財(cái)務(wù)管理規(guī)定信息系統(tǒng)

1、 財(cái) 務(wù) 管 理 信 息 系 統(tǒng) 系 別：專 業(yè)：作 者：指導(dǎo)教師： 管 理 學(xué) 院 2004年6月59摘 要 信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的今天，財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的開發(fā)和使用已經(jīng)成為各行各業(yè)推行現(xiàn)代化管理的必要手段。該財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與開發(fā)正是適應(yīng)了這種需要。它完整的實(shí)現(xiàn)了從憑證到報(bào)表的賬務(wù)處理，包括從憑證的錄入、修改、過(guò)賬等到生成各種明細(xì)賬及總賬最后輸出會(huì)計(jì)報(bào)表的全過(guò)程，是一個(gè)小巧但功能完善、具有一定實(shí)用價(jià)值的管理信息系統(tǒng)。該系統(tǒng)的開發(fā)遵循結(jié)構(gòu)化生命周期的方法，并選用Visual FoxPro 6.0作為系統(tǒng)的開發(fā)工具。在可行性分析和需求分析的基礎(chǔ)上，對(duì)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)方案、各子系統(tǒng)和功能模塊等進(jìn)行

2、了較詳細(xì)的論述。關(guān)鍵字：結(jié)構(gòu)化生命周期法, 憑證，報(bào)表，子系統(tǒng)，功能模塊目錄第一章 前言.1第二章 財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)開發(fā)的必要性和可行性.22.1目前財(cái)務(wù)管理的基本狀況.22.2系統(tǒng)開發(fā)的可行性.3第三章 系統(tǒng)的初步調(diào)查與分析.43.1業(yè)務(wù)流程調(diào)查. 43.2數(shù)據(jù)流程調(diào)查 63.2數(shù)據(jù)字典 8第四章 系統(tǒng)的詳細(xì)分析.144.1財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)子系統(tǒng)劃分144.2各子系統(tǒng)之間的聯(lián)系164.3各子系統(tǒng)的詳細(xì)分析17第五章 系統(tǒng)的初步設(shè)計(jì).195.1各子系統(tǒng)功能模塊的劃分195.2計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)的處理流程215.3系統(tǒng)的代碼設(shè)計(jì)24第六章 系統(tǒng)的詳細(xì)設(shè)計(jì).266.1系統(tǒng)維護(hù)子系統(tǒng)的詳細(xì)設(shè)計(jì)266

3、.2憑證處理子系統(tǒng)的詳細(xì)設(shè)計(jì).296.3賬務(wù)處理子系統(tǒng)的詳細(xì)設(shè)計(jì).396.4報(bào)表處理子系統(tǒng)的詳細(xì)設(shè)計(jì).43第七章 系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)與維護(hù).517.1設(shè)計(jì)工具的分析517.2數(shù)據(jù)庫(kù)分析52參考文獻(xiàn).54致謝.55第一章 前 言管理信息系統(tǒng)是在電子數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上逐步發(fā)展起來(lái)的。它是一個(gè)組織內(nèi)部用于收集和處理數(shù)據(jù)以產(chǎn)生各種管理信息的系統(tǒng)。由于管理信息系統(tǒng)是在數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上發(fā)展起來(lái)的，因此，管理信息系統(tǒng)往往包含了數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)和業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)的功能。但管理信息系統(tǒng)的目標(biāo)是滿足管理方面的信息需求，其研究?jī)?nèi)容主要集中在三個(gè)方面：其一是信息需求的研究。信息需求決定了系統(tǒng)必須輸出什么，從而也就確定了應(yīng)該如何

4、處理，需要采集哪些資料和數(shù)據(jù)。一個(gè)組織內(nèi)部各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、各個(gè)部門、各種管理人員的信息需求是不盡相同的，搞清他們各自的信息需求，是建立起一個(gè)實(shí)用的管理信息系統(tǒng)的前提條件；其二是信息流程和信息量的研究。也就是準(zhǔn)確描述管理過(guò)程或生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中的信息流動(dòng)過(guò)程，即信息的來(lái)龍去脈。信息量是指需要采集、存儲(chǔ)、加工、傳輸和輸出的信息的種類、內(nèi)容、格式、頻率和數(shù)據(jù)長(zhǎng)度等等，這些需要通過(guò)信息的定性和定量的調(diào)查來(lái)獲得；其三是信息系統(tǒng)結(jié)構(gòu)和計(jì)算機(jī)作業(yè)方法的研究，即如何進(jìn)行信息的采集、存儲(chǔ)、加工、傳輸，并將這些信息及時(shí)、準(zhǔn)確、可靠的送到信息使用者的手中。財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)是管理信息系統(tǒng)的一個(gè)子系統(tǒng)，是專門用于收集、存儲(chǔ)、傳輸和加

5、工會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，輸出財(cái)務(wù)信息的信息系統(tǒng)。它運(yùn)用本身所特有的一套方法，從價(jià)值方面對(duì)事業(yè)、機(jī)關(guān)團(tuán)體的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和經(jīng)營(yíng)成果，進(jìn)行全面、連續(xù)、系統(tǒng)的定量描述。財(cái)務(wù)各項(xiàng)活動(dòng)都與信息有關(guān)，收集原始憑證是獲取用于生成財(cái)務(wù)信息的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)；設(shè)置賬戶是對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行分類；填制記賬憑證和登記賬簿是把財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化成財(cái)務(wù)信息并進(jìn)行信息的傳遞和存儲(chǔ)；賬簿和報(bào)表的查閱則是財(cái)務(wù)信息的輸出。財(cái)務(wù)活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)相互聯(lián)系、相互銜接，實(shí)現(xiàn)了由財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)到財(cái)務(wù)信息的轉(zhuǎn)換過(guò)程。財(cái)務(wù)活動(dòng)的每個(gè)步驟都有信息處理任務(wù)，每一步都服從于一個(gè)統(tǒng)一的目標(biāo)，所有步驟以及在各步驟中所采用的方法和程序加起來(lái)就形成了一個(gè)財(cái)務(wù)活動(dòng)的有機(jī)整體，這個(gè)有機(jī)整體就是財(cái)務(wù)信息系

6、統(tǒng)。第二章 管理信息系統(tǒng)開發(fā)的必要性和可行性2.1 目前財(cái)務(wù)管理的基本狀況手工核算方式下存在的多種數(shù)據(jù)流程都是圍繞如何減少或分散工作量，便于人員分工，或?yàn)榱颂峁└S富的信息而產(chǎn)生的。由于受會(huì)計(jì)人員所能完成的工作量的限制，對(duì)于某一特定單位來(lái)說(shuō)，選擇了一種核算形式，就不能同時(shí)使用其他核算形式。而計(jì)算機(jī)的參與完全可以突破會(huì)計(jì)核算形式的界限，一個(gè)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)完全可以提供手工核算形式下所有會(huì)計(jì)核算形式所能提供的全部信息。如科目匯總完全可以做到既提供科目匯總表又提供匯總記賬憑證，既可以提供定期匯總登記的總賬，又可以提供逐筆登記的總賬或日記賬。手工核算方式下，不論采取哪種會(huì)計(jì)核算形式，為了滿足在會(huì)計(jì)期末及時(shí)編

7、制會(huì)計(jì)報(bào)表的需要，必須將大部分工作量分散到日常工作中完成，因此需要將從憑證到報(bào)表的數(shù)據(jù)處理過(guò)程，分解為若干工作步驟，每一步驟都產(chǎn)生一些中間數(shù)據(jù)（如：科目匯總表、匯總記賬憑證、日記賬、明細(xì)賬、總賬等）。為保證個(gè)步驟的連續(xù)性，逐步積累編制會(huì)計(jì)報(bào)表所需要的數(shù)據(jù)，必須將每一步所形成的中間結(jié)果存儲(chǔ)起來(lái)。這樣，“逐步加工、步步存儲(chǔ)”，就成為手工核算的重要特征。但如果分析一下各步驟存儲(chǔ)的內(nèi)容，就不難發(fā)現(xiàn)，各步驟所形成并存儲(chǔ)的都是由記賬憑證派生出來(lái)的中間結(jié)果，或由憑證分類匯總而形成（如：科目匯總表、匯總記賬憑證、總賬等），或由憑證分類順序而形成（如：日記賬、明細(xì)賬、逐筆登記的總賬等）。由此可見，從信息量來(lái)看，

8、記賬憑證是賬簿、報(bào)表的數(shù)據(jù)源，所有憑證的信息量幾乎等于各種明細(xì)賬、總賬、報(bào)表所含信息量的總和，各步驟存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)信息只不過(guò)是對(duì)記賬憑證的重復(fù)存儲(chǔ)而已。這種逐步轉(zhuǎn)抄，重復(fù)存儲(chǔ)，不僅浪費(fèi)資源，而且極易導(dǎo)致數(shù)據(jù)的不一致性?？梢哉f(shuō)，手工核算中經(jīng)常出現(xiàn)的賬證不符、賬表不符的現(xiàn)象與這種同一信息的重復(fù)再現(xiàn)有密切關(guān)系，因而也就產(chǎn)生了賬證核對(duì)、賬表核算的需要。由于手工工作固有的缺陷，使得會(huì)計(jì)在財(cái)務(wù)處理部分不僅勞動(dòng)強(qiáng)度大、重復(fù)數(shù)據(jù)多而且及時(shí)性、準(zhǔn)確性差。 2.2 系統(tǒng)開發(fā)的可行性原始的手工處理方式為了使會(huì)計(jì)信息有清新的來(lái)龍去脈，需要將從憑證到報(bào)表的數(shù)據(jù)處理過(guò)程，分解為若干步驟，每一步都產(chǎn)生一些中間數(shù)據(jù)。其實(shí)各步驟所

9、形成并存儲(chǔ)的都是由記賬憑證派生出來(lái)的中間結(jié)果，只不過(guò)是對(duì)記賬憑證的重復(fù)存儲(chǔ)而已。這種逐步轉(zhuǎn)抄、重復(fù)存儲(chǔ)，不僅浪費(fèi)資源，而且極易導(dǎo)致數(shù)據(jù)的不一致性。根據(jù)現(xiàn)行狀況中存在的問(wèn)題，又從計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢(shì)看，它具有根據(jù)原始憑證和記賬憑證按需要瞬時(shí)生成所需要的賬表的能力。只要有了原始數(shù)據(jù)和加工數(shù)據(jù)的程序指令，在此基礎(chǔ)上生成其他派生數(shù)據(jù)，對(duì)計(jì)算機(jī)來(lái)說(shuō)是輕而易舉的事情。手工狀態(tài)下的財(cái)務(wù)管理主要是圍繞如何減少或分散工作量，便于人員分工而展開的。而該系統(tǒng)的開發(fā)和引用將大量減少人力資源的浪費(fèi)從管理和經(jīng)濟(jì)上都將提供莫大的幫助。第三章 系統(tǒng)開發(fā)的初步調(diào)查與分析在根據(jù)用戶提出建立新系統(tǒng)的要求，進(jìn)行可行性分析，并經(jīng)有關(guān)主管部門批

10、準(zhǔn)系統(tǒng)可行后，下面對(duì)現(xiàn)行系統(tǒng)的狀況進(jìn)行進(jìn)一步的了解和分析。該初步調(diào)查是認(rèn)識(shí)、了解現(xiàn)行系統(tǒng)狀況的過(guò)程。3.1 系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程的調(diào)查系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程的調(diào)查是按照現(xiàn)行系統(tǒng)中信息流動(dòng)過(guò)程，逐個(gè)調(diào)查分析所有環(huán)節(jié)的處理任務(wù)、處理內(nèi)容、處理順序的要求，弄清各個(gè)環(huán)節(jié)需要的信息、信息來(lái)源、流徑去向、處理方法和信息形態(tài)（報(bào)告、報(bào)單、屏幕顯示）等。并將其用規(guī)范的業(yè)務(wù)流程圖表示。其完成業(yè)務(wù)如下：1、 根據(jù)原始憑證編制原始憑證匯總表。2、 根據(jù)原始憑證或原始憑證匯總表編制收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證。3、 根據(jù)收款憑證和付款憑證登記現(xiàn)金日記賬和存款日記賬。4、 根據(jù)原始憑證、原始憑證匯總表或收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證登記明

11、細(xì)賬業(yè)務(wù)臺(tái)賬。5、 根據(jù)收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證形成科目匯總表并直接登記總賬。6、 現(xiàn)金日記賬、存款日記賬及明細(xì)賬業(yè)務(wù)臺(tái)賬定期同總賬核對(duì)。7、 根據(jù)總賬和明細(xì)賬業(yè)務(wù)臺(tái)賬定期編制會(huì)計(jì)報(bào)表。如圖31所示。圖例如下： 單據(jù)、報(bào)表、賬目 數(shù)據(jù)流向（不含數(shù)據(jù)內(nèi)容） 系統(tǒng)內(nèi)的部門或人員（含處理過(guò)程） 系統(tǒng)外的實(shí)體（部門或人員）原始憑證收款憑證轉(zhuǎn)賬憑證付款憑證會(huì)計(jì)報(bào)表總賬明細(xì)業(yè)務(wù)臺(tái)賬科目匯總表存款日記賬現(xiàn)金日記賬原始憑證匯總表制證人員數(shù)據(jù)登錄人員數(shù)據(jù)錄入人員數(shù)據(jù)登錄人員財(cái)務(wù)部工作人員財(cái)務(wù)部核對(duì)人員總賬會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)部核對(duì)人員有關(guān)單位及領(lǐng)導(dǎo)圖31 系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程圖3.2 系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程的調(diào)查有了業(yè)務(wù)流程圖，還需要對(duì)

12、信息的流動(dòng)、傳遞、處理、存儲(chǔ)等進(jìn)行分析。這就要求把數(shù)據(jù)在現(xiàn)行系統(tǒng)內(nèi)部的流動(dòng)情況抽象的獨(dú)立出來(lái)，舍去具體的組織機(jī)構(gòu)、信息載體、處理工具、物質(zhì)、材料等，單從數(shù)據(jù)流動(dòng)過(guò)程來(lái)考察實(shí)際業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)處理模式，即數(shù)據(jù)流程圖。如圖32所示。圖例如下： 外部實(shí)體 數(shù)據(jù)存儲(chǔ) 數(shù)據(jù)處理數(shù)據(jù)流P2P1審核匯總財(cái)務(wù)部經(jīng)辦單位或經(jīng)辦人編制記賬憑證 原始 原始憑證或原 憑證 始憑證匯總表財(cái)務(wù)部D2D1 記賬憑證 收付款憑證P4P3編制科目匯總表登記明細(xì)賬及業(yè)務(wù)臺(tái)賬P7財(cái)務(wù)部登記日記賬財(cái)務(wù)部D3財(cái)務(wù)部 科目匯總表 D6P5登記總賬財(cái)務(wù)部 明細(xì)賬及業(yè)務(wù)臺(tái)賬D5 日記賬D4 總賬 P6編制報(bào)表財(cái)務(wù)部D5 會(huì)計(jì)報(bào)表圖32 系統(tǒng)數(shù)據(jù)流

13、程圖3.3 數(shù)據(jù)字典數(shù)據(jù)流程圖構(gòu)造出了財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)的組成和各部分間的關(guān)系，但沒(méi)有說(shuō)明各部分的具體內(nèi)容，它僅是一個(gè)框架，據(jù)此還不足以準(zhǔn)確充分地了解系統(tǒng)，無(wú)法根據(jù)此圖進(jìn)行程序設(shè)計(jì)，因此還需要編制數(shù)據(jù)字典。數(shù)據(jù)字典將對(duì)數(shù)據(jù)流程圖中的各種文件和數(shù)據(jù)流進(jìn)行詳細(xì)的描述和確切的解釋。即定義文件和數(shù)據(jù)流由哪些更小的單位組成（這些單位一般稱為字段或數(shù)據(jù)項(xiàng)），并描述每個(gè)數(shù)據(jù)項(xiàng)的數(shù)據(jù)類型、長(zhǎng)度、取值范圍等具體內(nèi)容。有了數(shù)據(jù)字典就便于隨時(shí)查閱和修改，所以它是數(shù)據(jù)流程圖的輔助資料，起注解的作用。臨時(shí)記賬憑證 序號(hào)數(shù)據(jù)項(xiàng)名稱內(nèi)容舉例數(shù)據(jù)類型取值范圍長(zhǎng)度小數(shù)位數(shù)備注1憑證號(hào)030001C010001 1299996前2

14、位為月份號(hào)，后4位為當(dāng)月流水號(hào)2日期01/23/2004D8存儲(chǔ)時(shí)用8位，顯示時(shí)轉(zhuǎn)換成10位3摘要預(yù)付工資C304科目名稱銀行存款C40可用5級(jí)科目5借方金額2080.00N0，<10億1426貸方金額N1427借方外幣額N142用于形成復(fù)幣賬8貸方外幣額N1429匯率N9610附件張數(shù)2N311錄入員姓名張三C至多5個(gè)漢字1012審核員姓名C1013審核標(biāo)志TCT、F、空格1T：已通過(guò)審核、F：未能通過(guò)審核、空格：還未審核14輸出頁(yè)碼N2產(chǎn)生一張憑證分成幾頁(yè)打印時(shí)的頁(yè)碼15科目編號(hào)101C 3 C：表字符型數(shù)據(jù) D：表日期型數(shù)據(jù) N：表數(shù)值型數(shù)據(jù)圖33 臨時(shí)記賬憑證主表操作員字段名字段

15、類型字段長(zhǎng)度小數(shù)位數(shù)備注操作員編號(hào)C3以該字段建立索引標(biāo)記“操作員編號(hào)”的主索引操作員姓名C10以該字段建立索引標(biāo)記“操作員編號(hào)”的候選索引操作員口令C6可取值“y”或“n”，默認(rèn)值“n”憑證錄入權(quán)C1可取值“y”或“n”，默認(rèn)值“n”憑證修改權(quán)C1可取值“y”或“n”，默認(rèn)值“n”憑證查詢權(quán)C1可取值“y”或“n”，默認(rèn)值“n”憑證審核與修改權(quán)C1可取值“y”或“n”，默認(rèn)值“n”憑證匯總權(quán)C1可取值“y”或“n”，默認(rèn)值“n”過(guò)賬權(quán)C1可取值“y”或“n”，默認(rèn)值“n”科目維護(hù)權(quán)C1可取值“y”或“n”，默認(rèn)值“n”總賬權(quán)C1可取值“y”或“n”，默認(rèn)值“n”明細(xì)賬權(quán)C1可取值“y”或“n

16、”，默認(rèn)值“n”科目匯總權(quán)C1數(shù)據(jù)庫(kù)查詢權(quán)C1報(bào)表處理權(quán)C1桌面背景顏色N80默認(rèn)值RGB（60，120，180）桌面背景圖片C50默認(rèn)值“”桌面背景類型C4默認(rèn)值“顏色”圖34 主表操作員運(yùn)行環(huán)境字段名字段類型字段長(zhǎng)度小數(shù)位數(shù)備注建賬起始年份C4建賬起始月份C2當(dāng)前年份C4當(dāng)前月份C2當(dāng)前月份憑證順序號(hào)N40默認(rèn)值0月終結(jié)賬標(biāo)志C1可取值“y”或“n”，默認(rèn)值“n”月備份標(biāo)志C1可取值“y”或“n”，默認(rèn)值“n”單位名稱C40圖35 運(yùn)行環(huán)境運(yùn)行日志字段名字段類型字段長(zhǎng)度小數(shù)位數(shù)備注時(shí)間T8操作員編號(hào)C3操作員姓名C10執(zhí)行操作C10進(jìn)退C2可以取值“進(jìn)”或“退”圖36 運(yùn)行日志主表科目字典

17、字段名字段類型字段長(zhǎng)度小數(shù)位數(shù)備 注科目編號(hào)C3以該字段建立索引標(biāo)記為“科目編號(hào)”的主索引助記符C7一級(jí)科目名C18二級(jí)科目名C18三級(jí)科目名C18四級(jí)科目名C18五級(jí)科目名C18賬別C4輸出標(biāo)志L1當(dāng)要打印輸出科目字典時(shí)確定記錄是否輸出。默認(rèn)值“F”科目全名C40設(shè)計(jì)該字段將避免為獲得科目全名進(jìn)行復(fù)雜的計(jì)算圖37 主表科目字典主表摘要字段名字段類型字段長(zhǎng)度小數(shù)位數(shù)備 注摘要編碼C10摘要C30圖38 主表摘要已過(guò)賬記賬憑證字段名字段類型字段長(zhǎng)度小數(shù)位數(shù)備 注憑證號(hào)C6日期D8摘要C30科目名稱C40借方金額N142貸方金額N142借方外幣額N142貸方外幣額N142匯率N96附件張數(shù)N3錄入

18、員姓名C10審核員姓名C10審核標(biāo)志C1恢復(fù)標(biāo)志C1可取值“Y”或“N”默認(rèn)值“N”科目編號(hào)C12圖39 已過(guò)賬記賬憑證科目發(fā)生額及余額字段名字段類型字段長(zhǎng)度小數(shù)位數(shù)備 注科目編號(hào)C12先以該字段建立索引標(biāo)記為“科目編號(hào)”的普通索引，再以該字段取值前4位建立索引標(biāo)記為“一級(jí)編號(hào)”的普通索引。月初余額方向C2月初余額C142本月借方合計(jì)N142本月貸方合計(jì)N142本年借方累計(jì)N142本年貸方累計(jì)N142月末余額方向C2月末余額N142圖310 科目發(fā)生額及余額登錄許可字段名字段類型字段長(zhǎng)度小數(shù)位數(shù)備 注登錄C1可取值“T”或“F”，默認(rèn)值“T”圖311 登錄許可登錄操作員字段名字段類型字段長(zhǎng)度小

19、數(shù)位數(shù)備 注操作員編號(hào)C3以該字段建立索引標(biāo)記為“操作員編號(hào)”的普通索引操作員姓名C10以該字段建立索引標(biāo)記為“操作員姓名”的普通索引圖312 登錄操作員外幣科目發(fā)生額及余額字段名字段類型字段長(zhǎng)度小數(shù)位數(shù)備 注科目編號(hào)C12先以該字段建立索引標(biāo)記為“科目編號(hào)”的普通索引，再以該字段取值前4位建立索引標(biāo)記為“一級(jí)編號(hào)”的普通索引。外幣名稱C10月初余額方向C2月初外幣額N142月初匯率N96月初人民幣額N142本月借方外幣額N142本月借方人民幣額N142本月貸方外幣額N142本月貸方人民幣額N142本年借方外幣累計(jì)N142本年借方人民幣累計(jì)N142本年貸方外幣累計(jì)N142本年貸方人民幣累計(jì)N1

20、42月末余額方向C2月末外幣額N142月末匯率N96月末人民幣額N142按月末匯率折算的人民幣N142圖313外幣發(fā)生額及余額賬簿結(jié)構(gòu)字段名字段類型字段長(zhǎng)度小數(shù)位數(shù)備 注總賬名稱C18總賬編號(hào)C12憑證號(hào)C6科目編號(hào)C12科目編號(hào)備份C12科目名稱C40往來(lái)戶編號(hào)C9摘要C30日期C10為輸出的需要將以字符形式顯示日期借方N142借方人民幣額N142借方外幣額N142本月借方合計(jì)N142本月借方累計(jì)N142貸方N142貸方人民幣額N142貸方外幣額N142本月貸方合計(jì)N142本月貸方累計(jì)N142借減貸C2余額N142月初余額方向C2月初余額N142月末余額方向C2月末余額N142結(jié)余外幣額N1

21、42匯率N96結(jié)余人民幣額N142欄目1N142用于生成多欄式賬簿欄目10N142圖314 賬簿結(jié)構(gòu)第四章 系統(tǒng)的詳細(xì)分析系統(tǒng)的詳細(xì)分析不同與初步調(diào)查，它要求深入到會(huì)計(jì)部門，詳細(xì)了解財(cái)務(wù)系統(tǒng)的每一部分，每一環(huán)節(jié)，明確輸入輸出的內(nèi)容和格式，弄清信息的流向及各種數(shù)據(jù)、賬表之間的關(guān)系。4.1 財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)子系統(tǒng)劃分財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)是行政事業(yè)單位管理信息系統(tǒng)的一個(gè)子系統(tǒng)，它本身也是由若干個(gè)子系統(tǒng)組成的，這些子系統(tǒng)相互聯(lián)系，共同完成財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的全部任務(wù)。由于存在不同子系統(tǒng)之間的相互關(guān)系和相互影響，為了便于今后不同子系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交換，有必要對(duì)財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行合理、規(guī)范的子系統(tǒng)的劃分。 4.1.1子系統(tǒng)的劃分原

22、則1 可拆裝性原則一個(gè)好的系統(tǒng)應(yīng)允許用戶方便地安裝或卸掉某些模塊，而不必作大的修改，也就是說(shuō)系統(tǒng)應(yīng)具備良好的適應(yīng)性。適應(yīng)性一般包括可移植性、可擴(kuò)充性、可維護(hù)性等?？梢浦残允瓜到y(tǒng)（或某些子系統(tǒng)）不需要做大的修改就能順利地從一個(gè)單位移植到另一個(gè)類似單位?？蓴U(kuò)充性使系統(tǒng)能不斷加掛新的功能模塊，不斷從小到大，從簡(jiǎn)單到復(fù)雜?？删S護(hù)性使系統(tǒng)能適應(yīng)一個(gè)單位內(nèi)部 各種變動(dòng)。2 高內(nèi)聚低耦合原則即盡量把聯(lián)系密切的功能放在一個(gè)子系統(tǒng)或模塊中，一個(gè)子系統(tǒng)內(nèi)，諸功能聯(lián)系越密切，其內(nèi)聚度越高。把聯(lián)系不密切的功能放在不同的子系統(tǒng)中，盡量減少不同子系統(tǒng)之間的聯(lián)系，包括程序調(diào)用關(guān)系和數(shù)據(jù)傳遞關(guān)系。模塊之間聯(lián)系越少，耦合度越低

23、。子系統(tǒng)之間高內(nèi)聚低耦合的關(guān)系使各子系統(tǒng)之間的接口關(guān)系簡(jiǎn)單明了，對(duì)提高系統(tǒng)的適應(yīng)性有重要作用。3 通用化原則子系統(tǒng)及模塊劃分要有助于提高系統(tǒng)的通用性，也就是說(shuō)要盡量把能通用的子系統(tǒng)和功能模塊獨(dú)立出來(lái)。不能通用的子系統(tǒng)和功能模塊也應(yīng)盡量獨(dú)立出來(lái)，并采用外掛方式與其他子系統(tǒng)聯(lián)系起來(lái)。4 與會(huì)計(jì)人員的崗位分工和工作組織相協(xié)調(diào)各子系統(tǒng)的功能模塊的劃分要以會(huì)計(jì)工作本身的職能分工為基礎(chǔ)，體現(xiàn)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作的業(yè)務(wù)流程和崗位分工習(xí)慣，以便實(shí)現(xiàn)電算化后的人員分工和工作組織。5 以憑證、賬簿、報(bào)表處理子系統(tǒng)為核心任何單位的財(cái)務(wù)管理過(guò)程無(wú)不以“憑證賬簿報(bào)表”為主線，憑證處理、財(cái)務(wù)處理、報(bào)表處理是任何財(cái)務(wù)系統(tǒng)必備的功能

24、，否則就不能稱其為財(cái)務(wù)系統(tǒng)。其他各子系統(tǒng)則通過(guò)與核心子系統(tǒng)的直接或間接聯(lián)系，而成為財(cái)務(wù)系統(tǒng)的外圍子系統(tǒng)，它們一般采用外掛方式而成為計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)系統(tǒng)的組成部分。 4.1.1常見子系統(tǒng)的劃分方法由于各會(huì)計(jì)主體業(yè)務(wù)性質(zhì)、業(yè)務(wù)內(nèi)容和業(yè)務(wù)分工情況不同，財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)的子系統(tǒng)劃分也不盡相同。本系統(tǒng)將系統(tǒng)維護(hù)子系統(tǒng)、憑證處理子系統(tǒng)、賬務(wù)處理子系統(tǒng)和報(bào)表處理子系統(tǒng)作為核心系統(tǒng)并加以研制和開發(fā)，基于以下幾點(diǎn)理由：系統(tǒng)維護(hù)、憑證處理、賬務(wù)處理和報(bào)表處理四個(gè)子系統(tǒng)是任何財(cái)務(wù)系統(tǒng)所必須的，它們體現(xiàn)了財(cái)務(wù)系統(tǒng)的本質(zhì)特征，而其他子系統(tǒng)是否需要，則取決于各單位業(yè)務(wù)特點(diǎn)。如商業(yè)企業(yè)就不需要材料核算、成本核算子系統(tǒng)，而行政事業(yè)

25、單位只需要具有幾個(gè)核心子系統(tǒng)，即可滿足會(huì)計(jì)核算的需要。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的核心子系統(tǒng)是單位中任何其他管理信息系統(tǒng)所無(wú)法代替的，而各外圍子系統(tǒng)的功能與管理信息系統(tǒng)中的設(shè)備管理、勞動(dòng)工資管理（或人事管理）、庫(kù)存管理子系統(tǒng)存在大量的重復(fù)和交叉。對(duì)于一個(gè)擁有完善的管理信息系統(tǒng)的單位，其財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)只是其中的一個(gè)子系統(tǒng)它通過(guò)提取其他管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)。如果財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)中仍包括上述子系統(tǒng)，就會(huì)使財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)過(guò)于龐大臃腫，這樣不僅沒(méi)有必要，而且會(huì)造成數(shù)據(jù)重復(fù)輸入、重復(fù)加工，影響數(shù)據(jù)的一致性，徒增會(huì)計(jì)人員的工作負(fù)擔(dān)。上述幾個(gè)核心子系統(tǒng)不僅是所有財(cái)務(wù)系統(tǒng)所必備的，而且具有統(tǒng)一性高、規(guī)范性強(qiáng)、容易實(shí)現(xiàn)通用化的特點(diǎn)。對(duì)核

26、心子系統(tǒng)開發(fā)方法和技術(shù)細(xì)節(jié)進(jìn)行研究，更具有普遍意義和實(shí)用價(jià)值，相反，外圍子系統(tǒng)，可謂形形色色，其統(tǒng)一性和規(guī)范化程度都較差。因此系統(tǒng)的總體框架和子系統(tǒng)的劃分如圖41所示：財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)報(bào)表處理子系統(tǒng)賬務(wù)處理子系統(tǒng)憑證處理子系統(tǒng)系統(tǒng)維護(hù)子系統(tǒng)圖41 系統(tǒng)的總體框架和子系統(tǒng)的劃分4.2 各子系統(tǒng)之間的聯(lián)系研究各子系統(tǒng)之間的聯(lián)系，其目的是：首先，有助于合理設(shè)計(jì)整個(gè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流向；其次，有助于劃清各子系統(tǒng)的邊界，設(shè)計(jì)合理的數(shù)據(jù)接口，實(shí)現(xiàn)最大限度的數(shù)據(jù)共享；第三，有助于確定系統(tǒng)開發(fā)的先后順序。1 賬務(wù)處理子系統(tǒng)與憑證處理子系統(tǒng)的聯(lián)系憑證處理系統(tǒng)是財(cái)務(wù)處理系統(tǒng)的上游系統(tǒng)，是賬務(wù)處理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)源。憑證處

27、理系統(tǒng)通過(guò)憑證過(guò)賬處理來(lái)更新各科目的本月發(fā)生額、累計(jì)發(fā)生額及期末余額數(shù)據(jù)；賬務(wù)處理系統(tǒng)生成總賬和明細(xì)賬時(shí)，憑證處理系統(tǒng)為其提供審核無(wú)誤的記賬憑證。由這些記賬憑證及各科目的年初余額、各月發(fā)生額、各月累計(jì)發(fā)生額、各月余額構(gòu)成了賬簿所需的全部數(shù)據(jù)。 2 賬務(wù)處理子系統(tǒng)與工資核算系統(tǒng)的聯(lián)系工資核算系統(tǒng)根據(jù)職工考勤資料、工資標(biāo)準(zhǔn)及各項(xiàng)扣款數(shù)據(jù)等計(jì)算職工應(yīng)發(fā)工資、實(shí)發(fā)工資、計(jì)算應(yīng)付福利費(fèi)等，并將工資費(fèi)用匯總分配轉(zhuǎn)給有關(guān)部門。這些核算涉及到“應(yīng)付工資”、“應(yīng)付福利費(fèi)”等科目的總分類核算和明細(xì)分類核算，因此工資核算系統(tǒng)必須以一定的數(shù)據(jù)傳輸方式把這些數(shù)據(jù)傳遞給賬務(wù)處理系統(tǒng)。一種傳遞方式是由工資系統(tǒng)編制機(jī)制憑證自

28、動(dòng)送入憑證處理系統(tǒng)，再由憑證處理系統(tǒng)轉(zhuǎn)送給賬務(wù)處理系統(tǒng)；另一種傳遞方式是由賬務(wù)處理系統(tǒng)調(diào)用工資核算系統(tǒng)的數(shù)據(jù)自動(dòng)生成機(jī)制憑證，再經(jīng)憑證的過(guò)賬處理更新各有關(guān)科目的發(fā)生額和余額數(shù)據(jù)。工資核算系統(tǒng)向賬務(wù)處理系統(tǒng)傳遞數(shù)據(jù)的方式。參見圖42所示： 憑證處理子系統(tǒng) 賬務(wù)處理子系統(tǒng)總賬生成科目發(fā)生額及余額庫(kù)過(guò)賬處理工資核算系統(tǒng)總賬憑證臨時(shí)庫(kù)憑證總庫(kù)明細(xì)賬生成明細(xì)賬圖42賬務(wù)處理子系統(tǒng)與工資核算系統(tǒng)的聯(lián)系3 報(bào)表處理系統(tǒng)與相關(guān)系統(tǒng)的聯(lián)系會(huì)計(jì)報(bào)表按其所反映的經(jīng)濟(jì)內(nèi)容的不同可分為：資產(chǎn)負(fù)債表、收入支出總表、支出明細(xì)表。資產(chǎn)負(fù)債表主要根據(jù)財(cái)務(wù)處理系統(tǒng)中的科目發(fā)生額及余額庫(kù)填列；收入支出總表主要根據(jù)賬戶的發(fā)生額及其余

29、額分析填列；支出明細(xì)表明細(xì)賬戶發(fā)生額進(jìn)行填列。4.3 各子系統(tǒng)的詳細(xì)分析4.3.1系統(tǒng)維護(hù)子系統(tǒng)系統(tǒng)維護(hù)子系統(tǒng)是為了保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行而設(shè)計(jì)的，它的任務(wù)是做一些非賬務(wù)性質(zhì)的輔助性工作。系統(tǒng)維護(hù)子系統(tǒng)作為財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的子系統(tǒng)之一，不但非常重要，而且必不可少。該子系統(tǒng)是財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的一個(gè)輔助性子系統(tǒng)，它所處理的數(shù)據(jù)，也是一些輔助性數(shù)據(jù)，例如控制系統(tǒng)有節(jié)奏運(yùn)行的各種標(biāo)志、當(dāng)前月份數(shù)、當(dāng)前憑證號(hào)、各個(gè)財(cái)務(wù)操員的系統(tǒng)操作權(quán)限的數(shù)據(jù)。雖然這些數(shù)據(jù)都是一些非賬務(wù)性質(zhì)的輔助性數(shù)據(jù)，但是非常重要，這些數(shù)據(jù)一旦發(fā)生錯(cuò)誤，就會(huì)使整個(gè)系統(tǒng)發(fā)生混亂，給系統(tǒng)帶來(lái)災(zāi)難性的后果。因此，系統(tǒng)對(duì)這些數(shù)據(jù)的控制非常嚴(yán)格，不允許產(chǎn)生絲

30、毫錯(cuò)誤。4.3.2憑證處理子系統(tǒng)憑證處理子系統(tǒng)完成憑證的錄入、修改、查詢、審核、匯總、過(guò)賬處理等任務(wù)。該子系統(tǒng)是財(cái)務(wù)系統(tǒng)的重要組成部分，為財(cái)務(wù)系統(tǒng)采集、整理原始數(shù)據(jù)，并保證數(shù)據(jù)的正確性和可靠性。由于在該子系統(tǒng)中要錄入大量原始數(shù)據(jù)，并且還可能要修改數(shù)據(jù)，因此，要充分考慮如何讓操作員能夠快速、輕松、方便、靈活地完成憑證處理工作。4.3.3賬務(wù)處理子系統(tǒng) 會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的處理過(guò)程可分為三階段，第一階段是從原始憑證到記賬憑證，第二階段是記賬憑證到總賬、明細(xì)賬、和科目匯總表，第三階段是從總賬、明細(xì)賬、和科目匯總表到會(huì)計(jì)報(bào)表。賬務(wù)處理過(guò)程就是從記賬憑證輸入到賬簿、科目匯總表和其他派生數(shù)據(jù)輸出的過(guò)程。會(huì)計(jì)工作的具

31、體內(nèi)容因行業(yè)的不同而有繁有簡(jiǎn)，但賬務(wù)處理總是會(huì)計(jì)工作的核心，會(huì)計(jì)的整個(gè)體系就是在賬務(wù)處理的基礎(chǔ)上發(fā)展起來(lái)的，沒(méi)有賬務(wù)處理也就沒(méi)有會(huì)計(jì)。從財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的構(gòu)成看，賬務(wù)處理是財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的核心，它與其他系統(tǒng)之間存在大量的數(shù)據(jù)傳遞關(guān)系，并要求能夠準(zhǔn)確及時(shí)地輸出各種報(bào)表，滿足各方面的要求。4.3.4報(bào)表處理子系統(tǒng)會(huì)計(jì)報(bào)表是以日常會(huì)計(jì)核算資料為依據(jù)編制的，用來(lái)反映行政單位財(cái)務(wù)狀況、收支情況、經(jīng)費(fèi)使用情況的表式報(bào)告。編制會(huì)計(jì)報(bào)表，提供會(huì)計(jì)報(bào)告，對(duì)于加強(qiáng)預(yù)算管理和單位財(cái)務(wù)管理具有重要作用，它提供行政單位資金供給者及行政單位管理層監(jiān)督，管理所需的會(huì)計(jì)信息。雖然報(bào)表的格式相對(duì)固定，但是也不是一成不變的，它的內(nèi)容和

32、格式也會(huì)隨著會(huì)計(jì)制度的改變而發(fā)生變化，所以在進(jìn)行計(jì)算機(jī)報(bào)表設(shè)計(jì)處理時(shí)，要提供可靈活設(shè)置的功能。第五章 系統(tǒng)的初步設(shè)計(jì)5.1 各子系統(tǒng)功能模塊的劃分 5.1.1系統(tǒng)維護(hù)子系統(tǒng)該子系統(tǒng)中的各模塊對(duì)整個(gè)系統(tǒng)的運(yùn)行起控制作用，因此必須獨(dú)立于其他子系統(tǒng)。系統(tǒng)維護(hù)子系統(tǒng)主要完成如下一些操作： 系統(tǒng)初始化設(shè)置：財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)被安裝到計(jì)算機(jī)上之后，還必須進(jìn)行初始化設(shè)置才能正常使用。進(jìn)行初始化設(shè)置時(shí)要求輸入用戶單位名稱、建賬起始年月、單位會(huì)計(jì)主管姓名等基本信息。 操作員維護(hù)：進(jìn)行操作員增添、刪除、姓名修改、口令修改、操作權(quán)限分配，以及操作員登錄口令檢查等。 賬簿年、月初始化，月終結(jié)賬等。 數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)，表清

33、理等。 運(yùn)行日志查詢等。 其他輔助性工作。根據(jù)這些任務(wù)來(lái)是設(shè)計(jì)系統(tǒng)維護(hù)子系統(tǒng)的功能模塊，如圖51所示：系統(tǒng)維護(hù)子系統(tǒng)運(yùn)行日志查詢操作員權(quán)限維護(hù)運(yùn)行環(huán)境參數(shù)維護(hù)數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)月終結(jié)算年初始化系統(tǒng)初始化圖51 系統(tǒng)維護(hù)子系統(tǒng)的功能模塊的劃分系統(tǒng)維護(hù)子系統(tǒng)并不一定是一個(gè)獨(dú)立的模塊。系統(tǒng)維護(hù)子系統(tǒng)的各下級(jí)功能模塊將分散出現(xiàn)在財(cái)務(wù)系統(tǒng)的系統(tǒng)主菜單的各菜單項(xiàng)或子菜單項(xiàng)、工具欄里。5.1.2憑證處理子系統(tǒng)憑證處理子系統(tǒng)完成憑證的錄入、修改、查詢、審核、匯總、過(guò)賬處理等任務(wù)。該子系統(tǒng)是財(cái)務(wù)系統(tǒng)的重要組成部分，為財(cái)務(wù)系統(tǒng)采集、整理原始數(shù)據(jù)，并保證數(shù)據(jù)的正確性和可靠性。憑證處理子系統(tǒng)憑證錄入過(guò)賬處理憑證修改憑證查

34、詢憑證審核科目匯總憑證處理子系統(tǒng)完成從憑證錄入到過(guò)賬處理的一系列數(shù)據(jù)處理任務(wù)，包括憑證錄入、憑證修改、憑證查詢、憑證審核與審核修改、科目匯總、過(guò)賬處理等功能。具體功能模塊如圖52所示：圖52 憑證處理子系統(tǒng)的功能模塊的劃分5.1.3賬務(wù)處理子系統(tǒng)賬務(wù)處理子系統(tǒng)在賬務(wù)系統(tǒng)中，賬務(wù)處理的主要任務(wù)就是對(duì)會(huì)計(jì)科目和會(huì)計(jì)憑證數(shù)據(jù)進(jìn)行分類、重組、歸并、匯總等處理，以此形成各種賬簿和科目匯總數(shù)據(jù)。因此，賬務(wù)處理子系統(tǒng)應(yīng)具有總賬、明細(xì)賬、科目匯總、科目體系維護(hù)和數(shù)據(jù)查詢等功能模塊，如圖53所示：科目維護(hù)數(shù)據(jù)查詢總賬明細(xì)賬科目匯總表圖53 賬務(wù)處理子系統(tǒng)的功能模塊的劃分5.1.4報(bào)表處理子系統(tǒng)報(bào)表處理子系統(tǒng)有兩

35、大功能：一是報(bào)表結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)維護(hù)；二是報(bào)表生成和報(bào)表輸出。1、報(bào)表結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)的維護(hù)由于報(bào)表的格式和內(nèi)容都不斷地發(fā)生變化，為了能夠適應(yīng)這種變化，方便靈活地生成和輸出各種報(bào)表，該子系統(tǒng)必須滿足：一、報(bào)表的欄目標(biāo)題、欄目寬度、輸出字體字號(hào)都可以自由調(diào)整。還要能方便地向一個(gè)報(bào)表增加或刪除欄目，以及不刪除一個(gè)欄目而在輸出時(shí)根據(jù)需要屏蔽該欄目；二、報(bào)表的主標(biāo)題、副標(biāo)題、腳注等都可以由用戶隨意調(diào)整；三、報(bào)表的各單元格數(shù)據(jù)值或數(shù)據(jù)源表達(dá)式可自由修改。而進(jìn)行所有上述維護(hù)工作都不必改動(dòng)源程序。2、報(bào)表的生成和輸出包括報(bào)表的生成、報(bào)表查閱和報(bào)表打印。5.2 計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)的處理流程為了設(shè)計(jì)與計(jì)算機(jī)特點(diǎn)相適應(yīng)的財(cái)務(wù)

36、管理信息系統(tǒng)，在設(shè)計(jì)思想上要產(chǎn)生質(zhì)的飛躍，徹底擺脫手工會(huì)計(jì)形式的束縛。其中主要思想是：利用計(jì)算機(jī)快速處理數(shù)據(jù)的特點(diǎn)，將大部分?jǐn)?shù)據(jù)存儲(chǔ)改為數(shù)據(jù)流，即以快速的數(shù)據(jù)加工取代中間數(shù)據(jù)的大量存儲(chǔ)；變分散處理為實(shí)時(shí)處理，即利用計(jì)算機(jī)的快速處理能力，將手工核算的長(zhǎng)時(shí)間，分步驟的核算過(guò)程視為可瞬間完成的計(jì)算機(jī)程序運(yùn)行的過(guò)程；變分工協(xié)作為集中處理，即不需考慮采用分工協(xié)作方式來(lái)分散工作量的問(wèn)題?；谏鲜鏊枷?，該系統(tǒng)的處理流程如下：由操作員通過(guò)鍵盤輸入記賬憑證，所輸入的記賬憑證暫時(shí)存儲(chǔ)在記賬憑證臨時(shí)庫(kù)中。對(duì)憑證臨時(shí)庫(kù)中的記賬憑證進(jìn)行審核和修改，確保記賬憑證無(wú)誤。隨時(shí)對(duì)審核無(wú)誤的記賬憑證進(jìn)行過(guò)賬處理，更新科目發(fā)生額與

37、余額庫(kù)，并將已過(guò)賬的憑證轉(zhuǎn)存到記賬憑證總庫(kù)。根據(jù)科目發(fā)生額與余額庫(kù)及記賬憑證總庫(kù)隨時(shí)生成并輸出日記賬及各種明細(xì)賬。根據(jù)科目發(fā)生額與余額庫(kù)隨時(shí)生成并輸出總賬。根據(jù)科目發(fā)生額與余額庫(kù)隨時(shí)生成并輸出會(huì)計(jì)報(bào)表。上述財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)的處理流程如圖54所示：圖例如下： 處理 處理流程線 打印文件 磁盤原始憑證制證輸入修改憑證臨時(shí)文件輸出記賬憑證審核過(guò)賬已過(guò)賬憑證文件登記明細(xì)賬科目匯總登記總賬編制報(bào)表科目發(fā)生額及余額庫(kù)總賬明細(xì)賬會(huì)計(jì)報(bào)表各級(jí)科目發(fā)生額及余額匯總表圖54 財(cái)務(wù)系統(tǒng)的處理流程圖5.3 系統(tǒng)的代碼設(shè)計(jì)一、會(huì)計(jì)科目編碼本系統(tǒng)中對(duì)會(huì)計(jì)科目進(jìn)行代碼設(shè)計(jì)，會(huì)計(jì)科目是在設(shè)置賬戶的基礎(chǔ)上，賦予每個(gè)賬戶的固定名

38、稱。賬戶與會(huì)計(jì)科目的關(guān)系體現(xiàn)在：會(huì)計(jì)科目是賬戶的名稱，賬戶是會(huì)計(jì)科目所反映的具體內(nèi)容。行政單位的會(huì)計(jì)要素分為資產(chǎn)、負(fù)債、凈資產(chǎn)、收入、支出五類。與此相應(yīng)，會(huì)計(jì)科目也分為資產(chǎn)類科目、負(fù)債類科目、凈資產(chǎn)類科目、收入類科目和支出類科目。每一科目除了有名稱、類別外還必須有編號(hào)。具體編碼如下：編碼對(duì)象編碼方式位數(shù)校驗(yàn)位編碼目的會(huì)計(jì)科目編碼區(qū)間碼三位無(wú)將會(huì)計(jì)要素的內(nèi)容具體化為會(huì)計(jì)指標(biāo)具體構(gòu)成：百位數(shù)表示科目的性質(zhì)與類別，百位上的1，2，3，4，5，分別表示資產(chǎn)類科目、負(fù)債類科目、凈資產(chǎn)類科目、收入類科目和支出類科目。十位數(shù)和個(gè)位數(shù)表示每類科目的序號(hào)。舉例：一、資產(chǎn)類 三、凈資產(chǎn)101 現(xiàn)金 301 固定資

39、金102 銀行存款 303 結(jié)余103 有價(jià)證券 104 暫付款 四、收入類105 庫(kù)存材料 401 撥入資金106 固定資產(chǎn) 404 預(yù)算外資金收入 407 其他收入二、負(fù)債類 .201 應(yīng)繳預(yù)算款 五、支出類202應(yīng)繳財(cái)政專戶款 501 經(jīng)費(fèi)支出 502 撥出經(jīng)費(fèi) 505結(jié)轉(zhuǎn)自籌基建 二、會(huì)計(jì)憑證號(hào)會(huì)計(jì)憑證是記錄經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)、明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任并據(jù)以登記賬簿的書面證明。憑證號(hào)要連續(xù)編號(hào)，不得把不同類型的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)所涉及的憑證合并填制在一張憑證上。憑證號(hào)的編碼如下：編碼對(duì)象編碼方式位數(shù)校驗(yàn)位代碼化目的憑證號(hào)區(qū)間碼六位無(wú)連續(xù)的編碼有利于后續(xù)的各種操作具體構(gòu)成：前兩位為當(dāng)前月份號(hào)碼，后四位為當(dāng)前月份的流水號(hào)

40、舉例：060001 六月份第一張憑證 120047 十二月份第四十七張憑證第六章 系統(tǒng)的詳細(xì)設(shè)計(jì)6.1 系統(tǒng)維護(hù)子系統(tǒng)在系統(tǒng)維護(hù)子系統(tǒng)運(yùn)行中涉及數(shù)據(jù)庫(kù)表“運(yùn)行環(huán)境.dbf”、“主表操作員.dbf”“運(yùn)行日志.dbf”及自由表“登錄許可.dbf”、“登錄操作員.dbf”等表。為了確保系統(tǒng)安全可靠地運(yùn)行，必須合理分配操作權(quán)限，實(shí)行系統(tǒng)的分權(quán)運(yùn)行與分權(quán)控制，需要建立一個(gè)表來(lái)分配各操作員的操作權(quán)限。系統(tǒng)程序就是根據(jù)該表的記錄來(lái)判斷各操作員有權(quán)操作哪些模塊、無(wú)權(quán)操作哪些模塊。1、“主表操作員.dbf”一般來(lái)說(shuō)，為了系統(tǒng)運(yùn)行的安全和分清操作責(zé)任，一個(gè)單位應(yīng)只有一個(gè)人員擁有財(cái)務(wù)系統(tǒng)的所有模塊的操作權(quán)限（一般

41、的系統(tǒng)中稱為系統(tǒng)管理員，而在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中應(yīng)是身份為“會(huì)計(jì)主管”的人員），而其他操作員都不能擁有所有的操作權(quán)限，特別是“系統(tǒng)設(shè)置權(quán)”。因此，首先應(yīng)確定誰(shuí)是總賬會(huì)計(jì)、誰(shuí)做憑證審核、誰(shuí)做過(guò)賬處理等；從而分配給各操作人員相應(yīng)的操作權(quán)限。最后將分析確定下來(lái)的結(jié)果列成一個(gè)表，如表61所示：操作員號(hào)姓名憑證錄入憑證修改憑證查詢憑證審核憑證匯總過(guò)賬科目維護(hù)總賬明細(xì)賬科目匯總數(shù)據(jù)查詢報(bào)表處理系統(tǒng)設(shè)置000張三yyyyyyyyyyyyY001李四yyyyynnnnnyyn圖61 主表操作員存儲(chǔ)內(nèi)容各子系統(tǒng)中的功能模塊的劃分是與“主表操作員權(quán)限.dbf”的結(jié)構(gòu)中所列出的模塊一致的“會(huì)計(jì)主管”是在該系統(tǒng)開發(fā)過(guò)程中寫入“

42、主表操作員權(quán)限.dbf”的，初始姓名為“會(huì)計(jì)主管”，該姓名可在系統(tǒng)初始化時(shí)按系統(tǒng)提示用一身份將作為“會(huì)計(jì)主管”的人員的姓名替換，系統(tǒng)自動(dòng)為其分配所有操作權(quán)限。其他操作員則是在系統(tǒng)初始化完成后，有“會(huì)計(jì)主管”在系統(tǒng)維護(hù)子系統(tǒng)提供的操作員維護(hù)模塊中逐個(gè)添加并分配相關(guān)的操作權(quán)限；然后將這些數(shù)據(jù)存儲(chǔ)于“主表操作員權(quán)限.dbf”表之中，每條記錄存儲(chǔ)一位操作員的數(shù)據(jù)。如果分配給一個(gè)操作員對(duì)某模塊有操作的權(quán)力，則在“主表操作權(quán)限.dbf”中該操作員所在記錄的相應(yīng)權(quán)限字段值為“y”，否則為“n”。每個(gè)操作員都要進(jìn)行編號(hào)，約定采用三位數(shù)字字符串進(jìn)行編號(hào)，如“000”、“001”、“002”等。編號(hào)不能重復(fù)，不同

43、的操作員的編號(hào)不同，便于計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索?！皶?huì)計(jì)主管”的編號(hào)將固定地使用“000”，不得修改，這是系統(tǒng)控制的需要。每個(gè)操作員都要設(shè)置系統(tǒng)登錄口令，其口令應(yīng)具有保密性，為此，口令字段應(yīng)采用轉(zhuǎn)換碼來(lái)存儲(chǔ)。一個(gè)操作員的口令對(duì)其他操作員是透明的，即使是“會(huì)計(jì)主管”也不能查看到別的操作員的口令?！皶?huì)計(jì)主管”只能在一位操作員忘記了自己的口令時(shí)，刪除其口令，然后由該操作員自己以無(wú)口令方式登錄系統(tǒng)后重新設(shè)置。2、“運(yùn)行環(huán)境.dbf”為記錄系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)，控制系統(tǒng)的運(yùn)行順序，保證系統(tǒng)有條不紊地工作，需要建立一系列運(yùn)行環(huán)境表。系統(tǒng)每完成一道加工工序，就在該表中留下相應(yīng)的標(biāo)記，這一標(biāo)記是系統(tǒng)進(jìn)入下一道加工工序的通道，如

44、果上一道加工工序尚未完成，下一道工序就因沒(méi)有相應(yīng)的通道而無(wú)法繼續(xù)。如果某一加工工序每月只能運(yùn)行一次（如：月終結(jié)算），若再次重復(fù)運(yùn)行，系統(tǒng)標(biāo)志將起到拒絕執(zhí)行的作用。該表還用于記錄當(dāng)前所處的會(huì)計(jì)月份和會(huì)計(jì)年度及當(dāng)前憑證的編號(hào)情況等。該表中只存儲(chǔ)一條記錄，該記錄所存儲(chǔ)的內(nèi)容是控制整個(gè)系統(tǒng)按步驟、有節(jié)奏地運(yùn)行的環(huán)境數(shù)據(jù)。其存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)內(nèi)容及含義見表62：字段名存儲(chǔ)內(nèi)容備注建賬起始年份“2004”用于往年數(shù)據(jù)查詢。系統(tǒng)初始化時(shí)設(shè)置建賬起始月份“01”“12”系統(tǒng)初始化時(shí)設(shè)置當(dāng)前年份系統(tǒng)初始化時(shí)設(shè)置當(dāng)前月份可用于產(chǎn)生憑證號(hào)的前兩位。系統(tǒng)初始化時(shí)設(shè)置當(dāng)前月份憑證順序號(hào)09999可用于產(chǎn)生憑證好的后四位。系統(tǒng)初始化時(shí)設(shè)置為0月終結(jié)賬標(biāo)志“y”或“n”月初始化時(shí)設(shè)置為“n”，月終結(jié)賬后置為“y”月備份標(biāo)志“y”或“n”月初始化時(shí)設(shè)置為“n”，月數(shù)據(jù)備份后置為“y”單位名稱系統(tǒng)初始化時(shí)設(shè)置表62 運(yùn)行環(huán)境.dbf表存儲(chǔ)內(nèi)容該表中若干用于存儲(chǔ)“計(jì)算標(biāo)志”值的字段應(yīng)視各會(huì)計(jì)主體業(yè)務(wù)性質(zhì)、業(yè)務(wù)內(nèi)容、和業(yè)務(wù)分工等具體情況而有針對(duì)性地設(shè)置。該表在系統(tǒng)初始化之前沒(méi)有記錄，記錄及字段值是在系統(tǒng)初始化時(shí)根據(jù)