如何做好一名助理

1、 一、助理的定義：一、助理的定義： 助理既聯(lián)系上下，又協(xié)調(diào)左右，既是政務(wù)的參謀，又是事務(wù)的“主管”，是上下級、部門/中心之間的紐帶。助理應(yīng)認(rèn)識到自己所處的地位和所應(yīng)發(fā)揮的重要作用，愛崗敬業(yè)，盡職盡責(zé)地履行自己的職責(zé)，富有成效地做好工作。二、助理的分類（二、助理的分類（根據(jù)崗位級別來分根據(jù)崗位級別來分）：）： 1、董事長助理 12、商務(wù)助理 2、總經(jīng)理助理 13、執(zhí)行總監(jiān)助理 3、行政助理 14、策劃助理 4、銷售助理 15、美工助理 5、項目助理 16、咨詢助理 6、財務(wù)助理 17、運營總監(jiān)助理 7、人事助理 18、生產(chǎn)助理 8、采購助理 19、設(shè)計師助理 9、經(jīng)理助理 20、培訓(xùn)助理 10、

2、市場助理 等等 11、產(chǎn)品助理 在現(xiàn)實生活中平時接觸比較多的助理職位有：董事長助理、總經(jīng)理助理、經(jīng)理助理、行政助理、人事助理、項目助理等等崗位主要是介紹助理的定主要是介紹助理的定義及基本分類義及基本分類 三、做一名好助理，主要應(yīng)在以下三、做一名好助理，主要應(yīng)在以下8個方面?zhèn)€方面努力：努力： （一）要認(rèn)清自己，處事有原則（一）要認(rèn)清自己，處事有原則 找不準(zhǔn)位置，也就找不準(zhǔn)工作的立足點、切入點、著力點，工作起來也就找不著“感覺”。助理圍繞著中心工作，上協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)，下聯(lián)系員工及部門，在處理事情過程中，把握好工作分寸，管理不巨細(xì)，參謀不決斷，助手不攬權(quán)，不越權(quán)，不越位，不缺位，工作要到位。 另外，助理對

3、于工作崗位上的事情，要有自己的立場，不能隨波逐流。 舉例 ；比如以前我在營銷中心擔(dān)任內(nèi)勤時（其實換種說法也叫銷售助理），是一個服務(wù)的角色，同時也是一個管理者的身份。當(dāng)時定下了一個請假制度，制度中說如果需要請假，提前一天在ORT登記，并告知直接上級審核，審核通過后最后由營銷內(nèi)勤批準(zhǔn)。但結(jié)果員工直接同直接上級請假，而未告知營銷內(nèi)勤，事后也沒采取措施來處理。結(jié)果導(dǎo)致這種想象越來越嚴(yán)重。 通過此事件說明了，全力協(xié)助制度的執(zhí)行落地，如果有人違法了這個制定，就按照規(guī)定處理，并把處理結(jié)果通告全部門，讓其他員工以此為鑒！ 重點：找準(zhǔn)工作重心，重點：找準(zhǔn)工作重心，處事要有原則，堅定處事要有原則，堅定立場立場 （

4、二）要耳聰目明，作好參謀工作（二）要耳聰目明，作好參謀工作 從大的方面說，當(dāng)助手重要的在于搞好信息、決策、督查服務(wù)。及時地捕捉信息，準(zhǔn)確地搞好反饋，積極地當(dāng)好決策參謀。不僅要善于發(fā)現(xiàn)問題，還要認(rèn)真分析問題，給領(lǐng)導(dǎo)解決問題提供決策參考。領(lǐng)導(dǎo)一旦采納決策意見，還要制訂決策備選方案。備選方案不能只是一種，要有多種方案，以便優(yōu)中選優(yōu)，“拍板定案”。決策制定后要采取得力措施抓落實，并及時搞好督促檢查，搞好落實情況反饋。 這點非常重要，也是提升自我的好機會。在做營銷內(nèi)勤工作時，我除了把事務(wù)性工作做好，同時也是高管及整個團隊的眼睛、嘴巴、耳朵等，一定要做到耳聽八方，眼觀四路，了解團隊人員的現(xiàn)狀。 比如：1）

5、當(dāng)發(fā)現(xiàn)團隊中有人業(yè)績不理想時，可以找他們談心，了解情況，盡自己 的一份力量，同時把信息及你的建議想法一起及時反饋給他的直接上級，以便上級能更好的支持。 2）如果有了解到團隊成員中發(fā)生喜事或者喪事，一定要及時問候，告知相應(yīng)上級表示祝福和問候，體現(xiàn)出合才“家”的文化。另外，如果這件事情有涉及到其他部門，那第一時間反饋到相應(yīng)的對接人，以便接下來的工作順利進行。（例：合才的福利：婚事、喪事、生育等）注意點：當(dāng)發(fā)現(xiàn)問題了解注意點：當(dāng)發(fā)現(xiàn)問題了解實情后，要及時向上級反實情后，要及時向上級反饋，同時帶著你建議的解饋，同時帶著你建議的解決方案；而不是一味的去決方案；而不是一味的去向上級索取答案。向上級索取答案

6、。 3）假如現(xiàn)有個客戶C報名參加了某個課程，突然發(fā)現(xiàn)此客戶C是銷售人員A和銷售人員B都在跟進的，作為營銷內(nèi)勤怎么處理這件事情？ 方法：先了情況，然后再最初決策；了解情況時，分別找A和B單獨分開談話（切記不能一起談話），了解到如果確實是A和B同時在跟進的事情，處理一：協(xié)商一起跟進，根據(jù)合才營銷中心的分配機制，落實好分配的比例，達成一致；如果此方法不成，那就處理二：客服CRM系統(tǒng)查詢，客戶記錄的最初跟進人。（所以平時每月定好時間點上交跟進的客戶，錄入到CRM系統(tǒng)，一是成為公司資源，二是提供查詢客戶的依據(jù)。） 解決問題的思路：解決問題的思路： 1） 發(fā)現(xiàn)問題-分析問題-解決問題 2）發(fā)現(xiàn)問題-分析問

7、題-解決問題-預(yù)防問題 3）發(fā)現(xiàn)問題-清楚目標(biāo)-效果導(dǎo)向-原因分析-解決方法-行動計劃-總結(jié)、預(yù)防 方法3是目前教練經(jīng)常用的方法；過去是基于過去看未來，我們是要基于未來看過去。 效果導(dǎo)向是這個問題解決后給我們帶來的意義和好處。最后，重點是要解決問題的行動計劃，要落實到位！ （三）（三） 要善于長袖善舞，作好各部門之間的要善于長袖善舞，作好各部門之間的“潤滑油潤滑油” 首先要協(xié)調(diào)好上下的關(guān)系。對上：要尊重而不盲從，服務(wù)而不奴婢，更不能違背原則盲從領(lǐng)導(dǎo)。陳云同志說，要“不唯書，不唯上，要唯實?！痹趯嶋H工作中，不看領(lǐng)導(dǎo)眼色是不可能的，但要有分寸，要堅持原則，按章辦事，不能惟命是從。待下：以禮，以誠，

8、以情。不要盛氣凌人，不搞瞎指揮、亂指揮，不欺下瞞上。再是協(xié)調(diào)好內(nèi)外關(guān)系，外求支持協(xié)作，內(nèi)求團結(jié)向上。 對于上級交代的事情需注意的對于上級交代的事情需注意的：（不管是助理還是其他崗位的都適用） 1、去上級辦公室，隨時帶上記錄本和筆，且記錄本要大氣； 2、對于上級交代的事情，要重復(fù)一次，確認(rèn)你理解的意思是否與上級一致； 3、在交代事情過程中，不管事情的對與錯，先聽從領(lǐng)導(dǎo)說的；說完后，如果有什么地方，你覺得有一些有利的意見，尊重上級然后表達下你的意見。因為有時上級可能考慮問題的出發(fā)點和你所想的有出入的； 4、對于交代的事情，在匯報時，一定要匯報結(jié)果，然后有需要的話再匯報一些細(xì)節(jié)； 5、在處理領(lǐng)導(dǎo)交代

9、的事情中，不要等事情全部結(jié)束后才匯報，在進行中過程也需要匯報，如果在過程中有需要幫助的，或者難點及時提出來，以便得到更好的解決方案； 對與部門與部門的溝通：對與部門與部門的溝通：（核心-信息傳遞的快、準(zhǔn)；部門之間的和諧）1）先弄清楚，這個事情找哪個部門，找部門的哪個人。事情一定要找準(zhǔn)部門，找準(zhǔn)人；目的一是提高工作效率；二是避免部門之間的矛盾；2）部門之間的溝通要順暢、及時；因為我們是整個公司部門與部門的橋梁，擔(dān)任信息傳遞的重要任務(wù)。3）如果某件事情之前已與部門對接好，又因其原因發(fā)生變化，要第一時間告知對接人改變的結(jié)果，以免出現(xiàn)錯誤。（此點非常重要：很多時候在工作中，我們忽略了這點，比如開課，原

10、定于6月7號培訓(xùn)室開課，因某些原因改地點了，如果你是此事的負(fù)責(zé)人，如果不告知其他部門的話，很可出現(xiàn)客戶來了，沒找準(zhǔn)地點）4）部門與部門之間的溝通協(xié)調(diào)要注意表達方式，如果表達不當(dāng)，會造成部門之間的誤會，這是公司上級不愿看到的現(xiàn)象。5）如某件事情需要其他其部門的協(xié)助，在參與之前一定要先征得協(xié)助部門上級的同意。（這個協(xié)調(diào)如果是助理可以談的那就助理去，如果是需要你的上級去的，那助理就溫馨提醒上級做這個動作）6）如果部門與部門之間的有些事每月對接點時間一樣，那可以整理出一份清單，列好時間點和事項，給到部門的對接人方便工作地開展。 （四）（四） 要高效快捷處理有關(guān)事務(wù)要高效快捷處理有關(guān)事務(wù) 助理必須要有強

11、烈的時效觀念、意識，求真務(wù)實、雷厲風(fēng)行的工作作風(fēng)，運籌帷幄的領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)，在有限的時間里辦好應(yīng)辦之事。要善于“分身”，明確該干什么，不該干什么，先干什么，后干什么。要有所為，有所不為。為好應(yīng)為之事。該別人“代勞”之事，要分解任務(wù)到人，并明責(zé)授權(quán)，責(zé)權(quán)相等。一旦分工、明責(zé)、授權(quán)，要少插手，多支持下級大膽工作。不要事無巨細(xì)，事必躬親。不該為之事，“親自”未必就好，還往往會挫傷員工的積極性。工作有成績，也會有不足，要客觀地分析是非功過，更不要跟下邊搶功爭好。尤其是出現(xiàn)過錯不要推諉，對自己的過錯更不要上推下卸。工作要扎實，力求實績、實效。工作不能擺花架子，更不能弄虛作假。要真實地反映情況，扎實地開展工作。

12、 做事的標(biāo)準(zhǔn)之一：每分每秒做最有生產(chǎn)力的事情； 作為助理每天有很多事務(wù)性工作，所以每天工作開始前，前天晚上就整理好明天 的工作計劃，事情的優(yōu)先排序是：重要且緊急、重要不緊急、緊急不重要、不緊急不重要等順序；（ORT每天堅持寫總結(jié)和計劃的目的也就是為了清晰我們的工作）另外，在當(dāng)中的工作中，我們經(jīng)常會遇到一些突發(fā)事件。當(dāng)事情來了，先不要手忙腳亂，而是快速整理下思路，弄清此事是否需要馬上解決？如是，則停下原來的工作馬上處理；如不是，則可以先完成手頭上剛在做的事情，然再處理，一切根據(jù)情況而定。事情優(yōu)先排序的原則事情優(yōu)先排序的原則 危機危機緊急的問題緊急的問題有限期的任務(wù)、會議有限期的任務(wù)、會議準(zhǔn)備事項

13、準(zhǔn)備事項準(zhǔn)備事項準(zhǔn)備事項預(yù)防工作預(yù)防工作價值觀的澄清價值觀的澄清計劃計劃關(guān)系的建立關(guān)系的建立真正的休閑充電真正的休閑充電干擾，一些電話干擾，一些電話一些信件、報告一些信件、報告許多緊急事件許多緊急事件許多湊熱鬧的活動許多湊熱鬧的活動細(xì)瑣、忙碌的工作細(xì)瑣、忙碌的工作一些電話一些電話浪費時間的事浪費時間的事“逃避性逃避性”活動活動無關(guān)緊要的信件無關(guān)緊要的信件緊急緊急不緊急不緊急重重要要不不重重要要 （五）要不斷提升個人素質(zhì)，增加人文魅力（五）要不斷提升個人素質(zhì)，增加人文魅力 自身素質(zhì)強，就會產(chǎn)生人文 “魅力”和影響力。要當(dāng)好助理，要靠權(quán)力的影響力，但更重要的是靠非權(quán)力的影響力。只有二者有機結(jié)合，才

14、能更好地開展工作。要注重發(fā)揮自身非權(quán)力因素的影響力，靠德、識、才、學(xué)，靠高尚的人格、豐富的知識、高超的才干、卓有成效的方法藝術(shù)來開展工作。在提高自身素質(zhì)的同時，還要學(xué)會尊重，學(xué)會理解，學(xué)會“給予”，尊重上級，理解同級，善于“給予”下級。培養(yǎng)人才，幫助人展現(xiàn)才能，實現(xiàn)價值。 （六）要注意自身形象，起好表率作用（六）要注意自身形象，起好表率作用 作為助理要加強自身修養(yǎng)，注重自我形象塑造。同時，要引導(dǎo)部門員工強化形象意識，形成塑造形象的共識。工作中，要重視外在形象的“包裝”，全心全意地、熱情細(xì)致地待人接物，為人處事。要經(jīng)常并善于“換位思考”，想一想假如自己是領(lǐng)導(dǎo)或是員工怎么辦，設(shè)身處地地搞服務(wù)、辦實

15、事、辦好事。 作為助理：保持積極的心態(tài)，能夠激發(fā)你的激情；保持愉快的心態(tài)，能給身邊的人帶來正面的能量。 YES， I AM READY！ （七）要制訂并完善游戲規(guī)則（七）要制訂并完善游戲規(guī)則 一方面要根據(jù)工作需求，建立一套切實可行的工作勾只奧制度，并不折不扣地去執(zhí)行。另一方面要在工作實踐中不斷地加以完善。比如，之前在營銷內(nèi)勤崗位上制定激勵制度、日常工作制度等，用制度管人、管事。根據(jù)游戲規(guī)則，獎優(yōu)罰劣。表揚、獎勵好的，批評、懲罰壞的。不能好壞不分，是非不明，不能讓“會叫喚的孩子多吃糖”，更不能形成或陷入“干的不如不干的，不干的不如搗蛋的”怪圈，建立并逐步完善好人能夠積極辦好事，壞人不敢辦壞事的良

16、好機制，確保公司工作正常、有序、高效運轉(zhuǎn)。 概要的重要就是：一是制度具有可行性和價值行；二是自身要100%按制度做事，以身作則，三是要監(jiān)督執(zhí)行制度，落實到位，不允許有人違背；四是不斷完善； （八）要努力營造溫馨快樂的工作環(huán)境（八）要努力營造溫馨快樂的工作環(huán)境 要著力創(chuàng)造工作的良好環(huán)境，用良好的環(huán)境去影響人、改造人、約束人。積極倡導(dǎo)、思想上重視，工作上要研究、策劃，采取切實有效的舉措。努力創(chuàng)造一種用事業(yè)留人、用待遇留人、用情感留人的良好工作環(huán)境。 在合才：本身我們就有“軍隊+學(xué)校+家庭”的文化，那我們就應(yīng)該維護好這個工作環(huán)境。 （九）（九） 加強目標(biāo)感，盯緊目標(biāo)加強目標(biāo)感，盯緊目標(biāo) 作為助理，經(jīng)

17、常會接到上級命令；或做某件事情需要其他人的協(xié)助、配合；如何讓事情高效、順利完成是非常重要的。有以下需要注意的：1、加強對目標(biāo)感的追求；2、當(dāng)接到上級某個事件的命令時：根據(jù)事情的緊急性來處理，如果此事件需要一個時間段，那每個階段我們都要盯緊，了解事情的進展進度，及時同上級匯報進展過程。如果是臨時通知，很快可以處理完的，那處理之后及時匯報給領(lǐng)導(dǎo)。匯報方式：當(dāng)面、電話、短信（短信一定要收到回復(fù)為準(zhǔn)）舉例：做營銷內(nèi)勤時，江總給我一個命令，給一個客戶發(fā)送一份郵件的案例！3、當(dāng)下達一個命令給部門同事，需要配合時；在事情進展的過程中一定要追蹤進展程度。一定要謹(jǐn)記：不要犯一定要謹(jǐn)記：不要犯“我以為我以為”的錯

18、誤！的錯誤！ （十）（十） 營造短信文化營造短信文化 在合才，短信也是合才文化之一，它是建立良好關(guān)系的一個工具。很多企業(yè)這種短信文化是沒有的。如果我們作為項目助理去到企業(yè)的話，可以引進，并持續(xù)！ 如果新人進入一家公司，就接收到來自同事或者上級的歡迎短信，內(nèi)心是溫馨的； 如果工作中遇到不開心的事情，有同事給你一條打起的短信，內(nèi)心會充滿力量； 如果平時下班后，有同事發(fā)一些分享成果的短信，那我們可以學(xué)習(xí)其中的方法，提升自我； 舉例：比如營銷中心的每天的工作情況匯報短信和好消息分享信息；四、接受上級命令的三個步驟：四、接受上級命令的三個步驟： 步驟步驟1 1 ： 立刻回答立刻回答“是是”，迅速走向上級

19、，迅速走向上級 步驟步驟2 2：記下上級交辦事項的重點：記下上級交辦事項的重點 步驟步驟3 3： 理解命令的內(nèi)容和含義理解命令的內(nèi)容和含義 注意點注意點1 1：不清楚的地方，詢問清楚為止：不清楚的地方，詢問清楚為止 注意點注意點2 2： 盡量以具體化的方式，向上級確認(rèn)命令的內(nèi)容盡量以具體化的方式，向上級確認(rèn)命令的內(nèi)容 注意點注意點3 3：要讓上級把話說完后，再提出意見或疑問：要讓上級把話說完后，再提出意見或疑問 五、與上司的相處之道五、與上司的相處之道 * * 理解上司的立場理解上司的立場 * * 有事情要先向上司報告有事情要先向上司報告 * * 工作到一個段落，需向上司報告工作到一個段落，需

20、向上司報告 * * 向上司提出自己的意見向上司提出自己的意見 * * 向上司提供情報向上司提供情報 * * 依上司的指示行事依上司的指示行事 * * 不要在背地說上層主管的閑話不要在背地說上層主管的閑話六、與下屬相處的禮儀六、與下屬相處的禮儀 * *以身作則：以身作則：“己所不欲，勿施于人己所不欲，勿施于人” * *平等待人：忌拉幫結(jié)伙、任人唯親；要惟才是舉、平等待人：忌拉幫結(jié)伙、任人唯親；要惟才是舉、 平等待人平等待人 * *禮遇下屬：尊重禮遇下屬：尊重 * *關(guān)心下屬：冷暖掛心上關(guān)心下屬：冷暖掛心上 * *信任下屬：信任下屬：“士為知己者死士為知己者死” * *接近下屬：知無不言，言無不盡

21、、上情下達接近下屬：知無不言，言無不盡、上情下達 七、與同事相處的禮儀七、與同事相處的禮儀 * * 真誠合作真誠合作 * * 同甘共苦：一個同甘共苦：一個 好漢三個幫好漢三個幫 * * 公平競爭公平競爭 * * 寬以待人寬以待人, ,嚴(yán)于厲己：人非圣賢，孰能無過嚴(yán)于厲己：人非圣賢，孰能無過 八、客戶或者朋友等介紹的禮儀八、客戶或者朋友等介紹的禮儀 作為助理，上級經(jīng)常會接見一些客戶或朋友，作為上級的助理協(xié)助作為助理，上級經(jīng)常會接見一些客戶或朋友，作為上級的助理協(xié)助接見是很正常的事情，所以需要注意介紹時的禮儀：接見是很正常的事情，所以需要注意介紹時的禮儀： * * 先介紹位卑者給位尊者：先介紹位卑

22、者給位尊者： * * 年輕的給年長的年輕的給年長的 * * 自己公司的同事給別家公司的同事自己公司的同事給別家公司的同事 * * 低級主管給高級主管低級主管給高級主管 * * 公司同事給客戶公司同事給客戶 * * 非官方人事給官方人士非官方人事給官方人士 * * 本國同事給外國同事本國同事給外國同事九、交換名片的禮儀九、交換名片的禮儀 作為助理，陪同上級會見一些客戶或朋友，這是很正常的事情，所作為助理，陪同上級會見一些客戶或朋友，這是很正常的事情，所以需要注意交換名片時的禮儀：以需要注意交換名片時的禮儀： * * 如果是坐著，盡可能起身接受對方遞來的名片如果是坐著，盡可能起身接受對方遞來的名片

23、 * * 輩份較低者，率先以右手遞出個人的名片輩份較低者，率先以右手遞出個人的名片 * * 到別處拜訪時，經(jīng)上司介紹后，再遞出名片到別處拜訪時，經(jīng)上司介紹后，再遞出名片 * * 接受名片時，應(yīng)以雙手去接，并確定其姓名和職務(wù)接受名片時，應(yīng)以雙手去接，并確定其姓名和職務(wù) * * 接受名片后，不宜隨手置于某個地方接受名片后，不宜隨手置于某個地方 * * 經(jīng)常檢查皮夾經(jīng)常檢查皮夾 * * 不可遞出污舊或皺折的名片不可遞出污舊或皺折的名片 * * 男士名片夾或皮夾置于西裝內(nèi)袋，避免由褲子后方的口袋掏出男士名片夾或皮夾置于西裝內(nèi)袋，避免由褲子后方的口袋掏出 * * 盡量避免在對方的名片上書寫不相關(guān)的東西盡

24、量避免在對方的名片上書寫不相關(guān)的東西 * * 不要無意識地玩弄對方的名片不要無意識地玩弄對方的名片 * * 上司在時不要先遞交名片，要等上司遞上名片后才能遞上自己上司在時不要先遞交名片，要等上司遞上名片后才能遞上自己 的名片的名片 十、端送茶水的禮儀十、端送茶水的禮儀 作為助理，上級經(jīng)常會見一些客戶或朋友，端送茶水也是工作的一作為助理，上級經(jīng)常會見一些客戶或朋友，端送茶水也是工作的一部分，所以需要送茶水的禮儀：部分，所以需要送茶水的禮儀： 步驟步驟1 1 準(zhǔn)備好器具準(zhǔn)備好器具 步驟將茶水等用品放在托盤上步驟將茶水等用品放在托盤上 步驟先將托盤放在桌上再端送給客人步驟先將托盤放在桌上再端送給客人 步驟奉茶水時客人優(yōu)先步驟奉茶水時客人優(yōu)先 步驟留意奉茶水的動作步驟留意奉茶水的動作 步驟拿起托盤退出會客室步驟拿起托盤退出會客室 如果沒有托盤，則用雙手端起茶水。給客戶倒水要倒七分水，不能太如果沒有托盤，則用雙手端起茶水。給客戶倒水要倒七分水，不能太滿溢出來也不能太少看著不夠喝。紙杯要用新的一次性杯子；來訪者已進滿溢出來也不能太少看著不夠喝。紙杯要