新人明確了解公司組織體系、各單位職掌、各項管理規(guī)章、公司文化，進而迅速適應工作環(huán)境，熟悉作業(yè)程序，發(fā)揮工作效能。2) 訓練內容應充實、生動，任何課程均有充份準備。3) 負責安排、設計訓練課程之人員或單位必須適當。訓練可提升員工之生產(chǎn)力，訓練必須具有前瞻性，應與公司各項人事政策相互配合。4) 訓練研習計畫必須與人力規(guī)劃密切配合，同時視業(yè)務需要，設計適當課程。訓練期間尤須重視考核，并將受訓成績列入人事紀錄，作為派職升遷之重要參考依據(jù)。5) 管理人員對部屬受訓表現(xiàn)予以指導及協(xié)助。. v.第1節(jié) 作業(yè)程序1. 考勤1) 出勤(A) 職工每日

15、正常工作時間不含休息時間為八小時。(B) 職工應按規(guī)定時間準時上下班，并親自打考勤卡。(C) 因公不能打考勤卡或忘記打考勤卡者，須由單位主管證明，向人事單位辦理補打考勤卡。(D) 職工上下班托人頂替打考勤卡者，代替人及其本人均以代他人打卡論處，予于從嚴處分。(E) 遲到早退者，依出勤管理相關規(guī)定處理。2) 請假(A) 職工因事必須親自處理時，須事先申請事假。(B) 職工因傷、病須治療或休養(yǎng)時，得申請病假。一天以上之病假須檢具醫(yī)院證明。(C) 婚、喪、產(chǎn)假等依職工給假相關規(guī)定之天數(shù)給假。(D) 職工因執(zhí)行職務受傷時，應檢具縣級以上醫(yī)院之診斷書申請公傷假。(E) 職工因參加召集訓練、會議等應給予公

16、假。(F) 職工請假應填請假卡呈主管核準，并送人事單位登錄，作為職工薪資考勤資料之依據(jù)。(G) 人事單位應將請假卡與職工打卡出缺勤紀錄核對，如有差異應查明原因并予更正。2. 考核1) 人事單位應就獎懲、考勤及教育訓練紀錄，再配合用人單位的績效評估紀錄，登錄于職工考績。2) 職工考績系作為晉升及薪資與獎金給付之參考。3. 績效評估1) 確定目標及建立政策與程序。2) 分析工作。3) 設計或選擇績效的評估或計算的方法。4) 向職工宣布績效的標準。5) 觀察職工的績效成果。6) 記錄績效與成果。7) 評估績效與成果。8) 與職工討論評估結果。9) 追蹤。10) 考評列入人事資料作為升遷、獎懲及人力資

17、源規(guī)劃之依據(jù)。第2節(jié) 控制重點1) 上班及下班時間，應按時考核。如有遲到、早退或曠工情形，均依公司規(guī)定適當處分。2) 員工請事假、病假、婚假、喪假、分娩假、公傷假、公假、其它休假，均依規(guī)定辦理。3) 員工請假手續(xù)、限制天數(shù)、證明文件、扣薪方法等，均依規(guī)定確實執(zhí)行。4) 績效評估之目的，系為協(xié)助人力資源決策之制定及員工開展。5) 評估標準與計算方式應事先告知員工。6) 主管與員工討論評估結果時，雙方均有準備。主管對員工的評估回饋，應具有建立性，同時對員工應充份了解。7) 各級主管為辦理員工考績，應設有考評紀錄，考核方式應客觀公平。第3節(jié) 相關資料考勤卡、請假卡等。. v.第1節(jié) 作業(yè)程序1. 獎

18、懲1) 依據(jù)職工獎懲相關規(guī)定，對職工表現(xiàn)應予以適當獎懲。2) 獎懲理由及方式應記入人事資料，并列入考績。3) 獎懲案件得隨時或定期公布。2. 晉升1) 績效優(yōu)異，有具體事實確證可勝任高職者。2) 上階有缺時。3) 報請升級條件符合以下任一項者：(A) 記大功滿二次者。(B) 考核優(yōu)異，有具體事實左證者。(C) 非常事故冒生命危險搶救悻免于難，或使人、物之損害程度降至最低者。4) 符合上列條件但無缺可資晉升時，將其資料存記，遇有缺時優(yōu)先辦理。5) 依職工管理相關規(guī)定處理。3. 調職擬調職時應考慮：1) 是否確為工作需要2) 個別申請者原職務工作是否確不合宜。第2節(jié) 控制重點1) 各單位主管申請獎

19、勵員工案件，應依規(guī)定簽報，同時具充份條件及左證，并定期發(fā)布。2) 各單位主管申請懲罰員工案件，亦依規(guī)定簽報，必須經(jīng)過慎重審議，考慮各項因素后再作適切決定。3) 報請升級人員應符合公司晉級條件，按規(guī)定程序報請核定，并依權責發(fā)布。4) 現(xiàn)行晉級規(guī)定必須確具鼓勵作用，有助于公司提拔人才，提高工作士氣。5) 獎懲升遷必須做到公平、公正、公開之原那么。. v.第1節(jié) 作業(yè)程序1. 薪資核計1) 新進職工由人事單位及用人單位主管研商敘薪級數(shù)后，列入職工資料卡核薪。2) 假設有調薪，應由用人單位填調薪申請書，附具體左證，經(jīng)主管核準后，通知計薪人員，列入職工資料卡，并據(jù)以調薪。3) 依職工資料卡之核薪、津貼、

20、加給項等，由計薪人員編制薪資表。4) 依出勤紀錄計算加班費、值班費，遲到早退扣款等。2. 代扣款項1) 依勞工保險及XX保險投保金額代扣勞保費、健保費。2) 依扶養(yǎng)親屬申報表及扣繳標準，代扣薪資所得稅。3) 有關職工代扣款及福利金等款項，應依規(guī)定扣除。3. 薪資發(fā)放1) 薪資表經(jīng)主管核準交由會計登帳后，轉出納發(fā)放。2) 假設為直接匯入職工XX，那么由出納填妥轉帳單，核對無誤后送銀行轉帳。3) 薪資單及代扣款收據(jù)等，依職工別裝入封袋，交給職工。假設為發(fā)放現(xiàn)金，那么由出納點妥金額，連同代扣款之憑證、借據(jù)等裝封袋中，由職工點收無誤后，在薪資領取登記簿蓋章簽名。第2節(jié) 控制重點1) 底薪、津貼、加給、

21、加班費、值日夜費、各項扣罰款及各項代扣款，應依公司標準及相關法律規(guī)定計發(fā)。2) 代扣員工薪資所得應依以下規(guī)定辦理：(A) 依扣繳率標準表按月代扣。(B) 代扣繳率逐期報繳。3) 代扣暫住、勞工保費應依以下規(guī)定辦理：(A) 依員工所得投保之金額按保險金額表列之等級每月代扣。(B) 代扣保費逐期繳送相關單位。4) 薪資按上、下兩期如期發(fā)放，薪資表經(jīng)主管簽章才辦理發(fā)放作業(yè)。5) 采發(fā)放現(xiàn)金者，員工必須親自領取薪資袋，并在薪資領取登記簿上簽名蓋章，未領之薪資須作適當處理。第3節(jié) 相關資料職工資料卡、調薪申請書、薪資表、轉帳單、薪資領取登記簿等。. v.第1節(jié) 作業(yè)程序1) 依相關法令及公司政策，擬定職

22、工福利規(guī)定。2) 成立職工福利委員會，做為制定職工福利方法及執(zhí)行之組織。3) 職工福利方法于董事長核準后實施。4) 職工如有福利建議，交由職工福利委員會通過后，呈請董事長審核。5) 職工福利委員會對各項福利規(guī)定應確實追蹤執(zhí)行。6) 福利委員會組織工作內容包括：(A) 推動及規(guī)劃各種職工福利方案。(B) 公司提撥福利金及職工自繳福利金帳務處理。(C) 各項支出設帳處理。(D) 定期或不定期召開大會，并制作保存會議紀錄。(E) 其它有關職工福利事項。7) 福利措施包括：(A) 餐廳環(huán)境、炊具、餐具之清潔衛(wèi)生。(B) 伙食之營養(yǎng)、衛(wèi)生、平安之了解。(C) 環(huán)境之整潔與舒適之維護。(D) 水電衛(wèi)生設備

23、之完善。(E) 休閑活動之安排。(F) 福利活動之舉辦人車平安之注意。第2節(jié) 控制重點1) 各項福利措施應符合公司負擔能力，并讓員工滿意。2) 福利工作應確實依照規(guī)定執(zhí)行。3) 福利金收支、帳務、出納必須控制良好。4) 職工福利委員會應定期向員工報告福利金收支情形。5) 福利金支用防止浪費或不必要之支出。6) 各項福利工程應符合員工需求。7) 各項活動之員工參與度應予加強。. v.第1節(jié) 作業(yè)程序1. 離職1) 職工提出辭呈或退休時，應視其職務性質考慮是否應予慰留。2) 用人單位主管應充分了解職工離職理由，作為日后改良參考。3) 職工假設無法慰留，那么用人單位應考慮是否向人事單位提出申請招募人員。4) 應依相關法令之規(guī)定給予離職人員資遣給付或退休金。5) 核準離職后，通知人事單位計算應發(fā)放薪資。6) 職工離職單應經(jīng)各有關單位簽章，證明各項保管文件已點交清楚，并將工作職務交接完畢后，始可