第3章 表創(chuàng)建與使用

1、Access2010 數(shù)據(jù)庫應(yīng)用教程表表的創(chuàng)建與使用的創(chuàng)建與使用本章內(nèi)容l表的創(chuàng)建l主鍵和索引l建立表間關(guān)聯(lián)關(guān)系l記錄的查找、替換l匯總、排序與篩選l表的維護(hù)l數(shù)據(jù)的導(dǎo)出與導(dǎo)入Access2010 數(shù)據(jù)庫應(yīng)用教程23.1 3.1 表表的創(chuàng)建的創(chuàng)建3.1.1 Access數(shù)據(jù)類型1. 數(shù)據(jù)表 在Access中，表對象是以二維表形式存在。表中的列稱為字段，是所描述實(shí)體在某一方面的特征；表中的行稱為記錄，記錄由多個(gè)字段組成，一條記錄就是一個(gè)完整的信息。記錄的內(nèi)容是表提供的全部信息。Access2010 數(shù)據(jù)庫應(yīng)用教程3學(xué)號學(xué)號姓名姓名性別性別出生日期出生日期籍貫籍貫班級編號班級編號 入學(xué)分?jǐn)?shù)入學(xué)分?jǐn)?shù)

2、20120101012012010101李雷男1994/10/13吉林12010156020120101022012010102劉剛男1993/6/7遼寧12010157620120101032012010103王小美女1995/5/21河北12010155020120102012012010201張悅男1993/12/22湖北1201026012. 表的字段 字段一般都擁有許多屬性，其中最重要的屬性是字段名稱和數(shù)據(jù)類型。（1）字段名稱 用于標(biāo)識表中的一列，即數(shù)據(jù)表中的一列稱為一個(gè)字段，而每一個(gè)字段均具有唯一的一個(gè)名字，稱為字段名稱。字段名稱的約束規(guī)則主要包括以下幾點(diǎn)：字段名稱可以包含字母、漢

3、字、數(shù)字、空格（只能在字段名稱中間，不能以空格開頭）和其他字符。字段名稱長度為164個(gè)字符（一個(gè)漢字算一個(gè)字符）。字段名稱中不能包含點(diǎn)號“ ”、感嘆號“！”、撇號“”、方括號“”、先導(dǎo)空格或不可打印的符號（如回車符號）。Access2010 數(shù)據(jù)庫應(yīng)用教程4（2）數(shù)據(jù)類型數(shù)據(jù)類型數(shù)據(jù)類型作作 用用大大 小小文本文本存儲文本、數(shù)字或文本與數(shù)字的組合最多255個(gè)中文或西文字符備注備注存儲較長的文本最多為64000個(gè)字符數(shù)字?jǐn)?shù)字存儲用于數(shù)字計(jì)算的數(shù)值數(shù)據(jù)1、2、4、8或16個(gè)字節(jié)日期日期/ /時(shí)間時(shí)間存儲1009999年的日期和時(shí)間數(shù)據(jù)8個(gè)字節(jié)貨幣貨幣存儲貨幣值8個(gè)字節(jié)自動(dòng)編號自動(dòng)編號存儲一個(gè)唯一的

4、順序號或隨機(jī)數(shù)4或16字字節(jié)是否是否存儲“是”或“否”值1位OLEOLE對象對象存儲鏈接或嵌入的對象（如Excel電子表格、Word文檔、圖形、聲音或其他二進(jìn)制數(shù)據(jù)）最多1GB超鏈接超鏈接以文本形式存儲超鏈接地址最多64000個(gè)字符附件附件附加一個(gè)或多個(gè)不同類型的文件單個(gè)文件的大小不能超過256MB，最多可以附加2GB的數(shù)據(jù)計(jì)算計(jì)算存儲計(jì)算結(jié)果8個(gè)字節(jié)查閱向?qū)Р殚喯驅(qū)?chuàng)建一個(gè)“查閱”字段，可以使用組合框或列表框選擇字段值4個(gè)字節(jié)Access2010 數(shù)據(jù)庫應(yīng)用教程5（3）字段屬性 數(shù)據(jù)表中的字段對象具有其他的一些屬性，這些屬性值的設(shè)置將決定各個(gè)字段對象在被操作時(shí)的特性。如字段大小、格式、有效性

5、規(guī)則、有效性文本、索引等。（4）字段說明 字段說明會出現(xiàn)在數(shù)據(jù)表視圖窗口的狀態(tài)欄中，當(dāng)瀏覽表時(shí)，只要光標(biāo)進(jìn)入添加了字段說明的列中，狀態(tài)欄上就會顯示該字段的說明信息，幫助使用者更好理解該字段的組成特征。Access2010 數(shù)據(jù)庫應(yīng)用教程63.1.2 創(chuàng)建表1. 使用數(shù)據(jù)表視圖創(chuàng)建表例例3-13-1 在“學(xué)生管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫中，使用數(shù)據(jù)表視圖創(chuàng)建“學(xué)生信息1”表。 操作步驟：（1）打開“學(xué)生管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫，單擊功能區(qū)“創(chuàng)建”選項(xiàng)卡下“表格”組中的“表”按鈕 ，打開表的數(shù)據(jù)表視圖。Access2010 數(shù)據(jù)庫應(yīng)用教程7（2）單擊表格中第二列的“單擊以添加”右邊下拉列表按鈕，選擇字段類型Acces

6、s2010 數(shù)據(jù)庫應(yīng)用教程8（3）選擇“文本”類型。此時(shí)第二列字段名稱為改寫狀態(tài)。直接輸入字段名稱即可。這里輸入“學(xué)號”。（4）在字段名稱“學(xué)號”下一行輸入學(xué)號值“2012010101”，（5）重復(fù)以上步驟，分別添加字段“姓名”、“性別”、“出生日期”、“籍貫”、“班級編號”等。（6）單擊快速訪問工具欄中的“保存”按鈕，在彈出的“另存為”對話框中輸入“學(xué)生信息1”，單擊“確定”按鈕，保存“學(xué)生信息1”表。2. 使用模板創(chuàng)建表例例3-2 3-2 使用模板創(chuàng)建一個(gè)“聯(lián)系人”表。 操作步驟：（1）在“學(xué)生管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫中，單擊功能區(qū)“創(chuàng)建”選項(xiàng)卡下“模板”組中的“應(yīng)用程序部件”按鈕 ，打開系統(tǒng)模板

7、（2）單擊“快速入門”列表中的“聯(lián)系人”按鈕，打開“創(chuàng)建關(guān)系”對話框 這一步要確定“聯(lián)系人”與數(shù)據(jù)庫中已有的表之間是否存在關(guān)聯(lián)關(guān)系，如果存在關(guān)系，需要確定關(guān)聯(lián)字段。單擊“創(chuàng)建”按鈕。 說明： 使用模板創(chuàng)建的表，因?yàn)闃颖颈旧硎怯上到y(tǒng)提供的，所以限制了用戶的設(shè)計(jì)思想，得到的表與實(shí)際問題未必完全相符，因此使用這種方式建立的表，也需要進(jìn)一步修改表的結(jié)構(gòu)。Access2010 數(shù)據(jù)庫應(yīng)用教程93. 用設(shè)計(jì)器創(chuàng)建表 利用設(shè)計(jì)器創(chuàng)建表，需要先定義表結(jié)構(gòu)，然后再輸入記錄。表的結(jié)構(gòu)定義主要是字段屬性，包括字段名、字段類型、字段長度、索引和主鍵等。例例3-3 3-3 在“學(xué)生管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫中，使用設(shè)計(jì)器創(chuàng)建“學(xué)

8、生信息”表。 操作步驟：（1）打開“學(xué)生管理系統(tǒng)” 數(shù)據(jù)庫，單擊功能區(qū)中的“創(chuàng)建”選項(xiàng)卡。（2）單擊“表格”組中的“表設(shè)計(jì)”按鈕 ，打開表的設(shè)計(jì)視圖。 在設(shè)計(jì)視圖的第1行中輸入第1個(gè)字段：字段名稱為“學(xué)號”，數(shù)據(jù)類型為“文本”，在字段屬性區(qū)域中的“常規(guī)”列表中，將“字段大小”屬性設(shè)置為10。 按上述方法，依次定義“姓名”、“性別”、“出生日期”、“籍貫”、“政治面貌”、“班級編號”、“入學(xué)分?jǐn)?shù)”、“簡歷”、“照片”等字段。（3）選擇“學(xué)號”字段，單擊“工具”組中的“主鍵”按鈕，設(shè)置“學(xué)號”字段為主鍵。Access2010 數(shù)據(jù)庫應(yīng)用教程10（4）單擊“確定”按鈕，在導(dǎo)航窗格中會顯示“學(xué)生信息”

9、表，此時(shí)完成數(shù)據(jù)表結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)過程，數(shù)據(jù)表中沒有任何記錄，為一個(gè)空表。說明： 如果一個(gè)表沒有定義主鍵，則在保存表時(shí)，Access會彈出一個(gè)消息框，詢問是否創(chuàng)建主鍵，選擇“否”，表示不創(chuàng)建主鍵；選擇“是”，Access會自動(dòng)創(chuàng)建一個(gè)自動(dòng)編號類型的字段并添加到表的第一列，作為該表的主鍵。Access2010 數(shù)據(jù)庫應(yīng)用教程113.1.3 表中數(shù)據(jù)的輸入1.數(shù)據(jù)表視圖的打開 打開數(shù)據(jù)表視圖有以下幾種方法：（1）在Access工作界面中，雙擊導(dǎo)航窗格中的某個(gè)表對象，打開相應(yīng)的數(shù)據(jù)表視圖。（2）在導(dǎo)航窗格中，右擊某個(gè)表對象，從快捷菜單中選擇“打開”命令。（3）在表設(shè)計(jì)視圖下，單擊功能區(qū)“開始”選項(xiàng)卡下“視

10、圖”組中的“視圖”按鈕。（4）單擊Access窗口狀態(tài)欄右下角的“數(shù)據(jù)表視圖”按鈕 ，從表設(shè)計(jì)視圖切換到數(shù)據(jù)表視圖。Access2010 數(shù)據(jù)庫應(yīng)用教程122. OLE對象數(shù)據(jù)類型字段的輸入方法 OLE對象字段用來存儲圖片、視頻文件、聲音、Word文檔或Excel文檔等。OLE對象類型字段數(shù)據(jù)的輸入步驟如下：（1）右擊該字段打開快捷菜單，單擊“插入對象”命令，彈出Microsoft Access（插入對象）對話框。（2）選擇“由文件創(chuàng)建”單選按鈕，單擊“瀏覽”按鈕，選擇一個(gè)已存儲的文件對象，單擊“確定”按鈕，即可將選中的對象插入到字段中。（3）查看OLE對象的方法：在數(shù)據(jù)表視圖下，雙擊OLE對

11、象所在的單元格，即可顯示該對象。（4）若要插入另一個(gè)圖片，需要把原來的刪除，刪除OLE對象的方法是：單擊OLE對象單元格，選擇“記錄”組中的“刪除”按鈕刪除。Access2010 數(shù)據(jù)庫應(yīng)用教程133.“查閱向?qū)А睌?shù)據(jù)類型字段的輸入方法 利用查閱向?qū)В脩艨梢苑奖愕匕炎侄味x為一個(gè)組合框，并定義列表框中的選項(xiàng)，這樣便于統(tǒng)一地向數(shù)據(jù)表中添加數(shù)據(jù)，使用查閱向?qū)Э梢燥@示兩種列表中的字段：l從已有的表或查詢中查閱數(shù)據(jù)列表，表或查詢的所有更新都將反映在列表中；l存儲了一組不可更改的固定值的列表。例例3-43-4 在“學(xué)生信息”表中，將“性別”字段類型設(shè)置為“查閱向?qū)А薄?操作步驟請看演示。Access2

12、010 數(shù)據(jù)庫應(yīng)用教程144. 自動(dòng)編號數(shù)據(jù)類型字段的輸入方法 自動(dòng)編號類型字段的值由系統(tǒng)自動(dòng)生成，不能更改。若刪除表中的最后一條記錄前的某條記錄后，其后面記錄的自動(dòng)編號值不會更新。5. 計(jì)算數(shù)據(jù)類型字段的輸入方法l 計(jì)算字段類型的值由系統(tǒng)根據(jù)計(jì)算表達(dá)式自動(dòng)生成，用戶不能更改。若修改了計(jì)算表達(dá)式，則計(jì)算字段的值會自動(dòng)更新；若修改了表達(dá)式中引用的字段的值，則計(jì)算字段的值也會自動(dòng)更新。l 在“計(jì)算”類型字段中，可以建立一個(gè)表達(dá)式來存儲計(jì)算數(shù)據(jù)，計(jì)算結(jié)果是只讀的，若要在表達(dá)式中引用其他字段，則這些字段必須與計(jì)算字段在同一個(gè)表中。例例3-53-5 在“學(xué)生管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫中創(chuàng)建 “身份證”表，該表由“

13、學(xué)號”、“身份證號”、“院系代碼”三個(gè)字段組成，其中“院系代碼”字段的數(shù)據(jù)類型是“計(jì)算”，是由“學(xué)號”字段的第5位和第6位組成。 操作步驟請看演示。Access2010 數(shù)據(jù)庫應(yīng)用教程156.“附件”數(shù)據(jù)類型字段的輸入方法 使用“附件”類型字段時(shí)，可以將圖像、電子表格文件、文檔、圖表和其他類型的支持文件附加到數(shù)據(jù)庫的記錄中，一個(gè)“附件”型字段中可以附加多個(gè)文件。（1）附件的添加l 雙擊要添加附件的附件單元格，打開“附件”對話框，單擊“添加”按鈕，可以添加一個(gè)或多個(gè)附件，添加完畢后單擊“確定”按鈕，關(guān)閉對話框。l 在數(shù)據(jù)表視圖中可以看到，添加了一個(gè)附件后，附件單元格會顯示(1)，表示添加了一個(gè)附

14、件。（2）附件的查看 若要查看附件的內(nèi)容，可以雙擊附件單元格，打開附件對話框，選擇一個(gè)附件，單擊“打開”按鈕，即可顯示附件內(nèi)容。Access2010 數(shù)據(jù)庫應(yīng)用教程167.“超鏈接”數(shù)據(jù)類型字段的輸入方法 直接在單元格中輸入超鏈接文本，或者右擊輸入單元格，從快捷菜單中選擇“超鏈接”下的“編輯超鏈接”命令，打開“插入超鏈接”對話框，輸入地址和需要顯示的文字。 8. “是/否”數(shù)據(jù)類型字段的輸入方法 是否型字段類型默認(rèn)顯示一個(gè)復(fù)選框，可用鼠標(biāo)單擊來選擇或消除。選中復(fù)選框表示輸入“是” ，沒有選中表示輸入“否” 。Access2010 數(shù)據(jù)庫應(yīng)用教程179. “備注”數(shù)據(jù)類型字段的輸入方法 對于較長

15、的文本字段輸入、備注類型字段的輸入，可以展開字段以便對其進(jìn)行編輯。展開字段的方法是：打開數(shù)據(jù)表，單擊要輸入的字段，按下Shift+F2鍵，彈出“縮放”對話框，Access2010 數(shù)據(jù)庫應(yīng)用教程1810. “日期/時(shí)間”數(shù)據(jù)類型字段的輸入方法 有以下兩種輸入方法： （1）直接輸入。鼠標(biāo)單擊要輸入日期的字段，輸入數(shù)據(jù)。年、月、日之間用“-”或“/”分隔即可。如果日期后面帶有時(shí)間，則日期和時(shí)間之間要用空格分隔，例如，“1996-12-1 10:30”。（2）選擇輸入。當(dāng)鼠標(biāo)單擊要輸入日期的字段，在單元格的右邊會出現(xiàn)一個(gè)“日歷表” ，單擊“日歷表”，選擇需要的日期即可。11. 其他類型的字段的輸入方

16、法 直接在單元格中輸入數(shù)據(jù)即可。Access2010 數(shù)據(jù)庫應(yīng)用教程193.1.4 字段屬性的設(shè)置1. 字段大小 使用“字段大小”屬性可以設(shè)置文本、數(shù)字和自動(dòng)編號類型的字段中可保存數(shù)據(jù)的最大容量。 （1）文本類型的數(shù)據(jù)：可設(shè)置0255之間的一個(gè)數(shù)字作為其字段長度的最大值，默認(rèn)值是255。（2）數(shù)字類型的數(shù)據(jù)：其“字段大小”屬性的設(shè)置可按下表的說明進(jìn)行匹配。Access2010 數(shù)據(jù)庫應(yīng)用教程20字段大小字段大小輸入的數(shù)字范圍輸入的數(shù)字范圍小數(shù)位數(shù)小數(shù)位數(shù)存儲空間存儲空間字節(jié)字節(jié)0255無1字節(jié)整數(shù)整數(shù)-3276832767無2字節(jié)長整型長整型-231231-1無4字節(jié)單精度單精度-3.4103

17、83.4103874字節(jié)雙精度雙精度-1.797103081.79710308158字節(jié)小數(shù)小數(shù)-1028-11028-12812字節(jié)同步復(fù)制同步復(fù)制IDID長整型或雙精度型N/A16字節(jié)（3）“自動(dòng)編號”型字段，在數(shù)據(jù)表中每添加一條記錄，Access都會自動(dòng)給該字段設(shè)定一個(gè)唯一的連續(xù)遞增的數(shù)值（初值為1，遞增量為1），或隨機(jī)數(shù)值。說明：在設(shè)置一個(gè)字段的“字段大小”屬性時(shí)，并不是設(shè)置的越大越好，應(yīng)堅(jiān)持“夠用即可”原則，較小的數(shù)據(jù)處理的速度更快，需要的內(nèi)存空間更少。如果在一個(gè)已包含數(shù)據(jù)的字段中，將“字段大小”的值由大變?yōu)樾r(shí)，可能會產(chǎn)生丟失數(shù)據(jù)現(xiàn)象。如果數(shù)字類型數(shù)據(jù)字段中的數(shù)據(jù)大小不適合新的字段

18、大小設(shè)置，小數(shù)位數(shù)可能被四舍五入，或得到一個(gè)NULL（空）值。在表設(shè)計(jì)視圖中，保存對“字段大小”屬性的更改之后，無法撤銷由更改該屬性所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)更改。Access2010 數(shù)據(jù)庫應(yīng)用教程212. 格式l “格式”屬性可以指定字段數(shù)據(jù)的顯示格式。格式設(shè)置對輸入數(shù)據(jù)本身沒有影響，只是改變數(shù)據(jù)輸出的樣式。l Access提供的數(shù)據(jù)類型中，自動(dòng)編號、數(shù)字、貨幣、日期/時(shí)間、是/否5種數(shù)據(jù)既可以進(jìn)行預(yù)定義格式設(shè)置，又可以進(jìn)行自定義格式設(shè)置；文本、備注、超鏈接3種數(shù)據(jù)類型只可以進(jìn)行自定義格式設(shè)置；OLE對象、附件沒有“格式”屬性。（1）自動(dòng)編號、數(shù)字、貨幣數(shù)據(jù)類型的預(yù)定義格式選項(xiàng)Access2010 數(shù)據(jù)

19、庫應(yīng)用教程22（2）日期/時(shí)間數(shù)據(jù)類型的預(yù)定義格式Access2010 數(shù)據(jù)庫應(yīng)用教程23（3）是/否數(shù)據(jù)類型的預(yù)定義格式選項(xiàng)3. 輸入掩碼 l 輸入掩碼是輸入數(shù)據(jù)時(shí)必須遵守的標(biāo)點(diǎn)、空格或其他格式要求，用以限制數(shù)據(jù)輸入的樣式，屏蔽非法輸入。該屬性對文本、數(shù)字、日期/時(shí)間和貨幣類型的字段有效。l 在設(shè)置輸入掩碼屬性時(shí)，可以使用輸入掩碼向?qū)?，也可以直接輸入掩碼格式符進(jìn)行設(shè)置。（1）使用輸入掩碼向?qū)?對于“日期/時(shí)間”型字段和“文本”型字段，可以使用輸入掩碼向?qū)磉M(jìn)行詳細(xì)的設(shè)置。例例3-7 3-7 在“學(xué)生管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫中，設(shè)置“學(xué)生信息”表中“出生日期”字段輸入掩碼屬性為長日期。 操作步驟請看演

20、示。Access2010 數(shù)據(jù)庫應(yīng)用教程24（2）直接輸入掩碼的格式符 直接設(shè)置輸入掩碼的格式是在文本框中直接輸入一串格式符，用來規(guī)定輸入數(shù)據(jù)時(shí)具體的格式，可以使用的輸入掩碼格式符及其含義如下表所示。Access2010 數(shù)據(jù)庫應(yīng)用教程25掩碼字符掩碼字符含含 義義0 0必須輸入一個(gè)數(shù)字9 9可以輸入一個(gè)數(shù)字或空格（可選）# #可以輸入數(shù)字、空格、加號、減號，不輸入任何字符的位置自動(dòng)轉(zhuǎn)換為空格L L必須輸入一個(gè)字母？ 可以輸入一個(gè)字母（可選）A A必須輸入一個(gè)字母或數(shù)字a a可以輸入一個(gè)字母或數(shù)字（可選）& &必須輸入一個(gè)字符或空格C C可以輸入一個(gè)字符或空格（可選）將其后的所

21、有字符都轉(zhuǎn)換為小寫將其后的所有字符都轉(zhuǎn)換為大寫，：；，：；十進(jìn)制占位符和千位、日期和時(shí)間分隔符密碼密碼將輸入的字符顯示為星號（*）輸入掩碼格式符示例Access2010 數(shù)據(jù)庫應(yīng)用教程26輸入掩碼定義輸入掩碼定義允許值示例允許值示例0000-000000000000-000000000371-63593333999-99999999-99999312-23654，56 -80386#9999#9999-4000，86486L?L?00L0L?L?00L0CHINA10A8L000L000A307，B5080000/99/990000/99/992014/10/2500000000年年9999月

22、月9999日日2014年10月25日0371-000000000371-000000000371-63519185注意：格式與輸入掩碼不同，格式控制數(shù)據(jù)在顯示或打印時(shí)的樣式，即系統(tǒng)會自動(dòng)將用戶輸入的數(shù)據(jù)形式轉(zhuǎn)換為指定的格式；輸入掩碼控制數(shù)據(jù)的輸入樣式，即用戶必須按照輸入掩碼定義的格式輸入數(shù)據(jù)，如果格式不符，系統(tǒng)會拒絕接受。4. 有效性規(guī)則和有效性文本l“有效性規(guī)則”屬性是對輸入到記錄中字段的數(shù)據(jù)進(jìn)行的約束。當(dāng)系統(tǒng)發(fā)現(xiàn)輸入的數(shù)據(jù)違反了有效性規(guī)則的設(shè)置時(shí)，可以通過定義“有效性文本”屬性，提示用戶操作錯(cuò)誤。l有效性規(guī)則可以包含表達(dá)式、返回單個(gè)值的函數(shù)。在創(chuàng)建有效性規(guī)則時(shí)，主要使用表達(dá)式來測試數(shù)據(jù)。l

23、有效性規(guī)則與有效性文本這兩個(gè)屬性通常一起使用。Access2010 數(shù)據(jù)庫應(yīng)用教程27例例3-8 3-8 設(shè)置“學(xué)生信息”表中“性別”字段只能輸入“男”或“女”；若輸入其他數(shù)據(jù)時(shí)，提示用戶：“性別的取值只能是“男”或“女”！”。 操作步驟請看演示，結(jié)果如下圖所示。Access2010 數(shù)據(jù)庫應(yīng)用教程28例例3-9 3-9 設(shè)置“學(xué)生信息”表中“入學(xué)分?jǐn)?shù)”字段的值須在500,1000。若輸入的數(shù)據(jù)不符合要求，則提示用戶：“入學(xué)分?jǐn)?shù)必須在5001000之間！”。 操作步驟請看演示，結(jié)果如下圖所示。Access2010 數(shù)據(jù)庫應(yīng)用教程29或者輸入：或者輸入：=500 And =500 And =10

24、001000例例3-10 3-10 在“學(xué)生信息”表中，設(shè)置“出生日期”字段的數(shù)據(jù)須在1995年前；若輸入數(shù)據(jù)不符合要求，則提示用戶：“出生日期的年份應(yīng)該在1995年前!” 操作步驟請看演示，結(jié)果如下圖所示。Access2010 數(shù)據(jù)庫應(yīng)用教程305. 標(biāo)題為字段設(shè)置“標(biāo)題”屬性后，該標(biāo)題作為數(shù)據(jù)表視圖、窗體、報(bào)表等界面中各列的名稱。如果沒有為字段指定標(biāo)題，則Access默認(rèn)用字段名作為各列的標(biāo)題。6. 默認(rèn)值 為一個(gè)字段設(shè)置默認(rèn)值后，在添加新記錄時(shí)Access將自動(dòng)為該字段填入默認(rèn)值。通常在表中某字段數(shù)據(jù)內(nèi)容相同或含有相同部分時(shí)使用，可以簡化操作，提高輸入速度。7. 必需 該屬性有“是”和“

25、否”兩取值，默認(rèn)為“否”。取值為“是”，表示該字段必需輸入值，不允許為空；取值為“否”，表示該字段可以不輸入值。 請看請看演示演示例例3-11 3-11 Access2010 數(shù)據(jù)庫應(yīng)用教程313.2 主鍵和索引3.2.1 主鍵1. 主鍵主鍵值能唯一標(biāo)識表中的每個(gè)記錄，所以主鍵必須是唯一索引，且不允許存在Null值。在編輯數(shù)據(jù)時(shí)，主鍵字段既不能重復(fù)也不能空。2. 主鍵的基本類型（1）自動(dòng)編號主鍵：當(dāng)向表中添加一條新記錄時(shí)，主鍵字段值自動(dòng)加1。（2）單字段主鍵：如果字段中包含的都是唯一的值，則可以將字段指定為主鍵。（3）多字段主鍵：在不能保證任何單字段都包含唯一值時(shí)，可以將兩個(gè)或更多的字段組合設(shè)

26、置為主鍵。Access2010 數(shù)據(jù)庫應(yīng)用教程323. 定義和刪除主鍵（1）定義主鍵 在設(shè)計(jì)視圖中打開相應(yīng)的表，選擇所要定義為主鍵的一個(gè)或多個(gè)字段，單擊“工具”組中的“主鍵”按鈕 。（2）刪除主鍵 選定要?jiǎng)h除的主鍵字段，單擊“工具”組中的“主鍵”按鈕。Access2010 數(shù)據(jù)庫應(yīng)用教程333.2.2 索引 表中記錄的順序是由數(shù)據(jù)輸入的前后順序決定的，通常建立索引加快查詢的排序速度。 索引字段可以是文本、數(shù)字、貨幣、日期/時(shí)間類型，主鍵字段會自動(dòng)建立索引，附件字段、計(jì)算字段和OLE對象字段不能建立索引。1. 建立單個(gè)字段索引 單字段的索引可以通過設(shè)置字段的“索引”屬性來建立，在“索引”列表里包

27、括三個(gè)選項(xiàng)：l 無：表示未建立索引，這是默認(rèn)的選項(xiàng)；l 有（重復(fù)）：表示普通索引，該索引允許有重復(fù)值；l 有（無重復(fù)）表示唯一索引，該索引不允許有重復(fù)值。Access2010 數(shù)據(jù)庫應(yīng)用教程342. 建立多字段的索引 多字段索引是指為多個(gè)字段聯(lián)合創(chuàng)建索引。若要在索引查找時(shí)區(qū)分字段值相同的記錄，必須創(chuàng)建包含多個(gè)字段索引。多個(gè)字段索引是先按第一個(gè)索引字段排序，對于字段值在相同的記錄再按第二個(gè)字段排序，以此類推。 多字段的索引可以在“索引”對話框中建立。 請看演示例3-12、3-13Access2010 數(shù)據(jù)庫應(yīng)用教程353.3 建立表間關(guān)聯(lián)關(guān)系3.3.1 建立表間關(guān)系l 在Access數(shù)據(jù)庫中，兩

28、個(gè)表之間可以通過公共字段或語義相同的字段建立關(guān)系，以便同時(shí)查詢多個(gè)表中的相關(guān)數(shù)據(jù)。l 當(dāng)創(chuàng)建表之間的關(guān)系時(shí)，連接字段不一定有相同名稱，但數(shù)據(jù)類型必須相同。連接字段在一個(gè)表中通常是主鍵或主索引，同時(shí)作為外鍵存在于關(guān)聯(lián)表中。l 連接字段在兩個(gè)表中若均為主鍵或唯一索引，則兩個(gè)表之間就是一對一關(guān)系；連接字段只在一個(gè)表中為主索引或唯一索引，則兩個(gè)表之間就是一對多關(guān)系。關(guān)系中處于“一”方的表稱為主表或父表，另一方的表稱為子表。l 在“關(guān)系”窗口中可以創(chuàng)建關(guān)系。 請看演示例例3-143-14 Access2010 數(shù)據(jù)庫應(yīng)用教程363.3.2 實(shí)施參照完整性1. 實(shí)施參照完整性的條件（1）兩表必須關(guān)聯(lián)，而且

29、主表的關(guān)聯(lián)字段是主鍵，或具有唯一索引。（2）子表中任一關(guān)聯(lián)字段值在主表關(guān)聯(lián)字段值中必須存在。2. 參照完整性的規(guī)則與其實(shí)施 參照完整性規(guī)則包括更新規(guī)則、刪除規(guī)則和插入規(guī)則三組規(guī)則。具體實(shí)施時(shí)包括三個(gè)方面，即“實(shí)施參照完整性”、“級聯(lián)更新相關(guān)字段”和“級聯(lián)刪除相關(guān)字段”。 實(shí)施參照完整性。在“編輯關(guān)系”對話框中單擊“實(shí)施參照完整性”復(fù)選框，表示兩個(gè)關(guān)聯(lián)之間建立了實(shí)施參照完整性規(guī)則。 請看演示例例3-14 3-14 、例例3-153-15 Access2010 數(shù)據(jù)庫應(yīng)用教程373. 級聯(lián)更新相關(guān)字段 當(dāng)關(guān)聯(lián)表間實(shí)施參照完整性并級聯(lián)更新時(shí)，若更改主表中關(guān)聯(lián)字段值時(shí)，則子表所有相關(guān)記錄的關(guān)聯(lián)字段值會

30、隨之更新。但在子表中，不允許在關(guān)聯(lián)字段輸入除Null值以外的主表關(guān)聯(lián)字段中不存在的值。4. 級聯(lián)刪除相關(guān)字段。 當(dāng)關(guān)聯(lián)表間實(shí)施參照完整性并級聯(lián)刪除時(shí)，若刪除主表中的記錄，子表中的所有相關(guān)記錄會隨之刪除。Access2010 數(shù)據(jù)庫應(yīng)用教程383.3.3 刪除或修改表間關(guān)系1. 修改關(guān)系 在“關(guān)系”窗口中，雙擊要編輯的關(guān)系線，打開圖3-47所示的“編輯關(guān)系”對話框，重新設(shè)置關(guān)系選項(xiàng)。2. 刪除關(guān)系 在“關(guān)系”窗口中，單擊關(guān)系線（關(guān)系線變粗，表示被選中），然后按Delete鍵即可。Access2010 數(shù)據(jù)庫應(yīng)用教程393.3.4 在主表中查看子表記錄 兩個(gè)表建立關(guān)系后，在主表的每行記錄前面出現(xiàn)一

31、個(gè)“”號，單擊“”，可以展開一個(gè)子窗口，顯示子表中的相關(guān)記錄；單擊“”號，可折疊子窗口。如下圖所示，在“學(xué)生信息”表中可以查看每個(gè)學(xué)生的成績記錄。Access2010 數(shù)據(jù)庫應(yīng)用教程40“學(xué)生管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫中所有表之間的關(guān)系A(chǔ)ccess2010 數(shù)據(jù)庫應(yīng)用教程413.4 記錄的查找、替換3.4.1 記錄的查找1. 直接查找 打開表的“數(shù)據(jù)表視圖”，通過上下、左右拖動(dòng)滾動(dòng)條，直接在窗口中查找。2. 使用記錄導(dǎo)航儀查找 如果已知記錄編號，可在“數(shù)據(jù)表視圖”窗口下方的記錄導(dǎo)航儀的編號框中輸入記錄編號，按回車鍵即可快速定位于輸入的記錄編號處。Access2010 數(shù)據(jù)庫應(yīng)用教程423. 使用“查找和

32、替換”對話框l在表的“數(shù)據(jù)表視圖”下，首先將光標(biāo)定位于要查找的數(shù)據(jù)所處的字段內(nèi)。l單擊功能區(qū)“開始”選項(xiàng)卡下的“查找”組中的“查找”按鈕 ，將彈出“查找和替換”對話框的“查找”選項(xiàng)卡。Access2010 數(shù)據(jù)庫應(yīng)用教程433.4.2 記錄的替換l在數(shù)據(jù)表視圖下，單擊功能區(qū)“開始”選項(xiàng)卡下“查找”組中的“替換”按鈕，打開“查找和替換”對話框的“替換”選項(xiàng)卡。l在“替換”選項(xiàng)卡中，先在“查找內(nèi)容”框中輸入要查找的數(shù)據(jù)，再在“替換為”輸入框中輸入要替換的數(shù)據(jù)，最后再設(shè)置范圍、匹配條件和搜索方向Access2010 數(shù)據(jù)庫應(yīng)用教程443.5 3.5 匯總匯總、排序與、排序與篩選篩選3.5.1 記錄匯

33、總 在Access中，通過向數(shù)據(jù)表中添加匯總行，可以對表中的記錄進(jìn)行計(jì)數(shù)、求和、求平均值等統(tǒng)計(jì)操作。例例3-17 3-17 在“學(xué)生信息”表中，按“學(xué)號”統(tǒng)計(jì)學(xué)生人數(shù)，并計(jì)算入學(xué)成績的平均值。 操作步驟：打開“學(xué)生信息”表的數(shù)據(jù)表視圖，單擊功能區(qū)“開始”選項(xiàng)卡下的“記錄”組中的“合計(jì)”按鈕 ，在數(shù)據(jù)表的末尾增加一個(gè)匯總行。在匯總行中單擊“學(xué)號”單元格，出現(xiàn)一個(gè)下拉箭頭，單擊下拉箭頭，打開匯總方式列表，選擇“計(jì)數(shù)”項(xiàng)Access2010 數(shù)據(jù)庫應(yīng)用教程45按同樣的方法，在匯總行的“入學(xué)分?jǐn)?shù)”單元格中選擇“平均值”匯總方式保存數(shù)據(jù)表。 若要取消匯總，可以從匯總方式列表中選擇“無”；若要隱藏匯總行，

34、可以再次選擇“開始”選項(xiàng)卡，單擊“記錄”組中的“匯總”命令。Access2010 數(shù)據(jù)庫應(yīng)用教程463.5.2 記錄排序1. 簡單排序 在表的數(shù)據(jù)表視圖下，將光標(biāo)定位于要排序的列內(nèi)，單擊功能區(qū)“開始”選項(xiàng)卡下“排序和篩選”組中的“升序排序”按鈕 或“降序排序”按鈕 ，即可實(shí)現(xiàn)按該列重新排序的要求。 請看演示例3-18 Access2010 數(shù)據(jù)庫應(yīng)用教程472. 按多列（多個(gè)字段的組合）重新排序l當(dāng)多個(gè)字段排序時(shí)，每個(gè)字段都按照同樣的方式排列（升序或降序），并且從左到右依次為主要排序字段、次要排序字段等。l要排序的列如果不相鄰，需要先移動(dòng)這些列使它們相鄰。在數(shù)據(jù)表視圖中改變字段的前后順序，不會

35、影響它們在表結(jié)構(gòu)中的位置。請看請看演示演示例例3-19 3-19 Access2010 數(shù)據(jù)庫應(yīng)用教程48 若要對表中不相鄰的字段按不同的方式（升序或降序）排序，可以使用高級排序功能。例例3-203-20 對“學(xué)生成績”表按“學(xué)號”升序排序，再按“課程號”降序排序。 操作步驟：（1）打開“學(xué)生成績”表的數(shù)據(jù)表視圖，單擊功能區(qū)“開始”選項(xiàng)卡下“排序和篩選”組中“高級”按鈕 ，在彈出的列表中選擇“高級篩選/排序”命令，打開排序設(shè)置窗口。（2）第一個(gè)字段選擇“學(xué)號”，排序方式為“升序”；第二個(gè)字段選擇“課程號”，排序方式為“降序”。（3）單擊“排序和篩選”組中“切換篩選”命令 ，結(jié)果（4）單擊“排序

36、和篩選”組中的“取消篩選”命令 ，可以恢復(fù)原來的記錄順序。Access2010 數(shù)據(jù)庫應(yīng)用教程493.5.3 記錄的篩選l篩選是根據(jù)指定的條件從一個(gè)表中找出所有滿足條件的記錄，而將不滿足條件的記錄暫時(shí)隱藏起來，在篩選的同時(shí)還可以對表進(jìn)行排序。l在表的數(shù)據(jù)表視圖下，“開始”選項(xiàng)卡下的“排序和篩選”組中提供了“選擇”篩選、“使用篩選器篩選”、“按窗體篩選”、“高級篩選”等。1. 基于選定內(nèi)容的篩選 基于選定內(nèi)容的篩選就是將當(dāng)前光標(biāo)所在位置的內(nèi)容作為條件進(jìn)行篩選。 請看演示請看演示例例3-213-21Access2010 數(shù)據(jù)庫應(yīng)用教程502. 使用篩選器篩選 Access提供了多種類型的篩選器對數(shù)

37、據(jù)進(jìn)行快速篩選。對于“文本”、“備注”和“超鏈接”類型的字段可以應(yīng)用“文本篩選器”，對于“日期/時(shí)間”型字段可以應(yīng)用“日期篩選器”，對于“數(shù)字”型字段可以應(yīng)用“數(shù)字篩選器”。 請看演示例例3-223-22、例例3-233-23Access2010 數(shù)據(jù)庫應(yīng)用教程513. 按窗體篩選 如果要一次指定多個(gè)篩選條件，可以使用“按窗體篩選”功能。4. 高級篩選 應(yīng)用高級篩選可以完成復(fù)雜的篩選，如找出符合多個(gè)條件的記錄，或者設(shè)置表達(dá)式作為篩選條件等，還可以對篩選的結(jié)果進(jìn)行排序。 請看演示例例3-243-24、例例3-253-25 Access2010 數(shù)據(jù)庫應(yīng)用教程523.6 3.6 表表的維護(hù)的維護(hù)3.6.1 修改結(jié)構(gòu)或記錄1. 修改表結(jié)構(gòu)（1）添加字段 （2）修改字段 （3）刪除字段 （4）改變字段的位置 Access2010 數(shù)據(jù)庫應(yīng)用教程532. 修改記錄（1）定位記錄Access2010 數(shù)據(jù)庫應(yīng)用教程54最后一條最后一條記錄記錄下一條記錄下一條記錄當(dāng)前記錄當(dāng)